有效時間管理【非常經(jīng)典，打燈籠都找不到的好資料】

1 有效時間管理 2 大綱 一、時間管理的概念 二、時間管理的誤區(qū) 三、五代時間管理歷程 四、時間管理與習慣的關(guān)系 五、時間到哪里去了 六、時間管理的十大關(guān)鍵 七、時間管理的理論和原則 3 在開始之前 . 4 如果您的 餘 生只剩下三天 , 您 會 做那三件事情 ? 請閉目一分鐘思考這個問題 5 時間管理是什麼？ 6 一、時間管理的概念 （一）什么是時間？ 在我們探討“時間管理”這個問題以前，不妨先來讀篇文章： 1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如下： 諸位畢業(yè)同學：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們一句話。 這一句話是：珍惜時間，不要拋棄學問。 以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強的時候，努力做一種專門學問。少年是一去不復返的，等到精力衰竭的時候，要做學問也來不及了。 有人說：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學問，既沒有圖書館，也沒有實驗室，哪能做學問？ 7 我要對你們說：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不肯讀書；凡是要等到有了實驗室方才做研究的，有了實驗室也不肯做研究。你有了決心要研究一個問題，自然會節(jié)衣縮食去買書，自然會想出法子來設(shè)置儀器。 至于時間，更不成問題。達爾文一生多病，不能多做工，每天只能做 1點鐘的工作。你們看他的成績！每天花 1點種看 10頁有用的書，每年可看 3600多頁書； 30年讀 11萬頁書。 諸位， 11萬頁書可以使你成為一個學者了?？墒敲刻炜?3種小報也得費你 1點鐘的功夫；四圈麻將也得費你 1點半鐘的光陰?？葱竽?？還是打麻將呢？還是努力做一個學者呢？全靠你們自己選擇！ 易卜生說：你的最大責任就是把你這快材料鑄造成器。 學問就是鑄器的工具。拋棄了學問便是毀了你自己。 再會了，你們的母校眼睜睜地要看你們 10年之后成什么器。 8 看到胡適先生的這一番語重心長的話語，你有何感受？ “ 時間就是效率 ” 、 “ 時間就是金錢 ” 、 “ 時間就是生命 ” 、 “ 一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰 ” ，諸如此類的描述我們每個人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？ 9 什么是 “ 時間 ” 時間的定義： 從過去 通過現(xiàn)在 到將來 ， 連續(xù)發(fā)生的 ， 各種事件的 “ 過程 ” 。 10 （二）時間的四項獨特性： （ 1）供給毫無彈性 （ 2）無法蓄積 （ 3）無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。 （ 4）無法失而復得 11 個人思考： 如果銀行每天早晨向你的帳號撥款 8.64萬元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有 8.64萬元。 請問：你如何用這筆錢？ 12 （三）時間管理的內(nèi)涵 “ 時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。 時間管理的對象是？ 13 時間 管理是什 麼 ? 時間管理就是自我管理。 自我管理即是改變習慣，讓自己更富績效，更富效能。 把事情很快地做完，叫做效率 把事情很快又很對地做完，叫做效能 時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃。 14 時間 管理不是什 麼 ? 時間本身不是問題，因為每個人每天所擁有的時間都是一樣多。 所以時間管理的問題不在於時間 ， 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間。 15 時間管理的重要性 “ 時間管理”一直是個重要的問題，但從來沒像今天這么重要過 1. 時間有限，而工作無限 2. 解決努力工作卻并不快樂的問題 3. 能主導自己的生命 4. 能實現(xiàn)自己的理想 5. 能兼顧自己和別人的要求 6. 尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要 7. 做到忙而不盲，減輕學習和工作 壓力 16 由于時間所具有的獨特性，時間在各種資源中又往往容易被我們忽略。在上面的“銀行撥款”案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每天我們有 24小時，每小時由 60分鐘組成，每分鐘由60秒組成，總計就是 8.64萬秒。擁有這樣的一筆財富，我們怎么可以視而不見？又怎么可以隨意處之？這個問題恐怕需要我們花點時間來考慮。 17 有人曾粗略地統(tǒng)計過一個活到 72歲的美國人對時間是怎么花的： 睡覺： 21年 工作： 14年 個人衛(wèi)生： 7年 吃飯： 6年 旅行： 6年 排隊： 6年 學習： 4年 開會： 3年 打電話： 2年 找東西： 1年 其它： 3年 看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受 ？ 18 要成為一個高效的時間管理者和職業(yè)人，減少時間浪費的現(xiàn)象，并非易事。那么，我們的問題究竟在哪里呢？ 19 二、時間管理的誤區(qū) 誤區(qū)之一：工作缺乏計劃 我們要步上職業(yè)化的道路，成為一個強調(diào)實效性的職業(yè)人士，不應該把諸如環(huán)境變化，計劃沒用等原因當做工作中的借口 。 20 查爾斯 史瓦在半世紀前擔任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰(zhàn)：“請告訴我如何能在辦公時間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問費?！崩類鄯朴谑沁f了一張紙給他，并向他說“寫下你明天必須做的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進行第二項重要的工作。倘若任何一項著手進行的工作花掉你整天的時間，也不用擔心。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那么即使運用任何其它方法，你也同樣無法完成它們，而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日里的習慣。當這個建議對你生效時，把它提供給你的部屬采用”。 數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來之所以能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導因于李愛菲的那數(shù)句真言。 21 誤區(qū)之二：組織工作不當 組織工作不當?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面： * 職責權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復 *“事必躬親，親力而為” *溝通不良 *工作時斷時續(xù) 要改善組織不當： 首先，學會如何拒絕請托： 其次，學會利用資源： 22 誤區(qū)之三：時間控制不夠 在我們當中，在時間管理上最大的惡習就是拖延時間，以致到頭來一事無成。