某電子科技有限公司跟單員手冊(doc 25頁).doc

XX電子科技有限公司跟單員手冊概 論 本章要點(diǎn)：跟單員的定義，工作界定，工作定位，工作特點(diǎn)，跟單員的素質(zhì)，工作內(nèi)容及知識，技能要求及跟單員工作的重要性。 一 。跟單員的定義：（什么是跟單員？）跟單員是指在企業(yè)運(yùn)作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務(wù)運(yùn)作流向的專職人員。（不能兼職，替代） 所有圍繞著訂單去工作，對出貨交期負(fù)責(zé)的人，都是跟單員。 二 。跟單員的工作界定： 跟單員廣泛存在于訂單型生產(chǎn)企業(yè)和進(jìn)出口外貿(mào)企業(yè)中，跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)隨企業(yè)的規(guī)模與性質(zhì)而有所區(qū)別，但跟單員總的來說是作為業(yè)務(wù)跟單與生產(chǎn)跟單而存在的。 1 業(yè)務(wù)跟單：對客戶進(jìn)行跟進(jìn)。尤其是已對本公司的產(chǎn)品已有了興趣，有購買意向的人進(jìn)行跟進(jìn)。以締結(jié)業(yè)務(wù)，簽定合同為目標(biāo)的一系列活動。對外叫業(yè)務(wù)員or 業(yè)務(wù)助理。 2 生產(chǎn)跟單：對已接來的訂單進(jìn)行生產(chǎn)按排。對生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，按期將貨物送到客戶手中。對內(nèi)叫：業(yè)務(wù)經(jīng)理or生產(chǎn)主管or總經(jīng)理助理。不管是外貿(mào)公司的跟單員，還是工廠企業(yè)里的跟單員，他們基本職責(zé)都是由“業(yè)務(wù)跟單”和“生產(chǎn)跟單”兩部分構(gòu)成。 三 。跟單員的工作定位：(工作性質(zhì)) 跟單員是業(yè)務(wù)員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進(jìn)行業(yè)務(wù)開拓，對準(zhǔn)客戶實施推銷跟進(jìn)，以達(dá)成訂單為目標(biāo)，既進(jìn)行業(yè)務(wù)跟單。因此，跟單員要： （1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。 （2）設(shè)定目標(biāo)：主要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點(diǎn)及分配的工作時間。 （3）傳播信息：將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去。 （4）推銷產(chǎn)品：主動與客戶接洽，展示產(chǎn)品，為獲取訂單為目的。 （5）提供服務(wù)：產(chǎn)品的售后服務(wù)，及對客戶的服務(wù)。 （6）收集信息：收集市場信息，進(jìn)行市場考察。 （7）分配產(chǎn)品：產(chǎn)品短缺時先分配給主要客戶。 跟單員是業(yè)務(wù)助理；跟單員在許多時候扮演業(yè)務(wù)經(jīng)理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理接待，管理，跟進(jìn)客戶，因此跟單員要： （1） 函電的回復(fù)： （2） 計算報價單 （3） 驗簽訂單 （4） 填對帳表 （5） 目錄，樣品的寄送與登記 （6） 客戶檔案的管理 （7） 客戶來訪接待 （8） 主管交辦事項的處理 （9） 與相關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系 跟單員是協(xié)調(diào)員：跟單員對客戶所訂產(chǎn)品的交貨進(jìn)行跟蹤，即進(jìn)行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點(diǎn)是生產(chǎn)進(jìn)度，貨物報關(guān)，裝運(yùn)等。因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，既是內(nèi)勤員，又是生產(chǎn)計劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務(wù)部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨，跟蹤出貨。 四 。跟單員的工作特點(diǎn)： 跟單員的工作幾乎涉及的企業(yè)的每一個環(huán)節(jié)，從銷售，生產(chǎn)，物料，財務(wù)，人事到總務(wù)都會有跟單員的身影出現(xiàn)。特點(diǎn)是：復(fù)雜的，全方位的。 1 責(zé)任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因為訂單是企業(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶的工作責(zé)任重大。 2 溝通，協(xié)調(diào)：跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計劃部門，生產(chǎn)部門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完成訂單的前提下而進(jìn)行的與人溝通的工作。溝通，協(xié)調(diào)能力特別重要。 3 做好客戶的參謀：跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。同時也了解工廠的生產(chǎn)情況，因此對客戶的訂單可以提出意見，以利于客戶的訂貨。 4 工作節(jié)奏多變，快速：面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節(jié)奏各不相同，因此，跟單員的工作節(jié)奏應(yīng)是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。 5 工作是綜合性的：跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對外執(zhí)行的是銷售人員的職責(zé)。對內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。所以跟單員必須熟悉進(jìn)出口貿(mào)易的實務(wù)和工廠的生產(chǎn)運(yùn)作流程。 五 。跟單員的主導(dǎo)意識： 什么是主導(dǎo)意識？就是全局觀念 你要對所處的環(huán)境，擔(dān)負(fù)的任務(wù)及產(chǎn)生的結(jié)果有深刻的了解，這樣你去做你的工作的主導(dǎo)意識就會很強(qiáng)。