SAP進(jìn)階1-財(cái)務(wù)總覽之總賬、應(yīng)收和應(yīng)付.doc

sap進(jìn)階系列(1)：SAP 產(chǎn)品構(gòu)成總體介紹SAP 的產(chǎn)品構(gòu)成如圖1 所示，其核心部分稱為mySAP 商務(wù)套件，mySAP 商務(wù)套件是跨行業(yè)的通用產(chǎn)品。對(duì)于某些行業(yè)特定的功能，mySAP 商務(wù)套件的核心是mySAP ERP。它還包含了mySAP 供應(yīng)商關(guān)系管理（SRM）,mySAP客戶關(guān)系管理（CRM）,mySAP 產(chǎn)品生命周期管理（PLM）,mySAP 供應(yīng)鏈管理（SCM）。本篇主要介紹mySAP ERP, NetWeaver是mySAP商務(wù)套件的集成技術(shù)平臺(tái)。將在技術(shù)篇和集成篇中介紹。如圖3 所示，mySAP ERP 包含三個(gè)層面：戰(zhàn)略層面、運(yùn)營層面和技術(shù)架構(gòu)。其中運(yùn)營層面中分為以下幾大塊內(nèi)容：物流管理(LO)、財(cái)務(wù)管理(FI)、人力資源(HR)和跨模塊組件(CA).圖4 是運(yùn)營層面的模塊一覽。其中跨模塊組件是指在人財(cái)物三個(gè)模塊中公用的功能，比如工作流，鉆取報(bào)表，分類管理等。sap進(jìn)階系列(2)：第一篇：財(cái)務(wù)總覽之SAP 系統(tǒng)兩個(gè)主要的特點(diǎn)1. SAP 財(cái)務(wù)總覽1.1 SAP 系統(tǒng)兩個(gè)主要的特點(diǎn)：SAP 作為全球管理軟件的領(lǐng)導(dǎo)者, 從其創(chuàng)業(yè)伊始就奠定了其管理軟件的兩個(gè)核心特點(diǎn),而這兩個(gè)特點(diǎn)也是SAP財(cái)務(wù)的主要特點(diǎn):SAP 是一個(gè) “集成的系統(tǒng)”, 同時(shí)也是一個(gè) “標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)”。我們用兩個(gè)情景具體說明：1.1.1 集成的系統(tǒng)假設(shè)某集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)部下設(shè)四個(gè)部門：計(jì)劃部、資金管理部、投資部、會(huì)計(jì)部，而圖當(dāng)中的圓圈代表業(yè)務(wù)部門。某天，在業(yè)務(wù)部門（比如說：倉庫）發(fā)生了一個(gè)簡單的業(yè)務(wù)收貨，讓我們來看看這筆業(yè)務(wù)對(duì)于財(cái)務(wù)部的一系列影響。首先，這筆收貨可能不是一個(gè)單獨(dú)的動(dòng)作，它是采購訂單的一個(gè)執(zhí)行步驟。收貨完成后，我們會(huì)收到供應(yīng)商的發(fā)票，這時(shí)候會(huì)計(jì)部門會(huì)進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)。在SAP 系統(tǒng)中這也不是一個(gè)單獨(dú)的輸入，而是作為收貨和采購訂單的一個(gè)后續(xù)事務(wù)。SAP 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行“三單”匹配的校驗(yàn)?！叭龁巍卑ú少徲唵?、收貨單和發(fā)票。校驗(yàn)的內(nèi)容包括：發(fā)票上的數(shù)量是否與收貨的數(shù)量相一致，發(fā)票的單價(jià)是否與采購訂單的單價(jià)相一致，以及日期等等。另外，在系統(tǒng)里可以設(shè)定相應(yīng)的容差，容差的目的是使微小的差異不干擾總體業(yè)務(wù)的執(zhí)行。這筆業(yè)務(wù)的影響還沒有結(jié)束。在發(fā)票校驗(yàn)時(shí)，SAP 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行預(yù)算檢查，即檢查本次采購支出是否有足夠的預(yù)算。但是如果一個(gè)供應(yīng)商和你簽訂了訂單，又準(zhǔn)時(shí)交了貨，貨物也驗(yàn)收合格了，當(dāng)他遞交發(fā)票時(shí)，財(cái)務(wù)部通知說因?yàn)轭A(yù)算不夠這張發(fā)票將被凍結(jié)，顯然從流程的角度講是不合理的。 所以在SAP 中自動(dòng)預(yù)算檢查的控制點(diǎn)不僅僅在發(fā)票校驗(yàn)時(shí)，還可以提前到采購訂單創(chuàng)建時(shí)，即在采購訂單時(shí)就可以檢查是否有充足的預(yù)算。所以說SAP的財(cái)務(wù)控制是貫穿業(yè)務(wù)流程的，而不只是在會(huì)計(jì)入帳時(shí)同時(shí)，發(fā)票一旦校驗(yàn)通過，一般將在中短期內(nèi)被支付，所以這筆業(yè)務(wù)對(duì)于資金部的資金安排是有影響的。而SAP 也正是這樣設(shè)計(jì)的：發(fā)票校驗(yàn)通過時(shí)，SAP 的中短期資金預(yù)測得到了自動(dòng)更新，SAP 稱之為流動(dòng)性預(yù)測。和預(yù)算檢查類似的道理，在發(fā)票校驗(yàn)之前的采購訂單也會(huì)自動(dòng)更新流動(dòng)性預(yù)測。但是集成的影響還沒有結(jié)束。采購訂單一般不是業(yè)務(wù)的起點(diǎn)，它可能是MRP（物料需求計(jì)劃）的結(jié)果。這個(gè)情景中的采購訂單來源于一個(gè)項(xiàng)目，如油井安裝項(xiàng)目或設(shè)備大修項(xiàng)目。這樣一個(gè)項(xiàng)目包含很多項(xiàng)作業(yè)（或活動(dòng)，Activity），其中有些作業(yè)可能被外包出去，那外包合同即是一種類型的采購訂單。