工程項(xiàng)目文件材料收集整理.doc

工程項(xiàng)目文件材料收集整理一、做好工程項(xiàng)目檔案工作的基本要求（一）要熟知國家關(guān)于工程項(xiàng)目檔案工作的有關(guān)規(guī)章、工作標(biāo)準(zhǔn)1有關(guān)法律和法規(guī)（1）中華人民共和國檔案法（2）廣西壯族自治區(qū)檔案管理?xiàng)l例2有關(guān)業(yè)務(wù)文件（1）國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法（檔發(fā)字199715號(hào)）（2）廣西壯族自治區(qū)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法（桂檔字199828號(hào)）（3）重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法（檔發(fā)20062號(hào)）（4）廣西壯族自治區(qū)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則（桂檔發(fā)200729號(hào)）3有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文件（1）GBT11822-2000科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求由國家檔案局制定的科技檔案的案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（2）DA/T28-2002國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 “廣西檔案信息網(wǎng)”法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)欄目可下載有關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。（二）明確建設(shè)單位檔案部門的工作職責(zé)1前期：u 統(tǒng)籌規(guī)劃，落實(shí)項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò) u 建立健全的建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的規(guī)章制度2施工：u 采取有效措施確保項(xiàng)目檔案完整、標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng) u 負(fù)責(zé)在項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中自身形成檔案的收集、整理、歸檔工作 3竣工：u 監(jiān)督、指導(dǎo)項(xiàng)目參建單位及本單位承辦部門文件資料的形成及積累歸檔工作 u 竣工檔案的接收審查 u 完成項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收工作 公司內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)參與項(xiàng)目建設(shè)各單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)4形成工程項(xiàng)目檔案工作管理機(jī)制* 制定項(xiàng)目檔案管理辦法 * 建立檔案管理組織結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)圖 * 制定項(xiàng)目檔案管理部門及檔案人員工作職責(zé) 5制定工程項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)管理制度# 項(xiàng)目文件材料歸檔范圍及保管期限表# 項(xiàng)目檔案文件材料整理規(guī)程 # 項(xiàng)目檔案分類方案 # 竣工文件質(zhì)量要求# 項(xiàng)目檔案文件材料歸檔責(zé)任書 # 過程管理采取的手段（三）明確各參建單位的檔案工作職責(zé)1監(jiān)理單位的職責(zé)：督促項(xiàng)目參建各方做好項(xiàng)目文件的歸檔工作，檢查、審核項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的責(zé)任 收集、整理好監(jiān)理過程中形成的文件并按規(guī)定移交給項(xiàng)目法人 2總包的職責(zé)：& 按合同規(guī)定，負(fù)責(zé)組織對(duì)分包單位編制、移交的項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查、審核、匯總整理督促檢查項(xiàng)目參建各方做好項(xiàng)目文件的歸檔工作& 收集、整理好總承包過程中形成的文件并按規(guī)定移交給項(xiàng)目法人（四）建設(shè)單位要采取控制措施，確保項(xiàng)目檔案的完整準(zhǔn)確 1“四制”管理:*招投標(biāo)制*項(xiàng)目法人制*工程合同制*工程監(jiān)理制2建設(shè)單位檔案部門要及時(shí)介入工程項(xiàng)目項(xiàng)目招標(biāo)和合同簽訂工作應(yīng)提出的要求: 施工合同:明確檔案的內(nèi)容、套數(shù)、違約責(zé)任等設(shè)計(jì)合同：明確留作竣工圖用的施工圖套數(shù)及主管機(jī)關(guān)要求套數(shù)監(jiān)理合同：明確監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查建設(shè)項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確情況3要采取有效措施確保項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)“三納入，三參加，四同步”“三納入”：即檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃，納入項(xiàng)目工作程序，納入項(xiàng)目崗位責(zé)任制“三參加”：即檔案人員參加項(xiàng)目建設(shè)協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議，參加重要設(shè)備的開箱工作，參加項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收“四同步”：即檔案工作與項(xiàng)目管理計(jì)劃、建設(shè)、檢查、驗(yàn)收同步 