如何制定計劃(個人精心編制)2012.06.21版@teliss.doc

布衣公子 精心編制 懇請您批評指正！如何制定計劃一、為什么要制定計劃1二、計劃概述2（一）什么是計劃2（二）計劃的特點2（三）計劃的分類3（四）制定計劃的原則4三、制定計劃的步驟4（一）目標(biāo)分解4（二）事項/任務(wù)排序4（三）確定行動方案5（四）撰寫計劃書6一、為什么要制定計劃孫子兵法上說：夫未戰(zhàn)而廟算勝者，得算多也；未戰(zhàn)而廟算不勝者，得算少也；多算勝，少算不勝，而況于無算乎！吾以此觀之，勝負見矣。孫子兵法計劃工作是一座橋梁，它把我們所處的此岸和我們要去的彼岸連接起來，以克服這一天塹。 哈羅德孔茨古人講：“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?！?在日常學(xué)習(xí)或工作中，計劃是常用并意義重大的。一切有組織的活動，不管大小，重要與不重要，全局性的或是局部性的，都必須有計劃。計劃工作又是一切管理活動的前提，只有有了計劃以后，人們才能開展其他的管理活動。因此，一日之計在于昨夜，而不是在于晨，今天晚上就應(yīng)該寫好明天早上要做的事情。一月之計在于上個月底，這個月底你就應(yīng)該寫好下個月你要做的一切事情。一年之計在于去年底，而不是在于今年年初，今年年底你就應(yīng)該寫好一切明年要做的事情，在明年的時候全部把它完成。1、為什么常常不制定計劃 沒有習(xí)慣；習(xí)慣決定性格，性格決定命運。 做了也完成不了；說明計劃不科學(xué)，或缺乏控制。 沒有時間；如果你如果沒有時間去籌劃，就只有時間去后悔了。 計劃不如變化快；做計劃正是為了應(yīng)對變化，提高預(yù)見性。 知難行易；正是檢視自己執(zhí)行力的時候。 不知如何做；本課程教你。 保持對付上司的彈性。這太陰險了吧。2、制定計劃有什么好處1）預(yù)測未來，指明方向有了計劃，工作就有了明確的目標(biāo)和具體的步驟，就可以協(xié)調(diào)大家的行動，增強工作的主動性，減少盲目性，使工作有條不紊地進行。2）提高成功的可能性計劃為目標(biāo)的具體實現(xiàn)提供切實可行的方案，因此按照計劃實施，則成功完成預(yù)期工作目標(biāo)的可能性大大地提高。3）提高工作效率通過計劃，實現(xiàn)對工作的輕重緩急進行安排，使得工作更加有效率。 4）減少變化的沖擊未來的情況是不斷變化的，計劃是預(yù)測這種變化并且設(shè)法消除變化對組織造成不良影響的一種有效手段。計劃可以減少不確定性，使我們預(yù)見到行動的結(jié)果。5）整合資源，減少浪費制定計劃時，通過各種方案的技術(shù)分析，選擇最有效的方案用于實施，使有限的資源得到合理的配置，從而減少資源浪費，提高效益。6）有利于進行控制計劃所設(shè)立的目標(biāo)、責(zé)任人、時限等便于對作進度和質(zhì)量的考核，對計劃的執(zhí)行者有較強的約束和督促作用。二、計劃概述（一）什么是計劃圍繞目標(biāo)，你要分析一下怎么能達成？通過什么路徑、什么方法、什么資源、什么時間來達成目標(biāo)，預(yù)達成目標(biāo)，我該分階段做些什么？這實際上就是計劃！即，計劃是為完成一定的目標(biāo)而事前對措施和步驟作出的部署，即計劃是實現(xiàn)目標(biāo)的方案途徑。計劃是一個統(tǒng)稱，涵蓋常見的規(guī)劃、方案、安排、設(shè)想、打算、要點等。u 規(guī)劃：是具有全局性的、較長時期的長遠設(shè)想。 u 方案：是從目的、要求、工作方式到工作步驟等方面對專項工作做出全面部署與安排的計劃。u 安排：是對短期工作進行具體布置的計劃。 u 設(shè)想：是初步的草案性計劃。 u 打算：是短期內(nèi)工作要點式計劃。 u 要點：是列出工作主要目標(biāo)的計劃。（二）計劃的特點1）普遍性由于人的能力是有限的，現(xiàn)代組織中的工作是如此復(fù)雜，即使是最聰明最能干的領(lǐng)導(dǎo)人，也不可能包攬全部計劃工作。因此，實際的計劃工作涉及到組織或企業(yè)中的每一位管理者及員工，上至高層管理者，下至基層管理者及員工。一個組織的總目標(biāo)確定后，各級管理人員為了實現(xiàn)組織目標(biāo)，使本層次的組織工作得以順利進行，都需要制定相應(yīng)的分目標(biāo)和分計劃。