還有些作業(yè)可能由企業(yè)自己完成，但是需要采購一些原材料或服務(wù)，那這些采購也是由采購訂單來執(zhí)行的。所以采購訂單在集成的系統(tǒng)里成為了一個(gè)項(xiàng)目中某項(xiàng)作業(yè)的執(zhí)行手段，在項(xiàng)目里進(jìn)行管理。同樣，收貨和收發(fā)票這些采購訂單的后續(xù)步驟也會(huì)出現(xiàn)在這個(gè)項(xiàng)目管理的全貌中。但是項(xiàng)目管理也并不是管理的起始點(diǎn)，在這個(gè)情景中如果是一個(gè)新油井的設(shè)計(jì)施工和安裝項(xiàng)目，那這個(gè)項(xiàng)目來源于整個(gè)公司總部的投資管理。投資部根據(jù)整個(gè)公司總部的投資規(guī)劃和資金情況，綜合考慮各種項(xiàng)目和撥款請(qǐng)求，通過一系列的計(jì)劃、分析和審批，最終確定投資落實(shí)到哪些具體項(xiàng)目中去，并在項(xiàng)目管理模塊中進(jìn)行處理。因此投資部的投資管理模塊和項(xiàng)目管理模塊也是實(shí)時(shí)集成的。最后，收貨這個(gè)動(dòng)作在會(huì)計(jì)部的總帳上會(huì)進(jìn)行自動(dòng)記帳，也就是自動(dòng)生成一筆分錄。而發(fā)票校驗(yàn)也會(huì)自動(dòng)形成一筆分錄。從這個(gè)簡單的情景我們可以看到SAP 系統(tǒng)的集成具有無可比擬的深度和廣度。而只有這樣的深度和廣度才能夠支撐一個(gè)大型企業(yè)公司總部靈敏的業(yè)務(wù)流程和全過程的有效管理。1.1.2 標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)我們再來看下面這個(gè)情景。假設(shè)某集團(tuán)公司未來要與美國的公司合資成為合資企業(yè),如果美國會(huì)計(jì)制度(USGAAP)和中國會(huì)計(jì)制度要求的折舊方式不同，SAP 系統(tǒng)能否合理而高效地進(jìn)行核算，同時(shí)是否可以很容易地進(jìn)行系統(tǒng)的實(shí)施和部署。SAP提供的是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的軟件，它的原理是Note 要讓軟件在按ISO 和CMM 標(biāo)準(zhǔn)組織管理的軟件工廠中開發(fā)出來，而不是讓各行各業(yè)的客戶在自己的辦公室里做開發(fā)要按這個(gè)思路來滿足各個(gè)行業(yè)各種客戶的需求，必須依靠兩個(gè)原則：首先，這必須是一個(gè)可配置的系統(tǒng)，可以通過靈活的配置實(shí)現(xiàn)各種業(yè)務(wù)需求。其次，這個(gè)系統(tǒng)必須立足于最佳業(yè)務(wù)實(shí)踐。把各種先進(jìn)的思想和最佳的處理方法兼收并蓄到系統(tǒng)中來。這個(gè)情景我們在財(cái)務(wù)中固定資產(chǎn)模塊中管理。圖2 是SAP 財(cái)務(wù)在運(yùn)營層面的模塊總覽圖，可以看到固定資產(chǎn)屬于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)下的一個(gè)模塊。在介紹方案之前，我們首先介紹一下SAP 固定資產(chǎn)的組織結(jié)構(gòu)。如圖3 所示，一個(gè)大型的公司總部公司，其各家子公司可以分別使用不同的科目表和折舊表。折舊表中又可以并行處理不同的折舊區(qū)域。不同的折舊區(qū)域?qū)?yīng)不同的折舊方式。比如在很多國家財(cái)務(wù)和稅務(wù)在對(duì)固定資產(chǎn)折舊計(jì)算的規(guī)定會(huì)有所不同。就可以分別設(shè)置財(cái)務(wù)折舊區(qū)域和稅務(wù)折舊區(qū)域來并行核算。而系統(tǒng)中還可以規(guī)定每個(gè)折舊區(qū)域是否需要更新總帳。而具體的一項(xiàng)資產(chǎn)，因?yàn)樗鼘儆谀骋粋€(gè)公司，而公司已分配了各自的科目表和折舊表，這項(xiàng)資產(chǎn)也就按相應(yīng)的多套折舊方法來核算和記帳了。資產(chǎn)管理的另一個(gè)組織結(jié)構(gòu)就是資產(chǎn)分類，比如我們可以按廠房和建筑物，機(jī)器設(shè)備，車輛等定義資產(chǎn)分類。根據(jù)不同折舊表的折舊區(qū)域，我們可以定義資產(chǎn)分類的各種默認(rèn)折舊方法，包括使用年限，殘值率，開始和結(jié)束期間確定，直線法或其他方法等等。每個(gè)資產(chǎn)既可以繼承資產(chǎn)分類中的默認(rèn)折舊方法，也可以維護(hù)自己的折舊方法。這就是固定資產(chǎn)在SAP中的組織結(jié)構(gòu)和可配置的一些內(nèi)容。我們提出的情景在SAP 中就會(huì)有一個(gè)很簡單的解決方案，這其實(shí)就是一種最佳業(yè)務(wù)實(shí)踐。具體解決方案如圖5：在整個(gè)公司總部中分配給一個(gè)單獨(dú)的折舊表，因?yàn)樗媾R本公司具體的會(huì)計(jì)報(bào)表環(huán)境，所以可能與總公司折舊表不同。在這個(gè)表中有三個(gè)平行的折舊區(qū)域，一是符合中國會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的折舊方式（PRC GAAP），二是符合美國會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的折舊方式（US GAAP），三是兩者之間的差異(US GAAP 調(diào)整)。其金額為US GAAP 折舊減解決方案: 分配給有限公司一個(gè)單獨(dú)的折舊表, 這個(gè)折舊表有三個(gè)平行的折舊區(qū)域:在與總帳的集成方面，PRC GAAP 的折舊區(qū)域與 US GAAP 調(diào)整的折舊區(qū)域直接更新總帳。而US GAAP 的折舊區(qū)域不更新總帳?