采購管理制度.doc

第四章 采購管理制度一、目的：為了規(guī)范物資采購管理工作，提高采購資金的使用效益，完善物資設(shè)備采購管理監(jiān)督機(jī)制，保證物資設(shè)備采購管理工作規(guī)范、高效、廉潔運(yùn)行，特制定本制度。二、適用范圍：凡公司所需辦公物品、醫(yī)療器材、藥品耗材、電器設(shè)備、勞保用品、維修材料等采購，均適用于本制度。三、內(nèi)容： 1、 總則為加強(qiáng)采購部門的管理工作，提高采購工作的效率，保質(zhì)保量保時(shí)的完成各部門、科室的采購計(jì)劃。所有的采購人員及相關(guān)需要采購人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展物品采購工作。2、 采購基本流程采購申請(qǐng) 采購需求 采購計(jì)劃 尋找供貨商 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià) 采購洽談 合同的簽訂（確定付款條件、配送方式、售后服務(wù)） 交貨驗(yàn)收（庫管） 質(zhì)檢（不合格退貨） 入庫 計(jì)劃對(duì)賬 財(cái)務(wù)結(jié)算 物品采購流程圖：采購需求申請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批財(cái)務(wù)部確認(rèn)付款條件及帳期 采購計(jì)劃審批尋找供應(yīng)商1、申請(qǐng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核2、產(chǎn)品采購部審核3、總經(jīng)理審核存 檔尋價(jià)、比價(jià)、議價(jià)采購洽談總經(jīng)理審批驗(yàn)收不合格入庫退貨計(jì)劃對(duì)賬合同的簽訂交貨驗(yàn)收驗(yàn)收合格跟蹤采購建立供應(yīng)商資料財(cái)務(wù)結(jié)算1） 采購計(jì)劃：采購員應(yīng)根據(jù)請(qǐng)購單和公司庫管計(jì)劃制訂采購計(jì)劃。2） 供應(yīng)商的選擇和考核：物資設(shè)備采購相關(guān)部門、科室應(yīng)對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)、信譽(yù)等情況的真實(shí)性、合法性和完整性進(jìn)行初審。合格供應(yīng)商資質(zhì)證明一般包括：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人證明或法人委托書、特殊行業(yè)管理生產(chǎn)許可證明、產(chǎn)品質(zhì)量證明書、年度審驗(yàn)證明書、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)或鑒定報(bào)告等。3）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)： 采購部門根據(jù)申請(qǐng)部門的需求進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，要求至少不低于3家商家進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，并記錄存檔。需要走招標(biāo)程序的，根據(jù)公司相關(guān)制度執(zhí)行。4）合同的簽訂：買賣雙方經(jīng)過詢價(jià)、報(bào)價(jià)、議價(jià)、比價(jià)及其它過程，最后雙方簽訂有關(guān)協(xié)議，合約即告成立。采購合同的簽訂要根據(jù)采購商品的要求、供應(yīng)商的情況、企業(yè)本身的管理要求、采購方針等要求的不同而各不相同。需與財(cái)務(wù)部核實(shí)確定付款條件、貨運(yùn)方式、售后服務(wù)等情況。5）交貨驗(yàn)收：采購員必須確定貨物品種、數(shù)量、質(zhì)量、交貨期的正確無誤。以采購員的確定和合同為驗(yàn)收數(shù)據(jù)。6）質(zhì)檢：貨物質(zhì)檢合格則入庫，不合格的，需安排補(bǔ)救和退貨。7）財(cái)務(wù)結(jié)算：貨物入庫后，財(cái)務(wù)結(jié)算。說明：若采購物品無需走合同的（辦公耗材等），采購申請(qǐng)流程走完后直接進(jìn)行實(shí)物采購。3、申請(qǐng)商品采購流程圖總經(jīng)理審批采購部審批（有合同）采購部審批（無合同）院長（各部門負(fù)責(zé)人）/財(cái)務(wù)審批各部門提出需求1）各部門提出采購需求，2）采購部制定采購計(jì)劃，由采購部負(fù)責(zé)人報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)（超過5萬的才上報(bào)財(cái)務(wù)申批）、總經(jīng)理審批；3）審批通過后，由采購部下單。4、申請(qǐng)付款流程圖根據(jù)供應(yīng)商帳期限采購部審批采購人對(duì)賬采 購部門負(fù)責(zé)人/財(cái)務(wù)部/總經(jīng)理審批 財(cái)務(wù)部付款1） 采購商品入倉后，做應(yīng)付款計(jì)劃；2） 計(jì)劃主管根據(jù)供應(yīng)商賬期核對(duì)成本金額和付款金額是否一致，不一致的找出原因，調(diào)整成本金額直至與付款金額一致后做應(yīng)付款；3） 采購部審批到期應(yīng)付款；4） 分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理批準(zhǔn)付款。庫管驗(yàn)貨5、商品到貨驗(yàn)收流程進(jìn) 庫成本會(huì)計(jì)審核入庫單庫管打入庫單1） 庫管根據(jù)供應(yīng)商送貨單驗(yàn)收產(chǎn)品；2） 驗(yàn)收后打入庫單，核對(duì)入庫單金額是否與送貨單金額一致，一致后方可審核入庫，不一致需報(bào)采購審核，采購在當(dāng)日給予答復(fù)。