XX公司文書管理制度【精品管理資料】

XX公司文書管理制度 文件收發(fā)規(guī)定 (一 )公司的文件由辦公室負責起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；黨支部的文件由辦公室負責起草和審核，黨支部書記簽發(fā)；公司本部各部門的文件由各部門負責起草辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。 (二 )文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章。 (三 )文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳椤?(四 )屬于秘密的文件，核稿人應該注明 秘密 字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。 (五 )文件統(tǒng)一由辦公室負 責發(fā)送。送件人應將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。 (六 )外來的文件由辦公室專人負責簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。 (七 )傳閱文件由辦公室專人負責收回，對領導指示的文件，辦公室應及時組織傳達和落實。 公文管理規(guī)定 第一條 本公司公文，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題，指導或商洽工作的重要工具。 第二條 本公司公文，實行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。 第三條 各部室、各單位及各有關人員，對公文中涉及國家、政府或本公司應保密的事項，必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。 第四條 pnb0 公文保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。 文件機密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領導根據(jù)文件內(nèi)容確 定。 第五條 公司發(fā)文的程序為：擬搞、審核 (部門領導 )、簽發(fā) (公司領導 )打印、發(fā)文、 催辦、立卷、歸檔、銷毀等。 第六條 公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。 草擬公文應注意以下事項： (一 )內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。 (二 )反映情況要客觀，實事求是。 (三 )文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)范。 (四 )人、地、物名、引文及時間要具體、準確。 第七條 各級領導對送來的公文要及時閱批，急件的，當天批復；一般文件的，三天 內(nèi)批復。 第八條 各級領導閱、批公文應仔細認真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。 第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應有存檔，并將文件原稿 (經(jīng)領導簽字 )審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領導指示的，還應附批復件。 第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負責。總裁辦收文后，應先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關領導閱示。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。 第十一條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。 第十二條 公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號： (一 )以公司名義對外發(fā)文 ，一律 字 (年 )號； (二 )公司黨總支發(fā)文，用 黨字 (年 )號； (三 )以工會、共青團、婦聯(lián)名義發(fā)文，用 政字 (年 )號； (四 )公司監(jiān)事會發(fā)文，用 監(jiān)字 (年 )號； (五 )董事局發(fā)文，用 董字 (年 )號； (六 )董事局委員會發(fā)文，用 董 字 (年 號； (七 )董事局委員會所屬機構(gòu)發(fā)文，用 董 字 (年 )號； (八 )其他管理部門的發(fā)文，用 字 (年 )號。 第十三條 董事會機構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意，一般不對外發(fā)文。 第十四條 紅頭文件 ，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。 文書管理規(guī)則 總則 第一條 目的 為使文書管理制度化，以增進文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。 第二條 范圍 本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司 (含事業(yè)部、業(yè)務執(zhí)行部 門 )與外界來往的文書 (包括電報 )及關系企業(yè) (含公司內(nèi)容 )各部門間來往文書 (包含簽呈 )，自收 (發(fā) )文至歸檔全部過程之辦理與控制。 承辦部門 第三條 總收發(fā)部門 總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務部門統(tǒng)一辦理，各公 司 (工廠 )所在地的總收發(fā)由其所屬總務部門辦理?？偸瞻l(fā)部門負責文書之收受及發(fā)送。 第四條 管理部門 (一 )總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務、資料、法律、服務、訓練等業(yè)務部門的文書，得以各該業(yè)務部門的最高主管部門為管理部門。 (二 )各公司 (工廠 )所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處 (或總務部門 )為管理部門。 (三 )關系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。 (四 )管 理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。 第五條 主辦及會辦部門 (一 )文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。 (二 )本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門。 行文 第六條 行文類別 (一 )函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關團體、公司行號、私人或關系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。 (二 )公告：就主管業(yè)務向公眾或特定對象宣布 時使用。 (三 )便函：關系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務接洽時使用。 (四 )簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。 (五 )電報：業(yè)務處理須以電報行文時使用。 (六 )表格式公文：政府機關規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。 (七 )其他： 1.司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?；訴訟文書，依政府有關部門訴訟審議 委員會規(guī)定程序?qū)嵤?2.會議紀錄及例行表報等的發(fā)送不必行文。 第七條 行文名義、署名及印信借用 (一 )對關系企業(yè)外機構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下： 1.以公司名義由 董事長署名蓋董事長職章： 屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。 2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章： 對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級機構(gòu)等之行文。 3.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。 對省政府、市政府所屬二級機構(gòu)等的行文。 對當?shù)厥小⒖h政府及其所屬一級機構(gòu)的行文。 對稅務、金融機關的行文。 總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文 (但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定 )。 4.以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。 對本款第二項所列以外的公家 機構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團體的行文。 營業(yè)、資料、工務等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商之行文。 5.以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。 營業(yè)、資材、工務等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商的行文。 6.以部門名義蓋部門章： 采購部門對廠商的行文。 