檔案管理_公路工程建設項目檔案管理培訓

公路建設項目檔案管理 江蘇省交通運輸廳辦公室劉曉賓 主要內(nèi)容 一 公路建設項目檔案管理的重要性和必要性 二 公路建設項目檔案管理文件及規(guī)章 三 公路建設項目法人如何組織開展項目檔案管理工作 四 公路建設項目參建單位如何開展文件材料的收集 整理 歸檔工作 1 公路建設項目檔案管理現(xiàn)狀2 公路建設項目檔案管理的重要性3 公路建設項目檔案管理的必要性 一 公路建設項目檔案管理重要性和必要性 交通建設項目檔案的定義 一 檔案管理方面 1 對現(xiàn)行檔案管理規(guī)定 標準不清楚 學習 掌握不夠 2 對工程檔案管理工作重視不夠 檔案管理意識不強 3 檔案管理人員配備不足 綜合素質(zhì)參差不齊 4 檔案管理制度不健全 5 檔案管理基礎工作薄弱 6 檔案管理投入的資金短缺 檔案設備和技術(shù)落后 1 公路建設項目檔案管理現(xiàn)狀 二 檔案質(zhì)量方面 1 項目檔案收集不夠齊全完整 成套性和完整性存在缺陷 2 表式文件內(nèi)容 格式不一致 3 工程資料記錄不規(guī)范 簽字不完備 真實性不強 嚴肅性欠佳 4 竣工圖編制不符合規(guī)范要求 5 檔案整理不規(guī)范 系統(tǒng)性不夠 6 檔案資料不能做到同步收集 整理 檔案驗收前再去查找 收集 整理資料情況普遍 1 公路建設項目檔案管理現(xiàn)狀 1 公路建設項目檔案是反映公路行業(yè)發(fā)展的重要歷史記錄 是公路工程管理狀況和工程質(zhì)量的真實反映 是工程質(zhì)量的反映 重視和加強公路建設項目檔案管理工作 對公路建設事業(yè)有著重要的意義 2 公路建設項目檔案管理工作是公路建設項目參建單位的一項基礎性 服務性工作 對促進公路建設項目參建單位相關(guān)工作的全面規(guī)范開展 提高公路工程質(zhì)量管理水平 具有相互促進作用 工程檔案與工程質(zhì)量 工程安全之間有著密切的關(guān)系 工程檔案是工程質(zhì)量 安全的依據(jù) 工程安全質(zhì)量與工程檔案相互依存 2 公路建設項目檔案管理的重要性 2 公路建設項目檔案管理的重要性 3 工程檔案資料是工程竣工后的運營 檢測 維修 改建 擴建 拆除的依據(jù) 工程檔案的妥善保存可以為以后的查找 利用提供有效的保證 為生產(chǎn)建設提供強有力的保障 4 工程檔案可以對其他工程建設具有指導利用 借鑒參考作用 對工程科學技術(shù)研究以及城市防災 抗災 減災和破壞后恢復重建提供重要依據(jù) 適應交通基礎設施建設快速發(fā)展的需要履行行業(yè)管理職責的需要保證項目檔案工作質(zhì)量 為交通建設事業(yè)服務未經(jīng)檔案驗收或驗收不合格的公路建設項目 不得進行公路建設項目竣工驗收 3 公路建設項目檔案管理的必要性 1 國家 部有關(guān)項目檔案管理規(guī)定2 交通建設項目檔案管理登記辦法3 交通建設項目檔案專項驗收辦法4 交通檔案進館辦法5 公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法6 加強公路建設項目檔案檢查指導 二 公路建設項目檔案管理文件及規(guī)章 國家 部項目檔案管理規(guī)定 國家檔案局有關(guān)建設項目檔案管理規(guī)定1 重大建設項目檔案管理登記辦法 1997年國家檔案局 國家計委 2 重大建設項目檔案驗收辦法 2006年國家檔案局國家發(fā)改委 交通運輸部有關(guān)交通建設項目檔案管理規(guī)定1 交通檔案管理辦法 2 交通建設項目檔案管理登記辦法 3 交通建設項目檔案專項驗收辦法 4 交通檔案進館辦法5 交通文件材料立卷歸檔辦法 6 公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法 