有限公司公文管理辦法 專業(yè).doc

文件名稱：公司公文管理辦法制定部門：企業(yè)管理部生效日期：文件編號(hào)：文件版本：A/0頁碼：第8頁 共16頁公文編號(hào)：JJ/QG/2011-A/0-08受控標(biāo)識(shí)：分發(fā)編號(hào)：保密等級(jí)：公司公文管理辦法（試行）（A/0）編制人： 編制日期： 審核人： 審核日期： 審批人： 審批日期： 年 月 日發(fā)布 年 月 日實(shí)施*有 限 公 司公司公文管理辦法1 目的：為加強(qiáng)公司外來公文、內(nèi)部公文的管理工作，保證相應(yīng)公文得到及時(shí)收發(fā)與轉(zhuǎn)達(dá)，特制定本辦法。2 范圍：本辦法適用于*有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）內(nèi)各種公文的管理。3 定義：3.1 外來公文：指與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的外部單位提供或下發(fā)的正式公文，包括但不限于政府部門、事業(yè)單位、專業(yè)技術(shù)單位發(fā)放的法律、法規(guī)以及相關(guān)技術(shù)性文檔；3.2 內(nèi)部公文：指公司針對(duì)重大事項(xiàng)統(tǒng)一進(jìn)行的通知或規(guī)定，一般特指公司紅頭文件。4 權(quán)責(zé)：4.1 外來公文的管理權(quán)責(zé)：4.1.1 公司各職能部室負(fù)責(zé)其分管業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的外來公文的接收、審核、下發(fā)與更新；4.1.2 公司行政部負(fù)責(zé)全公司外來公文的清單管理與建檔；4.1.3 二級(jí)單位職能處室負(fù)責(zé)其分管業(yè)務(wù)與專業(yè)的外來公文接收、審核、下發(fā)與更新；4.1.4 各二級(jí)單位辦公室或綜合辦負(fù)責(zé)本單位外來公文的清單管理與建檔。4.2 內(nèi)部公文管理權(quán)限：4.2.1 公司各職能部室根據(jù)業(yè)務(wù)需求，草擬公文，發(fā)放申請(qǐng)；4.2.2 行政部負(fù)責(zé)公司公文的編號(hào)、套紅頭、打印、下發(fā)與存檔；4.2.3 公司副總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)公文進(jìn)行審核；4.2.4 公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)公司公文的審批；4.2.5 二級(jí)單位各業(yè)務(wù)單元根據(jù)業(yè)務(wù)需求，草擬公文，發(fā)放申請(qǐng)；4.2.6 二級(jí)單位辦公室或綜合辦負(fù)責(zé)本單位公文的編號(hào)、套紅頭、下發(fā)與存檔；4.2.7 二級(jí)單位副總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)公文進(jìn)行審核；4.2.8 二級(jí)單位總經(jīng)理負(fù)責(zé)本單位公文的審批；5 公文管理程序：5.1 公文起草：5.1.1 起草部門根據(jù)實(shí)際需要，起草公文；公司級(jí)公文由公司職能部門負(fù)責(zé)起草，同時(shí)填寫公司級(jí)公文發(fā)放申請(qǐng)表（附表1），經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后上報(bào)公司副總經(jīng)理審核，公司總經(jīng)理審批，提交行政部編號(hào)；二級(jí)單位公文由二級(jí)單位相關(guān)部門起草，同時(shí)填寫二級(jí)單位公文發(fā)放申請(qǐng)表（附表2）上報(bào)二級(jí)單位副總經(jīng)理審核，二級(jí)單位總經(jīng)理審批，提交辦公室或綜合辦編號(hào)。