人事、服務、訓練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務之權(quán)責范圍內(nèi)對公民營事業(yè)、民間機構(gòu)或個人的行文。 7.應依本款第四項的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。 8.因環(huán)境特殊或事實需要，須另行規(guī)定 行文名義、署名及印信使用者，應專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準。 (二 )關系企業(yè)各部門間應以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用?。?1.正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。 2.總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。 3.工務、資材、會計、總務等服務部門對其他部門的行文蓋部門章。 4.廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。 (三 )公告、人事通知單、聘任書、獎狀 、契約及依法令或特定業(yè)務 (如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等 )，須加蓋公司或業(yè)務專用章的文件，均應蓋章，并視業(yè)務需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。 (四 )特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。 (五 )需以對等身份的簽署人名義復文者，應斟酌實情處理。 第八條 行文的判行權(quán)限 (一 )以董事長署名行文者，應送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。 (二 )以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經(jīng)理 (主任 )判行者外，應送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng) 理判行。 (三 )以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。 (四 )以部門名義由廠處長署名行文者，應由部門主管判行。 (五 )以部門名義行文者，應由部門主管判行。 (六 )以公司名義蓋用公司公章行文者，應由經(jīng)理級人員判行。 (七 )因?qū)０笜I(yè)務需要，如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務專用章者，行文時應經(jīng)各該業(yè)務部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準后始得為之。 (八 )固定格式文書，應由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務主辦部門主管依式行文。 文書處理程式 . 通則 第九條 文書分類 (一 )機密類：具有專利性、獨特技術性的資料及特定列管的業(yè)務機密文件，應依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。 (二 )A 類：凡關系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。 (三 )B 類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務往來文書。 (四 )C 類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。 (五 )其他類：與公司業(yè)務無直接關系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關部門參閱。 第十條 收發(fā)文登記單 (一 )第一聯(lián)為收 (發(fā) )文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。 (二 )第二聯(lián) 為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復日期之先后次序整理，按日核對催辦。 (三 )第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復日期之先后整理，以備隨時稽催督導用。 (四 )第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類存查。 (五 )第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。 第十一條 收 (發(fā) )文字號的制定管理 (一 )對外行文的字號 1.公司： X 1X 2(X 3)總字第 號。 X 1X 2 為公司簡稱； X 3 為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略； 為公司收 (發(fā) )文流水號。 2.事業(yè)部 (含直屬部門 )： X 1X 2(X 3)X 4 字第 號(X 4 為事業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理 )。 3.營業(yè)部門：由各公司總經(jīng)理室制定。 (二 )對關系企業(yè)行文的字號 1.由各公司總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。 2.總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。 (三 )收發(fā)文編號 1.由文書管理部門按年份依流水號碼一文一號編列。 業(yè)務接洽便函 另行編定，亦采流水號碼一文一號編列。 2.復文以收文號碼為發(fā)文號碼， 如有二號以上來文并案處理，以最后的收文號碼為發(fā)文號碼。 3.主動發(fā)文號碼與一般收復文號碼采取同一編號順序。 .與外界來往文件 第十二條 收文 (一 )登記、分文 來文由收發(fā)人員拆封后，于 收 (發(fā) )文登記單 登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。 (二 )文件的分送 收發(fā)人員分發(fā)文件，應留存 收 (發(fā) )文登記單 第一聯(lián)，依收文編號之流水號碼裝訂之。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以 分文專用卷宗 送交經(jīng)辦部門主管核定 要 否 答復及處理期限，記入 收 (發(fā) )文登記單 第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當天簽收后，夾放于 分文專用卷宗 退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。 (三 )文件交辦 經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時，應將經(jīng)辦人姓名記入 收 (發(fā) )文登記單 第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。 (四 )文件處理 1.經(jīng)辦人辦理文件時，應將擬辦或復文擬搞簽呈主管判行。 2.經(jīng)辦人應將處理經(jīng)過、結(jié)果或復文摘要記錄于 收 (發(fā) )文登記單 第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄 (如不敷使用時，得以 文書簽辦單 補充，簽辦單隨同 收 (發(fā) )文登記單 第五聯(lián)流程處理 )，并填記預定保存期限及銷案或待復日期后連同來文 (復文時需附復文稿 )經(jīng)呈判后打字、校對再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將收 (發(fā) )文登記單 第三聯(lián)抽出銷案。 3.收發(fā)人員收到辦妥的來文及 收 (發(fā) )文登記單 第四、五聯(lián)時： 如無需復文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。 如需復文者，將復文及復文搞送請監(jiān)印人員用 印后，復文封發(fā)投郵；來文、復文稿、復文底本則依其類別編寫檔號填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復文稿、復文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷案 (如需待復者，則將第二聯(lián)依待復日期的先后整理以備稽催 )，再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門如業(yè)務需要，可以復文底本留存。 4.來文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時，應即繳交出納部門簽收不應隨文傳遞。 第十三條 主動發(fā)文 (一 )擬稿、登記 經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附 收 (發(fā) )文登記單 一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附 件、經(jīng)辦人姓名、預定保存年限及銷案或待復期限等欄，呈部門主管會核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號，轉(zhuǎn)打字、校對后，送交文書管理部門收發(fā)人員。 (二 )發(fā)文處理 收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿 收 (發(fā) )文登記單 (一式五聯(lián) )，即將發(fā)文文件及原稿送請監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號的流水號裝訂；無須待復文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交 還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。 