總經(jīng)辦主任崗位認知及工作計劃.doc

總經(jīng)辦主任崗位認知總經(jīng)辦是一個綜合全面、協(xié)調(diào)統(tǒng)一的部門，要切實起到承上啟下、協(xié)調(diào)溝通、上傳下達、以身做則的作用，能夠及時、準確領會并實施領導的思路意識，堅決服從領導的統(tǒng)一指揮，認真執(zhí)行其工作指令，當好領導的參謀。以“服務、協(xié)調(diào)、參謀、監(jiān)督”為主要職能，推動各項工作朝著既定目標前進。一、部門職責1、企業(yè)內(nèi)部制度的建立、完善及監(jiān)督執(zhí)行。公司管理制度包括：員工行為規(guī)范、考勤制度、安全保衛(wèi)管理規(guī)定、衛(wèi)生管理制度、日常行政管理規(guī)定、后勤管理制度、固定資產(chǎn)管理辦法、低值易耗品管理辦法、會議制度、文件管理制度、印章管理制度、車輛管理制度、辦公費用管理制度、保密管理制度等。 行政管理制度以員工手冊的形式傳達至每位員工。總經(jīng)辦將以“持續(xù)改善”為工作原則，以檢查、監(jiān)督、指導為主要方式，來加大制度執(zhí)行力度，促進公司各項工作的制度化、流程化。2、日常行政事務管理。準確、迅速傳達上級指示和文件，并認真貫徹落實到位。協(xié)助上級領導和各部門進行聯(lián)絡、溝通和協(xié)調(diào)；做好公司領導日?；顒拥姆?、協(xié)調(diào)、安排工作。做好公司日常來賓、來客、來訪人員和接待和安排工作。3、行政費用的預算與管理。制定公司辦公費用的預算方案和計劃，并在實施過程中進行費用控制。制訂總經(jīng)辦年度、季度費用預算，分解到各功能區(qū)塊，監(jiān)控其實施過程，以合理降低行政費用；主要包括電話費、辦公用品費、差旅費、招待費、禮品費、車輛使用費等。4、公司會務安排。公司會議、公司慶典等重要會議、重要活動的組織、籌備、聯(lián)系、協(xié)調(diào)工作，提供會議記錄與整理服務，通報會議決議，并對會議決議的執(zhí)行情況進行核查。確保各項會議、活動的順利開展及會議決議的有效落實。5、固定資產(chǎn)管理。制定低值易耗品和行政性固定資產(chǎn)管理制度，對公司行政財產(chǎn)物資進行登記、造冊，定期進行盤點。監(jiān)督、檢查公司電腦、打印機、復印機、傳真機等辦公設備、網(wǎng)絡設備、運輸設備及其它固定資產(chǎn)的采購、使用、維護、保養(yǎng)工作，確保公司正常運營需要。6、文件信息傳閱 。監(jiān)督公司日常重要政令的傳達，落實并規(guī)范公司文件的擬、收、發(fā)、存等工作流程，負責公司的公文收發(fā)、資料整理、信息收集和宣傳報道工作，確保公司重要信息的有效傳遞，保證公司各類信息的正確、有效、及時傳播。7、后勤管理 。內(nèi)部衛(wèi)生、安保管理，宿舍管理，及公司辦公用車輛的統(tǒng)一調(diào)度管理， 確保后勤服務及時到位，滿足員工工作及生活需要。 8、重要證照及資料管理。 根據(jù)公司行政管理制度及保密制度，監(jiān)督及審批公司各類重要資質(zhì)證件、執(zhí)照、非技術資料、計算機光盤等的使用與保管及公司印章的刻制、保管、使用及注銷，確保各重要證照、資料滿足使用需要及獲得妥善保管。9、接待與外聯(lián)工作。組織和接待相關單位（包括上級單位）的來訪，處理地方關系和社會公益事務，處理重要函件。代表公司與外界有關部門和機構聯(lián)絡并保持良好的合作關系，培養(yǎng)良好的外部資源關系，維護公司良好的形象。