商務(wù)英語-如何有效與外國人溝通.doc

美聯(lián)英語提供：如何有效與外國人溝通關(guān)于商務(wù)英語，那些你不知道的事都在這里/test/fayin.aspx?tid=16-73675-0對于外貿(mào)人員來說，學(xué)會跟外國人溝通是一項(xiàng)必學(xué)的技能。接下來小編為大家整理了如何有效與外國人溝通，希望對你有幫助哦!第1招 妥善安排會面的約定Id like to make an appointment with Mr. Lee. dating當(dāng)你計(jì)劃到海外出差，順道拜訪客戶時(shí)，必須先以書信通知對方。出國以前再以Telex或電話向?qū)Ψ酱_認(rèn)訪問的日期和目的。如果是臨時(shí)決定的拜訪，也要通過對方的秘書安排，告訴她：Id like to make an appointment with Mr.Lee.(我想和李先生約見一次。)讓對方對你的造訪有所準(zhǔn)備，才會有心情和你洽談。第2招 向溝通對手表示善意與歡迎-I will arrange everything. Something nothing anything如果溝通是由你發(fā)起，提供對手一切的方便，能使溝通一開始便在友善和諧的氣氛下進(jìn)行。尤其是當(dāng)你的溝通對手是遠(yuǎn)道而來的，你熱心地告知他：“I will arrange everything. (我會安排一切。)不但表現(xiàn)出你的誠意，也能使他在不必顧慮食宿等瑣事的情況下，專心與你進(jìn)行溝通。第3招 溝通進(jìn)行中應(yīng)避免干擾No interruptions during the meeting! no disturbance ,please如果溝通的地點(diǎn)是在你的公司，那么請叮嚀你的部屬，勿在溝通過程中做不必要的干擾。因?yàn)檫^份的干擾會影響溝通的意愿和熱忱。第4招 遵守禮儀-Behave yourself!溝通時(shí)，仍然要遵守一般奉行的禮儀和保持良好的儀態(tài)，這樣可以增加人們對你的好感，提高你的溝通效率。此外，坐姿不良，在對手講話時(shí)左顧右盼，都足以使人對體產(chǎn)生不良的印象，而減低與你洽談的興致。第5招 適時(shí)承認(rèn)自己的過失 -Its my fault. Mistake error如果你明顯地犯了錯(cuò)，并且對別人造成或大或小的傷害，一句充滿歉意的“Im sorry. Its my fault.(對不起，是我的錯(cuò)。)通常能夠獲得對方的原諒。就算他實(shí)在很懊惱，至少也能稍微緩和一下情緒。做無謂的辯解，只能火上加油，擴(kuò)大事端。第6招 抱怨不是無理取鬧I have a complaint to make.以激憤的語氣向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使結(jié)果適得其反。服務(wù)員上錯(cuò)了菜，旅館女服務(wù)員忘了整理你的房間，送來的貨物根本不是你訂單上所指明的東西等情況，著實(shí)令人懊惱。但是生氣并不能解決問題，不如心平氣和而語氣堅(jiān)定地告訴對方 I have a complaint to make.”(我有怨言。)然后告訴他所發(fā)生的事。第7招 資料須充實(shí)完備We have a pamphlet in English.具體的物品通常比口頭描述更有說服力。當(dāng)客戶聽到你說 We have a pamphlet in English.(我們有英文的小冊子。)或 Please take this as a sample(請將這個(gè)拿去當(dāng)樣品。)時(shí)，一定會興趣大增，進(jìn)而問你許多和產(chǎn)品有關(guān)的問題。如果你平時(shí)資料搜集得全面，便能有問必答。這在商務(wù)溝通上是非常有利的。第8招 緩和緊張的氣氛-How abouta break?當(dāng)會議因冗長而陷于沉悶、緊張的氣氛時(shí)，做無意義的僵持是無法獲得令人滿意的結(jié)果的。如果能在不打斷對方的情形下提出“How about a break?”(休息一下如何?)對方必能欣然接受，緊張的氣氛也立刻得以經(jīng)解。當(dāng)你們再回到會議桌時(shí)，也能以清晰的思路繼續(xù)溝通。