用GOOGLE實(shí)現(xiàn)OA辦公自動化功能.doc

第一部分：用GOOGLE做OA，好處大大的！1，什么是OA？OA（OfficeAutomatic辦公自動化），它是電腦進(jìn)入辦公室后實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的一種方式。有了OA之后，公司管理會提高很多工作效率，也會節(jié)約很多辦公成本。公司只需要給員工配備一臺電腦，接入網(wǎng)絡(luò)之后即可實(shí)現(xiàn)虛擬化的員工、客戶交流。OA另外的一個好處是，ANYTIME,ANYWHERE，無論你在何處，只要你的OA系統(tǒng)接入了互聯(lián)網(wǎng)，就可以方便的進(jìn)行工作，完全可以達(dá)到穩(wěn)坐辦公室的效果。2，為什么要用OA辦公？公司開啟OA是需要一筆不多不少的投入的，這對中小型公司會有很大財務(wù)上的壓力。小型的OA系統(tǒng)怎么也得幾千元，加一臺服務(wù)器需要萬元左右。另外，服務(wù)器的維護(hù)很麻煩，雇傭一個人多一份人力成本。還有就是，每一款OA的操作各不相同，OA軟件公司變著法兒的收取培訓(xùn)費(fèi)用，如今跳槽成風(fēng)，總不能來一個人拉來OA軟件公司培訓(xùn)一次吧。目前制作OA的軟件公司魚龍混雜（大部分都在死亡邊緣掙扎），質(zhì)量無法保證，好一點(diǎn)的，例如IBMLOTUSNOTES又很貴。3，GOOGLE可以替代OA么？我們印象中的GOOGLE是一個搜索引擎，然而它還提供了一些其它WEB2.0的服務(wù)，我們就是利用這些功能來替代常規(guī)的OA系統(tǒng)功能。一般情況下，只要不是涉及到特別行業(yè)化的東西，GOOGLE所提供的功能均可實(shí)現(xiàn)。這對財務(wù)緊張的中小型公司是一件好事。4，用GOOGLE作為OA系統(tǒng)可以節(jié)省多少費(fèi)用？下面我們可以算帳，看看GOOGLE能為你節(jié)約多少費(fèi)用。最低檔的OA系統(tǒng)，5000元一套（不包括服務(wù)器費(fèi)用，如果接入互聯(lián)網(wǎng)，還需要托管費(fèi)用，即使不托管也需要維護(hù)費(fèi)用）。常用辦公軟件費(fèi)用，微軟OFFICE，正版的2800元/套（如果用盜版有損公司形象，而且會有被微軟控告的危險）。因此，差不多20人左右的公司，GOOGLE差不多可以幫助您節(jié)省十萬元。5，用GOOGLE作為OA系統(tǒng)的好處是什么？首先，它是免費(fèi)的。對于這點(diǎn)是最重要的，雖然免費(fèi)，但功能卻不俗哦！其次，GOOGLE的這些是無限升級的，你用其它公司的OA系統(tǒng)，需要繳納升級費(fèi)用，而且升級很麻煩，如果作OA的軟件公司倒閉，人去樓空。GOOGLE至少十年內(nèi)不會倒閉吧！GOOGLE提供的這些功能很強(qiáng)大，但操作很簡單，幾乎不需要培訓(xùn)，并且隨時都有新功能推出與舊功能完善。最好是，GOOGLE的創(chuàng)新氛圍，大家庭一般的企業(yè)文化值得我們學(xué)習(xí)，用GOOGLE作為OA，可以充分感受到知識給我們企業(yè)帶來的變革。這點(diǎn)是最重要的。6，用GOOGLE作為OA的安全性如何？有什么缺點(diǎn)么？你可以通過設(shè)置，制訂用戶查看你的信息，普通的OA則沒有此功能。在安全性方面，一家市值僅百億千億美元的公司的產(chǎn)品，安全性肯定高于那些四五個人的小公司做出來的OA系統(tǒng)。即使信息保存在互聯(lián)網(wǎng)上，GOOGLE的安全系數(shù)還是非常高的，但你需要設(shè)置一個安全的密碼。人無完人，GOOGLE也一樣。缺點(diǎn)就是有些功能是英文版的，不過相信你們公司也不愿意招聘英語白癡的“人才”吧，這點(diǎn)不是問題。另外我們偉大的社會主義中國制作了一套臭名昭著的GFW長城防火墻，有時候會將GOOGLE的一些英文功能屏蔽掉。這兩點(diǎn)問題會隨著慢慢解決的，因為GOOGLE中國，也就是給GOOGLE取名谷歌的那個跳槽大仙兒會將GOOGLE英文翻譯成中文，到時候這兩點(diǎn)問題將不存在了。