word表格和圖表長文檔排版技巧.doc

第4章 處理長文檔的技巧在創(chuàng)建和編輯一個包含多個章節(jié)的書和或者包含多個部分的報告的長時，要很好地組織和維護長文檔就成了一個重要的問題。對于一個含有幾萬字，甚至幾十萬上百萬的文檔，如果用普通的編輯方法，在其中查看特定的內(nèi)容或?qū)δ骋徊糠謨?nèi)容作修改和補充都將是非常費勁的。如果這個文檔是由幾個人來公共編輯完成，那將更容易引起很大的混亂。對于一篇比較長的文檔，詳細地閱讀它并弄清楚他的結(jié)構(gòu)內(nèi)容，是一件比較繁瑣的事。使用文檔視圖的方式可以迅速了解文檔的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容梗概。如大綱視圖可以清晰地顯示文檔的結(jié)構(gòu)。用戶可以通過各種的文檔視圖方式來瀏覽這個文檔以把我文檔的總體結(jié)構(gòu)，然后再詳細了解文檔的各部分Word提供了一系列編輯長文檔的功能，正確地使用這些功能，組織和維護長文檔就會變得得心應(yīng)手，長文檔就會變得非常有條理。不但可以獨立工作，而且可以和外地的伙伴通過網(wǎng)絡(luò)共同編輯一個文檔。4.1 使用各種視圖方式瀏覽長文檔Word是一套“所見即過得”的文字處理軟件，用戶從屏幕上所看到的文檔效果，就和最終打印出來的效果完全一樣，因而深受廣大用戶的睛睞。為了滿足用戶在不同情況下編輯、查看文檔效果的需要，Word在“所見即所得”的基礎(chǔ)上向用戶提供了多種不同的頁面視圖方式（普通視圖、Web版式視圖、頁面視圖、打印預覽、大綱視圖），它們各具特色，各有千秋，分別使用于不同的情況。1頁面視圖 頁面視圖方式即直接按照用戶設(shè)置的頁面大小進行顯示，此時的顯示效果與打印效果完全一致，用戶可從中看到各種對象（包括頁眉、頁腳、水印和圖形等）在頁面中的實際打印位置，這對于編輯頁眉和頁腳，調(diào)整頁邊距，以及處理邊框、圖形對象及分欄都是很有用的。在頁面視圖中可以查看到打印出頁面中的文字、圖片和其他元素的位置。頁面視圖可用于編輯頁眉和頁腳、調(diào)整頁邊距和處理欄和圖形對象。切換到頁面視圖的方法是，單擊【視圖】菜單上的【頁面】命令，或按Alt+Ctrl+ P組合鍵可切換到頁面視圖。2Web 版式視圖 Web版式視圖方式是Word幾種視圖方式中唯一的一種按照窗口大小進行折行顯示的視圖方式（其它幾種視圖方式均是按頁面大小進行顯示），這樣就避免了Word窗口比文字寬度要窄，用戶必須左右移動光標才能看到整排文字的尷尬局面，并且Web版式視圖方式顯示字體較大，方便了用戶的聯(lián)機閱讀。另外，采用Web版式視圖方式時，Word窗口中還包括一個可調(diào)整大小的查找窗格，稱為【文檔結(jié)構(gòu)圖】，專門用于顯示文檔結(jié)構(gòu)的大綱視圖，用戶只需點擊文檔的某個大綱主題，即可迅速跳轉(zhuǎn)到文檔的相應(yīng)部分，十分方便。Web版式視圖方式的排版效果與打印結(jié)果并不一致，它不要于用戶查看Word文檔內(nèi)容時使用。Web 頁預覽顯示了文檔在 Web 瀏覽器中的外觀。Microsoft Word 先保存文檔的副本，然后用默認瀏覽器打開文檔。如果 Web 瀏覽器沒有運行，Word 會自動啟動它。也可隨時返回 Word 文檔。在Web版式視圖中，可以創(chuàng)建能顯示在屏幕上的Web頁或文檔。在Web版式視圖中，可看到背景和為適應(yīng)窗口而換行顯示的文本，且圖形位置與在Web瀏覽器中的位置一致。切換到該視圖的方法是，單擊【視圖】菜單中的【W(wǎng)eb 版式】命令可切換到 Web 版式視圖。3普通視圖 普通視圖是Word最基本的視圖方式，也是Word默認的視圖方式，其顯示速度相對較快，因而非常適合于文字的錄入階段。廣大用戶可在該視圖方式下進行文字的錄入及編輯工作，并對文字格式進行編排。在普通視圖中可以鍵入、編輯和設(shè)置文本格式。普通視圖可以顯示文本格式，但簡化了頁面的布局，所以可便捷地進行鍵入和編輯。在普通視圖中，不顯示頁邊距、頁眉和頁腳、背景、圖形對象以及沒有設(shè)置為【嵌于文字所在層】環(huán)繞方式的圖片。單擊【視圖】菜單上的【普通】命令，或按Alt+Ctrl+N組合鍵均可切換到普通視圖方式。4大綱視圖 對于一個具有多重標題的文檔而言，用戶往往需要按照文檔中標題的層次來查看文檔（如只查看某重標題或查看所有文檔等），大綱視圖方式則正好可解決這一問題。大綱視圖方式是按照文檔中標題的層次來顯示文檔，用戶可以折疊文檔，只查看主標題，或者擴展文檔，查看整個文檔的內(nèi)容，從而使得用戶查看文檔的結(jié)構(gòu)變得十分容易。在這種視圖方式下，用戶還可以通過拖動標題來移動、復制或重新組織正文，方便了用戶對文檔大綱的修改。采用大綱視圖方式顯示文檔的辦法為：執(zhí)行【視圖】菜單中的【大綱】命令，或按下Alt+Ctrl+O組合鍵在大綱視圖中，能查看文檔的結(jié)構(gòu)（如圖4.1所示），還可以通過拖動標題來移動、復制和重新組織文本。還可以通過折疊文檔來查看主要標題，或者展開文檔以查看所有標題，以至正文內(nèi)容。大綱視圖還使得主控文檔的處理更為方便。主控文檔有助于使較長文檔（如有很多部分的報告或多章節(jié)的書）的組織和維護更為簡單易行。大綱視圖中不顯示頁邊距、頁眉和頁腳、圖片和背景。大綱視圖能夠顯示文檔的結(jié)構(gòu)。大綱視圖中的縮進和符號并不影響文檔在普通視圖中的外觀，而且也不會打印出來。使用大綱視圖，可以方便地重新調(diào)整文檔的結(jié)構(gòu)。