講義十七 合同協(xié)議內(nèi)部控制.doc

合同協(xié)議內(nèi)部控制合同，是指企業(yè)與自然人、法人及其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。企業(yè)與職工簽訂的勞動合同，不適用本章內(nèi)容。合同管理的重要作用在于企業(yè)推行合同管理制度，是企業(yè)用法律的手段管理企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為的重要形式。調(diào)查顯示：近幾年來，有90%以上的企業(yè)都或多或少發(fā)生了合同糾紛。因此企業(yè)至少應(yīng)當(dāng)關(guān)注合同管理的下列風(fēng)險：(一)未簽訂合同或合同內(nèi)容存在重大疏漏，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害，經(jīng)濟(jì)利益受損。(二)合同履行不力，可能導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)糾紛或法律訴訟，損害企業(yè)信譽(yù)和形象。第一節(jié) 關(guān)鍵內(nèi)部控制企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同管理制度，明確合同簽署與履行過程中的主要風(fēng)險點，采取相應(yīng)措施，實施有效控制。一、合同的簽署企業(yè)對外發(fā)生的重要經(jīng)濟(jì)行為，均應(yīng)簽訂相關(guān)合同。合同簽署前，應(yīng)當(dāng)了解調(diào)查對方當(dāng)事人的主體資格、信用狀況等有關(guān)情況，確保對方當(dāng)事人具備履約能力。資信調(diào)查是簽約前所進(jìn)行的一項重要的合同管理活動。資信調(diào)查分為簽約主體資格調(diào)查制度和簽約主體信用調(diào)查制度兩項內(nèi)容。(一)簽約主體資格調(diào)查制度的制定企業(yè)制定簽約主體資格調(diào)查制度，應(yīng)當(dāng)包括以下主要內(nèi)容：1.確定調(diào)查機(jī)構(gòu)和人員企業(yè)在制定簽約主體資格調(diào)查制度時，首先應(yīng)當(dāng)確定企業(yè)內(nèi)部負(fù)責(zé)調(diào)查的機(jī)構(gòu)和人員。一般來說，除了法律部門或者合同協(xié)議管理部門外，根據(jù)合同協(xié)議內(nèi)容的不同，企業(yè)的業(yè)務(wù)部門也應(yīng)當(dāng)承擔(dān)主要的調(diào)查任務(wù)。2.確定調(diào)查的內(nèi)容企業(yè)對簽約主體資格進(jìn)行調(diào)查的主要內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：(1)主體資格是否合法。根據(jù)我國現(xiàn)行的法律規(guī)定，經(jīng)濟(jì)活動的主體大致可分為法人(領(lǐng)取企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照)、非法人經(jīng)濟(jì)組織(自然人和領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照的組織)。對法人的資格調(diào)查。首先要看其是否持有工商行政管理機(jī)關(guān)頒發(fā)的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照，并需了解對方經(jīng)濟(jì)組織的法定名稱、住所、營業(yè)范圍、主營業(yè)地的詳細(xì)地址，廠長、經(jīng)理和董事長姓名等事項以及營業(yè)執(zhí)照是否經(jīng)過年檢。若對方是公司，則還需了解其性質(zhì)，即屬于有限責(zé)任公司、股份有限公司、總公司、分公司、母公司、子公司中的哪一種，對于不具有法人資格企圖以法人名義簽訂合同協(xié)議的當(dāng)事人，應(yīng)予以拒絕。對公民的資格調(diào)查，主要是對公民的自身狀況的了解，確定其是否具有法定的權(quán)利能力和行為能力。對非法人經(jīng)濟(jì)管理組織的調(diào)查。