時(shí)間管理-從執(zhí)行者的角度看執(zhí)行力.doc

時(shí)間管理-從執(zhí)行者的角度看執(zhí)行力從執(zhí)行者的角度來研究執(zhí)行力是目前管理思想的普遍著眼點(diǎn)所在，大多數(shù)管理思想都是在研究執(zhí)行者如何提升執(zhí)行力。我們先簡(jiǎn)單的講一個(gè)真實(shí)的管理故事。伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯。舒瓦普曾會(huì)見效率專家艾維。利，會(huì)見時(shí)，舒瓦普說他自己懂得如何管理，但事實(shí)上公司不盡如人意。他說：應(yīng)該做什么，我們自己是清楚的。如果你能告訴我們?nèi)魏胃玫貓?zhí)行計(jì)劃，我聽你的，在合理范圍內(nèi)價(jià)錢由你定。艾維。 利說可以在10分鐘內(nèi)給舒瓦普一樣?xùn)|西，這東西使他的公司的業(yè)績(jī)提高至少50%.然后他遞給舒瓦普一張空白紙，說：在這張紙上寫下你明天要做的最重要的六件事。過了一會(huì)又說：現(xiàn)在用數(shù)字表明每件事情對(duì)于你和你的公司的重要性次序。這花了大約5分鐘。艾維。利接著說：現(xiàn)在把這張報(bào)紙放進(jìn)口袋。明天早上第一件事情就是把這張紙條拿出來，做第一項(xiàng)。著手辦第一件事，直至完成為止。然后用同樣方法對(duì)待第二件事，第三件事直到你下班為止。如果你只做完第一件事情，那不要緊。你總是做著最重要的事情。艾維。利又說：每一天你都要這樣做。你對(duì)這種方法的價(jià)值深信不疑之后，叫你公司的人也這樣干。這個(gè)實(shí)驗(yàn)?zāi)銗圩龆嗑镁妥龆嗑?，然后給我寄支票來，你認(rèn)為值多少就給我多少。整個(gè)會(huì)見不到半個(gè)鐘頭。幾個(gè)星期之后，舒瓦普給艾維。利寄去一張25萬美元的支票，還有一封信。信上說那是他一生中最有價(jià)值的一課。五年之后，這個(gè)當(dāng)年不為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨(dú)立鋼鐵廠。這是個(gè)真實(shí)的故事，舒瓦普和艾維。利是我個(gè)人比較欣賞的兩個(gè)人。顯然，講這個(gè)故事的目的并不是要介紹這兩個(gè)人給大家認(rèn)識(shí)。我們現(xiàn)在的話題是執(zhí)行力中的一部分時(shí)間管理。那么，艾維說的這個(gè)方法是什么呢？為什么會(huì)有這么大效果呢？在座的各位老總，時(shí)間管理的困惑不僅在舒瓦普身上有，我們身上也經(jīng)常發(fā)生。我們是不是越來越覺得時(shí)間不夠用呢？是不是總覺得該做的沒時(shí)間做，可身邊的事又特別的多，總覺得無法從瑣事中擺脫出來呢？作為企業(yè)高層，我們思考的更多的應(yīng)該是企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃，是企業(yè)將來的事情，可是當(dāng)我們上班的時(shí)候，卻總是被這個(gè)人、那件事無情打擾，我們根本就沒有一段自己獨(dú)立的時(shí)間去思考我們?cè)撓攵冀K沒時(shí)間想的問題，始終都被陷入到現(xiàn)在的瑣事之中?？墒窍掳嗪笥钟欣掀?、孩子，這個(gè)事情、那個(gè)事情，我們還是沒時(shí)間。不光是我們，很多老總都是這樣，而且一般而言，我們的職位越高，權(quán)力越大，這種痛苦也就越大。在與老總們交流的過程中，我喜歡問同一個(gè)問題：你覺得你最頭疼的事情是什么？到今天為止，答案都是統(tǒng)一的，就是時(shí)間管理問題。如何做好時(shí)間管理呢？