即將修訂為公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法 公路建設項目文件材料立卷歸檔辦法 依據(jù)標準及規(guī)定 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 DA T28 2002 科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 GB T11822 2008 收集范圍 關(guān)于印發(fā)公路建設項目竣交工驗收辦法實施細則的通知 交公路發(fā) 2010 65號 分類整理 公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法 交辦發(fā) 2001 390號 正在修訂中案卷編目 交通文件材料立卷歸檔辦法 交辦發(fā) 1992 100號 交通建設項目檔案管理登記辦法 登記組織 1 交通建設項目檔案登記管理工作實行統(tǒng)一管理 分級負責的原則 2 交通運輸部檔案館負責交通建設項目檔案管理登記工作的統(tǒng)一部署和組織領(lǐng)導 3 項目所在地省級人民政府交通運輸主管部門負責本地區(qū) 本系統(tǒng)交通建設項目檔案管理登記工作的組織 監(jiān)督和指導 4 交通建設項目所在地交通運輸主管部門逐級組織報送 登記范圍 1 國家發(fā)改委審批或核準項目 交通運輸部審批初步設計的交通建設項目 2 省發(fā)改委審批或核準項目 省交通運輸廳審批初步設計的交通建設項目 3 其他交通建設項目 填報方式 由項目法人 建設單位 定期向項目主管單位填報交通建設項目檔案管理登記表 項目主管單位定期將登記表匯總上報相關(guān)主管單位 并逐級轉(zhuǎn)報省交通運輸廳 交通運輸廳檔案館 登記表分表一 表二 表三 登記表一 項目名稱 項目立項審批單位 項目主管部門 建設單位 項目法人 建設工期 技術(shù)等級及建設規(guī)模 主要參建單位 主要單位工程名稱 項目檔案管理部門 項目檔案管理執(zhí)行的標準規(guī)范項目名稱 以國家批準的項目名稱為準上級主管部門 項目主管部門技術(shù)等級及建設規(guī)模 登記表二 主要反映各合同段交工驗收階段項目檔案收集整理的情況 包括合同段的名稱 負責該合同段施工的施工 監(jiān)理單位 文件材料收集整理情況 合同段名稱特指合同段所對應單位工程名稱 登記表三 反映建設項目通過檔案專項驗收的情況 填報時間和要求 填報時間和要求 表一于開工六個月填報表二于合同段通過交工驗收后1個月內(nèi)填報 表三于項目檔案通過檔案專項驗收后1個月內(nèi)填報 交通建設項目檔案專項驗收辦法 驗收組織及權(quán)限 1 國家發(fā)改委審批或核準項目 交通運輸部審批初步設計的交通建設項目 由交通運輸部檔案館組織或委托省交通運輸主管部門組織 2 省發(fā)改委審批或核準項目 省交通運輸廳審批初步設計的交通建設項目 由省檔案局 省交通運輸廳聯(lián)合組織 3 市和市以下各級投資主管部門審批 核準的交通建設項目 由項目審批 核準所在地檔案部門和交通運輸主管部門組織 驗收組的組成 1 國家發(fā)改委審批或核準立項 交通運輸部審批初步設計項目交通運輸部檔案館 項目所在地省級檔案行政管理部門 項目交通運輸主管單位 項目質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)組成 2 交通運輸部負責審批立項和初步設計項目交通運輸部檔案館 項目交通運輸主管單位 項目質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)組成 3 省發(fā)改委審批或核準項目省檔案局 省交通運輸廳 項目所在地交通運輸主管部門 