第9招 做個(gè)周到的主人You can use our office equipment if necessary.如果溝通是在你的公司進(jìn)行，除了應(yīng)向溝通對手提供舒適的場所以外，更應(yīng)該盡量配合對手，向他提供有助于溝通進(jìn)行的服務(wù)與設(shè)備。例如，大大方方地告訴他“ You can use our office equipment if necessary.”(如果必要的話，您可以使用我們的辦公室設(shè)備。)協(xié)助對手對溝通內(nèi)容做正確的衡量，其結(jié)果可能也是對己方極為有利的。第10招 不隨便承擔(dān)責(zé)任-I dont want you to think that I did this.做錯(cuò)了事固然要認(rèn)錯(cuò)，不是你造成的損害，也絕不背黑鍋。租車、住旅館，如發(fā)現(xiàn)有前人留下的破壞物時(shí)，都應(yīng)立即反映。把負(fù)責(zé)的人找來，指給他看損壞的情況，告訴他“I dont want you to think that I did this”(我不想讓你認(rèn)為是我造成的。)即可脫離日后有口難分，或替人賠償損失的困境。第11招 清楚地說出自己的想法與決定I think I should call a lawyer.如果在溝通場合中，你無法詳實(shí)地說出心中的意念，不僅會使對方聽得滿頭霧水，說不定還會讓對方認(rèn)為你對實(shí)際情形根本不了解，而失去和你溝通的興致。試想假如你在向警察描述車禍的發(fā)生時(shí)，不能提醒他“Ihad theright-of-way.(我有優(yōu)先行駛權(quán)。)或沒告訴他“ I think I should call a lawyer.(我想我該叫個(gè)律師。)你也許因此而吃了大虧。還有很多情況是特別需要提供詳實(shí)資料的，例如：向醫(yī)生敘述你的病痛，告訴理發(fā)師你所要的發(fā)型，向客戶講解產(chǎn)品的特性等。平常多注意英美人士對這類場合的應(yīng)對，您這方面的英語一定會大有進(jìn)步!第12招 找出問題癥結(jié)-What seems to be the trouble?任何一個(gè)沖突或誤解的產(chǎn)生，都有潛在原因。為什么你的老客戶這回不向你的公司訂貨?為什么對方不能達(dá)到你的要求?這種情況發(fā)生時(shí)，要立刻積極地探索原因。向?qū)Ψ教皆儭癢hat seems to be the troubte?”(有什么困難嗎?)或問一句“Is there something that needs our attention? 有什么需要我們注意的嗎?)都能表示你對事情的關(guān)切。知道問題的癥結(jié)，才有辦法進(jìn)行溝通。第13招 要有解決問題的誠意Please tell me about it.當(dāng)客戶向你提出抱怨時(shí)，你應(yīng)該做的事是設(shè)法安撫他。最好的辦法就是對他提出的抱怨表示關(guān)切與解決的誠意。你的一句“Please tell me about it”(請告訴我這件事的情況。)或“Im sorry for my error and assure you I will take great care in performing the work”(我為我的錯(cuò)誤感到抱歉，并向您保證，我會盡全力處理此事。)令對方覺得你有責(zé)任感，也會恢復(fù)對你的信任。第14招 適時(shí)提出建議-Well send you a replacement right away.當(dāng)損失已經(jīng)造成時(shí)，適時(shí)地提出補(bǔ)救方法，往往能使溝通免于陷入僵局，甚至于得以圓滿地達(dá)成協(xié)議。例如：你運(yùn)送到客戶手上的貨物，的確不是訂單上所標(biāo)明的，而你又能立即向他保證 Well send you a replacement right away. (我們會立即寄給您一批替換品。)或者告訴他“We can adjust the price for you if you keep the material.”(如果您留下這批材料，我們可以為您調(diào)整價(jià)格。)那么，客戶心中的憂慮必定立刻減半，而愿意考慮您的提議。第15招 隨時(shí)確認(rèn)重要的細(xì)節(jié)Is this waht we decided?