化工企業(yè)采購.doc

第三節(jié) 化工企業(yè)物資采購為了加強(qiáng)企業(yè)的競爭力，現(xiàn)代企業(yè)都在想方設(shè)法降低成本，就化工企業(yè)說，采購成本占企業(yè)成本的60%80%。所以，采購部門在企業(yè)經(jīng)營管理中的地位和作用日益彰顯?；て髽I(yè)原材物料的采購只是相對獨(dú)立而不是完全獨(dú)立的工作，可以簡化的認(rèn)為化工原輔料是生產(chǎn)工藝管理的一個部分、設(shè)備及零配件、輔材可以看成是設(shè)備管理的一個部分、辦公用品及福利用品可以看成是后勤管理的一部分、建材物資可以看成是工程管理的一部分等等。所以化工企業(yè)的原材物料采購需要各部門的協(xié)調(diào)配合，必須提升參與人員的的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)技能素質(zhì)?；て髽I(yè)要求快速、質(zhì)高、價低、恰量采購回企業(yè)需求物資，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益最終是用利潤體現(xiàn)，采購要求的每一項(xiàng)都可能會影響成本、生產(chǎn)、安全或直接影響企業(yè)長遠(yuǎn)效益與短期利潤。但在物資采購的所有要求中很少剩至不可能“魚和熊掌兼而有之”，往往是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行比較選擇，把損失降到最低，把利潤提到最高，在選擇過程中除要求參與人員具大公無私的思想、成本意識、質(zhì)量觀念和時間觀念等外，還必須有統(tǒng)一認(rèn)識：1、質(zhì)量：“適合的才是最好的”。有些物料的功能或質(zhì)量超出我們生產(chǎn)需求或使用，不能產(chǎn)生更多的效益，如果我們選擇“這么好”的物料，就必然為超出功能或質(zhì)量買單，造成浪費(fèi)，提高了成本。如果只簡單地選擇價格低傔的物資，在技術(shù)投入、人力投入會增大，使用時間上會縮短，即最終造成成本的提升，得不償失。如果沒有統(tǒng)一的質(zhì)量觀念，就會指令混淆，剩至出現(xiàn)采購管理漏洞。2、價格：“產(chǎn)品產(chǎn)值使用原材物料的單位最低成本價格才是最低價格”。即計(jì)劃利潤單位某類物資的使用最終成本最低。3、快速：降低最低庫存，減少資金積壓，以最短的采購周期購回所需的原材物料且成本最低的采購速度。4、恰量：滿足生產(chǎn)需求的數(shù)量，這就要求對供方生產(chǎn)、運(yùn)輸?shù)燃氨酒髽I(yè)生產(chǎn)用量進(jìn)行動態(tài)跟蹤，并貯存適量的庫存。物資采購程序主要包括請購單（申購計(jì)劃）、訂單（合同或協(xié)議）、催貨、入庫、催發(fā)票及相關(guān)單證、退換貨、索賠、結(jié)算（付款）等。許多企業(yè)只注重采購程序中的訂單生成過程，他們想做到 “有章可循，有章必依，執(zhí)章必嚴(yán)，違章必究，”即想對采購有所參照與對制度的嚴(yán)格執(zhí)行，在制定制度的過程中不能因地制宜一、不能結(jié)合企業(yè)實(shí)際、不能實(shí)事求是、不能以時具進(jìn)，將發(fā)函（發(fā)標(biāo)）、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)（議標(biāo)）、定標(biāo)過程寫成“八股文”式的文章，洋洋萬言、不知所去、參與人員看不懂、學(xué)不會、做不來，這樣的后果是要么難以執(zhí)行、拖延或放棄應(yīng)有的正確采購程序、要么是增加人員或增加部門的參與數(shù)量，往往采用投票的方式?jīng)Q定采購，參與投票人員往往投的不是“責(zé)任”，而是 “任務(wù)和運(yùn)氣”，忽略了參與人員的成本意識、責(zé)任意識、業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)技能素質(zhì)，這樣做出現(xiàn)不良問題后組織者會說“我已經(jīng)組織了”、參與者會說 “我只是參與，最終決定權(quán)不在我”或者“我們都按制度執(zhí)行了”。