項目質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)組成4 市和市以下各級投資主管部門審批 核準的交通建設項目市檔案局 市交通運輸局及所在地交通運輸主管部門 項目質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)組成 驗收申請 驗收申請條件1 已按規(guī)定進行了項目檔案管理登記工作 2 完成了自查并形成自查報告 3 竣工文件已按交通運輸部有關(guān)規(guī)定編制完成 4 竣工文件分類 組卷及編目工作已按規(guī)范要求完成 驗收申請 驗收申請程序項目法人 建設單位 按照項目管理權(quán)限向項目主管部門提出檔案專項驗收申請 提交驗收申請材料 經(jīng)項目主管部門審核同意后 逐級轉(zhuǎn)報至市級 省級交通運輸主管部門 并由省交通運輸廳轉(zhuǎn)報交通運輸部檔案館 驗收申請 驗收申請材料 1 驗收申請報告 2 交通建設項目檔案專項驗收申請表 3 建設項目檔案自查報告 4 建設項目檔案案卷目錄 驗收申請 自查報告內(nèi)容要求1 項目建設及項目檔案管理基本情況 2 保證項目檔案完整 準確 系統(tǒng)所采取的控制措施 包括納入領(lǐng)導責任制 部門崗位責任制 合同制 監(jiān)理工作程序及與工程同步進行的情況 3 項目文件材料收集 整理所依據(jù)的標準 4 項目文件材料形成 收集 整理 編目與歸檔情況 竣工圖編制情況及質(zhì)量狀況 案卷數(shù)量 5 項目檔案在項目建設 管理 試運行中的作用 6 存在的問題及解決措施 驗收工作 驗收工作議程以召開驗收會形式進行 驗收組全體成員 項目法人 建設單位 設計 施工 監(jiān)理單位代表和生產(chǎn)運行管理或使用單位的有關(guān)人員參加驗收會議 1 聽取匯報 項目法人匯報項目建設概況及項目檔案工作情況 施工單位匯報項目檔案編制情況 監(jiān)理單位匯報項目檔案質(zhì)量的審核情況 2 抽查竣工檔案 抽查重點是立項審批文件 征地拆遷文件 質(zhì)量檢驗評定文件 隱蔽工程記錄 工程變更文件 竣工圖等 3 綜合評價并形成驗收意見4 宣布驗收意見 交通檔案進館辦法 公路建設項目進館項目范圍 交通運輸部批準初步設計項目1 列入國家公路建設國道主干線 國家高速公路網(wǎng)規(guī)劃 的項目 2 由交通運輸部申報并獲得國家科學技術(shù)進步獎 全國行業(yè)學會科學技術(shù)獎 在國內(nèi)外具有重要影響的 科技含量高并在交通領(lǐng)域取得重大成交的交通科研項目及科技成果項目 進館項目相應需移交的檔案范圍 1 項目建議書及批準文件 工程可行性研究報告及批準文件 初步設計批準文件 2 用地申報及批文 占地紅線圖 3 總體設計及設計說明書4 施工組織設計 方案 新技術(shù) 新工藝的運用 重大事故處理 竣工圖5 竣工驗收階段形成的竣工驗收報告 各類工程總結(jié) 工程質(zhì)量評定報告 進館檔案編制要求 整理編號移交目錄項目簡介版本 進館工作的組織 組織原則 統(tǒng)一管理 分級負責申請 匯總 申請 移交移交交通運輸部檔案館 加強公路建設項目檔案檢查指導工作 1 各級交通運輸主管部門應學習 宣傳 貫徹公路建設項目檔案管理規(guī)定和規(guī)范標準 以便更好地加強管理和業(yè)務指導 2 公路建設項目開工后6個月內(nèi) 項目所屬公路行政管理部門應督促項目法人單位填報交通建設項目檔案管理登記表一 并轉(zhuǎn)報相關(guān)部門 加強公路建設項目檔案檢查指導工作 3 公路建設項目施工許可批準后 項目所屬公路行政管理部門應指導和檢查項目法人制定包括項目文件材料歸檔范圍 檔案分類方案的 項目竣工文件編制辦法 使項目檔案工作有章可循 其中 省交通運輸廳負責對交通運輸部批準初步設計的公路建設項目進行檢查指導 