萬科地產營銷回款業(yè)務流程梳理及優(yōu)化方案.doc

. 萬科地產營銷回款業(yè)務流程梳理及優(yōu)化方案2014/09.目錄1.業(yè)務流程分析的主要方法12.營銷回款流程的整體概述42.1.范圍42.2.目標52.3.總體原則63.營銷回款流程現狀與優(yōu)化方案73.1.客戶認籌流程73.1.1.流程現狀與問題73.1.2.客戶認籌收款流程83.1.3.客戶認籌退款流程123.1.4.客戶認籌退款撤銷流程163.2.客戶認購流程193.2.1.流程現狀與問題193.2.2.客戶認購收款流程203.2.3.客戶認購退款流程233.2.4.誠意金轉定金流程273.2.5.罰沒和退定流程303.2.6.工程款抵房款流程333.3.客戶簽約流程353.3.1.流程現狀與問題353.3.2.客戶簽約流程363.4.變更管理流程413.4.1.流程現狀與問題413.4.2.變更管理流程423.4.3.換房流程473.4.4.更名流程513.5.移交入住流程533.5.1.流程現狀與問題533.5.2.移交入住流程543.5.3.代收費用流程583.5.4.滯納金管理流程64.1. 業(yè)務流程分析的主要方法業(yè)務流程的分析主要分為三個部分，流程現狀的分析、流程改進建議及實施優(yōu)先級的定義，如下圖所示：圖 1.業(yè)務流程分析的主要方法流程現狀流程現狀分析部分將描述當前的流程和以及流程中存在的問題。流程圖示例：圖 2.業(yè)務流程圖示例從萬科的情況來看，本次項目重點從風險和效率兩個方面來做重點分析。對每一個流程，都從以下的的幾個角度進行分析，審視每個流程是否存在這樣的問題，再考慮是否能優(yōu)化，以及怎么樣才是改進的最佳方案。 風險a) 準確性（是否有業(yè)務過程中缺乏審核或確認環(huán)節(jié)）b) 完整性（是否有后端需要的業(yè)務信息前端業(yè)務系統(tǒng)無法提供或只提供部分信息）c) 人工操作（是否有人工導入導出的業(yè)務點） 效率a) 明確的流程（是否業(yè)務工作內容及標準清晰、分工明確、各一線公司執(zhí)行標準一致的流程、管理標準化）b) 人工操作（是否有大量人工錄入的工作）c) 重復工作（是否有業(yè)務在前后端需要重復錄入的情況）d) 報表有效性（是否有報表缺失或需要優(yōu)化提高業(yè)務對賬效率）e) 術語不一致（是否前后端系統(tǒng)有業(yè)務或基礎數據語言前后定義不一致的情況）流程改進建議流程圖流程說明業(yè)務規(guī)則業(yè)務系統(tǒng)改造需求系統(tǒng)間集成需求主數據需求基于上述梳理和識別的問題，將給出流程的改進建議，包括業(yè)務規(guī)則的定義、未來流程的描述以及系統(tǒng)實現的需求。其中系統(tǒng)實現的需求主要從三個方面進行描述：對業(yè)務系統(tǒng)（明源、PDC、EAS、運營平臺）的改造需求，業(yè)務系統(tǒng)間的集成需求，主數據方面的需求等。這些需求將作為業(yè)務系統(tǒng)后續(xù)進行改造的依據。表 1.流程改進建議的核心內容分析這些需求后，將詳細描述這些需求的實現界面，界面元素和控制邏輯。使業(yè)務人員能夠確認系統(tǒng)改造的方案能滿足業(yè)務需求，從而實現業(yè)務流程在信息系統(tǒng)上的固化。在全集團范圍內推行這些里程，也促進了萬科集團業(yè)務管理的標準化。2. 營銷回款流程的整體概述2.1. 范圍我們將營銷的過程分為客戶認籌，客戶認購，客戶簽約和移交入住四個階段。每個階段都會有向客戶收款，付款的業(yè)務發(fā)生。圖 3.營銷回款的總體流程在對營銷回款流程分析后，確定了如下的子流程。下文的流程藍圖，業(yè)務規(guī)則和IT需求均是針對這些子流程展開論述。序號流程名稱子流程名稱流程編號01客戶認籌流程客戶認籌收款流程00102客戶認籌流程客戶認籌退款流程00203客戶認籌流程客戶認籌退款撤銷流程00304客戶認購流程客戶認購收款流程00405客戶認購流程客戶認購退款流程00506客戶認購流程誠意金轉定金流程00607客戶認購流程罰沒和退訂流程00708客戶認購流程工程款抵房款流程00809客戶簽約流程客戶簽約流程00910變更管理流程變更管理流程01011變更管理流程換房流程01112變更管理流程更名流程01213移交入住流程移交入住流程01314移交入住流程代收費用流程01415移交入住流程滯納金管理流程015表 2.營銷回款流程清單2.2. 目標對流程的分析，我們主要從質量、成本、風險和效率四個維度來審視每一支流程。結合萬科實際情況，我們重點分析流程中的風險和效率問題。通過流程的梳理和優(yōu)化，我們希望能降低業(yè)務運作過程中的風險，提高流程效率。對于業(yè)務系統(tǒng)的數據而言，通過管理規(guī)則的執(zhí)行，流程的規(guī)范和系統(tǒng)的實施，提高業(yè)務數據的準確性，及時性和一致性。并且盡可能通過自動化的接口實現業(yè)務數據在多個系統(tǒng)中的傳輸。 風險a) 準確性（是否有業(yè)務過程中缺乏審核或確認環(huán)節(jié)）b) 完整性（是否有后端需要的業(yè)務信息前端業(yè)務系統(tǒng)無法提供或只提供部分信息）c) 人工操作（是否有人工導入導出的業(yè)務點） 效率a) 明確的流程（是否業(yè)務工作內容及標準清晰、分工明確、各一線公司執(zhí)行標準一致的流程、管理標準化）b) 人工操作（是否有大量人工錄入的工作）c) 重復工作（是否有業(yè)務在前后端需要重復錄入的情況）d) 報表有效性（是否有報表缺失或需要優(yōu)化提高業(yè)務對賬效率）e) 術語不一致（是否前后端系統(tǒng)有業(yè)務或基礎數據語言前后定義不一致的情況）2.3. 