用戶可以在大綱視圖中上下移動標題和文本，從而調(diào)整它們的順序。此外，用戶還可以將正文或標題“提升”到更高的級別或“降低”到更低的級別。要在大綱中提升、降低大綱級別，可以使用【大綱】工具欄上的各個按鈕。5打印預覽視圖打印預覽，用于顯示打印效果的打印預覽（也稱“模擬顯示”）實際上也是Word文檔視圖方式中的一種，它在頁面視圖方式顯示文檔完整打印效果的基礎(chǔ)上，增加了同時顯示文檔多個頁面內(nèi)容的功能，這就有助于用戶檢查文檔的布局，并據(jù)此編輯或調(diào)整文檔格式。在打印預覽中，可以通過縮小尺寸顯示多頁文檔。您還可以看到分頁符、隱藏文字以及水印，還可在打印前編輯和改變格式。要切換到打印預覽模式，可執(zhí)行【文件】菜單中的【打印預覽】命令，另外按下組合鍵Alt+Ctrl+L也可達到同樣的目的。在打印預覽方式下，如果要在打印預覽中編輯文本，可以進行下面的操作： （1）可在打印預覽狀態(tài)下顯示需要編輯的頁面。（2）單擊需要編輯的范圍中的文字，Word 會放大顯示此區(qū)域。（3）單擊【放大鏡】按鈕，鼠標指針會由放大鏡形狀變成 I 形，此時即可開始修改文檔，可以像在正常視圖一樣進行編輯，如圖4.1所示。圖4.1 在打印預覽中編輯文本（4）單擊【放大鏡】按鈕，再單擊該文檔，可以返回原顯示比例。 （5）單擊【關(guān)閉】按鈕可以退出打印預覽，并返回文檔的原視圖。6文檔結(jié)構(gòu)圖“文檔結(jié)構(gòu)圖”是一個獨立的窗格，能夠顯示文檔的標題列表。使用“文檔結(jié)構(gòu)圖”可以對整個文檔進行瀏覽，同時還能夠跟蹤您在文檔中的位置。單擊“文檔結(jié)構(gòu)圖”中的標題后，Word 就會跳轉(zhuǎn)到文檔中的相應(yīng)標題，并將其顯示在窗口的頂部，同時在“文檔結(jié)構(gòu)圖”中突出顯示該標題。在【文檔結(jié)構(gòu)圖】顯示時，可看到兩類格式的標題，即內(nèi)置標題樣式（標題1至標題9）或大綱級別段落格式（級別1到級別9）。使用文檔結(jié)構(gòu)圖不但可以方便地了解文檔的層次結(jié)構(gòu)，還可以快速定位長文檔，大大加快閱讀和排版的時間。【文檔結(jié)構(gòu)圖】將在一個單獨的窗格中顯示文檔標題?？赏ㄟ^【文檔結(jié)構(gòu)圖】在整個文檔中快速漫游并追蹤特定位置。例如，在文檔結(jié)構(gòu)圖中單擊某個標題可立即跳轉(zhuǎn)至文檔中相應(yīng)位置，如圖4.2所示。圖4.2 文檔結(jié)構(gòu)圖Word 在聯(lián)機版式視圖中自動顯示文檔結(jié)構(gòu)圖，但也可在其他視圖中加以顯示。切換到文檔結(jié)構(gòu)圖方法是在【常用】工具欄中單擊【文檔結(jié)構(gòu)圖】按鈕或單擊【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令。如要指定跳轉(zhuǎn)至哪一個標題，可以單擊【文檔結(jié)構(gòu)圖】中要指定地方。此時Word 將標題顯示于頁面上部。在【文檔結(jié)構(gòu)圖】中，此標題為突出顯示，以指明在文檔中的位置。如果要調(diào)整【文檔結(jié)構(gòu)圖】的大小，先將鼠標指針指向窗格右邊，當指針變?yōu)樾螤顣r，向左或向右拖動即可。如果標題太長，超出【文檔結(jié)構(gòu)圖】寬度，請不必調(diào)整窗格大小，只需將指針在標題上稍作停留，即可看到整個標題。如果要關(guān)閉【文檔結(jié)構(gòu)圖】，則單擊【文檔結(jié)構(gòu)圖】按鈕或雙擊窗格右邊。在【文檔結(jié)構(gòu)圖】中，可只顯示所需標題。例如，要看到文檔結(jié)構(gòu)的高級別標題，可折疊（即隱藏）低級標題。在需要看詳細內(nèi)容時，又可再顯示低級標題。如果要折疊某一標題下的低級標題，則單擊標題旁的負號（-）。如果要顯示某一標題下的低級標題（每次一個級別），則單擊標題旁的正號（+）。如果想只顯示某特定級別下的標題，可在【文檔結(jié)構(gòu)圖】的標題上單擊鼠標右鍵，然后在右鍵快捷菜單中的一個數(shù)字，例如，單擊【顯示至標題4】可顯示標題級別1至4。7全屏顯示上面簡要介紹了Word的各種視圖方式的特點及適用范圍，廣大用戶在日常操作中可根據(jù)實際情況及個人喜好從中加以選擇。另外，廣大用戶應(yīng)注意不要將Word的視圖方式與【全屏顯示】相混淆?！救溜@示】并不是Word的一種視圖方式，而是一種獨特的顯示方式，即顯示時去掉word所有的屏幕組件（如：標題欄、菜單欄、工具欄和滾動條等），將整個屏幕全部用來顯示W(wǎng)ord文檔的內(nèi)容，以便在屏幕上顯示更多的文檔信息。全屏顯示與Word的視圖方式并不相沖突，任何一種視圖均可采用【全屏顯示】，只需執(zhí)行【視圖】菜單中的【全屏顯示】命令即可切換到全屏顯示方式，此后單擊【全屏顯示】工具欄上的【關(guān)閉全屏顯示】按鈕，或者按Ese鍵則可關(guān)閉全屏顯示，并切換到以前的視圖方式，十分方便。8顯示比例無論哪一種視圖方式，用戶都可以調(diào)整文檔的顯示比例，然后在不同的顯示比例中拖動滾動條來查看文檔。使用下面的兩種方法，可以調(diào)整不同的顯示比例。（1）單擊【常用】工具欄上的【顯示比例】下拉列表中的一項顯示比例，也可以在該列表框中直接輸入顯示比例的百分比。輸入范圍是10500之間。（2）依次選擇【視圖】|【顯示比例】命令，可以打開一個對話框。在此對話框中除了可以選擇顯示的比例為200%、100%、75%，如果選擇按【頁寬】方式顯示文檔后，不用水平滾動即可看到整行文字。