電腦設備管理制度-最新版本.docx

電腦設備管理制度1、目的加強對公司電腦設備的管理，確保公司電腦設備能滿足公司實際辦公需求，特制訂本管理制度。2、范圍本管理辦法適用于電腦設備、電腦周邊設備、電腦耗材、網(wǎng)絡設備及應用軟件的需求申請、評估、選型、采購、驗收、建檔、安裝、使用、保養(yǎng)、維修、報廢的全過程；3、權責31行政人事部：負責電腦設備的需求評估、選型、驗收、安裝調配、編號存檔、維護維修、報廢鑒定與處理等工作，并對電腦設備的采購提供技術建議；32使用項目及部門：負責電腦設備需求申請、遵守操作規(guī)則使用電腦設備，以及電腦設備的初級維護與保養(yǎng)工作；負責對本項目及本部門的電腦設備財產(chǎn)保管、監(jiān)督電腦設備的流向、設備調配、設備報廢申請等工作，協(xié)助行政人事部對電腦設備進行管理工作。4、定義41結合公司實際情況將公司電腦設備分為四類，分別為電腦、電腦周邊設備、網(wǎng)絡設備及應用軟件等；42電腦周邊設備：是指與電腦配套使用之電腦設備。如：打印機、掃描儀等；43配置清單：即各電腦設備的配置的明細，包括配件的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等參數(shù)。5、作業(yè)內容51電腦設備的需求申請511當需求項目或部門因工作需求需要配置電腦設備時，首先要在本項目、本部門內部予以評估，是否可調配，是否必須采購，若部門內部無法調配時則開具“申購單”。512需求項目或部門在填寫“申購單”時，需將需求物品名稱、規(guī)格/型號/品牌/樣式、數(shù)量、用途/使用位置、特殊要求（使用周期）/預算金額、到位時間等加以注明。若需求項目或部門有合適的供應廠商，可以注明是哪一家供應廠商，以利后續(xù)評估與選型?！吧曩弳巍苯?jīng)項目經(jīng)理（部門負責人）審核后送行政人事部評估是否需要采購、行政人事部經(jīng)過評估，認可可以采購時，報分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批后進行采購；52電腦設備的需求評估521行政人事部在收到“申購單”后一天內對其進行審核、評估完畢。522行政人事部評估采取的辦法有：需求申請是否符合實際需要和整體統(tǒng)籌規(guī)劃；是否可用舊設備替代使用；是否可以調配挪用其他部門或項目現(xiàn)有設備等。523申購單經(jīng)行政人事部評估可調配的則“申購單”退回申購部門，由行政人事部負責按57予以調撥。524對不能調配的則給予申購。由行政人事部根據(jù)項目（部門）實際工作需求等進行建議，報分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理進行審批。 53電腦設備的采購531行政人事部采購專員收到批復的“申購單”，聯(lián)系供應商提供相關資料并報價；532行政人事部采購專員收集了相關資料后（設備說明、功能特點說明等資料），與行政人事部經(jīng)理進行溝通，初步確定供應商，并報分管副總經(jīng)理審批，審批同意后方可確定供應商；533確定供應廠商后，行政人事部采購專員則予以訂購。具體的運作可參照綜合物資申購/采購/驗收/付款管理規(guī)定之53實施采購相關規(guī)定執(zhí)行。54電腦設備的驗收、入庫541供應商送電腦設備到項目、部門以后，使用部門對電腦設備進行驗收，以確定是否符合實際需求。542驗收過程中，行政人事部采購專員一定要求供應商提供設備明細清單（包括設備基本配置，總價格否則不與驗收。），使用部門根據(jù)必須嚴格按照設備清單的配置進行驗收。