信息交流與溝通控制程序.doc

信息交流與溝通控制程序1 目的規(guī)定公司內(nèi)部、外部信息交流的方法、渠道和有關(guān)要求，確保信息得到溝通。2 適用范圍適用于公司管理體系信息交流的傳遞和處理。3 職責(zé)3.1 體系部負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)質(zhì)量管理相關(guān)信息的交流和溝通。3.2 綜合辦負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)環(huán)境管理相關(guān)信息的交流和溝通。3.2 各部門及時(shí)傳遞并溝通各信息。4 工作程序4.1 信息交流的基本原則信息交流的渠道、方式、內(nèi)容，應(yīng)有助于公司管理體系有效性、管理效率的提高，有助于增進(jìn)與相關(guān)方的共識(shí)和/或滿意程度。4.2 內(nèi)部溝通4.2.1 應(yīng)納入溝通范疇的主要事項(xiàng)1）政策要求：包括法規(guī)、相關(guān)方及公司的政策、要求，如法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度等；2）運(yùn)行信息：包括體系運(yùn)行、各項(xiàng)工作進(jìn)展及結(jié)果、各類審核/檢查/檢驗(yàn)結(jié)果等；3）輔助信息：有肋于政策理解與實(shí)施、有助于優(yōu)化運(yùn)行過(guò)程和結(jié)果的其他信息。4.2.2 溝通范圍：公司各層次的縱向溝通、各職能部門的橫向溝通。4.2.3 溝通權(quán)責(zé)：責(zé)任部門/人員均有適當(dāng)?shù)男畔⑼▓?bào)義務(wù)和適當(dāng)?shù)男畔⒉樵冐?zé)任。4.2.3 溝通方式 1）口頭/書(shū)面報(bào)告，適用于任何職能、層次；2）部門文件發(fā)布、會(huì)議/培訓(xùn)召集，適用于職能部門及其以上管理層次；3）跨部門或公司級(jí)文件發(fā)布、會(huì)議/培訓(xùn)召集、宣傳資料等，需經(jīng)總經(jīng)辦或總經(jīng)理組織、批準(zhǔn)或授權(quán)。4）其他：各級(jí)文件中有規(guī)定的，按規(guī)定實(shí)施，如相關(guān)記錄、報(bào)表、報(bào)告的傳遞等。注：信息交流與溝通記錄表是公司內(nèi)部溝通的通用書(shū)面格式。4.2.2 溝通過(guò)程的控制1）信息通報(bào)/報(bào)告（信息擁有部門/人員）識(shí)別通報(bào)內(nèi)容與對(duì)象確定通報(bào)方式實(shí)施通報(bào)，傳遞相關(guān)信息2）信息查詢/質(zhì)詢（信息需求部門/人員）識(shí)別查詢內(nèi)容與對(duì)象確定查詢方式實(shí)施查詢，獲得相應(yīng)信息4.3 外部信息的接收與回應(yīng) 1）外部信息，專指與管理體系運(yùn)行及其績(jī)效有關(guān)的來(lái)自相關(guān)方的信息。 2）任何部門/人員對(duì)接收的外部信息（包括口頭、書(shū)面），均應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門負(fù)責(zé)人或直接責(zé)任人通報(bào)，具體按內(nèi)部溝通方管理要求實(shí)施。3）責(zé)任部門對(duì)獲悉的外部信息（除書(shū)面信息外），形成文件（包括記錄、報(bào)告等）。4）對(duì)需作內(nèi)部交流的信息，責(zé)任部門/人員應(yīng)按內(nèi)部溝通要求實(shí)施。5）當(dāng)外部信息需回應(yīng)時(shí)，責(zé)任部門/人員應(yīng)以書(shū)面形式確定：反饋的責(zé)任部門/人員、反饋時(shí)間、反饋形式、內(nèi)容與要求、反饋對(duì)象等。6）對(duì)確定的回應(yīng)要求，責(zé)任部門/人員應(yīng)組織落實(shí)并跟蹤回應(yīng)的實(shí)施結(jié)果。4.4 重要環(huán)境因素的外部交流1）除非法規(guī)或相關(guān)方有強(qiáng)制要求，一般情況下，本公司不就重要環(huán)境因素的相關(guān)信息與外部進(jìn)行交流。2）當(dāng)法規(guī)、合同要求或公司認(rèn)為有必要時(shí)，經(jīng)管理者代表同意后，綜合辦應(yīng)就公司重要環(huán)境因素與外界交流作出書(shū)面決定，包括交流對(duì)象、內(nèi)容、形式、時(shí)機(jī)、責(zé)任部門/人員。3）負(fù)