QS-PU001采購人員工作手冊.doc

聯(lián) 成 塑 膠 模 具 廠UNITED PLASTICK&MOLD CO.,LTD.濱 川 金 屬 (東 莞) 有 限 公 司BIN CHUAN METAL (DONGGUAN) CO., LTD 進(jìn) 料 檢 驗(yàn) 管 制 程 序采 購 人 員 工 作 手 冊文件編號(hào): QPQS-QAPU-00311 核 準(zhǔn)審 核審 定制 訂修訂次數(shù)修訂時(shí)間修訂章節(jié)審 核核 準(zhǔn)修 改 頁文件編號(hào)QPQS-QAPU-0010031文件名稱采購人員工作手冊進(jìn)料檢驗(yàn)管制程序REVAAA修改日期修改章節(jié)修改前內(nèi)容修改后內(nèi)容備注聯(lián) 成 塑 膠 模 具 廠文件名稱: 采購工作手冊濱川金屬(東莞)有限公司文件名稱: 采購人員工作手冊文件編號(hào): QS-PU-001文件編號(hào): QS-PU-003制訂部門: 采購課制訂部門: 采購部制訂日期: 20041020制訂日期: 2003/1/5版本: A版本: A頁次: 1/51. 目的:為了規(guī)范采購作業(yè)使其工作順暢.2. 范圍:以下是對(duì)采購基本作業(yè)的一些說明和原則上的闡述.3. 權(quán)責(zé):采購部3.1.1 依樣品選擇合格之物料.3.1.2 機(jī)器及檢測設(shè)備之訂購.3.1.3 選擇合格之供應(yīng)商并負(fù)責(zé)供應(yīng)商的尋求聯(lián)絡(luò)及評(píng)估價(jià)格.3.1.4 供應(yīng)商資料之分發(fā)管理.3.1.5 物料、機(jī)器及檢測設(shè)備價(jià)格之詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、簽約.3.1.6 訂購單之開立,審查及交期之跟催.3.1.7 供應(yīng)商配合程度之考核.4. 定義:無5. 作業(yè)內(nèi)容:5.1 供應(yīng)商的開發(fā)5.1.1 采購應(yīng)適時(shí)收集各項(xiàng)和公司有關(guān)的采購信息和各廠家的信息。當(dāng)因采購工作需要要開發(fā)新的供應(yīng)商時(shí)可以及時(shí)找到相應(yīng)的資訊和信息。5.1.2 在選擇作為待開發(fā)的供應(yīng)商時(shí),不僅要依照程序文件要求作業(yè)還要注意以下幾點(diǎn)A. 待開發(fā)公司資訊信息的真實(shí)性和可靠性B. 確認(rèn)好待開發(fā)公司的通信地址和聯(lián)絡(luò)地址和人物5.1.3 當(dāng)搜集好資料時(shí)將資料整理報(bào)上級(jí)決定是否要開發(fā)其供應(yīng)商。5.1.4 如上級(jí)決定要開發(fā)供應(yīng)商依照以下繼續(xù)作業(yè)如上級(jí)不同意開發(fā)該供應(yīng)商將其供應(yīng)商資料整理以備下次使用。5.1.5 上級(jí)同意開發(fā)其供應(yīng)之后采購發(fā)出廠商資料調(diào)查表給其供應(yīng)商5.2 報(bào)價(jià)比價(jià)議價(jià)作業(yè)5.2.1 採購單位參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供之資料，除特殊情形，原則上應(yīng)向兩家以上廠商詢、比、議價(jià).并將其記錄交上級(jí)做裁決參考。5.2.2 下列情況得免除詢、比、議價(jià)作業(yè)，直接進(jìn)行採購（但須由副總經(jīng)理親自批示）：獨(dú)家製造或獨(dú)家代理.銷售客戶指定.緊急請購，短期內(nèi)無法找到兩家以上供應(yīng)商者.例行性採購(如文具用品、電腦報(bào)表等週邊用品).聯(lián) 成 塑 膠 模 具 廠文件名稱: 采購工作手冊濱川金屬(東莞)有限公司文件名稱: 采購人員工作手冊文件編號(hào): QS-PU-001文件編號(hào): QS-PU-003制訂部門: 采購課制訂部門: 采購部制訂日期: 20041020制訂日期: 2003/1/5版本: A版本: A頁次: 2/55.2.3 采購和供應(yīng)商經(jīng)報(bào)價(jià)比價(jià)議價(jià)后將最終報(bào)價(jià)呈經(jīng)理級(jí)以上人員核準(zhǔn)其最終價(jià)格。5.2.4 價(jià)格有異動(dòng)的情況時(shí),采購承辦人員須呈報(bào)采購經(jīng)理核準(zhǔn)。