辦公應(yīng)用系統(tǒng)培訓(xùn)_文檔員篇

辦公自動化系統(tǒng)用戶培訓(xùn) 文檔員篇 專網(wǎng)簡介 功能簡介 超級管理 設(shè)置中心 組織機構(gòu) 表單管理 模板管理 安全管理 流程管理 概述 文檔員是單位內(nèi)的核心角色 貫穿了公文流轉(zhuǎn)的所有環(huán)節(jié) 擔(dān)負(fù)著公文配置 相關(guān)業(yè)務(wù)流程等等的重要責(zé)任 下面就公文配置方面做詳細(xì)的介紹 公文配置 公文配置 公文配置 在 公文管理 中點擊 公文配置 進入公文配置頁面此模塊包括文種 文類 密級 緊急程度 保密期限 文號列表和模板列表七個分頁 可以對各個分頁中的內(nèi)容進行新增 刪除操作 字典分類中文種 文類 密級 緊急程度 保密期限系統(tǒng)已自動初始化了 用戶可以根據(jù)實際需要增加 刪除 或者修改 文號列表 系統(tǒng)未對文號列表進行初始化 需要手動添加 如文號列表為空 在起草公文時將無法選擇文號 導(dǎo)致公文無法流轉(zhuǎn) 模板列表 用來設(shè)置紅頭文件模板 在成文時可用來自動套紅 不必每次都手動去編輯 簽章管理 將制作好的電子公章導(dǎo)入到系統(tǒng)中 需要設(shè)置密碼 此密碼將在使用時使用 業(yè)務(wù)流程 業(yè)務(wù)流程 業(yè)務(wù)流程概述 文檔員的業(yè)務(wù)流程主要包括兩方面 發(fā)文 擬稿 成文及分發(fā) 歸檔 收文 登記 歸檔 下面就主要的業(yè)務(wù)流程做詳細(xì)說明 業(yè)務(wù)流程 發(fā)文業(yè)務(wù)流程 目錄 發(fā)文擬稿 點擊左側(cè)菜單欄 公文管理 中的 發(fā)文管理 彈出發(fā)文待辦頁面 點擊 擬稿 將進入發(fā)文編輯頁面 填寫發(fā)文單相關(guān)信息 打印 可通過連接的打印機打印發(fā)文單 正文 顯示公文的正文編輯頁面 保存待發(fā) 保存到 待發(fā)發(fā)文 中 立即發(fā)送 立即發(fā)送到流程規(guī)定的相關(guān)人的 待辦發(fā)文 中 流程查看 對所選的流程進行查看 未選擇流程或模板前為隱藏狀態(tài) 選擇流程 選擇已經(jīng)設(shè)定好的流程或者自定義流程 模板調(diào)用 調(diào)用由管理員設(shè)定好的特定發(fā)文模板 選擇發(fā)文流程是和系統(tǒng)管理 流程配置相關(guān)的 正文編輯 如果正文無法打開 在登錄頁面右下角點擊 下載輔助程序 選擇下載金格控件 系統(tǒng)會自動安裝 安裝后再登錄就會打開正文編輯頁面 自動套紅 系統(tǒng)自動生成紅頭文件格式 用戶只需填寫內(nèi)容即可 此模板在公文配置中設(shè)置 發(fā)文辦理 起草好的公文將按照所選流程進行流轉(zhuǎn) 流程結(jié)束后自動發(fā)至待成文列表 在進行成文處理操作 如果單位內(nèi)部沒有局域網(wǎng)可將此公文打印 手動辦理后在成文及分發(fā)中錄入成文即可 目錄 成文處理 在左側(cè)菜單點擊 成文及分發(fā) 進入成文處理頁面 公文流程結(jié)束后 將自動發(fā)至待成文列表 待成文發(fā)文 辦理結(jié)束但還未成文的發(fā)文 已成文發(fā)文 已經(jīng)成文處理但未分發(fā)的發(fā)文 已分發(fā)發(fā)文 已經(jīng)分發(fā)出去的發(fā)文 分發(fā)查詢 對已經(jīng)作分發(fā)處理的文件進行查詢操作 正文編輯 在待成文列表打開要成文的公文可進行如下操作 配置文號 填寫公文的文號 系統(tǒng)可自動填寫 模板套紅 選擇公文配置中配置好的套紅模板自動套紅簽名蓋章 在正文上簽名和蓋章 點擊 電子簽章 按鈕打開簽章窗口進行蓋章操作 Ukey簽章 如果裝有金格的電子簽章軟件 系統(tǒng)將自動調(diào)用金格的電子簽章控件 使用ukey簽章 電子公章存儲在ukey中 安全很高 但是在使用時需在首頁的 下載輔助程序 中下載電子簽章的控件 值得注意的是 金格的電子簽章蓋章后 文檔會自動鎖定 不能被更改和復(fù)制 一旦被修改 公章就被注釋為無效 顯示痕跡 顯示正文被修改的內(nèi)容信息 鼠標(biāo)移動至所選內(nèi)容停留1 2秒 彈出的信息窗口中顯示該條內(nèi)容修改信息 修改人 修改時間 修改內(nèi)容等 成文處理 當(dāng)成文處理的工作完畢后 就可以點擊表單左上角的 保存為正式成文 保存后就可以在已成文發(fā)文列表中進行分發(fā)了 分發(fā)分為兩種 網(wǎng)絡(luò)分發(fā) 內(nèi)部分發(fā) 網(wǎng)絡(luò)分發(fā) 向其他單位分發(fā) 接收單位收到后將轉(zhuǎn)為收文進行處理 內(nèi)部分發(fā) 向本單位分發(fā) 接收人收到后可在發(fā)文管理的分發(fā)待閱列表中閱讀 目錄 歸檔 歸檔有兩種方法 分發(fā)時歸檔 檔案管理中歸檔分發(fā)時歸檔操作在分發(fā)之前進行 準(zhǔn)確的說是在已成文發(fā)文列表中 如果要確定歸檔該公文 請在分發(fā)之前歸檔 打開該公文 在左上角可以看到 歸檔 按鈕 點之就可以歸檔 歸檔時需要選擇檔案的類別 此類別可在檔案維護中設(shè)置 歸檔成功后就可以在檔案管理中借閱了 在檔案管理中 先在 檔案維護 中設(shè)置