公司文件資料管理制度.doc

.天津市尚拓環(huán)保科技有限公司文件編號(hào)ST/ZY7.5-2公司文件資料管理制度版本/修訂B/0頁碼1/8總則1.目的為加強(qiáng)公司文書檔案、音像資料的管理工作，保證文件資料的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本制度。2.適用范圍本辦法適用于公司所有文件資料的管理。3.制定、修改、廢除本辦法之制定、修訂、廢止須經(jīng)總經(jīng)理核決后實(shí)施。4.管理權(quán)責(zé)綜合管理中心企管部負(fù)責(zé)公司所有文件資料的歸檔督促和日常管理工作。作業(yè)規(guī)定1文件資料的分類1.1文件資料的分類1.1.1公司文件資料是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、社會(huì)和政治活動(dòng)中形成的各種形式的文件和有關(guān)合同、協(xié)議、決議以及報(bào)表、圖書、照片與其他有保存價(jià)值的資料。1.1.2公司的文件、資料分為行政管理類、經(jīng)營業(yè)務(wù)類、技術(shù)資料類、人力資源類、政府行業(yè)類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類、企業(yè)形象類、實(shí)物展示類、后勤保障類、音像圖書類。1.2文件資料的歸類范圍1.2.1行政管理類公司對內(nèi)和對外已行文的管理體系文件（管理手冊、程序文件、作業(yè)文件、記錄文件）；部門內(nèi)部文件（部門工作列表、崗位說明書、關(guān)鍵工作流程、管理制度）；公司決定、決議、通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、批復(fù)、函件、會(huì)議紀(jì)要；天津市尚拓環(huán)?？萍加邢薰疚募幪?hào)ST/ZY7.5-2公司文件資料管理制度版本/修訂B/0頁碼2/8公司各類證照資質(zhì)及相關(guān)資料。1.2.2經(jīng)營業(yè)務(wù)類公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營情況等相關(guān)資料；公司各類工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工作日志、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；委托書、協(xié)議書、標(biāo)書、合同、項(xiàng)目方案等。1.2.3技術(shù)資料類基礎(chǔ)資料（原始資料、技術(shù)報(bào)告、新工藝、新材料試生產(chǎn)報(bào)告、質(zhì)量總結(jié)、設(shè)備記錄、技術(shù)檔案、技術(shù)規(guī)范及質(zhì)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）；項(xiàng)目資料（工藝設(shè)計(jì)資料、設(shè)備平面布置圖、設(shè)計(jì)說明書、工藝及儀表自動(dòng)控制流程圖、工藝及儀表安裝圖、動(dòng)力系統(tǒng)流程圖、生產(chǎn)技術(shù)報(bào)表等）；受控的技術(shù)文件（與工程、服務(wù)、產(chǎn)品有關(guān)的技術(shù)特性、管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范、工藝卡作業(yè)指導(dǎo)書、客戶提供的技術(shù)文件、圖紙等）。1.2.4人力資源類：勞動(dòng)合同、勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案、培訓(xùn)檔案等。1.2.5財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類：各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù)，財(cái)務(wù)審計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案，統(tǒng)計(jì)資料等。