4 項目所屬公路行政管理部門應在省交通運輸主管部門指導下 加強對公路建設項目檔案工作的中間檢查和培訓工作 指導項目法人單位做好項目文件材料的收集 整理工作 并督促項目法人單位每年填報交通建設項目檔案管理登記表二 并轉(zhuǎn)報相關(guān)部門 加強公路建設項目檔案檢查指導工作 5 公路建設項目交工時 項目法人單位應做好項目檔案驗收相關(guān)工作 項目所屬公路行政管理部門應對項目檔案材料進行審查 對項目檔案的完整性 準確性 系統(tǒng)性 規(guī)范性進行審查 交工檔案預驗收 嚴格保證重點工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量 6 項目所屬公路行政管理部門 省級交通運輸主管部門共同做好對項目檔案專項驗收相關(guān)組織 服務工作 項目檔案通過專項驗收后1個月內(nèi) 項目所屬公路行政管理部門應督促項目法人單位填報交通建設項目檔案管理登記表三 并轉(zhuǎn)報相關(guān)部門 堅持公路建設項目檔案全過程管理 做到項目檔案工作與項目建設同步進行 1 事先介入2 事中控制3 事后核查4 驗收把關(guān) 三 公路建設項目法人如何組織開展項目檔案管理工作 事先介入 1 學習公路建設項目檔案管理規(guī)定和規(guī)范 全面了解管理要求 項目建設單位負責組織 協(xié)調(diào) 指導設計 施工 監(jiān)理等單位編制和整理項目文件 2 納入合同管理 即 在進行項目招標和簽訂勘察設計 施工 監(jiān)理 設備供應合同時 要將檔案管理要求設立專門條款 明確有關(guān)各方對項目文件收集 整理 歸檔責任 納入到招標文件和合同協(xié)議中 事中控制 1 建立檔案工作管理體制 明確檔案管理職責 建立工程檔案管理領(lǐng)導責任制 明確分管領(lǐng)導 建立相應的管理網(wǎng)絡機構(gòu) 配備專 兼職檔案人員 尤其是工程管理人員應與檔案人員共同配合開展工作 保證人員穩(wěn)定 2 制定檔案工作規(guī)章制度 特別是要制定 項目竣工文件編制辦法 明確參建單位文件材料收集 整理 歸檔的責任 建設單位應組織施工單位 監(jiān)理單位對單位工程 分部工程和分項工程進行劃分 明確項目文件材料歸檔范圍 檔案分類方案 明確項目檔案分類號 檔號 卷內(nèi)目錄 案卷目錄 備考表等組卷編制要求 工程不分包的 檔案工作不單獨分包 3 加強檔案人員教育培訓 加強對現(xiàn)行檔案管理規(guī)范 標準的宣貫和培訓工作 提高工程管理和檔案工作人員檔案業(yè)務知識水平 事中控制 4 做好檔案基礎工作 重視檔案的完整性 原始性積累控制 做好建設工程質(zhì)量的簽署記錄 加強隱蔽工程質(zhì)保資料的質(zhì)量控制 5 實施監(jiān)理責任制和經(jīng)濟責任制 項目法人單位應會同監(jiān)理單位加強對合同段交工檔案的審核 檢查審核文件材料的真實性 簽署完備和系統(tǒng)整理情況 對歸檔不齊 整理不規(guī)范的 不予計量支付 不予進行交工驗收 直至整改到位 6 加強檔案的安全保護 事后核查 審核文件內(nèi)在質(zhì)量 1 歸檔的文件應為原件 原則上不得出現(xiàn)復制件 2 文件內(nèi)容應真實 準確且填寫完整 3 竣工圖應真實地反映工程建設實際情況 4 文件中數(shù)據(jù)不得隨意涂改 5 簽字蓋章手續(xù)完備 6 字跡清楚 圖樣清晰 圖表整潔 系統(tǒng)整理和排列檔案 根據(jù) 項目竣工文件編制辦法 中檔案分類方案對檔案資料進行系統(tǒng)排序 并題寫檔案案卷目錄 加強檔案信息化建設 驗收把關(guān) 把檔案工作納入工程交工驗收范圍 在進行單項 單位 分部 分項工程驗收時 應同步檢查 驗收檔案工作情況 竣工驗收前檔案專項驗收 竣工驗收階段 