選擇按【文字寬度】則使其與頁面中的文本寬度一致。選擇【整頁】則使整個頁面可在文檔窗口中顯示。而選擇【多頁】項則需要單擊要顯示的頁數(shù)，此選項只能用于頁面視圖或打印預覽，通過單擊【多頁顯示】按鈕后，拖動鼠標可以確定屏幕中的顯示頁數(shù)。 4.2 在長文檔中定位使用Word的文檔定位功能，可以快速地在長篇文檔中定位在文檔的某一位置。如定位某頁、某節(jié)、某行等。使用Word時，大多數(shù)的操作只對選中的文本有效，這是“先選定，后操作”的規(guī)則。因而，選擇文本至關(guān)重要。在排版過程中靈活使用各種工具，可以使工作量減少，如使用【定位】文檔，可以快速定位和查看文檔的各個結(jié)構(gòu)框架。4.2.1 使用快捷鍵定位文檔Word不僅提供了靜態(tài)的定位操作，而且還能夠找到編輯過程中的剛才的文檔編輯位置。 當在文檔的某個位置進行編輯時，可能會需要查看文檔的另一位置的信息，這時文檔位置發(fā)生了改變，再回到原來的編輯處則需要使用文檔移動功能鍵進行查找。Word提供的快速恢復編輯位置的功能可使這個操作非常簡單，在對文檔進行排版時，排版篇幅較長的文檔時，無法一次修改完畢，當再次打開該文檔進行修改時，可以按下ShiftF5組合鍵實現(xiàn)快速定位，可以迅速找到上次關(guān)閉時插入點所在的位置。Word能夠記憶你前三次的編輯位置，它使光標在最后編輯過的三個位置間循環(huán)，第四次按ShiftF5組合鍵插入點會回到當前的編輯位置。如果是在打開文檔之后按ShiftF5，可以將插入點移動到上次退出Word時最近一次的編輯位置。4.2.2 使用菜單定位文檔使用下述三種方法可以打開如圖4.3所示的【定位】對話框。（1）在已打開的【查找和替換】的對話框中，單擊【定位】標簽。（2）使用快捷鍵方法，按下鍵盤上的Ctrl+H鍵后再單擊【定位】選項卡，或者直接按下F5鍵。（3）使用菜單方法，單擊【編輯】|【定位】菜單命令。圖4.3 【定位】對話框用戶可以按照各種目標進行定位，單擊要移至的位置類型。然后在【輸入 XX】中輸入項目的編號，然后單擊【下一處】。如果需要瀏覽整個文檔，以查看所選項目類型的每一處實例，請清除【輸入 XX】中的內(nèi)容并單擊【下一處】或【前一處】。這里的【輸入 XX】中的XX是根據(jù)所選擇的定位目標而改變?？梢远ㄎ坏哪繕隧椖坑许?、節(jié)、行、書簽、腳注、尾注、域、表格、圖形、公式、對象、標題十二種。用戶可以根據(jù)需要選擇定位的目標，如果選擇的目標在文檔中沒有，則定位光標會停留在文檔的開始處，如果定位的是頁碼，而頁碼大于文檔的頁碼范圍，則定位光標會停留在文檔的結(jié)尾處。4.2.3 選擇瀏覽對象進行定位Word提供了一種更快速的定位文檔的方法，可以快速地選擇瀏覽對象。用戶可以注意到，在Word文檔的右下角，有一個【選擇瀏覽對象】按鈕，如圖4.4所示，單擊【選擇瀏覽對象】按鈕，可以打開如圖4.5所示的【選擇瀏覽對象】窗口?？赏ㄟ^單擊所需項目來瀏覽活動文件，這里可選擇目標項目與前面十二種目標項目相對應(yīng)的。若要繼續(xù)瀏覽這類項目，請單擊【前一.】按鈕或【下一.】按鈕。 圖4.4 單擊【選擇瀏覽對象】按鈕 圖4.5 【選擇瀏覽對象】窗口4.3 合并文檔 如果要把短篇文檔合并為長文檔，可以使用不同的辦法來合并文檔，各種合并方法各有不同，用戶可以選擇使用。就文檔合并操作而言，由于Word幾乎能夠打開任何格式的文件，所以采用Word 的插入文件功能來合并文檔，是到目前為止最為簡單、最有效的文件合并手段。4.3.1 使用粘貼方法合并文檔使用復制和粘貼方法合并文檔很簡單，先打開已存在的其中一個文檔，或新建一個文檔，然后再打開需要合并文檔的第二、第三個文檔，逐個把每個文檔中的內(nèi)容復制到先打開的文檔或新建文檔中去就可以了。在復制過程中需要選擇文本，這里順便提及一些選擇文本的技巧。1選定文檔使用下面的方法可以選定指定的文本內(nèi)容。（1）在活動文檔中，按Ctrl+A鍵，或者單擊【編輯】|【全選】命令，可以選擇當前文檔的全部內(nèi)容。（2）雙擊鼠標可在文檔中選定一個由空格和標點符號分隔的短句，或選定一個默認的詞；連續(xù)三擊鼠標，可選定一段文本。 （3）使用選定欄。選定欄是文檔窗口左邊界和頁面上文本區(qū)左邊界之間不可見的一欄，當鼠標指針移到選定欄上時，指針形狀會自動變成一個指向右上方的箭頭，這時單擊鼠標可以選定指針所指行的整行文字，如圖4.6所示。雙擊鼠標可以選定指針所指段的整段文字，如圖4.7所示。而三擊鼠標可以將正在編輯的文檔全部文字選定。 圖4.6 單擊鼠標可以選定指針所指的整行文字圖4.7 雙擊鼠標可以選定指針所指的整段文字（4）選定一列文字。假若文檔中有兩首并行排列的五言唐詩，只想選中其中的一首，對其進行諸如改變字體字號的操作，可以按下Alt鍵，再拖動鼠標，則屏幕上按列高亮顯示文本了，如圖4.8所示。圖4.8 按住Alt鍵選定一列文字按列縱向選擇文本還有另一個方法，先將插入點（即光標）置于要選擇文本的一角，按下CtrlShiftF8組合鍵，然后按箭頭鍵“”、“”、“”或“”進行選擇，也可以單擊或拖動鼠標進行選擇。此時，Word也是按列高亮顯示文本。（5）使用快捷鍵F8。按F8第一次，打開“擴展”模式；按第二次，選中當前詞；按第三次，選中整個句子；按第四次，選中當前段落；按第五次，選中整個文檔。（6）快速選擇超長文字。當想選擇一段超過屏幕長度的文本時，屏幕會滾動得太快，很難一次就選正確。這里有一種有效選擇大段文本的方法，這個技巧可用于所有的文字處理器，因為它是一個基本的Windows功能。