《秘書實務-辦公環(huán)境設計與美化》樣稿.doc

目錄情境四文書檔案管理2教學目標2任務（一）擬發(fā)文稿3【學習任務單】3【知識鏈接】4一、擬發(fā)文稿的基本原則4二、擬發(fā)文稿的步驟及注意事項4三、文稿的審核 5【能力拓展】8項目1：文稿的撰寫8項目2：文稿的審核9【測試與訓練】1任務（二）收文辦理3【學習任務單】3【知識鏈接】4一、收文處理的概述4二、簽收和拆封4三、擬辦、傳閱和批辦5【能力拓展】8項目1：文件的簽收和拆封8項目2：文件處理的程序9【測試與訓練】17任務（三）文書處理 3【學習任務單】3【知識鏈接】4一、文書日常管理的內容和原則4二、文書日常管理的方法 4三、文書管理的工作流程 5【能力拓展】8項目1：文書立卷程序 8項目2：文書存放 9項目3：文書銷毀的程序 11【測試與訓練】17情境四文書檔案管理教學目標知識目標學習文書撰寫的基本知識，了解文書撰寫一般原則和要求，掌握常用文書的撰寫的知識。了解收文的一般知識和程序，掌握收文處理的流程。學習文書處理的原則和工作內容以及管理方法，掌握文書管理的工作流程。能力目標提高文書檔案管理基本能力；具備能獨立擬發(fā)文稿和處理文件和檔案管理的能力；具備熟練使用企業(yè)秘書撰寫常用文體和處理來文來件的能力。素質目標理解文書和檔案管理對秘書工作的重要性，培育認真、謹慎的工作態(tài)度，養(yǎng)成良好的溝通和人際交流能力。任務（一）擬發(fā)文稿【學習任務單】學習領域企業(yè)秘書實務學習情境四文書檔案管理學習任務一擬發(fā)文稿學習目標知識目標：1、了解擬稿的基本步驟和注意事項；2、；掌握文書簽發(fā)的流程；能力目標：1、具備常用文書的撰寫能力；2、能夠熟練掌握文書簽發(fā)的流程；素質目標：1、培養(yǎng)學生認真、踏實、高效的工作態(tài)度；2、培養(yǎng)學生仔細、認真、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。任務描述作為一名秘書，應掌握文書的撰寫和簽發(fā)，在掌握基本知識的基礎上，掌握常用文書的撰寫和簽發(fā)基本規(guī)律和方法，能夠熟練的掌握文書的寫作和簽發(fā)的?！局R鏈接】作為一名企業(yè)秘書掌握文書的寫作是從事文秘工作的重要內容之一。文書寫作，是秘書人員的一項重要任務。文書寫作的本領是秘書人員當好參謀助手不可缺少的條件。一、 文書撰寫的步驟和注意事項(一)擬稿 擬稿是根據(jù)領導的交擬意見或批辦意見撰擬文稿的過程，他是發(fā)文的第一個環(huán)節(jié)，也是發(fā)文處理的中心環(huán)節(jié)。擬稿的步驟如下： 1、交擬。交擬將撰擬任務文給有關撰稿人員，即立竟明題。它是公文寫作的起點。交擬并非簡單地交任務而是經(jīng)過領導人的深思熱慮、慎重考慮、反復討論歷才實施的步驟。交擬還包括文意圖、文思想、交政策等。那些有關全局性的至要文件，往往需要領導人親白撰擬。 2、擬議。擬議是借撰稿人在下筆之前對撰寫文件的醞釀構思過程包括明確發(fā)文的日的、確定文件的主題、抓住文件的小心內容、選擇適當?shù)奈姆N、確定發(fā)送對象和閱讀范圍等等。擬議主要指撰稿的準備工作，只有認真地做好這一環(huán)節(jié)的上工作，才能保證文稿的質量， 3、撰寫。撰寫即寫出文件初構。在擬稿過程巾，應嚴格遵守擬寫的原則和要求，高質高效地去完成工作任務。（二）擬稿的注意事項 擬稿應注意以下幾方面： 1、符合國家的法榨、法規(guī)，符合黨利政府的方針政策。 2、情況要真實，觀點要明確，條理要清楚，層次要分明。3、使用的文種應根據(jù)行文的目的、發(fā)文機關的職權與主送機關的關系來確定。