1.2.6政府行業(yè)類：政府下發(fā)至公司的各類文件；企業(yè)執(zhí)行的行業(yè)、地區(qū)、國家、國際標(biāo)準(zhǔn)；與企業(yè)有關(guān)的法律事務(wù)的相關(guān)資料。1.2.7企業(yè)形象類企業(yè)VI相關(guān)資料；網(wǎng)站及其他平臺(tái)相關(guān)資料；企業(yè)內(nèi)刊及周年慶等企業(yè)活動(dòng)相關(guān)資料；天津市尚拓環(huán)?？萍加邢薰疚募幪?hào)ST/ZY7.5-2公司文件資料管理制度版本/修訂B/0頁碼3/8公司參與的各類展會(huì)、社會(huì)活動(dòng)、公益活動(dòng)等相關(guān)資料；公司所獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、榮譽(yù)證書、成果展示品等榮譽(yù)成果。1.2.8實(shí)物展示類公司重要的產(chǎn)品樣品及其他外來產(chǎn)品樣品；公司具有紀(jì)念意義及保存價(jià)值的各類禮品等；由于機(jī)構(gòu)變更或撤銷、合并而失效的印章，包括鋼印、銅印、膠印、木印等經(jīng)公安機(jī)關(guān)審批后制作的印章。1.2.9后勤保障類：垃圾清理、保潔保安、工服、綠化、食堂、水電氣等合作協(xié)議。1.2.10音像圖書類：公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像、圖書等。2文件資料的格式2.1對于有公司明確規(guī)定格式的按照規(guī)定的格式編寫，詳見管理體系文件文件和資料控制程序、作業(yè)文件管理文件編寫規(guī)定?？梢允荳ORD版本可以是EXCEL版本。2.2沒有明確格式的文件的編寫正文均采用宋體五號(hào)字，眉和頁腳均使用宋體小五號(hào)字并且加黑。文件序號(hào)統(tǒng)一使用阿拉數(shù)字序號(hào)1. 1.1 1.1.1三層序，號(hào)第四層采用第六層采用分隔。有的文件可以前面再增加一層“一、二、”大寫序號(hào)。1.5倍行距。2.3部門代碼XS銷售中心：XS1-銷售一部，XS2-銷售二部，XS3-銷售三部；JS技術(shù)中心 ：JSKJ-科技部，JSZJ-質(zhì)檢部，JSJS-技術(shù)部，JSYF-研發(fā)部；GC工程中心：GCXM-工程項(xiàng)目部，GCZC-工程資材部，GCSJ工程設(shè)計(jì)部；YY運(yùn)營中心：YYSW-商務(wù)部，YYFW-生產(chǎn)服務(wù)；ZH-綜合管理中心：ZHHR-人事部，ZHXZ-行政部，ZHQG-企管部，ZHCW財(cái)務(wù)部；WZ物資中心：WZCG-采購部；WZSC-生產(chǎn)部；WZCK-倉庫；ZJB總經(jīng)理辦公室。天津市尚拓環(huán)保科技有限公司文件編號(hào)ST/ZY7.5-2公司文件資料管理制度版本/修訂B/0頁碼4/83文件資料的處理3.1發(fā)文3.1.1內(nèi)部發(fā)文擬稿人起草核稿人所在部門負(fù)責(zé)人審核修改公司總經(jīng)理核準(zhǔn)打印、蓋章（總經(jīng)理簽字）企管部備案發(fā)出部門負(fù)責(zé)發(fā)放3.1.2對外發(fā)文擬稿人起草核稿人所在部門負(fù)責(zé)人審核修改公司總經(jīng)理核準(zhǔn)打印、蓋章（總經(jīng)理簽字）企管部備案發(fā)出部門負(fù)責(zé)發(fā)放3.1.3公司所有發(fā)文企管部均要備份，并統(tǒng)一記錄在公司發(fā)文登記表，然后由發(fā)出部門負(fù)責(zé)發(fā)放到各相關(guān)部門：銷售中心、技術(shù)中心、工程中心、運(yùn)營中心、綜合管理中心、物資中心、財(cái)務(wù)部。文件發(fā)布以電子版形式公布于公網(wǎng)的文件和公共群中，或直接以郵件形式發(fā)給相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，相關(guān)部門如果需要自行打印。