舉例：足球隊，每個隊員有自已的位置，但如只顧自已的位置，這一定是個很差的球隊。這就要有全局觀念：要不失球，要進(jìn)攻，要戰(zhàn)勝對方，要進(jìn)球。 作為跟單員的跟單工作也同樣如此，不是我將訂單下了就沒事了，你們?nèi)绾紊a(chǎn)？何時完成？出來的產(chǎn)品怎樣？與我無關(guān)，那就不能做好跟單員工作。你就沒有主導(dǎo)意識。 有責(zé)：全局意識，責(zé)任感，對一切負(fù)起責(zé)任。 有方：有辦法，有主意，遇到問題有解決的能力 有效：有效率，有結(jié)果。 目標(biāo)要達(dá)到：所有工作以最終結(jié)果，最終目標(biāo)作為我們的指導(dǎo)思想。最終失敗了，就沒什么好說的。 總之，主導(dǎo)意識的你心中要裝著大目標(biāo)，要有全局觀念，每個人的工作只是整個工作鏈中的一個部分。而不是以某一個人，一個部門來評定。因此，在你的工作中，你心中要把別人（工作環(huán)節(jié)涉及到的人）看成是自已的部下。（不是說你就是領(lǐng)導(dǎo)，而是要給他們布置任務(wù)，明確目標(biāo)，提供條件。你的目標(biāo)很明確：就是對最終結(jié)果負(fù)責(zé)。 六 。跟單員的素質(zhì)要求：（跟單員的訓(xùn)練） 跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求： （1） 分析能力。分析出客戶的特點(diǎn)及產(chǎn)品的價格構(gòu)成，以利于報價。 （2） 預(yù)測能力。能預(yù)測出客戶的需求，企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應(yīng)情況，便于接單，生產(chǎn)及交貨的安排。 （3） 表達(dá)能力。善于用文字和語言與客戶溝通。 （4） 專業(yè)知識。對所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點(diǎn)，來源及成分。知道產(chǎn)品的特點(diǎn)，款式，質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。 （5） 與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。 （6） 人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的關(guān)系。通過他們來完成自己想要做的事。 （7） 法律知識。了解合同法，票據(jù)法，經(jīng)濟(jì)法等與跟單工作有關(guān)的法律知識。做到知法，守法，懂法，用法。 （8） 談判能力。有口才，有技巧。 （9） 管理與推銷能力。對外推銷高手。對內(nèi)管理行家。 （10） 物流知識。了解運(yùn)輸，裝卸搬運(yùn)，保管，配送，報關(guān)等知識。 七跟單員的工作內(nèi)容及知識，技能要求： 跟單員的工作內(nèi)容主要有：外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單，物料采購跟單，生產(chǎn)過程跟單，貨物運(yùn)輸跟單及客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待）。 1.出口貨物跟單；（外貿(mào)業(yè)務(wù)跟進(jìn)）了解基本外貿(mào)知識：（談判，報價，接單，簽合同 等等）。基礎(chǔ)外語及函電往來。 2 .物料采購跟單。（業(yè)務(wù)跟進(jìn)）懂營銷，懂產(chǎn)品。（物料，性能，使用，保養(yǎng)） 3 .生產(chǎn)過程跟單（生產(chǎn)進(jìn)度跟進(jìn)）懂生產(chǎn)，懂管理，懂溝通。 4 .貨物運(yùn)輸跟單（出貨跟進(jìn)）貨物運(yùn)輸知識，（運(yùn)輸工具，方法，配柜）及了解報關(guān)知識。 5.客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤 （客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識： 八跟單員工作的重要性： 企業(yè)之生存與發(fā)展都是以訂單為主線的。跟單工作是一個企業(yè)的主生命線和管理制高點(diǎn)。而作為訂單的跟進(jìn)者跟單員的工作跨越了企業(yè)運(yùn)作的每個環(huán)節(jié)，它是企業(yè)內(nèi)各部門之間及企業(yè)與客戶之間相互聯(lián)系的中心區(qū)紐和橋梁，是一個企業(yè)的窗口和門戶。從圖表我們可以更清楚地得到論證： 跟單員工作部門關(guān)聯(lián)圖：（P。4） 跟單員：對外：業(yè)務(wù)部門（國內(nèi)，國外貿(mào)易部，） 客戶 （國內(nèi)，國外客戶，外貿(mào)公司，中間商） 運(yùn)輸（海運(yùn)，空運(yùn)，汽運(yùn)，鐵路運(yùn)輸，集裝箱，快遞公司） 政府/金融（海關(guān)，銀巷，稅務(wù)，商檢，保險） 對內(nèi)：計劃/物料（生產(chǎn)計劃，物料進(jìn)度，報價） 制造部門（生產(chǎn)進(jìn)度，樣品制造） 技術(shù)/品管（產(chǎn)品規(guī)格，新品開發(fā)，估價，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)） 財務(wù)/資財（出貨管制，成品倉，準(zhǔn)確報價，包裝防護(hù)，匯率結(jié)算） 行政部門（派車，放行，報關(guān)，船務(wù)） 跟單員工作流程關(guān)聯(lián)圖：（P。5） 客戶訂單處理中心訂單訂單處理中心生產(chǎn)部門生產(chǎn)計劃采購部 （庫存查詢） （出貨傳票） 供應(yīng)商進(jìn)料倉庫生產(chǎn)轉(zhuǎn)換倉庫出庫 第二講 外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單 本章要點(diǎn)：接單與審單 進(jìn)出口貨物的基本程序 外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進(jìn)行貨物的進(jìn)出口交易。我們分別來了解一下出口貨物跟單和進(jìn)口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。 貨物的出口交易有二種形式，一種通過外貿(mào)公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。 一接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構(gòu)成書面合同。 