；谶@樣一種設(shè)置，并行的折舊的計(jì)提以及總帳的過帳在系統(tǒng)中得以順暢地運(yùn)行。圖6 是系統(tǒng)中平行折舊方法的帳務(wù)處理。在科目表設(shè)計(jì)時(shí)，主體部分是按中國會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)的（圖中上方框中的科目）。同時(shí)設(shè)置US GAAP 的調(diào)整科目（圖中下方的科目）。業(yè)務(wù)流程從固定資產(chǎn)的原值入帳開始（來源于在建工程的轉(zhuǎn)入或采購訂單的收貨或者是手工的固定資產(chǎn)入帳）。在所有后續(xù)的業(yè)務(wù)中，無論是計(jì)提折舊，本年利潤結(jié)轉(zhuǎn)，未分配利潤結(jié)轉(zhuǎn)，固定資產(chǎn)報(bào)廢，SAP 系統(tǒng)都會(huì)根據(jù)三套折舊區(qū)域中的折舊方法來進(jìn)行計(jì)算，并自動(dòng)在兩類科目中記帳。當(dāng)出具報(bào)表時(shí)，圖6 中左邊方框中的科目屬于中國的資產(chǎn)負(fù)債表，中間方框中的科目應(yīng)用于中國的損益表，右邊方框中的科目應(yīng)用于中國的利潤分配表。在出具符合美國會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的報(bào)表時(shí)，只要將兩類科目相加即可。通過這個(gè)情景我們可以理解SAP 實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的兩種手段：一是可配置。如可以配置不同的折舊表和折舊區(qū)域（最多達(dá)99 種），資產(chǎn)類別，折舊方式，折舊年限，殘值等。二是最佳業(yè)務(wù)實(shí)踐，SAP積累了大量的行業(yè)中企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于類似問題有標(biāo)準(zhǔn)的解法?？傊甋AP 通過高度可配置和最佳業(yè)務(wù)實(shí)踐兩種手段，不只是降低了企業(yè)的二次開發(fā)量，更重要的是將先進(jìn)的管理思想傳達(dá)給企業(yè)，也提高了管理平臺(tái)的穩(wěn)定性和可拓展性。2.1.2自動(dòng)記帳和并行帳在上文中我們從一個(gè)場景來看集成，也包括了自動(dòng)記帳。在圖7 中是全景式的自動(dòng)記帳。我們可以看到物流中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，如銷售開票，銷售發(fā)貨，采購收貨，發(fā)票校驗(yàn)，盤點(diǎn)等等，只要是和財(cái)務(wù)管理相關(guān)的都會(huì)自動(dòng)記帳。而SAP 的帳務(wù)處理采用的是平行帳的概念。不同的帳套滿足不同的功能。比如財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)、資金管理、合并報(bào)表帳、特殊目的分類帳等等。而不同的組織結(jié)構(gòu)（如公司代碼）可以共用一個(gè)帳套。從集成的角度來說，物流和人力資源的業(yè)務(wù)會(huì)自動(dòng)更新與財(cái)務(wù)相關(guān)的不同的帳套。對(duì)于一個(gè)的公司總部，無論有多少分子公司，信息可以集中統(tǒng)一管理（如下圖）。而通過嚴(yán)密的權(quán)限管理功能，又能保證信息的安全。2.1.3財(cái)務(wù)的模塊一覽mySAP 財(cái)務(wù)的內(nèi)容包括在mySAP ERP 中。如上圖所示，mySAP ERP 包含三個(gè)層面：戰(zhàn)略層面、運(yùn)營層面和技術(shù)架構(gòu)。下圖是運(yùn)營層面的模塊一覽。如果把財(cái)務(wù)管理進(jìn)一步展開，就可以看到下圖所示的財(cái)務(wù)的模塊一覽。比如可以分為以下模塊：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)、資金管理、投資管理、項(xiàng)目管理、不動(dòng)產(chǎn)管理等。在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中包含了總帳、應(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款、固定資產(chǎn) 、銀行會(huì)計(jì) 、特殊目的分類帳 、基金管理和差旅管理 。當(dāng)然在mySAP ERP 的戰(zhàn)略層面，也是財(cái)務(wù)管理整體的一部分，包括平衡計(jì)分卡，價(jià)值動(dòng)因樹，管理駕駛艙等等。我們將在下文做專題介紹。sap進(jìn)階系列(3)：第一篇：財(cái)務(wù)總覽之總賬、應(yīng)收和應(yīng)付 ( 1）2.2總賬、應(yīng)收和應(yīng)付本章我們介紹財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中基礎(chǔ)的三個(gè)模塊：總帳，應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款。在介紹這三個(gè)模塊之前，我們先從自動(dòng)付款的情景出發(fā)，說明SAP的另一個(gè)重要特點(diǎn)。2.2.1自動(dòng)付款和內(nèi)部控制點(diǎn)A集團(tuán)企業(yè)的付款業(yè)務(wù)數(shù)量龐大，包括原料供應(yīng)商，設(shè)備供應(yīng)商，備品備件供應(yīng)商，易耗品供應(yīng)商，雜費(fèi)，內(nèi)部員工報(bào)銷等等。一般建議使用排隊(duì)自動(dòng)付款的功能，來規(guī)范付款流程和加速業(yè)務(wù)處理。