總體原則營銷回款的業(yè)務管理過程中，仍會遵循如下的總體業(yè)務原則。1. 營銷管理和財務管理的業(yè)務操作，在各個一線公司將實現管理流程的統(tǒng)一化和標準化。明確崗位職責和系統(tǒng)操作規(guī)范。2. 以后所有的開盤均是電子開盤，在開盤前需要將明源系統(tǒng)所有的基礎數據進行初始化。3. 所有的營銷收退款業(yè)務都要從明源系統(tǒng)中發(fā)起和錄入，通過系統(tǒng)自動生成EAS系統(tǒng)的財務憑證，達到數據一致的目標。4. 從明源系統(tǒng)傳輸到EAS的收付款操作和結轉操作都必須先由財務人員在明源系統(tǒng)中進行簽收和審核，只有通過簽收和審核的單據，才能進行下一步操作導入EAS中。5. 在EAS系統(tǒng)中不允許更改收款單，只能到明源系統(tǒng)中進行更改。更改完成之后再導入EAS系統(tǒng)。在生成憑證后，月結之前如需修改EAS中的憑證信息，必須先進行憑證的撤銷操作，然后在明源系統(tǒng)中修改相應的信息，并審核后，再次導入EAS系統(tǒng)生成憑證。6. 在EAS系統(tǒng)中付款單只能更改付款銀行，不允許更改其他信息，如果需要更改除付款銀行外的其他信息，只能在明源系統(tǒng)中進行更改。更改完成之后再導入EAS系統(tǒng)。在生成憑證后，月結之前如需修改EAS中的憑證信息（除付款銀行外），必須先進行憑證的撤銷操作，然后在明源系統(tǒng)中修改相應的信息，并審核后，再次導入EAS系統(tǒng)生成憑證。在生成憑證后，月結之前如需修改EAS憑證上付款銀行的信息，可以直接在EAS系統(tǒng)中進行修改。7. 當日收款的信息，必須當天在明源系統(tǒng)中進行錄入。月末的POS機收款無論當天是否銀行到賬，均需要在當月進行財務入賬操作。8. 未到賬以及出票單位沒有出具承諾函的情況下，是不能進行確認收款的。9. 通過資金中心付款，如果財務憑證做錯了，是不能回退的。3. 營銷回款流程現狀與優(yōu)化方案3.1. 客戶認籌流程3.1.1. 流程現狀與問題目前在流程中存在如下的兩個問題。問題M001：POS機收款隔日入賬月末最后一日刷卡，明源系統(tǒng)當月已經錄入系統(tǒng)，但是財務沒有到賬，EAS收款記入次月，形成差異。問題M002：誠意金管理部分一線公司未啟用明源系統(tǒng)誠意金（預約金）管理功能。明源系統(tǒng)中誠意金（有些一線公司稱為意向金，預約金）沒有一些狀態(tài)字段（如是否轉定金，是否退款）。在轉定金時候需要核對到戶，同時需要手工轉入定金，容易產生差錯需要手工調整。目前的誠意金對賬比較麻煩，財務人員手工對賬，耗費了大量的時間，精力，急切需要提高效率，通過對賬找出兩個系統(tǒng)間的數據差異，從而減少業(yè)務風險。一線公司收誠意金，在明源系統(tǒng)錄入收款信息的操作，在不同的一線公司由不同的業(yè)務部門進行操作的，有些是營銷人員，有些是財務人員。3.1.2. 客戶認籌收款流程流程圖及流程說明圖 4.客戶認籌收款流程圖客戶認籌收款流程步驟說明分工輸出看房客戶到現場查看房間客戶接待，錄入客戶信息銷售助理在明源系統(tǒng)錄入客戶信息銷售助理客戶信息繳誠意金客戶繳誠意金客戶預約牌號銷售助理在明源系統(tǒng)中進行預約排號操作銷售助理認籌單收誠意金，錄入收款信息收誠意金，在明源系統(tǒng)中錄入收款信息。銷售助理或財務現場收款人員收款單打印收據完成收款后，在明源系統(tǒng)打印誠意金收據。銷售助理或財務現場收款人員收據拿到認籌單/收據客戶獲得認籌單和誠意金收據客戶財務審核、簽收財務人員在明源系統(tǒng)中進行審核和簽收，將銀行到賬信息和明源業(yè)務處理信息進行比對，確認已到賬的款項，選擇導入EAS的收款單。 財務人員收款單+分錄信息在出納模塊生成收款單通過接口自動在EAS出納模塊生成收款單系統(tǒng)自動收款單在總賬模塊自動生成憑證EAS系統(tǒng)根據從明源獲取的信息自動生成憑證，并將已生成憑證狀態(tài)及憑證號給明源系統(tǒng)自動憑證按月度對賬財務人員按月進行對賬財務人員表 3. 客戶認籌收款流程業(yè)務規(guī)則1. 對于誠意金(預約金，意向金)，需要在明源系統(tǒng)中的預約金模塊進行管理。不允許沒有在明源系統(tǒng)中管理誠意金，而直接在EAS系統(tǒng)中進行財務信息處理。2. 當在明源系統(tǒng)進行認籌階段的工作的時候。首先要保證客戶的基本信息已經在明源系統(tǒng)中建立起來了。這些客戶的信息，是在前期客戶接待的時候就進行了收集，并在認籌開始前，將這些信息錄入明源系統(tǒng)。3. 對于客戶直接轉賬，財務部門確認收到款項是誠意金，需要通知相應的收款員，由其在明源系統(tǒng)中做相應的錄入、開票，后續(xù)再導入到EAS系統(tǒng)中。4. 規(guī)范誠意金的核算代碼，明源系統(tǒng)將按照“公司簡碼+項目+分期+流水號”的規(guī)則進行編碼，與EAS可以實現同步，便于明源系統(tǒng)和EAS系統(tǒng)按照此編碼進行誠意金明細的自動對賬。IT需求IT的需求主要針對明源系統(tǒng)，EAS系統(tǒng)和接口改造的需求。明源系統(tǒng)的改造需求序號需求編碼需求描述01MY001001明源系統(tǒng)能夠下載誠意金批量錄入的Excel文件模板，并能批量錄入誠意金02MY001002明源系統(tǒng)可以隨時查看誠意金明細報表（是否轉定金，退款狀態(tài)）03MY001003誠意金對賬功能，對比出明源系統(tǒng)和EAS系統(tǒng)中的誠意金差異。