論基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化管理.doc

論基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化管理摘要當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，以及計(jì)算機(jī)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，每一個(gè)行業(yè)都在逐漸呈現(xiàn)出高知識(shí)含量的特性?；A(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目作為一個(gè)國家、政府大力投入的工程，對其的管理也顯得越來越重要，尤其是對基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的信息化管理更加引起了人們的重視。為此，本文首先概括的介紹了基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目以及檔案工作的相關(guān)知識(shí)，接著文章研究了美國政府在檔案工作管理上值得借箭的經(jīng)驗(yàn)以及當(dāng)前中國基建項(xiàng)目檔案信息化管理的發(fā)展現(xiàn)狀，在研究這些的基礎(chǔ)上，之后，筆者提出了當(dāng)前加快我國基建項(xiàng)目檔案管理信息化所面臨的困難、問題，隨后相應(yīng)的提出了一些解決的對策、方案。最后，筆者以秦山核電公司CEAS系統(tǒng)中電子文件管理流程為例，對基建項(xiàng)目的檔案管理工作做了實(shí)證分析.關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目，檔案管理，信息化 Abstract：At present, with the rapid development of science and technology,the computer are became more and more popular in many fileds, and the knowledge which depatments contained are becoming more and more rich. Infrastructure projects, which one government made great efforts to put into them, are getting more and more cocern, especially its information management of archives work. Therefore, at first, this article introduced the outline of infrastructure projects and the related knowledge of archives work, then we reserched the experience of the file management of the U.S. government and the development present situation of China in this filed. In these based on the work, we find the problems of the infrastructure projects information management of files, then we give some feasible suggestions according to the questions. At last, we research the electronic file management process of the Qinshan Nuclear Power Companys CEAS system and finish the empirical case.Key Words: Infrastructure Projects，F(xiàn)ile Management，Information Management目 錄摘 要Abstract目 錄 第1章 緒論 11.1 研究背景和意義 11.2 研究內(nèi)容和研究思路 1 1.2.1 研究思路 1 1.2.2 研究內(nèi)容 2第2章 基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化管理概論 3 2.1 基本建設(shè)項(xiàng)目概論 3 2.1.1基本建設(shè)與基本建設(shè)投資 3 2.1.2基本建設(shè)項(xiàng)目及其分類 4 2.2 檔案管理概論 6 2.2.1 檔案的定義 6 2.2.2 檔案的價(jià)值與作用 7 2.2.3 檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、原則 82.3 基建項(xiàng)目檔案的信息化管理 10 2.3.1 登記工作的組織 10 2.3.2 登記工作的要求 11 2.3.3 建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的收集 11 2.3.4 建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的管理 12第3章 國內(nèi)外基建項(xiàng)目檔案的信息化管理論述 123.1 美國政府基建項(xiàng)目檔案信息化管理經(jīng)驗(yàn)介紹 12 3.1.1 法律管理 13 3.1.2 合同管理 13 3.1.3 行政手段 13 