高效工作與時(shí)間管理技巧(pdf 53頁).pdf

高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 1 目目 錄錄 第一部分 效率意識(shí) 第二部分 培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣 第三部分 做事得法 第四部分 時(shí)間與時(shí)間管理 第五部分 高效時(shí)間管理技巧 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 2 第一部分第一部分 效率意識(shí)效率意識(shí) Conscious Sense of Efficiency 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 3 1 不講話 只能按游戲規(guī)定的渠道和方式傳遞信息 2 15 分鐘完成游戲 A B C D G F E 組織任務(wù)組織任務(wù) 游戲規(guī)則 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 4 1 影響該任務(wù)完成的因素有哪些 2 如何提高完成任務(wù)的有效性 學(xué)員培訓(xùn)記錄學(xué)員培訓(xùn)記錄 TRAINING NOTE 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 5 關(guān)于效率的思考關(guān)于效率的思考 為什么面對相同的環(huán)境 相同的困難 相同的障礙 或者說相同的付出 但有些人成功了 有些人卻失敗 原因在哪里 為什么有些工作 盡管付出很多的努力 但成績一直出不來 為什么不 見得人多 就能產(chǎn)生更高的價(jià)值 原因何在 認(rèn)識(shí)效率認(rèn)識(shí)效率 每個(gè)組織及個(gè)人所擁有的資源都是有限的 因此 創(chuàng)造價(jià)值和競爭 力的本質(zhì)在于將有限的資源投放到關(guān)鍵點(diǎn)上 使產(chǎn)出極大化 正確地做正確地做 事事這就是效率 效率需配合效果 即有價(jià)值的結(jié)果 做正確的事情做正確的事情 過去的機(jī)會(huì) 來自于別人沒有而你有 未來的機(jī)會(huì) 是在大家都有 的情況下 誰的投入產(chǎn)出最高 即是在比誰的效率比較高 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 6 為什么很多管理者終日忙碌 從早到晚陷入忙亂中 但終究無法獲得別 人或團(tuán)隊(duì)的認(rèn)可 其理由何在 效率的價(jià)值效率的價(jià)值 把有限資源放在關(guān)鍵點(diǎn)上 獲得最高產(chǎn)出 提升企業(yè)的運(yùn)作速度 提高競爭力 It s not how big but how fast you are 節(jié)約資源的浪費(fèi) 降低成本 提高員工工作士氣及積極性 降低團(tuán)隊(duì)組織的沖突及內(nèi)耗 創(chuàng)造良性管理文化 講求結(jié)果及時(shí)效 還有 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 7 泰勒針對該公司三個(gè)效率最好的人進(jìn)行仔細(xì)研究 平常亦步亦趨地緊跟 在他們后面 觀察他們鏟取各式各樣的礦物 結(jié)果他發(fā)現(xiàn)平均負(fù)荷 鏟子重 量加被鏟物的重量 在二十一磅時(shí) 一天的產(chǎn)量會(huì)最高 他更進(jìn)一步針對鏟 子和被鏟物進(jìn)行深入的研究 他叫公司準(zhǔn)備十把不同重量 不同尺寸的鏟子 并且在鏟子和被鏟物上都做出記號(hào)以資識(shí)別 使它們平均重量都是二十一磅 結(jié)果他發(fā)現(xiàn)用小鏟子來鏟重的大煤塊 或是用大鏟子來鏟較輕的煤渣 時(shí) 每天的平均產(chǎn)量都增加很多 以前 他們都是用同樣的鏟子來鏟所有的 東西 泰勒計(jì)算過 如果鏟大塊煤時(shí) 每次負(fù)荷平均高達(dá)三十磅 而鏟小煤 屑時(shí) 每次的平均負(fù)荷卻不到四磅 學(xué)員培訓(xùn)記錄學(xué)員培訓(xùn)記錄 TRAINING NOTE 泰勒的故事泰勒的故事 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 8 