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1 科技檔案管理 2 科技檔案概念和種類 一 科技檔案的概念科技檔案指企 事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu) 社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn) 科研 基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料 二 科技檔案的基本種類主要包括基建 設(shè)備 產(chǎn)品 科研等專業(yè)技術(shù)檔案 3 三 科技檔案代字 代號(hào)表以拼音縮寫首字母為代字 4 第一節(jié)基建檔案管理 一 基建檔案定義基建檔案是在各種建筑物 構(gòu)筑物 地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃 設(shè)計(jì) 施工和使用 維修活動(dòng)中形成的科技檔案 即一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀 決策到建成投入使用的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料 其特點(diǎn)是建設(shè)項(xiàng)目成套 一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案是有機(jī)聯(lián)系的整體 5 二 基建檔案收集工作 一 基建檔案收集歸檔范圍主要包括 基建管理文件 監(jiān)理文件 施工文件 竣工圖等材料 6 二 收集要求 1 基建檔案的管理工作必須納入項(xiàng)目的工作計(jì)劃 待項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)整理齊全 裝訂整齊 移交檔案部門 并辦理移交手續(xù) 2 周期長的工程項(xiàng)目 可按階段分期進(jìn)行歸檔 大項(xiàng)目可在各小項(xiàng)目主管單位工程結(jié)束后分期歸檔 3 竣工圖是工程實(shí)際反映 是工程的重要檔案 要做到字跡工整 圖樣清晰 嚴(yán)禁用圓珠筆 鉛筆或易褪色的書寫材料書寫 4 基建檔案的歸檔材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良 底圖要按規(guī)定繪制 不得有污垢 受潮 破裂等現(xiàn)象 5 檔案人員要參加工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收工作 7 三 收集方法 1 按基建檔案歸檔范圍的規(guī)定接收基建文件材料2 將基建檔案工作納入計(jì)劃管理 1 把材料形成工作納入有關(guān)的管理制度 納入工作程序及網(wǎng)絡(luò)圖 納入科技人員的職責(zé)范圍 納入有關(guān)承包合同 納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制 2 把科技文件材料的形成 積累整理 歸檔和歸檔后的修改補(bǔ)充納入工作計(jì)劃 8 三 基建檔案整理工作 一 基建檔案整理的原則1 遵循自然規(guī)律 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系2 充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ) 對(duì)基建檔案進(jìn)行分門別類的整理3 便于保管和利用 9 二 基建檔案整理步驟1 歸檔鑒定鑒定工作包括兩方面的內(nèi)容 一是是否留存 對(duì)照歸檔范圍看是否屬于歸檔范圍之內(nèi) 從而剔出沒有保存價(jià)值的文件 二是剔除重份文件 10 2 分類基建檔案分類方法一般采用工程項(xiàng)目分類組卷 一個(gè)工程項(xiàng)目組成一卷或數(shù)卷 例如 某單位新建辦公樓項(xiàng)目 歸檔時(shí)設(shè)置分類為 辦公樓工程 后又建了一棟職工宿舍樓 其歸檔時(shí)設(shè)置分類為 職工宿舍樓工程 11 3 組卷 1 對(duì)圖紙進(jìn)行折疊 統(tǒng)一幅面為A4紙大小 297mm 210mm 形式為 手風(fēng)琴式 