點擊您想選擇部分的開始處，用滾動條代替光標鍵向下移動文檔，直到您看到想要選擇部分的結(jié)束處。按下Shift鍵，然后點擊想要亮顯文本的結(jié)束處，這樣從開始到結(jié)束處的這段文本內(nèi)容，就會全部被加亮選中了。（7）在文檔中，無論當前光標在任何位置，按Ctrl+Home鍵，可以把當前光標定位到文檔的開始處，按Ctrl+End鍵，可以把光標定位到文檔的結(jié)尾處，利用這一個功能，用戶在Ctrl+Home鍵同時再按住Shift鍵，就可以選擇當前光標到文檔開頭處之間的所有文本，而Ctrl+End鍵同時按住Shift鍵，則可以選擇當前光標到文檔結(jié)尾處之間的所有文本。2復制文本選定了文本之后，就可以進行復制操作，使用下面的方法可以復制所選定的文本。（1）單擊常用工具欄中的【復制】按鈕。（2）選擇【編輯】|【復制】命令。（3）按下快捷鍵Ctrl+C鍵。3粘貼文本選定了文本并復制之后，就可以切換到要粘貼的文檔進行進行粘貼操作，使用下面的方法可以粘貼已復制到剪貼板中的文本。（1）單擊常用工具欄中的【粘貼】按鈕。（2）選擇【編輯】|【粘貼】命令。（3）按下快捷鍵Ctrl+V鍵。（4）快速移動文檔：近距離的文本移動時，一般的操作方法是先選定要移動的文本，然后把鼠標移到所選的區(qū)域中，待光標變?yōu)樽笾告I頭時，再按下鼠標左鍵并拖至所要的位置。如果在按鼠標左鍵之前先按下Ctrl鍵再進行拖曳還可實現(xiàn)文本的復制功能。在進行遠距離文本移動操作時，這種拖曳操作就顯得很不方便。因此，可以用下面的方法快速實現(xiàn)：在選好要移動的文本以后，按下F2鍵，然后滾動窗口到要移入的位置單擊鼠標后，這時，在狀態(tài)欄的最左邊會出現(xiàn)這樣的文字，而且光標變?yōu)橐桓怪钡奶摼€，按下Enter鍵即可完成所選文本的移動。4.3.2 使用【插入文件】的方法合并文檔除了可以用復制、粘貼的辦法來合并文檔以外，還可以用更簡單的方法來合并文檔，這就是利用Word的【插入文件】功能。 （1）打開要合并的文檔中的第一個，而后將插入點移到下一個文檔的開頭要出現(xiàn)的位置，單擊【插入】|【文件】命令，打開一個如圖4.9所示的【插入文件】對話框。 圖4.9 【插入文件】對話框（2）在這個對話框找到要合并的第二個文檔，雙擊它，即可將其整個的內(nèi)容插入到編輯區(qū)域。（3）將新插入的文檔安頓好以后，重復同樣的操作，即可將第三個文檔也插入進去。依此類推地進行下去。（4）當最后一個要合并的文檔插入到編輯區(qū)以后，單擊【文件】|【保存】進行保存操作，就可以得到合并出來的大文檔。 或者使用【另存為】命令，重新命令一個文檔。比較起來，采用這種插入文件的方法來合并文檔，它的魅力在于就地取材而立竿見影。而且還能插入并合并其他Word能夠打開的任何文件。所以這是最有效最實用的合并文檔方法。另外，在【工具】菜單上，有一個【比較并合并文檔】的命令，其實它并不是真正用來合并文檔用的，他的作有是將當前文檔與任何選定的文檔進行比較，并給出合并兩篇文檔的選項，或以標記顯示兩者的不同（包括已有的修訂或批注）。在些允許用戶選擇是否將合并的結(jié)果顯示在目標文檔、當前文檔中或新的第三篇文檔中。很明顯，這明用作修訂用的，在一個文檔制作副本之后，進行修改后再作比較，并顯示修訂前后的不同之處。4.4 使用樣式技巧在編排一篇長文檔或是一本書時，需要對許多的文字和段落進行相同的排版工作，如果只是利用字體格式編排和段落格式編排功能，不但很費時間，讓人厭煩，更重要的是，很難使文檔格式一直保持一致。這時，就需要使用樣式來實現(xiàn)這些功能。4.4.1 什么是樣式那么，什么是樣式呢？樣式是應(yīng)用于文檔中的文本、表格和列表的一套格式特征，它是指一組已經(jīng)命名的字符和段落格式。它規(guī)定了文檔中標題、題注以及正文等各個文本元素的格式。用戶可以將一種樣式應(yīng)用于某個段落，或者段落中選定的字符上。使用樣式定義文檔中的各級標題，如標題1、標題2、標題3標題9，就可以智能化地制作出文檔的標題目錄。使用樣式能減少許多重復的操作，在短時間內(nèi)排出高質(zhì)量的文檔。如，用戶要一次改變使用某個樣式的所有文字的格式時，只需修改該樣式即可。如，標題2樣式最初為“四號、宋體、兩端對齊、加粗”，如果用戶希望標題2樣式為“三號、隸書、居中、常規(guī)”，此時不必重新定義標題2的每一個實例，只需改變標題2樣式的屬性就可以了。4.4.2 樣式的類型樣式按不同的定義來分，可以分為字符樣和段落樣式、也可以分為內(nèi)置樣式和自定義樣式。字符樣式是指由樣式名稱來標識的字符格式的組合，它提供字符的字體、字號、字符間距和特殊效果等。字符樣式僅作用于段落中選定的字符。段落樣式是指由樣式名稱來標識的一套字符格式和段落格式。包括字體、制表位、邊框、段落格式等。Word本身自帶了許多樣式，稱為內(nèi)置樣式。但有時候這些樣式不能滿足用戶的全部要求，這時可以創(chuàng)建新的樣式，稱為自定義樣式。內(nèi)置樣式和自定義樣式在使用和修改時沒有任何區(qū)別。但是用戶可以刪除自定義樣式，卻不能刪除內(nèi)置樣式。用戶可以創(chuàng)建或應(yīng)用下列類型的樣式：（1）段落樣式：控制段落外觀的所有方面，如文本對齊、制表位、行間距和邊框等，也可能包括字符格式。 （2）字符樣式：段落內(nèi)選定文字的外觀，如文字的字體、字號、加粗及傾斜格式。 （3）表格樣式：可為表格的邊框、陰影、對齊方式和字體提供一致的外觀。 （4）列表樣式：可為列表應(yīng)用相似的對齊方式、編號或項目符號字符以及字體。