建設(shè)工程 檔 案管理制度.docVIP

建設(shè)工程檔案管理制度一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)1二、檔案分類及歸檔范圍、要求2三、檔案移交、整理、編號7四、檔案的利用8五、檔案的保管9六、檔案的銷毀11七、檔案保密制度12一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)（一）、人事行政部人事行政專員統(tǒng)一集中管理檔案并直接向人事行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)。（二）、總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批檔案銷毀登記表、文件丟失損毀報(bào)告表。（三）、人事行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核檔案銷毀登記表、文件丟失損毀報(bào)告表、檔案借閱審批表、檔案查閱審批單、檔案復(fù)制審批單，以及對檔案意外損毀事件進(jìn)行調(diào)查并提出報(bào)告。（五）、其他部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審核本部門檔案借閱審批表、檔案復(fù)制審批單、檔案查閱審批單和明確相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集保管本部門的檔案資料，對部門資料的完整性負(fù)責(zé)。（六）、人事行政專員負(fù)責(zé)：1、制度的推進(jìn)與執(zhí)行；各部門檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察；2、督促檔案資料的移交；3、檔案的收集、接收、鑒定、分類、裝訂、編號、編目、保管、銷毀、編研等；4、檔案的提供利用、登記；5、檔案室設(shè)備、設(shè)施的保管維護(hù)；6、負(fù)責(zé)檔案管理軟件系統(tǒng)的使用推廣、原始數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)。（七）、各部門資料員/兼職資料員1、制度在部門的執(zhí)行；2、按公司要求建立本部門的資料管理系統(tǒng)并運(yùn)作；3、負(fù)責(zé)收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用，按期移交檔案室；4、推進(jìn)本部門對檔案管理軟件系統(tǒng)的利用；（八）、檔案管理工作作為人事行政專員、部門資料員、部門兼職資料員每月工作計(jì)劃評價(jià)的考核內(nèi)容之一。二、檔案分類及歸檔范圍、要求1、文書檔案1.1歸檔范圍：1.1.1、集團(tuán)資料（1） 各類營業(yè)證照（營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開發(fā)資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證、投資協(xié)議、國土成交確認(rèn)函、國土合同等（2） 公司章程（3） 集團(tuán)公司或股東方發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等各類正式行文1.1.2、紅頭文件公司下發(fā)和上報(bào)的各類正式行文1.1.3、外來文件各政府機(jī)關(guān)部門、協(xié)會、學(xué)會下發(fā)給公司的與工程項(xiàng)目無關(guān)的其他行政性質(zhì)的通知、邀請等文件1.1.4、會議資料（1） 會議紀(jì)要利用明源流程存檔（2） 專題會會議講義1.1.5、法律文件（1） 合同、協(xié)議審核； （2） 訴訟材料1.1.6、物資采購合同1.1.7、車輛資料公司擁有所有權(quán)或使用權(quán)的機(jī)動車輛的基本信息資料、證件、保險(xiǎn)單、維修記錄、事故資料1.2歸檔要求：1.2.1、集團(tuán)證照資料：由人事行政專員關(guān)注各類營業(yè)證照更新時(shí)間，在證照更新后1周內(nèi)提出檔案復(fù)制申請，取得復(fù)印件存入檔案室，并統(tǒng)一加蓋“僅限 用”字樣。1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件于每月第一周移交；外來文件、車輛資料由行政專員處理完成后3日內(nèi)直接移交。1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內(nèi)移交檔案室。1.2.4、銷售支持部門資料：銷售過程中產(chǎn)生蓋有銷售公司公章的承諾函或證明、銷售政策文件由銷控專員于產(chǎn)生后3日內(nèi)移交檔案室；客戶資料、銷售合同由銷支助理在分戶產(chǎn)權(quán)證辦理完成后1個(gè)月內(nèi)以樓棟為單位移交檔案室。2、人事檔案2.1、歸檔范圍2.1.1勞動合同、聘用協(xié)議；2.1.2一般員工調(diào)動、任免、離職、降職文件；2.1.3職稱評定材料；2.1.4面試表； 2.1.5勞務(wù)合同糾紛及處理材料；2.1.6員工培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、方案2.2、歸檔要求2.2.1員工個(gè)人檔案由人事專員保存于部門檔案柜；2.2.2績效管理資料由人事專員于每年2月份移交檔案室；2.2.3薪酬資料由人事行政部負(fù)責(zé)人保管。3、科技檔案3.1、歸檔范圍（附件：詳細(xì)列表），集中于工程管理部、成本管理部：3.1.1勘察設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理的招投標(biāo)文件、合同（協(xié)議）。3.1.2預(yù)算、結(jié)算文件：3.1.3項(xiàng)目核準(zhǔn)（立項(xiàng)）階段3.1.4方案審查階段3.1.5初設(shè)審查階段3.1.6施工許可證階段3.1.7預(yù)售階段3.1.8竣工驗(yàn)收備案登記階段3.1.9產(chǎn)權(quán)證辦理階段3.2、歸檔要求3.2.1政府有關(guān)部門或行業(yè)管理部門的批復(fù)、批示性文件，由報(bào)建人員取得后3日內(nèi)移交檔案室；銷支取得派出所出具的門牌號文件后3日內(nèi)移交人事行政專員。