公司行政管理制度005.doc

鄭州明宇汽車貿(mào)易發(fā)展有限公司 文檔類型行政管理制度文檔版本1.0編制日期20101.13編制部門行政管理中心 行 政 管 理 制 度行政管理中心2010年01月13日目 錄第一章 票務管理制度5第一條 分類5第二條 訂票要求5第三條 附則5第二章 公司投保管理制度 8第一條 投保的情況8第二條 收費標準/時間8第三條 辦理程序8第四條 報案/理賠程序8第三章 公司證照管理制度12第一條 分類12第二條 證照的保管12第三條 證照的使用及審批流程12第四條 處罰辦法12第五條 附則12第四章 活動運作的管理16第一條 活動的分類16第二條 處罰措施 16第三條 制度解釋、修訂 16第四條 制度實施16第五章 行政費用管理制度17第一條 公司所有行政費用的執(zhí)行部門17第二條 行政費用的分類17第三條 執(zhí)行與考核17第四條 制度解釋、修訂18第五條 制度實施18第六章 重大突發(fā)事件管理制度20第一條 突發(fā)事件處理原則20第二條 突發(fā)事件介定20第三條 成立突發(fā)事件應急領(lǐng)導小組20第四條 公司個案突發(fā)事件處理程序及要求20第五條 事后的處理上報與回饋23 第六條 制度解釋、修訂23第七條 制度實施24第七章 收發(fā)文管理制度25第一條 適用范圍25第二條 收文管理辦法 25第三條 發(fā)文管理辦法 26第四條 制度解釋、修訂27第五條 制度實施27第八章 檔案管理制度29第一條 檔案管理的內(nèi)容29第二條 綜合檔案室的基本任務29第三條 部門檔案管理的基本任務29第四條 文件材料歸檔的質(zhì)量要求29第五條 檔案資料移交綜合歸檔時間29第六條 檔案管理30第七條 檔案借閱制度30第八條 制度解釋、修訂31第九條 制度實施31第九章 車輛管理制度33 第一條 車輛的使用范圍33第二條 使用程序33第三條 車輛管理33第四條 車輛加油33第五條 車輛的管理部門34第六條 制度解釋、修訂34第七條 制度實施34第一章 票務管理制度第一條 分類公司票務管理歸屬公司行政部，本制度中的票務特指飛機票、火車票。第二條 訂票要求1、行政部文員具體負責公司各部門因公出行車票的查詢、訂票、驗票和預付款工作。2、飛機票，用票部門需提前1天預訂；火車臥鋪票需提前3-5天預訂，硬座提前3天預訂。3、公司各部門出行購票須至少提前1-3天向行政部提出需求申請。4、行政部接到公司領(lǐng)導及部門訂票申請后，應及時與票務部門聯(lián)系，并在30分鐘內(nèi)向申請部門反饋訂票情況或征求訂票意見。5、提出訂票申請部門應當在申請訂票時告知相應的事項。6、行政部在車票送達并驗票合格后方可向財務部門提出預付款要求，借款時應提供車票原件。7、行政部在付款后應當詳細記錄，并保管好收據(jù)，以備核查。8、各部門在返回公司后，應在兩天之內(nèi)與行政部辦理票務結(jié)算業(yè)務。第三條 附則本制度由行政管理中心負責解釋、修訂。本制度自下發(fā)之日起實施。附件：1、行政部訂票統(tǒng)計表2、票務管理流程 行政部訂票統(tǒng)計表 時間：2008年_月序號申請部門聯(lián)系方式訂 票 明 細行政文員票務部門備注日期目的地車次數(shù)量123456789101112131415161718192021222324第二章 公司投保管理制度第一條 投保的情況公司投保財產(chǎn)險財產(chǎn)綜合險，公司相關(guān)資產(chǎn)原則上均要求辦理商業(yè)保險，以規(guī)避相關(guān)風險。第二條 收費標準/時間按投保資產(chǎn)總額、投保利率、核定投保金額，投保時間為1年。第三條 辦理程序1、公司經(jīng)營的各大賣場，投入正常經(jīng)營之后，根據(jù)公司要求，各賣場提出投保申請并對每位商戶固定資產(chǎn)（裝修）和流動資產(chǎn)（存貨）進行核算，準備好相關(guān)投保資料。同時與公司工程部結(jié)合，提供該賣場的資產(chǎn)總額（固定資產(chǎn)、配套設(shè)施、裝修費用等），經(jīng)行政部審核材料后交公司相關(guān)領(lǐng)導審批是否投保。行政部按照中保公司提交的表格填寫、整理后，上報公司財務中心審查，最后公司領(lǐng)導簽批，行政部送達中保公司受理科審批。屬老項目續(xù)保的向行政部遞交資料的時間為保險到期日前一周內(nèi)，屬新建項目投保的暫以行政部通知時間為準提交資料。