5.1.2 A類制度會(huì)簽完畢，由職能部門擬定“關(guān)于XXXXX流程（制度）下發(fā)的通知” 同時(shí)填寫公司級(jí)公文發(fā)放申請(qǐng)表，提交行政部編號(hào)；C類制度會(huì)簽完畢由辦公室綜合辦擬定“關(guān)于XXXXX流程（制度）下發(fā)的通知” 同時(shí)填寫二級(jí)單位公文發(fā)放申請(qǐng)表提交辦公室或綜合辦編號(hào)，公司制度分類，參見公司規(guī)章制度管理辦法中6.1.1。5.2 公文的編號(hào)5.2.1 公司級(jí)文件由行政部負(fù)責(zé)編號(hào)；二級(jí)單位文件由辦公室或綜合辦負(fù)責(zé)編號(hào)。5.2.2 公司公文的編碼規(guī)則：河九字【20XX】X號(hào)其中20XX為年份代碼， X為流水號(hào)：5.2.3 二級(jí)單位公文編碼規(guī)則： XX字【20XX】X號(hào)其中 XX字為二級(jí)單位簡(jiǎn)碼，其他參照公司公文編碼；各二級(jí)單位代碼對(duì)應(yīng)如下：線材一公司-線材一；焦化公司-焦化；白灰公司-白灰；氣體公司-氣體；電能公司-電能；鐵合金公司-鐵合金；煤炭?jī)?chǔ)運(yùn)公司-儲(chǔ)運(yùn)；物流公司-物流；煤焦油精制公司-煤焦油；供應(yīng)公司-供應(yīng)；銷售公司-銷售。5.3 公文的下發(fā)5.3.1 外來公文分發(fā)：公司需要分發(fā)的外來公文，由接收管理部門提供給行政部通過OA下發(fā)，各單位接收以O(shè)A為準(zhǔn)，無法通過OA下發(fā)的，由行政部通過紙質(zhì)公文分發(fā)，分發(fā)處理時(shí)填寫公文發(fā)放登記表（附表3）；不需要分發(fā)的，由各職能部門存檔并使用。5.3.1.1 公司各職能部室負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)內(nèi)的外來公文接收與管理，公司未明確相應(yīng)管理部門的外來公文，由行政部負(fù)責(zé)接收與管理；5.3.1.2 所有外來公文接收流轉(zhuǎn)過程，每個(gè)環(huán)節(jié)不能超過兩個(gè)工作日；5.3.1.3 外來公文的版本除非特別注明外，均以主管部門分發(fā)的最新版本為準(zhǔn)，舊版本自動(dòng)失效，各單位接收到新版本后，除非特別注明，應(yīng)將舊版本刪除或銷毀；5.3.1.4 二級(jí)單位外來公文的分發(fā)：各二級(jí)單位需要分發(fā)的外來公文，僅涉及本二級(jí)單位業(yè)務(wù)的外來公文，由本二級(jí)單位負(fù)責(zé)分發(fā)并監(jiān)督落實(shí)，涉及全公司業(yè)務(wù)的外來公文，由公司相應(yīng)職能部室分發(fā)并監(jiān)督落實(shí)。5.3.2 內(nèi)部公文的打印、下發(fā)：公司級(jí)文件采用紅頭文件下發(fā)，紅頭文件格式參見附件公文格式說明（附件1）；二級(jí)單位下屬的各廠以及業(yè)務(wù)單元一般不通過公文形式下發(fā)公文，如有重要公文需要下發(fā)，提請(qǐng)到二級(jí)單位辦公室（或綜合辦）統(tǒng)一下發(fā)。5.3.2.1 公司級(jí)文件由行政部負(fù)責(zé)套紅頭，并按照公司級(jí)公文發(fā)放申請(qǐng)表確認(rèn)的份數(shù)打印、下發(fā)。A類制度，由行政部負(fù)責(zé)將“關(guān)于XXXXX流程（制度）下發(fā)的通知”套紅頭，制度內(nèi)容作為附件，并根據(jù)公司級(jí)公文發(fā)放申請(qǐng)表確認(rèn)的份數(shù)打印、下發(fā)；5.3.2.2 二級(jí)單位文件由辦公室或綜合辦負(fù)責(zé)采用黑頭文件下發(fā)，并按照二級(jí)單位公文發(fā)放申請(qǐng)表確認(rèn)的份數(shù)打印、下發(fā)；二級(jí)單位C類制度，由辦公室或綜合辦負(fù)責(zé)將“關(guān)于XXXXX流程（制度）下發(fā)的通知”套黑頭，制度內(nèi)容作為附件，并根據(jù)二級(jí)單位公文發(fā)放申請(qǐng)表確認(rèn)的份數(shù)打印、下發(fā)；。