建設項目文件歸檔要求及檔案整理規(guī)范

精品文檔建設項目文件歸檔要求及檔案整理規(guī)范一、項目文件形成的質量控制建設項目檔案是項目建設活動形成的文件中具有保存價值的部分。它是由項目參建各方共同形成的，是項目建設的真實記錄，是對建設項目進行稽查、審計、監(jiān)督、管理、驗收以及維護、改擴建的重要形式，項目建設單位、籌建部門、勘察設計單位、監(jiān)理單位、施工單位等均應按照國家對項目檔案工作的有關要求，把項目建檔工作作為項目建設的重要組成部分，列入建設計劃，明確各自的職責。使之與項目建設同步進行。為此，參與項目建設的主要單位應在項目建設過程中對項目文件形成與積累的質量進行監(jiān)控。（一）建設單位文件的質量控制1、建設單位的職責建設單位應承擔起項目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導的職責。2、建設單位的任務(1)明確項目檔案工作計劃。(2)建立檔案工作網(wǎng)絡，明確各崗位任務。(3)規(guī)范做法，打好基礎。(4)申報登記，接受監(jiān)督(二)設計單位文件的質量控制設計文件材料的規(guī)范，對竣工檔案的內(nèi)在質量有著密切聯(lián)系。如果設計單位提供的施工圖線條、字跡不清晰，就很難保證竣工圖的字跡線條清晰；如果設計修改通知單沒有統(tǒng)一的編號或者不體現(xiàn)修改的圖號和修改內(nèi)容(題名)，將對日后文件的整理和提供利用帶來不便。因此，設計單位應在明確設計任務或者在各專業(yè)分工時，應明確形成文件的內(nèi)在質量和外在質量要求，把不合格的產(chǎn)品控制在文件發(fā)出之前。保證設計文件的質量，尤其要注意每張施工圖應有圖號、圖名、設計人、校對人、審核人簽名；規(guī)范設計變更文件的編制和傳送。設計修改通知單不能一文修改多專業(yè)，同時要在有關欄目揭示修改內(nèi)容、被修改圖號。設計修改通知單要按專業(yè)統(tǒng)一編號，變更人、審核人簽名要完備。對急于施工先發(fā)傳真的，事后要補發(fā)原件； 口頭變更的要及時形成文件發(fā)往有關單位，必須明確行之有效的特別辦法。 設計文件要按專業(yè)、文號順序進行積累。在項目的設計(含變更設計)全部完成后，設計單位需向建設單位移交經(jīng)規(guī)范整理的全套檔案(紙質、電子)，并移交一份由項目設計技術負責人簽署的設計及修改變更文件材料目錄，詳列該項目全部的技術文件、設計變更文件、圖紙勘誤表目錄。(三)監(jiān)理單位文件的質量監(jiān)控1、監(jiān)理單位職責(1)中華人民共和國建筑法(以下簡稱(建筑法賦予了建設監(jiān)理督促檢查項目參建各方做好項目文件的歸檔工作，檢查、審核項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)的責任。監(jiān)理應注意把好文件形成的質量關，在對施工記錄進行確認時，要檢查所填各薦是否符合要求，對試驗單位、設計單位移交的檔案也應把好質量關。(2)工程建設監(jiān)理規(guī)定，第十四條第五款規(guī)定：“建設監(jiān)理業(yè)務完成后，向項目法人提交工程建設監(jiān)理檔案材料?！边@就意味著建設監(jiān)理在審核參建各方檔案的基礎也要整理好監(jiān)理過程中的文件移交項目法人。2、監(jiān)理單位任務(1)參與招標工作時，在協(xié)助項目法人做好項目招標文件的有關款項中，應明確文件的歸檔條款，如：竣工檔案的數(shù)量、案卷的內(nèi)在質量和外在質量、電子文件的歸檔等。(2)從事設計階段監(jiān)理時，在協(xié)助項目法人單位選擇設計單位后，除對設計方案的評選、審查和施工圖繪制過程中的監(jiān)控外，還要指定文件積累、歸檔工作的責任人。并對設計文件、圖紙進行檢查、歸檔和驗收。由于設計中出現(xiàn)的質量問題對工程影響極大，有關資料已表明，工程出現(xiàn)的質量問題40在于設計原因，投資問題則80決定于設計。