最好的就是，目前GOOGLE的一些功能是測試BETA版，有時會出現(xiàn)錯誤，但這都不是問題，相比較那些小公司的OA，GOOGLE那點(diǎn)錯誤叫什么，況且人家天天都在改進(jìn)呢。因此，使用GOOGLE的OA可以幫助我們提高工作效率，節(jié)約OA成本。它加強(qiáng)了公司員工間的交流，使員工的凝聚力、學(xué)習(xí)力增強(qiáng)，有利于推廣自己的企業(yè)文化。第二部分：用GOOGLE替代OA的核心理念1，啟動GOOGLEOA會是什么樣子的？GOOGLE有個缺憾就是它沒有一個專門的頁面來集成它所提供的眾多功能，所以我們需要充分利用RSS技術(shù)，自己定制一個主頁集成平臺。GOOGLEREADER可以定制RSS，將GOOGLE的功能通過RSS地址連接到一個頁面上。（但GOOGLEREADER制作并不人性化，所以您也可以用其它的聚合器，例如在線版本可以使用抓蝦網(wǎng)的聚合器，桌面版的可以使用OPERA瀏覽器等）如果貴公司原意投入，還可以利用API接口，開發(fā)AJEX技術(shù)作出主頁面集成，這樣會更加方便跟個性化，應(yīng)用起來也很方便，做完之后還能賣給GOOGLE，至少應(yīng)該可以賣幾百萬美元吧。開發(fā)的投入并不大，創(chuàng)作理念最重要。（俺鼎革的名言：寫字誰都會，但寫成書法藝術(shù)卻很難。）附圖：/UploadFile/2006-9/200691216492447450.gif 獨(dú)立開發(fā)的GOOGLEOA聚合器頁面，（嘿嘿，看起來有模有樣的，連幾乎不用的IE都揪了出來，有時間再做細(xì)一點(diǎn)將更好）俺UI設(shè)計很在行，如果畫一些時間編寫代碼做出真實(shí)的GOOGLEOA聚合器就更prefect了。2，怎樣將GOOGLE的功能聚合在一個頁面上？GOOGLE的每一種功能都提供了RSS地址，并可設(shè)置成為共享，打開RSS聚合器之后，將RSS地址輸入進(jìn)去，并按照使用者的工作職能分類即可。第三部分：GOOGLE產(chǎn)品的功能介紹GOOGLE提供了很多東西，在這里只介紹跟OA有關(guān)的一些功能。1，GMAIL與GTALK：你所有使用GOOGLE的服務(wù)全部都集中在一個GMAIL賬號上，所以，你的第一個工作是注冊一個GMAIL賬號。注冊完畢之后，你將擁有一個最基礎(chǔ)的郵箱跟聯(lián)系地址簿。這個郵箱也支持RSS哦另外，相關(guān)聯(lián)的還有IM軟件，就是GTALK，類似QQ但比QQ好用一萬倍的軟件，可以進(jìn)行語音聊天，音質(zhì)比電話要清晰，速度極快，而且很穩(wěn)定。GTALK支持API技術(shù)，可以集成在一個頁面上，如果嫌自主開發(fā)麻煩，那就下載一個桌面GTALK軟件即可。2，CALENDAR：這是個日程管理的東東，以前曾介紹過它在課堂學(xué)習(xí)上的應(yīng)用（參考文章：/dingge/blog/item/b7946738d142862397ddd8ce.html）。這里簡單介紹一下，它可以讓你編輯自己的日程安排，同時也能看到其他人共享的日程安排。在公司里面應(yīng)用，例如秘書可以設(shè)置一個會議日程，然后授權(quán)同事觀看，這樣，秘書的會議記錄就會出現(xiàn)在所有授權(quán)看到的同事的日程安排上。這樣的應(yīng)用還可以使用在銷售管理，項目管理中。人力資源部也可以利用它來監(jiān)控沒個員工的日常工作情況，也可以發(fā)布活動信息。（不要忘了RSS哦。）3，BLOGGER：前些日子一只無法登錄，最近GOOGLE跟中國政府簽署了保證書之后可以使用啦。BLOGGER就是一個博客啦，每個員工必須開通一個BLOGGER，然后供上級檢查工作。公司也需要單獨(dú)開通一個，好宣傳企業(yè)文化。（不要忘了RSS哦。）4，GROUPS:GOOGLEGROUPS是一個非常強(qiáng)大，但卻鮮為人知的功能。每一個部門都應(yīng)該開通一個GROUPS，或者每一個項目都開通一個GROUPS。開通之后，將會擁有一個的郵箱地址，任何人發(fā)電子郵件到這個地址，都會出現(xiàn)在GROUPS頁面上，可以登錄查看相關(guān)討論信息，回復(fù)討論內(nèi)容。（不要忘了RSS哦。）5，OFFICE系列5.1，NOTES：可以將一些文字貼進(jìn)去，似乎沒有什么特色，但共享一般文章足夠了。