工程項目檔案各級管理部門和相關(guān)人員要嚴格把好檔案審查驗收關(guān) 1 相關(guān)驗收材料齊全 申請報告 檔案專項驗收申請表 檔案自查報告 檔案案卷目錄 2 驗收時提供全套原始件檔案3 驗收組專項驗收意見4 未經(jīng)檔案驗收或驗收不合格 不得進行公路建設項目竣工驗收 檔案移交項目法人不得在公路建設項目竣工驗收前向任何單位 部門移交檔案 竣工驗收后三個月內(nèi) 項目法人按有關(guān)規(guī)定向有關(guān)單位 如公路接收單位 交通運輸部檔案館 城建檔案館等 辦理檔案移交 檔案原件保留在法人單位 其他單位保存復制件 項目文件材料立卷歸檔工作應與工程建設同步進行 同步管理 一 歸檔范圍 二 責任分工和質(zhì)量要求 三 收集要求 四 整理要求 五 歸檔和移交 四 公路建設項目參建單位如何開展文件材料收集 整理 歸檔工作 公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法 公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法 一 歸檔范圍 在公路建設項目建設過程中 圍繞項目立項審批 設計 工程準備 施工管理 竣工驗收活動產(chǎn)生的 對建成后的工程維護 管理及明確責任 具有查考利用價值的各類不同載體文件材料 都應收集齊全 歸入公路建設項目成套檔案 二 責任分工和質(zhì)量要求 責任分工 按照 誰形成誰負責 的原則 明確分管領(lǐng)導和工作人員 工程管理人員與檔案人員配合 項目法人單位 負責立項目審批階段 工程準備階段及竣工驗收階段以及在工程施工管理過程中項目法人單位就工程質(zhì)量 進度 費用控制方面召集有關(guān)會議 印發(fā)的有關(guān)管理性文件材料的收集和整理歸檔工作 設計單位 負責設計階段 包括初步設計及施工圖設計 形成的工程勘察設計文件材料的收集和整理歸檔工作 施工和監(jiān)理單位 負責施工階段各自承包內(nèi)容施工過程中形成竣工文件材料的收集整理和歸檔工作 監(jiān)理單位應履行對項目檔案的質(zhì)量進行審核把關(guān)的責任 公路建設項目文件材料歸檔質(zhì)量要求 原始性 項目法人單位在工程竣工的時候應收集一套完整的反映工程建設過程的原始記錄文件 一般情況下應是原件 完整性 收集齊全 記錄全面 記錄內(nèi)容和數(shù)據(jù)應能反映抽查頻率和質(zhì)量指標真實性 現(xiàn)場記錄 同步進行 準確性 施工原始記錄數(shù)據(jù)準確 竣工圖編制規(guī)范 圖物相符 規(guī)范性 實驗檢測表格填寫應按規(guī)范進行 自檢意見 監(jiān)理意見應明確 簽署手續(xù)完備 字跡清晰 復印清楚 字跡材料應能滿足長期保存需要 高度重視竣工圖的質(zhì)量 竣工圖是工程項目建設的實際反映 是公路項目檔案的重要內(nèi)容 竣工圖的質(zhì)量是檔案驗收的重點核心部分 施工單位應按時提交合格竣工圖 編制說明 圖章 簽署 變更標注等 工程項目竣工驗收前 對竣工圖進行四方會審 由建設 設計 施工 監(jiān)理等參建單位對竣工圖編制的準確情況進行會審 以保證竣工圖能真實地反映工程建設實際狀況 二 責任分工和質(zhì)量要求 1 同步收集 預立卷 工程開工時 項目法人應督促各參建單位建立文件材料收集歸檔制度 按照公路建設項目文件材料產(chǎn)生的自然過程建立預立卷制度 并定期進行檢查 預立卷工作應結(jié)合收集工作同步開展 公路建設項目基本建設不同階段形成的文件材料應分別收集歸檔 進行預立卷 同一階段形成的文件材料 每一工序和每項工作完成后 承辦人員應及時將有關(guān)材料向資料管理人員歸檔 以便于開展預立卷工作 三 收集要求 2 立項 設計 工程準備階段文件材料的收集和預立卷方法立項和準備階段 