所以，提高設計質量、增加投資效益一定要把好設計質量關。同時要做好設計監(jiān)理過程中自身項目文件的形成積累。(3)從事施工階段監(jiān)理時，一是在監(jiān)理機構內(nèi)部要指定項目文件的積累、歸檔工作的責任人；二是對各施工單位項目文件的形成、積累、進行內(nèi)在質量監(jiān)控；三是各級監(jiān)理人員要對所監(jiān)理項目的檔案完整、準確、系統(tǒng)進行審核。建設監(jiān)理工作中形成的內(nèi)部文件進行監(jiān)控的主要內(nèi)容有：來自項目法人的文件。監(jiān)理工程師受聘于項目法人，按照簽定的合同條款對項目進行監(jiān)理。合同條款是監(jiān)理工程師進行監(jiān)理的依據(jù)，簽定合同后項目法人還會就工程建設的投資、進度、質量等方面，提出要求或提供有關動態(tài)管理的文件。如：在材料供應、設備采購、項目部分功能的修改、工期的調(diào)整、施工期的水文地質、水文氣象等到，對這些文件，信息管理監(jiān)理工程師應妥善保管；來自設計單位的文件。這類文件對監(jiān)理工程師正確理解設計意圖，保證施工質量至關重要，除了設計單位正式頒發(fā)的設計圖紙、設計修改通知單以及設計變更等材料外，其設計參數(shù)及計算方法也是收集范圍；來自施工單位的文件。施工進度計劃、施工方法說明、施工作業(yè)報表、施工質量檢驗報告、月支付申請以及向監(jiān)理工程師遞交的各種有關進度、質量、費用、材料、設備、勞備、關稅、索賠等方面的文件。這部分文件是監(jiān)理工程師進行進度、投資、質量控制的重要依據(jù)。如果施工單位提出索賠的話，還要建立索賠檔案；來自項目建設的主管部門、質量監(jiān)督站、項目所在地政府的環(huán)保、公安、交通、稅務、保險等方面的文件。這些文件也是監(jiān)理工程師需要知曉、處理的工作范疇。(四)施工單位文件的質量監(jiān)控施工單位形成的施工文件和負責編制的竣工圖是反映項目真實面貌和質量的主要依據(jù)，其數(shù)量在整個項目檔案中占了最大的比重，是項目檔案的主要組成部分。這一階段也是項目文件積累的關鍵，其質量控制可從以下幾方面進行：一是以公文形成的文件，要注意統(tǒng)一文號。施工單位圍繞項目建設，將形成公文形式的文件，如請示監(jiān)理及項目法人等的文件要規(guī)范，如有統(tǒng)一的格式、統(tǒng)一的文號，同時，每一份文件要有準確的題名；二是施工記錄，必須真實、準確、耐久、有序、規(guī)范和完備的簽署手續(xù)；三是竣工圖必須字跡、線條清晰，圖面整潔，修改到位。施工單位在簽訂承、發(fā)包合同后，應建立與工程承、發(fā)包方式相適應的項目檔案工作網(wǎng)絡，按照國家規(guī)定對需向建設單位移交的施工文件做好積累、整理工作。建設項目除了土建部分外，大多數(shù)的建設項目也都會有設備。在大型的生產(chǎn)設施方面，施工是由兩個不同類型的施工單位進行的，所以做法上有相通之處，但也有其各自的特點。1、土建施工積累的方法應符合施工文件形成的規(guī)律和質量監(jiān)督部門檢查的要求，施工管理性文件可按問題積累。施工記錄一般從部分到整體的，按分項、分部、單位工程積累。2、設備文件主要有三個方面。一是設備報價、詢價等來往文件(這一部分文件一般由建設單位監(jiān)控)；二是設備隨機文件；三是安裝、調(diào)式文件。設備部分的文件質量監(jiān)控，主要從設備的開箱起把好關。設備隨機文件的監(jiān)控是從設備開箱時進行，是根據(jù)設計文件、裝箱清單等進行。(五)項目質量監(jiān)督部門的監(jiān)控(六)檔案行政管理部門的監(jiān)控二、建設項目文件的整理建設項目文件的整理，要求在完整收集的基礎上進行，遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持項目文件材料的成套性，按照一定的原則與方法進行分類、組卷、排列、編目，形成符合國家檔案工作規(guī)范的系統(tǒng)。