高效個(gè)人及團(tuán)隊(duì)素質(zhì)高效個(gè)人及團(tuán)隊(duì)素質(zhì) 為提升個(gè)人效率 個(gè)人應(yīng)具備哪些素質(zhì) 心態(tài) 思維 技能 團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)具備哪些條件 機(jī)制 文化 規(guī)范 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 9 思考 思考 1 高效率能給個(gè)人帶來哪些價(jià)值 2 高效率能給組織帶來哪些價(jià)值 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 10 第二部分第二部分 培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣 Professional Working Habits 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 11 關(guān)鍵習(xí)慣關(guān)鍵習(xí)慣 謀定而后動(dòng) 有備而戰(zhàn) 培養(yǎng)預(yù)測及計(jì)劃性管理模式 在行動(dòng)前進(jìn)行系統(tǒng)化的思考及準(zhǔn)備 關(guān)注個(gè)人的白工 重工 返工 虛工等的教訓(xùn) 分析原因 提前預(yù)防 在一天 周 月 開始或結(jié)束時(shí) 有一小段總結(jié) 探討及預(yù)測的時(shí)間 從現(xiàn)在開始概念 Do it now 效應(yīng) 一旦謀定 馬上行動(dòng) 破除 明天再開始 的潛在惰性 沒有行動(dòng) 就沒有可驗(yàn)證好壞對錯(cuò)的機(jī)會(huì) 也就沒有可能的結(jié)果 也 沒有改善及調(diào)適的機(jī)會(huì) 拖拉會(huì)形成積累 積累會(huì)造成堵塞及忙亂 利用零碎時(shí)間將重要瑣事 處理掉 就有時(shí)間處理重要大事 v 人人是習(xí)慣的動(dòng)物 只有習(xí)慣改變了 命運(yùn)才會(huì)改變 成功沒有大道理 先從良好的習(xí)慣培養(yǎng)起 v 人人性中 有惰性 有固化思維模式 有思維盲點(diǎn) 要培養(yǎng)良好習(xí)慣 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 12 果斷 與 精確 習(xí)慣的動(dòng)態(tài)平衡 果斷 對阻礙效率的決策 對優(yōu)先順序?yàn)橹P(guān)鍵任務(wù) 對阻礙團(tuán)隊(duì)行動(dòng)的因素 對突如其來的干擾和意外事件 精確 對模糊信息的主動(dòng)澄清確認(rèn) 對自己所散發(fā)信息的力求精確 在最短時(shí)間掌握真相 對癥下藥 第一次把對的事情做對 執(zhí)行事項(xiàng)清單 每天訂立計(jì)劃且努力做到的人 就好比掌握了一條線 順著這條線 即使在最繁忙的生活里 他也能穿透迷霧 堅(jiān)持每天做 執(zhí)行事項(xiàng)清單 你投資在這項(xiàng)練習(xí)上一小段時(shí)間與努 力后 會(huì)使你受用無窮 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 13 每天 執(zhí)行事項(xiàng)清單 每天 執(zhí)行事項(xiàng)清單 日 期 TO DO LIST 今天主要目標(biāo) 今天主要目標(biāo) 次序 事 項(xiàng) 所需時(shí)間 何時(shí)處理 1 2 3 4 5 6 今天要?jiǎng)?wù) 今天要?jiǎng)?wù) 注意 1 菜單要簡單明了 2 定期檢查 3 最多 6 項(xiàng)要事 訂計(jì)劃 把計(jì)劃寫下來 分配時(shí)間 規(guī)劃 都可以依各人的生活形態(tài) 選擇地來 做 是不是能充分發(fā)揮功效 得看你有沒有把它化為生活的常規(guī) 趕快讓自己習(xí) 慣在某時(shí)某地做此事 你就能立刻看到效果 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 14 Mary Kay Ash 在創(chuàng)辦 Mary Kay 化妝品公司初期聽到一則有關(guān)查爾斯 施 瓦布的故事 美國一家數(shù)一數(shù)二的鋼鐵公司 Bethlehem Stell 的總裁 一名 企管顧問 I Lee 