（不要忘了RSS哦。）5.2，WRITELY:類似WORD一樣的在線編輯軟件，可以將文件設(shè)置成為共享，也可以多人同時編輯同一個文檔，有點(diǎn)兒像WIKI。5.3，SPREADSHEETS:類似EXCEL一樣的表格軟件，當(dāng)然也可以將文件設(shè)置成為共享，也可以多人同時編輯同一個文檔，我想了一個創(chuàng)新的用法，那就是申請辦公用品時候，自己在表格中申請即可。當(dāng)然也可以應(yīng)用于人力資源部門請假。（人力資源部門也可以使用GROUPS），一切要看習(xí)慣啦。呵呵第四部分：怎樣將紛雜的GOOGLE功能利用聚合器聚合分類呢？我們還是看上面的插圖，當(dāng)然，這個插圖是俺用PHOTOSHOP畫的，并不真實(shí)存在，然而利用聚合器，例如GOOGLE的READER，甚至新浪的新聞點(diǎn)點(diǎn)通，周伯通，抓蝦都可以實(shí)現(xiàn)這個功能，只不過界面難看一些。使用方法就是，在聚合器左邊導(dǎo)入相應(yīng)的RSS地址。（汗，說了這么多，你要是不知道RSS是什么玩意兒，那就沒得談了，你的知識經(jīng)濟(jì)生命就此完結(jié)了。如果真得不知道，那就點(diǎn)擊這個網(wǎng)址嘍/search/whatisrss.html）分類方法主要以個人的工作為主啦。例如你是一名普通銷售人員。需要GMAIL功能、銷售部門的GROUPS討論組，建立一個博客，將這些東東通通導(dǎo)入到聚合器即可。詳細(xì)信息看思維導(dǎo)圖，懶得講了。思維導(dǎo)圖： (汗！)這篇文章被俺舍友看了之后說俺是豬鼻子上插蔥，裝象。顯然上面寫得過于“理論化”（讓人看不懂就是理論化）。于是，再簡單描述一下。GOOGLE提供了一些日歷啦、討論組啦這些功能，我們將這些功能的RSS地址連接到一個頁面上就成了OA了！很傻瓜吧，至于那個OA插圖是理想化了的GOOGLEOA，需要專門開發(fā)。而目前已經(jīng)有的聚合器，例如GOOGLEREADER,或者抓蝦都可以實(shí)現(xiàn)這個功能。所以即使不開發(fā)也無所謂啦！所以我一而再再而三的提醒不要忘了RSS。第五部分：公司中實(shí)際操作案例這篇文章的重點(diǎn)在于GOOGLE能給我們辦公帶來什么便捷，也是針對棲息谷寫得，所以不要在技術(shù)上繞彎子，多扯皮一些企業(yè)管理的東東。1，BOSS：老板是一個企業(yè)的核心，一覽眾山小的風(fēng)范。所以，他的GOOGLE上面，除了自己的日常事物外，還得訂閱所有部門的討論組，與員工的日程表格。發(fā)現(xiàn)錯誤可以及時糾正，避免企業(yè)在交流中出現(xiàn)失誤，這也是互聯(lián)網(wǎng)突破人傳人的好處。以外沒有OA的時候，下屬傳達(dá)一件事情，到了老板那里總是要變味兒的，而有了OA，老板直接看到普通員工在干嘛，眼睛是真實(shí)的，道聽途說這一套已經(jīng)走不通了。2，小秘：秘書管理著日常的事情，也幫助老板傳達(dá)信息。因此，秘書在OA中的角色為“老板信息發(fā)布員”。3，項目經(jīng)理：GOOGLE的日歷不支持項目的甘特圖，這是一大缺憾，不過沒有關(guān)系，將任務(wù)合力分配之后，同樣也可以達(dá)到甘特圖的效果。另外，項目經(jīng)理還可以利用討論組發(fā)布一些共享資源，利用GTALK實(shí)現(xiàn)項目小組的交流，這是非常方便的。4，銷售經(jīng)理：銷售經(jīng)理是僅次于老板地位的人哦。銷售經(jīng)理主要利用OA查看手下銷售人員的業(yè)務(wù)情況，例如某某銷售哪天拜訪了哪個客戶，有多大的購買意向，都可以在其日歷與BLOG上面顯示。這樣，即使銷售人員出差到外地也可以監(jiān)控，或者銷售項目換人，同樣也可以保證項目的順利進(jìn)行。5，人力資源經(jīng)理：搞人力資源的人都以為員工心理的有問題，其實(shí)他自己的心理問題最大。（送俺景泰藍(lán)筆的人力資源版板豬哥哥不要打俺）哈哈人力資源部門會舉行新的招聘，而人力資源經(jīng)理由于專業(yè)上面的缺陷，無法深入更專業(yè)領(lǐng)域的人才面試，所以需要相關(guān)部門的經(jīng)理陪同作戰(zhàn)。解決方案是：建立若干部門的招聘討論組，例