2 組織案卷案卷的基本特征 案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系的文件材料 案卷內(nèi)的文件應(yīng)齊全 完整 案卷內(nèi)的文件有一個(gè)相對(duì)的數(shù)量界限 以卷盒厚度為準(zhǔn) 案卷應(yīng)采用規(guī)范的卷皮 卷盒兩種形式的裝具 12 3 卷內(nèi)文件排列圖樣材料的排列 有圖紙目錄的按圖紙目錄排列 沒有圖紙目錄的按總體與局部的關(guān)系順序排列 文字材料的排列基本方法 按重要程度 時(shí)間 邏輯關(guān)系和譯文在前 原文在后四種排列方法 圖文混合材料的排列 文字材料在前 圖樣材料在后 13 4 編寫件號(hào) 頁號(hào)裝訂案卷以每卷為單位編寫頁號(hào) 不裝訂案卷先以每卷為單位編寫每份文件的件號(hào) 再以每件為單位從 1 開始編寫頁號(hào) 卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面一律要編寫頁號(hào) 正面在右下角 反面在左下角 14 5 加蓋檔號(hào)章 填寫檔號(hào)基建檔號(hào)的編制 由基建代字 項(xiàng)目名稱或編號(hào) 案卷編號(hào)組成 最好設(shè)置三個(gè)層次 力求簡明 15 在案卷內(nèi)每一件文件首頁右上角空白處加蓋 檔號(hào)章 檔號(hào)章格式如下 檔號(hào) 件號(hào) JJ 10 1 1 16 檔號(hào) JJ 10 1 6 抄寫卷內(nèi)文件目錄按卷內(nèi)文件排列的順序抄寫 卷內(nèi)目錄應(yīng)放在文件最前邊 用鋼筆填寫 卷內(nèi)文件目錄包括以下項(xiàng)目 如圖 17 卷內(nèi)文件目錄說明 序號(hào) 卷內(nèi)文件的順序號(hào) 從1開始流水編制 文號(hào) 即文件的發(fā)文字號(hào) 圖紙為圖號(hào) 責(zé)任者 制發(fā)文件的組織 即文件的發(fā)文機(jī)關(guān) 文件名稱 文件的標(biāo)題 沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范時(shí)須重新擬制標(biāo)題 并加 號(hào) 日期 文件的成文日期 格式如 2003 3 2 頁數(shù) 每份文件的總頁數(shù) 備注 文件需要說明的情況 18 7 填寫卷內(nèi)備考表 注 備考表放在卷內(nèi)文件的最后 19 8 填寫案卷封面 JJ 10 1 20 基建檔案案卷封面的填寫項(xiàng)目及要求 檔號(hào) 即本卷基建檔案的編號(hào) 具體見編號(hào)方法 檔案館 室 號(hào) 不填 縮微號(hào) 不填 案卷題名 即案卷的標(biāo)題 擬寫時(shí)要求題名結(jié)構(gòu)完整 包括工程名稱 分項(xiàng)名稱和文種 一般不超過50個(gè)字 編制單位 本卷內(nèi)所有文件的形成單位 編制單位必須用全稱或通用簡稱 多個(gè)編制單位的可按照其重要程度有選擇地填寫兩到三個(gè) 編制時(shí)間 本卷內(nèi)文件形成時(shí)間跨度 保管期限 基建檔案的保管期限根據(jù) 基建檔案歸檔范圍及保管期限表 確定 密級(jí) 基建檔案的密級(jí)一般為 秘密 21 9 檔案盒脊背填寫檔案盒脊背所填項(xiàng)目與案卷封面一致 JJ 10 1 22 10 基建案卷排列一般采用流水號(hào)排列法 即按工程先后順序進(jìn)行大流水編號(hào) 23 11 編制基建檔案案卷目錄目錄所填項(xiàng)目與案卷封皮項(xiàng)目相同 24 四 基建檔案歸屬問題基建檔案隨其實(shí)體歸屬 即其建筑物產(chǎn)權(quán)是哪個(gè)單位 其基建檔案就應(yīng)該屬于哪個(gè)單位 25 第二節(jié)設(shè)備檔案管理 一 設(shè)備檔案定義設(shè)備檔案是指各種機(jī)器設(shè)備 車輛 船舶和儀器 儀表的檔案材料 其特點(diǎn)是型號(hào)成套 同一型號(hào)的設(shè)備或儀器的檔案材料是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體 26 二 設(shè)備檔案收集工作 一 設(shè)備檔案收集范圍 主要包括儀器設(shè)備購置文件材料 隨機(jī)文件材料 