中國(guó)項(xiàng)目管理師(PMP)國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)考前培訓(xùn)—溝通管理.ppt

中國(guó)項(xiàng)目管理師 PMP 國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)考前培訓(xùn) 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 溝通管理 項(xiàng)目管理師技能要求 能夠編制溝通計(jì)劃能夠編寫項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告能夠按溝通計(jì)劃進(jìn)行通報(bào) 并能及時(shí) 準(zhǔn)確地送達(dá)利益相關(guān)人 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 溝通管理的概念 項(xiàng)目溝通管理就是要保證項(xiàng)目信息及時(shí) 正確地提取 收集 傳播 存儲(chǔ)以及最終進(jìn)行處置 保證項(xiàng)目信息暢通 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 高級(jí)管理人員往往花費(fèi)80 的時(shí)間以不同的形式進(jìn)行溝通 普通管理者約花50 的時(shí)間用于傳播信息 EffectiveCommunication Ludlow R 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 溝通的概念與類型 溝通是意義的傳遞與理解溝通從大類上分 人際溝通組織溝通 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 溝通過(guò)程的一般模式 發(fā)信者 編碼 通道 譯碼 接信者 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 溝通的重要性 決策和計(jì)劃的基礎(chǔ)組織和控制管理過(guò)程的依據(jù)和手段建立和改善人際關(guān)系必不可少的條件成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 溝通方式方法 正式溝通 非正式溝通上行溝通 下行溝通 平行溝通單向溝通 雙向溝通書面溝通 口頭溝通言語(yǔ)溝通 體語(yǔ)溝通 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 約75 的信息傳播是由視覺來(lái)領(lǐng)悟的 語(yǔ)言只傳播約20 的信息 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 溝通渠道 正式 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 溝通渠道 非正式 單線式 流言式 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 溝通渠道 非正式 偶然式 集束式 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 討論 管理者制定計(jì)劃所必須的信息 據(jù)估計(jì)有50 是經(jīng)由小道消息得來(lái)的 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 信息的構(gòu)成 事實(shí)客觀存在情感我們?cè)谔囟ㄇ闆r下訴諸感情程度的反應(yīng) 觀念對(duì)自己 社會(huì) 文化等的不變的看法觀點(diǎn)我們觀察事物所采取的態(tài)度和主觀看法 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 項(xiàng)目信息的表現(xiàn)形式 主要的表現(xiàn)形式有書面材料 個(gè)別談話 集體口頭形式 技術(shù)形式等 書面材料是項(xiàng)目信息的一種重要表現(xiàn)形式 例如項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告 圖紙 工作條例 合同條款 談話記錄 各種報(bào)表等都是表現(xiàn)項(xiàng)目信息的重要的書面材料 在某些情況下 項(xiàng)目信息也以個(gè)別談話的形式表現(xiàn)出來(lái) 個(gè)別談話包括口頭分配任務(wù) 匯報(bào) 工作檢查 批評(píng) 介紹情況 談判交涉等 集體口頭形式如工作討論 會(huì)議等 此外項(xiàng)目信息也可以通過(guò)電話 電報(bào) 電傳 傳真 錄像 廣播 電子郵件等形式表現(xiàn)出來(lái) 這些形式可稱之為表現(xiàn)項(xiàng)目信息的技術(shù)形式 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 項(xiàng)目管理信息的類型 自上而下的項(xiàng)目信息自下而上的項(xiàng)目信息橫向流動(dòng)的項(xiàng)目信息以顧問(wèn)室或經(jīng)理辦公室等綜合部門為中心的項(xiàng)目信息項(xiàng)目管理班子與環(huán)境之間進(jìn)行流動(dòng)的項(xiàng)目信息 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 溝通場(chǎng)合 會(huì)見演講會(huì)議談判調(diào)查 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 溝通計(jì)劃 1 項(xiàng)目溝通需求的確定2 項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制的過(guò)程3 項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃涉及的主要內(nèi)容 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 1 項(xiàng)目溝通需求的確定 項(xiàng)目溝通需求是溝通計(jì)劃編制的重要依據(jù) 因此確定項(xiàng)目的溝通需求是編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃的重要工作 項(xiàng)目溝通需求的確定是在信息收集和加工處理的基礎(chǔ)上 對(duì)項(xiàng)目利益相關(guān)者的信息需求做出的全面決策 