工程技術(shù)檔案管理制度.doc

工程技術(shù)檔案管理制度1.目的：規(guī)范工程資料的編寫(xiě)、收集、整理、組卷、傳遞、借閱管理，確保滿足工程施工和移交、歸檔要求。2.名詞解釋 各專業(yè)指：鍋爐專業(yè)、汽機(jī)專業(yè)、電氣專業(yè)、熱控專業(yè)、焊接專業(yè)。 3.歸口管理和劃分3.1 工程部為項(xiàng)目部工程資料歸口管理部門(mén)。 項(xiàng)目部各部門(mén)為各自職能范圍內(nèi)的資料管理對(duì)口責(zé)任部門(mén)，負(fù)責(zé)職能范圍內(nèi)的工程資料分階段或竣工時(shí)向資料管理人員提交歸檔，由資料管理人員統(tǒng)一向業(yè)主移交和向公司檔案室歸檔。3.2工程資料的存檔劃分：3.2.1工程管理文件資料：1）工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時(shí)歸檔資料管理人員）；3）行政文件，歸綜合管理部；4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部； 3.3 工程資料管理網(wǎng)絡(luò)和人員網(wǎng)絡(luò) 工程項(xiàng)目中標(biāo)后一個(gè)月內(nèi)由項(xiàng)目總工組織，建立項(xiàng)目工程資料管理網(wǎng)絡(luò)（應(yīng)包括各部、室、專業(yè)組、專業(yè)公司等），明確負(fù)責(zé)人（負(fù)責(zé)人應(yīng)為本現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)負(fù)責(zé)人）、管理人員和各單位資料管理員。4.文件的編寫(xiě)文件資料的編寫(xiě)按以下規(guī)定執(zhí)行（業(yè)主無(wú)特殊要求時(shí)） 4.1文件的編寫(xiě)一律采用A4紙張，用激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)（黑色墨水書(shū)寫(xiě)亦可）的打印件。規(guī)格要求參考作業(yè)指導(dǎo)書(shū)標(biāo)準(zhǔn)樣式（尺寸及頁(yè)邊距）。4.2文件必需采用雙釘裝釘（橫向、豎向均可）裝釘尺寸要求如下：橫向裝釘?shù)?，左?cè)留裝訂線2.5cm，上邊距2.5cm，右邊距、下邊距1.5cm；縱向裝釘?shù)?，上下留?.5cm的距離；釘與紙張的邊緣留出1cm的距離。對(duì)復(fù)印件A4紙豎向左側(cè)裝訂線留2.5cm。4.3正文文字一律采用四號(hào)宋體、1.5倍行距，標(biāo)題為小三號(hào)宋體。凡是正文應(yīng)有頁(yè)眉和頁(yè)腳，頁(yè)眉頁(yè)腳均使用五號(hào)，頁(yè)腳居中設(shè)置。 頁(yè)腳使用三位阿拉伯?dāng)?shù)字，從“第001號(hào)”開(kāi)始，卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表及某一文件的附圖無(wú)正文的部分，不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，但應(yīng)在文件目錄中標(biāo)明總頁(yè)數(shù)。4.4文件中附圖的幅面、構(gòu)件代號(hào)均應(yīng)符合我國(guó)國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，圖紙的尺寸一律以毫米為單位。4.5案卷封面宜采用外封面形式，內(nèi)外封面的式樣同作業(yè)指導(dǎo)書(shū)封面。4.6檔號(hào)：項(xiàng)目代號(hào)+分類號(hào)+案卷號(hào)項(xiàng)目代號(hào)：是公司指定的，項(xiàng)目中標(biāo)后由公司檔案室給出。分類號(hào)：科技文件材料參考火電施工企業(yè)檔案分類表中6-9大類的有關(guān)規(guī)定，其它部門(mén)采用0-5大類的有關(guān)分類規(guī)則。案卷號(hào)：即為案卷順序號(hào)。移交資料的檔號(hào)按業(yè)主要求編制填寫(xiě)。4.7案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)項(xiàng)目的名稱、代字、代號(hào)及其組件、部件、階段的代號(hào)和名稱等。4.8編制單位欄填寫(xiě)卷內(nèi)科技文件材料形成的單位或主要責(zé)任者。4.9編制日期填寫(xiě)案卷內(nèi)科技文件材料的起止日期。4.10保管期限填寫(xiě)其劃定的保管期限，將來(lái)移交時(shí)在資料管理人員管理人員的統(tǒng)一指導(dǎo)下填寫(xiě)。4.11密級(jí)依據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)(移交時(shí)業(yè)主給出，統(tǒng)一填寫(xiě))。