價(jià)格變動(dòng)包括采購任何時(shí)候。5.3 評(píng)定評(píng)估供應(yīng)商工作依照合格供應(yīng)商評(píng)定規(guī)則作業(yè)5.4 采購作業(yè)5.4.1 采購物品的請購申請或提出作業(yè)A. 生產(chǎn)性主要原材料的采購要求之提出由采購參考業(yè)務(wù)發(fā)來之FORECAST和工程制作的BOM(材料表),通知供應(yīng)商備料.待收到客戶出貨排程/PO,并根據(jù)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)發(fā)的客戶提供之近期的FORECAST,並結(jié)合原料倉庫提供之更新的庫存表,於月底制定需求計(jì)劃書報(bào)上級(jí)核準(zhǔn)後開立訂購單進(jìn)行采購作業(yè).物控的物料分析情況內(nèi)容和請購單內(nèi)容轉(zhuǎn)報(bào)總經(jīng)理批示如總經(jīng)理同意開立訂購單發(fā)供應(yīng)商進(jìn)行采購作業(yè)。助材料及非生產(chǎn)性物料的采購提出非生產(chǎn)用的輔助材料如紙箱刀卡等物品由相關(guān)部門物控根據(jù)需要或倉庫更新的原料庫存表開立申請購單,經(jīng)經(jīng)理核準(zhǔn)後交由采購詢價(jià)呈上級(jí)人員批示后購買.修機(jī)器及其零件之采購的提出由相關(guān)單位先開立申購單報(bào)上級(jí)經(jīng)上級(jí)部門申報(bào)批示,再由采購處理.5.4.2 採購單位收到申請購單或其他申購表單信息時(shí)，應(yīng)先審查其內(nèi)容是否填寫完整，且是否有相應(yīng)的權(quán)責(zé)人員批準(zhǔn)若有疑漏，應(yīng)退回原單位修改.5.4.3 如是要參照樣品來進(jìn)行采購的必須及時(shí)更換發(fā)出的各項(xiàng)采購樣品并通知相關(guān)部門入庫和檢驗(yàn)使用時(shí)注意之.5.4.4 訂購作業(yè):5.4.4.1 採購單位依據(jù)議定價(jià)格及付款條件，開立訂購單并依採購核準(zhǔn)權(quán)限送交權(quán)責(zé)主管簽核.5.4.4.2 訂購單內(nèi)容應(yīng)包括規(guī)格、數(shù)量、交期、價(jià)格、付款方式及交貨地點(diǎn).5.4.4.3 訂購單須經(jīng)副總經(jīng)理以上主管審核其適切性,再予以執(zhí)行.5.4.4.4 訂購單簽核後，除不重要之部件，以電話訂購，不需廠商回傳確認(rèn)外，其他應(yīng)先傳真與廠商確認(rèn)，且要求廠商之權(quán)責(zé)人員回傳，若為重大採購案，應(yīng)另定合約將交易雙方之權(quán)責(zé)明定之.5.4.4.5 如發(fā)出去的訂購單因其他因素需要變更的由采購報(bào)總經(jīng)理批示并在再發(fā)出的訂購單中注明變更原因.5.4.4.6 如發(fā)出的訂購單在運(yùn)作流程中遺失同5.4.4.5作業(yè).5.4.4.7 采購其他物料或用品參照以上流程作業(yè)聯(lián) 成 塑 膠 模 具 廠文件名稱: 采購工作手冊濱川金屬(東莞)有限公司文件名稱: 采購人員工作手冊文件編號(hào): QS-PU-001文件編號(hào): QS-PU-003制訂部門: 采購課制訂部門: 采購部制訂日期: 20041020制訂日期: 2003/1/5版本: A版本: A頁次: 3/55.4.5 交期管理:5.4.5.1 采購人員依訂購單/交貨排程指定之交貨日期予以跟催,如有不能在指定工作時(shí)間內(nèi)送貨之情況,則與供應(yīng)商另指定時(shí)間后開立異常收貨通知單通知倉管收貨開立采購物資跟催單;如有無法交貨之異常情況則及時(shí)通報(bào)經(jīng)理,並按其指示行事.進(jìn)行跟催工作5.4.5.2 采購和供應(yīng)商對(duì)交期進(jìn)行合理的協(xié)商處理必要時(shí)可以要求供應(yīng)商對(duì)交貨情況進(jìn)行負(fù)責(zé)并給予財(cái)務(wù)方面的處罰。5.4.5.3 當(dāng)供應(yīng)商交貨來時(shí)采購應(yīng)給予現(xiàn)場確認(rèn)。品質(zhì)管理:5.4.5.4 物料進(jìn)原料倉后,IQC需依進(jìn)料檢驗(yàn)管制程序進(jìn)行來料檢驗(yàn),如合格,加蓋合格章,如不合格,則按不合格品管制程序處理.