會(huì)議管理_會(huì)議工作管理培訓(xùn)講義

第九章會(huì)議工作 一 會(huì)議概念 會(huì) 就是聚會(huì) 集合 會(huì)合 議 就是商討 議論 會(huì)議 就是把人們組織起來 討論和研究問題的一種形式 從歷史學(xué)的角度看 會(huì)議作為人們的一種活動(dòng)方式 是與當(dāng)時(shí)落后的生產(chǎn)力相適應(yīng)的原始民主制的具體表現(xiàn) 從信息學(xué)的角度看 會(huì)議是輸入信息 加工信息 輸出信息的一種方式 從系統(tǒng)工程的角度看 領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或管理層召開會(huì)議是一種領(lǐng)導(dǎo)方式 第一節(jié)會(huì)議工作 中國人民政治協(xié)商會(huì)議第十屆全國委員會(huì)第一次會(huì)議 第一節(jié)會(huì)議工作 海南博鰲亞洲論壇 第一節(jié)會(huì)議工作 二 會(huì)議的要素 基本要素 會(huì)議的時(shí)間 場(chǎng)所 與會(huì)者 議題 議程 其他要素 形式要素內(nèi)容要素程序要素財(cái)務(wù)要素 第一節(jié)會(huì)議工作 三 會(huì)議的種類 按規(guī)模分 特大型會(huì)議 大型會(huì)議 中型會(huì)議 小型會(huì)議 按會(huì)期分 定期會(huì)議 不定期會(huì)議 按級(jí)別分 中央級(jí) 地方級(jí) 按功能分 決策型會(huì)議 分工協(xié)調(diào)會(huì)議 動(dòng)員激勵(lì)會(huì)議 總結(jié)評(píng)比會(huì)議 紀(jì)念慶典會(huì)議 信息交流會(huì)議 研討會(huì) 展覽會(huì) 按召開方式分 集中會(huì)議 分散會(huì)議 電話會(huì)議 電視會(huì)議 廣播會(huì)議 網(wǎng)絡(luò)會(huì)議 按涉外與否分 國內(nèi)會(huì)議 國際會(huì)議 按密級(jí)分 公開會(huì)議 內(nèi)部會(huì)議 機(jī)密會(huì)議 按內(nèi)容分 綜合性會(huì)議 專題性會(huì)議 第一節(jié)會(huì)議工作 五 會(huì)議的控制 從我國的現(xiàn)狀來看 會(huì)海 已成為機(jī)關(guān)工作中的一大 公害 它的危害有 1 時(shí)間 精力的浪費(fèi) 2 經(jīng)濟(jì)的浪費(fèi) 3 信息的重復(fù) 浪費(fèi) 4 滋長(zhǎng)不正之風(fēng) 加強(qiáng)會(huì)議控制 秘書人員應(yīng)作好以下工作 1 改變會(huì)議觀念 提高工作效率 2 會(huì)議應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo) 有計(jì)劃 有制度 第一節(jié)會(huì)議工作 四 會(huì)議的作用 交流信息 互通情報(bào) 發(fā)揚(yáng)民主 集思廣益 增進(jìn)友誼 促進(jìn)團(tuán)結(jié) 科學(xué)決策 協(xié)調(diào)行動(dòng) 帶動(dòng)消費(fèi) 促進(jìn)經(jīng)濟(jì) 第一節(jié)會(huì)議工作 五 會(huì)議的控制 從我國的現(xiàn)狀來看 會(huì)海 已成為機(jī)關(guān)工作中的一大 公害 它的危害有 1 時(shí)間 精力的浪費(fèi) 2 經(jīng)濟(jì)的浪費(fèi) 3 信息的重復(fù) 浪費(fèi) 4 滋長(zhǎng)不正之風(fēng) 加強(qiáng)會(huì)議控制 秘書人員應(yīng)作好以下工作 1 改變會(huì)議觀念 提高工作效率 2 會(huì)議應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo) 有計(jì)劃 有制度 第一節(jié)會(huì)議工作 一 會(huì)議前的準(zhǔn)備內(nèi)容 會(huì)議前的準(zhǔn)備工作內(nèi)容有 1 安排會(huì)議議題 2 確定會(huì)議時(shí)間 3 確定與會(huì)人員 4 確定會(huì)議方式 5 確定會(huì)議場(chǎng)所 6 確定會(huì)議議程 7 安排會(huì)議日程 8 制發(fā)會(huì)議通知 9 準(zhǔn)備會(huì)議必需品 10 布置好會(huì)場(chǎng) 11 準(zhǔn)備會(huì)議文件資料 12 預(yù)算經(jīng)費(fèi) 五 確定 兩 安排 兩 準(zhǔn)備 小竅門 二 會(huì)議前期準(zhǔn)備工作的基本方法 1 安排會(huì)議議題 2 確定與會(huì)人員 3 確定會(huì)議時(shí)間 4 確定會(huì)議方式 5 確定會(huì)議場(chǎng)所 1 安排會(huì)議議題 會(huì)議為議事而開 要討論的核心內(nèi)容即為議題 會(huì)議前要確定明確的議題 如何確定會(huì)議議題 領(lǐng)導(dǎo)提出 秘書部門征求意見 安排會(huì)議議題 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 2 確定與會(huì)人員 合理確定與會(huì)人員 應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì) 議題 任務(wù) 確定出席會(huì)議人員的范圍 資格 條件等 與會(huì)人員一般包括主持人 記錄員 