合約規(guī)劃成本事前管控.doc

再造合約規(guī)劃 鍛造成本事前管控利器為什么有些企業(yè)仍然無法發(fā)揮合約規(guī)劃的事前控制作用？合約規(guī)劃模板及其執(zhí)行體系的梳理以及執(zhí)行不到位是重要原因。要發(fā)揮合約規(guī)劃的事前控制作用，就需要梳理一個(gè)與企業(yè)現(xiàn)狀及管理能力相適應(yīng)的合約規(guī)劃模板。 管理現(xiàn)場A集團(tuán)成本總經(jīng)理在考察某標(biāo)桿企業(yè)的成本管理體系之后，認(rèn)識到合約規(guī)劃是成本事前管控的重要手段，是連接測算成本和動(dòng)態(tài)成本的樞紐，決定在集團(tuán)內(nèi)也推行“合約規(guī)劃”，并直接參考標(biāo)桿企業(yè)梳理了一整套合約規(guī)劃模板，要求集團(tuán)所有項(xiàng)目必須將目標(biāo)成本編制成合約規(guī)劃，在登記合同時(shí)，必須與合約規(guī)劃相對應(yīng)，以保障合同的事前控制。在執(zhí)行一段時(shí)間之后，集團(tuán)成本總經(jīng)理組織人員進(jìn)行落實(shí)檢查，卻發(fā)現(xiàn)大多數(shù)項(xiàng)目存在兩個(gè)典型現(xiàn)象：第一個(gè)現(xiàn)象：對于合約規(guī)劃如何編制如何執(zhí)行，每個(gè)分公司、每個(gè)項(xiàng)目的成本人員的理解存在差異，有些認(rèn)為應(yīng)該嚴(yán)格按照集團(tuán)提供的模板，有些則認(rèn)為可以根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。第二個(gè)現(xiàn)象：涉及范圍較大、金額較高的合約規(guī)劃，在執(zhí)行過程中，并不是只發(fā)生一個(gè)合同，往往會(huì)分成幾個(gè)合同簽定，而每發(fā)生一個(gè)合同就從該合約規(guī)劃中扣除相應(yīng)金額。依據(jù)這種操作習(xí)慣，在項(xiàng)目前期，每個(gè)合同都沒有超標(biāo)，但是隨著項(xiàng)目逐步開展到后期，這些合約規(guī)劃余下的金額已經(jīng)小于預(yù)計(jì)要發(fā)生的合同，成本超支在最后階段暴露出來，合約規(guī)劃的事前控制作用仍舊沒能發(fā)揮。上述管理問題，目前仍然在一些地產(chǎn)企業(yè)存在。合約規(guī)劃作為成本管理的事前控制手段，已經(jīng)得到大多數(shù)地產(chǎn)企業(yè)的認(rèn)可，也在諸多地產(chǎn)企業(yè)中推廣應(yīng)用。但是，為什么有些地產(chǎn)企業(yè)仍然無法發(fā)揮合約規(guī)劃的事前控制作用？我們根據(jù)調(diào)查分析，認(rèn)為合約規(guī)劃模板及其執(zhí)行體系的梳理不清晰以及執(zhí)行不到位是重要原因，這也是大多數(shù)地產(chǎn)企業(yè)從成本核算邁向成本控制的主要障礙。如何進(jìn)行合約規(guī)劃的模板梳理？合約規(guī)劃是指根據(jù)項(xiàng)目工程施工進(jìn)度安排，將目標(biāo)成本按照自上而下的方式，逐級分解為未來預(yù)計(jì)要發(fā)生的一系列合同，其根本作用是指導(dǎo)從招投標(biāo)到最終工程結(jié)算整個(gè)過程的合同簽訂及執(zhí)行。要發(fā)揮合約規(guī)劃的事前控制作用，就需要梳理一個(gè)與企業(yè)現(xiàn)狀及管理能力相適應(yīng)的合約規(guī)劃模板，這個(gè)模板不僅體現(xiàn)成本科目與合約規(guī)劃的承接關(guān)系，重點(diǎn)還應(yīng)考慮每個(gè)合約規(guī)劃的責(zé)任主體、分級管控以及執(zhí)行要求等?？