數(shù)據(jù)組人員崗位職責(zé).doc

崗位責(zé)任制度一、 各崗位人員安排：1. 批銷錄入員： 王少彬、許妙鳳、阮小玲、盧淑娟2. 銷退錄入員：朱華萍、林 瓊3. 進(jìn)退錄入員：鄭清煌4. 配送錄入員：陳鴻鵬5. 調(diào)架錄入員：許自然6. 進(jìn)貨錄入員：楊小紅、胡藝盈7. 打 包 員：許志強(qiáng)、柯耀輝二、 各崗位職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)各種單據(jù)的及時(shí)開立、清點(diǎn)核對(duì)與修正，保證各種單據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性2. 負(fù)責(zé)到貨圖書短缺處理與跟蹤3. 及時(shí)準(zhǔn)確地對(duì)征訂圖書做到貨后分揀，及時(shí)轉(zhuǎn)入打包區(qū)打包發(fā)貨，并跟蹤配送出庫工作4. 熟悉掌握?qǐng)D書發(fā)貨時(shí)間，并有計(jì)劃地安排對(duì)出庫圖書進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)打包5. 所有出貨圖書的打包工作。6. 負(fù)責(zé)銷退圖書的把關(guān)與清潔處理，并及時(shí)反饋不良銷退的客戶名單7. 負(fù)責(zé)跟蹤電腦數(shù)據(jù)與實(shí)物庫存數(shù)量準(zhǔn)確性與架號(hào)管理的準(zhǔn)確性，及時(shí)修正錯(cuò)誤數(shù)據(jù)8. 為業(yè)務(wù)人員、客戶、部門內(nèi)人員的工作需要，提供各項(xiàng)相關(guān)的單據(jù)信息9. 按時(shí)完成和整理各類財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)相關(guān)單據(jù)，并及時(shí)上交組長10. 5S環(huán)境責(zé)任區(qū)管理11. 完成上級(jí)交辦的其它工作任務(wù)三、 操作流程：1. 批銷錄入員： 1) 批銷人員早上上班時(shí)先整理工作臺(tái)，將工作臺(tái)上的多余書籍整理到推車上，由倉儲(chǔ)人員上架。2) 批銷人員每天輪流一位完成昨天批銷單的備注、調(diào)順序、對(duì)賬單，其余人員完成導(dǎo)單、對(duì)單與開單工作。3) 開單時(shí)，要選對(duì)客戶名，區(qū)分不同等級(jí)的客戶的折扣也不同（A客戶不用改折扣、B客戶根據(jù)“單位”修改，C、D的客戶需詢問業(yè)務(wù)人員）。開單要求50條數(shù)據(jù)為限，注意銷售方式。注意特殊客戶的要求，如需更改單頭（例如）。工作的效率4) 對(duì)于業(yè)務(wù)人員打電話通知作廢還原單據(jù)與下架時(shí)，應(yīng)注意聽清楚單號(hào)，在操作過程中應(yīng)注意所作廢單據(jù)的日期應(yīng)為當(dāng)天，之前數(shù)據(jù)不可作廢。000005) 在導(dǎo)前一天的單據(jù)時(shí)，要在原始單據(jù)上備注“1”，方便以后查單用。當(dāng)單據(jù)導(dǎo)完未做修改前要將新單據(jù)與原始單核對(duì)（核對(duì)的內(nèi)容用客戶名，實(shí)洋，碼洋，品種），核對(duì)無誤均可開始對(duì)新單據(jù)進(jìn)行修改。當(dāng)天單據(jù)在修改前同樣要核對(duì)（核對(duì)的內(nèi)容單號(hào)，客戶名與品種數(shù)）。無論是導(dǎo)單與是打印當(dāng)天單據(jù)均應(yīng)該在“審核”工序做完后才能打印單據(jù)。6) 在核對(duì)單據(jù)時(shí)，要核對(duì)的內(nèi)容有書名，書號(hào)，單價(jià)，數(shù)量，特別注意核對(duì)教材時(shí)的版本問題（確保單據(jù)與實(shí)物準(zhǔn)確無誤）。7) 在導(dǎo)單時(shí)應(yīng)該注意發(fā)貨時(shí)間，發(fā)貨時(shí)間比較早的貨要先核對(duì)，必須保證貨物能在最快的時(shí)間內(nèi)發(fā)送到客戶處。（廈門與縣城的客戶均在中午前發(fā)貨，其余各地方均下午有車,除業(yè)務(wù)員要求走客車的貨物。）8) 陽光系統(tǒng)要求當(dāng)天完成，做到當(dāng)天事當(dāng)天畢。