3.2.2工程部檔案按項(xiàng)目的可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收階段，在階段工作完成之日起七日內(nèi)移交人事行政專員。3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團(tuán)保存完整，并相應(yīng)在二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋“圖紙確認(rèn)”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖（變更圖紙）上加蓋“變更確認(rèn)”章。3.2.4招投標(biāo)文件、合同類檔案傳簽完成后，由經(jīng)辦人移交人事行政專員，人事行政專員存入檔案室一份，在另一份資料上加蓋“財(cái)務(wù)部存檔”字樣后移交財(cái)務(wù)部。4、會計(jì)檔案4.1、歸檔范圍 4.1.1、會計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證； 4.1.2、會計(jì)賬簿類：（1）總賬；（2）現(xiàn)金日記賬，（3）銀行存款賬、銀行明細(xì)賬；（4）輔助賬簿；4.1.3財(cái)務(wù)報(bào)告類：（1）年度決算報(bào)表（經(jīng)會計(jì)師事務(wù)所審計(jì)后）；（2）月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表；（3）不定期重要一次性報(bào)表；（4）審計(jì)報(bào)告；（5）驗(yàn)資報(bào)告；（6）資產(chǎn)評估報(bào)告。4.1.4其他類：（1）會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊；（2）銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單； 4.2、歸檔要求 4.2.1會計(jì)憑證、賬簿由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員保存于部門檔案柜，財(cái)務(wù)部相關(guān)人員應(yīng)于次月前5個(gè)工作日內(nèi)完成當(dāng)月會計(jì)憑證、會計(jì)報(bào)表、會計(jì)帳簿的整理和裝訂工作。；4.2.2財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他類會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員于資料產(chǎn)生后3日內(nèi)移交檔案室。5、實(shí)物檔案5.1、歸檔范圍：5.1.1、照片、音像類（1）反映公司工程建設(shè)、經(jīng)營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。（2）黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物參加與集團(tuán)公司有關(guān)的重大公務(wù)活動。（3）公司組織或參與的重大外事活動。（4）記錄公司重大事件。（5）與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會)。（6）其他具有保存價(jià)值。5.1.2、公司獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書、光榮冊等5.1.3、上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等5.1.4、公司社會交往中獲贈的重要紀(jì)念品、公司組織的各種重大活動中形成的紀(jì)念品、其它有保存價(jià)值的實(shí)物5.2、歸檔要求：5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放；數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專員電腦專用文件夾。5.2.2、其他實(shí)物檔案由各部門資料員或兼職資料員負(fù)責(zé)移交人事行政專員。三、檔案移交、整理、編號1、移交1.1、人事行政專員留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應(yīng)類別的檔案歸檔登記表中登記，由移交人確認(rèn)簽字。1.2、各責(zé)任人按期移交檔案時(shí)在人事專員處相應(yīng)類別的檔案歸檔登記表中登記，并確認(rèn)簽字。1.3、各部門培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部才給予核報(bào)。2、整理人事行政專員：鑒定分類掃描成電子文件錄入卷內(nèi)目錄錄入軟件系統(tǒng)印臨時(shí)檔號裝訂對號裝盒入檔案柜 3、編號全宗號年度保管期限件號四、檔案的利用1、查閱1.1、查閱的授權(quán)范圍（1）總經(jīng)理、人事行政部負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。（2）部門經(jīng)理有權(quán)查閱本部門產(chǎn)生的所有檔案。（3）普通員工有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。（4）跨部門檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（5）由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無權(quán)查閱該檔案。1.2、檔案查閱程序要求（1）權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進(jìn)行紙質(zhì)查閱。（2）權(quán)限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時(shí)歸還。2、借閱2.1、借閱程序要求（1）員工憑經(jīng)審批的檔案借閱審批表外借檔案原件資料；（2）人事行政專員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在檔案借閱登記表上簽字，備查。