在調(diào)查非法人經(jīng)濟(jì)組織的資格時，應(yīng)當(dāng)調(diào)查其是否按照法律規(guī)定登記并領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照，對于未經(jīng)核準(zhǔn)登記，也未領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照，卻以非法人經(jīng)濟(jì)組織的名義簽訂合同協(xié)議的當(dāng)事人，不能與之簽約。對外方當(dāng)事人的資格調(diào)查。對方當(dāng)事人是外國的企業(yè)、組織的，應(yīng)當(dāng)查清其法律地位和性質(zhì)。調(diào)查的主要內(nèi)容有三項：一是調(diào)查其企業(yè)或組織是否合法存在；二是調(diào)查其是否具備法人條件、法定名稱、法定代表人姓名、國籍及企業(yè)或組織的注冊地；三是調(diào)查其企業(yè)是有限公司還是無限公司。對方當(dāng)事人是外國公民個人的，應(yīng)當(dāng)主要調(diào)查其國籍及自身狀況，確定其是否具有法定的權(quán)利能力和行為能力以及資信能力等。對保證人的調(diào)查。合同協(xié)議的簽訂要求有保證人保證時，應(yīng)當(dāng)調(diào)查保證人主體資格的合法性。作為保證人，必須具有民事行為能力，必須具有代為清償主債務(wù)的能力和承擔(dān)賠償責(zé)任的能力，還必須符合中華人民共和國擔(dān)保法有關(guān)保證人的限制性規(guī)定。(2)經(jīng)營范圍是否合法。簽約方應(yīng)當(dāng)在其經(jīng)營范圍以內(nèi)從事經(jīng)濟(jì)活動。為此，在簽訂合同協(xié)議前，必須審查合同協(xié)議項目是否超出了其營業(yè)執(zhí)照上規(guī)定的經(jīng)營范圍。對于一些重要資料和特殊商品，還應(yīng)要求其出示生產(chǎn)許可證或經(jīng)營許可證。(3)簽約人是否合法。企業(yè)在簽約前應(yīng)要求對方合同協(xié)議當(dāng)事人出具簽約資格證明。簽約人是法定代表人的應(yīng)出具法定代表人證明，簽約人是代理人的，代理人必須取得法定代表人的授權(quán)，并根據(jù)授權(quán)范圍以委托人的名義簽訂合同協(xié)議，才對委托人直接產(chǎn)生權(quán)利義務(wù)。3.調(diào)查方式一般調(diào)查方式大致有下列幾種：(1)實地調(diào)查方式。便于掌握第一手材料，缺點是如果在異地遠(yuǎn)距離交易投入成本將加大。(2)委托調(diào)查方式。委托調(diào)查是通過行政、銀行和法律服務(wù)部門協(xié)查、咨詢的方法，以了解當(dāng)事人的資信情況。(3)間接調(diào)查方式。主要是指利用信息媒體收集有關(guān)企業(yè)的資信情況。4.調(diào)查渠道一般調(diào)查的渠道有以下幾種：(1)企業(yè)法人注冊的工商行政管理部門。工商行政管理部門是我國依法負(fù)責(zé)企業(yè)法人注冊和合同協(xié)議管理的行政主管部門。企業(yè)可以直接向其申請查詢有關(guān)注冊資料。(2)行業(yè)主管部門或企業(yè)主管部門。我國的行業(yè)主管部門隨著政企分開的體制改革后，雖然不再下達(dá)指令性計劃，但仍具有宏觀指導(dǎo)的行政職能，與企業(yè)仍然存在行政隸屬關(guān)系。因此，行業(yè)主管部門和企業(yè)主管部門對隸屬的企業(yè)經(jīng)營狀況基本掌握。(3)專業(yè)銀行部門。銀行是本利結(jié)算和融資活動的專業(yè)部門，了解掌握客戶的結(jié)算和存款情況。企業(yè)要調(diào)查有關(guān)企業(yè)資格信用情況，可以通過銀行咨詢部門進(jìn)行調(diào)查。5.確定調(diào)查報告制度在調(diào)查期截止之前，企業(yè)負(fù)責(zé)調(diào)查的部門應(yīng)當(dāng)提交調(diào)查報告，調(diào)查報告應(yīng)當(dāng)對簽約方的主體資格進(jìn)行評估，對沒有調(diào)查出結(jié)果的項目進(jìn)行說明，以作為簽約部門的參考。6.明確調(diào)查失職責(zé)任對于負(fù)責(zé)調(diào)查的部門和人員，如果因其個人失職而導(dǎo)致調(diào)查的信息不實造成的損失，應(yīng)當(dāng)規(guī)定相應(yīng)的處罰措施。(二)簽約主體信用調(diào)查制度企業(yè)制定簽約主體信用調(diào)查制度，其調(diào)查機(jī)構(gòu)和人員、調(diào)查報告和調(diào)查責(zé)任制度的規(guī)定與簽約主體資格調(diào)查制度基本一致。