對施瓦布說 我可以教你如何提高公司的效率 施瓦布問 費(fèi)用是多少 I Lee 說 如果無效的話 免費(fèi) 但如果有效 希望你能 撥出公司因此省下的費(fèi)用的 1 給我 施瓦布同意說 很公平 接著施問 Lee 要怎么做 我需要與每一位高級(jí)主管面對面談 10 分鐘 施同意了 Lee 開 始與所有高級(jí)主管會(huì)面 他告訴每一位主管 在下班離開辦公室前 請寫下六 件你今天尚未完成 但明天一定得做的事 主管們都同意這個(gè)主意 并在開始 實(shí)行這個(gè)計(jì)劃后 他們發(fā)現(xiàn)自己比以前更專心了 因?yàn)橛辛诉@張表 他們會(huì)努力 完成表上的事情 不久以后 公司的生產(chǎn)力有了顯著的改善 幾個(gè)月后 因?yàn)樾?果驚人 施瓦布開了一張 35 000 美元的支票給 Lee 并附了一個(gè)條 上面 寫道 這個(gè)主意是我所學(xué)到的主意中產(chǎn)生效益最大的一個(gè) 在 1930 年 這應(yīng) 當(dāng)相當(dāng)值錢了 Mary Kay 說 當(dāng)我聽到這個(gè)故事后心想 如果這個(gè)方法對施 瓦布而言值 35000 美元 對 Mary Kay 也會(huì)有同樣的價(jià)值 因此 她開始在每 天下班前寫下六件明天要做的重要事情 而且也鼓勵(lì)業(yè)務(wù)員這么做 今天的 MK 化妝品公司擁有三十多萬業(yè)務(wù)員 印刷了上百萬份的粉紅色小便條本 每一張上 寫的都是 我明天必須做的六件重要事項(xiàng) 點(diǎn)評(píng) 3 5 萬元的做法 列出事項(xiàng) 排列順序 按順序執(zhí)行 每天花 10 分鐘這樣做 推廣到公司所有的人 How much 需要多少成本 需要多少成本 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 15 從日常工作開始 自我檢測 從日常工作開始 自我檢測 u 你有否在一天 周 月 結(jié)束前想好下一天 周 月 的工作 u 你有否預(yù)測下一階段工作所可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)及變化 u 你有否預(yù)留處理突發(fā)事件的時(shí)間 以免影響主要工作 u 當(dāng)你要進(jìn)行一次重要溝通式會(huì)議時(shí) 是否做好準(zhǔn)備 u 當(dāng)你確定一件重要工作時(shí) 是否馬上行動(dòng) u 當(dāng)你發(fā)現(xiàn)一個(gè)有價(jià)值的改善方法時(shí) 有否馬上行動(dòng) u 有否列 To Do List 并持續(xù)追蹤執(zhí)行 u To Do List 是否即時(shí)注明優(yōu)先順序 u 當(dāng)發(fā)生影響進(jìn)度的決策時(shí) 能否當(dāng)機(jī)立斷 u 對影響你重要工作的干擾時(shí) 是否立即婉拒 u 當(dāng)你從同事 領(lǐng)導(dǎo)接獲模糊提示時(shí) 有否立即澄清 u 溝通時(shí)盡量以數(shù)據(jù)而不是以形容詞 u 你的 E mail 或文件在發(fā)出前是否仔細(xì)審閱一遍 u 在一天結(jié)束前 是否統(tǒng)計(jì)自己有效工作的比率 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 16 個(gè)人工作系統(tǒng)化個(gè)人工作系統(tǒng)化 系統(tǒng)化的工作可以易于授權(quán) 易于以更低成本的方式及勞動(dòng)力來處理 可以大大地降低成本 將重復(fù)發(fā)生及常態(tài)化的工作進(jìn)行歸納總結(jié) 以一套簡易的流程系統(tǒng)化的 處理才能在忙亂中脫離出來 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 17 數(shù)字結(jié)龍數(shù)字結(jié)龍 學(xué)員培訓(xùn)記錄學(xué)員培訓(xùn)記錄 TRAINING NOTE 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 18 學(xué)員培訓(xùn)記錄學(xué)員培訓(xùn)記錄 TRAINING NOTE 1 體驗(yàn)系統(tǒng)化的價(jià)值 2 在工作中是否掌握 混亂 從何而來 3 如何安排好自己的工作流程 