5.4 公文的存檔5.4.1 外來公文的存檔：5.4.1.1 所有外來公文接收都應(yīng)進(jìn)行登記，并接收部門填寫外來公文登記表；5.4.1.2 各二級(jí)單位接收的外來公文，依據(jù)各二級(jí)單位的職能劃分進(jìn)行接收與管理，涉及到全公司業(yè)務(wù)范圍的外來公文，由二級(jí)單位報(bào)公司相應(yīng)職能部室備案，由公司相應(yīng)職能部門依據(jù)5.2.1規(guī)定的流程處理；無明確相應(yīng)管理部門的外來公文，向行政部備案并按流程處理；每年1月份，各二級(jí)單位各部門將本單位上年度外來公文登記表（附表4）提交到本單位綜合辦或辦公室，由綜合辦或辦公室匯總后，報(bào)公司行政部備案；5.4.1.3 外來公文保管期限一般為兩年，超出2年范圍的舊版本公文，公司由職能部室報(bào)請(qǐng)分管副總審批后，進(jìn)行銷毀；二級(jí)單位由各職能處室報(bào)請(qǐng)二級(jí)單位分管副總審批后，進(jìn)行銷毀。5.4.2 內(nèi)部公文的存檔：5.4.2.1 公司發(fā)行的公文由公司行政部備案保管，二級(jí)單位發(fā)行的公文由二級(jí)單位備案辦公室保管，并報(bào)公司行政部備案。5.4.2.2 公司公文的保管期限為5年，超出5年的公文，由行政部報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理審批后進(jìn)行銷毀；各二級(jí)單位報(bào)請(qǐng)各二級(jí)單位總經(jīng)理審批后進(jìn)行銷毀。5.5 公文回收與銷毀5.5.1 定期回收：根據(jù)公文存檔規(guī)定，行政部（二級(jí)單位辦公室綜合辦）定期下達(dá)公文回收通知，公司(二級(jí)單位)各部門統(tǒng)計(jì)、整理到期回收公文，上交行政部（二級(jí)單辦公室或綜合辦），并登記公文回收登記表附表5，統(tǒng)一裝訂保存5.5.2 不定期回收：根據(jù)實(shí)際需要公司行政部（二級(jí)單位辦公室或綜合辦）下達(dá)公文回收通知，公司（二級(jí)單位）各部門按照要求，統(tǒng)計(jì)、整理需要回收公文，上交行政部（二級(jí)單位辦公室綜合辦）,統(tǒng)一裝訂、保存。5.5.3 公文銷毀：公司行政部對(duì)公司需要銷毀的公文（已到保管年限、以更替的舊版本等）進(jìn)行審核，造冊(cè)，申請(qǐng)銷毀，提交公司副總經(jīng)理審核，公司總經(jīng)理審批；二級(jí)單位由辦公室綜合辦負(fù)責(zé)對(duì)二級(jí)單位需要銷毀的公文（已到保管年限、以更替的舊版本等）進(jìn)行審核，造冊(cè)，提交二級(jí)單位副總經(jīng)理審核，二級(jí)單位總經(jīng)理審批。審批通過后，統(tǒng)一銷毀（粉碎、焚化）。6 公文管理的考核6.1 所有外來公文的接收流轉(zhuǎn)，要確保在第一時(shí)間內(nèi)及時(shí)處理，不能超過兩天。若發(fā)現(xiàn)公文被拖延的情況，每次扣罰責(zé)任部門50元；若發(fā)生公文流失，每次扣罰責(zé)任部門200元。6.2 內(nèi)部公文的分發(fā)，相關(guān)起草部門要嚴(yán)格審核把關(guān)，避免格式、文字、數(shù)據(jù)等錯(cuò)誤。若發(fā)現(xiàn)明顯格式錯(cuò)誤，扣罰責(zé)任部門100元；文字、數(shù)據(jù)等其他錯(cuò)誤超過1處，扣罰責(zé)任部門50元。6.3 所有公文的保管及銷毀，要嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，若發(fā)現(xiàn)公文保管不當(dāng)丟失或未到期限、未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)擅自銷毀，每次扣罰責(zé)任部門500元；情節(jié)嚴(yán)重者，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后從嚴(yán)處罰。7 相關(guān)流程7.1 公司外來公文收發(fā)流程7.2 二級(jí)單位外來公文收發(fā)流程7.3 公司文件起草、審批、發(fā)放流程7.4 二級(jí)單位公文起草、審批、發(fā)放程序8 相關(guān)公文無9 附件9.1 公文格式說明10 表單10.1 公司級(jí)公文發(fā)放申請(qǐng)表10.2 二級(jí)單位公文發(fā)放申請(qǐng)表10.3 外來公文登記表10.4 公文發(fā)放登記表10.5 公文回收登記表11 其他11.1 本辦法自2011年7月1日起實(shí)施；11.2 本辦法解釋權(quán)歸公司行政部。 