施工企業(yè)如何加強項目實施過程中的合同管理.doc

施工企業(yè)如何加強項目實施過程中的合同管理 發(fā)表時間：2008-3-12 10:00:30 閱讀： 1280次隨著我國加入WTO過渡期即將結束及市場經濟體系的不斷完善，國內建筑市場國際化趨勢加大，國外知名工程公司如TECHNIP、JGC、TECNIMONT、FORSTWELL、BECHTEL和FLUOR DANIEL 等紛紛進入中國建筑市場，他們既帶來了先進的管理經驗與技術，也使建筑市場競爭更加激烈和殘酷。同時國內建筑企業(yè)走出國門，參與國際項目投標與建設。施工企業(yè)如何進行工程項目管理，取得更大的經濟效益，爭取索賠和避免反索賠，合同管理成為項目實施過程的核心。1.建立合同實施保證體系建立合同實施保證體系，是為了保證合同實施過程中的日常事務性工作有序地進行，使工程項目的全部合同事件處于受控狀態(tài)，以保證合同目標的實現(xiàn)。（1）合同交底，分解合同責任，實行目標管理。在承包合同簽訂后，具體的執(zhí)行者是項目部人員，項目各部門管理人員都應該認真學習合同條款，對合同進行研究、分析和分解。項目經理、主管經理要向項目各部門負責人進行合同交底，對合同的主要內容及存在的風險做出解釋和說明，并對合同責任進行相應分解，實行目標管理。通過合同交底，使相關人員熟悉合同中的主要內容、各種規(guī)定及要求、管理程序，了解作為承包商的合同責任、工程范圍以及法律責任。在傳統(tǒng)的工程項目管理中，人們往往注重圖紙交底工作，忽略合同交底工作。在現(xiàn)代市場經濟中，合同交底更為重要，只有按合同施工才能在執(zhí)行合同時不出或少出偏差。（2）加強合同管理人員的培訓教育。合同管理人員業(yè)務素質的高低，直接影響著合同管理的質量。通過學習培訓，尤其聘請外部合同方面專家授課和有國外工程合同管理方面經驗的內部人員進行講課，使合同管理人員掌握合同有關知識和合同在工程項目中的應用，掌握合同管理和項目索賠意識。2001年我公司承建的珠海45萬噸/年PTA項目，總承包商德西尼布意大利公司十分重視合同管理，在合同中詳細規(guī)定了雙方的責任及義務，并嚴格按照合同開展一切工作。為此，項目經理親自組織項目部各部室、各專業(yè)負責人、各施工負責人進行合同的學習與研究，避免了“欲速則不達”現(xiàn)象的發(fā)生。 （3）建立合同管理的工作程序。在工程項目實施過程中，合同管理的日常事務性工作很多，一方面要建立定期或不定期的協(xié)調會制度，另一方面，對于一些經常性的工作應訂立工作程序，協(xié)調好各方面關系，使工程合同的實施工作程序化、規(guī)范化，使管理人員有章可循。（4）建立文檔系統(tǒng)。工程的原始資料都是在合同實施的過程中產生的，由業(yè)主、監(jiān)理公司及項目的管理人員提供，對這些合同資料和相關工程資料的收集、整理和保存工作非常繁瑣，需要花費大量的時間和精力。因此，在工程項目上要設專職或兼職的合同管理人員，對這些文檔進行建檔管理這對日后工程的索賠與反索賠有著重要的意義。（5）建立報告和行文制度。承包商和業(yè)主、監(jiān)理工程師的溝通都應以書面形式進行，這既是合同的要求，也是工程管理的需要。在工程施工過程中發(fā)生的特殊情況及其處理的書面文件，如工程環(huán)境的突然變化、不可預測的地質條件以及雙方簽署的意見、指示等都必須有監(jiān)理工程師及承包方的認可。使工程活動有依有據(jù)，為全面履行合同打下基礎。（6）重大合同審查管理。