這就成了分?jǐn)傚e誤的組織、推卸責(zé)任的會議、表達(dá)形式、走走過程，最終達(dá)不到企業(yè)的采購宗旨“采購實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)成本最低化與效益利潤最大化”。不合理組織中的人員分工、權(quán)力分?jǐn)?、審核審批及監(jiān)控的不合理化首先就為化工企業(yè)采購低效率高成本埋下伏筆。其實(shí)在化工企業(yè)中原材物料采購程序的每一步和參與人員的素質(zhì)都非常重要，都可能影響質(zhì)量、價格、采購時間與采購數(shù)量，可能會影響化工企業(yè)的生產(chǎn)、安全、環(huán)保直至利潤與效益。下面是化工企業(yè)采購的相關(guān)依據(jù)及方法：一、法律法規(guī)原材物料的采購必須以法律為依據(jù)，以制度為準(zhǔn)純，警惕職務(wù)犯罪，維護(hù)企業(yè)利益，預(yù)防企業(yè)損失。物資采購的相關(guān)法律法規(guī)有中華人民共和國合同法、中華人民共和國招投標(biāo)法、中華人民共和國審計(jì)法、中華人民共和國增值稅法、中華人民共和國企業(yè)所得稅法、中華人民共和國企業(yè)所得稅法實(shí)施條例、消費(fèi)者稅法及中華人民共和國刑法的相應(yīng)條款等。采購程序及規(guī)章制度必須保證在法律法規(guī)的框架內(nèi)制定和執(zhí)行。二、參與人員的管理化工企業(yè)采購中，參與采購人員特別是采購業(yè)務(wù)員的管理至關(guān)重要，參與人員的管理包括人員的選撥、培訓(xùn)、放權(quán)、控制及考核。采購人員的素質(zhì)要求較高，在選擇和培訓(xùn)中特別注重思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、技術(shù)技能素質(zhì)等，詳見供應(yīng)部長職責(zé)、采購人員的素質(zhì)與技能；放權(quán)、控制及考核同樣重要，參與人員的職務(wù)、責(zé)任、薪水、權(quán)力（權(quán)限）應(yīng)該協(xié)調(diào)。如責(zé)任與權(quán)力，當(dāng)責(zé)任大于權(quán)力時，開展工作將會十分困難，只能依賴游說和運(yùn)氣，當(dāng)權(quán)力大于責(zé)任時，就可能會出現(xiàn)專制者，這樣的人會利用權(quán)力（權(quán)限）去做一些不重要的事或不應(yīng)該做的事剩致違反制度及犯罪。因此在人員管理中建議：責(zé)權(quán)平衡并“以文化（企業(yè)文化）引導(dǎo)思想、用制度規(guī)范行為、用激勵挖掘潛力、適時培訓(xùn)、引導(dǎo)需求”；“責(zé)任明確、權(quán)力分割、考核連鎖”；“在采購中打破慣性思維、取消心智模式”。三、化工企業(yè)物資需求分類化工企業(yè)采購的原材物料按用途需求分類分為：生產(chǎn)化工物資、生產(chǎn)設(shè)備物資、建筑（工程）物資、后勤物資（詳見化工企業(yè)物資需求分類表）；按財(cái)務(wù)做賬分類為：生產(chǎn)物資、工程物資、辦公物資；按申報(bào)及需求計(jì)劃分為：急件物資、月度計(jì)劃物資、季度計(jì)劃物資、半年（或一年）計(jì)劃物資；也可按采購金額大小、占成本的比較、采購數(shù)量等分類，現(xiàn)代化工企業(yè)中有許多已經(jīng)上了ERP辦公軟件，在分類編號時應(yīng)該統(tǒng)一，以便管理。四、采購述語零采指價格較低，數(shù)量較少，一般指安全防護(hù)用品、辦公用品、福利物資、常用工具、分析試劑、小五金、小型電器儀表、小型焊割設(shè)備及材料、玻璃陶瓷儀器等物資，就近（靠近化工企業(yè)的城市）能夠直接采購的零星物資，供貨期一般較短（一周內(nèi)）。