在支票付款場景下，如繳納三筆誠意金，會影響后續(xù)對賬，要出一個方案，明顯的差異要能對賬對出來04MY001004在明源系統(tǒng)中進行誠意金收款時，增加對未生成憑證的誠意金查詢界面，基于到賬日期進行初步篩選，在此界面，進行銀行實際到賬的核對工作。完成核對的誠意金，可以選擇一筆或多筆誠意金，通過接口同步到EAS系統(tǒng)中，在EAS中的出納模塊形成收款單，并將收款單號信息返回明源系統(tǒng)，明源系統(tǒng)生成財務憑證，并將此財務憑證傳遞到EAS總賬模塊形成財務憑證。并將已生成憑證狀態(tài)及憑證號傳遞給明源系統(tǒng)。如果月結前撤銷誠意金收款，在明源系統(tǒng)中發(fā)起，更改明源系統(tǒng)收款單狀態(tài)，并將EAS中的相對應的收款單和財務憑證刪除，然后修正明源系統(tǒng)中的收款單，然后重新財務審核后導入EAS系統(tǒng)。如果月結后想撤銷誠意金收款，這種場景絕大多數都是名字錄入等問題，這樣的話，不允許撤銷誠意金，只能進行更名操作05MY001005在EAS系統(tǒng)中不允許更改出納模塊的收款單，只能到明源系統(tǒng)中進行更改。更改完成之后再導入EAS系統(tǒng)。在生成憑證后，月結之前如需修改EAS中的憑證信息，必須先進行憑證的撤銷操作，然后在明源系統(tǒng)中修改相應的信息，并審核后，再次導入EAS系統(tǒng)生成憑證06MY001006明源系統(tǒng)中的核算科目（核算代碼）同步到EAS系統(tǒng)中，以確保后期的單據導入。核算代碼的編碼規(guī)則是“公司簡碼+項目+分期+流水號”07MY001007明源系統(tǒng)，對于結轉單，需要按照可選的時間區(qū)段提供一張結轉單的報表08MY001008明源系統(tǒng)和EAS的自動對賬功能，對房款和意向金進行對賬09MY001009明源系統(tǒng)需要能夠處理先開收據或發(fā)票，后收款的流程處理10MY001010某一線公司的POS機刷其他公司的錢，刷卡終端、銀行和項目公司需要建立對應關系表 4. 明源系統(tǒng)改造需求清單EAS系統(tǒng)的改造需求序號需求編碼需求描述1EAS001001關閉EAS系統(tǒng)直接進行誠意金賬務處理的功能2EAS001002接收到明源系統(tǒng)傳遞過來的收款單后，在出納模塊形成收款單，并將收款單號信息返回明源系統(tǒng)，明源系統(tǒng)生成財務憑證，并將此財務憑證傳遞到EAS總賬模塊形成財務憑證。生成憑證后，更新明源系統(tǒng)中的對應的收款單的狀態(tài)為“已生成憑證”3EAS001003在EAS系統(tǒng)中不允許更改收款單，只能到明源系統(tǒng)中進行更改。更改完成之后再導入EAS系統(tǒng)。在生成憑證后，月結之前如需修改EAS中的憑證信息，必須先進行憑證的撤銷操作，然后在明源系統(tǒng)中修改相應的信息，并審核后，再次導入EAS系統(tǒng)生成憑證表 5. 明源系統(tǒng)改造需求清單明源系統(tǒng)與EAS系統(tǒng)的接口需求序號需求編碼需求描述01IME001001明源系統(tǒng)進行誠意金對賬時候，EAS的接口能提供誠意金信息，從而完成對賬功能02IME001002在向客戶收取單筆或批量誠意金的時候，在明源系統(tǒng)中做誠意金收款信息錄入，通過接口，自動將此信息同步到EAS系統(tǒng)中。這個接口可能涉及核算科目在明源系統(tǒng)和EAS系統(tǒng)中的同步問題，需要在此接口處理03IME001003明源系統(tǒng)的收款單據在傳入EAS系統(tǒng)后，生成了憑證，并更改了明源系統(tǒng)相應單據的狀態(tài)后，如果在明源系統(tǒng)中發(fā)起撤銷操作，通過接口，需要將EAS中的對應憑證取消，然后在明源系統(tǒng)中修改收款單，再導入EAS系統(tǒng)。如果已經進行了月結，在明源系統(tǒng)提出撤銷的操作時候，EAS不能取消憑證，并且需要返回給明源系統(tǒng)錯誤信息。月結之后不允許撤銷，可以通過其他操作（如更名）來進行04IEM001001EAS中生成憑證后，需要通過接口同步更新明源系統(tǒng)中相應的收款單的狀態(tài)為“已生成憑證”表 6. 明源系統(tǒng)改造需求清單3.1.3. 客戶認籌退款流程流程圖及流程說明圖 5.客戶認籌退款流程圖客戶認籌退款流程步驟說明分工輸出拿到認籌單/收據客戶拿到認籌單及誠意金收據客戶提出退款客戶提出退款申請客戶退款申請銷售助理在明源系統(tǒng)進行退款申請操作，支持批量退款申請銷售助理退款申請單K2審批自動觸發(fā)K2的退款審批流程系統(tǒng)自動退款申請單自動生成退款單K2審批完成后，將狀態(tài)返回給明源系統(tǒng)，自動生成退款單。（一個審批一張憑證，多條分錄)系統(tǒng)自動退款單退款單財務審核簽收財務人員審核、簽收退款單（選付款方式、付款銀行）財務人員退款單出納系統(tǒng)-付款單通過接口將付款單等信息傳遞給EAS，自動生成付款單（已提交狀態(tài)）系統(tǒng)自動付款單判斷支付方式根據付款單上的付款方式判斷走資金中心還是走網銀支付財務人員/系統(tǒng)本地網銀支付手工通過本地網銀進行支付財務人員付款審核、審批如果通過資金中心支付，需進行付款的審核、審批財務人員支付完成如果通過本地網銀支付，則財務人員手工在EAS系統(tǒng)更新支付狀態(tài)；如果通過資金中心支付，則系統(tǒng)會自動更新支付狀態(tài)系統(tǒng)自動或財務人員手工在總賬模塊自動生成憑證EAS系統(tǒng)根據從明源獲取的信息自動生成憑證，并將已生成憑證狀態(tài)及憑證號給明源系統(tǒng)自動憑證按月度對賬財務人員按月進行對賬財務人員表 7. 