4、加是緊急公文，應當體現(xiàn)出緊急的原因并根據(jù)實際需要來確定緊急程度。 5、人名、地名、數(shù)字、引文耍準確。引用公文應當先引標題，再引發(fā)文號。日期應寫明具體的年、月、日。如引用外文，應注明中文含義， 6、注層公文的層次序數(shù)，加前所述，第“(一)”，第：層為“1”，第四層為“(1)”。 7、應當使用國家注明的計量單位。 8、甩詞要規(guī)范準確，行文中加使用規(guī)范化簡稱，應先使用全稱并注明簡稱。如使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在其首次出現(xiàn)時準確地標出中文譯名。 9、公文中的數(shù)字，除成文時間，部分結構層次序數(shù)相同、詞組、慣用語、縮略語及具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。二、文稿審核 即在公文送機關負責人簽發(fā)前，由機關辦公部門對文件的內容、體式、文字等進行全面審核修改的工作。做這項工作的人，在大機關一船由文秘處或綜合處的專職核稿人員擔任，在小機關由辦公室主任、秘書科長兼任。他們一般負責綜合性、方針政策性強的文件的審核，一些業(yè)務性較強的文件，則由業(yè)務部門負責人審核。 審核的任務有以下幾項： 1看是否確實需要發(fā)文 發(fā)文的前提有兩個：凡是現(xiàn)實生活中亟待解決的問題，而且是有條件解決的問題；凡是在此之前沒有文件談及的問題，或者雖談及但沒有從根本上解決的問題。在實際工作中，凡是遇到以上兩方面的問題，才需要發(fā)文。另外，通過其他途徑(開會、做報告)可以解決問題，一般就不要發(fā)文。 2看是否符合方針政策 看文件的內容是否符合方針政策應注意兩方面的問題：注意發(fā)文是否符合黨和國家的總政策和各項具體政策，還要看是否符合國家的有關法律、法令；注意政策的連續(xù)性，審核文稿的提法是否同以往下發(fā)的有關文件相銜接，避免出現(xiàn)顧此失彼、朝令夕改的現(xiàn)象。 3看措施和意見是否切實可行 審核這一問題，應從兩方面著眼看文中所提出的意見、措施和辦法是否符合實際，避免那些脫離實際的根本無法辦到的條文出現(xiàn)；看文中提出的要求，是否一定能夠辦得到，或者是通過努力可以辦得到的。因為發(fā)文的一個主要目的就是為了解決問題，如果文中所提出的意見、辦法是脫離實際的，那只是一紙空文。4、看文件的格式、文種和標注是否規(guī)范 看文件格式是否符合要求，即各個項目的內容和位置安排的是否正確。看文種應用的是否準確，看是否有混用和錯用的現(xiàn)象?？疵芗墶r限、閱讀范圍等內容標注的是否規(guī)范、合理。5，看文字表達和標點使用是否準確 要檢查文稿中所涉及的概念是否準確，語句是否簡明扼要、符合語法，條理是否清楚，是否符合事理和邏輯，標點使用得是否規(guī)范準確，有無錯別字、落字和不規(guī)范的簡化字，數(shù)字和簡稱的使用是否合適。 6看行文程序和審批手續(xù)是否妥當 審核發(fā)文的名義是否合適，是否需要提交會議討論。聯(lián)合發(fā)文是否經(jīng)過了會商，意見是否一致，聯(lián)合發(fā)文各方是否簽丁寧，是否符合規(guī)定的審批手續(xù)。 7看行文方式是否妥當 審核發(fā)文是否正確運用了行文方式，例如該逐級行文的，是否錯用了直達行文或越級行文，如果這樣，就會影響工作的正常進行。發(fā)現(xiàn)不妥，審核人員應及時糾正，采取正確的行文方式。三、文稿的簽發(fā)即機關領導人對文稿進行最后的審定井簽署意見的工作，實質上就是決定是否發(fā)文的環(huán)節(jié)。