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 19 如何安排好自己的工作流程如何安排好自己的工作流程 從輸入 input 到輸出 out put 從需求到結(jié)果反饋 從問題到行動(dòng)計(jì)劃 將流程以表格化的形式來引導(dǎo) 隨時(shí)簡化你的流程 從急迫性及使用效率高來設(shè)計(jì)你的辦公環(huán)境 混亂來源混亂來源 改善計(jì)劃與行動(dòng)改善計(jì)劃與行動(dòng) 思考 思考 列出自己工作中的 n 個(gè)混亂來源 并定出改善計(jì)劃與行動(dòng) 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 20 第三部分第三部分 做事得法做事得法 Do The Things in Right Way 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 21 紙飛機(jī)制造紙飛機(jī)制造 學(xué)員培訓(xùn)記錄學(xué)員培訓(xùn)記錄 TRAINING NOTE 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 22 PDCA 管理循環(huán)管理循環(huán) Plan 計(jì)劃 Do 執(zhí)行 Check 查核 Action 改善行動(dòng) A P C D 方針 策略 目標(biāo) 擬訂計(jì)劃方案 解決問題 調(diào)整差異 找出原因 交付任務(wù) 工作分配 健全的判斷 發(fā)現(xiàn)問題 建立基準(zhǔn) 進(jìn)行控制 狀況共有 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 23 有效計(jì)劃要訣有效計(jì)劃要訣 如何設(shè)定目標(biāo) SMART 原則 Specific 具體明確的 Measurable 可測量的 Attainable 可達(dá)成的 Realistic 現(xiàn)實(shí)可行的 Timely 有時(shí)間限制的 優(yōu)先順序的排定 按個(gè)人價(jià)值觀 按工作重要性 按工作影響 按急迫性 按目標(biāo)與指標(biāo) v 就是有變化 所以才更需要做計(jì)劃 計(jì)劃的過程也是一種評(píng)估變化與 擬定效率的過程 v 有效計(jì)劃在于評(píng)估有限的資源情況下 依優(yōu)先順序及重要性做取舍的 過程 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 24 明列工作計(jì)劃與執(zhí)行步驟明列工作計(jì)劃與執(zhí)行步驟 為什么計(jì)劃要盡量具像化與視覺化 一種理清思路的過程 一種精確的信息傳遞 一種溝通與共識(shí)的工具 一種有效反饋與警示的結(jié)果 給你一個(gè)良好的建議 明確的目標(biāo)與行動(dòng)計(jì)劃給你一個(gè)良好的建議 明確的目標(biāo)與行動(dòng)計(jì)劃 目標(biāo) 目標(biāo) 完成時(shí)間 完成時(shí)間 存在問題 存在問題 1 2 3 解決方案 解決方案 1 2 3 事項(xiàng)事項(xiàng) 開始時(shí)間開始時(shí)間 結(jié)束時(shí)間結(jié)束時(shí)間 責(zé)任人責(zé)任人 資源資源 評(píng)估 評(píng)估 1 2 3 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 25 計(jì)劃過程中有哪些誤區(qū) 沒有系統(tǒng)性的對變化與風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估 喜歡閉門造車 忽略了參與 集思廣益 溝通及共識(shí)的程序 對資源沒有精確估算 含質(zhì)與量 為做計(jì)劃而計(jì)劃 做完了還是各行其事 計(jì)劃中缺乏明確的行動(dòng)計(jì)劃和指標(biāo) 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 26 關(guān)鍵動(dòng)作 分?jǐn)?shù) u 主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)澄清其指示 u 探詢指示背后的需求量 動(dòng)機(jī) 期望 10 分 u 計(jì)劃的工作以指標(biāo)來衡量 