第十四條 外界復文的處理 收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復文時，主管應抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號。 .關系企業(yè)來往文件 第十五條 行文方式 (一 )正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一般性的規(guī)定、通知、 公告等函件無需復文時，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依 下列方式處理： 1.主管部門對其直轄部門行文時，受文部門免辦收文手續(xù)。 2.總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續(xù)。 3.受文部門依前二項的規(guī)定免辦收文者仍應處理呈核后依收文日期先后順序歸檔。 (二 )以 業(yè)務接洽便函 行文者，依第十六條規(guī)定辦理。 (三 )各類文書的行文，應就組織層級需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級轉(zhuǎn)文重印延誤時效。 第十六條 業(yè)務接洽便函之處理 (一 )發(fā)文 經(jīng)辦人發(fā)文時，應將接洽內(nèi)容列記于 業(yè)務接洽便函 第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復期限、附件等各欄，呈請主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號并記載于收 (發(fā) )文編號登記表 再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將 業(yè)務接洽便函 第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復日期之先后整理以備稽催。 (二 )收文 受文部門的收發(fā)人員收到 業(yè)務接洽便函 第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時間、編定收文號碼并記載 收 (發(fā) )文編號登記表 將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收 發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復日期先后整理，以備稽催。 (三 )復文 經(jīng)辦人收到來文應于第三聯(lián)擬具復文稿并填寫銷案或待復日期，及預定保存期限 (如需簽辦，則以 文書簽辦單 辦理，簽辦單連同 業(yè)務接洽便函 第三聯(lián)處理 )，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復日期，將第二聯(lián)送交受文部門 (原發(fā)文部門 )，第三、四聯(lián)編定檔號填記于檔號欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號的順序存查。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復日期先后整理以備稽催。 (四 )回文處理 發(fā)文部門 的收發(fā)人員收到復文部門送達的便函第二聯(lián)時，于原暫存的第一聯(lián)注記復文的收文時間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號填記于檔號欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復文部門要求的待復日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復文時，則依發(fā)文程序辦理。 文書處理方式 第十七條 文書結(jié)構(gòu) (一 )公告：以 主旨 依據(jù) 公告事項 三段式斟酌運用。 (二 )函、簽呈：以 主旨 、 說明 、 辦法 、 請求、擬辦或建議 三段式 斟酌運用。 (三 )業(yè)務接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點敘述。 (四 )采用語體文以達到 簡、淺、明、確 的要求，可用表格處理的盡量利用表格。 第十八條 信函處理 (一 )指名營業(yè)、工務、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認為公務文書者，應視同公務文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認為公務文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務文書，應交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。 (二 )指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。 第十九條 簽呈處理 (一 )經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請主管 核示時，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應依類別歸檔。 (二 )經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng) (副 )理級以上主管核示者 (各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長核示者 )則于廠 (處 )長 (部、室主管 )簽示后，由廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員登記于 簽呈事務備查表 轉(zhuǎn)呈經(jīng) (副 )理以上主管 (各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長 )核示，于核示后由廠 (處 )部 (室 )收發(fā)人員轉(zhuǎn)記 批示 情形，呈送廠 (處 )長 (部室主管 )核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會辦部門有關者應復印分 送會辦部門協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員編定檔號填記于簽呈及 簽呈事務備查表 后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應指定專人專案簽辦。 第二十條 合約處理 (一 )訂立或修改合約時，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務室核稿。判行后依業(yè)務需要份數(shù)送請繕打、校對、用印。 (二 )固定格式的合約書其原稿應依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時依式填寫所需份數(shù)呈準后，直接送請用印。 （三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門規(guī)定。 保管部門收到合約書正 本應即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務有關部門均以副本留存?zhèn)溆谩?第二十一條 副本及圖書處理 副本視同正式文書，應依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應指定部門集中管理。 第二十二條 電報處理 電報視同文書，依本規(guī)則辦理。 第二十三條 文書處理要點 (一 )經(jīng)辦文書遇有關系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應將正本妥為保藏，每有應用均以副本或影本層呈處理。 (二 )為利文書處理并達分層負責目的，經(jīng)辦人應就內(nèi)容要點簽擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應對文案注意見，避免只簽名而無意見。 (三 )經(jīng)辦、會 稿、核稿等人員之答名，應清晰可辨，不得潦草難認。 (四 )經(jīng)辦文書應視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應照會辦理，會稿案件會辦部門應按速件處理之。 第二十四條 文件處理期限 (一 )收發(fā)人員收文時，原則上應隨到隨送，不得積壓，最遲應于文到一小時送交有關人員。 (二 )分文人員的分文時期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。 (三 )經(jīng)辦人員的處理期限。 1.速件、電報、機密文件等應隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。 2.一般案件由部門主管斟酌經(jīng)辦人的工作量，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。 3.來 文定有答復期限者，應盡力于來文所定期限內(nèi)處理完畢。 4.計劃、試驗、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測定、搜集資料等特殊案件部門主管應斟酌實際需要分別規(guī)定其處理期限。 5.監(jiān)印人員原則上于當天完成用印。 6.文件歸檔，應日案日清，最遲不得逾二日。 7.簽呈案件，按分層負責的決行層次，由各公司自行訂定時限。 第二十五條 文件稽催 (一 )經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應于處理期限屆滿前，經(jīng)請示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。 (二 )收發(fā)人員應按日檢查催辦聯(lián)，到期未見辦妥銷案者，應先以口頭通知經(jīng)辦部門主管， 如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應即以 文書催辦單 一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注 擬完成日期 及 遲延原因 經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應隨時將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。 第二十六條 發(fā)送方式 文書發(fā)送方式分為專送、郵寄 (平信、限時、掛號、航空 ) 電報 (尋常、加急、書信、打字 )及集運等，經(jīng)辦人應于文書底稿上注明。 第二十七條 文件遞送 (一 )呈閱文件的遞送方式 文件呈閱、呈判、會辦時，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機密，緊急或 A 類案件，則以桔紅色卷宗遞送。 (二 )部門間文件的遞送 1.發(fā)文及受文部門在同一廠區(qū)內(nèi)，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請請受文部門簽收后取回稽催。 2.發(fā)文及受文部門在不同廠區(qū)者，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依受文部門地區(qū)別以 (處 )、部 (室 )為單位裝入 內(nèi)部信封 予以遞送， 內(nèi)部信封 僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。 3.各公司于各辦公地區(qū)應設一文件 寄送中心 ，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司 (工廠 )所在地為總務部門，各 寄送中心 得規(guī)定每日截止收件時間，以便整理集中裝運。 4.收發(fā)人員將文件遞交 寄送中心 后， 寄送中心 人員應將同一受文部門之廠 (處 )部 (室 )的文件集中整理，開具 文件遞送清單 一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián) 連同文件匯總裝入地區(qū)別專用 文件袋 寄送。收文地區(qū)之 寄送中心 人員收到 文件袋 拆開后，即以 文件遞送清單 第二、三聯(lián)連同文件送交各廠 (處 )收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當天 文件袋 送還原發(fā)文的 寄送中心 存查。 5.總管理處各部、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的 寄送中心登記轉(zhuǎn)送。 6.總公司各 寄送中心 的 文件袋 ，需于下午五時 前送交總管理處總務部門統(tǒng)一運寄。 7.原則上文件應隨到隨送，不得積壓， 寄送中心 人員須于每日上午上班后 30 分鐘內(nèi)將 文件袋 內(nèi)文件分送各廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員簽收。 印信 .印信種類 第二十八條 種類 (一 )公章：各公司向主管機構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務專用之公司印信。 (二 )職章： ZK( 1.董事長、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。 2.刻有職別及特定業(yè)務專用的主管印信。 (三 )職銜簽字章：各公司廠、處長以上主管刻有職銜及簽名的印信。 (四 )部門章：刻有公司及部門名銜之印信。如為 不得對企業(yè)外行文之部門，應于部門章上加注 對內(nèi)專用 之字樣。 (五 )校對章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及 校對章 或 騎縫章附件章 等字樣之印信。 第二十九條 印信的資料及形式 所有印信均為圓形橡皮質(zhì)。 .印信使用 第三十條 監(jiān)印人員 (一 )各公司公章及董事長職章之監(jiān)印人員應簽請本企業(yè)董事長核定后任用。 (二 )特定業(yè)務專用的圖記及董事長職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應簽請各公司總經(jīng)理核定后任用。 (三 )各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人員。 (四 )監(jiān)印人員不在時，應由代理人代為監(jiān) 印，代理人的任用應依前三款的規(guī)定簽準或指派。 第三十一條 印信蓋用 (一 )行文時應依第八條的規(guī)定判行送請監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于函件、文稿及底本上用印。 (二 )其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應填具 蓋用印信申請單 一式二聯(lián)，經(jīng)呈準后憑以申請用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應于 蓋用印信申請單 正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。 第三十二條 印色使用 公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。 .印信管理 第三十三條 印信的核定及制發(fā)部門 (一 )公章、董事長及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽 字章均經(jīng)總管理處董事長核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。 (二 )總管理處各部、室、中心的部門章或特定業(yè)務之主管職章經(jīng)各部(室 )經(jīng)理 (主任 )核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。 (三 )各事業(yè)部經(jīng)理、廠 (處 )長的職銜簽字章、特定業(yè)務之主管職章及各部門的部門章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。 第三十四條 印信登記 業(yè)務主辦部門需用特定印信或業(yè)務專用印信向有關主管機構(gòu)報備時，該印信的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門辦理。 第三十五條 印信申請 (一 )印信制發(fā)的申請 因 業(yè)務需要或組織變更，由主辦部門填具 請 (制 )發(fā)印信申請表 一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請核定后由管理部門制發(fā)。 （二 )印信換發(fā)的申請 1.印信的印文磨損申請換發(fā)時，由監(jiān)印人員填具 請 (換 )發(fā)印信申請表 一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會印信管理部門依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請核定后由管理部門換發(fā)。 2.原有廢舊印信應于換發(fā)的印信收到后一周內(nèi)，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。 (三 )印信補發(fā)的申請 1.印信毀損或遺失時，監(jiān)印人員除向該印信登記機構(gòu)報備并依法公告作廢外，應填具 請 (補 )發(fā)印信申請表 一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過及失職人員的議處，并會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經(jīng)核定后，由管理部門補發(fā)。 2.補發(fā)印信的文字體應有異于原印信，以資區(qū)別。 3.遺失的印信尋獲時，應即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本規(guī)定第三十六條規(guī)定辦理。 (四 )印信增刊的申請 1.一種印信以制發(fā)一枚為原則，但如因業(yè)務需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務主辦部門依本條第一款規(guī)則申請。 2.增刊的印信應由管理部門斟酌實情設法加以區(qū)別。 第三十六章 印信繳銷 (一 )廢舊、撤銷或遺 失尋獲的印信，應由監(jiān)印人員填具 繳銷印信申請表 一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門 撤銷。 (二 )印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實情予以保存或截角注銷。 第三十七條 印信管理 (一 )各種印信由各監(jiān)印人員負責保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負完全責任。 (二 )印信管理部門應指定專人負責印信之制發(fā)、換發(fā)、補發(fā)、稽查等管理工作，并設立 印信登記表 拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。 (三 )印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應稽查一次。 (四 )主 管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時，應拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印信管理部門。 檔案管理 .