543對驗收不合格電腦設備進行當場退貨處理或其他解決方式；對安裝調配有疑問的應請供應廠商協(xié)助安裝調配直到符合要求為止。544對于驗收合格的電腦設備，供應商提供的設備清單由行政人事部負責保管，作為建立電腦設備臺帳的依據(jù)，電腦設備附帶“保修卡”由行政人事部負責保管，并登記入冊。供應商需要負責電腦設備安裝調試。545對于經(jīng)驗收回格的電腦設備，由負責驗收人員在客戶的送貨單上簽名確認表示驗收合格。財務人員見到驗收單后，行政人事部采購專員負責請款與報銷工作。55電腦設備的領用、安裝與建檔管理551綜合倉庫將電腦設備入庫后通知需求部門領用。需求單位接到通知后開立“領料單”經(jīng)部門主管審批后到綜合倉庫領用。552“領料單”一式三聯(lián)，一聯(lián)自存；一聯(lián)綜合倉庫，作為倉庫做帳的依據(jù)；一聯(lián)資訊部，作為電腦調配、安裝的依據(jù)。553資訊部管理員在收到“領料單”后，聯(lián)合供應商提供的設備清單在琪勝生產(chǎn)管理系統(tǒng)中對該電腦設備進行編號、建檔，并對到領用部門對領用設備進行安裝調式、裝配“設備維護保養(yǎng)卡”和張貼“財產(chǎn)編號”標識。554需建檔的電腦設備范圍：除電腦耗材以外的電腦主機、顯示器、打印機、掃描儀、網(wǎng)絡交換機、UPS備用電源等所有電腦及外部設備。555電腦設備檔案主要記錄：對電腦設備的財產(chǎn)編號、設備名稱、規(guī)格、配置明細、財產(chǎn)價值、使用部門、設備異動、設備報廢、維修記錄等參數(shù)進行管理。由此以加強電腦設備資產(chǎn)的管理，控制電腦設備的流向。56電腦設備的使用、保養(yǎng)與維護561電腦設備經(jīng)資訊部技術人員安裝、調試完畢后交付給使用部門使用。電腦設備使用人員須嚴格按562條款相關要求執(zhí)行，若有違者，資訊部有權予以處罰。562辦公電腦使用規(guī)定1）必須服從上級或網(wǎng)絡管理員對其所有計算機的軟硬件資源的分配與控制，不得隨意更改。2）不準有意破壞公司電腦及周邊設備，否則將承擔相應責任。3）禁止非本電腦使用人員使用電腦，做到各人個人監(jiān)督使用。4）輸入電腦的信息屬公司機密，未經(jīng)許可不得向任何人提供、泄漏。5）各人應愛護各種設備，降低消耗，對各種設備應按規(guī)范進行操作、保養(yǎng)。6）不得私自打開主機箱，發(fā)現(xiàn)故障應及時報請維修，以免影響工作。7）不準隨意攜帶外來磁盤到公司電腦使用。對外來磁盤須經(jīng)掃毒方可使用。8）嚴禁將電腦用于私人學習或玩游戲、看電子小說等無關工作之事。9）嚴禁動用“工具”對網(wǎng)絡進行破壞性操作，不得設置、更改和試圖破譯“口令”。10）未經(jīng)允許不準以各種手段COPY或帶走公司電腦資料。11）不得隨意刪除電腦系統(tǒng)文件及現(xiàn)有應用軟件，并不能隨意刪除其它用戶文件、目錄。12）未經(jīng)允許不準私自安裝和使用未經(jīng)許可的軟件。13）不準在公司電腦中存放與工作無關的文件，不準安裝游戲、小說、非法圖片等。14）不得隨意移動電腦，及電腦周邊設備。15）不準隨意更改電腦系統(tǒng)、網(wǎng)絡、打印機設置，如需請知會其他相關人員。16）不準利用公司電腦處理私人事情。17）未經(jīng)允許不可以利用公司電腦瀏覽因特網(wǎng)，并不可隨意下載；對于聯(lián)網(wǎng)的計算機，任何人在未經(jīng)批準的情況下，不得向計算機網(wǎng)絡拷入軟件或文檔。