4.4.3 如何使用樣式如果要在文檔中使用樣式，可以把光標定位在要使用樣式的段落中任一位置，如果要應(yīng)用多個段落，可以用鼠標選中多個段落然后使用下面的辦法可進行應(yīng)用樣式的操作。（1）用鼠標單擊【格式】工具欄中【樣式】列表框，然后在打開的下拉列表框中選取一種樣式名，所選擇段落就會應(yīng)用該樣式而重排文字和段落的版式。（2）默認的情況下，可以使用如下的快捷鍵（用戶可以自定義）來應(yīng)用其相應(yīng)的樣式名： 按Ctrl+Alt+1鍵，應(yīng)用標題1 按Ctrl+Alt+2鍵，應(yīng)用標題2 按Ctrl+Alt+3鍵，應(yīng)用標題3 按Ctrl+Alt+n鍵，應(yīng)用正文（3）選擇【格式】菜單，然后單擊【樣式和格式】命令，可以打開如圖4.10所示的對話框，可以在該樣式列表框中選擇一種適用的樣式名，選擇之后即可應(yīng)用該樣式了。其中樣式名后帶符號的表示是“字符樣式”，帶符號的表示是段落樣式，而帶符號的表示表格樣式。 圖4.10 【樣式和格式】任務(wù)窗格 4.11 【格式設(shè)置】對話框 如果在【顯示】框中選擇了【所有樣式】，則可以單擊【有效格式】恢復默認的視圖，單擊【正在使用的樣式】僅查看文檔中出現(xiàn)的格式，單擊【自定義】項，可以打開如圖4.11所示【格式設(shè)置】對話框，在此對話框中可更詳細地定義樣式顯視視圖。 如果 Word 選擇【顯示】框中的【有效樣式】，則文檔中可能具有許多外觀相似但不完全相同的重復格式。若要提供更加一致的外觀并刪除重復的格式，可以檢查格式的一致性。 當按住Shift鍵的同時，單擊【格式】工具欄中的【樣式】列表，就可以看到所有的樣式名稱。4.4.4 新建樣式如果對默認模板中的樣式不滿意，用戶可以使用下面的操作進行自定義新樣式。（1）如果任務(wù)窗格沒有打開，可以單擊【格式】工具欄上的【樣式和格式】命令。 （2）在【樣式和格式】任務(wù)窗格中，單擊【新樣式】按鈕，打開【新建樣式】對話框，如圖4.12所示。 圖4.12 【新建樣式】對話框（3）在【名稱】框中鍵入樣式的名稱，該名稱不能與內(nèi)置樣式的名稱同名即可，如“二級標題”。（4）在【樣式類型】列表框中選擇新建樣式要應(yīng)用的類型，有【段落】和【字符】兩項選擇，單擊段落可創(chuàng)建新的段落樣式；單擊字符可創(chuàng)建新的字符樣式。如果要修改原有樣式，則無法使用此選項，因為不能更改原有樣式的類型。（5）在【基于樣式】右邊的列表框中單擊一種樣式名，表示選擇要使新建或更改樣式格式基于原有的樣式，一般選擇為【正文】。（6）在【后續(xù)段落樣式】列表框中，單擊需要 Word 將其應(yīng)用于下一段落的樣式。設(shè)置段落樣式后，如果在用新建或修改樣式設(shè)置格式的段落的結(jié)尾處按 Enter，Word 會將該【后續(xù)段落樣式】樣式應(yīng)用于后面的段落。（7）在【格式】選項組設(shè)置：如，設(shè)置中文，“楷體”，“五號”、“傾斜”，西文，Times New Roman，“五號”、“傾斜”，段落，“左對齊”、“單倍行距”。（8）選中【添加到模板】復選框，以方便今后也能使用。如選中【自動更新】復選框，則每當用戶手動設(shè)置應(yīng)用了此樣式的段落的格式時，都將自動重新定義此樣式，同時Word 會更新活動文檔中用此樣式設(shè)置格式的所有段落。以上操作只完成樣式的基本設(shè)置，如果要使樣式有更多的用處，如使用快捷鍵和定義標題級別以方便創(chuàng)建目錄等，還要單擊【格式】按鈕，打開如圖4.13所示的菜單，圖4.13 樣式中的【格式】菜單繼續(xù)設(shè)置更為具體的步驟，執(zhí)行下列操作之一： 選擇【字體】選項，打開【字體】對話框，可以更為具體地設(shè)置【字符】的字體、字號、字形、字體格、字體效果、字體間矩、文字效果等。 選擇【段落】選項：將打開【段落】對話框，如圖4.14所示。圖4.14 設(shè)置樣式的段落格式在【常規(guī)】域中，可以設(shè)置段落的【對齊方式】，一般為【左對齊】或【兩端對齊】兩種，特別是在【大綱級別】中設(shè)置該樣式的標題級別，可設(shè)置的級別有【正文文本】、【標題1】【標題9】，如圖4.14所示。標題樣式相當重要，如Word的內(nèi)置樣式標題1、標題2、標題3，可用它們在文檔結(jié)構(gòu)圖中查看文檔的標題材級別，更為重要的是，使用標題可以自動插入一篇文章的目錄。用戶除了可以使用內(nèi)置的標題以外，還可以新建同級別的樣式，又或者可以更改內(nèi)置的標題樣式。如定義該樣式的大綱級別為【3級】，那么該樣式在創(chuàng)建目錄時就為三級標題的目錄，如圖4.15所示。而且該樣式在大綱視圖或者文檔結(jié)構(gòu)圖中都可以用三級標題顯示可以看到，如圖4.16所示。 圖4.15 定義為三級標題后生成的目錄 圖4.16 在文檔結(jié)構(gòu)圖中查看三級標題 單擊【制表位】選項，可以設(shè)置該樣式的制表位位置、制表位對齊方式以及制表位前導符等。 如果需要，可以單擊【邊框】選項，用來設(shè)置該樣式的邊框與底紋等。 單擊【編號】選項，可以為該樣式設(shè)置自動編號、項目符號、多級符號等。 單擊【語言】選項，可以設(shè)置該樣式的語言選項和是否檢查拼寫和語法。 單擊【圖文框】選項，可為樣式添加圖文框，并設(shè)置圖文框選項。 單擊【快捷鍵】選項，可以打開如圖4.17所示的對【自定義鍵盤】對話框。4.17 定義樣式的快捷鍵此時把光標定位在【請按新快捷鍵】下邊的輸入框中，然后在鍵盤上同時按下幾個需要指定的快捷鍵（一般要使用三個以上的鍵，以免快捷鍵重復），如同時按下Alt、Ctrl Shift和3鍵，那么該輸入框中就顯示為Alt+Ctrl+Shift+3，如圖4.17所示。