該項(xiàng)工作涉及到對(duì)確定溝通需求所需要的信息的收集 加工以及對(duì)項(xiàng)目的溝通需求的全面決策 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 1 項(xiàng)目溝通需求的確定 1 確定溝通需求所需信息的收集1 項(xiàng)目溝通內(nèi)容的收集 團(tuán)隊(duì)內(nèi)部或利益相關(guān)者的組織 管理 技術(shù) 實(shí)施的信息及公共信息 2 項(xiàng)目溝通的方式 方法和渠道的收集3 項(xiàng)目溝通的時(shí)間和頻率的收集4 項(xiàng)目溝通信息的來(lái)源和最終用戶的收集 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 1 項(xiàng)目溝通需求的確定 2 確定溝通需求所需信息的加工處理所收集到的信息如果不進(jìn)行加工處理 往往不能直接用于確定項(xiàng)目的溝通需求和編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃 對(duì)所收集的信息進(jìn)行的加工處理工作通常包括歸納 整理 匯總和其他的必要工作 另外 在信息的加工處理中 如果發(fā)現(xiàn)所收集信息不全或信息之間有矛盾 則需要作進(jìn)一步的信息調(diào)查和收集工作 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 1 項(xiàng)目溝通需求的確定 3 項(xiàng)目溝通需求的全面決策項(xiàng)目溝通需求的全面決策涉及項(xiàng)目各方面所需信息的內(nèi)容 格式 類型 傳遞方式 更新頻率 信息來(lái)源等方面的決策 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 2 項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制的過(guò)程 1 項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制的前期準(zhǔn)備工作 需求確認(rèn) 約束條件 假設(shè)前提 2 項(xiàng)目溝通計(jì)劃的編制工作 溝通目標(biāo) 任務(wù)確認(rèn) 任務(wù)安排 資源需求 3 項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制的結(jié)果輸出 溝通管理計(jì)劃 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 3 項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃涉及的主要內(nèi)容 1 信息收集的方式和渠道信息收集的方式和渠道用以說(shuō)明信息應(yīng)該用何種方法從何處收集 2 信息收集的歸檔格式信息的歸檔格式用以說(shuō)明應(yīng)該采用何種方法存貯不同類型的信息 3 信息發(fā)布的方式和渠道信息發(fā)布的方式和渠道用以說(shuō)明各種信息將流向何人以及采用何種方法傳送各種類型的信息 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 3 項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃涉及的主要內(nèi)容 4 信息的發(fā)布與使用權(quán)限信息的發(fā)布與使用權(quán)限用以說(shuō)明各種信息的發(fā)布權(quán)限以及最終用戶的使用權(quán)限 5 準(zhǔn)備發(fā)布信息的詳細(xì)說(shuō)明對(duì)準(zhǔn)備發(fā)布信息的詳細(xì)說(shuō)明包括對(duì)信息的內(nèi)容 格式 詳細(xì)程度 信息的來(lái)源等方面的說(shuō)明 項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃要對(duì)準(zhǔn)備發(fā)布的信息進(jìn)行詳細(xì)的描述 6 信息發(fā)布的時(shí)間表信息發(fā)布的時(shí)間表用以說(shuō)明何時(shí)進(jìn)行何種溝通 項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃需要對(duì)此給出必要的說(shuō)明 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 3 項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃涉及的主要內(nèi)容 7 更新和修訂溝通管理計(jì)劃的方法為了保證項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃適應(yīng)項(xiàng)目溝通的實(shí)際需要 隨著項(xiàng)目的進(jìn)展需要對(duì)溝通管理計(jì)劃進(jìn)行更新和修訂 8 約束條件和假設(shè)前提約束條件是限制項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通的各種因素 假設(shè)前提是那些被認(rèn)定是實(shí)際存在的 確定的 并作為制定計(jì)劃依據(jù)的前提條件 約束條件和假設(shè)前提是項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃編制的重要依據(jù) 溝通管理計(jì)劃需要對(duì)此加以說(shuō)明 以便在這些條件發(fā)生變化時(shí)對(duì)溝通管理計(jì)劃進(jìn)行修訂 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 項(xiàng)目溝通控制 1 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的編寫2 信息發(fā)布 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 1 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的編寫 1 什么是項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告是用于描述項(xiàng)目進(jìn)展情況和取得的成果 傳遞項(xiàng)目執(zhí)行績(jī)效的匯總報(bào)告 