廣泛收集、掌握上級和外界的各種政策信息（如科技、經(jīng)貿(mào)、技改、榮譽等），并充分利用這些政策信息，充分發(fā)揮政策優(yōu)勢為公司創(chuàng)造利益。10、企業(yè)文化建設及網(wǎng)絡系統(tǒng)建設與管理。公司環(huán)境的布置與調(diào)整，公司內(nèi)部信息發(fā)布和內(nèi)部刊物的出版，各種宣傳素材的組織整理，撰寫公司大事記。公司各類文體活動的組織開展工作。公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)的建立，對外網(wǎng)站的籌劃建立，并不斷完善內(nèi)容。11、部門管理。根據(jù)公司階段性目標和年度計劃，制訂部門年度績效目標和計劃，加強本部門員工的隊伍建設，進行部門內(nèi)人員配置、績效、薪酬管理，合理分配下屬的工作職責、工作任務并督促其執(zhí)行，合理控制部門預算。二、崗位職責（1）組織并制定公司行政后勤管理的相關規(guī)章制度，報公司領導審批后嚴格執(zhí)行，并對工作人員執(zhí)行規(guī)章制度的情況進行檢查、監(jiān)督和指導。（2）主持總經(jīng)辦全面工作，根據(jù)公司階段性目標和年度計劃，制定所屬部門的目標、計劃和措施，并予以監(jiān)督和執(zhí)行。檢查、督導、考核下屬的工作，提出有關任免、獎懲、調(diào)動的建議和意見。（3）按照公司年度經(jīng)費預算，嚴格控制公司各項行政費用的支出，確認費用分攤范圍，按月分攤各項費用。（4）負責公司的對外接待和服務，負責對外公共關系協(xié)調(diào)、宣傳和聯(lián)系，保持良好的對外形象。協(xié)調(diào)與政府有關主管部門的關系，協(xié)調(diào)與行業(yè)有關管理機構、協(xié)會及其他有關各企業(yè)的關系，并代表公司出席各種會議，督導下屬做好形象宣傳、策劃、推廣等各類公關活動。（5）貫徹落實總經(jīng)理的各項指令，按照具體要求檢查、督導并及時反饋執(zhí)行情況，為總經(jīng)理決策提供必要的參考依據(jù)。協(xié)調(diào)總經(jīng)理和公司各部門的工作，上傳下達，保證公司整體運作的高效性。（6）組織、督導下屬做好各類重大活動、會議的籌備工作。負責主辦的會議記錄，督察督辦會議決議（決定）。（7）制定企業(yè)的文件管理制度，組織、督導下屬做好各類文件的起草、校正工作，并予以審核。負責公司對外項目的上報和落實。（8）制定行政性資產(chǎn)管理制度，并依據(jù)各部門提供的所需行政財產(chǎn)物資的申請表，統(tǒng)一協(xié)調(diào)。組織、督導下屬做好檔案、印章、禮品及其他重要物品的管理工作。（9）制定公司的小車管理制度，負責車隊管理工作，對車輛進行調(diào)度，控制交通費用。（10）根據(jù)公司年度工作計劃，合理安排公司的服務工作，包括辦公環(huán)境、通訊、后勤保障等工作，確保公司整體工作正常有序的進行。（11）組織完成上級有關部門及領導交辦的其他工作。三、工作思路及計劃管理、協(xié)調(diào)和服務是現(xiàn)代企業(yè)行政管理工作的核心職能，從整個企業(yè)的職能劃分來看，總經(jīng)辦具有十分明確的職責和功能：一是參謀輔助，二是綜合協(xié)調(diào)，要做好總經(jīng)辦的工作，應從以下幾個方面開展工作：1、明確職責，細化流程。首先，要依職能辦事?？