客戶認籌退款流程說明業(yè)務規(guī)則1. 退款操作在明源系統(tǒng)中發(fā)起，需要通過K2審批。2. 在生成憑證后，月結之前如需修改EAS憑證上付款銀行的信息，可以直接在EAS系統(tǒng)中進行修改。3. 在生成憑證后，月結之前如需修改EAS中的憑證信息（除付款銀行外），必須先進行憑證的撤銷操作，然后在明源系統(tǒng)中修改相應的信息，并審核后，再次導入EAS系統(tǒng)生成憑證。IT需求IT的需求主要針對明源系統(tǒng)，EAS系統(tǒng)和接口改造的需求。明源系統(tǒng)的改造需求序號需求編碼需求描述01MY002001針對誠意金退款，明源系統(tǒng)發(fā)起退款申請后，在K2中進行退款審批（支持多筆申請一次審批，財務不參與K2審批），審批完成的結果自動更新明源系統(tǒng)單據狀態(tài)，明源系統(tǒng)進行財務簽收（系統(tǒng)上手工操作，支持一個審批生成一張憑證、多條分錄；需選擇付款方式、付款銀行）。通過接口將付款單傳遞到EAS的出納模塊，形成付款單，當地網銀支付后，在EAS系統(tǒng)中手工確認付款完成，更改明源系統(tǒng)中的退款單的狀態(tài)為“已付款” 的狀態(tài)。然后再生成財務憑證，同時更改明源系統(tǒng)中的退款單的狀態(tài)為“已生成憑證” 的狀態(tài)，并在明源系統(tǒng)中記錄EAS的憑證編碼02MY002002在EAS系統(tǒng)中付款單只能更改付款銀行，不允許更改其他信息，如果需要更改除付款銀行外的其他信息，只能在明源系統(tǒng)中進行更改。更改完成之后再導入EAS系統(tǒng)。在生成憑證后，月結之前如需修改EAS中的憑證信息（除付款銀行外），必須先進行憑證的撤銷操作，然后在明源系統(tǒng)中修改相應的信息，并審核后，再次導入EAS系統(tǒng)生成憑證。在生成憑證后，月結之前如需修改EAS憑證上付款銀行的信息，可以直接在EAS系統(tǒng)中進行修改03MY002003退款流程與明源集成，退款申請與K2流程審批整合。在明源系統(tǒng)提出退款申請，自動觸發(fā)K2流程，K2審批通過以后，將狀態(tài)返回給明源，同時在明源系統(tǒng)自動生成退款單04MY002004明源中的審批原則上都要在K2中進行審批。審批結束后，要將K2審批的鏈接能在明源系統(tǒng)中展示，并能打開此鏈接，看到K2審批的過程以及審批人的意見，明源系統(tǒng)也要能展示K2審批中的編號表 8. 明源系統(tǒng)改造需求清單EAS系統(tǒng)的改造需求序號需求編碼需求描述01EAS002001接收到明源系統(tǒng)傳遞過來的付款單后，在出納模塊形成付款單，再進行付款審核，完成付款后，更改EAS的付款狀態(tài)為“已經付款完成”，并將收款單號信息返回明源系統(tǒng)，明源系統(tǒng)生成財務憑證，并將此財務憑證傳遞到EAS總賬模塊形成財務憑證。更新明源系統(tǒng)中的對應的付款單的狀態(tài)為“已生成憑證”。對于本地網銀付款，在出納模塊形成付款單后，在本地網銀進行付款審核和付款操作，完成后，在EAS系統(tǒng)中更改EAS的付款狀態(tài)為“已經付款完成”，并將收款單號信息返回明源系統(tǒng)，明源系統(tǒng)生成財務憑證，并將此財務憑證傳遞到EAS總賬模塊形成財務憑證。更新明源系統(tǒng)中的對應的收款單的狀態(tài)為“已生成憑證”02EAS002002在EAS系統(tǒng)中付款單只能更改付款銀行，不允許更改其他信息，如果需要更改除付款銀行外的其他信息，只能在明源系統(tǒng)中進行更改。更改完成之后再導入EAS系統(tǒng)。在生成憑證后，月結之前如需修改EAS中的憑證信息（除付款銀行外），必須先進行憑證的撤銷操作，然后在明源系統(tǒng)中修改相應的信息，并審核后，再次導入EAS系統(tǒng)生成憑證。在生成憑證后，月結之前如需修改EAS憑證上付款銀行的信息，可以直接在EAS系統(tǒng)中進行修改表 9. EAS系統(tǒng)改造需求清單明源系統(tǒng)與EAS系統(tǒng)的接口需求序號需求編碼需求描述01IME002001在向客戶退單筆或批量誠意金的時候，在明源系統(tǒng)中做誠意金退款信息錄入，通過接口，自動將此信息同步到EAS系統(tǒng)中。這個接口可能涉及核算科目在明源系統(tǒng)和EAS系統(tǒng)中的同步問題，需要在此接口處理02IME002002明源系統(tǒng)的付款單據在傳入EAS系統(tǒng)后，生成了憑證，并更改了明源系統(tǒng)相應單據的狀態(tài)后，如果在明源系統(tǒng)中發(fā)起撤銷操作，通過接口，需要將EAS中的對應憑證取消，然后在明源系統(tǒng)中修改付款單，再導入EAS系統(tǒng)。如果已經進行了月結，在明源系統(tǒng)提出撤銷的操作時候，EAS不能取消憑證，并且需要返回給明源系統(tǒng)錯誤信息。月結之后不允許撤銷，可以通過其他操作（如更名）來進行03IEM002001EAS中生成憑證后，需要通過接口同步更新明源系統(tǒng)中相應的付款單的狀態(tài)為“已生成憑證”04IEM002002EAS中的付款單生成，并且完成付款審核，付款完成后，需要更新明源系統(tǒng)中的退款單狀態(tài)為“已付款“表 10. 