文稿一經(jīng)簽署即可生效。 (一)簽發(fā)的權限 1重要文件應由機關的主要領導簽發(fā)，主要領導不在時，可授權其他領導代簽。 2一般事務性文件和有既定方針政策的文件，可由主管領導簽發(fā)。 3以部門名義發(fā)出的文件，還應由部門負責人簽發(fā)，但如果是重要文件，應送主管領導加簽。 4聯(lián)合行文，由主管領導人簽發(fā)。 5一般事務性函件，可以不簽發(fā)。 (二)簽發(fā)的任務和要求 1對擬簽文件做全面審定 簽發(fā)之前，領導人應對文稿的內容從政策到文字做全面的審定，確認準確無誤，方可簽發(fā)。如果文稿需要做重大修改，應提出指示意見，待修改后再簽發(fā)。 2要按規(guī)定簽發(fā) 簽發(fā)人應在“公文擬稿紙”的簽發(fā)欄內填寫簽發(fā)意見，諳如“發(fā)”、“照發(fā)”、“同意發(fā)出”或“修改后發(fā)出”、“請同志審閱后發(fā)出”等語句，意見應明確、簡練，不可模棱兩可、哆哩哆咳。然后簽上姓名和時間?！灸芰ν卣埂宽椖?：文書撰寫任務（二）收文辦理【學習任務單】學習領域企業(yè)秘書實務學習情境四文書檔案管理學習任務二收文辦理學習目標知識目標：1、了解收文處理的概念；2、掌握收文處理原則、規(guī)律和一般要求；能力目標：1、具備收文處理能力；2、能夠正確、合理地處理各種來文；3、具有文件處理的常識和能力；素質目標：1、培養(yǎng)學生胸懷全局，團隊合作的精神氣質；2、培養(yǎng)學生認真、踏實、高效的工作態(tài)度；任務描述作為一名秘書，對來文的處理是工作的重要內容之一，在掌握收文處理基本知識的基礎上，掌握收文處理基本規(guī)律和程序，能夠熟練的對文件進行處理。【知識鏈接】 收文處理程序是指本機關對收到公文的辦理過程，主要包括以下各個環(huán)節(jié)：一、簽收和登記（一）簽收 簽收是文件處理的第一個環(huán)節(jié)，是文件進入必進的“關口”。 件的簽收必須嚴格文統(tǒng)一 管理，由部門指定指的收發(fā)工作人員負責。 簽收的目的有兩點：一是確保文件運轉的安全可靠；二是明確交接雙方的責任。通過簽收手續(xù)，可以表明文件的去向和下落。如果文件送交單上沒有收件人的簽字，就意味著文件收文機關沒有收到，發(fā)文機關就要追究送件人的責任；如果收件人在送文單上簽廠字，以后再發(fā)生丟失文件的現(xiàn)象，便與送件人無關，就需要追究收件人的責任。1、簽收的范圍 在一個單位中，每天都會收到大量函件，但并不是所有的收件都需要履行簽收手續(xù)。需要履行簽收手續(xù)的，主要有以下收件： （1）機要文通送來的機要件 機要交通就是專門傳送機要文件的通訊機構，大的黨政機關及企事業(yè)單位都設這一機構。負責傳遞一些保密的、重要的、篇幅較短的、不適合通過現(xiàn)代傳楊手段(如傳真機、網(wǎng)絡)傳遞的黨政文件。凡是機要交通送來的機要件，無論是總收發(fā)、部門收發(fā)，還是外收發(fā)、內收發(fā)，都必須履行簽收手續(xù)。 （2）、郵局送來的掛號件、電報 除了機要交通之外，由郵局送來的重要文件，例如通過掛號寄發(fā)的文件、函件和密碼電報，均屬于簽收范圍。 （3）外機關直接送來的文件 由外機關和部門派人直接送來的文件，不管是否加密應該接收。 由郵局送來的普通的個人函件，可以不簽收。 3、簽收的任務 （1）清點 即收件人對所收到的文件、信函的件數(shù)進行認真清理、查點，看收到的件數(shù)與投遞單上記載的件數(shù)是否一致。總收發(fā)和外收發(fā)清點件數(shù)，部門收發(fā)和內收發(fā)對重要文件則要清點頁數(shù)。