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Section4書信規(guī)范FormattingYourBusinessLetter I 要點(diǎn)概述MainPoints1 Whatisabusinessletter Businesslettersarefrequentlyusedininternationaltrade Itisaletterwritteninveryformallanguage usuallyusedwhenwritingfromonebusinessorganizationtoanother orforcorrespondencebetweensuchorganizationsandtheircustomers clientsandotherexternalparties Themainpartsofabusinessletterareusuallyasfollowing areturnaddress dateofwriting recipient saddressandname thetitleorsubjectline salutationorgreeting bodyoftheletter themessage closing signature printedname andpositionofsender insomesituations enclosures carboncopyrecipients referenceinitialsofthetypist phoneNumberandanE mailaddres 2 Whatareindentedstyleandblockedstyle Whenwesayformattingourletterswemeanthestylesofourbusinessletterwriting Therearetwomainstylesofwriting Oneisindentedstyleandtheotherblocked Anindentationisoftenusedatthebeginningofalinetosignalthestartofanewparagraph Asblockedstyleisextremelypopularinmodernbusinesswriting wewouldliketostronglyrecommendyoutoadoptablockedstyleinyourwriting Whenyouwritealetterusingblockform nolinesareindented Includeyourname address e mailandphonenumber aswellasthedateincludingthenameandaddressofthepersonyouaresendingtheletterto Whenyoubeginanewparagraph justskipalineinsteadofindenting 3 Whatarethebasicrequirementsinwritingagoodbusinessletter Whenyouaretowriteagoodbusinessletter youhavetofirstofallbeawareofyouraimoraims Beforeyoustartwritingaskyourselfwhetheryouhavegotthefactstobeappliedinyourwriting whetheryouunderstandyourreader whetheryoucomposeadraftbyusingsuitableformat appropriatelanguagewithverybriefanddirectexpressions Then checkwhetheryou vewrittennaturallyusingyourownwordsinacourteouswayandregardlessofthesubject Yourlettershouldalwaysbebriefandtothepointaserrorsaretrulyanindicationofyourinferiorstandardsofprofessionalismandcompetence Remember Onething oneparagraph isagoodpolicyandtrytokeepyourletterstoonepage Finally makesuretheendingofyourlettercanalsoleaveyourreaderagoodimpression andusegoodpaperorotherworkablewaysoftransmission II 商界名言BusinessSayings 1 Moneyispower 有錢就有勢(shì) 2 Nopains nogains 不勞無(wú)獲 3 Onefalsemovemaylosethegame 一著不慎 滿盤皆輸 4 Hopeforthebestandpreparefortheworst 抱最好希望 作最壞打算 5 Wealthisnothingwithouthealth 失去健康 錢多沒(méi)用 6 Adviceissomethingthewisedon tneedandfoolswon ttake 智者不需忠告 愚者不聽(tīng)勸告 III 核心詞語(yǔ)CoreWordsandPhrases omitted 要求課前背誦重要術(shù)語(yǔ)IV 經(jīng)典句式TypicalSentences omitted 要求首先思考如何翻譯 有多少不同的路徑 變換詞性 主語(yǔ) 從句會(huì)產(chǎn)生什么不同的效果 V 段落寫譯ParagraphWritingandTranslating 1 要知道如何根據(jù)目的和收件人來(lái)設(shè)計(jì)寫作的格式 適應(yīng)性不僅僅局限于內(nèi)容 因?yàn)楦袷诫m然是表層的東西但也相當(dāng)重要 Knowhowtoformatthepieceofwritingdependingonpurposeandrecipient Appropriatenessisnotlimitedtocontent becauseformatisalsoextremelyimportanthoweversuperficial 1 要知道如何根據(jù)目的和收件人來(lái)設(shè)計(jì)寫作的格式 