1下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax, Email或書面合同等方式。 2接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。 3接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是： （1） 合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。 （2） 確認(rèn)書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認(rèn)書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。 還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。 4接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。 （1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。 （2） 發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜椊灰讞l件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。 （3） 還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。 （4） 接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。 二審單：即審核合同 1審單內(nèi)容： 確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。 2審單方法： （1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格： 審查時產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？ 有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。 （2）質(zhì)量： 也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。 （3） 數(shù)量： 應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。 約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。5%，有的認(rèn)為是5%。按跟單信用證統(tǒng)一慣例，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。 （4）單價，總額的審查： 1 客戶下單有的會將單價標(biāo)出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？ 新客戶下單，要查看我們給他的報價。 2 通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元） （5）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術(shù)語，常用的有： FOB 船上交貨價（指裝運(yùn)港的價格條件） C&F （Freight or Carriage Paid to.）運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨 CIF 成本+保險費(fèi)+運(yùn)費(fèi)（指目的港）價格 常用的FOB CFR CIF幾種價格的換算及公式介紹如下： （1） FOB價格換算為其它價： CFR價 = FOB價 + 運(yùn)費(fèi) FOB價 + 運(yùn)費(fèi) CIF價 = - 1 - 保險費(fèi)率 X 投保加成 （2） CFR價格換算為其它價： FOB價 = CFR價 運(yùn)費(fèi) CFR價 CIF價 = - 1 保險費(fèi)率 X 投保加成 （3） CIF價格換算為其它價： FOB價 = CIF價 X （1 投保加成 X 保險費(fèi)率） - 運(yùn)費(fèi) CFR價 = CIF價 X （ 1 投保加成 X 保險費(fèi)率） （6）付款方式審查： 1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。 2. 支付的貨幣能否接受？ （7）包裝要求的審查： 1 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？ 2 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？ 3 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說明書） 內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。 （8）交貨期的審查 （1） 跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短?？梢允?周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。 （9）交貨方式的審查： 運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。 注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。如報的價是連同海運(yùn)價，而客戶要求空運(yùn) （趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。 關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。 1 寄目錄，樣本： 2 準(zhǔn)備樣品。 （1） 工廠現(xiàn)有的款式 （2） 新款 （3） 客戶來樣。 要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時找不到確認(rèn)樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到： （1） 有完整的產(chǎn)品資料，主動進(jìn)行宣傳。 （2） 新品的成本，價格要進(jìn)行核算。 （3） 新品的制作要留有實樣。 （4） 客戶的來樣要保存好原樣。 