施工企業(yè)重大合同主要有：工程建設合同、大宗材料采購合同、設備購買合同、聯(lián)營合同，獨家代理協(xié)議、涉及擔保的合同等。把這些對企業(yè)的生產經營活動和經濟效益影響大的合同挑出來，作為合同的重點管理對象，從合同的項目論證、對方的資信調查、合同談判、文本修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理等過程，都應由企業(yè)法律顧問部門參與，有效維護企業(yè)合法權益。（7）履行監(jiān)督管理。合同是保障雙方的權利和義務，使合同及時有效履行，防止違約行為的發(fā)生，企業(yè)法律顧問對合同的履行進行監(jiān)督是十分必要的。通過監(jiān)督可以知道企業(yè)各類合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時向各部門反饋，防止違約事件的發(fā)生。2.加強合同實施過程控制合同實施控制是合同實施過程中對合同實行控制的重要環(huán)節(jié)。（1）依據(jù)合同對工程目標進行有效控制。工程合同定義了整個工程建設的總目標，將總目標分解后落實到項目各部門形成目標體系。分解后的目標是圍繞總目進行的，其目標實現(xiàn)與否及落實的質量，直接關系到總目標的實現(xiàn)與否及其質。實施控制的主要內容包括：合同控制、質量控制、安全控制、進度控制和成本費用控制等。（2）對合同實施進行跟蹤和監(jiān)督。在工程項目實施的過程中，一方面受社會、自然條件等外界因素的影響；另一方面由于工程建設周期長，合同實施條件在不斷變化，作為承包商的合同控制，不僅是針對與業(yè)主之間的承包合同，而且包括與承包合同相關的其他合同，如分包合同、采購合同等等，這就需要對合同實施進行全程跟蹤和監(jiān)督，不斷找出偏差并調整，確保合同目標實現(xiàn)。（3） 在合同實施過程中加強信息管理。隨著工程項目管理的程序化和規(guī)范化，信息交流的數(shù)量與速度也在增加，對信息管理的要求也越來越高。因此，要加強合同實施過程的信息管理，必須從三方面著手，首先是明確信息流通的路徑；二是建立項目計算機信息管理系統(tǒng)，對有關信息進行鏈接，做到資源共享，加快信息的流速，降低項目成本費用；三是加強與業(yè)主、監(jiān)理、分包商等的信息管理，對信息發(fā)出的內容和時間有對方確認，對信息的流入要及時處理。我公司在中海殼牌控制系統(tǒng)安裝工程中，所有圖紙和相關指令均以電子郵件傳遞，信息量相當大，當天的問題隨時予以溝通和解決，在一定程度上促進了合同的履行。（4）建立健全規(guī)章制度。要使合同管理規(guī)范化、科學化和法律化，首先要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的受控狀態(tài)。3.加強合同變更管理，注重合同的索賠（1）加強合同變更管理。合同的頻繁變更是工程合同的特點之一，但國外工程通常執(zhí)行的合同是國際通行的FIDIC條款，加上業(yè)主補充的特殊條款、投標的圖紙、規(guī)范及相應的支持文件等，合同幾乎是天衣無縫。對于合同的合理性，承包商是無陳述理由。只要參加投標，就必須承認合同的所有條款。承包商始終處于被動狀態(tài)。這就要求承包商在合同的執(zhí)行階段必須細心研究合同中的相應條款，找出實際與合同的差異部分，同時要注重資料的收集與積累，作為合同變更的依據(jù)。