主要區(qū)別是調(diào)查內(nèi)容的不同。企業(yè)制定和執(zhí)行簽約主體信用調(diào)查制度包括對當(dāng)事人的履約能力以及履約信用的調(diào)查。具體內(nèi)容如下：(1)履約能力的調(diào)查我國法律規(guī)定，法人因合同協(xié)議發(fā)生的債務(wù)承擔(dān)有限責(zé)任，公民、私營企業(yè)和個體經(jīng)濟(jì)組織等對合同協(xié)議發(fā)生的債務(wù)承擔(dān)無限責(zé)任。因此，企業(yè)在簽訂合同協(xié)議時應(yīng)當(dāng)了解對方的履約能力是否能承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。對履行能力的調(diào)查又可以分為對財產(chǎn)狀況、生產(chǎn)能力和經(jīng)營能力的調(diào)查。財產(chǎn)狀況的調(diào)查財產(chǎn)狀況包括注冊資本、實收資本、公積金以及其所擁有的其他形式的財產(chǎn)，資本狀況是客戶經(jīng)濟(jì)實際能力和履約能力的標(biāo)志。生產(chǎn)能力的調(diào)查生產(chǎn)能力的調(diào)查包括調(diào)查對方企業(yè)廠房、設(shè)備條件，原材料、輔助材料、能源供應(yīng)狀況，生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)水平、交貨能力等。經(jīng)營能力的調(diào)查經(jīng)營能力的調(diào)查主要調(diào)查對方企業(yè)的經(jīng)營金額、銷售渠道、貿(mào)易關(guān)系、經(jīng)營做法、近年來的盈虧情況、產(chǎn)品銷售情況以及在國內(nèi)國際市場上競爭能力的強(qiáng)弱情況。(2)履約信用的調(diào)查履約信用調(diào)查是對簽約企業(yè)信用、信譽(yù)的調(diào)查。企業(yè)的經(jīng)營歷史、經(jīng)營作風(fēng)、有關(guān)客戶的評價、產(chǎn)品的質(zhì)量以及與金融、政府、司法機(jī)關(guān)等機(jī)構(gòu)間關(guān)系等情況，都是構(gòu)成其商業(yè)信用、信譽(yù)的重要內(nèi)容。(三)合同的簽訂企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)協(xié)商、談判的結(jié)果，擬訂合同文本。合同文本應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，切實做到條款內(nèi)容完整，表述嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，相關(guān)手續(xù)齊備，避免出現(xiàn)重大疏漏。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同審核和內(nèi)部會簽制度，重點審核合同的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性、可行性、嚴(yán)密性等相關(guān)內(nèi)容。(1)經(jīng)濟(jì)性。合同內(nèi)容符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。(2)可行性。簽約方資信可靠，有履約能力，具備簽約資格；資金來源合法，擔(dān)保方式可靠，擔(dān)保資產(chǎn)權(quán)屬明確。(3)嚴(yán)密性。合同條款齊備、完整，文字表述準(zhǔn)確，附加條件適當(dāng)、合法；合同約定的權(quán)利、義務(wù)明確，數(shù)量、價款、金額等標(biāo)示準(zhǔn)確；合同有關(guān)附件齊備，手續(xù)完備。(4)合法性。合同的主體、內(nèi)容和形式合法；合同訂立的程序符合規(guī)定，會審意見齊備；資金的來源、使用及結(jié)算方式合法，資產(chǎn)動用的審批手續(xù)齊備。充分考慮合同條款可能帶來的風(fēng)險，諸如一般經(jīng)營風(fēng)險、違法風(fēng)險、稅務(wù)風(fēng)險等。要充分利用專業(yè)人士意見，向律師、法律顧問、稅務(wù)專家進(jìn)行咨詢。合同文本涉及相關(guān)部門或人員的，應(yīng)當(dāng)履行內(nèi)部審核會簽程序。合同訂立后，合同副本及相關(guān)審核資料應(yīng)交由檔案管理部門歸檔，合同正本由合同歸口管理部門負(fù)責(zé)保管和履行。