u 事先評(píng)估資源的可獲取性 u 事先分析資源的能力 技能 u 對變化做足夠的預(yù)測并擬定對策 u 對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行系統(tǒng)化評(píng)估并擬定對策 u 有清楚的時(shí)間及排程 u 盡量讓計(jì)劃相關(guān)人員參與 u 對關(guān)鍵點(diǎn)充分溝通 以達(dá)到認(rèn)同共識(shí) 10 分 u 準(zhǔn)備足夠的備援方案 Back up plan u 對關(guān)鍵信息文件化 具像化 u 內(nèi)含 5W2H 的全面信息 u 每次計(jì)劃都有相應(yīng)的具體行動(dòng) u 每個(gè)行動(dòng)都有具體的責(zé)任人 u 事先設(shè)定跟進(jìn)及控制點(diǎn) u 格式可隨時(shí)根據(jù)變化而調(diào)整 u 注明每次調(diào)整的日期及版本 請以下列清單審視自己的計(jì)劃 每題 5 分 你能得幾分 全做到 5 分 沒做到 0 分 以 20 進(jìn)階 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 27 有效跟進(jìn)與控管方法有效跟進(jìn)與控管方法 關(guān)鍵行動(dòng) 自我評(píng)估 改進(jìn)動(dòng)作 對重要工作設(shè)定衡量指標(biāo) 對關(guān)鍵任務(wù)以任務(wù)單說明 任務(wù)進(jìn)行中設(shè)定檢查點(diǎn) 計(jì)劃中有具體成果時(shí)設(shè)里程碑 在固定 每周 的控管時(shí)間 每次控管都注明指標(biāo) 要有具體行動(dòng) 工作流程中設(shè)定合理控制點(diǎn) 以預(yù)見性方式跟進(jìn)任務(wù) 跟進(jìn)時(shí)給予即時(shí)輔導(dǎo) 對任務(wù)及行動(dòng)的分派獲取承諾 將大型工作排定項(xiàng)目時(shí)程 對問題即時(shí)的反饋 v 跟進(jìn)跟進(jìn) 的關(guān)鍵在于以指標(biāo)為基準(zhǔn) 以適當(dāng)?shù)男始磿r(shí)進(jìn)行 并做立即 的反應(yīng)及反饋 v 控管控管 應(yīng)盡量以機(jī)制和系統(tǒng)進(jìn)行 而不是人為的控管 請自我評(píng)估以下關(guān)鍵跟進(jìn)動(dòng)作請自我評(píng)估以下關(guān)鍵跟進(jìn)動(dòng)作 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 28 第四部分第四部分 時(shí)間及時(shí)間管理理念時(shí)間及時(shí)間管理理念 Time Time Management 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 29 如果銀行每天早晨向你的賬號(hào)撥款 8 64 萬元 你在這一天可以隨心所欲 想用多少就用多少 用途也沒有任何的規(guī)定 條件只有一個(gè) 用剩的錢不能留到 第二天再用 也不能節(jié)余歸自己 前一天的錢你用光也好 分文不花也好 第二 天你又有 8 64 萬元 請問 請問 你如何用這筆錢 學(xué)員培訓(xùn)記錄學(xué)員培訓(xùn)記錄 TRAINING NOTE 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 30 時(shí)間 是什么 時(shí)間 是什么 時(shí)間 區(qū)分事件發(fā)生先后次序的量度 符號(hào)為T 單位為秒 時(shí)間是 加在空間三圍上的第四圍 用時(shí)間可以指出原因和后果 并且根據(jù)人們 的知覺可以指出過去 現(xiàn)在和將來 時(shí)間 的特點(diǎn) 供給毫無彈性 無法蓄積 無法取代 無法失而復(fù)得 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 31 睡覺 21 年 學(xué)習(xí) 4 年 工作 14 年 開會(huì) 3 年 個(gè)人衛(wèi)生 7 年 打電話 2 年 吃飯 6 年 找東西 1 年 旅行 6 年 其它 3 年 排隊(duì) 6 年 看了上看了上面面的的這這一組數(shù)一組數(shù)據(jù) 您有何感受 據(jù) 您有何感受 一個(gè)一個(gè)活到活到 72 歲歲的的美國美國人人對對時(shí)間時(shí)間是是 