商務(wù)洽談中，一牽扯到金額、交貨條件和日期時(shí)，除了洽談當(dāng)時(shí)要用口頭復(fù)述加以確認(rèn)外，合約擬好后，更要詳細(xì)地過目一遍。一旦發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)，應(yīng)立刻詢問對方“Is this what we decided? ”(這是我們說定的嗎?)合約內(nèi)容真的錯(cuò)得離譜，就應(yīng)告訴對方“Ill have to return this contract to you unsigned.(我得將這份合約退還給你，不能簽名。)以示抗議。任何合約上的問題，寧可羅嗦一點(diǎn)，也決不可含糊。第16招 聽不懂對方所說的話時(shí)，務(wù)必請他重復(fù)Would you mind repeating it?英語不是我們的母語，聽不懂是很自然的。聽不懂又裝懂，那才是有害的。其實(shí)請人家重復(fù)或再講清楚一點(diǎn)并不難，你只要說”Would you mind repeating it?(您介意再講一遍嗎?)，相信對方不但會再說一遍，而且連速度都會放慢些。如果你還是沒聽懂，那么仍然要用這個(gè)老方法：“Could you explain it more precisely?”(您能解釋得更明白一點(diǎn)嗎?)第17招 使談判對手作肯定答復(fù)的問題Is it important that ?連續(xù)發(fā)問溝通對手給予肯定答復(fù)的問題，最后引導(dǎo)他對你的主要建議也作有定的答復(fù)，是絕對須要花費(fèi)一番心思的。通常溝通對手只對自己有利的問題，才會痛快地回答“Yes”。因此，在溝通場合開始前，不妨先細(xì)心地想一下，你所希望對方接受的條件，對他有什么好處，試著以“Is it important that ?”(是不是對您很重要?)或“Is it helpful if ?”(如果是不是對你有幫助?)未獲得他的肯定，那么要使你的建議通過也不難了。第18招 做適當(dāng)?shù)淖尣絋he best compromise we can maks is.溝通雙方的互相讓步，最常見的例子就是討價(jià)還價(jià)。買方希望賣方減價(jià)一百五十元，而賣方只想減價(jià)五十元，雙方一陣討價(jià)還價(jià)之后，最后減了一百元。不論你的對手是如何的咄咄逼人，你總得做一個(gè)最后的讓步：“The best compromise we can make is ”(我們所能做的最好的折衷辦法是)或是“ This is the lowest possible price.”(這是最低的可能價(jià)格了。)然后堅(jiān)定不移，否則如果讓步得太過，你可就要有所損失了。第19招 不要倉促地做決定Please let me think it over.在商場上講求信用，一旦允諾人家的事情，要再反悔，會令人產(chǎn)生不良印象。因此，在下決定之前，務(wù)必要經(jīng)過深思熟慮。如果你正在和客戶商談一件無法遂下決定的事時(shí)，不妨請他給你一點(diǎn)時(shí)間“Please let me think it over.”(請讓我考慮一下。)或“ Would it be all right to give you an answer tomorrow?”(明天再答復(fù)您行嗎?)切記，倉促地下決定往往招致嚴(yán)重的后果!第20招 說“不”的技巧-No, but 在商務(wù)溝通上，該拒絕時(shí)，就應(yīng)該斬釘截鐵地說“No.”拐彎抹角地用“Thats difficult(那很困難。)或“Yes, but.(好是好，可是)來搪塞，會令對方覺得你答應(yīng)得不夠干脆，而不是在委婉地拒絕。如果你說“No，but”對方便清楚地知道你是拒絕了，但似乎還可以談?wù)?。這個(gè)時(shí)候，你因?yàn)橐严扔谩癗o”牽制對方，而站在溝通的有利位置上了。第21招 不要催促對手下決定-Stop asking Have you decided?當(dāng)你的溝通對方需要時(shí)間來考慮一下方案時(shí)，千萬不要一直催促他“Hare you decided?”(你決定了沒有?)那樣，你不但干擾了他的思考，也可能激怒他。