一、時(shí)間管理法則再回到剛才提到的那個(gè)故事中來，我們一起分析一下，艾維到底講的是什么方法？艾維的話中反復(fù)強(qiáng)調(diào)了這么幾個(gè)詞：6件事、重要次序和明天。實(shí)際上，針對(duì)這個(gè)故事，或者說是案例，管理界已經(jīng)總結(jié)和提煉出了相應(yīng)的更完備的時(shí)間管理法則，他們分別是：6件事法則、要事法則和15分鐘法則。？6件事法則：1天中選擇6件最重要的事情，而且是這1天最需要完成的6件事，其它事情先暫時(shí)放放，在這一天中，把絕大多數(shù)精力都放到這6件事情上；？要事法則：選擇好6件事后，先從這6件事中選出最重要最緊急的事情放在首位，接著再在剩下的5件事中，選出最重要最緊急的事情，這樣一步步就把辦這6件事情的時(shí)間順序排出來了，我們?cè)谧銎渲腥魏我患虑榈臅r(shí)候，都是在做當(dāng)時(shí)最重要最緊急的事情；？15分鐘法則：以上這些事情盡量安排在前一天下班的時(shí)候完成，只要我們每天下班前抽出15分鐘做好明天的6件事和要事，效率就能成倍提升。以前人們總是在說一日之際在于晨，現(xiàn)在更多人喜歡說一日之際在于昨夜，就來源于此。這就是時(shí)間管理法則。二、時(shí)間管理原理上面提到的時(shí)間管理法則大家覺得有道理嗎？有啟發(fā)嗎？覺得可行嗎？呵呵，覺得有道理，有啟發(fā)是正常的，可是，覺得就這樣就可行了，我就有保留意見了。還是前面提到的管理思想很難落地的第二個(gè)主觀原因：只要就心理，只要我們公司每個(gè)人都能嚴(yán)格按照時(shí)間管理法則辦事，我們公司整體的執(zhí)行力至少能提高50%.這句話本身沒錯(cuò)，可是，這個(gè)只要卻真的很難實(shí)現(xiàn)。這個(gè)法則，在100年前，舒瓦普推行下去了，而且取得了成功?？墒?，你考慮過這么幾個(gè)問題沒有：舒瓦普的企業(yè)和你的企業(yè)真的一樣嗎？條件有多少是相同的呢？舒瓦普當(dāng)年為了推行這個(gè)法則又是怎么做的呢？又采取了哪些關(guān)鍵性的措施或者法則呢？更重要的是，100年前的美國(guó)和100年后的中國(guó)環(huán)境差異有多大？在那時(shí)可行的法則，現(xiàn)在到我們這就也能行嗎？如何才能行呢？在大家思考這些問題的同時(shí)，我再給大家介紹一下舒瓦普的伯利恒鋼鐵公司的現(xiàn)狀：2001年，美國(guó)第三大鋼鐵公司伯利恒鋼鐵公司10月日宣布，由于廉價(jià)進(jìn)口鋼材的沖擊和?？植酪u擊事件導(dǎo)致鋼材需求進(jìn)一步下降等原因，該公司已于當(dāng)天向紐約一家法院申請(qǐng)破產(chǎn)保護(hù)。2003年，新華網(wǎng)華盛頓月日電美國(guó)國(guó)際鋼鐵集團(tuán)日表示，有意收購美國(guó)伯利恒鋼鐵公司，并將由此組建北美地區(qū)最大的鋼鐵公司。大家現(xiàn)在有什么感受？我在和老總們交流的時(shí)候，經(jīng)常提到管理三元素，喜歡把管理者比作劍客，因?yàn)楣芾聿荒軆H僅停留在理論上，真正的好管理一定是在實(shí)戰(zhàn)中得以體現(xiàn)的。正如劍客，他在實(shí)戰(zhàn)中需要一把劍，劍本身只能作為工具，如果你不會(huì)劍招，那么你的劍越鋒利，可能傷你的就越深。同樣，同一把劍，同一個(gè)招式，不同的劍客使出來，效果可能有天壤之別，問題就在于不同的人擁有的內(nèi)功不一樣，所以，管理中，同樣的方法，在別人企業(yè)里能夠起到效果，到我們這卻不一定能成功。當(dāng)我們遇到問題的時(shí)候，千萬不要對(duì)照別人類似的經(jīng)驗(yàn)來照搬，更不要指望別人能幫我們提供一種實(shí)際的解決自己?jiǎn)栴}的方法，管理中沒有萬能鑰匙。