月計(jì)劃每月一次的物資申購計(jì)劃，每月只能申報(bào)一次下月物資，申報(bào)時間一般為每月的25日，采購部門辦理時間為申報(bào)日期的下月，供貨期根據(jù)實(shí)際情況而定。急件為滿足生產(chǎn)需要的無預(yù)測無計(jì)劃性物資需求申報(bào)，申報(bào)時間不定，供貨時間盡可能短，業(yè)務(wù)辦理必須在申報(bào)后24小時內(nèi)辦理結(jié)束；申報(bào)單除按月計(jì)劃需要相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)簽字外，還必須有企業(yè)第一執(zhí)行管理者簽字（或由第一執(zhí)行人委托代表簽字）。合同辦理以合同方式為法律依據(jù)辦理訂單，辦理合同需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、部門分管副總、技術(shù)副總、法律顧問、財(cái)務(wù)副總、企業(yè)法人（總經(jīng)理、常務(wù)副總或法人委托人）審核審批的商務(wù)合同辦理。零采辦理指訂單辦理過程中為減少辦理程序，縮短采購時間的商務(wù)辦理，一般指價格較低（整單金額在貳萬元以內(nèi)）或需求及時的物資采購辦理，商務(wù)辦理不分月計(jì)劃和急件，采用零采協(xié)議作為法律依據(jù)辦理訂單，內(nèi)容必須與合同相同，法律效力與合同相同，一般只需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、分管副總（分管副總不在企業(yè)時，電話請示辦理）、企業(yè)法人（總經(jīng)理、常務(wù)副總或法人委托人）審核審批的商務(wù)合同辦理即可?；ぶ饕显诨どa(chǎn)過程中經(jīng)化學(xué)或物理變化直接生成成品的原料，它占生產(chǎn)成本的比例較高，一般占7090%以上?；ぽo助原料在主要原料生成成品的過程中起冷凝、潤滑、凈化、正負(fù)催化作用的原料，在正常情況下的用量較少，并與成品產(chǎn)量或開車時間成正比。五、供應(yīng)商的開發(fā)與選擇供應(yīng)商的選擇開發(fā)及審查包括供應(yīng)商的資質(zhì)資料、財(cái)務(wù)狀況、技術(shù)力量、質(zhì)量管理、服務(wù)水平及信譽(yù)等。詳見供應(yīng)商的選擇與開發(fā)。六、物資采購流程化工企業(yè)傳統(tǒng)采購常用如下流程的運(yùn)作：物資計(jì)劃物資采購物資運(yùn)送檢驗(yàn)入庫付款1、計(jì)劃部門根據(jù)銷售計(jì)劃、庫存情況、生產(chǎn)計(jì)劃及設(shè)備運(yùn)行情況等計(jì)算出所需采購量。2、采購員接到計(jì)劃后，根據(jù)供應(yīng)商檔案選擇合適的供應(yīng)商，協(xié)商價格、價格條款、付款條件、運(yùn)輸方式、交貨期、品質(zhì)要求、包裝、售后服務(wù)等相關(guān)交易內(nèi)容，準(zhǔn)備采購合同，交上級審核確認(rèn)。3、訂單經(jīng)內(nèi)部審核無誤，請供應(yīng)商確認(rèn)后按訂單約定執(zhí)行。4、供應(yīng)商根據(jù)訂單要求發(fā)貨后，采購人員通知各相關(guān)部門準(zhǔn)備驗(yàn)收貨物，如需短途運(yùn)輸?shù)奈镔Y則安排具體的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸時間，以確保生產(chǎn)的連續(xù)性。5、使用部門收到貨后，如驗(yàn)收貨物資質(zhì)和數(shù)量無誤，采購員按入庫情況通知供應(yīng)商開具發(fā)票。6、采購收到供應(yīng)商發(fā)票后，與入庫單、計(jì)劃單、審批表（合同或訂單）、驗(yàn)收單（驗(yàn)收單含貨物及除發(fā)票外的單證驗(yàn)收）一起交企業(yè)財(cái)務(wù)部審核入賬結(jié)算。