采購合同管理制度.doc

采購合同管理制度總則1、 為規(guī)范公司對采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、修改等工作，使其符合采購管理的要求及公司的利益，特制訂本制度。2、 本制度適用于對采購合同管理的相關事宜。采購合同的編寫1）公司采購部是采購合同的對口管理單位，負責公司采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、控制等管理事項。2）公司一次性采購物品金額高于_元，必須簽訂采購合同；3、采購合同的編寫程序。1）選擇供應商，必須是公司認可合格供應商。2）進行談判。采購部應與合適的供應商展開談判，談判內容包括采購物料的價格、數(shù)量、質量、供貨方式、貨款支付等方面的談判，并根據(jù)談判所形成的方案選擇對公司最有利的供應商。3）擬定草案并評審。采購部應根據(jù)談判所形成的方案擬定采購合同草案，報送總經(jīng)理/分管副總進行審批。4）擬寫正式的采購合同。采購部應根據(jù)各相關部門、總經(jīng)理、分管副總的意見對采購合同草案進行修訂，并據(jù)此形成正式的采購合同4、正式的采購合同必須包括以下九個方面的主要內容。1）合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。2）采購物品的單價、總價。3）采購物品的數(shù)量與規(guī)格型號。4）采購物品的品質和技術要求。5）采購物品的履約方式、期限、到貨地點。6）采購物品的驗收標準和方式。7）付款方式和期限。8）售后服務和其他優(yōu)惠條件。9）違約責任和解決爭議的方法。5、采購合同的條款內容必須齊備、明確、具體，表達必須嚴謹。采購合同的簽訂1. 與公司簽訂采購合同的供應商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽訂采購合同，如果委托別人代簽，采購部應審驗其委托證明。2. 公司與供應商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視為無效合同。3. 合同一式四份，生產(chǎn)管理部、供應部、質量部各留存一份。采購合同的執(zhí)行與控制1、 合同簽訂后即具有了法律約束力，采購部應及時向供應商發(fā)送訂貨單，使供應商及時準備公司所需的物品。2、 采購部應配合質量部做好采購物料進場驗收工作，當所采購的物料不符合合同所約定的質量要求時，采購部應積極聯(lián)系供應商進行處理。3、 采購部應建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進城逐次、詳細地進行書面登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。4、 對于供應商需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工過程周期長、變數(shù)多、監(jiān)控過程比較復雜的現(xiàn)象，要求供應商提供進度安排，采購部根據(jù)進度安排與供應商進行聯(lián)絡，進行積極的協(xié)商，確保物料能夠及時運送到公司。如果供應商提供的物料將延緩公司的生產(chǎn)，采購部應減少在供應商處的采購數(shù)量與其他供應商聯(lián)系，增加采購數(shù)量。5、 在合同的執(zhí)行過程中采購部要處理好與供應商的關系，將供應商視為公司的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴，使于在生產(chǎn)忘記加大物料采購時能夠及時供應，在生產(chǎn)淡季時能夠縮減或取消物料采購的數(shù)量。6、 采購部應本著經(jīng)濟型的原則做好物料的采購進度控制工作，既保證倉庫中的采購物料庫存最低，同時還能保證采購物料滿足生產(chǎn)的需求。采購合同的修改與終止1、 在合同執(zhí)行過程中，因供應商的原因造成無法按量供應的采購物料，采購部經(jīng)調查核實，可與供應商簽訂新的采購物料的數(shù)量規(guī)定，作為采購合同的附件進行執(zhí)行。2、 在合同執(zhí)行過程中，若外部市場環(huán)境發(fā)生變化（例如原材料價格或工資出現(xiàn)上漲，供應商無法按合同規(guī)定的價格交貨）采購部可與供應商進行協(xié)商，簽訂新的供貨價格的條款，作為采購合同的附件執(zhí)行。3、 在合同執(zhí)行過程中，若因不可抗力導致供應商無法按時交費，采購部經(jīng)過核實后，可與供應商進行協(xié)商簽訂雙方的延期交貨規(guī)定，作為采購合同的附件執(zhí)行。4、 有下列情形之一者，視為合同終止。1） 因不可抗力導致出現(xiàn)合同無法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。2） 因市場環(huán)境或需求的變化一方提出取消合同，由雙方協(xié)商解決賠償事宜。3） 出現(xiàn)違背合同條款的狀況。4） 逾期沒有履行合同約定的。5） 發(fā)生符合合同條款中合約解除的事項。合同糾紛的處理與合同管理1、 當公司與供應商所簽訂的合同出現(xiàn)糾紛時，其一般采取如下處理方法。1） 與供應商協(xié)商解決。2） 請第三方協(xié)調解決。3） 由仲裁機構進行仲裁。4） 通過法律途徑解決。2、 采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀律，有下列情形之一者，公司將根據(jù)情節(jié)的輕重進行相應的處理。1） 泄露合同內容。2） 私自更改合同內容3） 丟失合同。4） 在合同簽訂做資料保管中損害公司利益。3、參與采購合同履行與監(jiān)督的人員違反公司的相關規(guī)定，給公司造成經(jīng)濟損失和其他損失的，公司將根據(jù)性質與情節(jié)輕重對責任人進行行政和經(jīng)濟處罰，情節(jié)嚴重者將依法追究其法律責任。附則1、 本制度未盡事宜 ，依照國家相關的法律，法規(guī)和政策執(zhí)行。2、 本制度自總經(jīng)理/分管副總辦公會議審議后執(zhí)行。驗收與入庫1、 采購物資到貨后，采購員要及時組織質量部、倉庫管理員進行入庫前的清點驗收，驗收過程中應首先比較所收物資與采購合同上的品名、規(guī)格型號、數(shù)量、單價是否相符，然后檢查物資有無損壞、使用性能優(yōu)劣。驗收合格后，驗收部門的人員應對已收物資編制一式兩聯(lián)、事先編號的驗收單進行簽字，作為驗收和檢驗物資的依據(jù)。采購訂單完畢以后，采購人員按照采購訂單上要求的供貨日期，采用時間段向供貨商反復核對到貨日期直至材料到達我公司。入庫1、 實物入庫：售貨員收材料之前需核對供應商的送貨單是否具備以下信息：供應商名稱、訂單號、存貨編號、數(shù)量；一、目的為加強規(guī)范公司采購與付款業(yè)務流程，加強采購相關業(yè)務的關系，保證紅絲資產(chǎn)的安全，特制定本制度。二、采購流程：1、采購計劃、方案的編制與審定。1.1采購計劃的編制與審定。供應部根據(jù)生產(chǎn)部門下發(fā)的投產(chǎn)通知編制采購計劃，經(jīng)部門負責人簽字后報相關領導審定。采購假話應明確采購的原則、采購的渠道、供應商的選擇方式和范圍等內容。1.2供應商：選擇的供應商，必須是公司認可合格供應商。2、合同管理：供應部應將生效的合同同意連續(xù)編號，并將與合同相關的文件資料一并整理存檔，妥善管理。3、跟蹤合同執(zhí)行：供應科應按照采購合同確定的制造周期、交貨時間等落實催交催