這些具有不同廣度和深度的計劃有機地結(jié)合在一起，便形成了一個多層次計劃系統(tǒng)。因此，計劃具有普遍性。2）預(yù)見性這是計劃最明顯的特點之一。計劃不是對已經(jīng)形成的事實和狀況的描述，而是在行動之前對行動的任務(wù)、目標(biāo)、方法、措施所作出的預(yù)見性確認。但這種預(yù)想不是盲目的、空想的，而是以為未來工作目標(biāo)或?qū)嵺`活動為導(dǎo)向，以現(xiàn)有的條件為基礎(chǔ)，以過去的成績?yōu)橐罁?jù)，對對今后的發(fā)展趨勢作出科學(xué)預(yù)測之后制定的。3）可行性可行性是和預(yù)見性是緊密聯(lián)系在一起的，預(yù)見準(zhǔn)確的計劃，在現(xiàn)實中才真正可行。因此，對未來的預(yù)測，應(yīng)建立在客觀實際的基礎(chǔ)上，以現(xiàn)有的條件為基礎(chǔ)，以過去的成績?yōu)橐罁?jù)來做出預(yù)測，并切忌盲目地、無根據(jù)地制訂計劃。這樣才能使計劃有可行性。4）指導(dǎo)性制訂任何一項計劃，必須有明確在一定的時間內(nèi)完成什么任務(wù)，獲得什么效益。這也就成了工作的方向和依據(jù)。5）約束性 計劃一經(jīng)通過、批準(zhǔn)或認定，在其所指向的范圍內(nèi)就具有了約束作用，在這一范圍內(nèi)無論是集體還是個人都必須按計劃的內(nèi)容開展工作和活動，不得違背和拖延。6）可變性如果在計劃執(zhí)行過程中，客觀情況發(fā)生了變化、就要適時地予以修訂。所以計劃既有指導(dǎo)性，也有可變性。同時，考慮到未來的變化，計劃的制定還應(yīng)有彈性，可以預(yù)測未來可能的變化，輔以備選的多套計劃。所以，“計劃沒有變化快”這句話很有它的道理，但是它的意義不是叫你不要做計劃，而是叫你做多套計劃。以備選擇。正所謂：計劃并不能保證你成功，但能讓你為將來作好準(zhǔn)備。（三）計劃的分類1）按時間跨度，可以分為：長期計劃、中期計劃和短期計劃。計劃有長短之分，可以根據(jù)階段性的目標(biāo)設(shè)定階段性的計劃，比如，一年計劃、三年計劃、五年計劃等等。2）按范圍分，有國家計劃、地區(qū)計劃、行業(yè)計劃、部門計劃、單位計劃、班組計劃、個人計劃等。如長江三角洲地區(qū)改革發(fā)展規(guī)劃、人力資源部年度培訓(xùn)計劃3）按內(nèi)容分，有學(xué)習(xí)計劃、工作計劃、教學(xué)計劃、營銷計劃、生產(chǎn)計劃、新產(chǎn)品開發(fā)計劃、科研計劃、質(zhì)量計劃、財務(wù)計劃、成本計劃、信貸計劃、稅收計劃、物資計劃等等。 4）按寫法分，有文字式計劃、圖表式計劃、文字圖表結(jié)合式計劃。 以上分類只是從某一個角度而言的。事實上，就一份具體的計劃來說，往往兼跨幾種類型。 （四）制定計劃的原則1）計劃的應(yīng)條理清晰，簡潔明了，表述清楚具體實施過程的每一個要素（5W2H）。2）為了應(yīng)對未來的不確定性，甚至要輔以其他備用計劃，即方案B、方案C等。3）舉大而不遺細，謀遠而不棄近。不管做什么都要從細節(jié)抓起，把眼前的事情做扎實了。返回三、制定計劃的步驟（一）目標(biāo)分解計劃的制定是為了完成具體的目標(biāo)，而根據(jù)目標(biāo)的時間跨度和范圍不同，要將目標(biāo)進行分解。即，若是長期目標(biāo)，需要分成若干個短期目標(biāo)；將大的團隊目標(biāo)分解成小的個人目標(biāo)（千斤重擔(dān)人人挑、人人肩上有指標(biāo)），這樣，分解后的目標(biāo)就為具體計劃的制定提供坐標(biāo)。再具體制定計劃時，就可以依據(jù)分解后的目標(biāo)，來確定工作任務(wù)分配、工作進度、資源需求及匯總等等。（二）事項/任務(wù)排序為完成一項目標(biāo)，均對應(yīng)著具體的工作事項或任務(wù)。如，銷售業(yè)務(wù)員一天需跑完兩個客戶，他需要完成電話預(yù)約、查詢路線、準(zhǔn)備出差資料、拜訪客戶、填寫差旅或交通發(fā)票、撰寫日程日志等事項，另外，他當(dāng)天還有其他事情要處理，比如與其他客戶對賬、敦促公司發(fā)貨以及個人手機話費充值等等。而這些事項，需要進行適當(dāng)?shù)呐判?，以促使?dāng)天的任務(wù)能夠妥善完成。