7、發(fā)票等資料經(jīng)財(cái)務(wù)部審核無誤后，采購員向財(cái)務(wù)結(jié)算中心申請，及時給供應(yīng)商付款。8、根據(jù)物資相關(guān)資料，采購員隨時跟蹤材料具體生產(chǎn)使用情況并及時向供應(yīng)商反饋，使物資品質(zhì)達(dá)到生產(chǎn)需要的水平。上述流程是從采購流程工作角度出發(fā)，而在具體執(zhí)行每一項(xiàng)工作時，它又被分割由不同的職能部門共同完成。其中，物資計(jì)劃由使用部門和主管部門完成，物資采購由供應(yīng)部門完成，檢驗(yàn)、入庫分別由質(zhì)檢部門和倉儲部門完成，而最終付款要經(jīng)過企業(yè)財(cái)務(wù)部門完成。采購數(shù)量根據(jù)“以銷定產(chǎn)（或以產(chǎn)定銷），以產(chǎn)定購”的思想確定，全部流程的實(shí)施情況是由采購部門來負(fù)責(zé)跟蹤并向相關(guān)部門反饋。這種原有流程在實(shí)際運(yùn)作中存在一些積弊：1、采購審批環(huán)節(jié)多帶來的低效為了加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理，企業(yè)建立了許多采購制度及審批手續(xù)，從最初的下單到最后的付款，大量的時間都是在傳遞文件、審核簽字的等待中消耗。而這些環(huán)節(jié)事實(shí)上并沒有實(shí)現(xiàn)增值，基本上都是用來監(jiān)督內(nèi)部職工的，但大大降低了采購運(yùn)行的效率，也是內(nèi)部員工推卸責(zé)任的最好方式。如采購沒有按時供貨，是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)沒有及時對訂單審核簽字；而延誤供應(yīng)商付款時間以致延誤物資發(fā)貨時間，是因?yàn)樨?cái)務(wù)審核處理太慢等。2、各部門的本位主義與信息流動的低效使內(nèi)耗增加，內(nèi)部組織成本上升采購流程一項(xiàng)業(yè)務(wù)由多個職能部門共同監(jiān)督制約完成，正如上面所分析的，部門間工作存在相互制約的功能，企業(yè)也正是因此而使其最終的采購行為趨向合理化。但在企業(yè)中，各部門不可避免地會產(chǎn)生本位主義，形成一個個利益中心。部門間邊界也極為明顯，而在一個部門內(nèi)部的各工作組之間也會產(chǎn)生類似的利益中心。各部門都專注于完成自己的本職工作，努力使自身工作達(dá)到最優(yōu)，如此使部門間的矛盾激化了，若發(fā)生利益沖突，各部門都會不自覺地維護(hù)自身利益，使企業(yè)為協(xié)調(diào)內(nèi)部矛盾耗去了大量的精力，企業(yè)整個采購流程處于低效狀態(tài)。部門間及部門內(nèi)部信息不對稱且信息流動速度較慢，使重復(fù)勞動和無效勞動產(chǎn)生。從流程中可看出，企業(yè)采購流程的高效運(yùn)行很大程度上信賴于信息快速而正確的流動，而工作的專業(yè)化分工要求采購在跟蹤時，必須和相關(guān)部門協(xié)調(diào)完成并及時反饋，實(shí)現(xiàn)事前監(jiān)督控制。但很多企業(yè)信息共享程度不高，使其信息的快速流動取決于員工個人的工作效率。3、為加強(qiáng)部門間的溝通，書面主義和重復(fù)勞動產(chǎn)生 為加強(qiáng)部門信息在部門間快速而正確流動，便于及時溝通，類似的部門間圓桌會議、書面主義出現(xiàn)，大量的人力將時間無止境地投放于開會、作書面報(bào)告及發(fā)放文件中。采購總是在與其他部門開會協(xié)商具體事宜，如材料能否按計(jì)劃要求及時發(fā)運(yùn)、能否及時入庫、入庫數(shù)量是否有偏差及考究原因、材質(zhì)是否適合生產(chǎn)所需要等等，而事實(shí)上占用了大家寶貴時間的會議只是暫時緩和了部門間工作的矛盾，協(xié)調(diào)會議并不能從本質(zhì)上解決其矛盾的根源。