我公司承擔的中海殼牌控制系統(tǒng)安裝工程，合同中的范圍是空調室外冷凝器安裝在地面上，而施工過程中部分改為屋頂安裝，工作條件發(fā)生了變化，導致費用增加，原合同單價中的費用組成也發(fā)生了變化，增加了吊車費用和安全費用，通過與BSF中國有限公司對合同的探討、交涉和書信澄清，最后同意由原合同價2156萬元，變更為2650萬元。（2） 合同實施的索賠與反索賠管理。對承包商來說，合同索賠同樣有兩個方面，一是與業(yè)主的索賠，二是與分包商的索賠。合同管理貫穿工程實施的全過程和各個層面，而合同管理的重要組成部分就是施工索賠。一方面承包商要根據(jù)合同條件的變化，向業(yè)主提出索賠，以減少工程損失。如2001年公司承建的約旦年產15萬噸硝酸鉀及7.5萬噸磷酸二鈣項目，在執(zhí)行過程中由于設計變更多、業(yè)主采辦設備到貨拖后等對工期、費用影響很大，因此索賠工作直接關系到項目運營的成敗。對此，我們成立了索賠辦公室，組織全體人員學習合同文件，外聘索賠專家，加強索賠資料、證據(jù)的收集和管理，制定了索賠措施。由于索賠措施得，索賠報告遞交及時，約旦項目共提出索賠額596萬美元，最終實現(xiàn)索賠金額300萬美元。由原來1831萬美元的合同額，增加到最終結算值2150萬美元；工期由原來的2002年7月7日，延長到2002年12月20日。另一方面利用分包合同中的有關條，對分包商提出的索賠進行合理合法的分析，按合同條款公平對待各方利益，堅持誰之過，誰賠償。在索賠與反索賠過程中要注重客觀性、合法性和合理性。另外，在索賠管理中要注意一種現(xiàn)象，承包商在投標時為了獲得工程，往往有意壓低報價，中標后又期望通過索賠進行彌補。合理確定標價水平，應以合理的價格去投標，尤其是在國際工程公司管理的項目，“中標靠低價，掙錢靠索賠”的策略實不可取。針對項目實施過程中可能存在的風險，要“未雨綢繆”，做好風險控制預案。如在中海殼牌乙烯工程，由國外工程公司進行項目招標和項目管理，國內施工企業(yè)紛紛進入，價格相對偏低，如安全管理（HSE）費用，投標時有明確規(guī)定，在澄清會議上業(yè)主也進行了詳細說明，并形成了會議紀要，但并未引起施工企業(yè)的重視。實施過程中，HSE的要求非常嚴格，投入也相當大，造成施工企業(yè)的成本加大，缺乏相關的依據(jù)也無法進行索賠。根據(jù)我公司項目管理的現(xiàn)狀，要提高項目管理水平和經濟效益，必須進一步提高合同管理和索賠水平，重點應抓好以下幾個方面的工作。1.增強合同管理和索賠意識。國內工程項目管理中合同管理和索賠尚未引起承包商的高度重視，許多工程項目部對此還比較陌生。因此，應加強對工程項目部各層次管理人員合同管理及索賠知識的宣傳和培訓，增強合同管理和索賠意識。2.建立合同管理組織，使合同管理專業(yè)化。在這方面，我們必須學習和研究國內外承包商的先進管理經驗，合同管理和索賠涉及經營、預算、法律、工程管理等方面的知識，專業(yè)性強，必須有專門的人員、專門的機構從事這項工作，不能將合同管理僅作為經營人員的一項兼職工作。對工程規(guī)模較大、單價較低的項目設合同管理經理，對較小的工程設專職合同管理員，對特大型工程和國外工程還可以外聘合同管理專家或咨詢工程師，以利于項目管理水平和整體管理水平的提高。3.向有關專家請教。在我們承建的工程中，尤其是國外工程公司管理的項目，合同管理水平較高，合同條款嚴謹。合同管理中遇到的問題，要學會利用外部資源，向合同方面專家和具有國際項目管理經驗的專業(yè)人士進行請教和咨詢，提高我們的合同管理水平。4.建立包含合同管理在內的工程項目管理系統(tǒng)。