高級秘書具備的素質.docx

一個高級秘書應具備哪些素質所謂秘書，是指處于樞紐地位，主要以辦文、辦公、辦事來輔助決策并服務于領導的人員，是領導的參謀和助手。他起著聯(lián)系上下、溝通內外、協(xié)調左右的重要作用。有一種說法是說“秘書是水，領導是容器”，秘書工作的最高境界是上善若水。它所包含的意思是：一秘書工作具有從屬性，容器裝水，水和容器沒有間歇，說明秘書和領導要配合密切；容器的形狀決定水的形狀，秘書要受到領導的約束，水滿則溢，不能越權；二上善若水，是老子的觀點。水居于下位，不爭，秘書也居于下位，不與領導爭，這是一優(yōu)秀的品質；三水因勢覆形，非常能適應形勢，秘書無法要求領導是什么樣的，但要去適應和配合領導；而有時，人要迂回才得以保全自己，水至柔，也包含著這種品質。所以說：秘書只有擺正自己的位置，才會是一位好秘書。此外我認為作為一個優(yōu)秀的高級秘書除了基本的身體、心理、文化素質和業(yè)務素質還應具備以下幾種優(yōu)秀的素質：經(jīng)驗告訴我們，理論知識固然重要，實踐經(jīng)歷和敬業(yè)精神更是不可或缺的兩項法寶。要成為一位“全能型”的高級秘書，你需要具備以下的素質：高效的工作能力、善于人際溝通、有外交家的平衡術、能擔當重要責任和有良好的社交能力等五個方面內容。1、 高效的工作能力。能將瑣碎繁忙的工作變得井然有序，能適應各種環(huán)境的變化和工作節(jié)奏的突變。做到臨危受命、忙而不亂。 2、 善于人際溝通。秘書最重要的職能是上傳下達。當老板和員工之間的溝通有了障礙，甚至影響到了團隊關系和公司的動作，秘書應該用溝能的藝術，化解上下級之間的尷尬和猜疑。 3、 有外交家的平衡術。 躋身于公司各種勢力格局中，善于靈巧應對，把握各種利害關系，找到一個最佳平衡點。 4、 能擔當重要責任。高級秘書負責各領導層的溝通和聯(lián)絡，甚至草擬文件、替上級制訂計劃。大膽謹慎地扮演好一個管理者的角色。此外，作為領導最親近的人，非常容易暴露缺點和犯錯。因此，謹言慎行、張弛有度，深入了解領導的喜好是有用的護身符。 5、 有良好的社交能力。熟悉地方政府官員、公司客戶、上級的親朋好友等與上級相關的“人脈圈”，并與他們建立良好的公共關系。這時公關技巧的運用是必不可少的。 此外，服務于不同的行業(yè)，對高級秘書的要求也會有所差異，如律師事務所需要懂得相關法律知識的秘書，而商務公司中又需要有良好的商務談判能力和協(xié)調能力，最好還能具備企業(yè)管理知識、財務知識等。作為一個重實踐的工作，需要長期經(jīng)驗的累積. 一要有總攬全局的思維。工作職責的特殊性，決定了秘書人員在思考和處理問題時必須與領導的思想同步，要有總攬全局的思維，只有這樣才能為領導的決策提供準確、科學的參謀意見，在工作上迎得主動，成為領導的得力助手。所以，一個出色的秘書工作人員要堅持做到“兩個必須”。一是必須積極主動地介入和參與中心工作，了解全局工作重點，掌握全局工作動態(tài)，及時準確地為領導反饋各種高質量的信息，和有的放矢地提出科學的參謀意見。二是必須站在全局的高度來思考和處理問題。秘書人員，既是領導的得力助手，又是領導的智囊團，這一職責的特殊性要求秘書工作人員在思考和處理問題時必須站在全局的高度。只有這樣，才能充分發(fā)揮職能作用，有效地做好綜合協(xié)調工作，準確地處理好各種問題。因此說，秘書人員要有總攬全局的思維，這是做好秘書工作的關鍵。 二要有勇于奉獻的精神。秘書工作不像其它具體業(yè)務工作那么有規(guī)律和單一，寫起材料不分白天黑夜，費力勞神，十分辛苦。因此，秘書人員要有勇于奉獻的精神，要大方、大氣，不斤斤計較。沒有這種精神，是絕對干不好秘書工作的。 三要有團結協(xié)作精神。現(xiàn)在，工作的綜合性要求越來越高，單靠一個人的力量很難完成許多任務急、重的工作。所以，秘書干工作，既要有獨當一面的能力，又要有團結協(xié)作的意識。