(一)歸檔文件的質量要求1、歸檔文件應是原件建設單位產(chǎn)生的文件歸檔時應收集原始手稿和打印件，蓋章簽字方可歸檔；建設單位作為直接的收文單位，其文件歸檔時應保存正本；有些文件如發(fā)至上級主管單位，建設單位作為間接接收單位，且沒有抄送字樣的，歸檔時可保存復制件：施工單位移交給建設單位的文件除原材料質量證明單和個別材料試驗報告可用復印件外，其余施工文件均應移交原始文件，供建設單位歸檔保存。2、歸檔文件的內(nèi)在質量要求(1)歸檔文件內(nèi)容要真實，必須在項目建設過程中直接形成的(2)歸檔文件要準確、有效。圖物相符、簽署完畢，已按照一定的審批、檢查、驗收程序，負有責任的各方在文件指定位置上簽署意見、簽名、蓋章、著明日期。(3)歸檔文件必須耐久、易讀。所使用的筆墨紙張、膠片、相紙、磁帶等必須質量優(yōu)良。不得使用普通圓珠筆、各色鉛筆、紅色和純藍墨水等易褪色的材料，文件中的字體端正、圖像音質清晰易辨。(二)歸檔文件整理的基本要求1、整理步驟項目檔案材料的整理主要分以下幾點：(1)劃分階段。凡是歸入建設項目檔案的文字材料、圖表、圖紙，按立項、設計、施工、竣工四個階段歸類劃分，不同形成階段的文件材料不能混淆在一起。(2)鑒別。按建設項目檔案歸檔范圍對收集整理的文件材料進行鑒定，剔除不屬歸檔范圍及重份的文件，以確保項目檔案的完整性，對計劃任務書的批復、項目任務書的上報、征地權屬證書等材料，應將原件歸入項目檔案。(3)劃分單位、分部(項)工程。同一單項工程的文件先按單位工程劃分，同一單位工程再進一步劃分分部(項)工程。同一分部(項)工程的文件再按不同專業(yè)分別排列。(4)排列。根據(jù)文件的形成階段規(guī)律和查找利用規(guī)律分別排列，如管理性文件按問題一時間排列；原材料、構件的出廠證明、試驗報告可按結構或批量分類排列，質量檢查、評定記錄按單位、分部、分項工程分類排列。(5)卷內(nèi)文件排列。如果一個項目形成的同類型文件數(shù)量不多，可以組織為一個案卷，其卷內(nèi)文件的排列要按形成的先后順序排列：如果圖紙、文字性文件分別組卷時，圖紙的排列可按圖紙目錄的順序進行，文字性文件遵循反映同一問題、同一結構的文件排列在一起的原則，同一案卷中有若干個問題時，按問題的時間順序或重要程序排列：同一案卷中既有文字性文件，也有竣工圖文件時，反映同一個問題、同一工作進程的文件排列，文件性文件材料在前，竣工圖文件在后。2、組卷原則和要求組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)項目文件的有機聯(lián)系，便于檔案的安全保管和提供利用的原則。組卷時應注意：(1)案卷內(nèi)文件要準確反映項目建設活動的真實內(nèi)容。(2)案卷內(nèi)文件要齊全、完整。破損的文件修復后才能組卷，幅面不一致的文件必須折成或裱成一致的幅面。鑒于目前文件使用的紙張有16開和A4兩種規(guī)格，現(xiàn)階段允許在一個案卷內(nèi)兩種規(guī)格紙張存在(最好能統(tǒng)一為A4規(guī)格)，對于其他規(guī)格的文件，小于16開的文件用A4標準的白紙托裱，文件右邊和下邊分別與托裱紙右邊和下邊靠齊。托裱時，不可將文字圖表和數(shù)據(jù)掩蓋，簽署意見在裝訂線以內(nèi)的要粘貼補寬訂裝部分。(3)卷內(nèi)文件材料的制作和書寫材料必須益于長期保存。不能用熱敏紙(傳真紙)文件，不能有鉛筆、圓珠筆、復寫紙書寫的文件。(4)案卷內(nèi)文件的保管期限應基本一致。(三)項目文件的組卷方法 案卷：是一組具有有機聯(lián)系的、價值大體相同的科技文件材料的集合體定的分類集中，按一定的方法排列，形成保管和利用的基本單元。它按一 案卷組成包括兩部分材料：經(jīng)過整理的科技文件材料；在整理工作中形成的卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面封底以及卷盒。