類似的問題會重復(fù)產(chǎn)生。于是，采購開始作書面報(bào)告期待能解決問題，而一份書面報(bào)告從擬定到發(fā)放到各部門并簽字確認(rèn)，又將耗去采購人員大量時間精力。重復(fù)勞動就這樣產(chǎn)生了。重復(fù)勞動產(chǎn)生的后果表現(xiàn)于采購整日忙于信息跟蹤及反饋中，中級領(lǐng)導(dǎo)被陷于大量的隨機(jī)性大的緊急事務(wù)的處理中。采購因工作量加大使其對工作及合作人員產(chǎn)生了抱怨心理，這又會直接影響到其他部門的合作，而使部門間的信息流動變慢。4、采購的工作重心發(fā)生了偏差采購的工作職能和重心應(yīng)該是如何有效地管理供應(yīng)商和原材物料來滿足生產(chǎn)的需要，因?yàn)槿绻髽I(yè)市場化，那么采購的最終顧客是生產(chǎn)。這要求采購須對現(xiàn)有供應(yīng)商建立完整的檔案，進(jìn)行及時考核，與供應(yīng)商一起開發(fā)和合作，為生產(chǎn)及時提供質(zhì)高價低的材料；同時，在市場尋找新的合作伙伴，開發(fā)新材料，充分了解市場信息，掌握市場動態(tài)，從材料開始，保證企業(yè)對市場的強(qiáng)應(yīng)變能力。而在原有的流程中，采購為實(shí)現(xiàn)信息在企業(yè)內(nèi)的正確面快速的流動耗費(fèi)了大量的時間和精力，其工作職能發(fā)生偏差。5、采購周期的延長影響了企業(yè)整體的運(yùn)作效率上述原因使企業(yè)的采購周期被人為地延長。采購周期長，必然會以高采購數(shù)量為代價來保證生產(chǎn)的連續(xù)性，企業(yè)存貨成本增加，資金流動性減弱，財(cái)務(wù)工作難度加大。同樣，銷售計(jì)劃的預(yù)測性減弱，銷售部門有時不得不以消化庫存為前提來接訂單，生產(chǎn)、研發(fā)等部門也受到相應(yīng)影響，而這種“連鎖負(fù)效應(yīng)”更會影響企業(yè)的市場競爭能力最終影響企業(yè)效益?，F(xiàn)代許多化工企業(yè)在人員管理上充分培訓(xùn)企業(yè)文化，在采購流程及制度上不斷更新和完善使其更加具有科學(xué)化和適用性，在辦公工具上逐步電腦化，信息上逐步多樣化（包括網(wǎng)絡(luò)信息等），在溝通上逐步程序化，這些措施大大提高了采購效率；采購流程的每一步精細(xì)化和科學(xué)化，這樣大大降低了庫存及資金積壓又能更好地保證生產(chǎn)的正常進(jìn)行。現(xiàn)代化工企業(yè)科學(xué)采購流程可參照圖1（一）需求計(jì)劃化工企業(yè)物資申購計(jì)劃分年度、半年、季度、月度、每詢物資需求申購計(jì)劃和急需物資需求申購計(jì)劃，一般只有月度計(jì)劃申購和急件需求申購，月度物資申購由各使用部門統(tǒng)一報(bào)到對應(yīng)主管部門，由主管部門統(tǒng)一校正審核進(jìn)行審批申報(bào)：應(yīng)付結(jié)算需求計(jì)劃 評估供應(yīng)商售后服務(wù)合格供應(yīng)商到貨結(jié)算洽談優(yōu)選 索賠清算票據(jù)簽定定單檢驗(yàn)入庫支付訂款交貨跟蹤定單圖1 物資采購流程圖1、生產(chǎn)部：生產(chǎn)化工物資月計(jì)劃：2、設(shè)備動力部：生產(chǎn)設(shè)備物資月計(jì)劃；3、辦公室：辦公用品、福利用品等后勤物資月計(jì)劃；4、工程技術(shù)部：技改工程物資、建材物資；5、安環(huán)部：安全防護(hù)用品、消防器材等計(jì)劃：6、急需物資申購計(jì)劃由使用部門申報(bào)，并按程序報(bào)批。申購計(jì)劃程序包括：申報(bào)、校核、審批、簽收確定與業(yè)務(wù)分配；1、申購以表格的形式填報(bào)（詳見物資申購計(jì)劃表），申購計(jì)劃必須嚴(yán)謹(jǐn)性和計(jì)劃性，必須經(jīng)過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男枨蠓治龃_定需求物資及需要數(shù)量和需要時間（詳見化工企業(yè)物資申購計(jì)劃）；（1）申報(bào)名稱必須統(tǒng)一、齊全和規(guī)范。