2、保險公司合作：XX保險公司委派專員到我公司投保的賣場，進行投保資產(chǎn)核查，并出具評估報告，隨同公司的投保單，由保險公司領(lǐng)導審批后，電話告知我公司。3、保險公司將正式保險單、發(fā)票送達公司。4、行政部完成票據(jù)簽批流程，由財務中心執(zhí)行付款手續(xù)，并將保險單正本存檔。第四條 報案/理賠程序1、因不可抗拒因素（如暴雨）造成公司投保的賣場漏雨受損，應在24小時之內(nèi)及時報案。說明:投保名稱、位置、保單號碼、如何受損及受損失情況，行政部具體負責。2、保險公司理賠科、公估公司（第三方）在1小時之內(nèi)趕到事故受損地點。3、各賣場經(jīng)理負責本賣場受損現(xiàn)場的保護工作，并通知行政部用相機及時拍照。行政部、賣場委派人員、保險公司人員三方共同逐個核實，記錄數(shù)據(jù)、拍照取證。行政部依據(jù)每次的受損清單，出具“理賠報告書”，上報公估公司，雙方進行多次溝通、協(xié)商，達成共識，再由公估公司將雙方認可的理賠報告書，送到我公司，簽字、蓋章后上報XXX保險公司理賠科，進行最終核算。4、理賠科將核算后的理賠數(shù)據(jù)上報保險公司逐級進行審批。5、辦理公司投保的經(jīng)辦人，告知我公司，到保險公司財務結(jié)算處領(lǐng)取理賠款。6、行政部、財務中心一同辦理賠款的轉(zhuǎn)賬業(yè)務。地點：鄭州市西太康路市保險公司一樓東大廳。第五條 附則本制度由行政管理中心負責解釋、修訂。本制度自下發(fā)之日起實施。附件：1、公司資產(chǎn)投保情況明細表2、投保管理流程3、索賠管理流程公司資產(chǎn)投保情況明細表序號投保主體名稱保單號投保期限保費是否產(chǎn)生索賠經(jīng)辦人備注12345678910第三章 公司證照管理制度第一條 分類公司證照包括公司營業(yè)執(zhí)照（正、副本）、稅務登記證（正、副本）、行業(yè)資質(zhì)證、行業(yè)經(jīng)營許可證、企業(yè)組織機構(gòu)代碼證、房產(chǎn)證、土地使用證、公司徽標、介紹信等有價證件原件及其它。第二條 證照的保管。1、經(jīng)董事會授權(quán)，公司所有證照由行政部設(shè)專人負責保管和使用管理。2、證照管理人員必須認真履行職業(yè)操守，嚴禁盜用、濫用、私用公司證照。切實做好證照等有價資質(zhì)的保管、保密和歸檔工作。3、證照管理人員必須做好證照的借出、借入審查和歸檔工作。若發(fā)生丟失、損毀、或其他異常情況時，應立即報告公司領(lǐng)導查明處理。4、公司下屬各分支機構(gòu)的證照原件由公司行政部統(tǒng)一管理，各分支機構(gòu)不得留存，確有需要原件或復印件的，按本制度第五條之證照使用流程辦理。第三條 證照的使用及審批流程1、公司所有證照及其它有價資質(zhì)的使用必須嚴格實行審批、登記手續(xù)，申請流程如下：（1）當事人、使用人（提出申請）部門經(jīng)理、副總（審核并簽字）行政副總（審批、簽字）證照負責人處（審核、領(lǐng)?。┳C照負責人（檢查、核對、登記、歸檔備注使用期限、繳回時間（原件），影印件須簽（蓋）使用期限）或在空白處加蓋（*項目*專用）條型章。（2）證照使用申請表（見附表1）。2、證照的使用（1）公司證照及有價資質(zhì)證明未經(jīng)行政總監(jiān)批準，任何人不得私自外借、傳閱、復印或涂改。如需使用必須依照第五條之規(guī)定，認真填寫證照使用申請表，并陳述使用目的、范圍和使用時間，由行政總監(jiān)簽準后方可使用。保管責任人需認真核實并填寫證照使用登記表（見附表2），做好登記工作。（2）證照使用單位或個人及證照的保管單位及個人，凡發(fā)生證照丟失、偽照、私自盜用、套用，或在登記使用范圍之外使用，并給公司造成一定經(jīng)濟損失及不良影響的依法追究相關(guān)當事人的經(jīng)濟和法律責任。（3）公司證照如出現(xiàn)損壞或丟失，除應立即向公司主管領(lǐng)導報告外，還要立即與發(fā)證機關(guān)聯(lián)系，并及時辦理證照的掛失和補辦手續(xù)。 （4）任何人不得擅自使用公司的證、照等為其他單位或個人做各種擔保，違者責任自負。（5）公司行政部負責公司證照的管理，及時做好登記管理工作。證照的登記內(nèi)容包括：證照名稱、性質(zhì)（正本、副本）、注冊資金、使用類型、登記使用范圍、稅務登記證號、注冊號、企業(yè)代碼證號、使用目的陳述、使用人或經(jīng)辦人、使用期限、繳還日期等。