明源系統(tǒng)與EAS系統(tǒng)的接口需求清單明源系統(tǒng)與K2系統(tǒng)的接口需求序號需求編碼需求描述01IMK002001明源系統(tǒng)中發(fā)起退款申請，通過接口自動觸發(fā)K2流程，傳輸到K2上的內容需要能滿足審批的要求02IKM002001退款申請在K2審批通過以后，將審批結果返回給明源表 11. 明源系統(tǒng)與K2系統(tǒng)的接口需求清單3.1.4. 客戶認籌退款撤銷流程流程圖及流程說明圖 6. 客戶認籌退款撤銷流程圖客戶認籌退款撤銷流程步驟說明分工輸出發(fā)現退款錯誤財務人員發(fā)現退款錯誤財務人員判斷錯誤類型判斷錯誤類型（客戶信息錯誤、付款賬號或方式錯誤）財務人員選擇有錯誤的退款單如果是客戶信息錯誤，選擇有錯誤的退款單，觸發(fā)退款作廢操作，EAS做相應的退款單及憑證的作廢操作，并更新明源的退款單狀態(tài)。然后觸發(fā)“客戶認籌退款流程”財務人員/系統(tǒng)自動選擇需撤銷的退款單如果是“付款賬號或方式錯誤”，選擇需撤銷的退款單，觸發(fā)退款撤銷操作，EAS做相應的退款單及憑證的撤銷操作，更新明源退款單狀態(tài)財務人員/系統(tǒng)自動退款單財務審核簽收財務人員審核、簽收退款單（選付款方式、付款銀行）財務人員退款單出納系統(tǒng)-付款單通過接口將付款單等信息傳遞給EAS，自動生成付款單（已提交狀態(tài)）系統(tǒng)自動付款單判斷支付方式根據付款單上的付款方式判斷走資金中心還是走網銀支付財務人員/系統(tǒng)本地網銀支付手工通過本地網銀進行支付財務人員付款審核、審批如果通過資金中心支付，需進行付款的審核、審批財務人員支付完成如果通過本地網銀支付，則財務人員手工在EAS系統(tǒng)更新支付狀態(tài)；如果通過資金中心支付，則系統(tǒng)會自動更新支付狀態(tài)系統(tǒng)自動或財務人員手工在總賬模塊自動生成憑證EAS系統(tǒng)根據從明源獲取的信息自動生成憑證，并將已生成憑證狀態(tài)及憑證號給明源系統(tǒng)自動憑證按月度對賬財務人員按月進行對賬財務人員表 12. 客戶認籌退款撤銷流程說明業(yè)務規(guī)則1. 客戶認籌退款撤銷操作在明源系統(tǒng)中發(fā)起，通過系統(tǒng)間的接口完成財務信息處理。2. 客戶認籌退款撤銷后，如果再次發(fā)起退款，這次退款要能記錄原來的退款單和K2退款審批的編號。3. 在發(fā)起客戶認籌退款撤銷操作的時候，財務人員將進行判斷是退回到財務簽收環(huán)節(jié)，還是要求營銷部門的人員再次發(fā)起退款申請流程。IT需求IT的需求主要針對明源系統(tǒng)，EAS系統(tǒng)和接口改造的需求。明源系統(tǒng)的改造需求序號需求編碼需求描述01MY003001 如果網銀支付后，由于銀行存款余額不足等原因造成支付失敗，這時候需要執(zhí)行退款撤銷的操作。在明源系統(tǒng)中從已經提出退款的申請列表中選擇一筆或多筆誠意金提出退款撤銷的操作，此撤銷操作要能記錄原來審批的K2單據號，并傳遞到EAS系統(tǒng)，在EAS系統(tǒng)出納模塊形成收款單，并將收款單號信息返回明源系統(tǒng)，明源系統(tǒng)生成財務憑證，并將此財務憑證傳遞到EAS總賬模塊形成財務憑證（借銀行存款，貸其他應付款）。發(fā)起退款撤銷的時候，財務人員進行判斷是退回到財務簽收環(huán)節(jié)，還是要求營銷部門的人員再次發(fā)起退款申請流程。這些退款后續(xù)還需要在明源系統(tǒng)中發(fā)起退款操作，這個退款要能記錄原來的退款單和K2退款審批的編號，并經過K2審批后，進入EAS出納模塊，后續(xù)再生成憑證。如果支付前發(fā)現退款有錯誤，如客戶賬號錯誤，財務人員可以將此退款撤銷，反饋到營銷部門，要求重新發(fā)起退款申請流程表 13. 明源系統(tǒng)改造需求清單EAS系統(tǒng)的改造需求序號需求編碼需求描述01EAS003001如果網銀支付后，由于銀行存款余額不足等原因造成支付失敗，這時候需要執(zhí)行退款撤銷的操作。在明源系統(tǒng)中從已經提出退款的申請列表中選擇一筆或多筆誠意金提出退款撤銷的操作，此撤銷操作要能記錄原來審批的K2單據號，并傳遞到EAS系統(tǒng)，在EAS系統(tǒng)出納模塊形成收款單，并將收款單號信息返回明源系統(tǒng)，明源系統(tǒng)生成財務憑證，并將此財務憑證傳遞到EAS總賬模塊形成財務憑證。（借銀行存款，貸其他應付款）。發(fā)起退款撤銷的時候，財務人員進行判斷是退回到財務簽收環(huán)節(jié)，還是要求營銷部門的人員再次發(fā)起退款申請流程。這些退款后續(xù)還需要在明源系統(tǒng)中發(fā)起退款操作，這個退款要能記錄原來的退款單和K2退款審批的編號，并經過K2審批后，進入EAS出納模塊，后續(xù)再生成憑證。如果支付前發(fā)現退款有錯誤，如客戶賬號錯誤，財務人員可以將此退款撤銷，反饋到營銷部門，要求重新發(fā)起退款申請流程表 14. EAS系統(tǒng)的改造需求清單明源系統(tǒng)與EAS系統(tǒng)的接口需求序號需求編碼需求描述01IME003001如果網銀支付后，由于銀行存款余額不足等原因造成支付失敗，這時候需要執(zhí)行退款撤銷的操作。在明源系統(tǒng)中從已經提出退款的申請列表中選擇一筆或多筆誠意金提出退款撤銷的操作，此撤銷操作要能記錄原來審批的K2單據號，并傳遞到EAS系統(tǒng)，在EAS系統(tǒng)出納模塊形成收款單，并將收款單號信息返回明源系統(tǒng)，明源系統(tǒng)生成財務憑證，并將此財務憑證傳遞到EAS總賬模塊形成財務憑證（借銀行存款，貸其他應付款）。發(fā)起退款撤銷的時候，財務人員進行判斷是退回到財務簽收環(huán)節(jié)，還是要求營銷部門的人員再次發(fā)起退款申請流程。