若需要退貨,則由采購開立退貨單,並立即通知供應(yīng)商.5.4.5.5 供應(yīng)商提供的檢驗(yàn)報(bào)告可列入IQC檢驗(yàn)判定的依據(jù).品管可到供應(yīng)商處進(jìn)行輔導(dǎo)教育,將供應(yīng)商的檢驗(yàn)行為列入IQC檢驗(yàn)判定免檢的依據(jù).5.4.5.6 若客戶提出須至供應(yīng)商處檢查物料、機(jī)器、檢測設(shè)備時(shí),由采購負(fù)責(zé)安排,並由業(yè)務(wù)/工程/品管派人員陪同參加.客戶在供應(yīng)商處的檢驗(yàn)判定可列入免檢的依據(jù)和參考之用,但仍要經(jīng)過IQC的判定方能入庫.5.4.5.7 如客戶提出對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行品質(zhì)系統(tǒng)的稽查由采購負(fù)責(zé)安排,品保人員陪同稽核并監(jiān)督供應(yīng)商改進(jìn)。5.4.6 財(cái)務(wù)付款作業(yè):5.4.6.1 采購在訂購材料時(shí)應(yīng)和供應(yīng)商協(xié)商好付款方式.5.4.6.2 供應(yīng)商于規(guī)定時(shí)閡傳對(duì)帳單給采購采購匯總好供應(yīng)商的出貨單公司的材料收貨單及采購發(fā)出的訂購單;如有退貨的整理好退貨單及DEBIT NOTE其他財(cái)務(wù)有關(guān)單據(jù)與供應(yīng)商的對(duì)帳單進(jìn)行核對(duì).5.4.6.3 如發(fā)現(xiàn)帳務(wù)上有疑問由采購人員負(fù)責(zé)查找出來原因并與供應(yīng)商進(jìn)行核對(duì)糾正對(duì)帳單如帳務(wù)上沒有疑問由財(cái)務(wù)人員依照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行付款作業(yè).模具類部件的采購5.4.7 模具零件采購作業(yè)參照以上流程作業(yè)同上5.4.8 模具加工處理采購作業(yè)參照以上流程作業(yè)同上5.4.9 模具外包生產(chǎn)采購作業(yè) 因各種因素需要將模具生產(chǎn)外包給供應(yīng)商的原則上工作流程依照生產(chǎn)材料的采購作業(yè)流程.聯(lián) 成 塑 膠 模 具 廠文件名稱: 采購工作手冊濱川金屬(東莞)有限公司文件名稱: 采購人員工作手冊文件編號(hào): QS-PU-001文件編號(hào): QS-PU-003制訂部門: 采購課制訂部門: 采購部制訂日期: 20041020制訂日期: 2003/1/5版本: A版本: A頁次: 4/5外包生產(chǎn)加工采購作業(yè) 由業(yè)務(wù)部門生管依照外包生產(chǎn)管理辦法生管工作手冊有關(guān)流程作業(yè)5.5 資料管理5.5.1 采購對(duì)供應(yīng)商分發(fā)的資料及供應(yīng)商發(fā)出的資料要進(jìn)行歸檔管理.保存期限不得少于兩年,重要的需直保存到該供應(yīng)商被取消之.5.5.2 相關(guān)記錄按品質(zhì)記錄管制程序執(zhí)行.並保存、歸檔.5.5.3 和財(cái)務(wù)有關(guān)的單據(jù)應(yīng)給予編號(hào)管理以方便查找和管理.6. 相關(guān)文件:6.1 采購管制程序 QP0096.2 進(jìn)料檢驗(yàn)管制程序 QP-0106.3 品質(zhì)記錄管制程序 QP-0026.4 外包生產(chǎn)管理辦法生管工作手冊 QS-PC-0016.5 合格供應(yīng)商評(píng)定規(guī)則 QS-PU-0027. 表單7.1 請購單分包商評(píng)鑒報(bào)告 QR-MC-001QR-PU-0017.2 訂購單廠商資料調(diào)查表 QR-MC-002QR-PU-0027.3 廠家資料調(diào)查表合格分包商一覽表 QR-MC-003QR-PU-0037.4 供應(yīng)商評(píng)鑒報(bào)告分包商評(píng)估記錄表 QR-MC-0047.5 供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告 QR-MC-005QR-PU-0047.67.7 訂購單 QR-PU-0057.8 合格供應(yīng)商一覽表退貨單(供應(yīng)商用) QR-MC-006QR-PU-0067.9 異常收貨通知單采購物資跟催單 QR-MC-007QR