（6）行政審批權(quán)限：證照在一日之內(nèi)使用并歸還的由行政部經(jīng)理在核實部門領(lǐng)導批示和簽字后做出批示；證照使用超出兩日或在兩日以上者，由行政管理中心副總審核批示。（7）各種證照的換審、年檢、補辦、變更、注銷等工作，由公司行政部在規(guī)定的時間內(nèi)統(tǒng)一組織換審工作。第四條 處罰辦法證照的使用人或經(jīng)辦人以及證照和保管人員，凡未恪盡職守，私自濫用、盜用、頂替使用或在登記范圍之外使用的，視其情節(jié)輕重區(qū)別對待。未經(jīng)領(lǐng)導批準擅自使用未給公司造成損失和不良社會影響的，給予批評教育、警告、記過、和處以500元以下的罰款；性質(zhì)極壞者罰款并開除處分；影響嚴重，甚至給公司造成重大經(jīng)濟損失的依法追究相關(guān)當事人的法律和經(jīng)濟責任。第五條 附則本制度由公司行政管理中心行政部負責解釋，自下發(fā)之日起執(zhí)行。附件：1、 鄭州明宇汽車貿(mào)易發(fā)展有限公司證照使用申請、審批表 2、鄭州明宇汽車貿(mào)易發(fā)展有限公司證照管理登記表 3、證照年審流程：1、鄭州明宇汽車貿(mào)易發(fā)展有限公司證照使用申請、審批表 申請人（經(jīng)辦人）所屬部門證、件、照申請使用事由及使用范圍陳述（必須真實） 使用人簽字 是否原件是 否 是否影印件是 否 申請份數(shù)（件）數(shù)使用期限 （天）部門領(lǐng)導批示中心副總批示行政副總批示備注說明2、鄭州明宇汽車貿(mào)易發(fā)展有限公司證照管理登記表部門名稱使用證照名稱使用事由及范圍經(jīng)辦人借出時間使用期限歸還時間備注使用人及申請編號3、證照年審流程：第四章 活動運作的管理第一條 活動的分類1、國家法定節(jié)假日：“三八”婦女節(jié)（公司女職工），“五一”國際勞動節(jié)（公司全體職工）。此類活動由公司聯(lián)合工會具體負責，采用競技形式舉辦強身健休、積極、向上的文體娛樂活動，如：拔河、跳繩、踢踺子、象棋比賽、跳棋比賽、撲克雙升比賽、騎慢車、蹦樓梯等。2、公司年度答謝會：主題-“感謝上級領(lǐng)導、鳳凰城商戶，總結(jié)公司本年度工作進展情況，新一年度公司整體發(fā)展戰(zhàn)略”。實施：市場中心組織，行政后勤部門配合。市場中心出具活動方案、確定時間、地點，負責商戶邀請/接待；政府及其它人員由公司歸口部門邀請/接待。行政部負責落實會議地點、各項會務安排（導示系統(tǒng)、臺簽、水、簽到）、會后宴請相關(guān)事項（就餐地點、座次安排、煙、酒、飲料、結(jié)賬、剩余物品回收）。3、公司年度總結(jié)/聯(lián)歡會：公司全體員工及特邀嘉賓參加。主題-公司工作報告、評先表彰、文藝表演、公司年夜飯、董事長代表公司對每位員工及家屬送上新春祝福。實施：行政部具體負責，公司各部門配合。從會議方案起草，會務前期配套物品籌備、通知下發(fā)、文藝節(jié)目、匯總整理、演出服裝道具租賃，到公司年夜飯的安排，至到本次活動圓滿結(jié)束。4、節(jié)日、購車節(jié)、慶典活動：主題-舉行剪彩、開業(yè)儀式、促銷活動、鑼鼓表演。 以營銷中心為主，行政部后勤配合為輔，以營銷中心起草開業(yè)慶典活動方案（含開業(yè)期間的促銷活動），行政部根據(jù)活動方案中工作歸類，聯(lián)系禮儀公司、各類物品準備、人員調(diào)配，直到活動招待結(jié)束。第二條 處罰措施由總經(jīng)辦按照公司相關(guān)規(guī)定對違法者予以處罰。第三條 本制度由行政管理中心負責解釋、修訂。第四條 本制度自下發(fā)之日起實施。第五章 行政費用管理制度第一條 公司所有行政費用的執(zhí)行部門1公司所有行政費用的具體執(zhí)行部門為行政管理中心行政部，同時嚴格按照財務管理中心費用審批流程執(zhí)行；2、周期性的費用與隨機性的費用審核、控制相結(jié)合，原則上各中心、各部門須遵照預算執(zhí)行。第二條 行政費用的分類行政費用包括但不限于：公司各部門通訊費、公司車輛費用、招待費、差旅費、開業(yè)慶典活動費、會議費、報刊訂閱費、證照年審費用、辦公用品采購及維修費用等。第三條 執(zhí)行與考核1、通訊費用（固定電話費）：每月7日到電信營業(yè)廳交納上月公司各部門通訊費用，公司領(lǐng)導實報實銷，其它部門的超支部分在沒有合理理由的情況下，從該部門經(jīng)理當月工資中扣除。具體由行政內(nèi)勤申報完成。