但是付款作為一個(gè)敏感的流程，應(yīng)當(dāng)在實(shí)施中安排哪些內(nèi)部控制點(diǎn)。首先我們介紹一下自動(dòng)付款的流程。自動(dòng)付款是SAP 應(yīng)付帳款里的一個(gè)基本功能。整體流程如下圖2所示：首先，在自動(dòng)付款執(zhí)行的時(shí)候，系統(tǒng)根據(jù)操作員（如：應(yīng)付帳會(huì)計(jì)）輸入的選擇性條件，比如會(huì)計(jì)員，供應(yīng)商種類，日期，付款方式等，從系統(tǒng)中采集供應(yīng)商主數(shù)據(jù)中的相關(guān)信息，信息包括付款條款（如30 天到期 2現(xiàn)金折扣；60 天凈到期等等）、付款方式（如支票、匯票等）、開戶銀行（供應(yīng)商和本公司的開戶銀行），是否凍結(jié)付款等。另外還會(huì)采集供應(yīng)商的未清項(xiàng)，如未清的發(fā)票，發(fā)票中也包含了付款條款、付款方式、開戶銀行等信息，一般發(fā)票中的付款信息優(yōu)先級(jí)高于供應(yīng)商主記錄中的。圖2：排隊(duì)自動(dòng)付款然后SAP 系統(tǒng)會(huì)跟據(jù)供應(yīng)商的主數(shù)據(jù)和未清發(fā)票生成一個(gè)付款建議。在付款建議中包含了與付款有關(guān)的所有信息，如供應(yīng)商、付款方式、開戶銀行、對(duì)方開戶行、幣別、金額等。操作員根據(jù)付款建議進(jìn)行編輯，在編輯付款清單時(shí)，可以根據(jù)資金情況或其他特殊情況，更改某些付款條件。編輯完成后開始運(yùn)行自動(dòng)付款程序。自動(dòng)付款程序一方面自動(dòng)更新財(cái)務(wù)帳，生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄（借：應(yīng)付帳款，貸：銀行存款未達(dá)）。另一方面付款數(shù)據(jù)被送入付款媒介程序，實(shí)際付款。傳統(tǒng)方式是打印付款單據(jù)，比如說套打電匯通知單或支票；有些企業(yè)打印出付款清單，由出納人員直接填寫付款單據(jù)。還可以將SAP 中的付款程序與電子銀行的客戶端直接相連，通過系統(tǒng)接口將SAP 的付款指令直接發(fā)給電子銀行的客戶端，客戶端收到指令后連接到銀行的主機(jī)進(jìn)行付款。例如廈門翔鷺石化就是采用SAP與電子銀行接口的方式來進(jìn)行付款的。在企業(yè)實(shí)際運(yùn)營中，付款流程涉及企業(yè)資金的向外支付，屬于一個(gè)較敏感的流程。在這樣一個(gè)流程中的風(fēng)險(xiǎn)控制顯得尤為重要。那當(dāng)中的控制點(diǎn)究竟在哪里呢？我們首先會(huì)想到的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)是支付憑證（圖2 中黃色的箭頭1），支票等支付憑證有專人管理，如果是套打的，打印機(jī)應(yīng)安放在專門的房間。最后還要經(jīng)過審批，蓋章。另一個(gè)控制點(diǎn)放在付款清單上面（圖2 中黃色的箭頭2），應(yīng)付帳會(huì)計(jì)編輯完付款建議后，也需要經(jīng)過審核。但是想象一個(gè)每次成百上千項(xiàng)的自動(dòng)付款情景，在這兩個(gè)控制點(diǎn)審核的作用是很有限的，原因在于大量的業(yè)務(wù)都自動(dòng)化了。假設(shè)有這樣一種情況：如果一個(gè)財(cái)務(wù)人員既能更新供應(yīng)商的主記錄又能輸入發(fā)票，那他只要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)供應(yīng)商并手工輸入發(fā)票，那么很有可能在后續(xù)的自動(dòng)化的流程中，在成百上千的付款項(xiàng)中，這筆款項(xiàng)未被察覺就被輕易地支付出去了。為了防止這種情況的發(fā)生，應(yīng)該將風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)提前（圖2 黃色的箭頭3），對(duì)這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的控制就是維護(hù)供應(yīng)商主記錄的權(quán)限與輸入供應(yīng)商發(fā)票的權(quán)限分開，屬于兩個(gè)不同的角色。圖3：再考慮另一種情況：如果維護(hù)供應(yīng)商記錄的人更改了供應(yīng)商的一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)，比如對(duì)方開戶銀行、帳戶和戶名等。那么供應(yīng)商的款項(xiàng)就有可能被支付到其他銀行帳戶里面。因此風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)應(yīng)該被進(jìn)一步提前（圖2 黃色的箭頭4）。對(duì)這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的控制手段在SAP 中稱為“敏感字段的控制”。指供應(yīng)商主數(shù)據(jù)中的敏感字段如供應(yīng)商的帳號(hào)、開戶銀行等如需更改，必須經(jīng)過其他系統(tǒng)用戶的確認(rèn)，更改才能在系統(tǒng)中正式成立。圖3 是SAP 系統(tǒng)后臺(tái)配置的界面，在供應(yīng)商主記錄目錄下，光標(biāo)的位置，就有一項(xiàng)“為雙重控制定義敏感字段”的配置。在這個(gè)配置中我們可以定義哪些字段是我們認(rèn)為的敏感字段。從上述情景中，我們可以看出和一般的事務(wù)處理系統(tǒng)不同，SAP 在提高效率的同時(shí)，還有效地控制了風(fēng)險(xiǎn)。sap進(jìn)階系列(4)：第一篇：財(cái)務(wù)總覽之總賬、應(yīng)收和應(yīng)付 ( 2） 2.2.2總帳SAP 總帳的功能強(qiáng)大而豐富，圖4 是其中主要功能的匯總。