來賓 會(huì)議代表 列席代表聽眾等 確定與會(huì)人員 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 3 確定會(huì)議時(shí)間 會(huì)議起止時(shí)間 也稱會(huì)期 要求 力求科學(xué) 避免耗時(shí)費(fèi)財(cái) 保證與會(huì)議有關(guān)的主要人員基本到會(huì) 方法 1 事先做一個(gè)調(diào)查 把握全體與會(huì)者都較方便的時(shí)間段 2 選擇與會(huì)者中關(guān)鍵人物最佳的時(shí)間開會(huì) 以保證這些關(guān)鍵人物集中精力開好會(huì)議 3 避免會(huì)議召開期間與企業(yè)重要的經(jīng)營活動(dòng)沖突 或者避免打擾企業(yè)的正常運(yùn)行 4 力求開短會(huì) 連續(xù)開會(huì)時(shí)間超過半天 應(yīng)分兩個(gè)時(shí)間段 5 注意把握開會(huì)的時(shí)機(jī) 時(shí)效性很強(qiáng)的會(huì)議盡早安排 需要深思熟慮的 拖后召開 確定會(huì)議時(shí)間 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 4 確定會(huì)議方式 根據(jù)會(huì)議議題和與會(huì)者的具體情況 考慮采用何種方式召開會(huì)議 或集中開 或利用電話 廣播等方式分散開 確定會(huì)議方式 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 5 確定會(huì)議場(chǎng)所 如何確定會(huì)議場(chǎng)所 1 大小適中 2 地點(diǎn)合適 3 附屬設(shè)施齊全 確定會(huì)議地點(diǎn) 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 確定會(huì)議場(chǎng)所 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 必會(huì)內(nèi)容 1 會(huì)議前的準(zhǔn)備內(nèi)容2 議題3 如何確定會(huì)議議題4 與會(huì)人員一般包括哪些5 會(huì)期6 會(huì)議方式7 如何確定會(huì)議場(chǎng)所 五 確定 兩 準(zhǔn)備 兩 安排 會(huì)議為議事而開 要討論的核心內(nèi)容即為議題 主持人 記錄員 來賓 會(huì)議代表 列席代表 聽眾 會(huì)議起止時(shí)間 分散集中 大小適中地點(diǎn)合適附屬設(shè)施齊全 領(lǐng)導(dǎo)秘書 確定會(huì)議議程1 會(huì)議議程是對(duì)已確定的議題列出發(fā)言或討論的先后順序 2 代表會(huì)議議程還要經(jīng)預(yù)備會(huì)議或主席團(tuán)會(huì)議表決通過生效 3 如無書面議程 與會(huì)者應(yīng)事先了解議程 有所準(zhǔn)備 如何擬定會(huì)議議程 6 重要的議案事項(xiàng) 議程前 留出時(shí)間合理分配 議程后 集中 便于相關(guān)人員到會(huì)退席 保密性強(qiáng)的議題 同類問題 議程不必太雜 內(nèi)容不必太長(zhǎng) 提前3 7天交與會(huì)者 通知議程可二合一 提高會(huì)議成效 確定會(huì)議議程 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 確定會(huì)議日程會(huì)議日程是結(jié)合議程對(duì)會(huì)議期間的所有活動(dòng)作逐日的具體的安排 7 擬定要求 明確具體準(zhǔn)確無誤 時(shí)間 內(nèi)容 地點(diǎn) 文字 表格 日程要素 表達(dá)形式 議程日程功能不同 議程編制在前 確定不變 日程考慮議程落實(shí) 如變可作調(diào)整 確定會(huì)議日程 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 制發(fā)會(huì)議通知會(huì)議通知是會(huì)議召集單位或個(gè)人的書面通知 8 擬寫要求 開會(huì)原因目的意義 召集者 內(nèi)容 時(shí)間 地點(diǎn) 對(duì)象 其他 書面 口頭 電話 傳真 郵件 1 按規(guī)定 慣例 具體情況辦理 2約定與會(huì)者范圍 保證送到 3信封內(nèi)容詳細(xì) 4 有關(guān)票證一并發(fā)送 5 送出后落實(shí)是否收到 發(fā)送形式 辦理要求 9 準(zhǔn)備會(huì)議用品 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 10 布置會(huì)場(chǎng) 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 常見會(huì)議座位布局 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 常見會(huì)議座位布局 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 常見會(huì)議座位布局 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 常見會(huì)議座位布局 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 第二節(jié)會(huì)議的前期準(zhǔn)備 4