接著單擊【指定】按鈕，快捷鍵Alt+Ctrl+Shift+3就會移到【當前快捷鍵】列表框中去。最后單擊【關(guān)閉】按鈕返回【新建樣式】窗口。到此，新建的樣式就大功告成了。在這里，新建或修改標題樣式中的快捷鍵有一個技巧：定義快捷鍵時，標題1一般用快捷鍵Alt+Ctrl+Shift+1，標題2用快捷鍵Alt+Ctrl+Shift+2，標題3一般用快捷鍵Alt+Ctrl+Shift+3，依此類推，既避免鍵盤上按鍵重復，又方便記憶。提示：如果要使用已經(jīng)設(shè)置為列表樣式、段落樣式或字符樣式的基礎(chǔ)的文本，請選中它，然后基于選定文本的格式和其他屬性新建樣式。4.4.5 先定義后應(yīng)用樣式應(yīng)用了一個樣式之后，可能需要對其中的某些屬性進行修改。修改樣式有兩種方法，一種是先修改應(yīng)用了該樣式的文本，再利用該文本修改樣式，另一種是直接利用【樣式】對話框修改樣式。先定義后應(yīng)用，就是利用更改的文本修改樣式，操作步驟如下：（1）選擇【格式】|【樣式和格式】命令，打開【樣式和格式】任務(wù)窗格。（2）在任務(wù)窗格中單擊要進行修改的樣式，此時會彈出如圖4.18所示的一個菜單，選擇其中的【修改】選項。圖4.18 選擇修改樣式此后的操作與新建樣式的操作是相同的，就不述說了。這里只有兩點應(yīng)注意： 如果是自定義的樣式，可以更改樣式名。只要在【名稱】文本框內(nèi)輸入新的樣式名即可。如果是Word 2002的內(nèi)置樣式，則已有樣式名不能被去掉，只能在已有樣式名后加備注。 如果選中【自動更新】復選框，則無論何時用戶將人工格式應(yīng)用于設(shè)置的此樣式的任何段落，都自動重新定義該樣式。同時Word將自動更新當前文檔中應(yīng)用了此樣式的所有段落，所以一般盡量不要選中【自動更新】選框。4.4.6 先排版后定義樣式直接利用【樣式】對話框修改樣式的方法是：（1）選定應(yīng)用的該樣式的文本。此時，該樣式的名稱顯示在【格式】工具欄的【樣式】列表框中。（2）按照通常的方法對文本進行排版。例如，通過【格式】|【字體】或【段落】等命令設(shè)置段落的字體和段落間距等。（3）單擊【格式】工具欄的【樣式】列表框，Word將高亮顯示該樣式的名稱，按回車鍵進行確認。此時將出現(xiàn)【更改樣式】對話框，詢問是否重新定義樣式，如圖4.19所示的【修改樣式】對話框。圖4.19 【修改樣式】對話框（4）選擇【更新樣式，以反映最近所做修改】項。（5）如果選擇【將樣式的格式重新應(yīng)用于所選內(nèi)容】復選框，那么將所選內(nèi)容的格式恢復為原樣式定義的格式。（5）如果選中【從現(xiàn)在開始自動更新樣式】復選框，則在不顯示此對話框的情況下自動更改樣式定義，以符合當前所選內(nèi)容的格式。若要關(guān)閉自動更新，可單擊【格式】菜單中的【樣式和格式】，選擇一種樣式，單擊【更改】，再清除【自動更新】復選框。修改樣式的操作充分顯示了使用樣式的優(yōu)點，因為修改了樣式后，所有應(yīng)用了該樣式的文本格式都會作相應(yīng)的變化，大大提高了編輯、排版的工作效率。如果用戶文檔中有十幾個甚至幾十個“技巧與提示”的樣式，如果一個一個地修改，就要改幾十次，而使用樣式只需修改一次就得了。4.4.7 在文檔與模板間互相復制樣式有的用戶也許會問，在普通模板中的樣式如何應(yīng)用到已有文檔中去？這樣就不用再在該文檔中定義相同的樣式了。用戶不但在普通模板中的樣式如何應(yīng)用到已有文檔中去，而且，其它任何一個文檔的樣式既可以復制到Normal文檔中去，也可以復制到任意一個文檔中去。操作如下：（1）單擊【工具】菜單中的【模板和加載項】命令。 （2）單擊【管理器】按鈕，再單擊【樣式】選項卡。打開如圖4.20所示的【管理器】對話框。 （3）左邊窗口是當前活動文檔的所有樣式，右邊窗口是Normal（共用模板）所有樣式，如要從活動文檔中把樣式復制到模板，可以從左邊窗口中選擇需要復制的樣式，然后【復制】按鈕；如要從模板中把樣式復制到當前活動文檔中，可以從右邊窗口選擇需要的樣式名，然后單擊【復制】按鈕。如要刪除該樣式，可以單擊【刪除】按鈕，如要更改樣式名稱，可以單擊【重命名】按鈕，然后在打開的【重命名】對話框中輸入新名稱即可。圖4.20 【管理器】對話框（4）若要將樣式復制到不同的模板或文件，或從不同模板或文件復制樣式，可以單擊【關(guān)閉文件】以關(guān)閉活動文檔及其附屬模板，或關(guān)閉 Normal 模板。然后單擊【打開文件】，打開所需的模板或文件。例如，需要在當前活動模板中使用其他模板的樣式，可以單擊右邊窗口的【關(guān)閉文件】按鈕。此時【關(guān)閉文件】按鈕又變成了【打開文件】按鈕。單擊【打開文件】按鈕，此時打開一個【打開】對話框，在此對話框中選擇基于其他模板的樣式，如“技巧與提示模板”。單擊打開按鈕之后，就可以在【管理器】窗口中進行樣式互相復制了。4.4.8 保存當前文檔的樣式保存當前文檔的樣式實際上就是保存文檔的模板，那么什么是模板呢？其實用戶在排版過程中就時刻都在使用模板，模板是一類特殊性的文檔，它可以提供完成最終文檔所需的基本工具。使用模板可以快速創(chuàng)建所需要文檔主要框架。在Word中，每一篇文檔都是在模板的基礎(chǔ)上建立的。Word默認使用的模板是（Normal.dot）。它在C:WINDOWSApplication DataMicrosoftTemplates目錄下。