你要想真正解決你遇到的問題，借鑒別人的經(jīng)驗(yàn)是應(yīng)該的，但一定要先透過別人成功的經(jīng)驗(yàn)，找出經(jīng)驗(yàn)背后更深層次的原理或道理，領(lǐng)悟這些道理（內(nèi)功）之后，再結(jié)合自身的實(shí)際情況，自行設(shè)計(jì)和調(diào)整真正適合自己的方法。時(shí)間管理也是如此。有些人在時(shí)間管理上存在一種誤區(qū)：認(rèn)為抓住每一分鐘，每一秒鐘就是做好時(shí)間管理了，就是合理利用時(shí)間了。實(shí)際上，關(guān)鍵不在于你是不是每分鐘都在工作，而在于你是如何安排你的時(shí)間的，你的時(shí)間是零散的還是整塊的。這里有個(gè)時(shí)間塊的概念。我們先說個(gè)大家都能體會(huì)的實(shí)驗(yàn)?，F(xiàn)在你要寫一篇報(bào)告，如果給你獨(dú)立的時(shí)間，完整的時(shí)間，在這段時(shí)間里你除了這件事沒有任何別的事情打擾你，你可能只需要5小時(shí)就能完成，而且寫出的報(bào)告非常漂亮。但現(xiàn)在換一種模式，給你5小時(shí)的時(shí)間，但這5個(gè)小時(shí)不是獨(dú)立的，完整的，而是5天中每天上午半小時(shí)，下午半小時(shí)，這么零散的，加起來一共5小時(shí)，這樣下來，一星期你很可能都不能完成這份報(bào)告。這就是時(shí)間塊原理。他告訴我們，我們要把一天的時(shí)間盡量合理的分成獨(dú)立的完整的時(shí)間塊，在每個(gè)時(shí)間塊中都只專心的做一件事情，盡量不要被別的事情打擾，而且，盡量不要把同一件事情安排在若干個(gè)零散的時(shí)間中。這樣做，我們的效率是最高的。艾維的那段話中，關(guān)于時(shí)間管理的還有另一個(gè)原理要事優(yōu)先原理。他告訴我們，我們始終要做最重要最緊急的事情，因?yàn)楫?dāng)我們?cè)谧鲆患⒉皇亲钪匾罹o急的事情的時(shí)候，即使我們擁有了獨(dú)立而完整的時(shí)間塊，我們也很難做到專心，因?yàn)槟切┍冗@件事更重要更緊急的事情會(huì)時(shí)時(shí)騷擾我們的心.所以，我們一定要做到要事優(yōu)先，先選擇最重要、最緊急的事情去做，當(dāng)我們時(shí)時(shí)刻刻都在做當(dāng)時(shí)最重要最緊急的事情的時(shí)候，我們才能獲得最大程度上的專心.這就是時(shí)間管理原理。這就是時(shí)間管理法則背后的東西。在實(shí)際中，我們沒必要嚴(yán)格按照時(shí)間管理法則，一定要強(qiáng)調(diào)6件事，而是應(yīng)該更好的理解，并結(jié)合我們的實(shí)際去運(yùn)用好這個(gè)時(shí)間管理原理，提出真正適合我們自己的時(shí)間管理法則，只有這樣，我們才有可能做到落地.三、時(shí)間管理落地但是，時(shí)間管理原理依然還是停留在理論和思想上，到底該如何落地呢？我們來看看A6能幫我們做到哪個(gè)程度。要想真正落地，我們首先就要先分析好，落地難的真正原因。下面，我們分別從員工和老總兩個(gè)角度來分析時(shí)間管理的落地. 1.員工的時(shí)間管理在談到這個(gè)問題的時(shí)候，有不少老板很苦悶，每天都嚴(yán)格要求每個(gè)員工寫工作計(jì)劃，也盡量要求員工們做到時(shí)間塊和要事優(yōu)先.剛開始的時(shí)候，大家還都這么做，可是，慢慢就淡下來了，總覺得計(jì)劃沒有變化快。