2、車輛費用：每月3日根據(jù)公務車實際公里數(shù)，由行政外勤到公司定點加油站核對票據(jù)，以自然月為結(jié)算周期（含過路橋費），對符合規(guī)定、未超出標準的費用進行實報實銷。公司公務車，公司負責辦理保險、交納養(yǎng)路費、年審費用；同時根據(jù)車輛實際情況進行維修保養(yǎng)，實報實銷。3、招待費：分對內(nèi)對外兩部分。對內(nèi)特指年度總結(jié)表彰會餐費用；對外指外來賓朋、答謝會招待等。對外招待原則上在公司商務會所進行，具體審批程序按照2008年7月1日下發(fā)的關(guān)于：公司公務招待事宜的規(guī)定通知執(zhí)行；確需外出招待的，填寫招待費審批表，注明事由、邀請人數(shù)、單位、姓名、職務以及公司陪同人員姓名、人數(shù)、用餐標準，由公司主管領(lǐng)導審批。招待活動結(jié)束后，在3個工作日完成報賬手續(xù)。4、開業(yè)慶典活動費會/場地租賃費：渲染氣氛，進行鑼鼓隊表演，根據(jù)開業(yè)活動方案，由行政內(nèi)勤負責辦理，5個工作日完成。5、年度報刊訂閱費：結(jié)合公司實際工作需要，每年1112月征訂公司下年度報刊，各部門申報，行政副總審核，公司主管領(lǐng)導審批后由行政文員辦理。6、證照年審費用：以實際發(fā)生額為報銷基準，由行政外勤負責辦理，5個工作日完成。7、辦公用品采購及辦公設(shè)備設(shè)施的維修費用：各中心統(tǒng)一向行政管理中心申報，經(jīng)行政副總審核，報公司總經(jīng)理批準后由行政部實施。第四條 本制度由行政管理中心負責解釋、修訂。第五條 本制度自下發(fā)之日起實施。附件：行政費用申報流程第六章 重大突發(fā)事件管理制度第一條 突發(fā)事件處理原則1、公司重大事件必須堅持“預防為主”的原則，所有重大生產(chǎn)、經(jīng)營活動事前務必充分準備，相關(guān)業(yè)務職能部門要制定預案，詳列防范措施、應對計劃，以防意外事件發(fā)生；一旦出現(xiàn)事故，應優(yōu)先救人。2、出現(xiàn)較重傷人及造成價值1萬及以上財產(chǎn)損失等重大突發(fā)。事故，堅持特事特辦的原則，公司應急領(lǐng)導小組應征用公司一切可征用的人力、物力及財力，并可以不經(jīng)主管領(lǐng)導批準隨時，征用事故現(xiàn)場一切物資。3、在明確只通過我公司自身努力不可能解決問題時，應及時向社會相關(guān)部門求助。第二條 突發(fā)事件介定突發(fā)事件為不可預料、事發(fā)突然、不能避免的事件，或職能部門（當事人）無力控制事態(tài)、無法立即解決處理的重大事件，包括但不限于以下事件：火災事故、暴風暴雨天氣、水災、打架斗毆、打劫被盜、員工急病或工傷、重大社會糾紛（含公司內(nèi)外部重大糾紛協(xié)調(diào)）。第三條 成立突發(fā)事件應急領(lǐng)導小組1、公司各部門（1）公司各部門成立突發(fā)事件應急領(lǐng)導小組，其部門負責人為組長，部門員工為組員。（2）各部門的應急領(lǐng)導小組負責處理造成價值1萬以下財產(chǎn)損失的事故。事故處理后，及時向主管領(lǐng)導匯報。（3）全力協(xié)助公司處理所屬轄區(qū)重大事故的處理。2、公司（1）公司成立突發(fā)事件應急領(lǐng)導小組，授權(quán)行政副總擔任突發(fā)事件應急領(lǐng)導小組組長，全權(quán)負責突發(fā)事件的組織、協(xié)調(diào)與處理。（2）公司級突發(fā)事件應急領(lǐng)導小組負責處理較重傷人及造成價值1萬及以上財產(chǎn)損失的事故。（3）公司級突發(fā)事件應急領(lǐng)導小組聽取基層突發(fā)事件應急領(lǐng)導小組的工作匯報，并指導其工作開展。第四條 公司個案突發(fā)事件處理程序及要求1、火災（1）火災事故發(fā)生時，如能控制事態(tài)，現(xiàn)場人員應在第一時間消除事故，如無法控制事態(tài)的應迅速通知公司安全值班總機、安管科，并同時通知事故地點的責任領(lǐng)導及總公司主管領(lǐng)導。并迅速利用現(xiàn)場消防設(shè)施將其熄滅； （2）若現(xiàn)場的消防設(shè)施無法將其熄滅，迅速撥打報警電話119；（3）用廣播呼叫消防委員會成員集結(jié)，發(fā)揮消防編組功能，按平時演習的方法進行； （4）疏散組指揮人員負責引導所有人員向安全地區(qū)有組織地疏散；（5）安管科進行交通管制事宜，并高度警惕，嚴防趁火打劫者； （6）火勢熄滅后應清查人員及物品損害情形，并保持完整現(xiàn)場，以供警方或保險公司處理。