3.1.4 經(jīng)濟(jì)手段 14 3.1.5 宣傳教育手段 14 3.1.6 誠信約束 14 3.2 我國檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的條件與現(xiàn)狀 14 3.2.1 我國檔案管理工作信息化的條件 14 3.2.2 我國基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理的信息化建設(shè)現(xiàn)狀與前景 14 第4章 當(dāng)前我國基建項(xiàng)目檔案的信息化管理所面臨的問題及原因分析 15 4.1 檔案管理信息化進(jìn)程的快速推進(jìn)與當(dāng)前各主體參與程度不高之間的矛盾 16 4.1.1 檔案管理人員的素質(zhì)偏低 16 4.1.2 施工單位對于檔案管理的重視不夠 16 4.2 基建項(xiàng)目檔案管理信息化的高要求與當(dāng)前客觀現(xiàn)實(shí)之間的矛盾 16 4.2.1 沒有建立設(shè)備齊全的檔案室 17 4.2.2 資料收集比較困難，現(xiàn)場條件較差 174.3 基建檔案管理的信息化的高難度與各項(xiàng)保障機(jī)制不健全之間的矛盾 17 4.3.1 缺乏檔案管理的法律意識(shí)，管理制度并不健全 17 4.3.2 檔案的交接缺乏一定的約束機(jī)制 17 4.3.3 檔案工作的服務(wù)機(jī)制不夠完善 18第5章 加快我國基建項(xiàng)目檔案的信息化管理的對策建議 185.1 努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì) 19 5.1.1 加強(qiáng)對檔案管理人員的招募與篩選工作 19 5.1.2 著重加強(qiáng)培訓(xùn) 19 5.1.3 培育綜合性的檔案管理人才 19 5.2 創(chuàng)新信息化的技術(shù)手段 19 5.3 提高對檔案工作的重視程度 205.4 轉(zhuǎn)變觀念，使得檔案的信息化主動(dòng)服務(wù)于基建單位的發(fā)展 205.5 加強(qiáng)法律建設(shè)，最終規(guī)范我國的檔案管理工作 205.6 加大投入力度，夯實(shí)檔案工作的基礎(chǔ) 205.7 加速檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作 21第6章 實(shí)證分析-以秦山核電公司CEAS系統(tǒng)中電子文件管理流程為例 216.1 CEAS系統(tǒng)中電子文件管辦理流程簡介 21 6.1.1 文件產(chǎn)生之前的管理 23 6.1.2 文件的創(chuàng)建、生效管理 23 6.1.3 文件的分發(fā) 23 6.1.4 文件的鑒定、歸檔 24 6.1.5 文件歸檔后的維護(hù)、提供利用 246.2 CEAS系統(tǒng)中電子文件管理流程分析與評價(jià) 24 6.2.1 業(yè)務(wù)活動(dòng)的性質(zhì) 24 6.2.2 業(yè)務(wù)活動(dòng)的結(jié)構(gòu)化 246.2.3 文件管理制度、文件管理組織結(jié)構(gòu)的配套實(shí)施 256.2.4 其他相關(guān)業(yè)務(wù)制度的支撐 256.2.5 將電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)納入CEAS系統(tǒng)設(shè)計(jì)中 256.2.6 文檔管理人員的個(gè)人因素 26參考文獻(xiàn) 27論基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化管理第1章 緒論1.1 研究背景和意義基本建設(shè)是固定資產(chǎn)投資的重要內(nèi)容，在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有十分重要的作用，是擴(kuò)大再生產(chǎn)、增加社會(huì)物質(zhì)財(cái)富、推動(dòng)技術(shù)進(jìn)步、調(diào)整國民經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)和國家實(shí)施宏觀調(diào)控的重要手段，同時(shí)對提高人民群眾物質(zhì)文化水平，具有十分重要的意義。隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)對基本建設(shè)的需求日益增長。近兩年，國家實(shí)施積極地財(cái)政政策，中央財(cái)政與地方財(cái)政均不斷加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度。與此相適應(yīng)，許多企業(yè)與單位籌集了大量資金用于基本建設(shè)。作為建設(shè)單位，必須保證基建項(xiàng)目檔案的信息化管理有計(jì)劃的進(jìn)行，精打細(xì)算，合理安排，防范基本建設(shè)項(xiàng)目管理過程中的差錯(cuò)與舞弊，合理使用基本建設(shè)資金，提高資金使用效益，因此，加強(qiáng)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理勢在必行。近年來，基本建設(shè)項(xiàng)目的信息化管理建設(shè)過程中出現(xiàn)了諸多問題，如檔案的搜集并不及時(shí)，鑒選也不是十分得當(dāng)，沒有把有保存價(jià)值的東西都集中在檔案館、庫，也就沒有為開發(fā)利用信息資源創(chuàng)造條件；檔案整理過程當(dāng)中又經(jīng)常出現(xiàn)分類錯(cuò)亂、混淆，使得檔案的搜索、查找工作效率低下；對檔案價(jià)值的鑒定也偏向于簡單化；此外，我國檔案管理在更多的情況下是為了將一些東西歸檔而歸檔，真正的使用價(jià)值并沒有體現(xiàn)。