工程項目管理是一個龐大的系統(tǒng)，涉及到各個方面，要重視工程項目的合同管理，建立包括合同管理、HSE管理、質量管理、成本費用管理等在內的項目管理系統(tǒng)，并將其有機結合并發(fā)揮最大功能，將合同管理融于投標報價和項目施工管理全過程中。5.培養(yǎng)公司的合同管理和索賠專家。合同管理和索賠是高智力型、專業(yè)技術強的管理性工作。要研究FIDIC條款和國內外先進的合同管理和索賠方法、措施、手段和經驗，并根據(jù)FIDIC條款和結合公司項目管理的狀況，培養(yǎng)一批掌握合同管理和索賠技能的專家。制定一套適合國際工程項目的合同管理標準，為國際工程項目管理奠定堅實的基礎。在全球經濟日趨一體化，建筑市場競爭更加激烈的今天，如何適應國際市場競爭和國外工程管理，已成為施工企業(yè)生存、發(fā)展的戰(zhàn)略性課題。而作為施工企業(yè)從工程投標、中標、項目實施直至質保期滿和收到最后的質量保證金為止，加強項目實施過程中的合同管理是施工企業(yè)工程項目管理的核心。 合約管理的兩個基本原則 發(fā)表時間：2010-6-11 10:30:46 閱讀： 6032次項目與合同、交易與合同都存在作用與反作用關系，合約管理的兩個基本原則應該引起有關項目管理人員的重視。一、項目決定合同。合同又反作用于項目項目管理中必須以項目特定需求來決定合同的形式。比如一個場地平整的工程造價只涉及土方平衡合同卻要求復雜的“業(yè)主提供設計的FIDIC施工條件”，這是毫無必要的。像這樣的工程，只要有比較詳細的勘探資料，給承包商幾個基準坐標，配一個簡版合同。承包商就可以很好地完成。項目的這些內外的特定因素，決定項目的基本特征，也就必然決定了合同的形式。作為合同操作人員，只能去適應這種項目的單件性。合同必須符合國家法律與相關規(guī)程的要求，必須接受政府部門的監(jiān)控項目自身也必定有一些自有規(guī)律需要遵守。這樣,合同就會反作用于項目。比較常見的有周邊環(huán)境噪聲等影響的限定、強制保險的限定、民工工資預提留等。二、交易決定合同。合同也反作用于交易有交易才會有合同。交易與合同的關系，包含在“項目決定合同”的范疇。但它有特殊性。比如墊資施工。嚴格來說,墊資是雇主向承包商進行項目融資。國內合同解決這種墊資行為,大多直接在施工合同內定義。由于施工合同本身沒有項目融資方面的功能，建筑法等相關工程類法律也無法規(guī)范融資性金融行為。這種墊資內容在工程合同中出現(xiàn)就顯得極為突兀。既然墊資行為是一種融資行為。那它應該受國家金融法規(guī)的約束。據(jù)筆者所知。國家在這種形式的融資方式上并沒有限定。那這個問題可以這樣處理：工程承包合同按工程承包合同簽訂，項目融資合同則按項目融資合同簽訂。在項目融資合同中規(guī)定相關的融資條件，比如第1期應付工程進度款、承包商愿采用的項目融資方式等。相關融資資金在項目結構封頂時，以規(guī)定比例逐步收回等等。經上述處理，墊資行為完全可以光明正大，而不必再躲在工程合同的角落里。因為是墊資這個交易行為決定了它應該以融資合同而不是以工程合同的形式出現(xiàn)。所以，交易決定了合同。項目的日常交易行為決定合同的情況也很普遍。采購一批燈具，與定制一個廣告燈箱，前者可以要訂金，后者為何就要收定金?前者為什么要使用采購合同。而后者卻要用施工合同的變體(制作+安裝)合同?為什么鋼材等建材進場一般不做進場驗收（監(jiān)理的鋼材驗收是材料復試而不是進場驗收），而設備包括馬桶五金等進場耍做進場驗收，并在進場驗收完畢后要支付一筆重要的合同款項?