怎么花怎么花的 的 學(xué)員培訓(xùn)記錄學(xué)員培訓(xùn)記錄 TRAINING NOTE 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 32 什么是 時(shí)間管理 什么是 時(shí)間管理 時(shí)間 這一概念中最根本的要素是 所以 時(shí)間管理 就是一種 關(guān)于事件的控制程度取決于我們的態(tài)度 時(shí)間管理即生命管理 它是一種習(xí)慣 也是一種價(jià)值觀 是每位高效人 士的基本素養(yǎng) 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 33 你認(rèn)為人生最重要的 形容詞 愛之船愛之船 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 34 時(shí)間管理象限時(shí)間管理象限 時(shí)間管理矩陣圖 Time Management Matrix 時(shí)間管理矩陣帶來的思考 時(shí)間 我們無法 管住 它 不讓它流失 子在川上曰 逝者如斯 夫 但我們可以管住時(shí)間的用法 有效地運(yùn)用我們的時(shí)間 高效時(shí)間管理法的核心 先輕重 后緩急 在考慮行事的先后順序時(shí) 應(yīng)先考慮事情的 輕重 再考慮事情的 緩急 也就是我們通常采用的 第二象限組織法 用時(shí)間管理 的方法來探討 急事 與 要事 的關(guān)系 時(shí)間就是效率 時(shí)間就是金錢 時(shí)間就是生命 一寸光陰一 寸金 寸金難買寸光陰 世界幾乎全面地在進(jìn)步 但我們一天還是只 有 24 小時(shí) 最成功和最不成功的人一樣 一天都只有 24 小時(shí) 但區(qū)別就 在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的 24 小時(shí) 緊急緊急 不緊急不緊急 重重 要要 不不 重重 要要 I 危機(jī) 緊急的問題 有限期的任務(wù) 會(huì)議 準(zhǔn)備事項(xiàng) 干擾 一些電話 一些信件 報(bào)告 許多緊急事件 許多湊熱鬧的活動(dòng) III II 準(zhǔn)備事項(xiàng) 預(yù)防工作 價(jià)值觀的澄清 計(jì)劃 關(guān)系的建立 真正的休閑充電 授能自主管理 細(xì)瑣 忙碌的工作 一些電話 浪費(fèi)時(shí)間的事 逃避性 的活動(dòng) 無關(guān)緊要的信件 看太多的電視 IV 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 35 第五部分第五部分 高效時(shí)間管理技巧高效時(shí)間管理技巧 The skills of High Effective Time Management 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 36 時(shí)間管理的重要法則 鵝卵石的故事時(shí)間管理的重要法則 鵝卵石的故事 決定優(yōu)先順序的著眼點(diǎn) 要事第一 我們真的花了時(shí)間去做這些對我們一生都很重要的事情了嗎 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 37 掌握時(shí)間管理的工具掌握時(shí)間管理的工具 工作和生活中的四個(gè)象限 1 1 2 2 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 38 1 不論你多晚才就寢 你是否經(jīng)常堅(jiān)持早起 是 否 2 假如你單獨(dú)用餐 你是否邊吃邊閱讀或是邊吃邊工作 是 否 3 你是否每天都編排當(dāng)天的工作項(xiàng)目表 是 否 4 你是否覺得 無所事事 是一件難以忍受的事 是 否 5 你是否精神飽滿且富有競爭力 是 否 6 你是否在周末或假日加班工作 是 否 7 你能否隨時(shí)隨地工作 是 否 8 你是否擔(dān)心退休日期的到來 是 否 9 你是否感到無暇享有假期 是 否 10 你是否真正喜愛你的工作 是 否 上面 10 問題的答復(fù)中 假如含有八個(gè)或八個(gè)以上的 是 則表示你具有強(qiáng) 烈的工作狂傾向 自測題 自測題 你你是是一個(gè)一個(gè)工工作作狂嗎 狂嗎 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 