4做好項(xiàng)目電子文件管理和項(xiàng)目檔案信息化工作& 貫徹國家標(biāo)準(zhǔn)CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求（GBT17687.11999）& 選擇比較先進(jìn)的適用檔案管理軟件，保證電子文件的查閱利用& 凡具有重要保存價(jià)值的電子文件，必須要有紙質(zhì)文件一并歸檔（五）建設(shè)單位要積極聯(lián)系檔案局做好工程項(xiàng)目檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)# 建設(shè)單位要積極主動(dòng)與屬地或同級(jí)檔案行政管理部門聯(lián)系溝通，要求檔案行政管理部門派人員到項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助制定檔案管理的制度和標(biāo)準(zhǔn)# 開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助項(xiàng)目一線的專兼職檔案人員和工程技術(shù)人員學(xué)習(xí)和理解有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，掌握業(yè)務(wù)技能# 請(qǐng)檔案局人員把好項(xiàng)目文件材料收集整理的質(zhì)量關(guān)二、 工程項(xiàng)目文件種類及載體類別（一） 工程項(xiàng)目文件種類工程項(xiàng)目文件的種類和形式多種多樣，工程項(xiàng)目文件按階段可分為項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等，按類型可分為圖樣文件、文字文件及非紙質(zhì)載體文件等。依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)DA/T28-2002國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范中“文件歸檔范圍和保管期限表”，按照文件內(nèi)容，工程建設(shè)項(xiàng)目常見文件種類可分為：1可行性研究、任務(wù)書 2設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件3設(shè)計(jì)文件 4項(xiàng)目管理文件5施工文件 6監(jiān)理文件7 工藝設(shè)備文件 8科研項(xiàng)目9涉外文件 10生產(chǎn)技術(shù)設(shè)備、試生產(chǎn)文件11財(cái)務(wù)、器材管理文件 12竣工驗(yàn)收文件（二） 工程項(xiàng)目文件載體類別載體又稱為介質(zhì)，是指可將信息記錄于其上或其中的物質(zhì)材料。常見工程項(xiàng)目文件的載體有紙質(zhì)和非紙質(zhì)載體。非紙質(zhì)載體通常指采用紙質(zhì)載體以外的材料，如底圖（薄膜圖）、射線底片、縮微膠片、照片、光盤、磁盤、磁帶、巖土芯樣等，作為記載和傳遞信息的載體，這些載體通常需要借助一定的工具或手段才能瀏覽、顯示、復(fù)制相關(guān)信息，在保管過程中也有著與紙質(zhì)載體不同的環(huán)境要求。非紙質(zhì)載體也可稱為特殊載體。三、 工程項(xiàng)目文件收集（一）收集的范圍 建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件 （二）收集的措施建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍?！八闹啤薄ⅰ叭齾⒓印?、“三納入”、“四同步”（三）工程項(xiàng)目文件收集過程控制 項(xiàng)目前期階段1涉及的單位：項(xiàng)目建設(shè)單位的各個(gè)承辦部門：項(xiàng)目建設(shè)單位的各承辦部門的檔案人員負(fù)責(zé)文件的收集整理立卷工作 項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)單位：項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)單位的檔案人員負(fù)責(zé)勘察、設(shè)計(jì)文件的收集工作，并按規(guī)定向項(xiàng)目建設(shè)單位 移交有關(guān)文件 2收集的文件： 立項(xiàng)文件 勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)性文件 招投標(biāo)、中標(biāo)及合同文件 項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件 施工準(zhǔn)備文件 財(cái)務(wù)文件項(xiàng)目施工階段1涉及的單位：u 施工單位以土建工程為例：（六大類文件）u 監(jiān)理單位u 建設(shè)單位2施工單位收集的文件（1）施工技術(shù)管理文件圖紙會(huì)審設(shè)計(jì)變更（洽商）記錄施工組織設(shè)計(jì)、施工方案開工報(bào)告技術(shù)交底施工日志（2）材質(zhì)證明材料（3）施工試驗(yàn)記錄土壤試驗(yàn)砂漿試驗(yàn)混凝土試驗(yàn)鋼筋焊接試驗(yàn)（4）施工記錄施工定位測(cè)量、放線記錄地基釬探記錄地基處理記錄混凝土工程施工記錄混凝土施工測(cè)溫記錄現(xiàn)場(chǎng)預(yù)應(yīng)力張拉施工記錄（5）隱蔽工程檢查驗(yàn)收材料土方工程 木結(jié)構(gòu)工程地基驗(yàn)槽 屋面工程 砌體工程 地面工程 鋼筋混凝土工程 裝飾裝修工程 地下防水工程 （6）工程質(zhì)量檢查驗(yàn)收材料檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄（7）工程質(zhì)量事故資料包括：事故時(shí)間，事故情況及處理意見3監(jiān)理單位收集的監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理實(shí)施細(xì)則監(jiān)理部總控制計(jì)劃監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題監(jiān)理日志開工令、復(fù)工令及審批表分包、供貨、試驗(yàn)等單位資質(zhì)審核表監(jiān)理工程師通知單、回復(fù)單工程延期報(bào)告及審批費(fèi)用索賠報(bào)告及審批合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見工程款支付證書監(jiān)理工作總結(jié)材料4建設(shè)單位收集的文件收集和整理施工階段管理性文件 