適應(yīng)性不僅僅局限于內(nèi)容 因?yàn)楦袷诫m然是表層的東西但也相當(dāng)重要 2 齊頭式書信格式是當(dāng)前流行的商務(wù)信函行文格式并已為眾多注重效率的專家所認(rèn)可 因?yàn)檫@種方式省去了許多不必要的鍵盤輸入 對(duì)于讀者而言 左邊平整的格式看起來(lái)比縮進(jìn)式更具時(shí)代的特色 2 齊頭式書信格式是當(dāng)前流行的商務(wù)信函行文格式并已為眾多注重效率的專家所認(rèn)可 因?yàn)檫@種方式省去了許多不必要的鍵盤輸入 對(duì)于讀者而言 左邊平整的格式看起來(lái)比縮進(jìn)式更具時(shí)代的特色 Thisblockstyleisthecurrentbusinessletterwritingstylestandardandhasbeenapprovedbyefficiencyexpertsbecauseitsaveskeystrokes Toreaders thisflushleftstylelooksmorecontemporarythantheindentedparagraphstyle 3 要學(xué)好商務(wù)書信的結(jié)構(gòu) 結(jié)構(gòu)不同于格式 格式適應(yīng)于信函的審美部分而結(jié)構(gòu)指的是內(nèi)容本身 商務(wù)寫作通常是直截了當(dāng) 將最為重要的部分集中在前面幾段 3 要學(xué)好商務(wù)書信的結(jié)構(gòu) 結(jié)構(gòu)不同于格式 格式適應(yīng)于信函的審美部分而結(jié)構(gòu)指的是內(nèi)容本身 商務(wù)寫作通常是直截了當(dāng) 將最為重要的部分集中在前面幾段 Learnthestructureofabusinessletter Structureisdifferentfromtheformat Formatappliestotheaestheticpartoftheletter whilestructurereferstothecontentitself Businesswritingisusuallystraightforwardandgenerallyincludesthemaingistofthepieceinthefirstfewparagraphs 4 人們喜歡自己收到的信息聽(tīng)起來(lái)就像是來(lái)自某個(gè)別人的而不是冷冰冰的機(jī)器 為了達(dá)到這一目標(biāo) 不管什么商業(yè)環(huán)境下的信函都要越讓人覺(jué)得自然就越好 4 人們喜歡自己收到的信息聽(tīng)起來(lái)就像是來(lái)自某個(gè)別人的而不是冷冰冰的機(jī)器 為了達(dá)到這一目標(biāo) 不管什么商業(yè)環(huán)境下的信函都要越讓人覺(jué)得自然就越好 Peopleliketogetmessagesthatsoundliketheycomefromothercertainpeopleandnotcoldmachines Tothatend alllettersinthebusinessenvironmentshouldsoundnaturalasmuchaspossible 5 我們很高興地告訴你們 我們對(duì)各種真皮手工制的提包有興趣 對(duì)高質(zhì)量的時(shí)裝提包這里有穩(wěn)定的需求 雖然銷售數(shù)量不特別多 但能賣到好價(jià)格 5 我們很高興地告訴你們 我們對(duì)各種真皮手工制的提包有興趣 對(duì)高質(zhì)量的時(shí)裝提包這里有穩(wěn)定的需求 雖然銷售數(shù)量不特別多 但能賣到好價(jià)格 Wearegladtoinformyouthatweareinterestedinhand madehandbagsinagreatvarietyofgenuineleather Thereisasteadydemandhereforfashionhandbagsofhighqualityand althoughsalesarenotparticularlyhigh goodpricescanbeobtained VI 討論評(píng)估DiscussionandAssessment 商務(wù)英語(yǔ)寫作是一門實(shí)踐性很強(qiáng)的課程 在此展開關(guān)于提高寫作技能的一些討論 下面第一例為學(xué)生習(xí)作 先看看有什么地方需要改進(jìn) 如何改進(jìn) 然后思考自己平時(shí)在商務(wù)寫作時(shí)是否遇到難于解決的問(wèn)題 如何通過(guò)背書 查考和合作方式加以解決 1 討論 俗話說(shuō) 巧婦難為無(wú)米之炊 商務(wù)英語(yǔ)寫作也是如此 背誦常用的核心詞匯和經(jīng)典句式 儲(chǔ)存在自己的大腦 完成語(yǔ)言的輸入 input 對(duì)語(yǔ)言習(xí)得具有積極的正面意義 在實(shí)際工作中 許多商貿(mào)文書都是在電腦前面直接完成的 幾乎沒(méi)有時(shí)間找模板來(lái)依葫蘆畫樣 所以首先要重視語(yǔ)言的輸入 其次 語(yǔ)言的輸出 output 對(duì)語(yǔ)言習(xí)得也同樣具有積極的正面意義 即語(yǔ)言的應(yīng)用能促使語(yǔ)言學(xué)習(xí)者從語(yǔ)意的理解轉(zhuǎn)到語(yǔ)言知識(shí)的應(yīng)用和鞏固 實(shí)踐恰恰是應(yīng)用語(yǔ)言的最好機(jī)會(huì) 實(shí)踐是課堂教學(xué)的延伸 課堂教學(xué)如何與實(shí)踐活動(dòng)相互結(jié)合 關(guān)系到組織能力 交際能力 思維能力和創(chuàng)新能力的培養(yǎng)和發(fā)展 教學(xué)的目標(biāo)就是將課堂所學(xué)到的語(yǔ)言技能應(yīng)用到實(shí)踐當(dāng)中去 解決實(shí)際問(wèn)題 為了培養(yǎng)這種實(shí)際能力 使自己真正成為獨(dú)立的學(xué)習(xí)者和研究者 學(xué)生還需要學(xué)習(xí)如何使用圖書館 如何利用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)獲取知識(shí) 尋求答案 這樣才有可能獨(dú)立地提出問(wèn)題 獨(dú)立地尋找答案 獨(dú)立地解決問(wèn)題 另外 還要積極的參與課堂討論 在課堂上 要關(guān)注同學(xué)們是怎么寫的 