結(jié)果原本可能達(dá)成的協(xié)議或許就此泡湯了。第22招 沉默是金Silence is golden.面對對方所提無法接受的提議，沉默是最有力的回答。這種無動于衷所帶給溝通對手的壓力，遠(yuǎn)大于澆他一盆冷水。將所達(dá)成的協(xié)議逐一列入記錄 Lets have the agreed items recorded.為了避免簽約時(shí)的爭執(zhí)或重新商議，交涉中達(dá)成協(xié)議的項(xiàng)目應(yīng)做成記錄，并在會議結(jié)束時(shí)傳閱。因此，每達(dá)成一項(xiàng)協(xié)議，要記得提醒對方“Lets have the agreed items recorded. 我們聲達(dá)成協(xié)議的項(xiàng)目記錄下來。)第23招 過分吹牛，足以敗事-Dont boast!磋商者往往為了達(dá)成協(xié)議而向交涉對手做過份不實(shí)的吹噓。這種情形在向他人推銷產(chǎn)品時(shí)，尤其常見。顧客因聽信你的吹牛而購買產(chǎn)品，進(jìn)而造成損失，輕者不再與你打交道;嚴(yán)重的，恐怕還要告你欺詐，多劃不來!所以在向他人做“ We can give you a guarantee 100 years.”(我們可以給您一百年的保證。)這一類的承諾時(shí)，最好先斟酌一番。第24招 不浪費(fèi)溝通對手的時(shí)間- .then Ill drive you to the airport for your flight at 7:00.在溝通開始以前，最好事先得知溝通對手的行程表，并盡量配合。當(dāng)你和客戶談好了一切細(xì)節(jié)以后，你對他說“Ill have my secretary type the contract for you to sign at once, then Ill drive you to the airport for your flight at 7:00. (我會讓我的秘書立刻將合同打好給您簽名，然后，我開車送您去機(jī)場搭七點(diǎn)鐘的飛機(jī)。)想必他一定會感激你的周到細(xì)心，因此也會采取合作的態(tài)度。第26招 達(dá)到目地，立即離開Im glad to have met you, Mr. Lee.如果協(xié)議達(dá)成，而你仍流連忘返，則有以下兩種危險(xiǎn)：溝通對手改變主意;或者你可能因松懈而目不擇言，說錯(cuò)了話。因此商議一完成，立即以 Im glad to have met you, Mr. Lee.(李先生，很高興認(rèn)識您。)收場，告別離去。第27招 充滿信心地進(jìn)行溝通You can ask me any question.任何有心溝通的人，都希望他的溝通對手是個(gè)舉足輕重的人物。讓對手認(rèn)為你是有決策力的人，最直接的方法便是一見面就告訴他“ You can ask me anyquestion.”(您可以問我任何問題。)如果你在對方面前處處顯得緊張兮兮，不是一直抽煙，就是不斷干咳，對方必定會懷疑他跟你之間的溝通效果。因此面對每一個(gè)溝通場合，一定要充滿信心。第28招 對溝通對手的專長與能力表示認(rèn)知-I know you are good at .每個(gè)人都對自己的才能引以為榮。向你的溝通對手表示你認(rèn)知他的能力，并寄希望他有所表現(xiàn)：“I know you are good at handling difficult situations, and I believe I can count on you.(我知道你擅于處理棘手問題，并相信我可以依賴您。)相信他一定不愿意讓你失望。第29招 以肯定的語氣，談?wù)搶κ值膯栴}I believe our experts can give you helpful advice for the problem in your company.當(dāng)對手正在為某個(gè)問題煩惱，而你正好能夠幫他忙，一句 I believe our experts can give you helpful advice for the problem in your company. (我相信我們的專家能提供對貴公司問題有幫助的建議。)必能使他寬慰不已，立刻表現(xiàn)合作的態(tài)度，而你的溝通力也大大增加了。