2、暴風雨天氣（1）根據(jù)氣象臺預報，根據(jù)情況各部門安排防護措施。必要時通知商戶及員工停止上班，只留下應急領(lǐng)導小組人員。（2）安管應巡查整個市場，提醒及協(xié)助各賣場關(guān)閉漏關(guān)的門窗和照明電源。（3）將散置于室外易被風吹走或吹壞的物品到室內(nèi)。 （4）注意接聽員工電話，轉(zhuǎn)達公司決定的事宜。（5）須支援時，立即向應急領(lǐng)導小組通報。（6）各賣場管理部負責本賣場漏雨情況的應急處理工作，行政管理中心行政部負責協(xié)同保險公司進行現(xiàn)場的查勘及理賠工作。3、水災（1）切斷電源，將財物轉(zhuǎn)移到安全地方。（2）應急小組組織人員積極開展救援工作。4、打架斗毆（1）迅速通知值班保安進行制止，保安制止不了的將當事人交安管科長處理，如當事人不聽制止，保安應合力予以制止。（2）有多人圍觀起哄時，將肇事雙方帶到其他地方處理，并疏散圍觀起哄人員。 （3）事態(tài)嚴重，保安合力都制止不住時，應立即撥打110報警。 （4）保安處理事件時，立場要公正，千萬不可偏袒或加人其中一方。 （5）若外來人員來市場滋事，應管制員工不得與其對打（但可以采取正當防衛(wèi)措施），關(guān)閉賣場所有出入口，并通知所有保安人員集結(jié)，以防萬一。 （6）處理事件人員應盡量勸說對方，以理服人。（7）認清對方面貌、特征、人數(shù)，有無攜帶刀槍，車牌號碼及滋事原因等。 （8）若事態(tài)難以控制，應立即報警。5、打劫被盜（1）事件未發(fā)生：發(fā)現(xiàn)可疑人物，應與保安人員聯(lián)系并監(jiān)視。（2）事件已發(fā)生：事件第一發(fā)現(xiàn)人必須馬上控制并保護現(xiàn)場，同時向主管上級領(lǐng)導匯報。主管領(lǐng)導應立即通知相關(guān)部門到現(xiàn)場核實情況，做好相關(guān)情況記錄，填寫安全事故處理表，并落實各部門的簽字確認。在掌握第一手資料后，事件發(fā)生地點負責人應立即展開各部門責任的調(diào)查工作，遇到特殊情況應及時向主管上級領(lǐng)導匯報處理建議。在明確各相關(guān)部門責任后，及時做出失竊事件處理建議，待領(lǐng)導批示后，嚴格按照批示結(jié)果處理到位。6、員工急病或工傷：（1）員工直屬領(lǐng)導立即通知公司行政部車輛調(diào)度人員安排司機，緊急情況可征一切車輛積極救人。（2）及時通知當事人的家人，并做好安撫工作。第五條 事后的處理上報與回饋：1、突發(fā)事件處理完畢后應將事情發(fā)生原因、經(jīng)過、處理措施與結(jié)果形成書面報告上報上級部門或領(lǐng)導。2、部門級突發(fā)事件應急領(lǐng)導小組應將報告遞交公司級突發(fā)事件應急領(lǐng)導小組負責人；公司級突發(fā)事件應急領(lǐng)導小組應根據(jù)實際情況上報公司相關(guān)領(lǐng)導。第六條 本制度由行政中管理心負責解釋、修訂。第七條 本制度自下發(fā)之日起實施。附件：1、 公司突發(fā)事件處理登記表2、突發(fā)事件處理流程1、 公司突發(fā)事件處理登記表序號事件名稱發(fā)生時間發(fā)生地點處理情況處理人備注1234567891011122、突發(fā)事件處理流程第七章 收發(fā)文管理制度第一條 適用范圍公司外來文件（包括傳真）、公司內(nèi)部文件（紅頭文件、通知、決定、通報）。第二條 收文管理辦法1、簽收：收文統(tǒng)一由行政部內(nèi)勤簽收、拆封，急件應注明簽收時間。2、登記：凡以本公司為收文對象的公文一律由行政部內(nèi)勤登記。登記內(nèi)容包括公文標題、字號、發(fā)文機關(guān)、收文日期、份數(shù)等，歷次收文按照收文順序登記。 3、擬辦：行政部內(nèi)勤將收到的公文登記后全部交行政部經(jīng)理，由行政部經(jīng)理提出處理意見。緊急公文，擬辦意見中應有明確的辦理時限。4、簽批：行政部內(nèi)勤按行政部經(jīng)理提出的處理意見分送相關(guān)領(lǐng)導簽批。需要總經(jīng)理簽批的文件交給秘書辦相關(guān)人員呈報給總經(jīng)理。5、分送：由行政部內(nèi)勤按照行政部經(jīng)理或有關(guān)領(lǐng)導的簽批意見分送其他有關(guān)領(lǐng)導和有關(guān)部門。