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文檔簡(jiǎn)介
第二部分 文書(shū)檔案管理(單選)1、歸檔制度檔案室的檔案收集工作的主要途徑(接收歸檔)2、各單位在工作活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的文件,處理完畢后,經(jīng)由文書(shū)部門(mén)或文件工作人員整理,定期移交給檔案室集中保存,稱(chēng)為(歸檔)。3、文件歸檔屬于(文書(shū)部門(mén))的任務(wù),它是文書(shū)工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié),又是檔案工作開(kāi)始的一個(gè)環(huán)節(jié)。4、檔案整理工作的主要內(nèi)容或程序:區(qū)分全宗檔案分類(lèi)編立保管單位案卷排列編目。5、從全部整理工作程序來(lái)看,文件在(來(lái)源方面)的聯(lián)系是首要的聯(lián)系。6、(全宗)是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。7、(聯(lián)合全宗)就是兩個(gè)或幾個(gè)關(guān)系密切的立檔單位形成的,難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。8、(全宗匯集)是按照一定的特征組成的,檔案數(shù)理很少的若干全宗的集合體。9、(檔案匯集)是由不同的立檔單位形成的,按照一定特征保中起來(lái)的檔案的混合體。10、判定檔案所屬全宗,主要應(yīng)從立檔單位的(內(nèi)部文件發(fā)文收文)三方面著手,分別查明它們的形成者。11、(年度分類(lèi)法)就是根據(jù)形成和處理文件的(年度)將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類(lèi)別。12、如果一份文件上有兩個(gè)以上的日期,就要根據(jù)不同文件的特點(diǎn),確定一個(gè)主要日期,即最能說(shuō)明該文件時(shí)間特點(diǎn)的日期。譬如:內(nèi)部文件和一般發(fā)文,應(yīng)以(寫(xiě)成日期)為根據(jù);來(lái)往文件中的收文以(收到日期或公布、生效日期)為根據(jù);指示、命令等指令文件,以(簽署日期)為根據(jù);計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算統(tǒng)計(jì)報(bào)表等,以(內(nèi)容所針對(duì)的時(shí)限)為根據(jù);跨年度的計(jì)劃可放入(開(kāi)始)的年度,跨年充的總結(jié)可放入(最后)的年度;13、所謂(分類(lèi)方案),就是標(biāo)列各個(gè)類(lèi)目名稱(chēng),表示全宗內(nèi)檔案分類(lèi)體系的綱要,又稱(chēng)(分類(lèi)大綱)14、(案卷目錄)就是案卷名冊(cè),是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。15、每一案卷目錄所含數(shù)量一般以(三位數(shù))為宜,一般不超過(guò)100016、向檔案館移交的檔案要(一式三份案卷目錄)17、整理積存檔案和零散文件的工作程序大致為:區(qū)分全宗分類(lèi)立卷卷內(nèi)文件排列調(diào)整案卷案卷的加工整理確定案卷編號(hào)編制案卷目錄18、檔案內(nèi)容是決定檔案價(jià)值最重要、最本質(zhì)的因素。19、檔案保管期限表,是用表冊(cè)形式列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式,并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。20、鑒定檔案價(jià)值的基本工作方法是直接審查檔案,通常把這種方法稱(chēng)為直接鑒定法。 21、為了使領(lǐng)導(dǎo)人和有關(guān)機(jī)關(guān)審查批準(zhǔn)需要銷(xiāo)毀的檔案,必須編制“檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”,它是日后查考檔案銷(xiāo)毀情況的憑據(jù)。22、檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)批準(zhǔn)后,需要銷(xiāo)毀的檔案一般送工廠作為原料。23、機(jī)密檔案可自行焚毀。為保守黨和國(guó)家的機(jī)密,嚴(yán)禁將應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案作其他用途,更不準(zhǔn)出賣(mài)。無(wú)論采用什么方法銷(xiāo)毀,均應(yīng)指派兩名以上專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)。24、分類(lèi)目錄是根據(jù)體系分類(lèi)法的原理,將檔案主題按中國(guó)檔案法的邏輯體系組織起來(lái)的檢索工具。25、分類(lèi)卡片目錄的編制方法與步驟大致為:填制卡片排列卡片安放導(dǎo)卡。