如發(fā)現(xiàn)問題，及時向發(fā)文機關查詢并采取相應措施進行處理。 (2)檢查 即收件人查看來件信封或密封套上發(fā)往地址和單位名稱，是否與收件單記載的相符。也就是說，看來件是否應該由本機關或本單位所收。另外還要檢查包裝和封口是否牢固、嚴密，特別是對貼有“密件”簽的密件，應仔細檢查密封處是否被拆動過。如果發(fā)現(xiàn)鍺投、散包和啟封等現(xiàn)象，應拒絕簽收。 (3)簽字 即在清點和檢查無誤之后，收件人在投遞回執(zhí)單或送文簿上簽署姓名，并注明時間。簽字時，應簽寫收件人的真實姓名，不要只寫姓或只寫名，更不能用代號。收件時間只寫月、日即可，但急件要具體到時、分，以備事后查考。 4、簽收的要求 簽收是一件繁瑣的工作。要做好這項工作，須注意以下幾點： (1)態(tài)度要認真 收件人在清點來件時，要集小精力，盡可能不受干擾，也不可走神。要認真對待這項看似簡單，但責任重大的工作。 (2)操作要耐心 面對每天大量的收文，文書人員應耐心地對待每一份來文，不能怕麻煩，更不能產(chǎn)生急躁情緒，否則就會出現(xiàn)差錯。 （二）、拆封 拆封，又稱啟封、打封。它是文書人員把收到的封閉著的文件拆開，并將文件取出的工作。拆封是文書人員特有的職責，其他人員不可替代。 1、拆封的范圍 拆封應嚴格按照規(guī)定的職責范圍進行隨意拆封。 在一般情況下，凡是發(fā)至本機關、本單位的封閉文件均應由機關或部門的文書人員拆封。 對于寫明由機關領導人“親收”、“親啟”的函件，應交領導人的秘書或本人拆封。 凡標有機密、絕密的機要件管理機要文件的人員拆封。 2、拆封的任務 拆封的任務主要如下： (1)清點和核對 文書人員拆封后，應立即清點封內文件的份效是否短缺，查看有無缺頁、重頁、倒頁等情況。核對文件標題、主送機關、正文、附件編號等，是否與文件回執(zhí)單上注明的情況相符。清點核對無誤，方可進人登記環(huán)節(jié) (2)檢查和處置 清點核對后，還要對收文進行檢查妥善處理。如果發(fā)現(xiàn)有缺頁少份的情況，應向發(fā)文機關查詢，或將文件退回，或請發(fā)文單位補發(fā)。 如果發(fā)現(xiàn)應轉結其他機關處理的文件，可以不進行登記，利用原封及時轉出去。 如果收到的是指導性和請求性文件，應特別注意有無發(fā)文機關印章或領導簽字，如發(fā)文手續(xù)不全，應退回發(fā)文機關。 如果發(fā)現(xiàn)不符合行文關系要求的文件，應予以退回* 如果發(fā)現(xiàn)一般性文件漏寫發(fā)文機關名稱和發(fā)文日期時，應根據(jù)封皮上書寫的發(fā)文機關和郵戳上的日期(或收件日期)，加以注明，以備查考。 拆封的要求 拆封的時候，文書人員要做到以下兩點 (1)要保持文件的完好 拆封時，要先將封件豎起來，在桌上歐兒下，使封內的文件竄到一頭，然后用剪刀剪開另一頭，以免剪傷封內文件。不可拿過封件隨便亂撕，保持封內文件的完整天損。 ( 2)要取凈封內的文件 一件封套內的文件，有時不止一份取凈封內的文件，不可遺漏。 (3)保留應保留的封套 一般情況下，文件的封套可以不保留。如果來文中漏掉發(fā)文單位名稱或發(fā)文時間時，另外，群眾的信訪函件，都應保留封套，并把它“別”在文件后面，以備查用。 二、登記 登記就是對收文的存在、來源、去向、時間、編號、內容和處理情況進行文字記錄的工作。實質上，就是繪收文建立一個總賬目。做好收文登記工作，有利于文件的保存、管理和使用。 (1)、登記的作用 對收文進行登記，主要是為了使文件的管理有條不紊，防止文件的積壓和丟失，有效地控制文件的運轉，更好地發(fā)揮文件的效用。