設(shè)備儀器安裝 使用 維修形成的材料 注 辦公設(shè)備及用品 機(jī)動(dòng)車等的采購計(jì)劃 審批手續(xù) 招標(biāo)投標(biāo) 購置等文件材料 機(jī)動(dòng)車的調(diào)撥 保險(xiǎn) 事故 轉(zhuǎn)讓等文件材料歸入文書檔案 27 二 收集方法及要求1 歸檔的文件材料要求齊全 完整 2 設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)必須有檔案員在場履行簽字手續(xù) 保證文件材料完整 準(zhǔn)確 系統(tǒng) 3 設(shè)備檔案在開箱驗(yàn)收和正式運(yùn)轉(zhuǎn)后三個(gè)月內(nèi) 由承擔(dān)部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)積累 按材料的性質(zhì)和結(jié)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)整理 組成保管單位 填好目錄 向檔案室移交 并辦理交接手續(xù) 28 三 設(shè)備檔案整理工作 一 分類設(shè)備檔案分類方法一般采用型號(hào)分類法 即同一型號(hào)的設(shè)備檔案集中在一起 保持其完整成套 設(shè)備比較多的單位可采用性質(zhì) 工序 型號(hào)分類法 例如按照設(shè)備性質(zhì)歸類 如金屬切削設(shè)備 鍛壓設(shè)備 起重設(shè)備等 然后在每一個(gè)類別內(nèi) 以型號(hào)為單元?jiǎng)澐謾n案類別 29 二 組卷1 設(shè)備檔案組卷工作參照基建檔案整理 2 設(shè)備檔案檔號(hào)編制 SB T2000 01 設(shè)備檔案代字 設(shè)備型號(hào) 案卷順序號(hào) 分類號(hào) 30 3 設(shè)備檔案題名擬寫例 東芝satelliteL10筆記本電腦使用說明書 合格證等 第一部分設(shè)備名稱 東芝satelliteL10筆記本電腦第二部分科技文件的名稱 使用說明書 合格證等注 產(chǎn)品檔案案卷題名的編制與設(shè)備檔案相同 31 4 設(shè)備檔案保管期限設(shè)備檔案保管期限劃分參照 設(shè)備檔案歸檔范圍及保管期限表 執(zhí)行 32 四 設(shè)備檔案歸屬問題設(shè)備檔案隨其實(shí)體歸屬 即設(shè)備儀器所有權(quán)歸哪個(gè)單位 其設(shè)備檔案就應(yīng)該屬于哪個(gè)單位 33 第三節(jié)科研檔案管理 一 科研檔案定義科研檔案是指在自然科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字 圖表 數(shù)字和聲像等各種形式和載體的文件材料 其特點(diǎn)是課題成套 34 二 科研檔案收集工作 一 科研檔案收集的內(nèi)容 包括科研準(zhǔn)備階段 研究實(shí)驗(yàn)階段 總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段 成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段 推廣應(yīng)用階段形成的各類材料 35 二 收集要求及方法 1 科研檔案的歸檔時(shí)間應(yīng)在課題完成經(jīng)過鑒定并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查后三個(gè)月內(nèi)立卷歸檔 歸檔材料要求齊全完整 2 歸檔的文件材料不能用鉛筆 彩筆 圓珠筆和藍(lán)復(fù)寫紙 如復(fù)寫應(yīng)采用單面黑復(fù)寫紙 3 凡屬秘密級(jí)以上的科技檔案涉及專利與對(duì)外技術(shù)轉(zhuǎn)讓的項(xiàng)目資料不準(zhǔn)對(duì)外公開 專利實(shí)施與轉(zhuǎn)讓事宜統(tǒng)一由科技部門經(jīng)辦 4 課題組長負(fù)責(zé)對(duì)歸檔文件材料的齊全 完整 審核簽字 并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核歸檔 36 三 科研檔案整理工作 一 分類科研檔案適用于按課題法進(jìn)行分類 即在全部科研檔案范圍內(nèi) 