文件名稱：公司公文管理辦法制定部門：企業(yè)管理部生效日期：文件編號(hào)：文件版本：A/0頁碼：第14頁 共16頁附件1 公文格式說明1. 為統(tǒng)一規(guī)范公司及二級(jí)單位公文格式，特制訂紅頭公文的相關(guān)編寫規(guī)則：2. 頁面設(shè)置：上下頁邊距為2.54cm，左右頁邊距為2.5cm，且頁面方向?yàn)榭v向3. 裝訂線設(shè)置：裝訂線設(shè)置在頁面左側(cè)，距離為1cm4. 發(fā)文: 4.1 公司級(jí)公文：如“*有限公司公文”，紅頭發(fā)文；4.2 二級(jí)單位：如“*一公司公文”、或“*公司公文”等，黑頭發(fā)文；4.3 字體設(shè)置為華文中宋、40號(hào)字體、加粗、居中、紅色字體。并且，根據(jù)發(fā)文紅頭名稱字?jǐn)?shù)適當(dāng)調(diào)節(jié)字間距。（二級(jí)單位發(fā)文機(jī)構(gòu)名稱之間空一格）5. 發(fā)文字號(hào)，即河九字【2011】1號(hào)等，字號(hào)設(shè)置為宋體、四號(hào)、紅色字體。6. 標(biāo)題，即*有限公司關(guān)于XXXX的通知等，字體設(shè)置為華文中宋、加粗、三號(hào)字，段落行距為單位行距，位置在紅線下，空一行。7. 正文部分，字體設(shè)置為仿宋、四號(hào)，段落行距為單倍行距。8. 時(shí)間，位置位于正文段尾空行2行、頁面右側(cè)邊距3.5cm，日期為大寫中文數(shù)字。9. “主題詞、主送、抄送”字體設(shè)置為黑體、小四號(hào)；相關(guān)內(nèi)容，包括如河北鋼鐵集團(tuán)九江線材有限公司行政部等）為仿宋、小四號(hào)。主題詞：文件內(nèi)容的關(guān)鍵詞主送：下級(jí)對(duì)上級(jí)行文時(shí)，需要報(bào)請(qǐng)批示的部門或領(lǐng)導(dǎo)；上級(jí)對(duì)下級(jí)發(fā)文時(shí)，文件內(nèi)容涉及到的公司領(lǐng)導(dǎo)、職能部門和所屬相關(guān)單位抄送：需要例行通知的上級(jí)部門或領(lǐng)導(dǎo)和平級(jí)部門或領(lǐng)導(dǎo)格式一： *有限公司文件 河九字【2011】1號(hào) *有限公司 關(guān)于XXXX的通知XX單位： 公文正文 詳見附件：*管理辦法 XXXX年X月XX日 主題詞：下發(fā) 通知主送： 抄送： *有限公司行政部 印發(fā)日期：XX年X月XX日 印發(fā)共份格式二： * 一 公 司 文 件線材一字【2011】1號(hào)關(guān)于XXXX的通知XX單位： 公文正文詳見附件：*管理辦法XXXX年X月XX日主題詞：下發(fā) 通知主送： 抄送：*一公司辦公室 印發(fā)日期：XX年X月XX日 印發(fā)共份附表1：公 司 級(jí) 公 文 發(fā) 放 申 請(qǐng) 表起草部門：起草日期：年 月 日起草人公文類別：制度 流程 決議 通告 通知 其他公文標(biāo)題：主送抄送下發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)、公司職能部門、二級(jí)單位， 共 份部長(zhǎng)審核年 月 日公司副總經(jīng)理審核 年 月 日公司總經(jīng)理 審批 年 月 日行政部公文編號(hào)印發(fā)數(shù)量 份完成時(shí)間年 月 日經(jīng)辦人備注注：公文內(nèi)容作為附件，附在申請(qǐng)表之后附表2： 二 級(jí) 單 位 公 文 發(fā) 放 申 請(qǐng) 表起草部門：起草日期： 年 月 日起草人公文類別：制度 流程 決議 通告 通知 其他公文標(biāo)題：主送抄送下發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)、公司職能處室及所屬相關(guān)單位， 共 份處長(zhǎng)審核年 月 日二