三形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE 買方為了向其本國當(dāng)局申請進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。 形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。 產(chǎn)品信息 （品名，數(shù)量，價格，交貨期）。合同條款 （價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。 注意幾點(diǎn)： 1 .單價條款要明確 （FOB, CFR, CIF） 2 .交期要明確 3 .付款條件要明確 （LC, TT） 四出口貨物跟單的基本程序： 出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關(guān)，報驗，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為： (1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質(zhì)，按量地備好貨物。 (2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。 只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。 催證：貨物快完成時，要催證。 審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國家有無貿(mào)易往來？開證行的資信？公司審開證人和受益人對否？L/C的貨物和金額與合同是否相同？裝期？特別條款？ 改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。 (3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù)。首先： 出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。 A 貨柜選擇：（P。29）根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20 29 30立方/17.5噸 40 58 61 立方/22.5噸 40H 68 71立方/27.5噸 B 制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。 C 跟蹤裝柜：（P。31）出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。 (4)制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。 A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。 要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。 出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險單等。 B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。 單據(jù)要求：正確，完整，及時，簡明，整潔 五進(jìn)口貨物跟單的基本程序： （1） 就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運(yùn)，辦理保險，商檢報關(guān)及接貨驗收等。 第三講 物料采購及物料進(jìn)倉跟蹤 這一章里，我們要掌握：物料采購跟單的基本要求 物料采購跟單的原因 物料采購跟單的流程 物料采購跟單的方法策略 物料采購跟單是指跟單員按采購訂單所載明的物料，品名，規(guī)格，數(shù)量及交期更進(jìn)行跟蹤。目的：滿足企業(yè)生產(chǎn)活動對物料的需求，在必要的時候，獲得必要的物料，避免停工待料。 一采購跟單的基本要求：適當(dāng)?shù)慕回洉r間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn)，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r格。（適時，適質(zhì)，適地，適量，適價） 二物料采購跟單的原因： 以下原因造成我們要對物料進(jìn)行跟催： （1） 供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產(chǎn)能的接單和超過技術(shù)水準(zhǔn)的接單。制程管理不良，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低，完不成。等原因。 （2） 企業(yè)方面的原因：供應(yīng)商的選定有誤，對他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足。所要求的品質(zhì)沒說清楚。價格的決定很勉強(qiáng)。進(jìn)度的掌握和督促不力。下訂單到過遠(yuǎn)的地方。 （3） 溝通方面的原因：信息交換不及時。 三.物料采購跟單流程： （1） 制作訂購單: 跟單員接到所需部門的請購單，要制成訂購單傳給供應(yīng)商。制訂購單時注意：審查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認(rèn)，確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。確認(rèn)物料需求量，制定訂單說明書，發(fā)出訂購單。（制作采購單P。26），將要采購的物料名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，價格。交期等要求表達(dá)清楚。采購單經(jīng)審核無誤后發(fā)給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字回傳。 （2）訂單跟蹤 對長期合作的，信譽(yù)好的供應(yīng)商可以不進(jìn)行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。 （3）物料檢驗 確定檢驗日期，通知檢驗人員，進(jìn)行物料檢驗，處理檢驗問題 (4)物料進(jìn)倉 協(xié)調(diào)送貨，協(xié)調(diào)接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題 四物料采購跟單的方法策略： 催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時候送達(dá)所采購的物料，使企業(yè)的經(jīng)營成本降低。 1 催單的方法： (1)按訂單跟催。