管理部門 第三十八條 管理部門 (一 )文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務處理需要，原搞須由經(jīng)辦部門保管者，應經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。 (二 )各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。 .整理與分類 第三十九條 文件點收 文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收： (一 )檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。 (二 )文件如經(jīng)抽存者，應有管理部門主管的簽認。 (三 )文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門補辦。 (四 )與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門。 (五 )有價證券或其他貴重物品，應退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。 第四十條 文件整理 點收文件后，應依下列方式整理： (一 )中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以 左方裝訂為原則。 (二 )右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。 (三 )文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。 第四十一條 檔案分類 (一 ) 檔案分類應視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 (二 )檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級 細類 。如案件不多，亦可僅使用 部門 及 大類 或 小類 二級。 (三 )同一 小類 (或細類 )之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類 (或細類 )之后增設 卷次 編號，以便查考。 (四 )每一檔夾封面內(nèi)頁應設 目次表 ，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個 目次 編號為原則。 (五 )檔號之表示方式如下 A 1A 2-B 1B 2C 1C 2D 1-E 1E 2 A 1A 2 為經(jīng)辦部門代號， B 1B 2 為大類號， C 1C 2為小類號。 D 1 為檔卷卷次， E 1E 2 為檔案目次。 第四十二條 檔案名稱及編號 (一 )檔 案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。 (二 )各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。 (三 )檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制 檔案分類編號表 ，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 (四 )檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。 (五 )檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并 擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 第四十三條 檔號編定 (一 )案件如系新案，應就 檔案分類編號表 ，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。 (二 )案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。 (三 )檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。 (四 )檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。 .歸檔與檔案清理 第四十四條 保存期限 (一 )歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用 見出紙 注明目次號碼，以便翻閱。 (二 )檔夾的背脊應標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。 第四十五條 保存期限 文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： (一 )永久保存： 1.公司章程； 2.股東名簿； 3.組織規(guī)程及辦事細則；4.董事會及股東會紀錄； 5.財務報表； 6.政府機關核準文件； 7.不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 8.工程設計圖； 9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。 (二 )10 年保存： 1.預算、決算書類； 2.會計憑證； 3.事業(yè)計劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存 10 年的文書。 (三 )5 年保存： 1.期滿或解除之合約； 2.其他經(jīng)核定保存 5 年的文書。 (四 )1 年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。 (五 )規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 第四十六條 檔卷清理 (一 )管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經(jīng)理核準，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀 日期。 (二 )保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將 收 (發(fā) )文登記單 第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。 .調(diào)卷 第四十七條 調(diào)卷程序 (一 )各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調(diào)閱檔案時，應填具 調(diào)卷單 經(jīng)其部門主管 (科長以上 )核準后持向管檔人員調(diào)閱。 (二 )管檔人員接到 調(diào)卷單 經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于 調(diào)卷單 上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。 調(diào)卷單 則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。 (三 )于檔案室當場借閱者，得免填 調(diào)卷單 。 (四 )檔案歸還 時，經(jīng)管檔人員核查無訛并于 調(diào)卷單 填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。 調(diào)卷單 由管檔人員留存?zhèn)洳椤?第四十八條 調(diào)卷管理 (一 )調(diào)卷單 以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應按調(diào)閱程序重新辦理。 (二 )調(diào)卷人員對于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負二責處理。 (三 )調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。 (四 )調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務有關者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務無關之案件，應經(jīng)文書管理部門主管同意。 機密文件 第四十九條 范圍 (一 )生產(chǎn)設備設計圖：具有專利性與獨特性之機械設計圖，以及生產(chǎn)設備布置圖。 (二 ) 技術性的資料：獨特技術性的操作標準，與外人技術合作或外人技術指導資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗資料，國外現(xiàn)場實習報告及其他技術上屬于機密性之資料。 (三 ) 業(yè)務性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業(yè)務考察報告及其他業(yè)務上屬于機密性之資料。 (四 )其他經(jīng)廠處長以上主管認為有必要列入機密文件管理之一切資料。 第五十條 保管部門 (一 )外來機密文件應以各公司總經(jīng) 理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長室、駐廠經(jīng) (副 )理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。 (二 )屬技術、開發(fā)、工務、營業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機密文件，應以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。 (三 )總管理處各部、室、中心之機密文件，屬各該部門承辦之專責性質(zhì)者，應以各該部、室、中心為保管部門。 (四 )各保管部門應指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定 (總管理處由總經(jīng)理核定 )，負責機密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務。 