9) 對(duì)賬單的核實(shí)，在批銷單整理完畢后，要將單據(jù)與對(duì)賬單一一核對(duì)（內(nèi)容單號(hào)，客戶名，實(shí)洋，碼洋）。如有前一天的單據(jù)，需用便箋紙記錄單號(hào)，客戶名，實(shí)洋，與對(duì)賬單訂一起上交組長處。10) 要求批銷人員以上的工作職責(zé)都可以獨(dú)立操作與完成，但同樣需團(tuán)隊(duì)協(xié)作，互幫互助。如有緊急情況需及時(shí)通知組長進(jìn)行處理。2. 銷退錄入員：1) 銷退人員主要負(fù)責(zé)銷退圖書的把關(guān)與清潔處理。正常退貨如果在三個(gè)月內(nèi)，無臟舊破損問題也無做標(biāo)識(shí)的圖書可以接收于正常庫房。2) 退回圖書如有臟舊破損的圖書，先到三通中查找，是否是我方過失，如查尋為我方過失所造成的臟舊破損，允許接收，數(shù)據(jù)開至待退庫，防止配送人員將圖書配送給客戶。 3) 正常情況下，客戶退回圖書需在三個(gè)工作日內(nèi)完成，所退圖書的碼洋要與客戶單據(jù)的碼洋進(jìn)行核實(shí)，確保準(zhǔn)確無誤。4) 如有不可退圖書,需與相關(guān)業(yè)務(wù)員溝通。如業(yè)務(wù)員同意其退貨，接收這些不可退圖書后開“報(bào)損單”，將單據(jù)由業(yè)務(wù)員簽名后交至數(shù)據(jù)組組長處；如業(yè)務(wù)員無告知處理意見，不將其退回，也不明確是否接收時(shí)，在通知業(yè)務(wù)員兩次后，業(yè)務(wù)員如仍未處理則視為業(yè)務(wù)員同意退回這類圖書，由業(yè)務(wù)員承擔(dān)；如由銷退人員接收不可退貨圖書，則由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)，追及不到由所有銷退人員承擔(dān)。5) 銷退人員需將當(dāng)天所完成的單據(jù)在“陽光”軟件中引入。6) 主動(dòng)協(xié)助本組其他崗位的工作。3. 進(jìn)退錄入員1) 開單時(shí)根據(jù)計(jì)劃退貨單上提供的供貨商退貨，注意每一條記錄的準(zhǔn)確（供貨商、折扣、數(shù)量），根據(jù)供貨商要求的退貨時(shí)間退貨。2) 調(diào)貨時(shí)，需根據(jù)供貨商的要求（是否放單、放單時(shí)折扣問題、走哪家貨運(yùn)公司、什么時(shí)候走貨、運(yùn)貨問題），需優(yōu)先處里。如有圖書不夠或無法及時(shí)走貨的情況下需及時(shí)通知采購人員或采購助理。調(diào)貨已運(yùn)走后，需將運(yùn)單與清單同時(shí)傳真給供貨商，再將供貨商通知調(diào)貨的傳真單、清單與運(yùn)單整理訂在一起，上交至數(shù)據(jù)組長處。3) 跟蹤門市退回圖書的數(shù)據(jù)接收與轉(zhuǎn)退貨處理4) 每天要將當(dāng)天所開單據(jù)進(jìn)行備注、整理、根據(jù)供貨商和單號(hào)將單據(jù)整理入文件夾中。如有貨運(yùn)票，需將運(yùn)票與這次出貨所有單據(jù)訂在一起交至組長處。5) 每天所完成的單據(jù)均需引入“陽光”中。4. 配送錄入員1) 配送開單人員每天根據(jù)門店人員的配貨，按先后順序進(jìn)行開單與裝箱工作。（開單時(shí)注意準(zhǔn)確率，特別注意教材版本的正確錄入）。2) 門市征訂圖書的配貨與裝箱工作。3) 處理門市退回物流圖書的數(shù)據(jù)接收。（針對(duì)門市退回物流上架圖書與業(yè)務(wù)員向門市調(diào)回發(fā)貨圖書數(shù)據(jù)接收）4) 主動(dòng)協(xié)助本組其他崗位的工作。5. 調(diào)架錄入員1) 新書上架后的調(diào)架2) 不同庫房之間的調(diào)撥（所有不同庫房之間的調(diào)撥，包括新倉與待退庫房）3) 供貨商調(diào)貨處理4) 對(duì)新書樣書調(diào)架后的上架工作。5) 架號(hào)管理系統(tǒng)的審核與架號(hào)的維護(hù)6) 主動(dòng)協(xié)助本組其他崗位的工作。6. 進(jìn)貨錄入員 1) 新書建樣：根據(jù)新書樣品建入正確的書名，定價(jià)，主要供貨商與折扣的設(shè)定。2) 如驗(yàn)書人員采集的到貨圖書樣品在數(shù)據(jù)庫中已有信息，需改圖書的建檔日期。