4.12縮微號(hào)和檔案館號(hào)由竣工檔案接收單位或部門(mén)填寫(xiě)。4.13卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)備考表（各種表格）的格式由資料料室統(tǒng)一提供。4.14竣工移交所使用的卷盒由綜合管理部根據(jù)公司檔案室要求統(tǒng)一購(gòu)置。4.15編寫(xiě)受控文件時(shí)均應(yīng)標(biāo)明文件編碼。(文件編碼按質(zhì)量部工程質(zhì)量體系文件編碼與受控編號(hào)方法進(jìn)編寫(xiě))。5.工程中使用的表格 工程中使用的各種表格包括：質(zhì)保、過(guò)程控制、試驗(yàn)與檢驗(yàn)、工程管理與技術(shù)管理、有條件發(fā)生的記錄表格。各種表格的使用按以下規(guī)定執(zhí)行：5.1國(guó)家、部或局已經(jīng)下發(fā)現(xiàn)成表格（或有要求）的，使用其統(tǒng)一表格。5.2項(xiàng)目部管理制度匯編已給出工程項(xiàng)目管理工作中的表格，這些表格按類別存在專門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)中,如需使用可直接提取使用，簽名為手寫(xiě)。5.3如上述表格不能滿足施工要求，可根據(jù)需要自制表格，經(jīng)專業(yè)部室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)(按審批權(quán)限)，方可使用。6.工程資料的收集工程項(xiàng)目的檔案資料，是整個(gè)工程項(xiàng)目從醞釀、決策到建設(shè)投產(chǎn)（使用）全過(guò)程中形成的文字、圖紙、圖表、計(jì)算書(shū)、聲像資料等不同形式、不同載體的資料，包括項(xiàng)目的提出、調(diào)查、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)等，項(xiàng)目部有責(zé)任盡量將資料收集齊全 。 6.1工程項(xiàng)目開(kāi)工后由總工組織編制XX項(xiàng)目部歸檔文件資料目錄。其中應(yīng)至少明確第一批開(kāi)工項(xiàng)目應(yīng)歸檔的文件資料目錄。 （1） 技術(shù)文件內(nèi)容依據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行。各類文件資料的收集策劃應(yīng)以分項(xiàng)或分段工程為單位。 （2）隨工程進(jìn)展對(duì)歸檔文件資料進(jìn)行補(bǔ)充，待工程圖紙80%或?qū)I(yè)系統(tǒng)圖100%到達(dá)項(xiàng)目部后15日內(nèi)，對(duì)目錄進(jìn)行修改，分別報(bào)業(yè)主和公司各職能處室，作為正式文件執(zhí)行。 （3）各項(xiàng)資料在單位工程未完時(shí)，由劃分的文件收集、整理部門(mén)保存，待階段性檢查之后，或單位工程施工結(jié)束，按資料管理人員要求的時(shí)間，將資料移交給資料管理人員，正式歸檔。6.2任何單位、部門(mén)和人員不管以何種渠道獲得技術(shù)資料，均應(yīng)交資料管理人員登記、備案，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后方可使用。6.3各部門(mén)收集的資料除歸檔資料外，還應(yīng)根據(jù)上級(jí)單位監(jiān)檢大綱的有關(guān)條款，對(duì)其它工程資料進(jìn)行收集整理。7.工程資料按以下要求進(jìn)行整理和組卷7.1項(xiàng)目文件資料一般按其專業(yè)、單位工程項(xiàng)目和形成時(shí)間先后進(jìn)行整理組卷。7.2有關(guān)設(shè)備的文件按依據(jù)性材料、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等排列，隨機(jī)圖樣也可單獨(dú)組卷。7.3管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或重要程序排列。7.4案卷內(nèi)技術(shù)性文件材料排列要求文字材料在前、圖樣在后。7.5每一單位工程項(xiàng)目的卷內(nèi)文件按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測(cè)試(實(shí))驗(yàn)評(píng)定、證明等排列。7.6文件材料組卷時(shí)，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件一起立卷，不得分開(kāi)。