偨?jīng)辦的主要職責：履行參謀職能，為領導決策服務；履行協(xié)調(diào)職能，為推動全局服務；履行承辦職能，為公司運轉(zhuǎn)服務；履行管理職能，為中心工作服務；履行督辦職能，為政令暢通服務。因此，要將總經(jīng)辦的各項職能逐項分解到各環(huán)節(jié)、各崗位。其次，要按流程理事。要按照程序精簡、環(huán)節(jié)順暢、責任明確、標準細化的基本要求，優(yōu)化總經(jīng)辦各項工作流程。要逐項建立信息調(diào)研、公文運轉(zhuǎn)、檔案管理、機要保密、督促檢查、會議管理等各方面工作的具體流程，做到環(huán)環(huán)相扣、互促互進。2、完善制度，強化考核。（1）全面梳理公司的規(guī)章制度和工作程序，根據(jù)公司的生產(chǎn)業(yè)務流程，更好的開展總經(jīng)辦的相關工作，逐步補充和完善各項行政管理制度，加大員工行為規(guī)范、企業(yè)文化培訓，將行政管理制度徹底的、一絲不茍的貫徹下去。家有家規(guī),國有國法,一個企業(yè)就是一個團隊,沒有規(guī)矩不成方圓，何談帶隊。現(xiàn)在公司正處在組建的關鍵階段，如何提高自身素質(zhì)，達到公司的要求，就必須要求每名員工時刻以員工行為準則的相關規(guī)定和公司的相關制度嚴格要求自己。總經(jīng)辦以“持續(xù)改善”為工作原則，堅持各項行政管理制度的落實，如工作紀律，辦公秩序等。同時不斷完善工作規(guī)程，真正做到用制度管人，按制度辦事。3、樹立主動的服務意識。搞好服務是總經(jīng)辦工作的天職。服務工作無小事，做好一件事是小事，做錯一件事是大事，總經(jīng)辦所有人員按照“準確 、高效 、求實 ”的工作原則，更好的服務公司各部門。一是服務好生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)，做到承上啟下，綜合協(xié)調(diào)，以誠服務，及時認真。二是服務好來賓來客，做到招待熱情，服務耐心，處處注意樹立好、維護好企業(yè)形象。三是服務好廣大職工，熱情大方，以誠待人，做好員工宿舍、食堂的管理工作，為大家創(chuàng)造一個良好的生活環(huán)境。4、加強行政費用管理。做到對人、財、物的調(diào)配、組合科學、合理，用科學方法對各部門的行政費用作出合理的預算，指導和督促部門員工按照精簡、節(jié)約的原則在日常工作中力求產(chǎn)出收益的最大化。做到勤儉持家，不該花的錢一分不花。第一，繼續(xù)控制全公司辦公用品、低值易耗品的用量，嚴格按照計劃審批、發(fā)放、監(jiān)督；第二加強部門值班和檢查，杜絕水、電等能耗的浪費；第三，控制好公司行政管理費用，如小車費、招待費、通訊費、差旅費等監(jiān)督審查，杜絕不必要開支。5、加大項目申報力度。整合公司外部資源，更多的享受國家的政策、補助資金、榮譽等各個方面對公司發(fā)展壯大有著推動作用。如經(jīng)信委的技改資金、節(jié)能減排資金、商務局的海外市場開拓資金、發(fā)改委的新材料資金、重點項目資金等等。6、加強部門團隊建設?？偨?jīng)辦根據(jù)部門的發(fā)展計劃，近階段主要加強部門隊伍建設，狠抓工作落實，充分調(diào)動員工的工作積極性，發(fā)揮團隊協(xié)助合作作用，確保行政辦各項工作的圓滿完成。1、實行崗位責任制，為每一個崗位明確規(guī)定其職責和權限，把工作落實到具體崗位、具體到人，分工細致，責任明確。2、堅持考核監(jiān)督制度，對辦公室人員的工作成績進行評估。3、由于辦公室工作的分散性和繁雜性，要求辦公室