發(fā)放部門張貼紙質(zhì)通知。發(fā)布的電子版文件PDF格式有效版，有效編碼在通知中體現(xiàn)。3.2收文3.2.1公司經(jīng)營業(yè)務(wù)類（特別是合同原件）、政府行業(yè)類（特別是適用于公司的法律、法規(guī)、行標(biāo)和其他外來文件）、公司各類證照資質(zhì)等文件資料由企管部負(fù)責(zé)收取，并記錄在公司收文登記表。3.2.2各職能部門不得對需送至企管部的文件資料積壓遲誤，應(yīng)即時(shí)報(bào)送。3.3.文件資料的處理3.3.1企管部負(fù)責(zé)公司所有文件資料的發(fā)文、收文以及登記、保存。3.3.2文件的更改。更改文件需由更改的部門編寫文件更改通知單，并由企管部統(tǒng)一張貼發(fā)布。文件更改后由文件原審批人審批，如不能由原審批人審批時(shí)，接替審批人應(yīng)在了解文件審批的背景資料后進(jìn)行審批，并在文件中備注說明。文件更改審批后，應(yīng)對所有受控發(fā)放的文件進(jìn)行相應(yīng)修改。天津市尚拓環(huán)?？萍加邢薰疚募幪?hào)ST/ZY7.5-2公司文件資料管理制度版本/修訂B/0頁碼5/83.3.3每年3月份，企管部對現(xiàn)有體系文件進(jìn)行評審，填寫文件評審記錄。各部門結(jié)合平時(shí)使用情況適時(shí)進(jìn)行評審，必要時(shí)予以修改。審核后的修改體系文件以膠裝的格式裝訂成冊，每部門兩本，一本發(fā)放到相應(yīng)部門，一本在企管部備存，并對舊版本予以回收。3.3.4公司各職能部門負(fù)責(zé)本部門文件資料的管理。部門文件資料的管理，要求實(shí)行分類管理，文件夾側(cè)面標(biāo)題設(shè)置為4個(gè)字，即分別為行政管理、經(jīng)營業(yè)務(wù)、技術(shù)資料、人力資源、政府行業(yè)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、企業(yè)形象、實(shí)物展示、后勤保障、音像圖書，標(biāo)題前要添加公司LOGO和中英文簡稱。文件夾內(nèi)設(shè)目錄便于查找。3.3.5各部門指定具體負(fù)責(zé)人（資料員）負(fù)責(zé)本部門文件、資料的整理和管理。如果資料員離職需要進(jìn)行文件交接。3.3.6每年10月企管部對各部門文件保管情況進(jìn)行檢查，填寫文件保管情況檢查記錄。4文件資料的歸檔4.1文件資料的整理4.1.1每年3月份，各職能部門對上一年度的文件資料做年度整理，對于需要?dú)w檔的文件資料，由各部門填寫歸檔交接表，將資料分類裝訂或打包，打印統(tǒng)一的檔案封面（檔案號(hào)由行政部填寫），最后交由行政部歸入檔案室保管。4.1.2程序文件、作業(yè)文件本部門永久保存；原始記錄文件在本部門保存兩年。兩年以上記錄文件，需交由行政部歸檔管理。4.1.3對于電子版文件，由行政部網(wǎng)絡(luò)管理員刻盤或拷貝在移動(dòng)硬盤中，建檔保管。4.1.4歸檔交接表要注明文件名稱、歸檔周期、密級、存檔年限、歸檔日期、銷毀日期、歸檔數(shù)量并交由總經(jīng)理審批，審批后交檔人、檔案接收人分別在對應(yīng)處簽字確認(rèn)。歸檔交接表一式兩份，雙方各留一份備查。4.2檔案的保存4.2.1行政部指定專人對檔案進(jìn)行管理，收到各部門歸檔交接表及歸檔文件后，及天津市尚拓環(huán)保科技有限公司文件編號(hào)ST/ZY7.5-2公司文件資料管理制度版本/修訂B/0頁碼6/8時(shí)計(jì)入檔案目錄，并將各部門資料分柜管理，各柜及每柜各格標(biāo)號(hào)管理。4.2.2檔案目錄必須顯示部門、時(shí)間、檔案名稱、檔案存放地、保存年限、銷毀日期等信息，便于迅速查找。4.3檔案的級別4.3.1檔案的保密等級由總經(jīng)理直接確認(rèn)。保密等級分為A(絕密)、B(機(jī)密)、C(秘密)、D(普通)四種。