特別是在材料寫作上，要有“臭皮匠”精神，發(fā)揮好團隊的力量，經(jīng)常切磋交流。思想的火花、靈感的突發(fā)，常常是在不經(jīng)意的碰撞中產生的?，F(xiàn)在是經(jīng)濟一體化的時代，也應當是知識、智慧共享的時代。我們提倡每個人自己擁有更多的學識，但更提倡把自己的學識貢獻出來，讓大家共同分享，共同提高。 四要有開拓創(chuàng)新精神。秘書工作本身就是比較繁雜、瑣碎的工作。如果沒有開拓創(chuàng)新意識，就容易被日常的工作所淹沒掉，而提出的思路和開展的工作就沒有特色。五要有較強的協(xié)調能力。要有溝通上下，協(xié)調左右的能力。 六要有較強的抗壓能力。秘書工作非常繁忙，有的時候壓力是很大的，如材料寫出來、有些事情你不懂。怎么辦呢？要鎮(zhèn)定，不能自己亂了陣腳。然后理清思路，一個難關一個難關地把它攻下來。難關攻多了，水平自然就提高了。秘書從事的主要是輔助性和服務性工作。秘書工作的本質就是為領導服務，而充分發(fā)揮樞紐作用、參謀作用、助手作用、綜合協(xié)調作用和反饋溝通作用則是秘書工作的主旨和核心。一、既要思維敏捷、頭腦靈活，善于及時準確領會領導意圖，又要嚴守本份、忠誠老實（ 被動中求主動）了解和尊重領導，與領導建立良好的合作關系 秘書人員要很靈敏，對周圍發(fā)生的事，必須能夠見微知著，一葉知秋，善于在復雜的環(huán)境中把握住事物的本質特征。這樣才能爭取主動，提高效率。要做到這一點，必須下功夫做有心人。要經(jīng)?？磿鴮W習，思考問題。要多接觸各方面的情況，及時了解基層群眾在想什么，機關干部在想什么，領導同志在想什么，做到胸中有數(shù)，超前思維。但是，思維敏捷必須注意不要聰明過頭，否則便會聰明反被聰明誤。準確領會領導意圖，決不能見風使舵，投領導所好，看眼色行事。秘書人員必須忠誠老實，按事物的本來面貌反映情況和處理問題，不撒謊、不摻假，不能為討好領導而隨便夸大或縮小。一句話：秘書人員目光要敏銳，工作能力要強，政治上又要忠誠可靠；適應性要強，原則性又不能差。 二、既要忠實地按領導指示辦事，又要敢于在某些問題上提出自己的不同意見（謀而非斷）對領導服從但不盲從，要有獨立的思想和諍諫的勇氣 秘書與領導的關系是助手與首長的關系，這決定了處于被領導地位的秘書人員必須聽從領導指揮，忠實地按領導指示行事，把自己的公務活動嚴格限定在領導指定的工作范圍之內，不得自行其是。領導的指示具有嚴肅性和權威性，秘書人員必須不折不扣地忠實執(zhí)行，要圍繞領導人的活動，積極開展工作，下大力氣幫助領導抓出成效來。秘書要學會從被動中求主動，要善于觀察掌握領導者的性格、作風等個性特征，便主動配合，形成工作上的默契一致。但是，嚴格按領導指示行事，不等于盲目服從、曲意逢迎。辦公室負有參與決策的職能，在決策過程中，要敢于在某些問題上提出自己的不同意見，敢于反映領導同志尚未意識到的或者認識不盡完善的客觀情況和問題。在工作中要以的路線、方針、政策為行為的準則，一旦遇到領導作出不妥的決定或者明顯失誤時，秘書人員應該出以公心，予以提醒或建議，切不可為博得領導的歡心而迎合屈順，甚至火上加油。在一般情況下，秘書人員既要敢于提出自己的意見，同時也要注意擺正自己的位置，不可固執(zhí)己見。 三、既要能勤勤懇懇、吃苦耐勞，又要能忍受怨言、經(jīng)得起委屈和挫折 辦公室工作是非常辛苦的，幾乎沒有節(jié)假日，不分上下班，自己能夠自由支配的時間很少，腦神經(jīng)長處于緊張的備戰(zhàn)狀態(tài)。越是危急的時候，如災情發(fā)生等等，辦公室同志越緊張。他們擔負的任務很重，常年累月辛勤為工作，兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇，不為名，不為利，從事寂寞事業(yè)，甘當無名英雄，只問耕耘，不問收獲，這是相當難能可貴的。