26、專(zhuān)題目錄是系統(tǒng)揭示檔案館(室)內(nèi)有關(guān)某一專(zhuān)門(mén)題目檔案內(nèi)容和成分的一種檢索工具。27、文號(hào)索引是將檔案的文號(hào)與檔號(hào)相對(duì)應(yīng),提供按文號(hào)檢索檔案途徑的檢索工具。28、全宗指南是以文章敘述的形式介紹某一全宗檔案內(nèi)容和成分及其意義的一種工具書(shū),又稱(chēng)為全宗介紹。29、閱覽室是檔案館(室)集中接待利用者,直接傳播檔案信息,當(dāng)面提供咨詢(xún)服務(wù)的基本場(chǎng)所。開(kāi)辟閱覽室接納用戶(hù)是檔案館(室)提供利用的普遍的和主要的服務(wù)方式之一。30、檔案展覽是指根據(jù)某種需要,按照一定的主題,系統(tǒng)地陳列檔案材料。31、檔案證明是檔案館(室)根據(jù)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和個(gè)人的詢(xún)問(wèn)和申請(qǐng),為了核查某種事實(shí)在本館(室)保存的檔案中有關(guān)的記載而編寫(xiě)的書(shū)面證明材料。32、咨詢(xún)工作是檔案工作人員以根據(jù)檔案解答問(wèn)題的方式,向利用者提供檔案信息及有關(guān)情報(bào)的一項(xiàng)服務(wù)工作。33、咨詢(xún)工作一般按下列程序進(jìn)行:接受咨詢(xún)問(wèn)題查找檔案材料答復(fù)咨詢(xún)問(wèn)題建立咨詢(xún)問(wèn)題檔案1、科技文件是在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中直接形成的、處于使用和運(yùn)行過(guò)程中的文件材料。2、區(qū)分科技檔案與政務(wù)文件,最主要的是分析文件的內(nèi)容。3、案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系、價(jià)值相同、密級(jí)相同的科技文件的最小集合體。4、組織案卷是科技文件整理工作的核心內(nèi)容。5、案卷必須是一組具有有機(jī)聯(lián)系的科技文件。有機(jī)聯(lián)系是案卷的本質(zhì)特征,也是組織案卷的基本要求。6、案卷內(nèi)科技文件的保存價(jià)值與密級(jí)應(yīng)基本一致。7、按結(jié)構(gòu)組織案卷主要適用于機(jī)械產(chǎn)品和設(shè)備科技文件(特別是圖樣部分)。8、按工序或階段組織案卷,主要適用于工藝文件、科研文件、設(shè)計(jì)文件以及地質(zhì)勘探文件等。9、案卷內(nèi)圖樣按隸屬關(guān)系排列適用于機(jī)械產(chǎn)品圖樣的排列,其一般順序?yàn)椋嚎倛D組件圖部件圖零件圖10、歸檔范圍是科技文件歸檔的核心內(nèi)容。11、確定歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)是科技文件是否有使用價(jià)值。12、從科技文件的歸檔時(shí)間看,形成周期不太長(zhǎng)的科技文件適用于按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔。13、從科技文件的歸檔時(shí)間看,科技、生產(chǎn)活動(dòng)周期過(guò)長(zhǎng)的文件適用于按形成階段歸檔。14、科技文件的歸檔要求中表明科技業(yè)務(wù)部門(mén)是歸檔工作主體。16、科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头从晨萍肌⑸a(chǎn)活動(dòng)的科技文件。17、專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)是科技檔案最突出的特點(diǎn)。18、專(zhuān)業(yè)性是實(shí)現(xiàn)科技檔案科學(xué)管理的重要依據(jù)之一。19、科技檔案的現(xiàn)在性特點(diǎn),是指它具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性。20、工業(yè)生產(chǎn)檔案(產(chǎn)品檔案)的特點(diǎn)是以型號(hào)成套。21、基本建設(shè)檔案簡(jiǎn)稱(chēng)基建檔案,基建檔案的特點(diǎn)是以工程項(xiàng)目成套,一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案是有機(jī)聯(lián)系的整體。22、設(shè)備檔案的特點(diǎn)是按型號(hào)成套。23、科研檔案的基本特點(diǎn)是以課題成套。24、科技檔案號(hào)的基本結(jié)構(gòu)模式:科技檔案號(hào)=分類(lèi)號(hào)+案卷順序號(hào)第二部分 文書(shū)檔案管理(多選)文書(shū)收集工作的要求:豐富和優(yōu)化庫(kù)藏 加強(qiáng)館(室)外調(diào)查和指導(dǎo) 推行入館檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化 保持全宗和全宗群的不可分散性1、歸檔制度的內(nèi)容:歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求。