第五十一條 外來機密文件處理 (一 )外 來機密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機密文件保管人員，以 收 (發(fā) )文登記單 一式五聯(lián)登記，呈請總經(jīng)理核派經(jīng)辦人 (主辦人 )及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復文或主動發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。唯其遞送均應親自為之，不得假手他人。 (二 )若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時，保管人員于文件分類辦理時，應以影本為之，原文件由保管人員妥藏。 (三 )主辦人于文件處理期間，需負保密全責；如需分派其所屬人員辦理時，則于每日上班以 文件傳遞記錄卡 注明時間、用途由經(jīng)辦人簽章后， 文件傳遞記錄卡 由主辦人留存，密 件交經(jīng)辦人辦理。于當日下班 (或完工 )時主辦人應負責將密件收回，并于 文件傳遞記錄卡 填注收回時間，由經(jīng)辦人簽認后隨 收 (發(fā) )文登記單 第五聯(lián)與密件一并歸檔。 (四 )密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發(fā)人員寄送。 第五十二條 自創(chuàng)之專業(yè)性機密文件處理 (一 )隸屬性技術、開發(fā)、工務、營業(yè)等部門的工作人員于承辦特定項目之業(yè)務所建立的資料，應視同機密文件，依本章的規(guī)定辦理。 (二 )前款各項機密文件的經(jīng)辦部門應于每月底編制翌月的 工作計劃表 寫明交辦的特定業(yè)務工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。 第五十三條 經(jīng)辦方式 (一 )經(jīng)辦人應于辦公場所處理機密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，處理期間并應妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。 (二 )經(jīng)辦人不得請托他人代抄、代描機密文件，非經(jīng)經(jīng)理級以上主管核準者，亦不得擅自復制。 (三 )經(jīng)辦人如因公確需攜帶機密文件外出時，應呈經(jīng)理級以上主管(專業(yè)性機密文件得呈廠、處長 )核準后為的。 (四 )經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應于到期前簽呈交辦之主管核準延長處理期限并聯(lián)絡保管人員延緩稽催。 第五十四條 歸檔 (一 )外來機密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應將文件連同 收 (發(fā) )文登記單 第四、五聯(lián)及 文件傳遞記錄卡 送交保管人員簽收，編定檔號，依其類別登入 機密文件保管備查簿 ，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。 (二 )內(nèi)部自行建立之機密文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)廠、處長核定保存期限后，應將文件類別、內(nèi)容摘要、預定保存期限等填入 機密文件送件單 ，隨文件送交保管人員編定檔號并簽收后， 機密文件送件單 退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類歸檔并將其名稱及歸檔編號登入 機密文件保管備查簿 。 第五十五條 檔案整理 (一 )保管人員應將每月增加的機密文件，于翌月五日前填更 機密文件增列表 呈總經(jīng)理 (專業(yè)性者呈經(jīng)理 )核閱。并于每年年底清理檔卷，將認為已無需繼續(xù)保管或已消失機密性質(zhì)的文件，造具 機密文件銷毀表 呈報總經(jīng)理 (專業(yè)性者呈經(jīng)理 )核準后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。 (二 )保管人員應于每月底查對 機密文件增列表 及 出國計劃書 或 工作計劃表 ，如有應送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門送交歸檔。 (三 )機密文件應單獨成立檔卷，與其他一般文件分開保管。 第五十六條 調(diào)卷 (一 )各部門需調(diào)閱機密文件 時，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具 調(diào)卷單 注明調(diào)閱期間及用途，應經(jīng)調(diào)閱部門廠處長證明并送保管部門主管同意后，始得調(diào)卷。 (二 )保管人員接到經(jīng)核準之 調(diào)卷單 ，應即開立 文件傳遞記錄卡 一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后， 文件傳遞記錄卡 由保管人員留存。用畢歸還時，密件經(jīng)保管人員點收無誤后，將歸還時間填記于 文件傳遞記錄卡 并經(jīng)調(diào)卷人簽認后一并存檔。 第五十七條 副本 機密文件需影、復印時，應呈經(jīng)理以上主管 (專業(yè)性者呈廠處長以上主管 )核準后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記于 機密文件保管備查簿 ；副 本 (含復印件 )視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。 第五十八條 文件管理 經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應妥善管理經(jīng)手的機密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理規(guī)則第十四條或第三十六條的規(guī)定議處： (一 )拆散原案顯有弊端者。 (二 )原案被污損、抽換、涂改或遺失者。 (三 )擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機密情事者。 (四 )調(diào)卷逾期拒不歸還而不申述理由者。 (五 )擅自請托他人代抄、代描、復印或打字、印刷者。 (六 )文件分辦傳遞時，未以 文件傳遞記錄卡 記載或未于分辦當日下班 (或完工 )時收回 (繳回 )妥藏者。 附則 第五十九條 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計 (一 )各收發(fā)人員根據(jù) 收 (發(fā) )文登記單 第一聯(lián)，業(yè)務接洽便函第一聯(lián)(發(fā)文 )及第四聯(lián) (收文 )分別造具 文件處理統(tǒng)計表 一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查 (全公司的 文件處理統(tǒng)計表 應呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查 )，一份自存。 (二 )處理日數(shù)計算標準 1.收文案件：自總收文之日起至復文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實際處理日數(shù)。 2.發(fā)文案件：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實際處理日數(shù)。 第六十條 文書用紙 (一 )對關系企業(yè)外機構(gòu)之行文以公文用紙為之。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。 (二 )關系企業(yè)內(nèi)部各部門間的行文以 業(yè)務接洽便函 為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。 (三 )電報以電報專用紙。 (四 )簽呈以簽呈專用紙。 第六十一條 文件處理之稽查 各公司總經(jīng)理室應不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時予以輔導，如有異常應即通知經(jīng)辦部門主管處理之。 第六十二條 實施與修改 本辦法經(jīng)營決策委員會通過后實施，修改時亦同。 文印室管理規(guī)定 第一條 公司的文件，有打印必要時方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請 示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。 第二條 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準發(fā)文權(quán)的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真，須經(jīng)所在部門負責人簽字同意后才予辦理；部門經(jīng)理不在時，可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理。 第三條 私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。 第四條 文印室工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務。對收到的文件資料，應及時給有關部門、人員送發(fā)，或及時通知有關人員到文印室來拿取回，不得延誤。 第五條 文印室人 員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。 第六條 文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終作統(tǒng)計核算。屬業(yè)務部門的，由各部門承擔費用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列行政開支。 