我們選擇部分代表性的內(nèi)容加以介紹。圖4 總帳功能總匯2.2.2.1組織結(jié)構(gòu)總帳中的組織結(jié)構(gòu)如圖5 所示。一個(gè)公司總部可以擁有多套不同的會(huì)計(jì)科目表，不同的科目表可以給不同的公司代碼來使用。公司代碼在SAP 中指具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的會(huì)計(jì)主體，可以是控股公司，可以是有法人地位的子公司，也可以是獨(dú)立核算的分公司。比如A集團(tuán)企業(yè)和基地公司中的渤海公司可以分別設(shè)置為兩個(gè)公司代碼，每一個(gè)公司代碼有一個(gè)會(huì)計(jì)科目表。但不同的公司代碼可以共享一個(gè)科目表。圖 5 總帳中的組織結(jié)構(gòu)同時(shí)，總帳中還有另一種組織結(jié)構(gòu)業(yè)務(wù)范圍。業(yè)務(wù)范圍與公司代碼形成交叉的矩陣式的管理。公司代碼偏重的是對(duì)外的會(huì)計(jì)核算，如A集團(tuán)企業(yè)就是一個(gè)完整的會(huì)計(jì)主體，但其公司可能經(jīng)營兩部分的業(yè)務(wù)：尿素和甲醇。這兩部分業(yè)務(wù)在核算上如果具有相對(duì)的獨(dú)立性，就是說如果尿素業(yè)務(wù)和甲醇業(yè)務(wù)會(huì)編制自己的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表，那我們就可以設(shè)置尿素和甲醇兩個(gè)業(yè)務(wù)范圍。而業(yè)務(wù)范圍是跨公司的，如果除了A集團(tuán)企業(yè)，在其他公司也存在同樣的業(yè)務(wù)，也可以用這兩個(gè)業(yè)務(wù)范圍來核算。業(yè)務(wù)范圍通常在企業(yè)中也被稱為事業(yè)部的核算方式。這樣我們在進(jìn)行公司總部財(cái)務(wù)管理時(shí)，可以按照公司代碼和業(yè)務(wù)范圍形成的管理矩陣來分析報(bào)表。由此也可以看出SAP 的公司總部管理，不只是體現(xiàn)在專門的模塊上，更重要的是它體現(xiàn)在所有模塊和功能的設(shè)計(jì)上，都滲透了公司總部管理的思想。2.2.2.2會(huì)計(jì)科目表根據(jù)上文組織結(jié)構(gòu)的介紹，我們知道，在A集團(tuán)企業(yè)的會(huì)計(jì)科目表要實(shí)現(xiàn)全公司統(tǒng)一的會(huì)計(jì)科目表結(jié)構(gòu)。在SAP 中，會(huì)計(jì)科目的控制信息分了兩個(gè)層次來進(jìn)行管理會(huì)計(jì)科目表層和公司代碼層。第一個(gè)是會(huì)計(jì)科目表層，所有使用這個(gè)科目的公司都共用的信息，如短文本、長文本、帳戶組（比如按資產(chǎn)，負(fù)債，權(quán)益，成本和損益科目的分類）、合并科目號(hào)（指對(duì)應(yīng)到合并科目表中的科目號(hào)）等信息。而各公司專用信息在第二層公司代碼層中維護(hù)。公司代碼層的控制信息還包括了科目貨幣、未清項(xiàng)目管理 、排序碼、權(quán)限組等等，這里不一一介紹了?？傊琒AP 通過分層的會(huì)計(jì)科目管理，既統(tǒng)一了公司總部的會(huì)計(jì)科目表，又使得每個(gè)公司可以定義適合自身業(yè)務(wù)需要的科目信息。2.2.2.3會(huì)計(jì)憑證圖9 是超級(jí)權(quán)限用戶可以看到的SAP 標(biāo)準(zhǔn)前臺(tái)操作菜單，我們看到在總分類帳中憑證輸入和憑證的維護(hù)是其中的重要內(nèi)容。圖10 是SAP 標(biāo)準(zhǔn)的總帳憑證輸入的界面。我們可以看到其中包含了憑證抬頭、憑證行項(xiàng)目和簡化操作輔助功能等部分。憑證抬頭包括憑證日期、記帳日期、短文本、公司代碼、憑證類型等信息。憑證行項(xiàng)目是指每一個(gè)分錄行，比如一借一貸、一借多貸或者多借多貸形成的各行分錄。在簡化操作的輔助功能中，憑證可以暫存，屏幕的格式可以調(diào)整并保存為預(yù)定義的屏幕變式供操作人員調(diào)用，還可以設(shè)置憑證輸入的模板。例如每月發(fā)放工資的憑證，由于科目與成本中心都是類似的，可以做成模板，每次做憑證時(shí)直接調(diào)用，并根據(jù)當(dāng)月情況填入金額即可。當(dāng)然輔助功能的屏幕區(qū)域可以打開，也可以關(guān)閉。圖9 SAP的標(biāo)準(zhǔn)菜單圖 10 SAP總帳憑證對(duì)于SAP 憑證輸入和憑證管理來說，有一個(gè)基本概念需要解釋，那就是“清帳”。在財(cái)務(wù)管理中，有些科目只需要有“借貸余”的管理就可以了，比如銀行科目和損益科目等。圖11 科目余額表但是也有些科目不止需要“借貸余”，還需要管理到每一個(gè)分錄行的狀態(tài)，比如銀行未達(dá)科目，客戶和供應(yīng)商的明細(xì)科目等等。系統(tǒng)中需要記錄供應(yīng)商的每張發(fā)票是否已經(jīng)付款了，客戶的每張發(fā)票是否已經(jīng)收款了，各種未達(dá)的資金項(xiàng)是否已經(jīng)到帳了等等。也就是說這些科目中的行項(xiàng)目是逐筆逐清的。如圖12 是某供應(yīng)商帳戶的行項(xiàng)目顯示。已經(jīng)付款的發(fā)票和付款行本身用綠燈顯示，我們稱為“已清項(xiàng)”， 還未付款的發(fā)票用紅燈顯示，我們稱為“未清項(xiàng)”。 類似付款，收款這樣的業(yè)務(wù)，在帳務(wù)處理時(shí)同時(shí)將憑證行的狀態(tài)改變了，我們稱這些動(dòng)作為“清帳”。清帳既可以是手工的，也可以是系統(tǒng)自動(dòng)的。