傮w而言，合約規(guī)劃模板的梳理可以從圖1中的四個(gè)維度進(jìn)行：在地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部，可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況梳理形成合約規(guī)劃模板，梳理的時(shí)候需要結(jié)合同標(biāo)準(zhǔn)化、責(zé)任與控制等多維度進(jìn)行。梳理的表格可以參考圖2所示：（一）控制科目的梳理控制科目是測算成本、明細(xì)費(fèi)項(xiàng)轉(zhuǎn)化為合約規(guī)劃的載體。成本控制按照總量控制的方法，更主要是對合同進(jìn)行控制，因此需要按照“合同分類”思想構(gòu)建控制科目。對于控制科目的梳理，需要從如下角度考慮：梳理要求：根據(jù)行業(yè)特征梳理通用的成本科目；顆粒度：根據(jù)公司管控需要，明確到責(zé)任主體（部門）即可；限制條件：參考成本會(huì)計(jì)科目，建議財(cái)務(wù)科目包含控制科目，或保持對應(yīng)關(guān)系。另外需要注意核算對象范圍的選取和定義、區(qū)域特征（不同城市的行政要求，例如北方紅線外設(shè)施，其范圍包括紅線外的設(shè)施成本）、產(chǎn)品的特殊要求（如不同區(qū)域地理環(huán)境下的某些特殊要求）。示例：某企業(yè)控制科目梳理表（如圖3）。 在這個(gè)示例中，我們可以看到控制科目梳理時(shí)，已經(jīng)明確責(zé)任主體以及控制方式，可以支持后續(xù)項(xiàng)目目標(biāo)成本的分級管控。當(dāng)然，有些企業(yè)是細(xì)化到合約時(shí)，再明確責(zé)任主體。需要指出的是，控制科目梳理時(shí)，要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全景覆蓋，做到“不漏項(xiàng)、可執(zhí)行”，在操作時(shí)最好進(jìn)行跨部門溝通研討后確定，以得到業(yè)務(wù)部門的認(rèn)可，利于后續(xù)推廣執(zhí)行。另外，直接將成本核算科目作為控制科目也不可取，因?yàn)槌杀竞怂憧颇康念w粒度太細(xì)，管理的代價(jià)過大。 （二）合約規(guī)劃的梳理合約規(guī)劃的梳理基于控制科目進(jìn)行，主要原則是在每個(gè)控制科目下，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)梳理預(yù)計(jì)發(fā)生的合同，并確定每個(gè)預(yù)計(jì)合同所包含的范圍。具體可從如下角度進(jìn)行梳理（如圖4）：分級管控：由于地產(chǎn)項(xiàng)目周期長，合同一般多達(dá)200份，因此需要考慮每個(gè)合同簽訂及執(zhí)行的管理成本，也需要考慮企業(yè)自身及總包單位的管理能力。項(xiàng)目因素：基于有些項(xiàng)目的定位及對品質(zhì)的要求，比如高端住宅、別墅等，其景觀需要考慮交給專業(yè)的分包商執(zhí)行，而不適宜一并交給總包單位執(zhí)行。合作伙伴：需要考慮總承包單位的管理能力，梳理企業(yè)的合作伙伴數(shù)量及質(zhì)量。如果總承包單位項(xiàng)目經(jīng)理及其團(tuán)隊(duì)管理能力強(qiáng)，合約的執(zhí)行可以交其管理；如果可選的合作伙伴數(shù)量較多，則可細(xì)化合約規(guī)劃，以交給專業(yè)的承建商執(zhí)行。其它因素：企業(yè)及項(xiàng)目的特殊要求，如融資或墊款的需要；也需要考慮公司的規(guī)范制度要求，如合同采購規(guī)范要求等。在具體梳理合約規(guī)劃時(shí)，合約規(guī)劃的顆粒度除考慮上述因素之外，還可以依據(jù)工作板塊（專業(yè)分工）進(jìn)行劃分，以明確相關(guān)事宜并可指導(dǎo)執(zhí)行即可。