其具體作用我們可以從以下幾點來理解： a管理和保護作用 對收文進行登記，可以使原本雜亂無章、毫無秩序、毫無聯(lián)系的文件，通過分類、編號、登記，形成一個有條理、有秩序的文件群體，文書人員可以按照收文登記分發(fā)、催辦、清退文件，科學有序地處理、管理文件。通過登記，每一份文件在登記簿上都占據(jù)一定的位置，可以有效地保護文件，從而減少或防止丟失、積壓和失泄密現(xiàn)象的發(fā)生。 b查找和檢查作用 查找文件是經(jīng)常性的工作。由于登記綽上記錄著文件的文號、時間、標題、擬辦和批辦意見等重要特征，只要查找人掌握一份文件其中的一個確切特征，就可以在登記薄上找到它的下落。同時文書部門負責人和主管領導人可以根據(jù)記錄，檢查文件的處理保管情況。 c統(tǒng)計和催辦作用 根據(jù)收文登記，可以很快統(tǒng)計出本單位在一定時期內的收文量，也可以計算出每份文件的運轉周期。通過這些統(tǒng)計數(shù)字，可以了解本單位的文書處理的基本情況，便于發(fā)現(xiàn)問題和及時地解決問題。根據(jù)收文登記，還可以拿捏和監(jiān)督文件的承辦情況，便于及時催辦、催退，防止拖拉、扯皮、積壓和散失。 d責任和憑證作用 每份文件一經(jīng)登記，就表明了它的客觀存在，如果丟失了，就要追究問辦人的責任。在文件的運轉過程中，岡辦人都要簽字，如果在某個環(huán)節(jié)中出現(xiàn)梗阻、積壓、誤辦的問題，憑登記和運轉記強，便可追究其責任。由此可見，登記又是一種憑證，如果出現(xiàn)問題，就可以根據(jù)這種憑證追查有關人員的責任。 (2)登記的范圍 凡是重要文件均應登記。例如：上級發(fā)來的帶有政策性、指令性和指導性文件，下級發(fā)來的帶有請求性、報告性、批評建議性的文件，平級機關和不相隸屬機關發(fā)來的帶有商洽性或需要答復的文件，所有的加密文件均應登記。 但是，一般事務性的、公開性、無關緊要的文件則可以不登記。如公開發(fā)表的決議、決定、公報、通告、公開信等，日常事務性的便條、請柬、介紹信、事務性通知等，內部刊物，如一般性簡報、業(yè)務通訊等。 (3)登記的形式 目前，我國各個機關單位使用的收文登記形式，主要是簿冊式登記，即采用收文登記簿的形式進行登記，登記的具體方法，因機關的大小和收文多寡而不同。 1總流水登記法 即按照收文的先后順序集中進行登記。它不分文件種類，也不管來文的走向，先來的先登，后來的后登，所以叫流水登記。它只有一個總的登記冊，故稱“總流水登記法”。這種登記法適合于一些較小的、文件收發(fā)不多的機關和單位。 2分類流水登記法 即按照收文的性質、特征，通過分類分別登記在幾個登記海上。如按文件的性質，可把收文分為機密性和普發(fā)性文件，分別登記；按照文件涉及的工作性質，可把收文分為黨群、政工、工交、農(nóng)業(yè)、財貿(mào)、文教、衛(wèi)生、體育等類，分別登記；按照來文的走向，可把收文分為上級來文、下級來文和平級來文等類，分別登記。如果上級來文較多，還可以進一步分類，可以按照來文機關的級別分類，如中央、國務院、省、市等；可以按照文件的文種分類如指示、批復、通知等；可以按照處理要求分類，如需要承辦的文件和不需要承辦的文件，分別進行登記。但不論采取哪種方法分類，每一類文件的登記也都要按照來文的先后順序登記，所以稱之為分類流水登記法。這種方法適合于一些較大的、文件收發(fā)量較多的機關和單位。 3口取紙分類登記法 即把收到的文件都登記在一個登記溶上，在同一個登記簿上進行分類，每一類的首頁貼上口取紙，在口取紙上標明文類。目前，有個別小機關采取這種方法。需要承辦的文件，除登記之外，還需要填寫“收文批辦單”，然后貼在文件上，隨文件運轉并存檔。 (4)登記的項目 登記的項目，各單位可以根據(jù)本單位的實際情況進行設置，但最基本的項目有這么幾項： 1收文導 即登記人按照收到文件的先后順序編寫的號碼。每一份文件占一個號碼。它是某份文件在該機關收文中所占位置的一個標志。 如果采用總流水登記法進行登記，編導方法較簡單，即按收文的先后順序，用阿拉伯數(shù)字排列即可。如果采用分類登記法，就要把收文按照種類分別編導。把上級的來文按1001、1002、1003流水導排列；下級的來文則技200I、2002、2003流水號排列；其他機關來文分別按300l、4001、5001排列。每個號的第一個數(shù)字表示類別，后面號表示某個文件在此類文件中的順序。 在編收文導時，要同時在收到的文件右上角加蓋機關的“收文章”，并在“收文章”處境寫收文導和收文日期等。注意“收文章”上收文號，一定要與收文登記簿上的收文號相一致。加蓋此章的目的；一是便于分發(fā)，二是便于清退毀。 2收文時間 即收到來文的具體時間。一般來文只寫年、或者只寫月、日。如果是急件，還要注明時、分， 登記收文時間的目的，是便于考核文件運轉處理過程中的責任。例如，一份特急件，可以根據(jù)來文時間看是否按照規(guī)定的時間送達收文機關。又如：一份文件收到后，文書人員用了多少時間分發(fā)出去。事后如追查責任，均可以收文時間作為憑證。 3來文機關 即收文的發(fā)布機關和單位的名稱。登記時，應填寫機關或單位的全稱或規(guī)范化簡稱。簡稱一定要規(guī)范化，不要與類似的機關和單位名稱混淆。如果收文上遺漏了發(fā)文機關，應按照封套上的發(fā)文機關名稱登記。 4文件標題 即來文的原標題。在登記時，應把收文的標題原原本本地寫下來。如原標題中有發(fā)文機關名稱，亦不得省略，有幾個，填寫幾個。否則，會給今后的文件處理和管理帶來不必要的麻煩。 5來文字號 即來文的發(fā)文字號。在登記時，要填寫全稱，即發(fā)文字號三個組成部分要寫全。因為發(fā)文字號是一份文件的特殊標志，如果不寫全，就無法與其他文件區(qū)別開來。 6密級 填寫文件的密級時，要按收文的原密級填寫，不得隨意更改，否則不利于文件的安全。如果收文是不加密的，可以在該欄目中劃一斜線。 7份數(shù) 即指同一個文件收到了幾份。為了傳達貫徹的需要，發(fā)文機關往往給一個收文機關送幾份相同的文件，登記時，在“份數(shù)”欄內填寫收到的數(shù)量。之所以設這一個欄目，是因為在登記時，同樣文件只能編一個收文號，并不能顯示出此文件收到的份數(shù)。有了這一欄目，就可以掌握該文件收到的數(shù)量。 與此同時，還要在“收文章”處加以標注。例如：一件收文共3份，它的收文號是“6”，那么，可以在“收文章”中“收文號”欄月中，將第一份文件寫作“6一”，將第二份文件寫作“6一”，將第三份文件寫作“6一”。這樣，在事后處理文件時，就可以確切地掌握每份文件的下落了。 8辦理情況 這一欄目包括三個部分：領導批示；承辦部門；處理結果。這一欄目的內容是在文件的運轉過程中陸續(xù)增進去的。 領導批示即領導閱文后所提出的批辦意見或指示，承辦部門即該文件應交哪個部門辦理，處理結果包括復文、傳達、起草新文件、存檔等情況。 (5)登記的要求 登記工作是一項十分繁瑣而細致的工作，在登記中人員應認真負責，一絲不茍。應做到以下幾點： 1登記時不能漏項，能在登記時完成項目需要后補的，應及時補上； 2在填寫收文號時不要空號、重號； 3登記項目不可任意刪減； 4書寫時，字跡要工整、規(guī)范，不得隨意涂抹。用鋼筆和圓珠筆，不可用鉛筆。 5分清輕重緩急。如果收文較多，那么先登記急件和重要件，一般件稍后處理。