文件材料的排列：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；立卷人填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，立卷人和有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)在卷內(nèi)備考表的簽署欄簽署姓名；卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表格式由資料管理人員統(tǒng)一提供。 7.7卷內(nèi)備考表(各種表格)、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件的裝釘尺寸及頁(yè)邊距應(yīng)一致。7.8存檔文件材料應(yīng)盡量使用原件，如沒(méi)有應(yīng)標(biāo)明原件的存放地點(diǎn)。7.9資料管理人員編制工程管理案卷總目錄及卷內(nèi)目錄，工程部長(zhǎng)審核、總工批準(zhǔn)。 8. 文件資料的傳遞文件資料的傳遞包括發(fā)放與往來(lái)。8.1文件發(fā)放：文件資料在發(fā)放前，發(fā)放部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)文件發(fā)放審批表，根據(jù)審批權(quán)限審批文件確定資料發(fā)放的范圍，并建立文件發(fā)放登記表臺(tái)帳。從業(yè)主、監(jiān)理方接收領(lǐng)取的文件資料兩小時(shí)內(nèi)在網(wǎng)上公布，24小時(shí)內(nèi)發(fā)放到使用單位、部門(mén)8.2文件往來(lái)往來(lái)文件指與項(xiàng)目部以外單位的文件往來(lái)，一般包括與業(yè)主、監(jiān)理、當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)部門(mén)、設(shè)計(jì)院、設(shè)備廠家、調(diào)試部門(mén)、公司等的文件。（1）接收：資料管理人員建立文件接收登記表對(duì)接收的文件資料進(jìn)行登記。任何人無(wú)論從何途徑得到的與工程有關(guān)的文件資料，都應(yīng)交到資料管理人員，由資料管理人員組織識(shí)別并登記 。對(duì)接收的文件資料，資料管理人員根據(jù)審批權(quán)限送交領(lǐng)導(dǎo)審批 。（2）項(xiàng)目部任何部門(mén)、任何人向項(xiàng)目部以外單位發(fā)出與項(xiàng)目有關(guān)的文件資料，都應(yīng)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批，在發(fā)出前在存檔部門(mén)進(jìn)行備案，對(duì)反饋信息及時(shí)歸檔。 （3）項(xiàng)目部各部門(mén)、各專業(yè)公司也應(yīng)建立文件接收登記表。9. 文件、資料審批權(quán)限9.1接受項(xiàng)目經(jīng)理委托，由生產(chǎn)經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理、總工（副總工）發(fā)放（傳閱）審批的范圍：國(guó)家、行業(yè)有關(guān)本工程的文件、要求，業(yè)主、監(jiān)理公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工程聯(lián)絡(luò)單（確認(rèn)有效性和發(fā)放范圍后下發(fā)）、通知等，設(shè)計(jì)院文件，設(shè)備圖紙、涉外技術(shù)文件資料，外單位交流信息，業(yè)主委托、工程變更（根據(jù)確定的范圍），公司有關(guān)本工程的文件和要求，項(xiàng)目部有關(guān)工程管理的文件、要求、通知，工程簡(jiǎn)報(bào)，上報(bào)業(yè)主、監(jiān)理、公司的文件和材料，施工組織設(shè)計(jì)等。9.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人的審批范圍：本部門(mén)分管專業(yè)范圍體系內(nèi)的文件、資料、規(guī)程規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度、規(guī)定，本部門(mén)編制的管理制度、規(guī)定、辦法、計(jì)劃、通知等，本部門(mén)所組織的專業(yè)會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)、工作聯(lián)系單，處罰通知等。9.3資料管理人員發(fā)放審批：施工圖紙、圖集，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、施工措施（包括監(jiān)理批復(fù)意見(jiàn)），圖紙會(huì)審記錄，設(shè)計(jì)變更，技術(shù)例會(huì)紀(jì)要、專業(yè)會(huì)議紀(jì)要、工程總結(jié)等。