按訂單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時間進(jìn)行跟催。 有：聯(lián)單法：將訂購單按日期順序排列好，提前一定時間進(jìn)行跟催。 統(tǒng)計法：將訂購單統(tǒng)計成報表，提前一定時間進(jìn)行跟催。 跟催箱：制作一個31格的跟催箱，將訂購單依照日期順序放入跟催箱，每天跟催相應(yīng)的訂單。 （2） 定期跟催。于每周固定時間，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統(tǒng)一跟催。 第四講 生產(chǎn)跟蹤：（生產(chǎn)過程跟單） 本章要掌握：生產(chǎn)過程跟單的基本要求 生產(chǎn)過程跟單的流程 生產(chǎn)過程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度能否滿足定單的交貨期，產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn)，因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車間查驗產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。因為生產(chǎn)過程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨。所以我們要深入到生產(chǎn)線，查看進(jìn)度，查看質(zhì)量。 一生產(chǎn)過程跟單的基本要求： 1按時交貨：要使生產(chǎn)進(jìn)度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。按時交貨跟單的要點(diǎn)： 2按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。 二生產(chǎn)過程跟單的流程： 1 下達(dá)生產(chǎn)通知書。 跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。 2 分析生產(chǎn)能力 生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施？要不要外包？ 3制定生產(chǎn)計劃： 生產(chǎn)計劃的制定及實施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。 4.跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度 （1） 生產(chǎn)進(jìn)度控制流程： （2） 生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序 （3） 生產(chǎn)進(jìn)度控制重點(diǎn)： A實際進(jìn)度與計劃進(jìn)度發(fā)生差異，要找原因。通常有下列原因： 1 原計劃錯誤 2 機(jī)器設(shè)備有故障 3 材料沒跟上。 4 不良率和報廢率過高 5 臨時工作或特急訂單的影響。 6 前制程延誤的累積 7 員工工作情緒低落，缺勤或流動率高 （4） 跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單： 有：生產(chǎn)日報表，生產(chǎn)進(jìn)度差異分析表，生產(chǎn)進(jìn)度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。 5.交期延誤： 如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔(dān)部分費(fèi)用將貨出去。二就只好取消訂單了。 6.我們再提一下有關(guān)訂單的更改問題： 客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數(shù)量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購了材料，通用的問題不大。但如是專用的，客戶要承擔(dān)部份費(fèi)用。對交期：如要提前，我們要根據(jù)實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費(fèi)，損耗費(fèi)要承擔(dān)。 第五講 貨物運(yùn)輸跟單 本章要點(diǎn)：出口貨物的跟單流程 進(jìn)口貨物的跟單流程 集裝箱貨物運(yùn)輸?shù)母鷨瘟鞒?貨運(yùn)單證的繕制 貨物的通關(guān)與報關(guān) 。 貨物運(yùn)輸主要有海運(yùn)，空運(yùn)，鐵路，陸運(yùn)，集裝箱。出口貨物使用最廣泛的是海運(yùn)和集裝箱運(yùn)輸。跟單員的主要工作是制作貨運(yùn)單據(jù)，協(xié)助報關(guān)員進(jìn)行貨物的通關(guān)與報關(guān)。 貨物運(yùn)輸跟單流程： 跟單流程隨貨物運(yùn)輸方式的不同而有所區(qū)別。我國進(jìn)出口貨物運(yùn)輸?shù)姆绞酱蠖嗖捎煤＿\(yùn)，并用集裝箱為承載容器。這里我們講三種貨物運(yùn)輸?shù)母鷨瘟鞒蹋?1 海運(yùn)出口貨物的跟單流程： 視貿(mào)易條件的不同而不同，F(xiàn)OB成交，出口方不要租船訂倉。CNF=CFR 出口方不要辦保險。CIF出口方要租船訂倉還要辦保險。我們出口都希望用CIF成交。 （1） 報驗：收到LC 或貨款，審核無誤后，貨也備好，向商檢機(jī)構(gòu)申報。 （2） 租船訂倉：與船公司或貨代聯(lián)系。 （3） 辦保險：CIF價，我們要投保 （4） 貨物集港：出口單位要在船公司通知的時間內(nèi)將貨物發(fā)運(yùn)到港區(qū)內(nèi)的指定貨場或倉庫。 （5） 報關(guān)：貨物集港后，我們應(yīng)在裝船前24小時向海關(guān)辦理申報手續(xù)。 （6） 裝船：憑蓋有海關(guān)放行章的裝貨單，貨物可裝船。 （7） 發(fā)裝船通知：貨物裝船后，即向收貨人發(fā)裝船通知。內(nèi)容包括：LC或SC號，品名，數(shù)量，金額，船名，開航日期等。 （8） 支付運(yùn)費(fèi)： （9） 退關(guān)：已完成報關(guān)手續(xù)放行的貨物，因特別情況，如無艙位，貨短少。不能裝船，要向海關(guān)申報退回，退關(guān)貨物應(yīng)在運(yùn)輸工具結(jié)關(guān)之前或自退運(yùn)之日起三天內(nèi)辦理手續(xù)。 2 海運(yùn)進(jìn)口貨物的跟單流程： 也視貿(mào)易條件不同而有不同。CIF CFR條件進(jìn)口，由出口方租船訂艙。我們進(jìn)口貨物大都按FOB貿(mào)易條件進(jìn)口