39 1 在一個(gè)工作日完了時(shí) 你是否因踏上回家的路程而感到高興 是 否 2 你是否每天都花費(fèi)一些時(shí)間與你太太單獨(dú)相處 以便分享彼此的思想與感 受 甚至從事攀談 是 否 3 你是否清楚你的子女在學(xué)校里念幾年級(jí) 是 否 4 你是否清楚你的家庭每周花在食物方面的開銷有多少 是 否 5 你的太太是否了解你公司的產(chǎn)品具有何種用途 是 否 6 你的太太是否了解你的實(shí)際工作 是 否 7 你的太太是否知道你的總收入 是 否 8 你的太太是否清楚了解你有哪些工作上的朋友以及你對他們的看法 是 否 9 你是否曾經(jīng)為了陪太太做某件事而取消業(yè)務(wù)洽談 是 否 10 你是否清楚了解你太太有哪些朋友以及她對她們的看法 是 否 11 你是否知道你太太最近看了哪些書 是 否 12 你是否知道你太太就寢的時(shí)間 是 否 13 關(guān)于度假計(jì)劃 你是否與你太太具有一致的意見 倘若你們的意見不一 致 你是否能與她安排一個(gè)彼此都能接受的解決途徑 是 否 14 你是否與你太太討論過人生目標(biāo) 令她了解你的未來走勢 是 否 15 你的太太是否同意你的人生目標(biāo)及未來取向 是 否 16 你是否相信你與你太太之間彼此均喜歡對方 是 否 以上 16 個(gè)問題的答復(fù)中 假如含有 11 個(gè)至 16 個(gè) 是 則表示你與你的太 太都善于緩解由你的工作所造成的壓力 假如含有 6 個(gè)至 10 個(gè) 是 則表示對 你婚姻生活的關(guān)心不夠 假如含有 0 個(gè)至 5 個(gè) 是 則表示你太忽視家庭 自測題 自測題 你的你的工工作作是否妨礙是否妨礙你的你的婚姻婚姻 生活生活 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 40 巴瑞多 80 20 法則 時(shí)間時(shí)間 效果效果 20 80 20 80 80 的價(jià)值來自 的價(jià)值來自 20 的事務(wù) 而余下的 的事務(wù) 而余下的 20 的價(jià)值來自 的價(jià)值來自 80 的事務(wù) 的事務(wù) 去尋找用 20 的努力就可得到 80 的效果的領(lǐng)域 集中精力解決少數(shù)重要問題 而不是解決所有問題 在每天中思維最活躍的時(shí)間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作 分析你的時(shí)間以便更好地利用 請拿出已經(jīng)做好的一周時(shí)間表 請考慮 哪些事情被放棄不做 為什么 哪些事情有最高的優(yōu)先級(jí) 為什么 你會(huì)高興地執(zhí)行這個(gè)計(jì)劃嗎 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 41 如何有效維持工作時(shí)間表如何有效維持工作時(shí)間表 從經(jīng)驗(yàn)法則預(yù)測可能的干擾及突發(fā)事件 預(yù)留一定的比例來應(yīng)付 20 40 保留最佳狀態(tài)時(shí)間處理最優(yōu)先最重要的事情 將干擾有效的引導(dǎo)到零碎 時(shí)間及低潮時(shí)間 善于引導(dǎo)及婉拒干擾 避免無意識(shí)將問題往自己身上扛 對重要工作要有所堅(jiān)持 果斷地立即處理 甚至割舍一些自己喜愛的事 或人情 在處理重要事情前后預(yù)留15 20分鐘時(shí)間 需要時(shí)可用得上 無需要時(shí) 可用來處理零碎事情 如何處理過量的資料與信息如何處理過量的資料與信息 對重要的資料及信息立即閱讀并進(jìn)行分類存檔 或轉(zhuǎn)換為行動(dòng)計(jì)劃 可 立即反應(yīng)者 按重要性分置于不同的地方 越重要越接近 將不重要的可輕易掃描 并隨即置于一處 待有時(shí)間才看 積累一段時(shí)間沒看可丟棄 將重要資料中的重點(diǎn)信息 數(shù)據(jù)以筆劃出并存檔 需要時(shí)易于查找 在信息爆炸時(shí)代 不要太貪心 信息隨時(shí)存在隨處可得 最重要是 需 要用到時(shí)才有價(jià)值 利用零碎 等待及交通時(shí)間處理不重要信息 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 42 處理各處理各項(xiàng)干擾項(xiàng)干擾的的案例演練案例演練 當(dāng)你已約好一個(gè)重要的客戶 正要出發(fā)拜訪時(shí) 