當(dāng)系統(tǒng)自動(dòng)清帳時(shí)，我們需要提供給系統(tǒng)“自動(dòng)清帳規(guī)則”，比如“用支票等支付憑證號(hào)碼”來清銀行未達(dá)帳，就是一種自動(dòng)清帳規(guī)則。而一個(gè)總帳科目是否需要逐筆逐清的管理由會(huì)計(jì)科目公司代碼層的一個(gè)控制字段“未清項(xiàng)目管理”來控制。作為比較，我們看到圖13 中不按未清項(xiàng)目管理的科目，它的行項(xiàng)目顯示只反映了過帳與否，而不反映清帳與否的。圖13“非未清項(xiàng)管理”的總帳科目的行項(xiàng)目顯示對(duì)有些科目來說，未清項(xiàng)管理的好處是顯而易見的。比如帳務(wù)的管理很清晰，是對(duì)帳和核對(duì)的強(qiáng)有力的工具。同時(shí)它也是帳齡分析，催款，自動(dòng)付款，對(duì)帳函，往來帳核對(duì)等功能的基礎(chǔ)?？傊鍘す芾硎荢AP帳務(wù)管理的一個(gè)重要而普遍使用的工具2.2.2.4簡化操作簡化操作是SAP中簡化憑證輸入或科目維護(hù)的一些功能，舉例來說包括：比較公司代碼：是用來簡化科目表維護(hù)的?？梢园岩粋€(gè)公司代碼的科目表信息復(fù)制到另一個(gè)公司代碼上去，供另一個(gè)公司代碼使用。復(fù)制可以在一臺(tái)服務(wù)器上，也支持跨服務(wù)器。如果不同的公司使用各自的SAP 系統(tǒng)，也就是分布式的環(huán)境下，可以使用這個(gè)功能來實(shí)現(xiàn)科目的管理。樣本科目：是用來簡化科目維護(hù)的?？梢詤⒖紭颖究颇縼斫⒄降目颇?，它是作為科目管理的模板?？颇糠峙淠Ｐ停菏怯脕砗喕瘧{證輸入的。比如每月發(fā)放工資的憑證，由于科目與成本中心都是類似的，可以做成模板，每月做憑證時(shí)直接調(diào)用，填入金額就可以了。周期性憑證：是用來簡化憑證輸入的。比如一筆待攤費(fèi)用在6 個(gè)月內(nèi)攤銷，每個(gè)月末的攤銷分錄都是相同的，這時(shí)我們可以使用周期性憑證來簡化操作。周期性憑證除了包含正常的憑證信息外，還需要維護(hù)憑證錄入的頻率和時(shí)間跨度。這樣系統(tǒng)在做定期處理時(shí)，如月結(jié)時(shí)就會(huì)自動(dòng)生成相關(guān)的憑證。樣本憑證：是用來簡化憑證輸入的。樣本憑證是一張完整的憑證，但它有專門的編號(hào)而且不過帳，我們通過復(fù)制這張憑證并做修改來簡化憑證的輸入。實(shí)際上，你也可以復(fù)制任何一張正式的憑證，來簡化輸入。但樣本憑證可以將簡化操作組織得更有條理。暫存憑證：在編制一個(gè)大憑證時(shí)，如果工作被中途打斷，可以暫時(shí)保存。暫存憑證使用的是臨時(shí)號(hào)。暫存憑證不同于憑證的預(yù)制和審批。2.2.2.5定期處理有些事務(wù)是定期處理的，主要是指日結(jié)，月結(jié)和年結(jié)相關(guān)的處理， 比如包括自動(dòng)清帳、匯率評(píng)估和匯兌損益的計(jì)算、周期性憑證過帳、預(yù)提費(fèi)用、利息計(jì)算、重分類調(diào)整、計(jì)劃、打印、歸檔、關(guān)帳、余額結(jié)轉(zhuǎn)等。圖15 定期處理計(jì)劃管理者在做月結(jié)和年結(jié)的時(shí)候有很多項(xiàng)這樣的事務(wù)需要處理，其中有些還有先后次序。SAP 提供了如圖15 中的“定期處理計(jì)劃管理者”工具，來安排這些工作。圖15 中右上方是日歷，左方是任務(wù)清單。任務(wù)清單會(huì)分配到日歷中的每一天，每一個(gè)時(shí)間段，如圖右下方。有些任務(wù)被交給系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行，有些是人工的。在右下方我們還可以看到這些任務(wù)的狀態(tài)。借助定期處理工具，月結(jié)或年結(jié)時(shí)財(cái)務(wù)的工作就可以有條不紊的快速完成了。當(dāng)然SAP的快速結(jié)帳，除了這些工具外，最主要還是源自于它的集成特性。2.2.2.6維護(hù)某些重要的經(jīng)濟(jì)信息需要定期維護(hù)。主要包括:利率維護(hù)：用于利息自動(dòng)計(jì)算，應(yīng)定期維護(hù)利率表。匯率維護(hù)：用于自動(dòng)折算本位幣金額和計(jì)算匯兌損益，應(yīng)定期維護(hù)匯率表。2.2.2.7操作和維護(hù)指對(duì)于科目或憑證的多種操作方法。預(yù)制：一張憑證完成以后，可以先預(yù)制，由另一個(gè)系統(tǒng)用戶審核過帳。暫存：憑證編制過程中的暫時(shí)保存。顯示更改：SAP 系統(tǒng)對(duì)于任何一個(gè)主數(shù)據(jù)或者憑證的更改都會(huì)有記錄，通過顯示更改可以看到什么時(shí)候，被什么人更改了哪些信息。沖銷：包括單張憑證的沖銷和批量的沖銷。當(dāng)一張憑證過帳之后，其中的關(guān)鍵信息如科目、金額是不能隨意更改的。當(dāng)出現(xiàn)輸入錯(cuò)誤后，應(yīng)先沖銷再重新輸入正確的憑證。重置：對(duì)于已經(jīng)清帳的憑證，如已經(jīng)支付的發(fā)票，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，必須先把發(fā)票與付款之間的關(guān)系取消，沖銷后重新錄入。2.2.2.8信息和查詢包括了靈活和多樣的報(bào)表和功能，如帳戶余額顯示，帳戶行項(xiàng)目顯示，審計(jì)線索，資產(chǎn)負(fù)債表，損益表，現(xiàn)金流量表，試算平衡表，納稅申報(bào)表，總帳信息系統(tǒng)等等。SAP 的信息系統(tǒng)具有一些特點(diǎn)，比如“鉆取”的方式或稱為“穿透”的方式，即可以進(jìn)行多維的分析和不斷深入的挖掘，直至進(jìn)入原始憑證，這在“獲利能力分析”章節(jié)中會(huì)有介紹。