例如：營銷分類中，“推廣”方式的選取有多種，包括平面、網(wǎng)絡(luò)、戶外等，合作方的選取也有很多種，合約規(guī)劃可以明確到“推廣”即可，具體的執(zhí)行形式可以在執(zhí)行合同時(shí)進(jìn)行細(xì)化。 （三）合同的規(guī)范梳理在完成合約的梳理之后，需要考慮這些合約在轉(zhuǎn)化為合同執(zhí)行時(shí)的對應(yīng)關(guān)系。合同的規(guī)范梳理主要依據(jù)兩個(gè)原則：一是無合約不合同；二是合同不跨控制科目。這里討論一個(gè)相對比較特殊的情況。大多數(shù)地產(chǎn)企業(yè)一般存在總包合同，這種合同可能會(huì)包含跨科目的多個(gè)合約規(guī)劃。例如，某企業(yè)的土建總包合同包含的合約有：結(jié)構(gòu)及粗裝修、樁承臺基礎(chǔ)、室內(nèi)給排水、室內(nèi)電氣工程、室外給水、雨污水系統(tǒng)等，這個(gè)合同在執(zhí)行時(shí)，包含的合約跨越主體建筑、主體安裝、社區(qū)管網(wǎng)、配套設(shè)施等科目。因此在進(jìn)行合約規(guī)劃命名時(shí)，可以命名為：結(jié)構(gòu)及粗裝修（土建總包1）、樁承臺基礎(chǔ)（土建總包2）等，通過這種命名方式，可以規(guī)范、指導(dǎo)和明確后續(xù)合約規(guī)劃的具體執(zhí)行。某企業(yè)出于管控目的，要求某科目下的所有合約作為一個(gè)大的合同，全交給同一個(gè)企業(yè)執(zhí)行，合同不允許跨科目。這屬于特例。在做合同梳理時(shí)，一個(gè)重要的工作就是對合同進(jìn)行分類，以便于后續(xù)合同的規(guī)范化管理。合同的分類，可以參考下表： 通過合同梳理，主要是明確了“控制科目合約規(guī)劃-合同”的鏈接關(guān)系，為后續(xù)的合同執(zhí)行與控制提供了管理基礎(chǔ)。（四）合同責(zé)任與控制的梳理在明確合同之后，就需要考慮每個(gè)具體合同的規(guī)范與管理。主要考慮三個(gè)維度：分級管控、采招控制以及采招執(zhí)行。分級管控：主要根據(jù)不同合同管控的權(quán)限，以合同審批權(quán)限進(jìn)行界定，管控的級別主要分為集團(tuán)、公司、項(xiàng)目，以此明確責(zé)任部門。采招控制：確定每個(gè)合同在采招時(shí)的執(zhí)行方式。需要考慮發(fā)包方式：總包、指定分包、獨(dú)立分包；招標(biāo)方式：公開、邀請、議標(biāo)、約談、委托、戰(zhàn)略、集采；計(jì)價(jià)原則：總價(jià)、單價(jià)、其它；材料供應(yīng)方式：甲供、甲指乙供、甲限乙供以及乙供。采招執(zhí)行：即確定每個(gè)合同執(zhí)行的開始與結(jié)束時(shí)間。需要和具體項(xiàng)目的工作項(xiàng)關(guān)聯(lián)，如預(yù)計(jì)進(jìn)場時(shí)間、開始時(shí)間、完成時(shí)間等。需要特別指出的是，對于合同控制與責(zé)任的梳理，可以考慮和主項(xiàng)計(jì)劃、專項(xiàng)計(jì)劃相關(guān)。建議梳理影響關(guān)鍵進(jìn)度、成本金額大、影響后續(xù)質(zhì)量的重點(diǎn)合同。我們經(jīng)過研究，在項(xiàng)目中一般可以重點(diǎn)關(guān)注建筑設(shè)計(jì)合同、樁基礎(chǔ)施工合同、土方工程施工合同等12個(gè)合同，這些合同約占了項(xiàng)目中超過80%的成本。另外，還要考慮一些自然條件、環(huán)境以及政治等因素，如秋收、奧運(yùn)、高考、冬天以及雨季等。 結(jié)束語梳理合約規(guī)劃，只是邁出成本控制的第一步，重要的是需要落實(shí)合約規(guī)劃在采招環(huán)節(jié)發(fā)揮的作用，發(fā)揮合約規(guī)劃指導(dǎo)招標(biāo)計(jì)劃、合同簽訂的作用，才能