從簽收、登記、擬辦到分送，時間一般不得超過1個工作日。6、傳閱：（1）公司領(lǐng)導批示的文件由行政部內(nèi)勤送有關(guān)人員和部門閱知。閱文時間一般不超過2個工作日，急件當天閱批。各級領(lǐng)導閱、批公文應仔細、認真，閱畢應簽上姓名，并注明日期，不得圈閱；需要簽署具體意見的，要明確、具體。（2）公文傳閱應做到準確、及時，避免漏傳、誤傳。公文傳閱一般不橫傳。傳遞公文，應辦理簽收手續(xù)。收件人收到公文后應簽署姓名；退回公文時行政部內(nèi)勤應當面注銷，避免丟失。7、承辦：上級機關(guān)要求辦理、領(lǐng)導批示辦理及其他需要辦理的公文由有關(guān)部門承辦。屬部門職責范圍內(nèi)的事項由該部門辦理。各有關(guān)部門收到公文后按規(guī)定期限及時辦理。涉及兩個以上部門承辦的公文應由主辦部門與相關(guān)部門協(xié)商辦理。需報請上級機關(guān)批準的事項，由承辦部門提出辦理意見并代擬文稿，交行政部送領(lǐng)導簽發(fā)上報。8、回傳抄告：承辦人員辦理公文完畢要回復來文單位。把辦理情況寫明在文件首頁或文件辦理單上指定位置，將有領(lǐng)導簽批的文件首頁或文件辦理單復印回傳給簽批過此件的各位同志和來文單位；同時把文件連同文件辦理單原件傳回行政部，承辦部門留存復印件。9、跟蹤督辦：已送領(lǐng)導傳閱批示或交有關(guān)部門辦理的公文，行政部專員、行政部經(jīng)理或總經(jīng)辦相關(guān)人員要及時檢查催辦，以防漏辦或延誤。10、保密：閱辦公文，尤其是重要和機密文件，應嚴格遵守保密制度和辦文規(guī)定，任何人不得將文件隨意擱放，帶到公共場所或帶回家中，以防泄密或丟失。11、文件丟失，應及時報告行政部。對丟失文件造成后果的，按保密法有關(guān)規(guī)定處理。12、管理：收文辦理完畢后應交回行政部，由行政部內(nèi)勤統(tǒng)一管理，每年一月和六月上旬移送檔案室歸檔。13、清退：凡需清退的文件，各部門應在文件辦理完成后立即交行政部，由行政部內(nèi)勤交行政部經(jīng)理做出存檔、銷毀或者其他處理決定。第三條 發(fā)文管理辦法1、文件起草：公司各類文件的起草由相關(guān)責任部門按要求起草、經(jīng)相關(guān)總監(jiān)審核批準后，進行打印、簽批。文件起草需遵守公司規(guī)定的公文格式，包括主送單位、正文、附則等。具體參考附件。（以下關(guān)于文件起草的格式要求適用于公司級重大事件性文件的格式要求，包括但不限于：公司人事任免、組織架構(gòu)調(diào)整、機構(gòu)撤銷與合并、其他重大事件等；各中心各部門下發(fā)的通知通報類按照后附模板格式執(zhí)行即可）（1）標題：由發(fā)文部門名稱、文件主題和文種組成。標題中的發(fā)文部門須用全稱。（2）附件：附件名稱寫在附件欄內(nèi)后面，應與附件標題一致。附件裝訂在文件之后。（3）主送：主要受理文件的部門。主送部門應用全稱、規(guī)范簡稱或同類部門統(tǒng)稱，寫在主送欄內(nèi)。上行文主送機關(guān)規(guī)范簡稱：公司各中心、各部門、分（子）公司。（4）抄送：主送機關(guān)以外需要告知文件內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬的機關(guān)，抄送機關(guān)按上級機關(guān)、平行機關(guān)、下級機關(guān)順序排列寫在擬文箋抄送欄內(nèi)。一般不抄送個人。（5）主題詞：填寫在主題詞欄內(nèi)。（6）份數(shù)：按印發(fā)份數(shù)填寫，規(guī)定需電子公文報送的，由行政部內(nèi)勤按程序報送后，印2份存檔；其他情況視需要確定份數(shù)，留2份存檔。（7）正文：文件主體。要求：觀點準確，條理清晰，內(nèi)容充實，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確，文字精練，用語貼切，篇幅簡短，標點符號使用正確，文字規(guī)范。不能用彩色筆、圓珠筆、鉛筆書寫或修改。（8）凡本公司發(fā)出的文件都應注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話，需要回復的要注明回復時間。聯(lián)系人、聯(lián)系電話和回復時間寫在文件正文之后，成文日期之前，用小括號括起。