18）不準利用公司電子郵件收發(fā)與工作無關的郵件。19）公司重要電腦文檔必須做備份,不能將之備份在系統(tǒng)盤（即c:盤或桌面上）。20）機器運行過程中，不得碰動主動力線及插座、電源線及插座以及網(wǎng)線等。21）電腦主機上不許堆放物品。22）使用系統(tǒng)軟件時，必須熟悉其特點，清楚如何進入、如何退出。23）不得頻繁使用“”開關，如遇死機,用“”鍵或“”鍵。24）中午、下午或晚上下班時，電腦使用者必須按正常程序關機，并關閉好電腦及打印機的電源。25）使用電腦時要愛惜電腦設備，注意節(jié)約資源。26）除專業(yè)技術人員外，任何人不得隨意拆卸所使用的微機或相關的電腦設備。27）公司計算機系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資料列入保密范圍。未經(jīng)許可，嚴禁非相關人員私自復制。28）未經(jīng)許可，任何私人的光盤、軟盤不得在公司的計算機設備上使用。29）所有使用者必須妥善保管好自己的琪勝生產(chǎn)管理系統(tǒng)之用戶名和密碼，嚴防被竊取而導致泄密、或權限濫用。30）計算機的所有軟驅、光驅(除總經(jīng)理特批的)都被屏蔽，使用者不得擅自解除屏蔽，如需使用，必須通過系統(tǒng)管理員。563電腦保養(yǎng)規(guī)定1）所有電腦設備使用人員必須嚴格遵照設備保養(yǎng)說明書執(zhí)行。2）所有電腦設備使用人員在遇到不能解決的問題時，需第一時間通知資訊部人員處理。3）所有電腦設備使用人員必須保持電腦設備本身及周邊環(huán)境清潔衛(wèi)生。4）所有電腦設備使用人員必須保持電腦設備工作環(huán)境干燥、通風。5）所有電腦設備由資訊部每年4月及11月組織人員進行1-2次除塵清潔工作，各使用設備人必須極力配合。564電腦設備維修管理1）電腦設備在使用過程中如發(fā)現(xiàn)有故障，如是一些基本電腦操作故障可以根據(jù)辦公電腦常見問題解答自行解決，如不能解決，通知資訊部技術人員處理；但使用部門不可隨意或私自拆卸電腦設備，否則予以行政處罰處理。2）如各使用部門有新增綜合布線、新增軟體程序、外網(wǎng)開通等權限性的需求，需要以聯(lián)絡的形式經(jīng)部門主管審批后通知資訊部維護人員處理，資訊部必須在15分鐘內給予回應并明確安排到場檢修時間，資訊部維護人員應需將處理內容、結果在“設備維護保養(yǎng)卡”上予以記錄。3）對于咨訊部不能自行解決、疑難故障，由咨訊部通知設備管理課并提供維修參考意見，由設備管理課聯(lián)系或專業(yè)維修公司進行處理。4）如屬保修范圍內，由資訊部知會設備管理課處理。設備管理課提出設備保修卡，聯(lián)絡供應商維修。須送到供應商處維修的設備，由設備管理課開立“物品出廠單”送電腦供應商，電腦設備供應商提供免費保修；如供應商來廠維修的，需由資訊部技術員陪同維修。5）如屬保修范圍外，由設備使用單位開立“設備維修單”，經(jīng)部門主管審核后，交資訊部簽署設備維修意見，再交與設備管理課，設備管理課聯(lián)絡相關電腦設備供應商或維修商，電腦設備供應商或維修商根據(jù)實際設備問題提供維修報價（需要有書面的“維修報價單”）；57電腦設備的調撥管理571電腦設備因辦公需要在公司進行調動時，由需求調入部門通知資訊部，由資訊部統(tǒng)一調撥；資訊部收到調撥需求后，應開具“設備調撥單”經(jīng)調出部門與調入部門審批后，最后資訊部主管核準生效并執(zhí)行。