如何開好部門周例會)ppt課件.ppt

課程收益 掌握高效會議的流程掌握華孚會議管理的原則 課程目錄 一 為什么要開會 討論 為什么要開會 會議是指兩個或兩個以上的人 其中一個為主持人 為發(fā)揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通 其特定功能 即指下列五項功能中的某一項或某幾項 提供信息匯集信息解決問題宣傳政策培育訓練 會議這種群體溝通的方式 是一個集思廣益的渠道 通過開會可以達到如下目的 開展有效的溝通傳達資訊監(jiān)督員工 協(xié)調(diào)矛盾達成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵士氣鞏固經(jīng)理人的地位 一 為什么要開會 課程目錄 高效會議的流程 Plan會前準備 策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知 Do會中控制 宣布會議規(guī)則恰當扮演角色控制議程進度推動達成決議 Review會后跟進 迅速總結評估發(fā)送會議紀要立即行動跟進持續(xù)改進會議 議程 目標 期望成果 利益關注點 后續(xù)行動 回顧期望值 重復PDR 會前準備 策劃議程的幾點建議 高效會議的流程 Plan會前準備 策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知 Do會中控制 宣布會議規(guī)則恰當扮演角色控制議程進度推動達成決議 Review會后跟進 迅速總結評估發(fā)送會議紀要立即行動跟進持續(xù)改進會議 會中控制 高效會議的行為規(guī)則 恰當扮演自己的角色 領導者 負責整個會議 設定會議內(nèi)容與產(chǎn)出確認與會者名單 提供支持 信息和資源 營造氛圍 鼓勵創(chuàng)意 作出決定 需要認真充分的準備 參與并影響會議 為會議設定合理的較高期望值 在會議中多使用 我們 而非 我 提醒團隊任務的重要性 恰當扮演自己的角色 推動者 參與者 領導者 負責控制會議的程序與進度堅持實施會議的議程 適當 管理 與會者的行為確保與會者處在 安全 狀態(tài) 記錄團隊的建議與決議 時間控制 必要時把大家?guī)Щ卣} 協(xié)助歸納和澄清觀點 協(xié)助達成會議成效 提供反饋 恰當扮演自己的角色 參與者 推動者 領導者 負責積極的為會議貢獻 輸入 事先了解會議議程與目標 了解會議背景 搜集有用的信息 積極傾聽 積極提供觀點與建議 遵守會議議程與規(guī)則 恰當?shù)呐c會 行為 承諾并履行安排的任務 會中控制 控制議程進度 嚴格按議程控制進程 TIPS 用好會議白板幫助團隊討論聚焦即時記錄會議內(nèi)容與要點鼓勵參與 共有 觀點增進成就感 會中控制 會議主持人規(guī)則 高效的會議離不開優(yōu)秀的會議主持人的會中控制 會議主持人的10大規(guī)則如下 準時到場 按時開始 正確開場并引入日程表 制定規(guī)則 確保發(fā)言全面 保持討論不離題 看表 提醒人們注意時間 通常要時不時地進行清楚簡要的總結 確保決定正確地做出 并得到同意 應付擾亂 感情激動性事件 總結并確定后續(xù)行動 會中控制 會議主持人控場技巧 高效會議的流程 Plan會前準備 策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知 Do會中控制 宣布會議規(guī)則恰當扮演角色控制議程進度推動達成決議 Review會后跟進 迅速總結評估發(fā)送會議紀要立即行動跟進持續(xù)改進會議 會后跟進 會議紀要的書寫規(guī)范 會議紀要格式 要求使用公司統(tǒng)一格式 詳見 華孚會議管理程序 會議紀要正文 要求對會議整體情況作簡明扼要的描述 會議過程只能簡單描述 與會人員發(fā)言 討論過程不必一一羅列 對會議作出的決定決議 布置工作要進行正確描述 明確干什么 什么時間干 誰去干 誰配合 資源配套 注意事項等 會議紀要語言要通俗易懂 簡明扼要 用詞要準確規(guī)范 符合行業(yè)約定俗稱的要求 會后跟進 持續(xù)改進會議 成功會議不是偶然的 必須具備4大關鍵因素 嚴格執(zhí)行紀律鼓勵積極與符合準則的會議行為有效履行角色有會議主持 并且所有與會成員均有清晰的角色與職責充分醞釀議程明確的內(nèi)容 確切的時間長度以及負責人持續(xù)優(yōu)化循環(huán)會前準備 會中控制 會后跟進 討論 會議效率不高的原因 總結 會議效率不高的原因 會議效率不高通常由以下7種原因造成 在這7種原因中 有3種原因是會議的 致命傷 需要格外警惕 這3種原因是 主持人的技能 會議的地點以及會議的準備工作 附表 會議效率不高的原因及具體表現(xiàn) 一 為什么要開會 課程目錄 華孚會議管理的原則 對很多人來說 管理就是開會 但開會不一定就是管理 級別越高 會議越多 只有掌握并堅持一些基本原則 才能充分利用開會實現(xiàn)有效管理 不開沒有主持人的會議 會議一定要設主持人 主持人一定要管理會議 主持人不能隨便讓別人代替 也不能形同虛設 不開沒有議題的會議 主持人會前要準備好議題 給參會者足夠時間做準備 會中要保證會議不跑題 不開沒有爭論的會議 會議中主持人要引導討論和爭論 讓每個不同意見都有發(fā)表的機會 不開沒有時限的會議 主持人要管理會議時間 要果斷打斷和會議無關