按照審批事項的內(nèi)在聯(lián)系和相關(guān)手續(xù)辦理過程分別收集 并進行預立卷 設計階段 按照設計的不同階段結(jié)合設計文件的具體內(nèi)容分別收集 初步設計 施工圖設計 圍繞設計活動產(chǎn)生的相關(guān)勘察 測量及相關(guān)審批文件 施工過程中發(fā)生設計變更的情況 應特別注意這方面文件的收集 但由施工單位組卷 3 施工階段項目法人管理性文件收集及預立卷可按質(zhì)量控制 安全管理 進度控制 費用控制 會議文件分別收集 按照問題結(jié)合時間進行預立卷 三 收集要求 4 合同段施工文件材料收集及預立卷方法施工準備階段 按其工作內(nèi)容分別開展 施工階段 按分項工程分別建立預立卷類目 交工及缺陷責任期 三 收集要求 施工開工報告 施工組織設計 施工方案及審批文件 施工定位測量記錄 圖紙會審及技術(shù)交底 工程設計變更文件分部分項開工申請及批準文件原材料及構(gòu)件出廠證明 原材料試驗報告工程檢驗申請批復單 檢驗及質(zhì)量評定文件施工原始記錄 工程檢驗認可書 工程報驗單 施工放樣報驗單 中間檢驗申請單 現(xiàn)場質(zhì)量檢驗單 現(xiàn)場檢測記錄表等 施工日志 大事記各類觀測記錄 事故處理報告及缺陷整改記錄隱蔽工程驗收記錄交工驗收文件監(jiān)理工作大綱 日志監(jiān)理旁站記錄和平行檢驗及獨立抽檢資料 包括試驗 檢測文件材料 各單位 分部 分項工程獨立抽檢文件材料 竣工圖科研 新技術(shù)運用施工過程中各方圍繞質(zhì)量 進度 費用控制方面產(chǎn)生的管理性文件 會議紀要 各項指令等 施工階段文件收集的內(nèi)容 施工原始記錄文件的收集方法 分清單位分部分項工程內(nèi)容 依據(jù)單位 分部 分項工程單元劃分情況建立施工階段竣工文件材料平時收集的類目 同一單位工程先分清分部工程 再分清分項工程 再按不同工序和專業(yè)確定類目 并依此分別設立預立卷文件夾 將同一類目下施工過程產(chǎn)生的文件材料歸入相應文件夾內(nèi) 進行施工原始文件材料收集和預立卷 見分項工程附表 各單位 分部 分項工程的施工原始記錄文件應分別收集 不同單位 分部 分項 工序 的施工記錄文件不能交叉收集 施工單位各工序自檢及檢驗申請批復等文件材料應按分項工程 工序 分別收集整理組卷 合同段施工文件材料的收集方法 綜合性文件的收集要求 合同段的總體開工報告 施工組織設計 施工方案 圖紙會審及技術(shù)交底 設計變更 施工日志交工驗收及工程總結(jié)可以合同段為單位按問題集中收集 原材料及產(chǎn)品合格證明文件 如是同一單位工程共用的 可按單位工程集中收集 如果是某一分部工程專用的 應歸入相應部位 該合同段單位 分部及分項工程質(zhì)量評定表及匯總文件可按合同段集中收集整理組卷 標準試驗及工藝試驗可按單位工程集中整理組卷 抽樣試驗如土方及其他填筑施工密實度 混凝土 砂漿配合比 混凝土及瀝青混凝土的強度試驗等 應按分部分項分別收集整理組卷 本合同段變更文件可以合同段為單位 按變更文件文號順序集中收集整理組卷 4 合同段施工文件材料收集及預立卷方法 做好聲像檔案的拍攝整理工作 聲像檔案是工程檔案的重要組成部分 它是視聽結(jié)合的特殊檔案 真實 準確 系統(tǒng)的記錄了工程建設的歷史過程 為了使工程檔案更加完整 齊全 直觀 施工單位還應注重聲像檔案的收集和整理 尤其是對地下工程 隱蔽工程要留有記錄 整理出一套完整的聲像檔案 5 施工單位與業(yè)主 監(jiān)理往來文件收集及預立卷方法1 如屬質(zhì)量控制問題則應按問題所針對的相關(guān)單位 分部和分項工程分別收集 預立卷 2 如監(jiān)理就某一工序施工質(zhì)量問題下達的整改指令 以及施工單位就整改要求落實情況的回復 應歸入相關(guān)工序 連同該工序其他施工過程原始記錄文件一并收集 