2.2、檔案的歸還（1）借出的檔案原件，人事行政專員應(yīng)定期進(jìn)行整理和跟蹤，督促各使用人及時(shí)歸還，歸還時(shí)在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)。（2）檔案使用人歸還檔案時(shí)要保證檔案的完整性和本來面目且不應(yīng)無故扣押檔案。2.3、其他規(guī)定會計(jì)檔案原則上不借出。3、檔案復(fù)制申請復(fù)制檔案者完成審批流程后，由人事行政專員調(diào)取檔案原件進(jìn)行復(fù)制提供給查閱者，且在檔案復(fù)印件上加蓋“本復(fù)印件僅限于 用”字樣的印章。所有屬歸檔范圍的資料移交檔案室或移交部門資料員后均不得由當(dāng)事人自行復(fù)印，必須按程序辦理。五、檔案的保管1、檔案的保管期限人事行政專員根據(jù)文件材料的價(jià)值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。保管期限明細(xì)參見附件。2、專項(xiàng)檔案的保管規(guī)定2.1、公司各部門檔案（含會計(jì)檔案）：應(yīng)指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對各部門自行保管的檔案資料進(jìn)行檢查。2.3、電子版檔案的傳遞和保存（1）原則上除電子設(shè)備檔案和財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、帳簿檔案外其他檔案必須同時(shí)保存電子版檔案。（2）人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對應(yīng)，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。（3）每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。3、檔案的正式裝盒、造冊、錄入軟件系統(tǒng)3.1、裝訂要求：參照重慶市檔案管理裝訂的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。3.2、裝盒、調(diào)整軟件系統(tǒng)時(shí)間：人事行政專員于每年三月進(jìn)行上年檔案的正式裝盒造冊及系統(tǒng)調(diào)整工作。4、檔案的存放檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標(biāo)明類別、檔號、日期。每一檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄（分目錄）及備考表。裝盒檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。5、檔案室環(huán)境檔案室內(nèi)應(yīng)放置滅火器（干粉或1211），人事行政專員要了解其性能并能熟練使用。檔案柜架應(yīng)經(jīng)常放置防蟲藥（衛(wèi)生球、樟腦精、香葉醇），以防檔案損壞。人事行政專員負(fù)責(zé)對檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和防火、防潮、防蟲等情況進(jìn)行檢查，使環(huán)境符合檔案保管的要求。6、檔案意外損毀的處理 檔案丟失或發(fā)生意外損毀時(shí)，人事行政專員應(yīng)立即將事件情況填寫文件丟失損毀報(bào)告表，報(bào)人事行政部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。檔案丟失、或損毀無法進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)原，人事行政專員或借用人應(yīng)請有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補(bǔ)制。在進(jìn)行補(bǔ)救工作的同時(shí)，人事行政部經(jīng)理應(yīng)組織對事件發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案的銷毀1、目的：判定檔案價(jià)值、定期對失去保存價(jià)值的檔案銷毀。2、程序及要求2.1、人事行政專員要定期鑒別檔案價(jià)值，識別出失去保存價(jià)值及保管期屆滿的檔案，并填寫檔案銷毀登記表，交人事行政部經(jīng)理及行政財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。2.2、正式銷毀前人事行政專員應(yīng)再次進(jìn)行核對；銷毀時(shí)應(yīng)有人事行政專員和監(jiān)銷人同時(shí)在場；銷毀后人事行政專員在銷毀登記表上簽字確認(rèn)。2.3、檔案銷毀情況應(yīng)錄入檔案管理軟件系統(tǒng)。3、會計(jì)檔案的銷毀3.1、會計(jì)檔案的銷毀應(yīng)由檔案室會同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。3.2、總經(jīng)理在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。3.3、銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案室和財(cái)務(wù)部共同派人員監(jiān)銷。3.4、監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。3.5、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。七、檔案保密制度1、嚴(yán)禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴(yán)禁在公共場所談?wù)撁孛苁马?xiàng)，嚴(yán)禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容；2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應(yīng)銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀；3、嚴(yán)禁打聽和記錄與自己工作無關(guān)的秘密，嚴(yán)禁向他人傳播自己知曉的秘