572“設備調撥單”一式三聯(lián)，一聯(lián)由調入單位存，一聯(lián)由調出單位存，一聯(lián)由資訊部存；作為電腦設備后續(xù)流向追蹤。58電腦設備的報廢管理581對于因主要部件嚴重損壞或經(jīng)濟上不宜修復等原因造成不能使用或必須淘汰的機器設備，則可以予以報廢處理。582由使用部門開立“報廢申請單”，并注明詳細原因，經(jīng)部門主管審核后報資訊部處理；資訊部收到“報廢申請單”后，由資訊部組織人員對其評估，經(jīng)評估核實需要報廢的，資訊部簽署處理意見后交送設備管理課復核，“報廢申請單”經(jīng)總經(jīng)理核準后，由設備管理課負責聯(lián)系報廢處理。583對于報廢處理的電腦設備中可以利用零配件，資訊部在評估時，必須在“報廢申請單”注明可利用的零配件，且在執(zhí)行報廢時，必須先將可以利用的設備配件拆除后方予以報廢處理。59電腦設備的盤點591電腦設備的盤點工作每年由資訊部組織，聯(lián)合企劃稽核人員進行。592電腦設備的盤點采取初盤、抽盤的方式進行。593電腦設備的盤點完成后，資訊部編制“電腦設備盤點表”及“電腦設備的盤盈/盤虧報告”報總經(jīng)理，以利公司對電腦設備狀況的掌控。594電腦設備盤點具體運作按固定資產(chǎn)盤點管理辦法相關運作程序執(zhí)行。595電腦設備的盤盈/盤虧報告經(jīng)董事會核準處理后，咨訊部按盤盈/盤虧報告予以調整電腦設備清單。510電腦設備記錄與資料的管理5101本管理規(guī)定所產(chǎn)生的記錄按品質記錄管理控制程序的相關條款執(zhí)行；5102電腦設備所有的原始供應商所提供的機器說明資料、專用工具及一些機器的使用說明等資料由資訊部負責建檔并妥善保管；5103資訊部需要對電腦設備的維修情況在琪勝生產(chǎn)管理系統(tǒng)予以記錄存檔，對設備的使用率、故障率進行分析，坐為電腦設備報廢的評估依據(jù)之一。511電腦設備的請款/付款運作可參見公司財務請款/付款運作流程相關條款執(zhí)行；512電腦管控獎懲辦法5121有下列行為者予以大過一次處罰1）私自上網(wǎng)下載軟件而造成電腦感染病毒，影響公司網(wǎng)絡安全。2）私自安裝和使用未經(jīng)許可的軟件(含游戲)。3）私自拷貝公司資料，造成公司資料外泄。4）私自盜用他人琪勝生產(chǎn)管理系統(tǒng)之帳號密碼，造成資料丟失或權限亂用者。5）保管不當，造成電腦設備遺失或人為損壞。6）擅自安裝、使用硬件和電器裝置。造成硬件的損壞或丟失者；5122有下列行為者予以小過一次處罰1）未經(jīng)同意，私自調撥、挪移電腦設備者；2）隨意更改電腦系統(tǒng)、網(wǎng)絡、打印機設置，從而影響其他人員工作者；3）擅自拆裝公司電腦設備，而未造成損壞者；4）保養(yǎng)不當，造成電腦設備不能正常使用者。5123有下列行為者予以警告一次處罰1）未經(jīng)同意，私自動作他人電腦者；2）用公司電腦辦私事者；3）下午及晚上下班不關閉電腦者；4）電腦上面隨意堆放其他物品者；5）不遵守公司電腦保養(yǎng)規(guī)范，敷衍辦公設備保養(yǎng)的工作。513電腦管理的管控辦法5131根據(jù)各部門的實際需求合理配置軟硬件資源；5132給每個用戶分配相應的使用帳戶和網(wǎng)絡登錄密碼；5133不定期檢查各資料使用是否正常，是否需要進行更換或升級；5134不定期利用網(wǎng)絡掃描軟件檢查各電腦有無安裝與工作無關的軟件及做與工作無關的操作，一旦發(fā)現(xiàn)將對當事人相應處罰；5135不定期對各計算機進行病毒碼更新，查毒、殺毒處理