3) 錄進(jìn)貨單時(shí)，需與供貨商所給單據(jù)核實(shí)，如供貨商無提供單據(jù)需與供貨商聯(lián)系，讓其傳真相對(duì)應(yīng)的單據(jù)；如有圖書不知供貨商需尋問采購人員；如有新供貨商，新建完供貨商后需讓采購經(jīng)理簽名確認(rèn)。4) 錄單時(shí)如有圖書短缺或破損需與驗(yàn)貨人員進(jìn)行確認(rèn)，再通知供貨商；如短缺與破損是在運(yùn)輸過程中出現(xiàn)的需與我方儲(chǔ)運(yùn)人員或理貨人員協(xié)商是否讓貨運(yùn)站賠償。5) 錄入時(shí)如有訂數(shù)需及時(shí)通知業(yè)務(wù)員，詢問其是否發(fā)貨，如果同意發(fā)貨將其轉(zhuǎn)成批銷單，讓批銷人員發(fā)貨；如不發(fā)貨同樣轉(zhuǎn)成批銷單，通知組長作廢該單據(jù)。6) 單據(jù)詳細(xì)錄入完整后，需將貨運(yùn)票號(hào)，運(yùn)費(fèi)，件數(shù)等及時(shí)錄入。7) 當(dāng)天所錄入的單據(jù)需與驗(yàn)書人員所記錄的到貨情況相核實(shí)，如發(fā)現(xiàn)未錄入或件數(shù)不合，需及時(shí)通知驗(yàn)書人員，進(jìn)行核查。8) 進(jìn)貨錄入員應(yīng)及時(shí)將進(jìn)貨單引入“陽光”中。9) 主動(dòng)協(xié)助本組其他崗位的工作。 7. 打包人員 A、根據(jù)發(fā)貨時(shí)刻表，對(duì)核對(duì)完的圖書進(jìn)行打包。 B、打包時(shí)根據(jù)客戶選擇標(biāo)準(zhǔn)包或大件。 C、打包時(shí)圖書應(yīng)擺放整齊，同一類、同一系列的書應(yīng)打成同一包、件，不可同一類/系列的書 與其它書混裝多包， D、對(duì)于打編織袋圖書，需先包一層牛皮紙并扎上膠帶后方可套上錫紙或編織袋。打包注意事項(xiàng)：A、 包件分為標(biāo)準(zhǔn)包（含紙箱包裝），每包25kg;整件為編織袋包裝，35kg每件65kg。B、 打包前須確認(rèn)是否有退還給客戶的圖書，如有則連同發(fā)貨圖書一同打包。C、 如屬圖書館要貨，一包一張清單D、 打包時(shí)應(yīng)依客戶要求選擇打標(biāo)準(zhǔn)包或編織件。E、 有音帶、工具書等容易損壞或開本不一的圖書，必須用紙箱包裝。F、 包、件打扎時(shí)應(yīng)牢固、扎實(shí)，打包人應(yīng)用黑色記號(hào)筆清楚地在包外寫上收貨人、總件數(shù)、 有內(nèi)單的應(yīng)貼上“內(nèi)單”標(biāo)簽；清單應(yīng)裝在信封后方可裝進(jìn)件、包內(nèi)。 打包人打好每一票貨后都應(yīng)填寫在銷退打包登記表或批銷登記表上；專職的打包員 應(yīng)負(fù)責(zé)查核此表填寫情況，未填寫的應(yīng)跟催到個(gè)人，未跟催的視為打包員未填寫。四、 質(zhì)量目標(biāo)：1、 保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)單據(jù)處理的及時(shí)性1) 在倉儲(chǔ)組17：00（淡季）、17：30（旺季）分配出的批銷單據(jù)須核對(duì)處理完畢2) 當(dāng)天到貨的客戶銷售退貨圖書須在三天內(nèi)處理完畢3) 供貨商調(diào)貨的，須在當(dāng)天處理完畢4) 驗(yàn)完貨后的須在1個(gè)工作小時(shí)內(nèi)完成圖書建樣工作5) 門市挑貨后須在4個(gè)工作小時(shí)內(nèi)開完單據(jù)2、 保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性按碼洋計(jì)算，所有的單據(jù)的準(zhǔn)確率要達(dá)到99.98以上 3、保證打包與驗(yàn)貨的及時(shí)性1) 在批銷錄入員已核對(duì)完的單據(jù)，必須全部打包完畢，保證貨物及時(shí)發(fā)出2) 當(dāng)天17：30之前的到貨，必須驗(yàn)收完畢4、保證打包與驗(yàn)貨準(zhǔn)確性打包時(shí)按包件數(shù)進(jìn)行計(jì)算 驗(yàn)貨則按單據(jù)計(jì)算5、為各部門提供優(yōu)質(zhì)的物流服務(wù)五、 考核要點(diǎn)1、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完整性2、數(shù)據(jù)處理的及時(shí)性3、驗(yàn)貨