每每問到怎么回事的時(shí)候，答案都是一致的：計(jì)劃的東西基本沒用，真正執(zhí)行的時(shí)候，往往同事、領(lǐng)導(dǎo)就有事情，反正不知道哪里來的事情，都是些計(jì)劃不出來的事情，就都來了。做計(jì)劃的時(shí)候，死活想不到，問他們也都說不上來，可是一旦計(jì)劃寫好了，真正做的時(shí)候，什么事就都來了。我們還是亂了，時(shí)間塊對(duì)我們來說好象沒有什么意義了。非常痛苦，卻又是非常普遍，非?，F(xiàn)實(shí)。問題在哪？a）傳統(tǒng)溝通模式的實(shí)時(shí)性第一個(gè)問題就是：傳統(tǒng)溝通模式的實(shí)時(shí)性。什么意思？就是說，在傳統(tǒng)的溝通交流方式下，溝通的雙方必須是實(shí)時(shí)的，必須同時(shí)關(guān)注于同一件事情，否則就不能形成溝通。比如說，你要找小張談個(gè)事情，你就得先看看小張現(xiàn)在有沒有空，你如果現(xiàn)在去找他，就一定會(huì)打斷他手頭正在做的事情。于是，他的時(shí)間塊就必將被你打散，對(duì)于他而言，你就是個(gè)突發(fā)或者意外事件，這個(gè)事件就很容易破壞他的時(shí)間塊.反過來也是一樣，我們的時(shí)間塊基本上就是被這個(gè)傳統(tǒng)溝通模式的實(shí)時(shí)性無情的給破壞掉了。怎么辦？不可能不溝通。而且傳統(tǒng)的溝通模式是最基本的模式，也不可能完全拋棄，你也拋棄不了。這就跟以前我們的交流一樣，必須面對(duì)面的交流，后來，發(fā)明了電話，我們可以約定好了時(shí)間和地點(diǎn)，進(jìn)行遠(yuǎn)距離的交流，在傳統(tǒng)的溝通模式上增加了一種新的模式，可以不用見面也能交流?？墒牵娫挼慕涣鞣绞竭€是要求雙方必須都在固定的電話機(jī)邊上，有急事很難找到人。于是，后來手機(jī)出現(xiàn)了，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)距離交流，而且實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)交流?，F(xiàn)在，對(duì)于我們管理而言，出現(xiàn)的問題是，不管上面哪種模式，都不能解決實(shí)時(shí)性的問題，怎么辦？在A6中，進(jìn)行溝通就沒有這個(gè)實(shí)時(shí)性的問題。當(dāng)我們需要與某個(gè)或某些同事溝通一件事情的時(shí)候，我們可以直接利用A6特有的柔性流程設(shè)計(jì)根據(jù)自己的需要隨意建立適合自己的協(xié)同事項(xiàng)，把我們需要溝通的事情，事項(xiàng)的背景、現(xiàn)狀、目的、要求、困難、計(jì)劃等等等等我們需要溝通的信息填寫下來，還可以帶附件，以串行、并行或多層的溝通過程，直接發(fā)送給我們需要溝通的同事。更為重要的是，在這個(gè)事項(xiàng)信息中，我們可以判斷并填寫該事項(xiàng)的處理時(shí)限，該事項(xiàng)的重要程度，系統(tǒng)會(huì)在所有需要溝通的同事待辦事項(xiàng)中自動(dòng)按時(shí)間的緊急性和事項(xiàng)的重要程度進(jìn)行排序。這樣以來，我們同事收到信息后，不必當(dāng)時(shí)馬上處理，就完全可以根據(jù)自己的工作安排，同時(shí)根據(jù)系統(tǒng)中事項(xiàng)的重要性和緊急性進(jìn)行判斷和選擇處理。必須當(dāng)時(shí)處理的，才馬上處理，其他事項(xiàng)就可以放到以后，統(tǒng)一處理，這樣，既保證了自己計(jì)劃中的時(shí)間塊，同時(shí)，又把以前無法分身的瑣事集中起來，形成另一個(gè)時(shí)間塊，自己的時(shí)間管理主動(dòng)性和自由度就大大提高了。