以各個(gè)獨(dú)立的研究課題為分類單元?jiǎng)澐謾n案 其特點(diǎn)是便于實(shí)現(xiàn)一個(gè)研究課題檔案材料的成套集中管理 37 二 組卷1 科研檔案組卷工作參照基建檔案整理 2 科研檔案檔號(hào)編制 KY 1 01 科研檔案代字 課題代號(hào) 案卷順序號(hào) 分類號(hào) 38 3 科研檔案題名擬寫例 新農(nóng)村建設(shè)檔案收集工作研究科研課題計(jì)劃任務(wù)書 結(jié)題報(bào)告等 第一部分科研課題名稱 新農(nóng)村建設(shè)檔案收集工作研究第二部分科研文件材料名稱 計(jì)劃任務(wù)書 結(jié)題報(bào)告 39 4 科研檔案保管期限科研檔案保管期限劃分參照 科研檔案歸檔范圍及保管期限表 執(zhí)行 40 第四節(jié)產(chǎn)品檔案管理 一 產(chǎn)品檔案定義產(chǎn)品檔案又叫生產(chǎn)技術(shù)檔案 是在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì) 研制和生產(chǎn)制造活動(dòng)中形成的科技檔案 其基本特點(diǎn)是型號(hào)成套 一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品的檔案材料是有機(jī)聯(lián)系的整體 41 二 產(chǎn)品檔案收集工作 一 產(chǎn)品檔案收集的內(nèi)容 一般包括產(chǎn)品檔案 工藝檔案和標(biāo)準(zhǔn)檔案 1 產(chǎn)品檔案主要內(nèi)容有 技術(shù)協(xié)議書 委托書及合同 技術(shù)任務(wù)書 可行性研究報(bào)告 行業(yè)調(diào)查報(bào)告 專題分析報(bào)告 產(chǎn)品設(shè)計(jì)計(jì)算材料 圖樣材料 技術(shù)條件 產(chǎn)品試制鑒定材料 產(chǎn)品定型報(bào)告 說明書 合格證 質(zhì)量證書 產(chǎn)品樣本 裝箱單等 42 2 工藝檔案主要內(nèi)容有 產(chǎn)品工藝方案 工藝流程圖 生產(chǎn)流程圖 工藝規(guī)程 技術(shù)操作規(guī)程 工藝裝備圖樣 包括刃具 夾具 量具 模具圖等 及說明書 技術(shù)定額 工藝技術(shù)總結(jié)等 3 標(biāo)準(zhǔn)檔案從等級(jí)上包括國際標(biāo)準(zhǔn) 國家標(biāo)準(zhǔn) 部頒標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 從類型上則包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn) 產(chǎn)品設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn) 工藝標(biāo)準(zhǔn) 工藝裝備標(biāo)準(zhǔn) 原材料標(biāo)準(zhǔn)等 43 二 收集工作方法及要求1 產(chǎn)品檔案的歸檔一般是在該項(xiàng)目完成之后 由科技人員進(jìn)行系統(tǒng)整理 移交到檔案室保管 2 產(chǎn)品檔案一般歸檔一份 特別重要的 使用頻繁的則需要?dú)w檔一至幾份副本供日常借閱使用 3 歸檔的產(chǎn)品檔案要做到書寫材料優(yōu)良 字跡工整 圖形清晰 有利于長久保存 4 產(chǎn)品文件在進(jìn)行歸檔和移交時(shí) 要編寫歸檔文件簡要說明和移交清單 44 三 產(chǎn)品檔案整理工作 一 分類產(chǎn)品檔案最基本的分類方法是按照產(chǎn)品型號(hào)進(jìn)行分類 即型號(hào)分類法 其特點(diǎn)是同一型號(hào)的產(chǎn)品檔案集中在一起 保持其完整成套 反應(yīng)一個(gè)產(chǎn)品的全貌及其內(nèi)部組件 部件之間的結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系 便于成套地利用產(chǎn)品檔案 45 二 組卷1 產(chǎn)品檔案組卷工作參照基建檔案整理 2 產(chǎn)品檔案檔號(hào)編制 CP M6014 01 產(chǎn)品檔案代字 產(chǎn)品型號(hào) 案卷順序號(hào) 分類號(hào) 46 3 產(chǎn)品檔案保