為此，我們只有從基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過程中的資料搜集、資料分類、資料鑒選、資料使用等各個(gè)環(huán)節(jié)入手，不斷強(qiáng)化對檔案的信息化監(jiān)督和規(guī)范管理，才能有效提高基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量和水平，從而充分發(fā)揮建設(shè)資金的使用效益并提交出合格的基本建設(shè)成果。目前，我國基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的信息化建設(shè)相對滯后于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，同時(shí)有關(guān)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的制度化的規(guī)定散見于各個(gè)時(shí)期不同的制度規(guī)定與文件當(dāng)中，基建單位檔案管理的相關(guān)人員往往不能夠全面、系統(tǒng)的掌握這些制度，這便導(dǎo)致了基建項(xiàng)目檔案的信息化管理出現(xiàn)了種種問題，對基本建設(shè)項(xiàng)目的有效管理也形成了制約。1.2 研究思路和研究內(nèi)容1.2.1 研究思路本文首先基本建設(shè)（基建項(xiàng)目）進(jìn)行了一定程度的概述，包括基本建設(shè)項(xiàng)目的內(nèi)涵，基建項(xiàng)目的特點(diǎn)以及分類，基建產(chǎn)品的特性等等；進(jìn)而文章對基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化管理進(jìn)行了闡述，這其中包括檔案的內(nèi)涵、屬性、價(jià)值與分類等等；之后本文又探討研究了國內(nèi)外關(guān)于基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化管理進(jìn)行了研究，主要包括對美國政府關(guān)于基建項(xiàng)目檔案信息化管理的經(jīng)驗(yàn)借鑒以及我國當(dāng)前基本建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理的現(xiàn)狀與前景探索；在完成這些工作的基礎(chǔ)上，筆者在文章中簡要的概括分析了當(dāng)前我國在基建項(xiàng)目檔案的信息化管理過程之中存在的一系列的問題，包括在資料收集、整理、鑒選、使用過程之中存在的一些問題；然后追溯根源，提出了從法律、行政、監(jiān)督等方面的一些意見與建議；最后筆者通過研究秦山核電站公司CEAS系統(tǒng)中電子文件管理流程這一案例對基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化管理進(jìn)行了論證與實(shí)證分析。本文寫作按以下照框架圖進(jìn)行：理論分析檔案管理研究背景與意義基建項(xiàng)目動(dòng)因分析可能性基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化管理的對策實(shí)證研究圖1 論文寫作框架1.2.2 研究內(nèi)容：1.基建項(xiàng)目與檔案管理各有什么特點(diǎn)，又有了什么的不同等理論性問題是探討基建項(xiàng)目檔案信息化管理的理論前提。本文第二章在理論角度分析了基建項(xiàng)目和檔案管理的基本理論，闡明了基建項(xiàng)目的定義、任務(wù)、性質(zhì)和特點(diǎn)，分析了檔案管理的內(nèi)涵、特點(diǎn)和要求。2.我國多年對于檔案的信息化管理的發(fā)展，雖然有了一定的成績和效益，但還是和國際的項(xiàng)目管理公司有很多的差距，如何和國際接軌是我們當(dāng)前遇到的重要問題。我們當(dāng)前存在的一系列的不足以及與國外公司之間的差距是研究基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化管理的必要因素。本文第三章在前面第二章的基礎(chǔ)上，分析和比較了國內(nèi)外對于基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化管理的不同，并分析了美國政府對于他們的基建檔案信息化管理的做法，希望得到一些借鑒。3.隨著基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化管理建設(shè)的緊迫性的加速，國內(nèi)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化管理建設(shè)過程中存在的一系列問題，更加需要其有條不紊的進(jìn)行。本文第四章正是在在前三章的基礎(chǔ)上研究分析了國內(nèi)在基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化管理過程中存在的不足，并分析了產(chǎn)生這種不足的內(nèi)在、外在動(dòng)因。4.總結(jié)前文的重要內(nèi)容，本文第五章從實(shí)踐的角度探討了基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化管理的一些有益的策略。5.以前面的理論和實(shí)踐為基礎(chǔ)，進(jìn)行了實(shí)證分析即案例分析-研究秦山核電站公司CEAS系統(tǒng)中電子文件管理。