這些退款后續(xù)還需要在明源系統(tǒng)中發(fā)起退款操作，這個退款要能記錄原來的退款單和K2退款審批的編號，并經過K2審批后，進入EAS出納模塊，后續(xù)再生成憑證。如果支付前發(fā)現退款有錯誤，如客戶賬號錯誤，財務人員可以將此退款撤銷，反饋到營銷部門，要求重新發(fā)起退款申請流程02IEM003001明源系統(tǒng)通過接口進行了退款撤消后，EAS需要通過接口更新明源系統(tǒng)撤銷操作的狀態(tài)，如“撤銷成功”或者撤銷失敗的原因表 15. 明源系統(tǒng)與EAS系統(tǒng)的接口需求清單3.2. 客戶認購流程3.2.1. 流程現狀與問題問題M003：工程款抵房款工程款抵房款在EAS中已經入賬，未及時通知相關崗位錄入明源系統(tǒng)，形成時間性差異。3.2.2. 客戶認購收款流程流程圖及流程說明圖 7. 客戶認購收款流程圖客戶認購收款流程步驟說明分工輸出選房客戶選房客戶確定房號銷售助理在明源系統(tǒng)中確定房號，簽訂帶有客戶信息、房號的認購協議。銷售助理認購協議是否誠意金轉定金銷售助理判斷是否誠意金轉定金銷售助理誠意金轉定金子流程如果是誠意金轉定金，則觸發(fā)誠意金轉定金子流程系統(tǒng)自動收定金如果是直接繳定金，這銷售助理在明源系統(tǒng)進行收定金的操作銷售助理財務審核財務人員在明源系統(tǒng)中進行審核，將銀行到賬信息和明源業(yè)務處理信息進行比對，確認已到賬的款項，選擇導入EAS的收款單。財務人員收款單+分錄信息在出納模塊生成收款單通過接口自動在EAS出納模塊生成收款單系統(tǒng)自動收款單在總賬模塊自動生成憑證EAS系統(tǒng)根據從明源獲取的信息自動生成憑證，并將已生成憑證狀態(tài)及憑證號給明源系統(tǒng)自動憑證按月度對賬財務人員按月進行對賬財務人員表 16. 客戶認購收款流程說明業(yè)務規(guī)則1. 客戶認購的定金可以通過Excel文件進行批量錄入。2. 不允許在EAS系統(tǒng)中直接進行客戶認購定金的財務信息處理。IT需求IT的需求主要針對明源系統(tǒng)，EAS系統(tǒng)和接口改造的需求。明源系統(tǒng)的改造需求序號需求編碼需求描述01MY004001明源系統(tǒng)能夠下載定金批量錄入的Excel文件模板，明源系統(tǒng)能夠以EXCEL形式批量錄入定金02MY004002在明源系統(tǒng)中進行定金收款時，增加對未生成憑證的定金查詢界面，基于到賬日期進行初步篩選，在此界面，進行銀行實際到賬的核對工作。完成核對的定金，可以選擇一筆或多筆定金，通過接口同步到EAS系統(tǒng)中，在EAS中的出納模塊形成收款單，并將收款單號信息返回明源系統(tǒng)，明源系統(tǒng)生成財務憑證，并將此財務憑證傳遞到EAS總賬模塊形成財務憑證。并將已生成憑證狀態(tài)及憑證號傳遞給明源系統(tǒng)。如果月結前撤銷定金收款，在明源系統(tǒng)中發(fā)起，更改明源系統(tǒng)收款單狀態(tài)，并將EAS中的相對應的收款單和財務憑證刪除，然后修正明源系統(tǒng)中的收款單，然后重新財務審核后導入EAS系統(tǒng)。如果月結后想撤銷定金收款，這種場景絕大多數都是名字錄入等問題，這樣的話，不允許撤銷定金，只能進行更名操作03MY004003在EAS系統(tǒng)中不允許更改出納模塊的收款單，只能到明源系統(tǒng)中進行更改。更改完成之后再導入EAS系統(tǒng)。在生成憑證后，月結之前如需修改EAS中的憑證信息，必須先進行憑證的撤銷操作，然后在明源系統(tǒng)中修改相應的信息，并審核后，再次導入EAS系統(tǒng)生成憑證表 17. 明源系統(tǒng)的改造需求清單EAS系統(tǒng)的改造需求序號需求編碼需求描述01EAS004001關閉EAS系統(tǒng)直接進行定金賬務處理的功能02EAS004002接收到明源系統(tǒng)傳遞過來的收款單后，在出納模塊形成收款單，并將收款單號信息返回明源系統(tǒng)，明源系統(tǒng)生成財務憑證，并將此財務憑證傳遞到EAS總賬模塊形成財務憑證，生成憑證后，更新明源系統(tǒng)中的對應的收款單的狀態(tài)為“已生成憑證”03EAS004003在EAS系統(tǒng)中不允許更改收款單，只能到明源系統(tǒng)中進行更改。更改完成之后再導入EAS系統(tǒng)。在生成憑證后，月結之前如需修改EAS中的憑證信息，必須先進行憑證的撤銷操作，然后在明源系統(tǒng)中修改相應的信息，并審核后，再次導入EAS系統(tǒng)生成憑證表 18. 明源系統(tǒng)的改造需求清單明源系統(tǒng)與EAS系統(tǒng)的接口需求序號需求編碼需求描述01IME004001在向客戶收取單筆或批量定金的時候，在明源系統(tǒng)中做定金收款信息錄入，同時將此信息同步到EAS系統(tǒng)中02IME004002明源系統(tǒng)的收款單據在傳入EAS系統(tǒng)后，生成了憑證，并更改了明源系統(tǒng)相應單據的狀態(tài)后，如果在明源系統(tǒng)中發(fā)起撤銷操作，通過接口，需要將EAS中的對應憑證取消，然后在明源系統(tǒng)中修改收款單，再導入EAS系統(tǒng)。如果已經進行了月結，在明源系統(tǒng)提出撤銷的操作時候，EAS不能取消憑證，并且需要返回給明源系統(tǒng)錯誤信息。月結之后不允許撤銷，可以通過其他操作（如更名）來進行03IEM004001EAS中的收款單生成憑證后，需要通過接口同步更新明源系統(tǒng)中相應的收款單的狀態(tài)為“已生成憑證”表 19.