1、輕重緩急，要事第一人的時間有限，無論怎么擠一天也不可能擠出25個小時出來。因此，有限的時間里，我們要做最能出效益的事！所以，我們做事情的標(biāo)準(zhǔn)，不是“某件事有沒有意義”，而是“某件事是不是最有意義”。概況起來說，就是“要事第一”。我們根據(jù)事情的重要和緊急程度的不同，將事情劃分成為四種類型，并排定優(yōu)先，以給予我們做事順序的指導(dǎo)。重要緊急 危機（看病、救火） 急迫的問題 有期限壓力的計劃 規(guī)劃 防患未然（鍛煉、防火） 技能提升、創(chuàng)新 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機會 無謂的交際應(yīng)酬 某些電話、信件 個人嗜好的沉迷 拖延（看電視、上網(wǎng)） 不速之客 臨時會議、邀約 某些電話、郵件 下屬請示與報告馬上就做定出時間待會做別做了/打發(fā)時間、休閑授權(quán)別人做2、追求效率，統(tǒng)籌安排同樣是一天，同樣是一樣的工作目標(biāo)，有的人完成的就比別人的好，比別人的快，這是為什么呢？除了工作技能的嫻熟之外，很重要的一個方面，就是高效率的人懂得統(tǒng)籌安排。我們都知道一個“先裝石頭還是先裝沙子才能發(fā)揮罐子最大容量”的故事模型。類比到時間的統(tǒng)籌安排上，則就是利用大塊的時間處理“大塊”的事情，利用瑣碎的時間處理瑣碎的事情，利用等待的事件兼做別的事情（比如在旅途中可以打電話或者構(gòu)思計劃）。請想一想，如果你是銷售業(yè)務(wù)員，該如何對上述所羅列的事項進行排序及統(tǒng)籌安排？（三）確定行動方案對事項/任務(wù)排序以后，要對每一個事項擬定具體、清晰的行動方案。行動方案的七大要素為：“5W2H”，一般可以采用行動方案表的方式簡要描述。 What 做什么？事項清單？ Why 為什么做？目的是？ Who 誰去做？聯(lián)系誰？ Where 何地做？ When何時做？何時完成？ How 怎樣做？實施戰(zhàn)術(shù)？ How much所需資源？需多大代價？序號No.事項名稱What目的Why相關(guān)人Who地點Where完場時限When怎樣做How所需資源How Much備注注：此表中，也有的要素可以適當(dāng)省略，如“Why”。但也可以根據(jù)計劃追蹤的要求，再增加一欄“執(zhí)行反饋”。（四）撰寫計劃書根據(jù)計劃的重視程度不同，需要撰寫不同類型的計劃書。比如，簡單的計劃書，只需要上述的一個excel表即可，而正規(guī)一點計劃書，通常都包括三部分：標(biāo)題 、正文、落款。1、標(biāo)題標(biāo)題，即計劃的名稱，一般有全稱標(biāo)題、簡稱標(biāo)題和文章式標(biāo)題三種。1）全稱標(biāo)題全稱標(biāo)題包括以下四項：制定計劃的單位名稱、計劃的適用時間、計劃的內(nèi)容范圍和計劃的種類。如公司部門年營銷工作計劃。2）簡稱標(biāo)題簡稱標(biāo)題即全稱標(biāo)題的簡略，將其中的某個組成部分省略。有的省略時限，如公司營銷方案； 有的省略單位，如2012年度人力資源部工作要點； 有的省略單位和時限，如畢業(yè)生就業(yè)工作計劃。 3）文章式標(biāo)題文章式標(biāo)題按照計劃的內(nèi)容或要達到的目標(biāo)制定。如為實現(xiàn)本公司2012年創(chuàng)利5000萬元而奮斗 若計劃尚未經(jīng)批準(zhǔn)，則在標(biāo)題后或正下方注明其成熟度，如“草案”、“討論稿”字樣，并加上圓括號。2、正文正文一般由前言、主體和結(jié)語構(gòu)成。1）前言（指導(dǎo)思想） 前言，即計劃的開頭，是全文的導(dǎo)語，也是制定計劃的依據(jù)！前言要交待有關(guān)的背景材料，對基本情況做出分析，說明提出任務(wù)的依據(jù)、開展項目工作的指導(dǎo)思想、計劃的總?cè)蝿?wù)和總要求等。前言是計劃的總綱，回答項目“為什么做”和“能不能做”的問題，是人們了解執(zhí)行計劃的必要性和可能性。語言應(yīng)準(zhǔn)確鮮明，簡練扼要。2）主體（計劃事項）主體是正文的中心部分，是計劃的核心內(nèi)容。可以將上述的行動方案表直接附上。在文字的描述上，要求任務(wù)具體，目的清楚，落