申報(bào)人員不能根據(jù)它的形狀、用途等胡亂想像命名，必須與實(shí)物的書面名稱相符；物資名稱是英文時，申報(bào)人員可以翻譯成正確的中文，也可以把英文名稱寫全；按實(shí)物購買的物資盡可能繪制清晰圖紙；是買主體設(shè)備或配件，在名稱上必須清楚；（2）物資型號規(guī)格必須規(guī)范，申報(bào)人員必須清楚型號規(guī)格中各數(shù)字或字母各代表什么意思，不能想當(dāng)然的增加或減少數(shù)字；當(dāng)需求物資技術(shù)參數(shù)改變時，不能照抄名牌，需對應(yīng)調(diào)整型號規(guī)格里的數(shù)字或字母；如型號規(guī)格不能說明相關(guān)技術(shù)要求的必須加注說明，但不能造成說明與型號規(guī)格相互矛盾；（3）用途必須落實(shí)到具體設(shè)備或工藝點(diǎn)，不能大略地寫分廠、車間或工段了事；（4）申報(bào)物資的單位必須根據(jù)需求物資實(shí)情填寫，不能有多義或錯解，如臺、套、只、支、棵、顆、件必須清楚；（5）倉庫應(yīng)存、完好數(shù)量根據(jù)庫存要求和實(shí)情填寫，本次申購、本次批購數(shù)量不能脫離實(shí)情申報(bào)和審批；（6）需要時間必須根據(jù)生產(chǎn)情況嚴(yán)謹(jǐn)填寫，特殊急需物資必須注明急需原因，以便供應(yīng)人員按時采購或及時反饋；（7）新物資或新設(shè)備申購計(jì)劃時必須同時提供詳細(xì)的技術(shù)要求和技術(shù)參數(shù)；2、校核是對申購計(jì)劃進(jìn)一步復(fù)查，由使用單位主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行校核，校核的內(nèi)容包括申購單上的每一項(xiàng)內(nèi)容；3、審核審批是主管部門領(lǐng)導(dǎo)和公司項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)對申報(bào)表進(jìn)行全面分析、審議和批示；4、簽收確認(rèn)與任務(wù)分配。簽收確定是采購部門對申購單上的各項(xiàng)申購內(nèi)容和校核審批程序進(jìn)行確認(rèn)，發(fā)現(xiàn)錯誤及時糾正，確認(rèn)無誤的給予簽收；采購工作分配是采購部門收到申購表后將各項(xiàng)采購物資對應(yīng)采購業(yè)務(wù)員職能進(jìn)行工作分配，并要求業(yè)務(wù)員按供應(yīng)商檔案記錄在案的合格供應(yīng)商進(jìn)行發(fā)函或發(fā)標(biāo)。具體如下：（1）申購單各欄填寫是否清楚；（2）按分配原則分派采購任務(wù)；（3）急件優(yōu)先分派辦理；（4）無法于需用日期辦妥及時聯(lián)系申購部門；（5）撤銷申購單應(yīng)先送辦理。（二）訂單生存訂單生存的采購模式有網(wǎng)絡(luò)采購、及時采購、聯(lián)合采購、集中采購、買斷采購、比較采購、招標(biāo)采購、固定廠商長期采購及外包采購等，每種采購的程序都需要經(jīng)過詢（招）、回（投）、議（洽談）、審（審核、審批）、定的過程。詢議內(nèi)容主要包括質(zhì)量、價格、交期及服務(wù)等（詳見采購訂單成生事項(xiàng)）。（三）訂單跟催訂單跟催是采購人員的重要職責(zé)。訂單跟催的目的有三個方面：促進(jìn)合同正常執(zhí)行、滿足企業(yè)的物料需求、保持合理的庫存水平。在實(shí)際訂單操作過程中，合同、需求、庫存三者之間會產(chǎn)生相互矛盾，突出的表現(xiàn)為：因各種原因合同難以執(zhí)行、需求不能滿足導(dǎo)致缺料、庫存難以控制。恰當(dāng)?shù)靥幚砉?yīng)、需求、緩沖余量之間的關(guān)系是衡量采購能力的關(guān)鍵指標(biāo)。