明源系統(tǒng)與EAS系統(tǒng)的接口需求清單3.2.3. 客戶認購退款流程流程圖及流程說明圖 8.客戶認購退款流程圖客戶認購退款流程步驟說明分工輸出拿到認購協議/定金收據客戶選房，簽訂了認購協議，繳納了定金，并拿到定金收據認購協議/定金收據提出退款客戶提出退款的要求客戶退款申請客戶提出退款請求，由營銷人員在明源系統(tǒng)中申請退款營銷人員退款單K2審批對退款單在K2中進行審批，審批完成后自動生成退款申請單財務人員審批后的退款申請單自動生成退款單審批完成后，明源系統(tǒng)自動形成退款單系統(tǒng)自動完成退款單退款單財務審核簽收由財務對退款單進行審核簽收財務人員退款單+分錄信息出納系統(tǒng)-付款單（自動變?yōu)橐烟峤唬┫到y(tǒng)自動將明源系統(tǒng)中財務審核簽收完的退款單導入到EAS，并生成EAS付款單。系統(tǒng)自動完成付款單本地網銀支付手工選擇通過本地網銀進行付款財務支付記錄資金中心支付手工選擇通過資金中心進行付款財務支付記錄支付完成支付成功后，系統(tǒng)自動更新支付完成狀態(tài)系統(tǒng)支付狀態(tài)在總賬模塊自動生成憑證支付完成后，系統(tǒng)自動生成憑證系統(tǒng)憑證付款審核、審批資金中心對付款進行審核財務付款審核狀態(tài)按月度對賬明源和財務進行月底對賬，核對退款是否一致。財務對賬結果表 20. 客戶認購退款流程說明業(yè)務規(guī)則1. 客戶認購定金的退款要在明源系統(tǒng)中進行操作，并通過K2進行審批。2. 在生成憑證后，月結之前如需修改EAS憑證上付款銀行的信息，可以直接在EAS系統(tǒng)中進行修改。3. 在生成憑證后，月結之前如需修改EAS中的憑證信息（除付款銀行外），必須先進行憑證的撤銷操作，然后在明源系統(tǒng)中修改相應的信息，并審核后，再次導入EAS系統(tǒng)生成憑證。IT需求IT的需求主要針對明源系統(tǒng)，EAS系統(tǒng)和接口改造的需求。明源系統(tǒng)的改造需求序號需求編碼需求描述01MY005001針對定金退款，明源系統(tǒng)發(fā)起退款申請后，在K2中進行退款審批（支持多筆申請一次審批，財務不參與K2審批），審批完成的結果自動更新明源系統(tǒng)單據狀態(tài)，明源系統(tǒng)進行財務簽收（系統(tǒng)中進行人工確認簽收，支持一個審批生成一張憑證、多條分錄；在簽收過程中需選擇付款方式、付款銀行等信息）。明源系統(tǒng)通過接口將付款單傳遞到EAS的出納模塊，形成付款單，當地網銀支付后，在EAS系統(tǒng)中手工確認付款完成，更改明源系統(tǒng)中的退款單的狀態(tài)為“已付款”的狀態(tài)，并將退款單號信息返回明源系統(tǒng)，明源系統(tǒng)生成財務憑證，并將此財務憑證傳遞到EAS總賬模塊形成財務憑證，同時更改明源系統(tǒng)中的退款單的狀態(tài)為“已生成憑證”的狀態(tài)，并在明源系統(tǒng)中記錄EAS的財務憑證編碼。如果網銀支付后，由于銀行存款余額不足等原因造成支付失敗，這時候需要執(zhí)行退款撤銷的操作。在明源系統(tǒng)中從已經提出退款的申請列表中選擇一筆或多筆定金提出退款撤銷的操作，此撤銷操作要能記錄原來審批的K2單據號，并傳遞到EAS系統(tǒng)，在EAS系統(tǒng)出納模塊形成退款單，并將退款單號信息返回明源系統(tǒng)，明源系統(tǒng)生成財務憑證，并將此財務憑證傳遞到EAS總賬模塊形成財務憑證（借銀行存款，貸其他應付款）。發(fā)起退款撤銷的時候，財務人員進行判斷是退回到財務簽收環(huán)節(jié)，還是要求營銷部門的人員再次發(fā)起退款申請流程。這些退款后續(xù)還需要在明源系統(tǒng)中發(fā)起退款操作，這個退款要能記錄原來的退款單和K2退款審批的編號，并經過K2審批后，進入EAS出納模塊，后續(xù)再生成憑證02MY005002在EAS系統(tǒng)中付款單只能更改付款銀行，不允許更改其他信息，如果需要更改除付款銀行外的其他信息，只能在明源系統(tǒng)中進行更改。更改完成之后再導入EAS系統(tǒng)。在生成憑證后，月結之前如需修改EAS中的憑證信息（除付款銀行外），必須先進行憑證的撤銷操作，然后在明源系統(tǒng)中修改相應的信息，并審核后，再次導入EAS系統(tǒng)生成憑證。在生成憑證后，月結之前如需修改EAS憑證上付款銀行的信息，可以直接在EAS系統(tǒng)中進行修改03MY005003退款流程與明源集成，退款申請與K2流程審批整合。在明源系統(tǒng)提出退款申請，自動觸發(fā)K2流程，K2審批通過以后，將狀態(tài)返回給明源，同時在明源系統(tǒng)自動生成退款單04MY005004明源中的審批原則上都要在K2中進行審批。審批結束后，要將K2審批的鏈接能在明源系統(tǒng)中展示，并能打開此鏈接，看到K2審批的過程以及審批人的意見，明源系統(tǒng)也要能展示K2審批中的編號表 21. 明源系統(tǒng)的改造需求清單EAS系統(tǒng)的改造需求序號需求編碼需求描述01EAS005001接收到明源系統(tǒng)傳遞過來的付款單后，在出納模塊形成付款單，再進行付款審核，完成付款后，更改EAS的付款狀態(tài)為“已經付款完成”，并將付款單號信息返回明源系統(tǒng)，明源系統(tǒng)生成財務憑證，并將此財務憑證傳遞到EAS總賬模塊形成財務憑證。更新明源系統(tǒng)中的對應的付款單的狀態(tài)為“已生成憑證”。對于本地網銀付款，在出納模塊形成付款單后，在本地網銀進行付款審核和付款操作，完成后，在EAS系統(tǒng)中更改EAS的付款狀態(tài)為“已經付款完成”，并將付款單號信息返回明源系統(tǒng)，明源系統(tǒng)生成財務憑證，并將此財務憑證傳遞到EAS總賬模塊形成財務憑證。