任務（三）文書處理【學習任務單】學習領域企業(yè)秘書實務學習情境四文書檔案管理學習任務三文書處理學習目標知識目標：1、了解文書處理的內容和原則；2、掌握文件日常管理的方法；3、掌握文書管理的工作流程能力目標：1、具備文書處理的能力；2、能夠正確、合理地對文書進行立卷、歸檔、銷毀。；素質目標：1、培養(yǎng)學生胸懷全局，團隊合作的精神氣質；2、培養(yǎng)學生認真、踏實、高效的工作態(tài)度；任務描述作為一名秘書，對日常的文書進行處理是工作的重要內容之一，在掌握文書處理基本知識的基礎上，掌握文書立卷、歸檔、銷毀基本規(guī)律和程序，并且能夠熟練的對文件進行處理。知識鏈接一、歸檔（一）、概念 平時歸檔，即文書人員依據(jù)分類方案，在日常文件收發(fā)辦理過程中，將已經(jīng)辦理完畢的文件，按有關條目隨時歸入事先準備好的歸檔文件盒內的工作，目的是為年終整理文件打基礎。 （二）、方法 平時歸檔采用的是“文件盒”歸檔法，即文書人員按照分類方案所設定的條目，設置相應的歸檔單位一文件盒，然后把辦理完畢的文件隨時故人文件盒中。文件盒要根據(jù)條目編號，并貼上標簽，按條目的順序，擺放在卷柜中。 標簽樣式類 屬類條目名稱條目號碼 （三）要求 (1)做好日常的文件收集工作 文書人員在日常文件的收發(fā)辦理過程中，時刻不要忘記收集、積累和保存需要整理的文件材料。要做到這一點必須認真把好六個關口 把好發(fā)文關。文書人員在發(fā)文時要將發(fā)文的定稿、存本和附件等收集齊全歸入文件盒。 把好收文關。文書人員在收文時，要將承辦完畢的文件及時收集起來歸人文件盒。 把好重要會議關。本機關召開的各種重要會議形成的文件，如關于召開會議的請批件、會議預決算件、會議通知、會議記錄、會議記要、領導講話、總結、典型發(fā)言材料、開幕詞、閉幕詞等，均應將其定稿、正本、存本、附件收集齊全，放入文件盒內。 把好外出開會帶岡文件關。凡外出開與本機關職能有關的會議帶回來的文件材料，文書人員均應向與會人員及時催收、登記、并歸人文件盒內。 把好機關內部文件材料的保管關。機關內部形成的重要文件，加工作計劃、工作總結、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表、領導人重要講話稿等，文書人員應及時收集，隨時歸入文件盒內。 把好報刊登載的文件樹料關。凡是報刊公開發(fā)表的公文和內部刊物登載的文件材料，文書人員亦應及時收集，歸人文件盒內。 (2)堅持歸檔制度 清退制度。對本機關形成的文件，應定期(每周、每旬或每月)從各承辦人員手中清退一次文件；對各種會議形成的文件，應在會議結束之后，及時向與會人員催退應清退的文件，上級的來文，可按期(一季度，半年或一年)清退一次，該上級的上繳，該歸檔的歸檔，該銷毀的銷毀。 檢查制度。平時在文件歸檔之前，文書人員應對文件的傳閱、擬批、承辦注辦等環(huán)節(jié)進行檢查，對漏閱者應補閱，漏批者補批，漏注者補注；另外要檢查文件是否缺頁、破損，用紙是否合乎規(guī)格，如果有問題應及時解決。 （四）、排列 一年的文書工作結束后，正式進入文件整理程序時，首先要進行的環(huán)節(jié)就是排列，即將本機關在過去一年形成的文件，在分類方案的最低一級類目內，技一定的標準從頭到尾排好順序。 1準備工作 在進行排列之前，還要對所要整理的文件進行檢查： (1)檢查材料是否齊全合適 根據(jù)實際情況，提出需要歸人下年度的文件；剔除重份文件、不需要歸檔的和沒有價值的文件；增補需要歸入本年的文件；調出應歸人其他類別的文件。 (2)檢查材料是否體現(xiàn)了整理原則和要求 檢查一組文件是否保持了相互的有機聯(lián)