再比如，標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表往往包含非常多的選擇條件，而選擇條件往往不是單選的，可以使用多區(qū)間法，排除法等來進(jìn)行選擇。比如如果你要看任意多個(gè)組合的公司代碼和業(yè)務(wù)范圍的資產(chǎn)負(fù)債表，只需在標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表的公司代碼和業(yè)務(wù)范圍選擇條件中進(jìn)行多選就可以了。2.2.2.9配置由于SAP 的配置功能非常強(qiáng)大和靈活，所以本章只是舉例說明，而不是所有的配置可能性的介紹。憑證類型和憑證編號(hào)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)憑證分為五種類型：現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付和轉(zhuǎn)帳憑證。SAP 中根據(jù)不同的業(yè)務(wù)將憑證類型更加細(xì)化了。比如總帳轉(zhuǎn)帳憑證、折舊憑證、客戶發(fā)票、客戶付款、供應(yīng)商發(fā)票、供應(yīng)商付款、發(fā)貨的自動(dòng)記帳、收貨的自動(dòng)記帳等。企業(yè)也可以根據(jù)自己的業(yè)務(wù)需要自定義憑證類型。圖16 憑證類型與憑證編號(hào)如圖16所示，各種不同的自動(dòng)記帳業(yè)務(wù)，如收貨，發(fā)貨，銷售開票等在自動(dòng)記帳時(shí)會(huì)自動(dòng)確定相應(yīng)的憑證類型。而這種自動(dòng)確定也是可以配置的，也就是說系統(tǒng)定義了標(biāo)準(zhǔn)的，但是企業(yè)可以根據(jù)自己的需要直接在配置中更改。如果是手工憑證的錄入，系統(tǒng)也會(huì)提供默認(rèn)的憑證類型，操作員可以在輸入時(shí)更改。而各憑證類型又自動(dòng)確定不同的憑證編號(hào)區(qū)間，從而順序編號(hào)。每家公司代碼可以決定是所有的憑證類型共用一個(gè)大流水號(hào)，還是每個(gè)憑證類型有自己的流水號(hào)。對(duì)于會(huì)計(jì)年度來說，即可以是每年重新編號(hào)，也可以是跨年度的大流水號(hào)，也就是2005 年的憑證跟在2004年的憑證后編號(hào)。會(huì)計(jì)期間在我們國家，會(huì)計(jì)年度和會(huì)計(jì)期間是固定的。就是按自然年度到12 月31 日為一個(gè)會(huì)計(jì)年度，而會(huì)計(jì)期間就是12 個(gè)自然月。而在大多數(shù)其他國家，會(huì)計(jì)年度和會(huì)計(jì)期間是不做硬性規(guī)定的，企業(yè)可以根據(jù)自己的需要定義。SAP 中會(huì)計(jì)年度和期間的定義在“會(huì)計(jì)年度變式”的配置中定義。各公司可以共用一個(gè)會(huì)計(jì)年度變式，也可以有自己特殊的會(huì)計(jì)年度變式。圖17 會(huì)計(jì)期間設(shè)定如圖17 所示，國內(nèi)的公司可以使用12 個(gè)自然月加4 個(gè)特殊期間的會(huì)計(jì)期間定義。4 個(gè)特殊期間是用于年結(jié)時(shí)不同性質(zhì)的調(diào)整分錄的。對(duì)于國外的分支，可以定義其他會(huì)計(jì)年度變式，比如每年3 月31 日為會(huì)計(jì)年度的終結(jié)，按自然月定義期間，也就是說4 月1 日到4 月30 日是期間1，3 月1 日到3 月31 日是期間12。這種會(huì)計(jì)年度變式是與年度無關(guān)的，也就是說2004 年和2005 年的期間1 都是4 月1 日到4 月30 日，這是不會(huì)隨會(huì)計(jì)年度變化而改變的。還有些公司的會(huì)計(jì)期間定義更復(fù)雜，比如按周定義期間，也稱為445 方式，就是期間1是每年的第14 周，期間2 是58 周，期間3 是913 周。分別是4 周，4 周和5 周。而每年仍然是12 月31 日年結(jié)。這是在系統(tǒng)中可以用“與年度相關(guān)的會(huì)計(jì)年度變式”來配置的，也就是說我們在系統(tǒng)配置中定義2004 年期間1 是從1 月1 日1 月24 日，而2005 年期間1 是從1 月1 日1 月29 日。這樣只要通過配置就可以很方便地實(shí)現(xiàn)了這種會(huì)計(jì)期間的設(shè)定，而對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)功能不能支持而要依靠二次開發(fā)的軟件來說，像會(huì)計(jì)期間的定義屬于很底層的定義，開發(fā)和修改的量將相當(dāng)大。多幣種處理功能：對(duì)于公司總部，未來可能擁有很多國際性投資和分支機(jī)構(gòu)。假設(shè)A集團(tuán)企業(yè)在泰國有一個(gè)子公司,按照當(dāng)?shù)匾?guī)定需要用泰株作為本位幣,但是它的報(bào)表需要以人民幣和美元上報(bào)到公司總部公司進(jìn)行報(bào)表合并和管理。對(duì)于貨幣處理，SAP中有兩種不同的選擇：1、平時(shí)按照本位幣（泰株）來記帳，到了月末時(shí)進(jìn)行報(bào)表的折算，折算成其他貨幣（如人民幣或美元）。比如銀行帳戶按照月末時(shí)的匯率，資產(chǎn)按照歷史匯率，損益表科目按照平均匯率。這種方法可以稱為報(bào)表級(jí)的折算。2、設(shè)立平行本位幣。SAP 中可設(shè)立多達(dá)三種并行貨幣：比如，第一本位幣（泰株），第二本位幣（人民幣）（公司總部貨幣），第三本位幣（美元）（硬通貨）。在每張憑證中會(huì)同時(shí)折算成三中平行的本位幣。這種方法可以稱為憑證級(jí)的折算。sap進(jìn)階系列(5)：第一篇：財(cái)務(wù)總覽之總賬、應(yīng)收和應(yīng)付 ( 3） 2.2.3應(yīng)收帳款2.2.3.1客戶主記錄如圖18，與會(huì)計(jì)科目類似，應(yīng)收帳款中客戶的主記錄也是分層維護(hù)的。