第30招 委婉地透露壞消息Bad news，Im afraid.要向他人透露壞消息，也需要一點(diǎn)技巧。老師在公布成績以前，總是光透露有多少人不及格，以使考得不好的同學(xué)預(yù)先做好心理準(zhǔn)備。同樣，在向客戶透露漲價(jià)或其它壞消息時(shí)，先告訴他“Bad news，Im afraid”(恐怕是壞消息喔。)也能收到相同的效果。人對某件事的發(fā)生預(yù)先有心理準(zhǔn)備時(shí)，總是較容易接受的。第31招 強(qiáng)調(diào)溝通雙方相同的處境Our costs are way up too.說服溝通對手的技巧之一，就是強(qiáng)調(diào)雙方的相同點(diǎn)，使其產(chǎn)生認(rèn)同感，進(jìn)而達(dá)成協(xié)議。一個(gè)賣主告訴老客戶產(chǎn)品漲價(jià)的最常見理由就是“ Our costs are way up too, (我們的成本也上漲了。)以使客戶覺得他的對手和他一樣，正面臨著漲價(jià)的處境。這時(shí)候買主再不愿意，也只好接受漲價(jià)的必然結(jié)果了。第32招 向談判對手略施壓力The special price will be effective until May 30.為了促使談判對手盡快做決定，略施壓力有時(shí)也是值得考慮的手段。例如，聰明的賣主都知道，訂出“最后期限”，能夠刺激原本無心購買或猶豫不決的買主。一句“ Unless you ordr in February, we wont be able to deliver in April.”(除非您在二月就下訂單，否則我們無法在四月交貨。)或者“ The Special price will be effective until Mag 30.”(特價(jià)的有效期限到五月三十日。)都能使?jié)撛诘馁I主迅速地在心里盤算一番!第33招 不要幸災(zāi)樂禍-Dont say“ I told you so!當(dāng)你以前曾告訴或警告過對手的事被你不幸言中時(shí)，用不著再來提醒他“I told you so! 我告訴過你吧!)這種話對你們的溝通沒有幫助，卻只有使聽者更加反感。第34招 保留溝通對手的面子Your views regarding management differ from mine.要使溝通徹底失敗，最好的辦法就是使你的溝通對手顏面盡失?？墒?，這該不是你所要的結(jié)果吧?因?yàn)槿绱艘粊?，溝通不但要破裂，也會招來對手的怨恨。雖然你重重地打擊了對手，自己卻也成了失敗的溝通者。因此向?qū)Ψ教岢鲑|(zhì)疑時(shí)，要確定將矛頭指向事情本身，而不是對手身上：“Your views regarding management differ mine.”(您的經(jīng)營觀點(diǎn)和我的不同。)有時(shí)候，你甚至于可以將責(zé)任歸咎于不在場的第三者身上，而不是直接推給溝通對手： Someone must have given you wrong information.(一定是有人把錯(cuò)誤的情報(bào)給了你。)這樣的說法可以引導(dǎo)對方修正他的觀點(diǎn)，而不會觸怒了他，使他拂袖而去。第35招 避免馬拉松式溝通Can we continue the meeting tomorrow?人在精神疲勞的狀況下，其判斷力不比在正常情況時(shí)。里此，當(dāng)溝通的對方有意安排這類溝通時(shí)，應(yīng)盡量避免。一旦發(fā)現(xiàn)自己陷入這種令人不悅的情況時(shí)，也要提高警覺。你可以在適亞的時(shí)候提出“Can we continue the meeting tomorrow?”(我們可不可以明天再繼續(xù)開會?)第36招 警覺拖延戰(zhàn)術(shù)-If he says: I will find some detailed informa tion for you when I return to my office.當(dāng)溝通對手就某個(gè)問題說“ I will find some detailed information for you when I return to my office.(我回辦公室時(shí)，會為你找詳細(xì)的資料。)時(shí)，他可能是為了回避你的問題所做的敷衍。他也許還會煞有其事地在他的筆記簿上記下來，但