公司向員工寄送法律文件操作流程及注意事項(xiàng).doc

公司向員工寄送法律文件操作流程及注意事項(xiàng)若員工不愿意當(dāng)面簽收公司發(fā)出的書面通知（包括但不限于簽訂勞動合同通知書、警告通知書、變更工作地點(diǎn)通知書、續(xù)簽勞動合同通知書、法律風(fēng)險告知書、解除勞動合同通知書、辦理離職手續(xù)通知書、離職證明等文件），或因?yàn)槟撤N原因必須將某些法律文件送交給員工而員工拒絕前來領(lǐng)取，若不送交員工的話，公司將承擔(dān)法律風(fēng)險的情況（例如離職證明等），建議公司于該員工當(dāng)面拒收當(dāng)日或于法定的單位須送交員工的截止期限前，按照以下流程操作：一、通過員工自己確認(rèn)的聯(lián)系地址用快遞形式（建議用EMS）送達(dá)文件。郵遞地址的優(yōu)選順序是：1、入職信息表（若有）、勞動合同內(nèi)確認(rèn)的通信地址。2、員工雖然在上述入職信息表或勞動合同內(nèi)有確認(rèn)的通信地址，但員工通過本單位申請辦理過本市住房公積金貸款、提取等業(yè)務(wù)，有相關(guān)證明文件證明該員工在本市還有實(shí)際居住地址的，按此地址郵遞。3、若無上述二種地址，則按員工身份證地址寄出。4、對于預(yù)期可能發(fā)生重大爭議、或者需要密切關(guān)注的個案，建議按照上述多個地址分別寄出內(nèi)容相同的法律文件以確保萬無一失。二、寄送快遞時，在郵包上隨附的快遞詳情單上面明確寫出所寄送文件的名稱，如“致張三解除勞動合同通知書”。另請注意，由于預(yù)期此份快遞詳情單可能會作為證據(jù)使用，因此務(wù)必用力填寫！必要時請掀開最底層一聯(lián)查看復(fù)寫的字跡是否清晰可辨。三、寄送快遞時，向快遞公司明確提出的要求：1、請要求快遞公司提供簽收回執(zhí)（例如EMS的大部分快遞詳情單會有“需要回執(zhí)”的選項(xiàng)，可以勾選；若快遞公司不提供此返回簽收回執(zhí)的服務(wù)的，則不宜選用這家快遞公司！）。2、明確告知快遞公司，不得擅自更換本郵件的包裝及快遞詳情單的填寫內(nèi)容，若有必須更換本郵件的包裝以及快遞詳情單的情形，務(wù)必通知發(fā)件人再行處理（這是因?yàn)槟承┎灰?guī)范的快遞公司有內(nèi)部潛規(guī)則：為防止其內(nèi)部員工竊取郵包內(nèi)的物品，對于所有填寫了“內(nèi)件說明”的快遞詳情單均私下更換）。若遭遇此類不規(guī)范的快遞公司，則公司原本要達(dá)到的送達(dá)法律文書的意圖就不能實(shí)現(xiàn)。3、若與快遞公司溝通良好，還可要求快遞公司在投遞該份快遞前，不要電話聯(lián)系員工；四、若快遞被簽收，請聯(lián)系快遞公司，要求快遞公司提供簽收回執(zhí)單據(jù)；五、若快遞被“查無此人”“拒收”等原因退回，請將退回的郵包原件（含郵件包裝及隨附的快遞詳情單）直接作為檔案留存，請有關(guān)操作人員注意務(wù)必不要拆開快遞。六、對于預(yù)期可能發(fā)生重大爭議、或者需要密切關(guān)注的個案，快遞公司提供的有收件人簽字的簽收回執(zhí)或被退回的郵包，對請仔細(xì)檢查其外觀和記載內(nèi)容，注意以下細(xì)節(jié)并提前完善輔助證明以免在今后的案件舉證期內(nèi)因時限較短而手忙腳亂：1、復(fù)寫的字跡是否清晰（請參閱本流程第二點(diǎn)內(nèi)容）。2、是否與本公司寄出的版本及內(nèi)容一致（請參閱本流程第三點(diǎn)第2項(xiàng)內(nèi)容）。3、簽收人是否與收件人姓名一致（若不一致，建議還需請快遞公司出具一份投遞情況說明，用以證明是按指定的地址通知了指定的收件人，簽收人可推測出是與收件人同住的有密切關(guān)系的人）。4、送達(dá)的時間能否清晰看出是當(dāng)月的多少日期（若因投遞員疏忽未填寫，建議還需按本流程第六條第3項(xiàng)處理）。5、有無快遞公司的蓋章？（若無蓋章，建議按還需按本流程第六條第3項(xiàng)處理）。附件是來自一宗真實(shí)個案，我們要求快遞公司詳細(xì)說明投遞情況的證明（因?yàn)樵摽爝f公司提供的“簽收回執(zhí)”上沒有規(guī)范填寫是幾月幾日送達(dá)的，且實(shí)際簽收人與指定的收件人不是同一個人），我們作為示范，以助理解：證 明2011年12月9日“AAA有限公司”委托我司“全一快遞”（單號：*1110 9006 #*）投遞的到XX市XX北路XX花園XX苑X幢502房張XX收，此件是由該地址居住的男孩在2011年12月10日簽字簽收的（簽名為：王XX）。當(dāng)時的情況是：我司快遞員在2011年12月10日下午到達(dá)至上述地址樓下，根據(jù)該快遞單上填寫的手機(jī)號碼（136XXXXXXXX）通知張XX有快遞到，張XX表示會下樓前來領(lǐng)取。但是過了一會下樓來的是一名男孩，自稱是張XX的兒子，是來幫張XX領(lǐng)快遞的，于是我司快遞員就與他核對了收件地址和收件人姓名，并由他在快遞單上簽字簽收了。該快遞單上收件人所簽的名字是王XX，簽收時是2011年12月10日下午14點(diǎn)20分。此快遞件在我公司系統(tǒng)登記的到達(dá)時間是2