（9）日期：位于落款之后。文件日期為領(lǐng)導簽發(fā)日期，日期按要求書寫。2、簽批（1）簽批權(quán)限規(guī)定：向政府有關(guān)部門報送的請示和報告，由總經(jīng)理審簽，法定代表人簽發(fā)；以公司名義上報和下發(fā)的涉及全局性、重大經(jīng)營項目、重要工作部署的文件，由總經(jīng)理審核，董事長簽發(fā)；其他文件由總經(jīng)理簽發(fā)；有嚴格時間要求的文件，若主要領(lǐng)導或相關(guān)領(lǐng)導因故不在，其委托的其他領(lǐng)導可以代簽。以本公司為主的聯(lián)合發(fā)文，在領(lǐng)導簽字后由承辦部門送聯(lián)合發(fā)文的其它單位領(lǐng)導簽字，所有聯(lián)合發(fā)文機關(guān)領(lǐng)導簽字完畢后印發(fā)。3、印發(fā)：（1）起草文件的部門將文件報至相關(guān)領(lǐng)導簽字完畢后，將領(lǐng)導簽字的文件原件報行政部統(tǒng)一印發(fā)，其他部門不得以任何形式發(fā)放通知、通告等文件。如文件格式與標準格式不符，行政部退回該部門重新調(diào)整合格后印發(fā)。（2）印發(fā)范圍：原則上以中心為單位，由副總簽收，公司總經(jīng)理單發(fā)一份；如所下發(fā)文件與相關(guān)部門聯(lián)系緊密可對該部門加發(fā)一份，其他部門不單發(fā)，由其中心副總負責傳達與宣貫。對于傳達宣貫不到位的情況的處罰，各中心副總為第一責任人。行政管理中心為檢查與處罰部門。第四條 本制度由行政管理中心負責解釋、修訂。第五條 本制度自簽發(fā)之日起實施。附件：1、各中心/部門通知樣版格式通 知 MY-YXZX-01X致:公司各中心、各部門及分（子）公司自: XXXXXXXX 簽發(fā)：日期: 2008年09月19日關(guān)于：XXXXXXXX下發(fā)試行的通知為XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，并將相關(guān)內(nèi)容通知如下： 一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 鄭州明宇汽車貿(mào)易發(fā)展有限公司年 月 日第八章 檔案管理制度第一條 檔案管理的內(nèi)容1、企業(yè)檔案是指公司在各項工作中，如：投資、經(jīng)營、生產(chǎn)、基建等活動中形成全部檔案的總合，以科技檔案為主體，包括文書、會計的聲像檔案，以及各公司、部門形成的業(yè)務檔案材料。2、檔案管理堅持集中統(tǒng)一管理的原則，實行二級管理體制：公司綜合檔案室和各部門兼職檔案員。第二條 綜合檔案室的基本任務1、積極宣傳，貫徹執(zhí)行國家檔案法和上級有關(guān)檔案管理的指示精神。2、接受各部門移交的檔案資料，分門別類組卷和密級分類、保管。3、堅持檔案為企業(yè)服務的原則，對部門檔案資料管理進行業(yè)務指導，辦好閱覽室，為充分利用檔案資料提供良好條件。4、定期申請上報和組織檔案的鑒定及銷毀工作。5、做好檔案的紀錄、統(tǒng)計及檔案網(wǎng)絡化管理工作。6、主動出具檔案提交清冊，督促各部門提交相關(guān)檔案，確保檔案及時、完備。第三條 部門檔案管理的基本任務1、認真收集、整理和保管本部門所形成的檔案資料。2、按照每年度公司行政中心下發(fā)之關(guān)于收集檔案資料的通知及“檔案資料收集明細表”的要求，向公司綜合檔案室移交檔案資料。第四條 文件材料歸檔的質(zhì)量要求1、所有歸檔資料不得用鉛筆和圓珠筆書寫，否則要有相應的復印件。2、歸檔文件資料必須完整、準確、真實的反映歷史過程。3、檔案文件資料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。4、歸檔的照片、光盤、錄音（像）帶必須附有說明和獨立的包裝物。第五條 檔案資料移交綜合歸檔時間1、文書、財務類檔案于次年一季度開始公司各部門按歸檔計劃移交綜合檔案室。2、科技檔案資料在工程竣工后三個月移交綜合檔案室。3、各類前期手續(xù)、證件、圖紙和參觀學習考察及參加各種會議收集的文件資料要及時移交檔案室。4、移交時要標出所交檔案資料符合實際內(nèi)容的名稱和標題，卷內(nèi)要有目錄，并寫出移交清單一式兩份，交接雙方簽字。第六條 檔案管理1、檔案管理員在接受歸檔的文件材料后，要按規(guī)范及時加工整理、分類、設(shè)定保存期限、編目歸檔。