如果在這個目錄下沒法找到模板文件，可以使用Windows的“搜索”辦法，在“搜索”的文件名中鍵入“*.dot”，然后單擊【立即搜索】按鈕即可。如果要把當前活動文檔保存為模板文件，并且可以讓其他文檔使用該模板的樣式，方法很簡單，只要在在當前活動文檔中單擊菜單中的【文件】|【另存為】命令，或者按快捷鍵F12，打開如圖4.21所示的【另存為】對話框，在該對話框的【保存類型】中選擇【文件模板】項，此時該文件會自動選擇保存到C:WINDOWSApplication DataMicrosoftTemplates目錄下。再在【文件名】輸入框中輸入模板名稱，最后單擊【保存】按鈕即可。當用戶在【管理器】中打開【模板文件】時就會在如圖4.21所示的【打開】對話框中看到所保存的模板文件。圖4.21 保存模板文件另外，Word每次啟動的時候，啟動的是Normal.dot模板文件，如果把這個模板文件進行適合于自己的改動，再保存下來，那Word在啟動的時候就可以按照自己的習慣直接使用紙張大小、字號、字體、邊距等符合自己需要的新文檔了。4.4.9 更改模板的正文樣式Word中的默認【樣式】往往不一定滿足個人常用的習慣格式，所以不少人文字錄入完畢后，需要重新設(shè)置格式，就顯得比較麻煩，特別是正文尤為顯著。下面以【正文】樣式為例來改變它的格式。（1）啟動Word進入新文檔。（2）單擊【格式】|【樣式和格式】命令。（3）在彈出的【樣式和格式】對話框的樣式中選擇【正文】。單擊正文樣式的下拉三角按鈕。（4）在下拉列表中選擇【修改】命令，打開【修改樣式】對話框。（5）在【修改樣式】對話框中單擊【格式】按鈕。（6）在彈出一個下拉菜單。選擇想要更改的項，例如，選擇【字體】命令，打開如圖4.22所示的【字體】對話框。圖4.22 設(shè)置正文樣式的字體（7）在彈出的【字體】對話框中的【字體】文本框里，在【中文字體】下拉列表框中選擇【宋體】選項，在【字形】下拉列表框中選擇【常規(guī)】選項，在【字號】下拉列表框中選擇【四號】選項，在【字體顏色】下拉列表中選擇【藍色】選項，【下劃線】和【著重號】下拉列表框中都選擇【無】，【效果】區(qū)域中在想要的選項中打上【】，【字符間距】及【動態(tài)效果】選項卡中的選項按自己意愿進行設(shè)置，全部設(shè)置好后，單擊【確定】按鈕后回到【修改樣式】對話框。（8）再單擊【格式】按鈕，在彈出的菜單中選擇【段落】命令。（9）在彈出的【段落】對話框中選擇【縮進和間距】選項卡，打開如圖4.23所示的對話框。圖4.23 設(shè)置正文樣式的段落（10）在【特殊格式】下拉列表框中選擇首行縮進，度量值項調(diào)整到1厘米，【行距】下拉列表框中選擇【單倍行距】、【1.5倍行距】或【固定值15.6磅】。（12）在換行和分頁及其他欄中按自己意愿進行設(shè)置（一般不需要更改），確定后回到【修改樣式】對話框。（13）選中【添至模板】復選框，確定后更改工作全部完成。如不選擇【添至模板】復選框，以后打開Word樣式中的正文還是原來的默認值，就不能應(yīng)用于此后的文檔了。要更改樣式中另外的選項，照此類推，更改完畢，以后錄入的新文檔就會自動按更改后的樣式編排了。4.4.10 快速創(chuàng)建標題樣式用戶可以快速創(chuàng)建一般居中和粗體文本和其他格式的標題樣式。其操作方法是，先輸入文本或者樣式標題，選定該文本或標題，然后單擊【格式】工具欄上的【居中】按鈕和【加粗】按鈕。如果需要，還可以單擊【格式】|【字體】和【段落】命令，分別設(shè)置文本的字體和段落格式，如字體顏色和段落邊框等。接著，在【格式】工具欄上的樣式框中輸入樣式名稱，例如，【名言】，如圖4.24所示，最后按Enter鍵。此后用戶的文檔就可以使用【名言】樣式了。 圖4.24 快速創(chuàng)建標題樣式4.5 創(chuàng)建目錄技巧目錄通常是文檔不可缺少的部分，有了目錄，用戶就能很容易地知道文檔中有什么內(nèi)容，如何查找內(nèi)容等。Word提供了自動創(chuàng)建目錄的功能，使目錄的制作變得非常簡便，既不用費力地去手工制作目錄、核對頁碼，也不必擔心目錄與正文不符。而且在文檔發(fā)生了改變以后，還可以利用更新目錄的功能來適應(yīng)文檔的變化。除了可以創(chuàng)建一般的標題目錄外，還可以根據(jù)需要創(chuàng)建圖表目錄以及引文目錄等。但要創(chuàng)建引文目錄，就要在文檔中先標記引文。若要編制圖表目錄，要指定要包含的圖表題注。編制圖表目錄時，Word 對題注進行搜索，依照號碼進行排序，并在文檔中顯示圖表目錄。4.5.1 從標題樣式創(chuàng)建目錄Word是一般是利用標題或者大綱級別來創(chuàng)建目錄的。因此，在創(chuàng)建目錄之前，應(yīng)確保希望出現(xiàn)在目錄中的標題應(yīng)用了內(nèi)置的標題樣式（標題1到標題9）。也可以應(yīng)用包含大綱級別的樣式或者自定義的樣式，如將章一級標題定為“標題1”，節(jié)一級的標題定為“標題2”，小節(jié)一級定為“標題3”。一個文檔的結(jié)構(gòu)性是否好，可以從文章的【文檔結(jié)構(gòu)圖】或者是【大綱視圖】中看到。如果文檔的結(jié)構(gòu)性能比較好，創(chuàng)建出有條理的目錄就會變得非常簡單快速。從標題樣式創(chuàng)建目錄的操作步驟是：（1）把光標移到要移到目錄的位置。一般是創(chuàng)建在該文檔的開頭或者結(jié)尾。（2）單擊【插入】|【引用】|【索引和目錄】選項，并在彈出的【索引和目錄】對話框選擇【目錄】選項卡，打開如圖4.25所示的【索引和目錄】對話框。