1、訂單跟催過程（1）合同執(zhí)行前跟蹤當(dāng)一個訂單合同制訂之后，供應(yīng)商是否接受訂單，是否及時簽訂等都是采購部長要及時了解的情況。在采購環(huán)境里，同一物料有幾家供應(yīng)商可供選擇是十分正常的情況，獨(dú)家供應(yīng)的情況是很個別的。雖然每個供應(yīng)商都有分配比例，但是在具體操作時還可能會遇到供應(yīng)商因?yàn)楦鞣N原因拒絕訂單的情況。由于時間的變化，供應(yīng)商可能要提出改變“認(rèn)證合同條款”，包括價格、質(zhì)量、期貨等，作為采購部長應(yīng)該充分與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)可選擇的供應(yīng)商。如果供應(yīng)商按時簽返訂單合同，則說明供應(yīng)商的選擇正確；如果供應(yīng)商確實(shí)難以接受訂單，千萬不可勉強(qiáng)，可以在采購環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商，必要時要求技術(shù)人員協(xié)助辦理。與供應(yīng)商正式簽訂過的合同要及時存檔，為以后查閱作好準(zhǔn)備。（2）合同執(zhí)行過程跟蹤與供應(yīng)商簽訂的合同具有法律效力，采購部長應(yīng)該全力跟蹤，合同確實(shí)需要變更時要征得供應(yīng)商的同意，不可一意孤行。訂單跟催要把握以下事項(xiàng)：（1）嚴(yán)密跟蹤嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商準(zhǔn)備物料的詳細(xì)過程，保證訂單正常進(jìn)行。如果發(fā)現(xiàn)問題要及時反饋，需要中途變更的要立即解決，不能夠在這方面耽誤時間。不同種類的物料，其準(zhǔn)備過程也不同，總體上可以分為兩類：一類是供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙定制的物料，存在加工過程的周期比較長，出現(xiàn)問題幾率大的情況；另一類是供應(yīng)商有庫存，不存在加工過程，周期相對比較短，不容易出現(xiàn)問題。在這種情況下，前者跟蹤的過程就比較復(fù)雜，后者相對比較簡單。（2）緊密響應(yīng)生產(chǎn)要求形式如果因生產(chǎn)需要緊急，要求本批物資立即到貨，采購員就應(yīng)該馬上與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)，必要時還應(yīng)該幫助供應(yīng)商解決疑難問題，保證需求物料的準(zhǔn)時供應(yīng)。我們現(xiàn)在常把供應(yīng)商視為戰(zhàn)略伙伴，這時正是“伙伴”表現(xiàn)友情的時候。有時市場需求出現(xiàn)滯銷，企業(yè)經(jīng)過研究決定延緩或取消本次訂單物料供應(yīng)，采購部長也應(yīng)該立即與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)可以承受的延緩時間，或者終止本次訂單操作，同時應(yīng)該給供應(yīng)商相應(yīng)的賠款。（3）慎重處理庫存控制庫存水平在某種程度上體現(xiàn)了采購部長的水平。既不能讓生產(chǎn)缺料，又要保持最低的庫存水平，這確實(shí)是一項(xiàng)非常具有挑戰(zhàn)性的問題。采購部長表現(xiàn)如何，從這一問題就可以看出高低。當(dāng)然，庫存問題還與采購環(huán)境的柔性有關(guān)，這方面也會反映出計(jì)劃人員的水平，另外庫存問題也與計(jì)劃管理人員有關(guān)。（4）控制好物料驗(yàn)收環(huán)節(jié)物料到達(dá)訂單規(guī)定的交貨地點(diǎn)，對國內(nèi)供應(yīng)商一般是指到達(dá)企業(yè)物資庫房，地理位置偏避的化工企業(yè)，交貨還可能在就近的物流中心、火車站、汽車站或碼頭、港口；對境外供應(yīng)商交貨一般是指到達(dá)企業(yè)的國際物流中轉(zhuǎn)中心或企業(yè)就近碼頭、港口。