更新明源系統(tǒng)中的對應的收款單的狀態(tài)為“已生成憑證”02EAS005002在EAS系統(tǒng)中付款單只能更改付款銀行，不允許更改其他信息，如果需要更改除付款銀行外的其他信息，只能在明源系統(tǒng)中進行更改。更改完成之后再導入EAS系統(tǒng)。在生成憑證后，月結之前如需修改EAS中的憑證信息（除付款銀行外），必須先進行憑證的撤銷操作，然后在明源系統(tǒng)中修改相應的信息，并審核后，再次導入EAS系統(tǒng)生成憑證。在生成憑證后，月結之前如需修改EAS憑證上付款銀行的信息，可以直接在EAS系統(tǒng)中進行修改03EAS005003對于部分退款業(yè)務，EAS在業(yè)務處理上需要改造，同時也影響接口數據。EAS需要知道發(fā)生的業(yè)務是部分退款，賬務處理需要特殊處理。拆成兩張單進行操作。（借預收，貸營業(yè)外收入和借預收，貸銀行存款。）表 22. EAS系統(tǒng)的改造需求清單明源系統(tǒng)與EAS系統(tǒng)的接口需求序號需求編碼需求描述01IME005001在向客戶退單筆或批量定金的時候，在明源系統(tǒng)中做定金退款信息錄入，同時將此信息同步到EAS系統(tǒng)中02IME005002明源系統(tǒng)的付款單據在傳入EAS系統(tǒng)后，生成了憑證，并更改了明源系統(tǒng)相應單據的狀態(tài)后，如果在明源系統(tǒng)中發(fā)起撤銷操作，通過接口，需要將EAS中的對應憑證取消，然后在明源系統(tǒng)中修改付款單，再導入EAS系統(tǒng)。如果已經進行了月結，在明源系統(tǒng)提出撤銷的操作時候，EAS不能取消憑證，并且需要返回給明源系統(tǒng)錯誤信息。月結之后不允許撤銷，可以通過其他操作（如更名）來進行03IME005003明源系統(tǒng)中的發(fā)起定金退款撤消，在明源系統(tǒng)中從已經提出退款的申請列表中選擇一筆或多筆定金提出退款撤銷的操作，此撤銷操作要能記錄原來審批的K2單據號，并傳遞到EAS系統(tǒng)，在EAS系統(tǒng)出納模塊形成收款單，并將收款單號信息返回明源系統(tǒng)，明源系統(tǒng)生成財務憑證，并將此財務憑證傳遞到EAS總賬模塊形成財務憑證（借銀行存款，貸其他應付款）。這個退款要能記錄原來的退款單和退款審批的編號，并經過K2審批后，進入EAS出納模塊，后續(xù)再生成憑證04IEM005001EAS中的收付款單生成憑證后，需要通過接口同步更新明源系統(tǒng)中相應的收付款單的狀態(tài)為“已生成憑證”05IEM005002EAS中的付款單生成，并且完成付款審核，付款完成后，需要更新明源系統(tǒng)中的退款單狀態(tài)為“已付款“表 23. 明源系統(tǒng)與EAS系統(tǒng)的接口需求清單明源系統(tǒng)與K2系統(tǒng)的接口需求序號需求編碼需求描述01IMK005001明源系統(tǒng)中發(fā)起退款申請，通過接口自動觸發(fā)K2流程，傳輸到K2上的內容需要能滿足審批的要求02IKM005001退款申請在K2審批通過以后，將審批結果返回給明源表 24. 明源系統(tǒng)與K2系統(tǒng)的接口需求清單3.2.4. 誠意金轉定金流程流程圖及流程說明圖 9.誠意金轉定金流程圖誠意金轉定金流程步驟說明分工輸出選房客戶選房，確定樓棟、房間等信息客戶客戶、房間信息確定房號客戶確定選擇的樓棟、房間等信息營銷樓棟、房間信息收回誠意金收據營銷人員向客戶收回誠意金收據營銷誠意金收據誠意金轉定金財務人員在系統(tǒng)中將客戶前期繳納的誠意金轉為定金財務結轉單財務審核與簽收財務對誠意金轉定金的結轉單進行審核、簽收財務結轉單+分錄信息生成憑證，進總賬審核簽收完成后，明源系統(tǒng)自動將結轉單導入EAS憑證系統(tǒng)憑證按月度對賬明源和財務進行月底對賬，核對誠意金轉定金是否一致。財務對賬結果表 25. 誠意金轉定金流程說明業(yè)務規(guī)則1. 客戶認購誠意金轉定金，明源系統(tǒng)做完業(yè)務數據操作后，將通過系統(tǒng)間接口在EAS中生成憑證，不需要在EAS系統(tǒng)中生成出納模塊的收付款單。IT需求IT的需求主要針對明源系統(tǒng)，EAS系統(tǒng)和接口改造的需求。明源系統(tǒng)的改造需求序號需求編碼需求描述01MY006001明源系統(tǒng)支持誠意金轉定金的功能，并通過接口，直接將結轉單傳遞到EAS系統(tǒng)進行財務憑證的處理表 26. 明源系統(tǒng)的改造需求清單EAS系統(tǒng)的改造需求序號需求編碼需求描述01EAS006001當接收到明源系統(tǒng)傳遞過來的結轉單，直接在總賬模塊生成相應的憑證，并用憑證狀態(tài)更新明源系統(tǒng)中對應的結轉單表 27. EAS系統(tǒng)的改造需求清單明源系統(tǒng)與EAS系統(tǒng)的接口需求序號需求編碼需求描述01IME006001發(fā)生誠意金轉定金業(yè)務，在明源系統(tǒng)中做結轉單，同時將此信息同步到EAS系統(tǒng)中，直接生成憑證。同時通過接口更新明源系統(tǒng)中的結轉單狀態(tài)為“已生成憑證”表 28. 明源系統(tǒng)與EAS系統(tǒng)的接口需求清單3.2.5. 罰沒和退定流程流程圖及流程說明圖 10.罰沒和退訂流程圖罰沒和退定(認購)流程步驟說明分工輸出選擇誠意金根據客戶，選擇對應定金或者首付款營銷客戶、定金以及首付款信息判斷是罰沒