l、綜合管理性文件材料的組卷 管理性文件材料主要是在項目準備階段形成的涉及范圍廣泛的文件，如：立項申報與審批材料、可行性研究報告、征地拆遷材料、報建材料、合同、協(xié)議、設計和在設計施工階段形成的招標、投標文件、竣工驗收階段形成的竣工驗收文件。(重點是依據(jù)性材料)這類型的文件材料的組卷，應先按問題，后按時間的原則組卷。如：立項、征地拆遷、報建、招投標形成的文件材料自然分成幾個問題，可把不同問題的文件材料分開，同一問題形成的文件材料按時間順序排列。文件材料數(shù)量多的，可以組成幾個案卷，不多的可組成一卷。卷內(nèi)反映同一問題的文件應排列在一起，可按時間順序或重要程度排列。如：征地拆遷包括征地拆遷合同協(xié)議、征地批文、征地數(shù)量一覽表、占地圖及土地證等，這些材料不能與招、投標文件放在一起。建設單位在對管理性文件組卷時，應注意簽發(fā)稿的歸檔；合同支付未委托監(jiān)理業(yè)務的，組卷時應將支付申請月報和監(jiān)理審核意見及批準支付材料同時歸檔；在竣工驗收階段應將驗收委員會對項目的憑借材料及評分表一同歸檔。2、圖紙的組卷方法施工圖和竣工圖在建設項目文件中占有很大比重，圖紙是按階段、結構、專業(yè)形成的，圖紙一般有圖紙目錄控制其排列順序，因而在組卷時可按設計圖紙目錄的順序進行排列。若反映一個單位工程圖紙數(shù)量少，可以組成一卷，卷內(nèi)圖紙排列按目錄進行；若圖紙數(shù)量多，可按不同專業(yè)組成若干案卷。如果一張施工圖由若干單位施工，建設單位應指定匯總人，各施工單位完成自己負責的部分后交有關單位匯總。竣工圖與施工圖數(shù)量不一致時(有增有減)應重新填寫目錄，同時保留原圖紙目錄。3、施工文件的組卷方案施工文件的組卷要符合各自的形成規(guī)律。一般來說，原材料、構件的出廠證明按批量形成；試驗報告按結構形成：質量檢查、評定記錄是先形成分項、分部工程評定記錄，最后形成單位工程評定記錄。因此，施工文件的組卷按分項工程施工工序排列組卷。原則上可按以下方法組卷：按結構組卷。如果同一單位工程形成的施工文件少，可組成一卷；如果數(shù)量多的，可區(qū)分分部、分項工程分別組卷。(1)整個單位工程和分部工程的工程質量評定表及統(tǒng)計表集中統(tǒng)一組卷；(2)分項工程質量評定表及分部工程的各種工程質量檢驗報告單，試驗檢測報告按分項工程組卷，分項工程質量評定表置于相應的分項工程施工記錄及質量檢測報告之上；(3)原材料試驗報告、合格證等按批量形成，能區(qū)分工程部位的歸入分部工程部位不能區(qū)分按單位工程統(tǒng)一組卷；(4)圍繞具體單位(項)工程的會議紀要、監(jiān)理文件等可按單位(項)工程組卷；(5)施工中遇到的非正常情況記錄及對工程質量影響分析，施工中如發(fā)生質量事經(jīng)處理補救后達到設計要求的認可證明材料應注意歸檔；(6)重大的質量事故處理要單獨組卷(包括事故發(fā)生的原因、事故處理方案、事故處理結果)；(7)設備部分文件材料單獨組卷，已獨立成冊并編有頁碼的可保持原狀，不需再編頁碼;(8)設備安裝、調(diào)試文件、設備隨機文件按臺套集中組卷，外文設備文件擬寫案卷題名時，應翻譯中文題名。修改通知單施工修改是經(jīng)常發(fā)生的，因此會形成若干“修改通知單”，修改通知單一般不能直接附在被變更的竣工圖的后面，一般是將一個單項工程、單位工程形成的所有變更通知單集中起來，前面附上跟工程變更通知單目錄，組成一卷。數(shù)量多的，可按專業(yè)分別組卷。5、監(jiān)理文件的組卷方法建設項目監(jiān)理文件組成：項目監(jiān)理工作依據(jù)性文件；監(jiān)理工作性文件。(1)項目監(jiān)理依據(jù)性文件的整理。項目監(jiān)理的依據(jù)性文件產(chǎn)生于項目監(jiān)理組織內(nèi)部，形成時間一般在項目實施前和實施的全過程中。