他寫得好的地方在哪里 哪些地方很有創(chuàng)意 值得借鑒 哪些地方存在欠缺 需要改進(jìn) 自己是不是會(huì)犯同樣的錯(cuò)誤呢 如何客觀地評(píng)價(jià)他人習(xí)作中的優(yōu)劣 怎樣從他人的語(yǔ)用失誤中吸取方面教訓(xùn) 在寫作時(shí)對(duì)于特定意思的表達(dá) 我們自己能否根據(jù)需要寫出不同的表達(dá)模式加以對(duì)比分析決定取舍方案并進(jìn)行綜合自評(píng) 總之 共同參與式外語(yǔ)教學(xué)理論就是要鼓勵(lì)學(xué)生成位獨(dú)立自主的學(xué)習(xí)者 研究者和應(yīng)用型人才 2 示例 我們生產(chǎn)這些產(chǎn)品差不多已有半個(gè)世紀(jì)了 在世界各地均有銷售 客戶完全滿意 相信質(zhì)量和工藝都符合你方的要求 習(xí)作 Theseproducts wehaveproducedhalfacenturyandtheyhavesaledinallovertheworld Ourcustomersallsatisfied Wetrustthequalityandtheartcanmeetyourrequest 生產(chǎn)這些產(chǎn)品差不多已有半個(gè)世紀(jì) 說(shuō)明 已經(jīng)開始 還在生產(chǎn)并且仍將繼續(xù) 就應(yīng)該使用現(xiàn)在完成時(shí)Wehavebeenproducingtheseproducts才合乎時(shí)態(tài) theyhavesaled中的sale的意思是 銷售 但是應(yīng)該用動(dòng)詞卻誤用了sale這個(gè)名詞 應(yīng)改為sell的過(guò)去分詞 在此最好使用現(xiàn)在完成時(shí)的被動(dòng)語(yǔ)態(tài) allovertheworld前面多了一個(gè)介詞in導(dǎo)致詞組破壞 改為ineverycorneroftheworld也可 客戶滿意 可以說(shuō)是customersareallsatisfied而不是customersallsatisfied 客戶全部去滿足某事 另外 要求 是requirement不等于request 請(qǐng)求 而art的含義是 藝術(shù) 用來(lái)表達(dá) 工藝 不妥 建議改寫 Wehavebeenproducingtheseproductsforalmosthalfacenturyandtheyhavebeensoldwellthroughouttheworldtothefullsatisfactionofallourcustomers Weareconfidentthatboththequalityandtheworkmanshipwouldmeetyo VII 應(yīng)用寫作AppliedWriting A Writeabusinesslettertoinquireabouttheproductinformationofacertaincompany Yourlettershouldcontainthefollowinginformation a dateofwriting b returnaddress c recipient saddress d salutationorgreeting e messageorbodyoftheletter f closingg signature printednameifpossible andyourposition B Samplewriting March28 2009NameofSenderAddressNameofReceiverAddressDearMr Yang Thisletteristypedinblockedstyle Notethatalllinesbeginattheleftmarginexceptthedate complimentaryclose andsignatureblock Theystartfromthecenter orslightlytotherightoffcenteronthepage Someauthorsrefertothisformasthe modifiedblockwithblockparagraphs Thisstyleisusuallytypedwithmixedorstandardpunctuation Thesalutationisfollowedbyacolon andthecomplimentaryclose byacomma Thisformofpunctuationiswidelyusedinmostbusinesscorrespondence Tofacilitatetypingthedateandtheclosinglines setthetabularstopatthecenterorslightlyofftotherightofthepapersothatyoucantabulateitwheneveryouwish Remembertoalwaysleaveaspacebetweenthesalutationandthename sothepersonwhoissendingthishasplentyofroomtosigntheletter Sincerely MonicaSignature Whatarethetwomainformatsandhowtopickagoodstyle Blocked indentedstylesWhatisblockedformat Whichisbyfarthemostpopularformatinusenowadays Whatisthesemi blockedformat Whatarethebasicrequirementsinwritingattractivebusinessletters Tendencyofbusinessletterwriting Howcanwemakeuseofthewinningtactics Knowouraims BeawareofthefactsUnderstandingthereaderComposeadraft Usegoodpaper envelope Typeorwriteaccordingtothecircumstances Sendacardratherthanaletter useentries Chooseasuitableformat appropriatelanguage Givetheletterauniques