A級檔案(絕密)：指最重要的公司文件資料，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到重大損害的文件資料。B級檔案(機(jī)密)：指重要的公司文件資料，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到損害的文件資料。C級檔案(秘密)：指不為公眾所知悉能為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益具有實(shí)用性并經(jīng)企業(yè)采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。一旦泄密會(huì)使企業(yè)受到一定程度的危害和損失。D級檔案(普通)：指一般性的可以提供給所有員工查考利用的文件資料。4.4檔案的存檔期4.4.1永久保存： 公司章程 組織及業(yè)務(wù)規(guī)章 財(cái)務(wù)報(bào)表 政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件 不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證 工程設(shè)計(jì)圖 其它經(jīng)核定須永久保存之文書4.4.2保存10年：天津市尚拓環(huán)?？萍加邢薰疚募幪?hào)ST/ZY7.5-2公司文件資料管理制度版本/修訂B/0頁碼7/8 預(yù)算決算書 事業(yè)計(jì)劃數(shù)據(jù) 其它經(jīng)核定須保存10年之文書4.4.3保存5年 期滿或解除之合約 其它經(jīng)核定須保存5年之文書4.4.4保存1年： 使用后無長期保存必要者4.4.5其他檔案由部門確定，總經(jīng)理批準(zhǔn)其存檔期限。4.5檔案的借閱、復(fù)制4.5.1 D級檔案查（借）閱在行政部借閱登記表登記后，由行政部專人帶到檔案室查（借）閱。4.5.2 A、B、C級檔案查（借）閱必須經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理審批后方可查（借）閱。4.5.3 公司檔案僅限公司內(nèi)部人員查（借）閱，如外部人員需查（借）閱須由公司內(nèi)部相應(yīng)對口人員依據(jù)公司規(guī)定查（借）閱，外部人員如需對公司檔案進(jìn)行復(fù)印或摘抄，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。原則上外部人員不得進(jìn)入公司檔案室。4.5.4 公司檔案借閱時(shí)間一般不超過五個(gè)工作日，如需延期必須重新補(bǔ)辦相應(yīng)手續(xù)。行政部專人負(fù)責(zé)超期借閱檔案的催還。4.5.5 財(cái)務(wù)檔案柜鑰匙由財(cái)務(wù)主管/經(jīng)理及總經(jīng)理保管，檔案室門鑰匙由行政部保管。查看財(cái)務(wù)資料時(shí)須由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，行政人員陪同查閱。4.6文件的作廢與銷毀4.6.1如新文件下發(fā)，舊版本作廢，則應(yīng)在新文件下發(fā)后立即廢止舊文件，且廢止的舊文件須由企管部收回，并填寫作廢文件回收記錄，加蓋作廢章予以存檔或銷毀。天津市尚拓環(huán)?？萍加邢薰疚募幪?hào)ST/ZY7.5-2公司文件資料管理制度版本/修訂B/0頁碼8/84.6.2每年初整理上年度文件資料檔案時(shí)，須查看資料的時(shí)效性，如確實(shí)不需要的資料及保存期到的資料，可由各部門填寫失效/作廢（銷毀）文件登記表，經(jīng)部門主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。4.6.3 銷毀程序重要的紙質(zhì)文件檔案級別為ABC的由文件使用單位2名以上成員共同見證，使用碎紙機(jī)粉碎，或在有金屬圍檔的固定地點(diǎn)焚燒。普通的文件加蓋作廢章簡單處理掉。電子版文件，由文件使用部門及行政部專人粉碎光盤或進(jìn)行徹底刪除，刪除公網(wǎng)或者工作群中的文件在相關(guān)目錄