2、檔案館檔案的來(lái)源:接收現(xiàn)行組織單位的檔案、接收撤銷(xiāo)組織單位的檔案、征集歷史檔案、檔案館之間交接檔案。3、在檔案館(室)內(nèi)檔案的整理,按其工作內(nèi)容的范圍大致分為:系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整、全過(guò)程整理4、文件之間的歷史聯(lián)系,主要表現(xiàn)為來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式四個(gè)方面的內(nèi)容。5、全宗的補(bǔ)充形式主要有:聯(lián)合全宗、全宗匯集、檔案匯集6、全宗群的主要特點(diǎn)是,它的組合方法及其時(shí)空范圍,具有相對(duì)的多樣性和靈活性。7、全宗內(nèi)檔案按文件產(chǎn)生時(shí)間分類(lèi),分為年度分類(lèi)法和時(shí)期分類(lèi)法8、全宗內(nèi)檔案按文件的來(lái)源分類(lèi),分為組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法、作者分類(lèi)法、通訊者分類(lèi)法9、全宗內(nèi)檔案按文件內(nèi)容分類(lèi),分為問(wèn)題分類(lèi)法、實(shí)物分類(lèi)法、地理分類(lèi)法10、全宗內(nèi)檔案按文件形式分類(lèi),分為按文件種類(lèi)分類(lèi)、按文件的載體形態(tài)分類(lèi)、按文件的形狀規(guī)格分類(lèi)11、文書(shū)檔案常用的分類(lèi)方法:分為年度分類(lèi)法、組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法、問(wèn)題分類(lèi)法12、跨年度處理的專(zhuān)門(mén)案件、來(lái)往文書(shū)等,可放入關(guān)系最密切的年度或最后結(jié)案的年度。13、幾個(gè)機(jī)構(gòu)聯(lián)合辦理的文件,按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法,一般應(yīng)歸入主辦單位、退存單位、最后承辦單位14、立卷工作內(nèi)容包括:組成案卷單位、擬寫(xiě)案卷題目、卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄與備考表、案卷封面的編目與案卷的裝封15、常用的立卷方法或立卷特征有:按問(wèn)題、題名、文件、地區(qū)、時(shí)間、收發(fā)文機(jī)關(guān)(也叫通訊者)16、卷內(nèi)文件整理的具體工作內(nèi)容主要包括:卷內(nèi)文件排列和編號(hào)、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表17、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的案卷封面項(xiàng)目包括:全宗名稱(chēng)、類(lèi)目名稱(chēng)、案卷題名、卷內(nèi)文件起止時(shí)間、保管期限、總件數(shù)、總頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)18、案卷的排列,應(yīng)以全宗為單位,按不同門(mén)類(lèi)、載體、保管期限分別排列19、案卷目錄作用:固定分類(lèi)體系和案卷排列順序、概括地介紹全宗內(nèi)案卷的內(nèi)容和成分、檔案登記的基本形式20、檔號(hào)是檔案實(shí)體管理編號(hào)的總稱(chēng),它包括全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、類(lèi)別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)、頁(yè)號(hào)等。21、檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為兩種:全宗號(hào)案卷目錄號(hào)案卷號(hào)件或頁(yè)(張)號(hào)、全宗號(hào)類(lèi)別號(hào)案卷號(hào)件或頁(yè)(張)號(hào)。22、檔號(hào)的編制方法檔號(hào)采用數(shù)字型和數(shù)字與字母混合型兩種代碼形式。23、文書(shū)檔案鑒定工作的基本內(nèi)容包括三個(gè)方面:制定鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)、判定檔案價(jià)值確定管理期限、揀出無(wú)價(jià)值的檔案銷(xiāo)毀。24、文書(shū)檔案的保存價(jià)值取決于兩方面的因素:檔案自身的特點(diǎn)和社會(huì)利用的需要。25、鑒定文書(shū)檔案的原則,必須從國(guó)家和人民的根本利益出發(fā),用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn),判定檔案的價(jià)值。