而且，當(dāng)事項(xiàng)發(fā)起之后，收到事項(xiàng)的人可以根據(jù)自己的情況進(jìn)一步增加流程，讓更多的人加入進(jìn)來，這是柔性流程的一個(gè)表現(xiàn)。比如，我們大家在探討某件事情的時(shí)候，到一定程度，突然發(fā)現(xiàn)某個(gè)方面單靠我們這些人是不夠的，需要請(qǐng)另外的同事加入，很簡(jiǎn)單，我們就可以自由的將現(xiàn)有流程延續(xù)下去，讓其他人很方便的加入進(jìn)來。同時(shí)，我們可以圍繞這個(gè)事項(xiàng)，方便的跟流程中所有的參與人員進(jìn)行交流，A6中這個(gè)功能叫做流程震蕩.這樣以來，我們就能在相對(duì)快樂、邊界的交流中很好的規(guī)避了傳統(tǒng)溝通中的實(shí)時(shí)性問題。b）增加內(nèi)部信息透明度第二個(gè)問題就是，內(nèi)部信息的模糊和錯(cuò)位。我們通過對(duì)3000多家企業(yè)的實(shí)地調(diào)查，發(fā)現(xiàn)，那些影響原有計(jì)劃的突發(fā)或意外事件有90%以上來自我們企業(yè)內(nèi)部，主要是同事以及上下級(jí)之間產(chǎn)生的事件。而這些事件中有50%以上是由于彼此間計(jì)劃本身的矛盾和錯(cuò)位。什么意思？雖然我們每個(gè)人都在計(jì)劃和安排自己的時(shí)間塊，可是，大家知道，在一個(gè)企業(yè)里，有80%以上的事情是需要2人或多人共同協(xié)作才能完成的，也就是說，我們的事件或計(jì)劃有80%以上是彼此關(guān)聯(lián)的，但是，由于我們彼此在各自計(jì)劃自己的時(shí)間塊時(shí)，沒有做到充分的溝通，我們內(nèi)部的信息透明度不高，使得我們彼此的時(shí)間塊出現(xiàn)了沖突和錯(cuò)位。比如，小張安排明天上午9：00到11：00完成某件事情，而完成這件事情需要得到小李的某些數(shù)據(jù)，或者某些幫助，但是小李在明天上午同一時(shí)間安排了別的對(duì)他而言更為重要的事情，于是麻煩就來了。于是，小張的事情就成了小李的突發(fā)或意外事件，這樣，小張的時(shí)間塊受到了影響，小李的時(shí)間塊也受到了影響。這就是影響時(shí)間管理的第二個(gè)問題。如何落地？最直接的辦法就是我們企業(yè)內(nèi)部最大程度上增加信息透明度。當(dāng)然，這一點(diǎn)，目前很多企業(yè)都已經(jīng)意識(shí)到了，也采用了很多可行的解決方法，只是各自的效果有所差異而已。同樣，信息流的問題，用信息化的手段來處理，效果可能會(huì)更直接，更徹底。我們來看看A6能做什么？增加信息透明度，其核心就在于關(guān)注以下幾個(gè)問題：我如何知道自己近期的工作安排和時(shí)間安排？我如何讓相關(guān)人知道我最近的工作安排和時(shí)間安排？我如何知道哪些人近期的工作安排和時(shí)間安排與我有關(guān)？我們先看第一個(gè)問題。在A6中，有專門的工作安排和時(shí)間安排模塊，叫日程/計(jì)劃/會(huì)議，我們可以通過這個(gè)模塊方便的安排自己的工作和時(shí)間。到時(shí)間，系統(tǒng)將自動(dòng)給我們提示。也可以隨時(shí)查看自己已有的工作和時(shí)間安排。在安排自己的工作和時(shí)間時(shí)，系統(tǒng)中有選項(xiàng)，你需要選擇這個(gè)事件和時(shí)間是私人的還是公開的，是只對(duì)上級(jí)公開還是只對(duì)下級(jí)公開。這樣，你就能方便的把自己的工作安排和時(shí)間安排通知給相關(guān)人。同