公司證照管理制度.doc

公司證照管理制度一、目的為加強所有證照原件及其申辦原始資料及其重要文件資料的管理，防止遺失并保證按時年檢，特制訂本制度。二、借閱原則一事一借、用畢歸還、再用再借、誰用誰借。三、證照資料的種類1證照原件：營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、外商批準證書、稅務(wù)登記證、開戶許可證、土地使用證、房產(chǎn)證、統(tǒng)計證、社保登記證、專利證書、商標證書、貸款證、外匯管理登記證、章程等證照原件及其申辦原始資料。2所有資信類文件：如驗資報告、審計報告、評估報告、工商聯(lián)合年檢報告等。3重要文件，如合作項目合同書、投資項目合同書、公司成立合同書、董事會任命文件、政府部門公文批復(fù)等。4經(jīng)董事會或總經(jīng)理指定要求專管的文件資料。四、證照資料的保管歸檔1、證照原件（除貸款證、外匯管理登記證歸財務(wù)總監(jiān)保管外）歸行政中心專人統(tǒng)一保管；2、所有資信類、重要文件由財務(wù)總監(jiān)統(tǒng)一保管；3、證照原件的電子檔由行政中心專人統(tǒng)一保管、更新和傳送；五、證照資料的使用管理1、各部門因工作需要，借閱、借用、復(fù)印證照資料，須到行政中心填寫公司證照使用申請單寫明事由及擬用證照資料名稱、件數(shù)、歸還期限等，經(jīng)部門主管及行政總監(jiān)同意并簽字確認后，可到行政中心專人保管處辦理相應(yīng)手續(xù)；2、行政中心專人保管處僅憑主管領(lǐng)導(dǎo)簽批的申請書辦理借用、借閱、復(fù)印等業(yè)務(wù)，其它任何人員提出的任何要求，均不予受理；3、凡借閱、借用證照資料，必須在申請日期內(nèi)歸還，不能按時歸還的應(yīng)申請延期，手續(xù)與上述1相同，但最長不得超過15天；4、公司證照不得丟失、損壞。如出現(xiàn)損壞或丟失，除立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報告外，要立即與發(fā)證機關(guān)聯(lián)系，及時辦理證照的掛失和補辦手續(xù)；5、不許擅自使用公司的證照進行各種擔保；6、電子檔證件的保存和對外使用規(guī)范。公司提供“JPG彩色版”或“PDF彩色版”格式供大家使用，在對外辦理業(yè)務(wù)時需按照公司規(guī)定并結(jié)合客戶需要傳送文件。六、證照的年審、到期、變更證照的年審、變更、延期等相關(guān)手續(xù)，行政類證照（如工商營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、外商投資證等）由行政中心專人負責(zé)辦理，財務(wù)類證照（如稅務(wù)登記證、統(tǒng)計證、外匯登記證、貸款卡、開戶許可證等）由財務(wù)部門負責(zé)辦理，其他證件由最初辦理證件的部門辦理年審、變更、延期等手續(xù)，證件歸屬部門負責(zé)在規(guī)定的時間內(nèi)完成手續(xù)辦理和申報的具體工作。七、相關(guān)責(zé)任1、證件管理人管理的所有證件都應(yīng)有清單和目錄，確保證件數(shù)量的準確性，對于借閱和歸檔都應(yīng)有相應(yīng)人員的簽字確認，證件管理人負有登記的及時性和完整性的責(zé)任；2、證件借閱人負責(zé)借閱期間的文件保管，確保公司證件的完整性和整潔性，使用完畢后應(yīng)及時歸檔。借閱，不得將證件轉(zhuǎn)借其他人使用。公司證照使用申請單申請人申請部門申請時間證照類別原件借閱 復(fù)印件 電子檔證照名稱（份數(shù)）使用時間歸還時間用途說明部門主管審 核行政主管審 批保管人公司證照使用申請單申請人申請部門申請時間證照類別原件借閱 復(fù)印件 電子檔證照名稱（份數(shù)