一、文書、檔案管理制度.doc

第二章 其他行政制度匯編一、文書、檔案管理制度建立完善的文檔資料管理系統(tǒng)，是辦公室正常運作的基本，是提高辦公室運作效率的保證。管理系統(tǒng)包括對文件檔號、行文格式的統(tǒng)一。文件收發(fā)、文件立卷歸檔的規(guī)范化。（一） 凡向外部門發(fā)出之正式文件，均需編寫文件檔號。檔號樣本：高盛 總辦 2002 第012號 分公司簡稱 部門簡稱 發(fā)文之日歷年 序號（二） 注釋：（1） 總部/分公司簡稱高盛集團：高盛高盛大廈物業(yè)管理有限公司：大廈明和美居物業(yè)管理有限公司：美居程泰物業(yè)管理有限公司：長高盛創(chuàng)世文化傳播有限公司：創(chuàng)世（2） 各部門簡稱集團總經(jīng)辦：總辦財務部：財務審計部：審計人事部：人事行政部：行政發(fā)展部：發(fā)展招商部：招商物業(yè)部：物業(yè)客戶部：客戶保安部：保安消防中心：消防清潔部：清潔（三） 行文格式1、 除綜合性報告外，其他內(nèi)容的文件應當一文事，避免一份文件內(nèi)請示、報告、要求解決多個事項。2、 行文內(nèi)容必須準確，呈總經(jīng)理核簽的文件應附相應的有關補充資料或說明文字。3、 凡各類文件均須依照集團公司規(guī)定格式撰寫。（格式樣本附后）4、 公司文件一律采用A4紙打印，字體統(tǒng)一用宋體。（四） 文件審核1、 各主管人員審核評文書的要點是：內(nèi)容是否符合公司政策和規(guī)章制度，文字是否簡練達意，格式是否符合等。2、 有關集團申購雜項、宿舍、司機、維修等事物由行政經(jīng)理復批后轉交有關部門或負責人跟進。3、 有關集團人事工作的文書交由集團人力資源部處理。4、 有關集團總部、各分公司的重要文書，如超出有關部門負責人審批權限的，必須經(jīng)集團總經(jīng)理審批方可執(zhí)行。（五） 文件收發(fā)規(guī)定1、 向公司外部單位發(fā)出之文件，應盡量用電腦編寫并使用紡一的格式。2、 總部各部門傳真需報送集團行政部統(tǒng)一登記辦理，傳真首頁使用統(tǒng)一格式（見附件）。3、 文件發(fā)送由送件人將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記于發(fā)文登記表。如人事任免、員工考評、財政收支、項目拓展、商情等機密文件，必須密封好簽封后派專人發(fā)送簽收。4、 外來文件由專人負責簽收、登記。簽收人應于接件當天按文件的要求報送有關部門。如需傳閱，由有關主管人員簽署“傳閱”字樣后，交有關同事傳閱。（六） 公司報刊、信函、傳真收發(fā)制度1、 報刊訂購與收發(fā)（1） 報刊訂購，各部門將需訂閱的報刊申請單呈交行政部統(tǒng)籌，由行政部統(tǒng)一訂購。原則為每半年訂購一次。（2） 報刊收發(fā)，前臺接待員每天點算清楚當日收到的報刊，再分門別類派送到相關部門。2、 信函、傳真收發(fā)各部門所有對內(nèi)/外之信函、傳真均由行政部先行登記再寄發(fā)。（七） 文件立卷歸檔制度1、 文件存檔（1） 發(fā)出文件與收到文件需分開存放。（2） 根據(jù)文件檔號、日期、順序、文件類別對發(fā)出/收到之文件進行分類存檔，編制目錄。 2、文件保存期普通文件基本保存期為兩年，重要文件根據(jù)具體情況而定。（八） 聲像檔案管理方法1、 定義：多媒體音像產(chǎn)品，操作軟件、學習培訓光盤、企業(yè)宣傳錄影帶、活動錄音帶、照片等。2、 整理：對有關的音像品進行分類、編號、編排目錄，系統(tǒng)管理，便于查找。3、 保管條件：根據(jù)音像產(chǎn)品的保管要求進行保管，以免數(shù)據(jù)丟失或損壞。4、 定期檢查：對有關存放的聲像檔案進行檢查。行文格式高盛集團文件高盛總辦2002第012號 簽發(fā)人：關于的通知總部各部門、各分公司：（正文）特此通知！ 高盛集團行政部年月日抄送：高盛集團文件高盛總辦2002第012號 簽發(fā)人：公司會議紀要會議時間： 會議地點：主持人： 記錄人：與會人員：議定事項：12高盛大廈行政部年月日抄送：傳閱文件登記表文件編號文件標題密級份數(shù)收文日期部門主管簽名行政經(jīng)理簽名備注發(fā) 文 登 記 表文件編號文件標題簽發(fā)人擬稿部門密級印數(shù)余存登記日期發(fā)出日期備注制表人：文件銷毀登記表文件類別文號份數(shù)銷毀時間銷毀原因主管審批行政部審批備注制表人：收 文 登 記 表收文號文件標題來文單位來文號密級份數(shù)收文日期收文單位簽名備注制表人：文件借閱審批表填表日期： 年 月 日借閱人姓名部門文件文號文件類型借閱目的借閱時間備注審批意見部門主管簽名：行政意見行政部簽名：制表人： 高盛集團 Goldsun Group傳真 Tel:86-20-38791888 Fax:86-20-38791102 Address:廣州市體育西路109號高盛大廈26樓 26Floor.Goldsun Building.109Tiyuxi Ru 510620.Guangzhou.P.R.C.收件人： 發(fā)件人：T0： From：傳真： 日期：Fax： Date：