同意退單6、退貨流程退貨申請(qǐng)單供應(yīng)商倉庫采購部審核報(bào)損1） 退貨部門填寫退貨申請(qǐng)單，寫明原因；2） 采購部根據(jù)供應(yīng)商合同和合作情況，審核退貨申請(qǐng)；3） 審核通過可退回庫管，庫管每周以供應(yīng)商為單位做退貨單；4） 不能退回供應(yīng)商的，做報(bào)損處理，報(bào)損比例不得超過0.5%。四、 采購管理制度：1、 建立供應(yīng)商資料管理（表）冊(cè)，售后服務(wù)管理表；2、 建立、建全比價(jià)制度，保證采購產(chǎn)品的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉；3、每月末將本月付款、欠款、欠票情況進(jìn)行匯總、總結(jié)，并提出下月用款計(jì)劃；4、簽訂采購合同后，應(yīng)全面了解發(fā)貨情況，如不能及時(shí)供貨，應(yīng)將原因提前兩日通知請(qǐng)購部門或請(qǐng)購人；5、所有貨物一律開箱驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)和供應(yīng)商聯(lián)系，盡早解決；6、驗(yàn)收合格后應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)辦理入庫手續(xù)。五、采購部職責(zé)采購部工作職責(zé)1.制定并完善采購制度和采購流程： （1）根據(jù)本院的長期計(jì)劃，擬定采購部門的工作方針和目標(biāo)； （2）負(fù)責(zé)制定采購方針、策略、制度及采購工作流程與方法，確保貫徹執(zhí)行； 2.制定并實(shí)施采購計(jì)劃： （1）根據(jù)公司的拓展規(guī)模以及年度的經(jīng)營目標(biāo)，制訂有效的采購目標(biāo)和采購計(jì)劃； （2）審核采購需求，統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容，制訂采購計(jì)劃； （3）組織實(shí)施市場(chǎng)調(diào)研、預(yù)測(cè)和跟蹤公司采購需求，熟悉各種產(chǎn)品的供應(yīng)渠道和市場(chǎng)變化情況，據(jù)此編制采購預(yù)算和采購計(jì)劃； （4）根據(jù)采購管理程序，負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的談判、簽約，檢查合同的執(zhí)行和落實(shí)情況； （6）督導(dǎo)檢查庫管的驗(yàn)收、入庫、出庫及管理工作，確保采銷質(zhì)量； 3.采購成本預(yù)算和控制： （1）編制月度和周采購預(yù)算，實(shí)施采購的預(yù)防控制和過程控制，有效降低成本； （2）采購價(jià)格審核、預(yù)算、報(bào)價(jià)，達(dá)到有效的成本控制； （4）對(duì)采購合同履行過程進(jìn)行管理、監(jiān)督檢查，及時(shí)支付相關(guān)款項(xiàng)； 4.選擇并管理供應(yīng)商： （1）根據(jù)公司的銷售需求，選定價(jià)格合理、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、信譽(yù)好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)廠商，建立長期戰(zhàn)略同盟； （2）建立對(duì)供應(yīng)商的資信、履約、售后服務(wù)能力及市場(chǎng)價(jià)格狀況和走勢(shì)的綜合評(píng)估系統(tǒng)； （3）不斷開發(fā)新的供應(yīng)渠道和供應(yīng)商，加強(qiáng)對(duì)新老客戶的走訪和調(diào)查； （4）制定供應(yīng)商管理辦法，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理、考核，確保供應(yīng)商提供產(chǎn)品的優(yōu)良性； 采購主管職責(zé)（分管系統(tǒng)和直配）1、系統(tǒng)信息更新2、庫管庫存的掌控3、資料的整理（供應(yīng)商合同，報(bào)價(jià)單、資質(zhì)、調(diào)價(jià)歸檔、促銷政策）4、直配供應(yīng)商的溝通和維護(hù)5、直配供應(yīng)商促銷政策的制定和落實(shí)6、庫存情況周、月報(bào)表7、供應(yīng)商應(yīng)付款的統(tǒng)計(jì)、結(jié)算與協(xié)調(diào)8、直配商應(yīng)收款和應(yīng)付款的統(tǒng)計(jì)、結(jié)算和監(jiān)控9、相關(guān)表格的制作和歸檔六、紀(jì)律和監(jiān)督1、紀(jì)律要求 （1）采購活動(dòng)必須遵守“集體研究，民主決策”的工作制度，禁止暗箱操作，嚴(yán)禁個(gè)人說了算。（2）參與采購活動(dòng)的工作人員不得私自接觸供應(yīng)商。不得向供應(yīng)商泄露有失公正或影響公平競(jìng)爭的商務(wù)信息。（3）參與采購活動(dòng)的工作人員不得私下接受供應(yīng)商任何形式的回扣、饋贈(zèng)及有失公正執(zhí)行公務(wù)的宴請(qǐng)。（4）供應(yīng)商的一切讓利性承諾均應(yīng)反映在訂立的合同之中。2、下列行為屬于采購違規(guī)行為（1）違反集體采購原則的； （2）違反采購工作程序，規(guī)避監(jiān)督檢查的；（3）未按規(guī)定形成采購工作文書或歸檔備案的；（4）向投標(biāo)人透露其他潛在供應(yīng)商有關(guān)情況的；（5）接受供應(yīng)商好處，謀取個(gè)人或小團(tuán)體利益的； 3、采購活動(dòng)按照“誰的職責(zé)誰簽字，誰簽字誰負(fù)責(zé)”的原則追究責(zé)任。凡只簽名未提出不同意見，認(rèn)定為“認(rèn)同意見”。4、對(duì)在物資設(shè)備采購活動(dòng)中工作程序違反公司規(guī)章制度，對(duì)公