包括：安全、質(zhì)量、物資、進(jìn)度、資金等管理性文件竣工驗(yàn)收階段1涉及的單位： 施工單位 建設(shè)單位 2收集的材料（1）綜合竣工圖總平面布置圖豎向布置圖室外給水、排水、熱力等管網(wǎng)綜合圖電氣綜合圖設(shè)計(jì)總說明書（2）專業(yè)竣工圖建筑竣工圖結(jié)構(gòu)竣工圖裝修工程竣工圖電氣工程竣工圖給排水工程竣工圖采暖通風(fēng)工程竣工圖燃?xì)夤こ炭⒐D（3）竣工驗(yàn)收文件單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄竣工驗(yàn)收證明書竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和會(huì)簽表竣工驗(yàn)收備案表工程質(zhì)量保修書、使用說明書工程竣前報(bào)驗(yàn)文件決算書、付使用財(cái)產(chǎn)總表和財(cái)產(chǎn)明細(xì)表、審計(jì)文件（4）聲像、電子檔案聲像：照片、錄音、錄像電子檔案：光盤、磁盤四、工程項(xiàng)目文件收集質(zhì)量要求1完整、準(zhǔn)確2原件3清晰、整潔4簽章完備5書寫材料要求（1）文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制，也不應(yīng)使用涂改液修改。（2）復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影響的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。若收到易褪色的文件，可向移交方提出該問題，并要求其糾正，在無法重新獲取符合要求的文件的情況下，建議將該文件復(fù)印，并將復(fù)印件與原件一并存放。五、工程項(xiàng)目文件的整理整理步驟第一步：劃分階段按立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工四個(gè)階段歸類劃分，不同階段的文件材料不能混淆在一起歸檔第二步：鑒定歸檔文件保證歸檔文件的唯一性、確保原件的歸檔、檢查文件的完整性第三步：劃分單位、分部、分項(xiàng) 分清類目：1.同一單項(xiàng)工程的文件先按單位工程劃分；2.同一單位工程的文件再劃分分部（項(xiàng)）工程；3.同一分部（項(xiàng)）工程的文件再按不同專業(yè)分別排列第四步：組卷工作項(xiàng)目文件的組卷原則：遵循其形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的安全保管和提供利用的原則1.圖紙的組卷方法圖紙是按階段、專業(yè)、結(jié)構(gòu)形成的，圖紙形成后有圖紙目錄控制其排序，在組卷時(shí)可按設(shè)計(jì)圖紙目錄的順序進(jìn)行排列2.施工文件的組卷方法施工文件的組卷要符合各自形成的規(guī)律和成套性特點(diǎn)施工文件的組卷主要按分項(xiàng)工程施工工序排列組卷3.監(jiān)理文件的組卷方法# 項(xiàng)目監(jiān)理依據(jù)性文件排列方法一般按專業(yè)的先后順序# 項(xiàng)目監(jiān)理工作性文件監(jiān)理過程中產(chǎn)生的文件材料，應(yīng)按文種（或?qū)I(yè)）整理組卷4.卷內(nèi)文件排列排列方法：& 管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列& 施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列& 設(shè)備文件按依據(jù)性、設(shè)備開箱驗(yàn)收、隨即圖樣、設(shè)備安裝調(diào)試和設(shè)備運(yùn)行維修等材料排列& 竣工圖文件按專業(yè)、圖號(hào)排列& 一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正文在前，定（草）稿在后 5.擬寫案卷題名：項(xiàng)目名稱+單位+分部（項(xiàng)）工程名稱和文件材料名稱等工程具體內(nèi)容例：辦公樓 三層 混凝土 樓板澆注 養(yǎng)護(hù)檢查記錄 工程 單位工程 分部工程 分項(xiàng)工程 文件材料名稱 名稱 名稱 名稱 名稱6.劃分保管期限：按照國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和檔案保管期限表，結(jié)合工程項(xiàng)目的具體情況來劃分保管期限，保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限從長(zhǎng)7.編寫檔號(hào)：檔號(hào)由分類號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)、案卷號(hào)組成分類號(hào)根據(jù)本單位檔案分類方案所設(shè)定的類別號(hào)確定項(xiàng)目代號(hào)由所反映的建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的代字或代號(hào)、型號(hào)來確定案卷號(hào)填寫項(xiàng)目檔案按一定順序排列后的流水號(hào)建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目情況編制“項(xiàng)目檔案分類編號(hào)方案” 例如：馬梧高速公路工程檔案檔號(hào)： 項(xiàng)目代號(hào) 案卷號(hào) GL51MW40150 公路 公路工程 道路 施工文件 （該工程文件分為綜合文件、決算審計(jì)文件、監(jiān)理文件、施工文件、科研和新技術(shù)文件，分別用1、2、3、4、5為代號(hào)標(biāo)示第五步：編制目錄卷內(nèi)目錄和案卷目錄 序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料標(biāo)題、日期、頁號(hào)卷內(nèi)目錄頁號(hào)備注序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁號(hào)備注 案 卷 目 錄序號(hào)檔號(hào)案卷題名總頁數(shù)保管期限備注第六步：裝訂案卷裝訂