10.文件資料的更改和作廢文件處理10.1文件更改由更改提出人或提出部門(mén)的負(fù)責(zé)人填寫(xiě)文件更改審批單，重要更改要附上文字依據(jù)，由該文件、資料的原審批人或部門(mén)進(jìn)行審批。文件更改申請(qǐng)獲批準(zhǔn)后，由原文件發(fā)放部門(mén)（單位）按文件發(fā)放登記表的名單發(fā)放文件更改一覽表，文件領(lǐng)用人按文件更改一覽表對(duì)所持文件進(jìn)行更改，如換頁(yè)更改則進(jìn)行換頁(yè)。10.2文件的失效和作廢文件經(jīng)多次更改或文件需進(jìn)行大幅度修改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版，原版本作廢，換發(fā)新版本。文件發(fā)放部門(mén)(資料管理人員)應(yīng)根據(jù)文件發(fā)放登記表把失效和作廢的文件及時(shí)通知給各部門(mén)（單位）。作廢文件應(yīng)根據(jù)發(fā)文登記及時(shí)更換或撤回；收回的失效或作廢文件由發(fā)放部門(mén)填寫(xiě)作廢文件資料銷毀申請(qǐng)及銷毀記錄，經(jīng)總工批準(zhǔn)后執(zhí)行。 需要作為資料保存的作廢文件應(yīng)加蓋“作廢參考”標(biāo)識(shí)。10.3文件中有關(guān)問(wèn)題處理結(jié)果的反饋文件的接收部門(mén)（單位或人員），接到工程文件后要對(duì)照文件中有關(guān)要求及領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)，及時(shí)處理有關(guān)問(wèn)題，并將辦理結(jié)果以文字形式反饋（也可在網(wǎng)上反饋）。11. 工程資料管理辦法11.1 工程圖紙管理辦法11.1.1工程圖紙的收發(fā)統(tǒng)一由資料管理人員管理。11.1.2各個(gè)專業(yè)的圖紙?jiān)诠こ涕_(kāi)工前，由各專業(yè)工程師按施工進(jìn)度計(jì)劃編制專業(yè)圖紙需求計(jì)劃，遞交資料管理人員，由資料管理人員編制項(xiàng)目工程圖紙需求計(jì)劃，工程部長(zhǎng)審核，總工批準(zhǔn)，提交建設(shè)單位和設(shè)計(jì)單位，并在資料管理人員存檔。 資料員擬訂工程圖紙發(fā)放范圍和文件發(fā)放審批表，正式施工圖紙的發(fā)放范圍由資料管理人員審批，設(shè)備圖紙和非正式圖紙由總工或副總工審批 ，資料員發(fā)放。 圖紙發(fā)放時(shí)要特別注意留出用于移交和歸檔的圖紙。11.1.3資料員統(tǒng)計(jì)圖紙到位情況，按圖紙交付計(jì)劃向建設(shè)單位催交，接收的圖紙進(jìn)行登記（文件接收登記表），接到圖紙兩小時(shí)內(nèi)在網(wǎng)上公布，未按計(jì)劃到的圖紙及時(shí)向資料管理人員和專業(yè)工程師匯報(bào)。 任何人員不論從何種渠道得到施工圖紙，都要首先交資料管理人員，由資料管理組織確認(rèn)。 11.1.4施工過(guò)程中，各單位要注意保護(hù)圖紙，施工結(jié)束立即交回資料管理人員。11.2 工程變更資料管理 11.2.1工程變更由專業(yè)工程師及以上領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可后生效見(jiàn)設(shè)計(jì)變更、變更設(shè)計(jì)和工程委托管理制度）。 11.2.2資料員接收到生效的工程變更后按工程圖紙發(fā)放的范圍進(jìn)行發(fā)放。11.2.3工程變更必須加蓋設(shè)計(jì)變更章并在圖紙中反映出。（1）資料管理人員在工程開(kāi)工后確定工程變更蓋章分工，根據(jù)分工，資料管理人員提供印章。 （2）資料管理人員下發(fā)設(shè)計(jì)變更的同時(shí)下發(fā) 設(shè)計(jì)變更標(biāo)注通知單，圖紙使用部門(mén)或單位接到設(shè)計(jì)變更及標(biāo)注通知單后在通知欄簽字，圖紙使用部門(mén)或?qū)I(yè)人員在被變更的圖紙上用紅筆標(biāo)注（相關(guān)方無(wú)特殊要求時(shí)）變更內(nèi)容，標(biāo)注后在標(biāo)注通知單確認(rèn)欄簽字，資料管理人員資料員核實(shí)變更確已標(biāo)注后，收回設(shè)計(jì)變更標(biāo)注通知單；存檔圖紙的設(shè)計(jì)變更由資料管理人員管理人員標(biāo)注。（3）同一項(xiàng)目有兩次及以上變更，以最新版變更為準(zhǔn)，原變更收回，蓋“作廢參考”章存檔備查。（4）設(shè)計(jì)變更章加蓋在相應(yīng)圖紙標(biāo)題欄上方10mm處，當(dāng)變更不是針對(duì)具體圖紙時(shí)， 在本套圖紙的目錄頁(yè)及總圖上蓋設(shè)計(jì)變更章。