第七條 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評或處50 元以上罰款，屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經(jīng)濟損失的，處 50 元以上罰款直至辭退。 企業(yè)文件管理制度 (一 )總則 第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速 度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)中央關于文書處理的有關規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。 第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。 第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦 (以下簡稱兩辦 )歸口管理。 (二 )收文的管理 第四條 公文的簽收 1.凡來廠公啟文件 (除廠領導訂啟的外 )均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外 )后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和 機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。 2.對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的 四對口 核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。 第五條 公文的編號保管 1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上 文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。 2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要 秘書進行登記編號保管，不得個人保存。 第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn) 1.凡正式文件均需分別由兩辦主任 (或副主任 )根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導(或分管領導 )親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。 2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。 3.為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應 按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天 (特殊情況例外 )。 第七條 文件的傳閱與催辦。 1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。 2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導 批示 、 擬辦意見 兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。 3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工 作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。 4.文件閱完后，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。 5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。 6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。 (三 )發(fā)文的管理 第八條 發(fā)文的規(guī)定 1.全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律 不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。 2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨字、廠字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。 3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其余文件均由分管廠領導批準簽發(fā)。 第九條 發(fā)文的范圍： 1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要 和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。 2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于： (1)公布全廠規(guī)章制度； (2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件； (3)公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項； (4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定； (5)發(fā)布有關獎懲決定和通報； (6)其他有關全廠的重大事項； 3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于： (1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定； (2)同兄弟單位聯(lián)系有關工廠重大生產(chǎn)、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理 、黨群工作等事宜。 4.在工廠日常生產(chǎn)、技術、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管廠領導批準后，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。 5.凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用工作簡訊發(fā)會議紀要。 6.各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函 (應各自編號備查 )不用廠部名義發(fā)文。 (四 )發(fā)文程序與要求 第十條 發(fā)文程序規(guī)定： 1.各單位需要發(fā) 文，應事先分別向黨委、廠部提出申請； 2.黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿； 3.草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫； 4.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級； 5.兩辦應根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行 審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿； 6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿 (對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責 )； 7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚； 8.需經(jīng)會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽； 9.文稿審核會簽后，按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā)； 10.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室打?。?11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名； 12.文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。 (五 )文件的借閱和清退 第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。 第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。 第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清 退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清 )。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。 第十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。 (六 )文件的立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍： 1.凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔： (1)上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復； (2)黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等； (3)廠黨委會、廠長辦公室 、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄； (4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等； (5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果； (6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等； (7)上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料； (8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品； (9)工廠日志和大事記； (10)工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。 