26、文書(shū)檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)主要有:檔案來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)、檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、檔案形式特征標(biāo)準(zhǔn)和相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)。27、檔案檢索工具的種類(lèi)按體例分:目錄、索引、指南。28、檔案檢索工具的種類(lèi)按載體形式分:書(shū)本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微式檢索工具、機(jī)讀式檢索工具。29檔案檢索工具的種類(lèi)按功能分:館藏性檢索工具、查找性檢索工具、介紹性檢索工具。30、案卷目錄是以案卷為單位,依據(jù)檔案整理順序組織起來(lái)的,固定案卷位置、統(tǒng)計(jì)案卷數(shù)量,監(jiān)督保護(hù)檔案材料的一種管理工具;也是檔案館(室)最基本的一種檢索工具。31、全引目錄,亦稱(chēng)卷內(nèi)文件目錄匯集,即將全宗或全宗的某一部分案卷內(nèi)的文件目錄匯編而成的檢索工具。它是案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄“合二而一”的產(chǎn)物。32、全宗指南,主要由“立檔單位和全宗的歷史概況”以及“全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹”兩部分組成。33、具體介紹全宗內(nèi)各部分檔案時(shí),可采取三種方法:簡(jiǎn)要介紹、詳細(xì)介紹、重點(diǎn)與全面相結(jié)合的介紹。34、檔案提供利用的基本途徑:以檔案原件提供利用、以檔案復(fù)制品提供利用、綜合檔案內(nèi)容編寫(xiě)書(shū)面資料提代利用。35、檔案的外借使用要有嚴(yán)格的制度,經(jīng)過(guò)一定的批準(zhǔn)手續(xù)才能外借。借出使用的期限一般不宜過(guò)長(zhǎng),對(duì)外借檔案的數(shù)量也應(yīng)作必要的控制。36、檔案復(fù)制本,可根據(jù)利用單位的不同需要,分為副本和摘錄兩種。1、科技文件工作,就是科學(xué)地管理科技文件,做好科技文件的形成、積累、整理、歸檔工作。2、三納入就是把科技文件的形成和積累納入科技工作計(jì)劃,納入生產(chǎn)、科研、基本建設(shè)等工作計(jì)劃,納入有關(guān)部門(mén)和人員的職責(zé)范圍。3、科技文件鑒別工作的主要內(nèi)容包括:歸檔文件完整性的鑒別,歸檔文件準(zhǔn)確性的鑒別,文件屬性的鑒別,科技文件保存價(jià)值和保管期限的鑒別以及歸檔文件密級(jí)的鑒別等。4、科技文件與政務(wù)文件的區(qū)分原則:內(nèi)容原則、整體原則、職能原則。5、在一個(gè)具體單位,科技文件和科技資料的區(qū)別,主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:一它們同本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的關(guān)系不同,二它們所具有的作用不同。6、科技文字材料的排列方法有:按重要程度排列、按地區(qū)排列、按時(shí)間排列、按習(xí)慣排列等。7、案卷封面的內(nèi)容:案卷題名、案卷的管理性?xún)?nèi)容項(xiàng)目、檔號(hào)項(xiàng)。8、案卷的管理性?xún)?nèi)容項(xiàng)目包括:編制單位、編制日期、保管期限、密級(jí)。9、大型項(xiàng)目或研究課題不僅設(shè)計(jì)、施工和研制的周期較長(zhǎng),而且每個(gè)項(xiàng)目往往由若干子項(xiàng)組成,這種適用于按子項(xiàng)結(jié)束時(shí)間歸檔。10、按年度歸檔,大體適用于以下三種科技文件:一是活動(dòng)和形成周期較長(zhǎng)、二是某些自然觀測(cè)活動(dòng)中形成的科技文件、三是應(yīng)該作為科技檔案歸檔保存的科技管理性文件。11、以下哪些科技文件應(yīng)該隨時(shí)歸檔?科技文件復(fù)制部門(mén)同科技檔案部門(mén)合一的設(shè)計(jì)單位的施工圖,機(jī)密性強(qiáng)的特殊科技文件,外來(lái)文件。12、科技檔案的特點(diǎn)包括:專(zhuān)業(yè)性、成套性、種類(lèi)和類(lèi)型的多樣性、現(xiàn)實(shí)性等。13、外購(gòu)設(shè)備檔案的內(nèi)容包括:設(shè)備購(gòu)置文件,隨時(shí)文件,設(shè)備安裝、使用過(guò)程中形成的文件。14、科技檔案收集工作的基本形式有:典型形式、補(bǔ)充形式。15、科技檔案的種類(lèi):工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備檔案。16、累積式科技檔案號(hào)在日常管理中的作用是:指示科技檔
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