二、合同的履行企業(yè)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行合同，同時監(jiān)控對方當(dāng)事人的履約情況?？罐q權(quán)：同時履行抗辯權(quán)、后履行抗辯權(quán)、不安抗辯權(quán)對合同協(xié)議已訂立，但發(fā)現(xiàn)有顯失公平、條款有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情形，已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益嚴(yán)重受損，合同協(xié)議歸口管理部門應(yīng)當(dāng)及時向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報告，并采取合法有效措施，制止危害行為的發(fā)生或擴(kuò)大。必要時可以請求仲裁機(jī)構(gòu)或法院對原合同協(xié)議予以變更或解除。合同履行過程中出現(xiàn)違約情形的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同違約條款承擔(dān)或追究違約責(zé)任。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同協(xié)議違約處理制度。對方違約的情形，應(yīng)當(dāng)按合同協(xié)議條款約定收取違約金；違約金不足以彌補(bǔ)企業(yè)損失時，應(yīng)當(dāng)要求對方賠償損失，必要時應(yīng)采取相應(yīng)的保全措施。企業(yè)自身違約的情形，應(yīng)當(dāng)由合同協(xié)議承辦部門以書面形式報告企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人，經(jīng)批準(zhǔn)后履行相應(yīng)賠償責(zé)任。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同糾紛處理制度。在合同履行過程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，在規(guī)定時效內(nèi)與對方協(xié)商解決。協(xié)商無效的，應(yīng)當(dāng)按照合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。(1)經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的合同協(xié)議糾紛解決方法，應(yīng)當(dāng)簽訂書面協(xié)議，由雙方法定代表人或其授權(quán)人簽章并加蓋單位印章后生效。(2)合同協(xié)議糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，應(yīng)向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報告，并依合同協(xié)議約定選擇仲裁或訴訟方式解決。法律部門會同有關(guān)部門研究仲裁或訴訟方案，報企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實施。(3)糾紛處理過程中，任何單位或個人未經(jīng)授權(quán)，不得向合同協(xié)議對方作出實質(zhì)性答復(fù)或承諾。三、評估與披露企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同管理評估制度，定期對合同簽署與履行情況進(jìn)行全面評估，發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)當(dāng)及時報告。企業(yè)應(yīng)當(dāng)披露重大合同的履行情況、合同糾紛、法律訴訟以及合同履行中的其他風(fēng)險等內(nèi)容。第二節(jié) 實務(wù)案例講解【案例2.131】百成公司合同案例百成化學(xué)工業(yè)公司(以下簡稱百成公司)是一家在新加坡上市的外商獨資企業(yè)，公司的治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)部控制在近幾年的發(fā)展中不斷完善，有一整套的內(nèi)控流程和操作規(guī)范。百成公司采購時按照填制請購單、評審訂購單合同、填制驗收單、取得賣方發(fā)票、填制付款憑單、編制付款憑證及向賣方發(fā)出對賬單等內(nèi)部控制流程進(jìn)行。