2.業(yè)務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。 第十六條 立卷要求 1.文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。 2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。 3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。 4.上年度形成的文件材料，要求在下年度 5 月份以前整理完。 6月份正式向檔案館 (室 )移交，清單一式兩份。 (接交單位各留存一份備查 )。 (七 )文件的銷毀 第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。 第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。 公文處理實施細則 總則 第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實際情況，特制定本實施細則。 第二條 各部門的公文，是傳達貫徹黨和國家的方針政策、請示和答復問題、指導和商洽工作，報告情況、 交流經(jīng)驗的重要工具，必須認真做好公文處理工作。 第三條 各單位應發(fā)揚實事求是，認真負責的工作作風，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量。 第四條 公文處理必須做到及時、準確、安全。公文統(tǒng)一由辦公室文秘人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。 第五條 各單位的公文處理工作，必須實行嚴格的保密制度，確保國家機密。 公文種類 第六條 公文種類主要有： (一 )請示 請上級指示和批準，用 請示 。 (二 )報告 向上級機關匯報工作，反映情況，用 報告 。 (三 )指示 對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用 指示 。 (四 )布告、公告、通告 對公眾公布應當遵守或周知的事項，用 布告 。 向國內(nèi)外宣布重大事件， 用公告 。 在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事件，用 通告 。 (五 )批復 答復請示事項，用 批復 。 (六 )通知 傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用 通知 。 (七 )通報 表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用 通報 。 (八 )決定、決議 對某些問題或者重大行動作出安排，用 決定 。 經(jīng)過會議討論通過，要求 貫徹執(zhí)行的事項，用 決議 。 (九 )函 平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題，用 函 。 (十 )會議紀要 傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執(zhí)行的，用 會議紀要 。 公文格式 第七條 公文格式一般包括：標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、抄送 (抄報 )單位、公文字號、主題詞等。 (一 )公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標明發(fā)文單位和公文種類。 除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。 (二 )向上級請示的公文 ，一般只寫一個主送單位；如果需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。 (三 )發(fā)文時間，以領導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準。 (四 )公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯(lián)名發(fā)文，只標明主辦單位的公文編號。 (五 )公文如有附件，應當在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。 (六 )收、發(fā)文單位應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應將主辦單位排列在前。 (七 )文字一律從左至右橫寫橫排。 第八條 公文紙一般用 16 開，在左側(cè)裝訂。 通告 等用紙大小，根據(jù)實際需要確定行文關系。 第九條 對上級單位組織的請示或報告，用單位組織名義發(fā)文。 第十條 對市政府及政府各部、委、局，對市局及市局處室的請示或報告， 與不相隸屬單位協(xié)商工作等，用行政名義行文。 第十一條 內(nèi)部行文，可按問題的種類和性質(zhì)，用分公司或部門名義行文。分公司、各部門不得聯(lián)合行文，部門之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問題。 第十二條 各單位一般不得越級行文。因特殊情況，必須越級行文的，應當抄報越過的單位。 第十三條 向上級請示的公文，應一文一事，主送一個單位，不要同時抄送下級單位，不要直接送領導者個人 (除領導直接交辦外 )；向 下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。 第十四條 按照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門，不直接發(fā)到下屬子公司。 第十五條 發(fā)文應根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。 公文處理程序 第十六條 收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。 (一 )上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發(fā)來的文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件，及時呈送領導閱批，如領導出差，立即送辦公室領導處理。 (二 )承辦人應根據(jù)文件 規(guī)定的傳閱范圍或領導指示，安排傳閱或辦理。領導人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。 (三 )凡需辦理的公文，應先送辦公室主任簽批意見，再分送給有關部門辦理或送領導批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時，認為無需送領導閱批的一般性公文，可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關部門閱辦。 各單位收到急件時，應在 3 天內(nèi)答復并退回文件，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應辦理并退文件，最遲不能超過 15 天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復。 (四 )加強公文檢查催辦工作。文秘人員對有領導批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認真 督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。 (五 )領導參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應將會議文件交文秘人員立卷歸檔。 第十七條 發(fā)文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。 (一 )草擬公文的要求： 1.要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，應盡量與原來的有關政策相銜接，并加以說明。 2.情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。 3.引用的公文要寫明發(fā)文機關、公文編號、標題和發(fā)文時間。 4.草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。 5.數(shù)字的寫法。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫外，其他用漢字書寫。 6.章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應按下列順序排列：第一層為： 一 ，第二層為 (一 )，第 三層為 1，第四為 (1)。 7.不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。 (二 )公文審核。公司的文稿在送領 導簽發(fā)前，應由起草文件部門負責人審核后送辦公室核稿。以工會、社團名義發(fā)文的，由董事會和分管領導審核。 審核的重點： 1.是否需要行文。 2.是否符合國家的方針、政策、法律、法令；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。 3.提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。 4.處理程序是否完備，行文關系、公文格式是否