圖4.25 【索引和目錄】對話框（3）在【格式】列表框中選擇目錄的風格，選擇的結(jié)果可以通過【打印預覽】框來查看。如果選擇【來自模板】選項，標識使用內(nèi)置的目錄樣式（目錄1到目錄9）來格式化目錄。如果要改變目錄的樣式，可以單擊【修改】按鈕，按更改樣式的方法修改相應(yīng)的目錄樣式。并且只有選擇【來自模板】選項時，【修改】按鈕才有效。（4）如果要在目錄中每個標題后面顯示頁碼，應(yīng)選擇【顯示頁碼】復選框。（5）如果選中【頁碼右對齊】復選框，則可以讓頁碼右對齊。（6）在【顯示級別】列表框中指定目錄中顯示的標題層次。一般只顯示3級目錄比較恰當。（7）在【制表符前導符】列表框中指定標題與頁碼之間的制表位分隔符。（8）單擊【確定】按鈕，插入了后的目錄如圖4.26所示。圖4.26 插入目錄的效果如果一篇文章一般都是由多個文檔組成，可以把剛創(chuàng)建的目錄復制到一個新文檔中去，再把幾個文檔的目錄都合成在一起之后，就可以把整篇文章的完整目錄就自動創(chuàng)建了。但這樣完成的目錄是獨立的一個文檔的，是不能進行自動更新的。如果使用的是主控文檔或把多個文檔合并到一個文檔中，就可以一次性把整篇文檔的目錄創(chuàng)建了。4.5.2 從其他樣式創(chuàng)建目錄也許有的用戶會問，如果用的不是Word內(nèi)置的樣式，即從文檔中的不同樣式中創(chuàng)建目錄，如，不根據(jù)“標題1”到“標題9”樣式來創(chuàng)建目錄，而是根據(jù)自定義的“樣式1”到“樣式3”樣式來創(chuàng)建目錄，那么還能自動創(chuàng)建目錄嗎？回答當然是可以的，下面就詳細介紹從其他樣式創(chuàng)建目錄的方法。（1）將光標移到要插入目錄的位置。（2）打開如圖4.25所示的【索引和目錄】對話框，單擊【選項】按鈕。彈出【目錄選項】對話框。（3）在【目錄建自】下面選中【樣式】前的復選框，選中它表示可以在【有效樣式】列表中單擊的樣式創(chuàng)建目錄。（4）在【有效樣式】列表框中找到標題使用的樣式（該文檔中所有使用的段落樣式都可以在此找到），如【樣式0】、【樣式1】、【樣式2】；也可以是用戶創(chuàng)建的任何樣式，然后在【目錄級別】文本框中指定標題【樣式0】、【樣式1】、【樣式2】、【樣式17】的目錄級別分別為1、2、3、4，如圖4.27所示。圖4.27 選擇其他樣式作為目錄的級別當僅使用自定義樣式時，可以刪除內(nèi)置樣式或任意一種樣式的目錄級別數(shù)，方法是刪除【目錄級別】文本框中的數(shù)字即可。例如，用戶可以刪除標題1、標題2和標題3后面的【目錄級別】中的數(shù)字。如要使兩種樣式使用相同的目錄級別，只要在兩種樣式名的【目錄級別】框中鍵入相同的級別數(shù)字即可，如要使【小技巧正文】樣式與【樣式2】使用相同的目錄級別，可分別在它們的目錄級別欄中鍵入3。同樣用戶也可以增加【目錄級別】中的數(shù)字，如增加到標題4標題5等。（5）單擊【確定】按鈕，返回到【目錄和索引】對話框。（6）在【目錄和索引】對話框選擇合適的選項后單擊【確定】按鈕。這樣，Word就會在指定的地方建立目錄，目錄中的頁碼是由Word按該樣式在文檔出現(xiàn)的位置來確定的。4.5.3 由目錄域創(chuàng)建目錄如果文檔中沒有應(yīng)用樣式，全部是正文文字，此時如果插入目錄，可以通過目錄域的方法創(chuàng)建目錄，此種方法適用于字符樣式或文字檢索的目錄?？梢允褂谩緲擞浤夸涰棥康姆椒▽⒛夸浻虿迦胛臋n。下面假設(shè)有一篇文檔是宋詩一百首，要把每首宋詩的詩名創(chuàng)建成目錄，因為詩名沒有使用樣式，此時可以由目錄域創(chuàng)建目錄，操作方法如下：（1）在文檔中包含目錄的第一首宋詩詩名塞上。（2）按快捷鍵Alt+Shift+O。打開如圖4.28所示的【標記目錄項】對話框。圖4.28 【標記目錄項】對話框（3）在【級別】框中，選擇目錄的級別，如1，2，3等級別。并單擊【標記】按鈕。（4）不退出對此對話框，選擇第二首宋詩詩名寒食，當切換【標記目錄項】對話框為活動窗口時，該選定的文本就會出現(xiàn)在【目錄項】文本框中，如圖4.29所示。圖4.29 繼續(xù)標記目錄項繼續(xù)標記第三首宋詩詩名村行、第四首宋詩詩名春居雜興二首第100首宋詩詩名過零丁洋。當標記完所有需要創(chuàng)建的目錄文本后，此時該對話框中的【取消】按鈕將變成【關(guān)閉】按鈕，單擊【關(guān)閉】按鈕退出。標記了目錄項后的效果如圖4.30所示。圖4.30 標記了目錄項后的效果（5）將光標移到要插入目錄的位置（一般是文檔的開頭或結(jié)尾處）。（6）單擊【插入】|【引用】|【索引和目錄】命令。（7）單擊【目錄】選項卡。（8）單擊【選項】按鈕。（9）在【目錄選項】框中，選中【目錄項域】復選框。并且清除【樣式】和【大綱級別】復選框，如圖4.31所示。 圖4.31 選中【目錄項域】復選框（10）連續(xù)單擊【確定】按鈕即可使用目錄域創(chuàng)建目錄，即可在指定的地方插入了由目錄域創(chuàng)建的目錄，如圖4.32所示。圖4.32 由目錄域創(chuàng)建的目錄4.5.4 創(chuàng)建圖表目錄圖表目錄也是一種常用的目錄，可以在其中列出圖片、圖表、圖形、幻燈片或其他插圖的說明，以及它們出現(xiàn)的頁碼。在建立圖表目錄時 ，用戶可以根據(jù)圖表的題注或者自定義樣式的圖表標簽，并參考頁序按排序級別排列，最后在文檔中顯示圖表目錄。要插入圖表目錄，首先確認要建立圖表目錄的圖片、表格、圖形添加有題注（關(guān)于插入題注，可以參看4.7節(jié)）。使用題