下面提供了一個拖延商數(shù)的測驗，請你先做一下自我評核。 23 請據(jù)實選擇以下每一個陳述最切合你的答案： （ 1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務的干擾與危機。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 5）當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當?shù)拇饛汀?A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 24 （ 6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時，以致無法處理所面對的困難任務。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 10）在著手處理一件艱難的任務之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 25 評分標準： 每一個“非常同意”評 4分，“略表同意”評 3分，“略表不同意”評 2分，“極不同意”評 1分。 1、總分小于 20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習慣。 2、總分在 21至 30分之間：表示你有拖延的毛病，但不太嚴重。 3、總分多于 30分：表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。 26 誤區(qū)之四：整理整頓不足 辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關(guān)，因為雜亂是人為的?！半s亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇同樣的命運。套用“帕金森定律” “ 工作將被擴展，以便填滿可供完成工作的時間”，我們也可以導出“文件堆積定律” “ 文件的堆積將被擴展，以便填滿可供堆積的空間?！?當你的上司向你索取一份技術(shù)資料，你是否能在第一時間從容不迫地遞給他？當你需要一份信息時，是否滿文件夾地翻個底朝天？下面是一份“文件處置測驗”，看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。 27 請快速地解答以下十二個問題。如你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請在題目前打問號“？”。 1、訂購文具后所取得的帳單。 2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。 3、來自上司的會議通知（下周一舉行會議）。 4、某大學企管系學生寄來的問卷。 5、部屬交來的（或是你個人的）一份用于準備下一個月業(yè)務報告的有關(guān)資料。 6、一封需要盡快回復的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復。 7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號碼的 E-mail。 8、組織內(nèi)其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或其它）調(diào)查報告。 9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認為其中一、兩本書也許值得訂購，但你無法確定是否真正值得訂購。 10、客戶寄來的一封投訴信。 11、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。 12、提醒自己明年及早準備財務預算的備忘錄。 28 假如你在以上十二個問題的前面寫上了兩個或兩個以上的 “ ？ ” ，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設(shè)計這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾） 29 誤區(qū)五：進取意識不強 我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本的原因就是他個人缺乏進取意識，缺乏對工作和生活的責任感和認真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個方面： *個人的消極態(tài)度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏噓不已，做白日夢 *工作中閑聊 30 好了，前面我們談到了五個時間管理的誤區(qū)，不管以前我們做得怎樣，要記?。菏澜缟纤械某删投际恰艾F(xiàn)在”所塑造的。因此，我們要記取“過去”，把握“現(xiàn)在”，放眼“未來”。送給大家一句話： 昨天是一張已被注銷的支票， 明天是一張尚未到期的本票， 今天則是隨時可運用的現(xiàn)金。請善用它！ 31 三、五代時間管理理論進程 32 第一代： “ 公雞型 ” 做個備忘錄 ， 當日事當日畢 。 好處： 知道自己做了那些工作； 壞處： 你被各種 “ 事件 ” 所控制 。 結(jié)果： 逢山開路 、 遇水架橋； 后知后覺 ， 忙而無效 ！ 33 “ 公雞型 ” 的問題 注重 “ 事件 ” ： 定義：所做之事均有記錄 。 問題： 是否真正需要做這些事情 ？ 關(guān)鍵詞： 你可能成為時間的 “ 奴隸 ” ！ 34 第二代： “ 倉鼠型 ” 事先做一個 行事履歷 、 日程表 ， 事先規(guī)劃安排行程 反映出時間管理已注意到規(guī)劃未來的重要 好處： 事先有準備 ， 效率明顯提高； 壞處： 你會更忙碌 ， 可能迷失方向 。 35 “ 倉鼠型 ” 的問題 追求 “ 效率 ” ： 定義：少用時間 ， 做更多的事情 。 問題： 你真正需要和追求的是 “ 效率 ” 嗎 ？ 關(guān)鍵詞： 你會成為一架不停工作的 “ 機器 ” ！ 36 第三代： “ 北極熊型 ” 先明確個人價值觀與目標的關(guān)系， 規(guī)劃、定優(yōu)先順序。 也就是依據(jù)輕重緩急設(shè)立短、中、長程目標，再逐日地訂定實現(xiàn)目標的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率 。 好處： 確立了個人價值觀及與目標； 壞處： 可能會缺乏整體的團隊觀念 。 結(jié)果： 對事件的判斷取決于個人價值觀 。 37 “ 北極熊型 ” 的問題 追求自身利益： 定義：個人價值觀和利益至上 。 問題： 個人英雄主義時代已經(jīng)過去了 ！ 關(guān)鍵詞： 你可能會成為一個 “ 孤家寡人 ” ！ 38 第四代： “ 群狼型 ” 追求集體利益： 定義：先做對的事 ， 再把事做對 ！ 強調(diào)： 選擇和確定最重要的事情先去做； 強調(diào)企業(yè) 、 團隊 、 個人的均衡性； 39 “ 群狼型 ” 的基本觀念 要素： 先做重要的事情 ， 而非緊急的事； 要求個人利益必須符合團隊利益 。 關(guān)鍵詞： 學會判斷重要性與緊急性的區(qū)別 。 40 “ 群狼型 ” 的