國內工程施工合同，為什么要留一個“施工期材料審核”的巨大合同活口。而甲乙雙方又一直樂此不疲?這些問題的產生與解決，到最后進入合同的方式，都是交易行為決定合同行為的例證。合同反作用于交易，最明顯的例證就是各種保函?，F(xiàn)在國家規(guī)定強制性民工工資預提留制，也是合同對交易行為的一種強制性反作用。摘自對外工程造價管理加強工程簽證 防范合同風險 發(fā)表時間：2009-3-2 9:32:30 閱讀： 2090次在承接新的施工任務時，施工企業(yè)作為承包人進一步加強施工合同管理，有效規(guī)避合同履行風險，已成為施工企業(yè)必須注意的問題。在建設工程合同管理中最常見的是工期延誤的索賠、工程量結算、價格調整等問題。一般情況下，工程未完工時，很難知道工期延誤的具體時間和實際工程量，對此承發(fā)包雙方應保留一切可以影響工期順延或者進行工期索賠的證據(jù)，如工程師簽證、會議紀要、設計變更等，我國民法一般過錯原則為有過錯才有賠償，這就需要有證據(jù)證明是基于發(fā)包人原因導致工期延誤、工程量變更等問題，這是判斷是否賠償?shù)闹苯右蛩亍Ｓ捎诮ㄔO工程施工周期長、施工復雜等可變因素較多，所以發(fā)包人和承包人都應該具備較高的證據(jù)意識，尤其是承包人應該要有豐富的工程項目管理經驗，真正做到“勤簽證”。施工企業(yè)在工程開工前應對具體實施施工的項目經理部成員做好合同交底工作，并要求其仔細研讀施工合同條款。在施工合同履行過程中，應嚴格按照合同約定加強工程簽證工作，所有發(fā)給業(yè)主的函件均須由發(fā)包人或監(jiān)理單位書面簽收，并且最好是在原件上簽收，以此作為日后提出索賠及結算的依據(jù)。簽收原件應由項目經理部指定專人妥善加以保管，并在工程竣工結算完畢后按公司規(guī)定及時移交存檔，并由專人保管印章。工程簽證工作應注意以下方面問題。1、凡發(fā)生工程設計變更，均須由發(fā)包人書面告知承包人方可組織實施。設計變更超過原設計標準或批準的建設規(guī)模時，發(fā)包人應報政府規(guī)劃管理部門和其他有關部門重新審查批準，并由原設計單位提供變更的相應圖紙和說明，隨后由發(fā)包人或者監(jiān)理單位向承包人發(fā)出書面設計變更通知單，承包人方可組織實施。但承包人無權擅自對原工程設計方案進行變更，如果承包人擅自進行變更，則發(fā)包人有權對設計變更調整的工作量不予認可并追究承包人的違約責任。2、 承包人須按合同約定時間，向發(fā)包人或監(jiān)理單位提交已完工程量的報告并要求其簽收。工程施工過程中，承包人須按照施工合同約定的時間，及時向發(fā)包人或監(jiān)理單位提交已完工程量的報告，若發(fā)包人或監(jiān)理單位對承包人提交的已完工程量報告簽收后7天內仍未對工程量進行審核，則從第8天起，承包人報告中所開列的工程量即視為被確認，作為工程價款支付的依據(jù)。在確認計量結果后14天內，發(fā)包人應向承包人支付工程進度款。若發(fā)包人未能按期支付工程進度款，雙方又未達成延期付款協(xié)議，導致施工無法進行，則承包人可以停止施工，并由發(fā)包人承擔違約責任。在因發(fā)包人原因造成停工時，承包人一定要在合同約定期限內向發(fā)包人書面發(fā)函并說明停工理由。3、所有工期順延必須由承包人向發(fā)包人書面提出具體要求順延的天數(shù)。