4.內(nèi)部溝通管理制度.docx

湖南固爾邦幕墻裝飾股份有限公司 湖南固爾邦幕墻裝飾股份有限公司內(nèi)部溝通管理制度標準操作文件V2.0版文件編號： 撰 寫 人： 人力行政部 副總經(jīng)理： 總經(jīng)理： 董 事 長： 日期： 一、目的為提高工作效率，避免公司出現(xiàn)因內(nèi)部各環(huán)節(jié)溝通不及時或不順暢導致工作脫節(jié)、推諉的現(xiàn)象，根據(jù)公司董事會、總經(jīng)辦會議精神及要求，結(jié)合公司實際工作的需要，特制定本制度。二、適用范圍本辦法適用于公司所有在職員工。3、 職責1、人力行政部：定期召開總經(jīng)理辦公會議；董事長信箱的及時收閱；公司制度、正式文件的簽發(fā)；公司決議事項和總經(jīng)理指令的通知、傳達；有關(guān)事務的聯(lián)絡、協(xié)調(diào)、催辦。2、各部門負責人：出席要求參加的會議，執(zhí)行會議決議；根據(jù)會議要求、上級指示，向所屬部門員工傳達會議精神及公司的政策、規(guī)章制度、要求等；定期或不定期的向總經(jīng)理或分管領(lǐng)導做工作匯報；部門會議的通知、召集、決議追蹤及呈報；有關(guān)事務的聯(lián)絡、協(xié)調(diào)、催辦。四、溝通形式公司組織的內(nèi)部溝通形式主要有以下三種：1、 正式的文件（含文書）溝通：通知、通報、公告、請示、報告、呈簽、工作聯(lián)絡函及公司頒布的規(guī)章制度等文件、聯(lián)絡單、公司內(nèi)刊等形式。2、 會議溝通：董事會會議、總經(jīng)理辦公會、評審會、臨時會議等。3、 非正式場合、形式的溝通：董事長信箱、個別交談、電話及郵件等。5、 具體規(guī)定1、 經(jīng)批準的公司規(guī)章制度、通知公告等正式文件下發(fā)至各部門后。部門第一負責人應簽收，并及時傳達給部門員工。2、 通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡（QQ、微信群及OA系統(tǒng)）發(fā)布的內(nèi)部事務性通知公告等，收到信息應作出回復，沒在線的人員部門第一負責人應指派人員轉(zhuǎn)達，確保應傳達人員均得到相應信息。3、 涉及跨部門的工作事項，一般工作，應優(yōu)先直接跨部門平級溝通，通過個別交談或電話、郵件等形式解決，但應遵循平等和諧、相互尊重的原則，如果確實出現(xiàn)溝通不能取得工作效果的，可向直接領(lǐng)導匯報，由直接領(lǐng)導與對方直接領(lǐng)導取得溝通；重要工作，應以跨部門工作聯(lián)絡函進行溝通，按要求寫明送達部門、送達日期、事項內(nèi)容、工作配合要求、時限要求等，聯(lián)絡函接收方和發(fā)出方各留一份以備查。4、 越級溝通：對于正常的工作，各級工作人員要養(yǎng)成一種逐級上報的習慣。但當工作中出現(xiàn)如下情況時，可以進行越級溝通：4.1下級對上級匯報的工作內(nèi)容，提出意見和建議，多次得不到答復；4.2下對對上級的管理方式產(chǎn)生意見，需要投訴時；4.3下級發(fā)現(xiàn)上級的違規(guī)行為時；4.4個人對公司的改革、發(fā)展有建議或意見時。5、 公司網(wǎng)站信息的及時更新，由IT管理員統(tǒng)一收集刊發(fā)；公司期刊由人力行政部統(tǒng)一收集刊發(fā)；以下信息要求一個星期內(nèi)上報：5.1涉及公司領(lǐng)導重要公務活動和上級領(lǐng)導視察的信息及公司重大活動（會議），由人力行政部組織供稿；5.2市場重要活動及展會信息等由營銷中心負責；5.3項目申報成功，由人力行政部供稿；5.4重大研發(fā)取得相關(guān)證書的由技術(shù)中心供稿；5.5重大生產(chǎn)信息（如取得突破性產(chǎn)值等）由生產(chǎn)部供稿。6、 公司會議:總經(jīng)理辦公會議、周例會、評審會、臨時會議等。6.1總經(jīng)理主持，每周六上午9：30（冬季作息時間時9:30開始，夏季作息時間時9:00開始）召集中高層人員溝通公司經(jīng)營方面的事宜及重點工作的安排。6.2周例會由各部門第一負責人組織部門人員參加，總結(jié)上周工作及對本周工作的安排、處理需協(xié)調(diào)的事宜等。6.3評審會議及臨時會議根據(jù)實時情況組織進行。6.4會議應有專人記錄，會議決議要按時間進行跟蹤催辦，并按時統(tǒng)計完成結(jié)果匯報。7、 績效面談：每月在上月績效結(jié)果出來之后5日內(nèi)，上級應組織對下級一對一進行績效面談，并以績效面談表為依據(jù)做好績效面談記錄，由人力行政部定期或不定期抽查。8、 董事會、總經(jīng)理或上級領(lǐng)導臨時交辦的事宜，應及時將處理結(jié)果以電話、短信、郵件或其他方式進行匯報，一般事宜在1日內(nèi)回復，辦理時間超過1周的，每周都應匯報進展情況。9、 公司下發(fā)到各部門的文件，需要報相關(guān)材料的，以要求報送的日期為準，截止日期前沒有報送的，不再以任何形式進行通知，并且對相關(guān)部門給予通報批評。對于各類建議、意見，接受人應在2日內(nèi)向提出人予以明確答復，對未采納內(nèi)容要闡述原因。10、 個別交談應建立在相互信任的基礎(chǔ)上，避免因個人原因引起的互相推諉、爭執(zhí)、吵鬧等情況。6、 附則1、 本制度由公司人力行政部擬定，最終解釋權(quán)歸人力行政部。2、 本制度自總經(jīng)理批準頒布之日起實施。3、 附件1：跨部門工作聯(lián)絡函。 附件2：上下級工作聯(lián)絡函。 附件1： 跨部門工作聯(lián)絡函發(fā)出部門發(fā)出時間接收部門接 收 人工作主題要 求 完成 時 間工作內(nèi)容描述（詳細）： 描述人： 日 期：接收人反饋意見： 反饋人： 日 期：完成情況：發(fā)出人： 接收人：日 期： 日 期： 注：本聯(lián)絡函一式兩份，發(fā)出人留存一份、接收人一份以備查。 附件1： 上、下級工作聯(lián)絡函發(fā) 出 人接 收 人發(fā)出時間要