對(duì)于客戶信息，從公司總部層面上來說，每一個(gè)客戶有唯一的編碼、名稱、地址、納稅登記號(hào)等，是共用信息。對(duì)每個(gè)公司代碼來說，他可以維護(hù)該客戶一些特殊的信息。同樣的道理，客戶的利息計(jì)算控制，催款控制，對(duì)帳控制等控制信息也是在公司代碼層次維護(hù)的。和會(huì)計(jì)科目不同的是，客戶信息的維護(hù)還有一個(gè)層次銷售區(qū)域?qū)?。?duì)于客戶的訂單幣別，交貨方式等和銷售相關(guān)的信息是維護(hù)在各銷售區(qū)域?qū)哟蔚?。銷售區(qū)域是指銷售組織、分銷渠道和產(chǎn)品組的一個(gè)組合。圖19 客戶發(fā)票手工輸入2.2.3.2總帳和明細(xì)帳客戶的編碼就是客戶的明細(xì)帳號(hào)。圖19 是客戶發(fā)票手工錄入的標(biāo)準(zhǔn)屏幕。如果集成銷售模塊，發(fā)票一般不是這樣輸入的，而是從銷售開票清單自動(dòng)生成的。這里展示這個(gè)屏幕是說明在SAP 中直接用客戶的編碼進(jìn)行帳務(wù)的處理，也就是說如果一個(gè)分錄是 借：應(yīng)收帳款客戶明細(xì) 貸：銷售收入，客戶明細(xì)這條分錄行是直接用客戶編碼錄入的，也就是圖19 中紅色箭頭所指的地方。那SAP如何自動(dòng)記錄總帳科目。圖20 總帳與明細(xì)帳圖20 顯示的是明細(xì)帳與總帳的關(guān)系，假如A集團(tuán)企業(yè)公司有一個(gè)客戶XX 高速公路工程公司。對(duì)它的應(yīng)收帳款、預(yù)收帳款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收款請(qǐng)求、擔(dān)保都是直接記錄到客戶明細(xì)帳下的，如圖中左邊。但是這些業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)總帳的不同科目。首先，在SAP 中把該客戶最經(jīng)常的業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的總帳科目稱為統(tǒng)馭科目，在該客戶主記錄的公司代碼層中維護(hù)，比如該XX 高速公路工程公司的統(tǒng)馭科目是“應(yīng)收帳款”總帳科目，如非特別說明該科目的業(yè)務(wù)都會(huì)自動(dòng)計(jì)入“應(yīng)收帳款”總帳科目。而一旦一個(gè)總帳科目作為“統(tǒng)馭科目”，它就只能接收來自明細(xì)帳的分錄，而它本身不能直接錄入會(huì)計(jì)分錄。而對(duì)于其他的業(yè)務(wù)，比如預(yù)收帳款，應(yīng)收票據(jù)我們定義“特別總帳標(biāo)志”，比如“A”指預(yù)收帳款業(yè)務(wù)，“B”指應(yīng)收票據(jù)業(yè)務(wù)，系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)輸入時(shí)的“特別總帳標(biāo)志”直接記錄到相關(guān)的總帳中。如圖20 中的黑色箭頭。特別總帳標(biāo)志還可以用來核算表外業(yè)務(wù)，比如“預(yù)收款請(qǐng)求”是要求該客戶預(yù)付帳款的請(qǐng)求單，不是復(fù)式記帳的分錄，是一筆單邊的憑證，它會(huì)在客戶預(yù)付貨款時(shí)被清帳。再比如“擔(dān)?！钡缺硗鈽I(yè)務(wù)也可以用特殊總帳標(biāo)志來核算?？傊甋AP總帳和明細(xì)帳的關(guān)系，保證了最少的輸入量和兩者的高度一致?？蛻粜庞每刂芐AP 應(yīng)用“信用控制范圍”來進(jìn)行客戶信用控制。在公司總部內(nèi)，有些公司它們在會(huì)計(jì)核算上是分開的，但是對(duì)于客戶的信用有可能是統(tǒng)一管理的。因此在SAP 中不同的公司代碼可以分配給相同或不同的信用控制范圍。對(duì)于業(yè)務(wù)和客戶相似的公司信用可以統(tǒng)一管理。例如：某一客戶在信用范圍“公司總部信用控制范圍”中，信用限額為400,000，已使用的信用限額為29，風(fēng)險(xiǎn)類別低，信用代表組001（指信用控制員的分組），DSO（應(yīng)收帳款回收帳期）為8 天。同樣一個(gè)客戶在其他信用控制范圍（如“中下游信用范圍”、“基地公司信用范圍”）中相關(guān)的信息的信用控制是不同的。如圖21 在SAP 中有下述這些信用限額：1.總信用限額，同一個(gè)客戶在所有信用控制范圍里的信用限額加總不能超過“總信用限額”, 如圖中1,000,000。 2. 單個(gè)信用范圍最高限額, 同一個(gè)客戶在單個(gè)信用控制范圍中的信用限額的上限, 如圖中500,000。 3.已分配限額, 同一個(gè)客戶在所有信用控制范圍中信用限額的總額, (是不能超過總信用限額的)。如圖中900,000(=400,000+250,000+250,000)。 4.本范圍信用限額, 一個(gè)客戶在某個(gè)信用控制范圍里的信用限額(是不能超過單個(gè)信用范圍最高限額的)。如圖中400,000, 250,000和250,000。 5. 已使用限額，是一個(gè)客戶在一個(gè)信用控制范圍中未清的發(fā)票，銷售訂單等的信用占用額。圖22 靜態(tài)信用額度檢查結(jié)合銷售和分銷模塊，SAP 系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)各種各樣的靜態(tài)和動(dòng)態(tài)的信用檢查。這里我們舉兩個(gè)例子。如圖22 闡述了靜態(tài)信用額度檢查。假設(shè)A集團(tuán)企業(yè)的客戶XX 公司的信貸限額為100,000RMB。但該客戶已經(jīng)有兩張未清訂單227（35,000 RMB）和 253（64,900 RMB），如果銷