但是，作為秘書人員，僅僅做到這一點還不夠，還要有忍受怨言，經(jīng)得起各種誤解、委屈和挫折，胸懷要寬，度量要大，甜酸苦辣都要能裝。因為文秘工作，功勞往往不明顯，問題卻表現(xiàn)得非常突出，而且影響很大，有時還會吃力不討好。秘書人員，要有強烈的革命事業(yè)心，要有較高的性修養(yǎng)，要腿勤、手勤、嘴勤、腦勤，尤其要做到腦勤。別人沒有想到的問題我們要想到，別人沒有考慮到的地方我們要考慮到。要運用自己的智慧提高工作效率，運用自己的智慧調動各方面積極性，把工作做好。在方法上既要學會搬道岔，又要學會彈鋼琴。搬道岔就是分解矛盾，彈鋼琴就是綜合協(xié)調。 四、既要盡心盡力、細致周到地做好領導的服務工作，又要注意不給領導幫倒忙 辦公室必須從各方面做好領導的服務工作。要圍繞委、*工作的關鍵環(huán)節(jié)和中心任務，高效率地處理電文，適時安排有關活動，主動收集、分析、綜合情況，研究帶有普遍性、傾向性的問題，為領導決策和進行管理提供優(yōu)質服務。要善于行使領導賦予的職權去完成領導交辦的任務，如實施檢查督促、搞好綜合協(xié)調等，保證領導指示的貫徹執(zhí)行。還要把文書收發(fā)、登記、打電話、接待來訪、上令下達等事務性工作有條不紊地處理好。但是，對領導服務也要掌握分寸，孔子講過猶不及，服務不周到要影響領導工作，做過了頭則會影響領導形象。既要搞好服務，又不給領導幫倒忙，必須遵循以下幾條原則：一是要按規(guī)定辦事。辦公室在執(zhí)行過程中可結合自己的實際情況予以實施。但是，決不能過分和出格。否則，看上去是為領導著想，實際是給領導幫倒忙。二是要多作請示匯報。遇到規(guī)定不明確或自己吃不準的事，應及時向領導匯報，請作定奪，切勿自作主張。不經(jīng)領導授權，不可私用領導名義辦事或回答問題。三是要做好思想工作。有的群眾因為切身問題得到了解決，請秘書代向領導表達他們的一點心意，對這種情況，要把好關口，多作說服教育，請他們尊重領導、理解領導。四是要嚴格要求自己。秘書人員不掌權，但接近權渠道，如不嚴格要求自己就會損害領導者的形象。 五、既要干好參與決策、組織協(xié)調等重要公務，又要細致扎實地干好每一件具體瑣事（秘書工作無小事） 從某種意義上講，辦公室是不管部，上自領導決策，下到衣食住行，找不到主的難辦事要管，踢皮球的棘手事也要管，政領導管的事要管，政領導不管的事也得管。因此，秘書人員必須文武兼?zhèn)洹⒋旨毥Y合，大事要干得了，小事也要能干。古人說諸葛一生唯謹慎，呂端大事不糊涂。我們要取二者之長，做到大事不糊涂，小事能謹慎，無論大事小事，確保辦一件成一件。要干好參與決策這樣的大事，必須努力提高理論、政策水平，增強獨立思考能力、識別是非能力、綜合分析能力。在組織協(xié)調方面，辦公室不光要搞好戰(zhàn)略協(xié)調、計劃協(xié)調、政策協(xié)調和事務協(xié)調，還要搞好上下左右以及領導成員之間人際關系的協(xié)調，這是做好辦公室工作的重要基礎。因此，秘書人員要通過自己的工作消除領導之間可能出現(xiàn)的誤解，打通部門之間的隔閡，搞好上下之間的銜接。在瑣碎的具體小事方面，要以高度負責的態(tài)度搞好謄寫校對、打印裝訂，甚至添茶倒水、打掃衛(wèi)生等工作。這些小事一絲不茍地做好了，可以從一個側面反映秘書人員兢兢業(yè)業(yè)的嚴謹作風，給人于細微處見精神的好印象。秘書人員不論分工干什么都要具備一定的文字表達能力，因為辦公室各方面的工作交往、聯(lián)系都離不開文字材料。對文字秘書的要求則應更高，必須能搞指導性較強、層次較高、份量較重的文字材料，同時還要能搞領導臨時交辦的突擊性材料。一、多元化才能（multi-skilled）。秘書應當懂得兩國甚至三國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能； 二、組織能力（organiser）。秘書應當是一個組織者，她要為各種會議和活動作計劃，并落實安排。同時，