突然出現(xiàn)了以下干擾 1 另一個(gè)客戶來訪 請你處理一件需要花時(shí)間的事情 2 領(lǐng)導(dǎo)有事情找你 要你寫一份報(bào)告 3 同事有重要的事要與你討論 4 屬下有問題要向你尋求幫忙 學(xué)員培訓(xùn)記錄學(xué)員培訓(xùn)記錄 TRAINING NOTE 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 43 當(dāng)時(shí)間分配不均時(shí) 你會(huì)如何來改善 1 不重要不緊急的事太多 2 不重要緊急的事太多 3 會(huì)議 團(tuán)隊(duì)溝通大多 4 行政及文件處理太多 學(xué)員培訓(xùn)記錄學(xué)員培訓(xùn)記錄 TRAINING NOTE 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 44 問題 問題 1 例舉工作來自各方面的干擾 2 如何處理各種干擾并進(jìn)行角色演練 學(xué)員培訓(xùn)記錄學(xué)員培訓(xùn)記錄 TRAINING NOTE 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 45 如何有效如何有效主主持持會(huì)議會(huì)議 關(guān)鍵思維 團(tuán)隊(duì)溝通中最大的浪費(fèi)就是議而不決 決而不行 行而無果 團(tuán)隊(duì)中可能會(huì)因?yàn)樯贁?shù)人的效率較低 而影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)的效率 當(dāng)有 影響效率的事情發(fā)生時(shí) 應(yīng)主動(dòng)地立即修正 最佳的團(tuán)隊(duì)溝通式會(huì)議 是每個(gè)人都有備而來 才能達(dá)到最高效的溝 通及決策 而會(huì)議結(jié)束必須以 行動(dòng)計(jì)劃 做結(jié)論 而行動(dòng)計(jì)劃又必 須轉(zhuǎn)換成 任務(wù) 并持續(xù)追蹤 每個(gè)人為自己的信息負(fù)責(zé) 才能形成良性循環(huán)的團(tuán)隊(duì)溝通 自尊也尊 重別人 以追求團(tuán)隊(duì)最高效率 v 會(huì)議是組織溝通中最花時(shí)間 也是影響工作效率的重要因素 會(huì)議技 巧也就成了個(gè)人提升效率的重要技巧 v 團(tuán)隊(duì)中每個(gè)人應(yīng)對自己的溝通負(fù)責(zé) 力求精確 減少造成資源浪費(fèi)的 模糊信息 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 46 各類會(huì)議技巧的角色演練 身為主持人 若碰到下列問題 你會(huì)用什么動(dòng)作 行為或語言來處理 在同一個(gè)話題上打轉(zhuǎn) 對已決議事情重復(fù)發(fā)表意見 以較大音量或動(dòng)作影響會(huì)議討論的方向 而不太尊重他人的意見 提出與主題不太相關(guān)的批評(píng)或意見 并要求大家提出討論時(shí) 當(dāng)你警覺到會(huì)議中有兩人或多人陷入意見沖突 或激烈爭辯時(shí) 學(xué)員培訓(xùn)記錄學(xué)員培訓(xùn)記錄 TRAINING NOTE 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 47 當(dāng)會(huì)議中有人一直搶著發(fā)言 同時(shí)又隨意插話 影響別人發(fā)言時(shí) 又不見主 持人適時(shí)控制 你身為參與者會(huì)如何處理 學(xué)員培訓(xùn)記錄學(xué)員培訓(xùn)記錄 TRAINING NOTE 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 48 當(dāng)你在會(huì)議中與另一個(gè)參與者因立場和理念不同而開始爭辯 如此會(huì)影響整 個(gè)議程時(shí) 你會(huì)主動(dòng)地做出哪些行動(dòng) 學(xué)員培訓(xùn)記錄學(xué)員培訓(xùn)記錄 TRAINING NOTE 高效工作與時(shí)間管理高效工作與時(shí)間管理 尊重版權(quán) 請勿翻印尊重版權(quán) 請勿翻印 49 當(dāng)你在會(huì)議中遭受到有損你面子的攻擊意見時(shí) 你有什么技巧可