在境外交貨的情況下，供應(yīng)商在交貨之前會將到貨情況表單傳真給采購部門，訂單操作者必須按照原先所下的訂單對到貨的物料、批量、單價及總金額等進(jìn)行確認(rèn)，并進(jìn)行錄入歸檔，開始辦理付款手續(xù)。在這方面的常識是：境外物料的付款條件可能是預(yù)付或即期付款，一般不采用延期付款。由于與供應(yīng)商進(jìn)行一手交錢一手交貨的方式，因此要求采購部長必須在交貨前把付款手續(xù)辦妥。（7）合同執(zhí)行后跟蹤在按照合同規(guī)定的支付條款對供應(yīng)商進(jìn)行付款后需要進(jìn)行訂單跟催。訂單執(zhí)行完畢的條件之一是供應(yīng)商收到本次訂單的貨款，如果供應(yīng)商未收到貨款，采購部長有責(zé)任督促付款人員按照流程規(guī)定加快操作，否則會影響企業(yè)的信譽(yù)。另一方面，物料在運(yùn)輸或者檢驗(yàn)過程中，可能會出現(xiàn)一些問題，偶發(fā)性的小問題可由采購部長或者現(xiàn)場檢驗(yàn)人員與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系解決。2、補(bǔ)充說明訂單跟催還有幾點(diǎn)需要進(jìn)行以下補(bǔ)充說明：（1）在訂單跟催過程中，要注意供應(yīng)商的質(zhì)量、貨期等的變化情況。需要對合同的條款進(jìn)行修改的，要及時提醒相關(guān)人員，以利于訂單操作。（2）注意把合同、各類經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)的分類保存工作做好。有條件的，可以采用計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，將合同進(jìn)展情況錄入計(jì)算機(jī)中，借助計(jì)算機(jī)自動處理跟蹤合同。（3）供應(yīng)商的歷史表現(xiàn)數(shù)據(jù)對訂單下達(dá)以及訂單跟催具有重要的參考價值，因此應(yīng)當(dāng)注意利用供應(yīng)商的歷史情況來決定對其實(shí)施的過程辦法。掌握采購環(huán)境中供應(yīng)商表現(xiàn)數(shù)據(jù)的多寡，是衡量采購部長水平的一個重要指標(biāo)。企業(yè)要生存、要發(fā)展，離不開采購成本的降低，而物料采購合同在簽訂過程中的監(jiān)督和管理，將直接影響采購成本的降低空間與企業(yè)效益最大化的創(chuàng)造。因此，合同管理在物料供應(yīng)工作中占有不可替代的重要地位和作用。一些企業(yè)的具體做法是：（1）加強(qiáng)合同的立項(xiàng)審批。合同立項(xiàng)是合同管理的起點(diǎn)，合同立項(xiàng)的主要依據(jù)是企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)專業(yè)管理計(jì)劃。超過計(jì)劃數(shù)量購置的不能對外簽合同。（2）認(rèn)真開展資信調(diào)查。簽約對方主體是否合格、是否有履約能力，是合同簽約前要搞清楚的一個重要問題。（3）實(shí)施物料招標(biāo)采購。化工企業(yè)把實(shí)行招標(biāo)作為降低采購成本的一條主要途徑，擴(kuò)展到物料采購的全方位、全過程。（4）加強(qiáng)合同審查。 （5）抓好合同的簽證。通過鑒證，一方面可保證合同履約率達(dá)到100%；另一方面可對合同文本、對方證件再進(jìn)行一次全面的審查，能有力地保證合同的合法性和簽約質(zhì)量。（6）合同的履行。合同的履行是合同簽約的落點(diǎn)。對簽訂的所有合同，要求在合同履行完畢后必須寫出履行報(bào)告書，經(jīng)業(yè)務(wù)、倉管、質(zhì)量、合同等部室審核、簽字后，方可到財(cái)務(wù)部