通過(guò)項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告 可以明確項(xiàng)目按照進(jìn)度計(jì)劃已經(jīng)到達(dá)的階段 項(xiàng)目已按時(shí)完成的活動(dòng)和未按時(shí)完成的活動(dòng) 已完成的項(xiàng)目活動(dòng)對(duì)項(xiàng)目資源的使用情況 原定的項(xiàng)目目標(biāo)是否已經(jīng)達(dá)到等 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 1 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的編寫 2 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的類別項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告一般有日常報(bào)告 例外報(bào)告和特別分析報(bào)告三種 1 日常報(bào)告是有規(guī)律地報(bào)告項(xiàng)目日常信息的報(bào)告 日常報(bào)告可以根據(jù)資源利用期限提供 也可以每周甚至每日提供 2 例外報(bào)告用于報(bào)告與計(jì)劃存在重大差異的例外情況 并找出存在差異的原因與解決辦法 一般在為項(xiàng)目管理決策提供信息的報(bào)告上使用這種報(bào)告形式 3 特別分析報(bào)告常用于宣傳項(xiàng)目 特別是項(xiàng)目的研究成果 或是對(duì)項(xiàng)目實(shí)施中發(fā)生的一些問(wèn)題進(jìn)行特別評(píng)述 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 1 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的編寫 3 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告涉及的主要內(nèi)容項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的內(nèi)容主要包括本期項(xiàng)目的進(jìn)展情況 本期項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)過(guò)程中存在的問(wèn)題以及解決情況 計(jì)劃采取的措施 項(xiàng)目的變更 下一期的項(xiàng)目進(jìn)展預(yù)期目標(biāo)等 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 1 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的編寫 1 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的編寫依據(jù)1 項(xiàng)目計(jì)劃2 工作結(jié)果3 其他項(xiàng)目記錄 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 1 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的編寫 2 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的編寫方法1 進(jìn)度報(bào)告方法進(jìn)度報(bào)告方法就是利用多種方法報(bào)告進(jìn)度信息的方法 最常用的是橫道圖 里程碑表 關(guān)鍵路線圖和 香蕉 曲線圖 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 1 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的編寫 2 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的編寫方法2 費(fèi)用報(bào)告方法最常用的費(fèi)用報(bào)告方法是費(fèi)用報(bào)告表和S曲線 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 1 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的編寫 2 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的編寫方法3 綜合報(bào)告方法綜合報(bào)告就是將費(fèi)用和進(jìn)度兩方面都在同一個(gè)報(bào)告內(nèi)反映 以便能夠完整地描述項(xiàng)目狀況 最常見的綜合報(bào)告方法是掙值法 掙值法是一種綜合范圍 時(shí)間和成本數(shù)據(jù)的項(xiàng)目績(jī)效衡量技術(shù) 它可以將計(jì)劃中列入的工作同實(shí)際已完成的工作進(jìn)行比較 進(jìn)而確定項(xiàng)目在費(fèi)用支出和時(shí)間進(jìn)度方面是否符合原定計(jì)劃要求 例證 某鐵道工程項(xiàng)目的報(bào)告表表1項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃執(zhí)行情況報(bào)告表填表時(shí)間 2003 07 21 填表人 楊愛華 表2項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)檢查報(bào)告 表3項(xiàng)目執(zhí)行狀態(tài)報(bào)告 表4任務(wù)完成報(bào)告 表5重大突發(fā)事件報(bào)告 表6項(xiàng)目變更報(bào)告 表7項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告 表8項(xiàng)目管理報(bào)告 表9氣象 水文資料日記錄表記錄日期 2000 3 1填表時(shí)間 白天14 00 晚上 21 00 國(guó)家職業(yè)資格項(xiàng)目管理師師級(jí)教案 2 信息發(fā)布 1 什么是信息發(fā)布信息發(fā)布就是以有用的格式及時(shí)地向項(xiàng)目利益相關(guān)者提供其所需要的信息 信息發(fā)布一方面需要滿足溝通管理計(jì)劃的要求 另一方面也需要對(duì)未列入溝通管理計(jì)劃的臨時(shí)信息需求做出應(yīng)對(duì) 國(guó)