預立卷 不可將該合同段所有往來文件集中整理 形成往來文件專卷 不利于今后的查找和利用 3 如屬計劃進度 費用和安全管理問題 則以合同段為單位 按照其工作屬性分別收集 并結(jié)合時間 問題分別預立卷 三 收集要求 說明 收集一般行政文件與工程管理文件的區(qū)分 公路建設項目管理文件材料需由有關(guān)參建單位按要求進行收集和整理 并歸入項目成套檔案中 一般行政文件指在工程建設過程中反映各參建單位在日常行政和黨務活動中產(chǎn)生的文件材料 這些文件按文書檔案整理要求進行整理 不需要向建設單位及運營管理單位移交 如建設單位是臨時機構(gòu) 機構(gòu)撤銷后 這部分檔案需向上級主管部門移交 說明 重復收集歸檔問題 監(jiān)理與施工單位同時形成的同一內(nèi)容的重份文件 以施工單位歸檔為主 開工批準 施工單位就監(jiān)理下達的有關(guān)指令作出的具體答復及整改情況報告 申請檢驗報批文件等 建設單位圍繞質(zhì)量控制 進度控制 費用控制和安全生產(chǎn)管理印發(fā)的普發(fā)性文件 即主送單位為各有關(guān)單位 以業(yè)主自己歸檔為主 其他單位不需向建設單位移交此類文件 6 竣工驗收階段文件材料收集和預立卷方法專項驗收竣工驗收 三 收集要求 四 整理要求 整理的基本原則 遵循公路建設項目文件材料的自然形成過程和成套性的原則 分類科學 組卷系統(tǒng) 編目規(guī)范 便于保管和利用 在合同段交工驗收時 應同步完成該合同段所有工程檔案的收集整理工作 四 整理要求 公路建設項目檔案整理基本方法1 同步收集滿足項目基本建設程序符合工程施工流程2 分類科學按照項目基本建設程序的不同階段按照工程的自然進展過程符合文件材料自身的實際情況3 組卷系統(tǒng)保持歸入同一案卷的文件材料間的有機聯(lián)系卷內(nèi)文件材料的排列要系統(tǒng)案卷排列要系統(tǒng)4 編目規(guī)范卷內(nèi)文件標題擬寫及編目案卷題名擬寫及編目5 方便保管和利用 四 整理要求 系統(tǒng)化整理 在預立卷基礎上 按項目檔案整理有關(guān)規(guī)范要求 對同一類目文件夾中相關(guān)文件 進行系統(tǒng)化整理 以保持該文件夾中相關(guān)文件的有機聯(lián)系 卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列 根據(jù)公路建設項目不同建設階段工作特性 依據(jù)卷內(nèi)文件之間的有機聯(lián)系和文件本身內(nèi)在屬性 并結(jié)合問題的重要程度進行排列 竣工圖按照單位工程結(jié)合圖號依次進行排列 四 整理要求 卷內(nèi)文件目錄 在卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列的基礎上 將卷內(nèi)文件情況逐件登記在卷內(nèi)目錄上 卷內(nèi)文件應以獨立成件的文件依次進行登記 如所登記文件沒有標題 應概括標題 不能以通用表格的名稱作為卷內(nèi)文件標題 如檢驗申請批復單 應將本表應用的工序名稱 部位名稱在卷內(nèi)文件標題上反映出來 原材料的使用報驗手續(xù) 應以一次報驗手續(xù)形成的文件獨立進行登記 并將原材料的種類及使用部位反映在文件標題上 卷內(nèi)文件目錄的編制 卷一 四 整理要求 裝訂將卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)文件以及備考表按三孔一線進行裝訂 藍圖和成冊文件材料可不裝訂 逐份加蓋檔號章 備考表備考表應注明本案卷組卷情況 文件份數(shù) 說明復印件歸檔原因和原件存放地 立卷人指案卷組卷人員 檢查人為部門或項目負責人及監(jiān)理 四 整理要求 案卷題名擬寫案卷題名應能準確反映該卷文