11.3 施工過(guò)程形成資料的管理辦法 每個(gè)單位工程按施工技術(shù)管理過(guò)程控制記錄做詳盡的記錄。11.3.1每項(xiàng)記錄由單位工程技術(shù)員、質(zhì)檢員、施工員（根據(jù)各自職責(zé)）分別做出記錄，分類建檔，逐級(jí)審核后存于資料管理人員。11.3.2所有記錄按要求填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)表格，內(nèi)容要真實(shí)。11.4 關(guān)于安裝設(shè)備開(kāi)箱資料的管理規(guī)定11.4.1工程施工安裝設(shè)備的開(kāi)箱資料，在設(shè)備到場(chǎng)后由物資辦事處綜合管理員向資料管理人員移交（移交的內(nèi)容包括：設(shè)備開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄、設(shè)備清單（含專用工具）、安裝說(shuō)明書(shū)等）。由資料員登記存檔，物資管理人員工作必須留用的資料，從資料管理人員復(fù)印。11.4.2所有開(kāi)箱資料必須堅(jiān)持先歸檔后復(fù)印使用的原則，各部門(mén)、專業(yè)公司如需要，到資料管理人員借閱或辦理復(fù)印手續(xù)（由資料員負(fù)責(zé)復(fù)印），使用復(fù)印件。11.4.3資料管理人員按與業(yè)主洽商的移交規(guī)定辦理移交手續(xù)（一般情況下，設(shè)備開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄單在工程進(jìn)行中移交，其余資料竣工時(shí)移交）。11.5 受控法規(guī)性文件管理規(guī)定11.5.1資料管理人員編制XX項(xiàng)目部受控法規(guī)性文件目錄，經(jīng)工程部部長(zhǎng)、質(zhì)量部部長(zhǎng)、安監(jiān)部部長(zhǎng)審核、總工批準(zhǔn)后，發(fā)至各部門(mén)、專業(yè)公司執(zhí)行。11.5.2資料管理人員依據(jù)公司規(guī)定，擬訂發(fā)放范圍，依據(jù)規(guī)定發(fā)放。 11.5.3法規(guī)性文件均應(yīng)加蓋持有單位的受控印章，并應(yīng)有登記（本單位及資料管理人員），無(wú)受控印章的視為無(wú)效文件，不得使用。11.5.4已經(jīng)下發(fā)的文件，如不能滿足工程需要，再次領(lǐng)用受控法規(guī)性文件，仍須填寫(xiě)文件領(lǐng)用申請(qǐng)單，經(jīng)總工批準(zhǔn)后，方可領(lǐng)取。11.5.5從資料管理人員領(lǐng)出的受控法規(guī)性文件，在工程結(jié)束時(shí)，按要求進(jìn)行整理，及時(shí)交還資料管理人員。11.6文件的借閱和工具書(shū)的管理11.6.1文件的借閱 資料管理人員存檔的文件資料原則上只能查閱，不能借出。確需借出的，填寫(xiě)文件（記錄）借閱申請(qǐng)表，借閱時(shí)間在15日以內(nèi)的由資料管理人員審批，一個(gè)月內(nèi)的由工程部長(zhǎng)審批。資料管理員建立工程資料借出情況清單，在網(wǎng)上公布，并設(shè)定借出期限自動(dòng)提示。資料員對(duì)逾期不還者下發(fā)催還通知單。11.6.2工具書(shū)的管理施工手冊(cè)及技術(shù)規(guī)范由資料管理人員錄入計(jì)算機(jī)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)上共享，并制成光盤(pán)。技術(shù)人員一般情況不專門(mén)配工具書(shū)，使用時(shí)也可到資料管理人員處查閱，但原則上不能借出，如需借閱執(zhí)行（一）審批規(guī)定。 11.7 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)編審 項(xiàng)目中標(biāo)后根據(jù)中標(biāo)范圍，參照質(zhì)量部編制的XX工程項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃，由資料管理人員編制XX項(xiàng)目部施工作業(yè)指導(dǎo)書(shū)總目錄和XX項(xiàng)目部防護(hù)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)總目錄，工程部長(zhǎng)審核，總工批準(zhǔn)。 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)全部采用頂部、雙釘裝釘。12.表格 12.1 文件（記錄）借閱申請(qǐng)表 12.2 文件資料發(fā)放登記表 12.3文件資料發(fā)放審批表 12.4 文件資料更