1.從百成公司請購單詢比價選擇供應(yīng)商合同評審合同的簽訂過程中發(fā)現(xiàn)：(1)當(dāng)初在詢比價的過程中，采購員要求各供應(yīng)商報價的產(chǎn)品規(guī)格、型號不一致，從而使得公司詢比價的作用不能發(fā)揮，由該采購員最終確定的供應(yīng)商的產(chǎn)品價格最高；同時通過運用電話和網(wǎng)上詢價，此采購員所選供應(yīng)商價格比同類廠家價格高出近10萬元；(2)該采購員在合同報告中沒有說明該供應(yīng)商提供增值稅票的要求，從而使得該供應(yīng)商以偷逃稅款的方式降低報價，沒有全面真實反映實際情況，卻告知領(lǐng)導(dǎo)是最低價采購，造成主管審核、批準(zhǔn)失誤；(3)簽訂合同時原合同報告中的供應(yīng)商名稱又變成了沒有法人資質(zhì)的二級代理商，該二級代理商不具有一般納稅人資質(zhì)，為百成公司以后對賣方發(fā)票的抵扣不足留下隱患；(4)抽查該采購員所簽合同，沒有要求供應(yīng)方提供17%的增值稅票(百成公司是外企，對購買國內(nèi)設(shè)備享有退稅政策)。2.生產(chǎn)部門的使用情況和反饋意見顯示，此采購員所購8臺該供應(yīng)商的設(shè)備經(jīng)常出現(xiàn)跑、冒、滴、漏現(xiàn)象，其中5臺已返還供應(yīng)商檢修，有2臺在倉庫，現(xiàn)在使用的只有1臺。3.在編制付款憑證和取得賣方發(fā)票的過程中經(jīng)過查看驗收單、賣方發(fā)票、付款憑單、付款憑證及賣方對賬單。結(jié)果發(fā)現(xiàn)：(1)在采購入庫的過程中此采購員違反公司物品驗收管理制度的規(guī)定，沒有通過倉庫保管員驗收，就分3次在3個星期日把原材料直接送到生產(chǎn)使用部門；(2)由于百成公司供應(yīng)商對賬工作一直未開展，同時賣方的付款由采購處負(fù)責(zé)，使得該采購員一直未將2003年客戶開具的增值稅票到公司財務(wù)部入賬且未被發(fā)現(xiàn)，近1萬元的進(jìn)項稅額超過稅法規(guī)定的90天抵扣時效，又造成公司1萬元的稅款損失?！景咐治觥繌陌俪晒静少徸鳂I(yè)制度來看，請購單、訂購單合同評審、驗收單、賣方發(fā)票、付款憑單、付款憑證及賣方對賬單等內(nèi)部控制流程比較完善，但在合同協(xié)議的內(nèi)部控制方面仍存在不足之處，以導(dǎo)致在執(zhí)行過程中，由于部分采購人員投機(jī)取巧，為謀求個人利益鋌而走險，給百成公司造成了不該有的損失。1.百成公司簽約前沒有對供應(yīng)商的簽約主體資格進(jìn)行調(diào)查。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對擬簽約對象的民事主體資格、注冊資本、資金運營、技術(shù)和質(zhì)量指標(biāo)保證能力、市場信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量等方面進(jìn)行資格審查，以確定其是否具有對合同協(xié)議的履約能力和獨立承擔(dān)民事責(zé)任的能力，并查證對方簽約人的合法身份和法律資格。本案例中供應(yīng)商是沒有法人資質(zhì)的二級代理商，應(yīng)當(dāng)調(diào)查其是否按照法律規(guī)定登記并領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照，對于未經(jīng)核準(zhǔn)登記，也未領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照，卻以非法人經(jīng)濟(jì)組織的名義簽訂合同協(xié)議的當(dāng)事人，不能與之簽約。2.百成公司在采購過程中合同詢價和合同的簽訂均由采購員負(fù)責(zé)，容易形成舞弊。百成公司應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的制度，規(guī)范合同協(xié)議正式訂立前的資格審查、內(nèi)容談判、文本擬定等流程，確保合同協(xié)議的簽訂符合國家及行業(yè)有關(guān)規(guī)定和企業(yè)自身利益，防范合同協(xié)議簽訂過程中的舞弊、欺詐等風(fēng)險。應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同協(xié)議內(nèi)容對供應(yīng)商、價格及變化趨勢、質(zhì)量、供貨期和市場分布等方面進(jìn)行綜合分析論證，掌握市場情況