隨著建設項目工作的展開，形成了各專業(yè)的監(jiān)理實施細則，建筑、結構、機電、地質、測量、環(huán)保、檔案信息管理等專業(yè)的實施細則。在收集這一部分文件時，要依據(jù)該項目形成情況進行收集。項目監(jiān)理依據(jù)性文件應該在項目批準實施后整理歸檔。排列方法一般按專業(yè)的先后順序。(2)項目監(jiān)理工作性文件的形成、積累、整理。項目監(jiān)理工作性文件產(chǎn)生于整個項目建設的各有關方面，它反映項目建設參建各方的有關建設項目情況的記錄，是建設項目的實質性文件。監(jiān)理內(nèi)部也要有統(tǒng)一的發(fā)文規(guī)范。每個項目要設立幾個文種要有統(tǒng)一規(guī)定，每一個文種的文件要有統(tǒng)一的編號。如，開工令、復工令等可設文種，圍繞工程質量、支付、會議紀要、備忘錄也應分別設文種、文號。不同的專業(yè)和業(yè)務范圍分別設立文種，這樣一來文件管理才能有序。監(jiān)理文件排列時按發(fā)文程序，一份文件如在擬稿、簽發(fā)、審批記錄，應將請示、批復放一起，以便于文件的管理。同時，也便于隨時了解發(fā)文數(shù)量等。對于監(jiān)理過程中產(chǎn)生的文件材料，應按文種(或專業(yè))一一時間整理組卷。如變更支付、進度款支付、索賠支付要分別單獨組卷，同時應把過程文件材料作為附件一并歸檔。監(jiān)理月報、按年度組卷。以項目有關的來往文件應整理歸檔，以工程有關的但沒有批文，沒有結果的報告，應單獨立卷，待竣工驗收后處理。具體組卷的排列方法參考如下：監(jiān)理依據(jù)性文件歸檔時間在其形成后組卷。如；監(jiān)理大綱、監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則；監(jiān)理工作性文件的組卷工作在次年第開工、停工、復工令、監(jiān)理文件、會議紀要、監(jiān)理日志等；季度或積累到一定厚度及時組卷。如：備忘錄、工程款項支付、監(jiān)理簡報、監(jiān)理工作中形成的照片、錄音、錄像帶可按形成內(nèi)容隨時組卷。6、特殊載體檔案材料的整理隨著信息技術的普及，它是建項目建設中積累了大量的非紙質載體的文件內(nèi)容，它是建設項目檔案的補充，更是日后工作查考的重要的信息。它們涉及的內(nèi)容相當廣泛，可以說上述幾種文件中都有。由于它的信息記錄形式比較特殊，在立卷中應單獨處理。(1)照片的整理照片檔案應以本項目建設活動為主，選用具有查考價值大體可以包括以下幾個方面：本項目大籌建、施工、竣工過程中產(chǎn)生的具有憑證和參考價值的照片；本項目領導活動的照片，上級有關領導在本項目視察活動的照片；本項目向有關單位提出內(nèi)容和要求、組織拍攝或征集的照片本項目在工作中選用的外單位的照片。照片檔案的構成應當由底片(向外單位收集的可以沒有底片)、照片和文字說明等部分構成。一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列后擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。如一組初步設計審查會的照片，可能在查看線路現(xiàn)場的照片，有在會議室具體講座的照片，可以把這一閃會議形成的若干張照片作為一組照片。又如一個單項工程的建設，可以把施工前的地形、地貌拍攝下來，連同開工儀式領導到場奠基的若干張照片作為一組。組合照片說明應概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項。同組中的每一張照片均應在單張照片說明的左上角或右上角標出組聯(lián)符號。組聯(lián)符號按組依次采用“”、“”、“”同組中的照片其組聯(lián)符號相同。組聯(lián)符號不應越冊。組合照片說明放在本組第一張照片的上方。對于某次活動只收集了單張照片的，則要以單張照片為單位擬寫說明。照片說明“六要素”的內(nèi)容：