文件資料的保存年限可參照以下標準設(shè)定：（1）永久保存文書：包括黨組例會記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；重要的政府許可證書；有關(guān)局（公司）歷史的文書；決算書和其他重要文書。（2）保存10年文書：包括請求審批提案文書；人事任命文書；獎金工資與津貼有關(guān)文書；財務會計賬簿、傳票與會計分析報表；永久保存以外的重要文書。（3）保存5年文書：指不需要保存lO年的次重要文書。（4）保存一年文書：指無關(guān)緊要或者臨時性文書。如果是調(diào)查報告原件，則由所在部門主管負責確定保存年限。 2、檔案資料要分類設(shè)庫，專人管理。3、每年要進行一次庫存檔案的清理核對，做到帳、卡、物相符，對變質(zhì)、損壞的檔案資料及時進行修補和復制。4、檔案室要嚴禁煙火，庫房內(nèi)不得存放食物，下班后要關(guān)閉門窗、落鎖，注意防盜，注意檢查溫度、濕度儀，及時采取防潮防蟲措施。5、庫存檔案不得隨意拆散、撕和涂改。6、綜合檔案室根據(jù)保管期限的規(guī)定，提出鑒定報告，登記造冊，待檔案管理部門主管領(lǐng)導批準后組織專人監(jiān)督銷毀，監(jiān)毀人員要在銷毀清單上簽字存檔。7、銷毀方式：所有文件的銷毀均不得以垃圾或廢品變賣，一般文件可以碎紙機進行銷毀，重要、機密文件須焚毀。第七條 檔案借閱制度1、凡本公司職工均可借閱檔案資料，但對機要、保密、財務等檔案資料借閱時，需經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導批準，方可借閱。2、檔案資料未經(jīng)批準，不得復制。3、檔案資料原則上不準借出拿走，只許在檔案閱覽室閱覽，確有特殊情況借出時，需經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導批準，但不準轉(zhuǎn)借他人。4、借閱檔案時，不得撕折、涂改、做標記。5、借閱檔案資料要當面點清份數(shù)，辦理手續(xù)。檔案借閱人員在借閱期間應妥善保管好所借檔案資料，用后及時歸還，出現(xiàn)檔案遺失者，將按公司相關(guān)規(guī)定進行處罰。6、公司員工因調(diào)離、退休時，要及時歸還圖書資料，否則不得辦理手續(xù)。（1）公司員工離職時，若有未歸還檔案資料，需先歸還檔案資料；若檔案資料還在使用中無法歸還時，須將與工作接手人員的交接證明備案一份留檔案室，否則，行政部不予辦理離職手續(xù)。（2）公司重要文件：人事檔案資料、公司土地證、房產(chǎn)證、規(guī)劃證、組建變更類等文件借閱時，須經(jīng)理級以上人員親自辦理借閱手續(xù)，借閱手續(xù)需立檔部門經(jīng)理簽字，借閱部門經(jīng)理簽字及立檔部門總監(jiān)級（副總級）以上領(lǐng)導簽字。此類文件不對普通員工借閱。（3）內(nèi)部購房人員借房產(chǎn)證時，一般情況不對外借出，員工可在公司副總級以上領(lǐng)導簽字批準后到檔案室查看或借出復印件；如因特殊情況確需借出時（如售房或其他情況，房產(chǎn)證借出后行政部無法控制其絕對能交還），行政部憑經(jīng)公司副總級以上領(lǐng)導簽字批準的申請單借出，在申請單上應注明以下情況（可在備注欄中填寫）： 是否需要向公司補交費用。 如需向公司補交費用，請公司財務部門出具費用已經(jīng)補交完畢的證明。檔案室管理人員應據(jù)以上內(nèi)容查驗清楚后方可借出。7、如因檔案管理員管理不善使檔案資料造成重大損壞或丟失的，按照公司員工手冊中的相關(guān)規(guī)定予以處罰。如因檔案員管理不善或不遵守公司保密規(guī)定造成資料泄密者，視情節(jié)輕重據(jù)公司員工手冊進行相應懲罰、或承擔相應法律責任。第八條 本制度由行政管理中心負責解釋、修訂。第九條 本制度自下發(fā)之日起實施。附件：檔案借閱管理表格借閱人部 門借閱時間預計歸還時間實際歸還時間對所借閱的檔案：只查閱 摘抄部分內(nèi)容 復制一部分 全部復制 借走 檔案編號及名稱：用 途借閱部門領(lǐng)導意見：立檔部門領(lǐng)導意見：檔案室領(lǐng)導意見：公司領(lǐng)導意見:第九章 車輛管理制度第一條 車輛的使用范圍1、因公司需要辦理各種證件、聯(lián)系業(yè)務、處理問題等相關(guān)事宜正常公務用車。2、接送公司賓客和來公司辦事人員。3、其它緊急和特殊人用