在工程施工過程中，發(fā)生以下情形，經發(fā)包人或者監(jiān)理單位確認，工期可以相應順延：1)發(fā)包人未能按專用條款的約定提供圖紙及開工條件；2)發(fā)包人未能按約定日期支付工程預付款、進度款，致使施工不能正常進行；3)工程師未按合同約定提供所需指令、批準等，致使施工不能正常進行；4)設計變更和工程量增加；5)一周內非承包人原因停水、停電、停氣造成停工累計超過8小時；6)不可抗力；7)專用條款中約定或工程師同意工期順延的其他情況。上述情形的出現(xiàn)并不必然使工期順延，承包人還必須按照合同約定與發(fā)包人履行相關手續(xù)，工期才能順延，即承包人應在上述情況發(fā)生后14天內，就延誤的工期以書面形式向工程師提出報告，工程師須在收到報告后14天內予以確認，逾期既不確認又不提出修改意見，視為同意順延工期；如果承包人僅僅是在函件中指出上述事實并提出要順延工期，但并未明確提出順延的天數(shù)，則工期仍無法順延。在現(xiàn)實中，不少承包人確實曾針對設計變更、甲供材不及時、甲方支付工程進度款不到位等情形向發(fā)包人或者監(jiān)理單位提出工期順延的請求，但并未明確提出順延天數(shù)，往往導致日后在訴訟過程中法院認定工期不應當順延而判罰承包人承擔高額逾期竣工違約金，致使承包人付出沉重的經濟代價，教訓尤為深刻。3、 發(fā)生合同價款調整應由承包人及時向發(fā)包人發(fā)函。承包人應在合同規(guī)定的調整情況(包括設計變更、政策性價款調整、工程造價管理機構的價格調整等)發(fā)生后14天內，將調整原因、金額以書面形式通知發(fā)包人，發(fā)包人確認調整金額后將其作為追加合同價款，與工程進度款同期支付；如果發(fā)包人收到承包人通知后14天內不予確認，則視同已同意該項調整。但如果承包人未在規(guī)定時間內書面通知發(fā)包人，則發(fā)包人有權進行調整也有權不進行調整。這就要求承包人應在合同價款調整情形發(fā)生后及時向發(fā)包人書面提出明確的調整金額，以免日后出現(xiàn)發(fā)包人不予認可的情形。5、工程完工后承包人應及時向發(fā)包人提交竣工驗收報告并要求發(fā)包人簽收。工程完工后，一旦具備竣工驗收條件，則承包人應及時向發(fā)包人提交竣工驗收報告并要求發(fā)包人簽收。發(fā)包人應在收到竣工驗收報告后28天內組織有關單位驗收，并在驗收后14天內給予認可或提出修改意見。如果發(fā)包人收到承包人提交的竣工驗收報告后28天內不組織驗收，或者驗收后14天內不提出修改決見，則視為竣工驗收報告已被發(fā)包人認可，承包人提交竣工驗收報告的那一天將作為竣工驗收時間?？⒐を炇諘r間是一個重要的時間節(jié)點，承包人應注意竣工驗收備案表上載明的竣工時間應與實際竣工時間保持一致，以免在日后的訴訟過程中發(fā)生竣工時間約定不明的問題而對承包人不利。6、工程竣工后，承包人應及時向發(fā)包人提交竣工結算報告，發(fā)包人簽收后逾期不予審定的，視同認可；發(fā)包人拒絕簽收的，承包人可以采取公證送達的方式提交。在工程竣工驗收報告經發(fā)包人認可后28天(或者合同約定的其他時間)內，承包人應及時向發(fā)包人提交竣工結算報告，新頒布的建設工程價款結算暫行辦法明確規(guī)定，承包人如果未能在約定時間內向發(fā)包人提交完整的竣工結算報告，經發(fā)包人催促后14天內仍未能提供，則發(fā)包人有權根據(jù)已有資料自行進行審查，責任由承包人自負。而在現(xiàn)實中，承包人一般很難做到工程竣工后28天內提交竣工結算報告，這就需要承包人組織專班、加快進度、及時編制并提交結算報告，以免日后發(fā)包人以超過時限為由拒絕簽收。發(fā)包人應在收到承包人提交的竣工結