第2章 基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化管理概論2.1基本建設(shè)項(xiàng)目概論2.1.1 基本建設(shè)與基本建設(shè)投資1.基本建設(shè)基本建設(shè)就是形成固定資產(chǎn)的過程，指利用國家預(yù)算內(nèi)的基建撥款、自籌資金、國內(nèi)外基本建設(shè)貸款以及其他專項(xiàng)資金進(jìn)行的，以擴(kuò)大生產(chǎn)能力或者新增工程效益為主要目的的新建、擴(kuò)建工程，以及項(xiàng)目施工前的可行性研究、勘察設(shè)計(jì)、征購?fù)恋氐雀黜?xiàng)工作。例如工廠、礦井、鐵路、農(nóng)田水利、住宅、商店、學(xué)校、醫(yī)院等工程的建造和機(jī)車船舶、飛機(jī)等的購置。基本建設(shè)是國民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，是社會(huì)物質(zhì)文明建設(shè)的重要基礎(chǔ)。基本建設(shè)具體包括以下幾個(gè)方面：（1）為經(jīng)濟(jì)、科技和社會(huì)發(fā)展而平地起家的新建項(xiàng)目；（2）為擴(kuò)大生產(chǎn)能力或者生產(chǎn)效益而增建分廠、主要生產(chǎn)車間、礦井、鐵路干支線、碼頭泊位等擴(kuò)建項(xiàng)目；（3）為改變生產(chǎn)力布局而進(jìn)行的全廠性遷建的項(xiàng)目；（4）遭受各種災(zāi)害，損壞嚴(yán)重，需要重建整個(gè)企業(yè)、事業(yè)的恢復(fù)性項(xiàng)目；（5）沒有折舊基金或者固定收入的行政、事業(yè)單位增建業(yè)務(wù)用房和職工宿舍的項(xiàng)目。行政、事業(yè)單位購置零星設(shè)備、儀器和進(jìn)行零星土建工程，按照國家現(xiàn)行規(guī)定，凡是單臺(tái)設(shè)備或者單個(gè)項(xiàng)目不超過5萬元的，由行政、事業(yè)費(fèi)用開支，超過5萬元的，由基建費(fèi)用開支。一些單位添置不需要安裝的車輛、船舶、工具等，雖然其沒有建筑安裝過程，但只要投資額在規(guī)定限額以上，也屬于基本建設(shè)范疇。這其中，更新改造措施是指利用企業(yè)基本折舊基金、國家更新改造措施預(yù)算撥款、企業(yè)自有資金、國內(nèi)外技術(shù)改造貸款等資金，對現(xiàn)有的企業(yè)、事業(yè)單位原有的設(shè)施進(jìn)行技術(shù)改造以及相應(yīng)配套的輔助性生產(chǎn)、生活福利設(shè)施等工程和有關(guān)工作。更新改造與基本建設(shè)的區(qū)別，一是盡量少搞土建，單項(xiàng)工程新增建筑面積不能超過原有面積的30%；用于土建工程的資金，一般不得超過資金總額的20%。二是主要內(nèi)容，主要是用新設(shè)備、新工藝、新技術(shù)，對現(xiàn)有的設(shè)施進(jìn)行技術(shù)改造，而不是搞“廠內(nèi)外延”。其目的，是要在技術(shù)進(jìn)步的前提下，通過采用新技術(shù)、新工藝、新設(shè)備、新材料，努力提高產(chǎn)品質(zhì)量，增加花色品種，促進(jìn)產(chǎn)品升級換代，降低能源和原材料消耗，加強(qiáng)資源綜合利用和治理污染等，提高社會(huì)綜合經(jīng)濟(jì)效益和實(shí)現(xiàn)以內(nèi)涵為主的擴(kuò)大再生產(chǎn)。限額以上的技術(shù)改造項(xiàng)目，必須按照基本建設(shè)辦法進(jìn)行管理。限額以下的技術(shù)改造項(xiàng)目，如果單項(xiàng)工程新增建筑面積超過原有面積的30%，屬于擴(kuò)建性質(zhì)，應(yīng)按照基本建設(shè)辦法管理。2. 基本建設(shè)投資基本建設(shè)投資是以貨幣形式表現(xiàn)的基本建設(shè)工作量，是反映基本建設(shè)規(guī)模的綜合性指標(biāo)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的一些費(fèi)用，如施工機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)移費(fèi)、建設(shè)單位管理費(fèi)、職工培訓(xùn)費(fèi)等，雖然不屬于增加固定資產(chǎn)的費(fèi)用，然而他們是保證建設(shè)工程正常施工以及竣工后順利投產(chǎn)所需要的，所以，也列為基本建設(shè)投資?；窘ㄔO(shè)投資的來源主要有財(cái)政性資金、自籌資金、銀行貸款、利用外資以及其他資金。2.1.2 基本建設(shè)項(xiàng)目及其分類1. 基本建設(shè)項(xiàng)目的概念基本建設(shè)工程總費(fèi)用，及工程造價(jià)，包括建筑以及設(shè)備安裝費(fèi)用、設(shè)備以及工器具購置費(fèi)用和工程建設(shè)其他費(fèi)用。其中，對設(shè)備以及工器具安裝費(fèi)用的界定比較簡單，因?yàn)檫@是一種價(jià)值的轉(zhuǎn)移；對工程建設(shè)其他費(fèi)用的界定，也可以根據(jù)國家和地方各級部門的規(guī)定，或根據(jù)調(diào)查資料進(jìn)行計(jì)算；對建筑以及設(shè)備安裝費(fèi)用的計(jì)算，要考慮到建筑以及設(shè)備安裝施工是一種生產(chǎn)活動(dòng)，是在轉(zhuǎn)移價(jià)值的同時(shí)創(chuàng)造新價(jià)值的過程，必須根據(jù)設(shè)計(jì)資料計(jì)算出間接費(fèi)用、計(jì)劃利潤和稅金，這就是一件較為復(fù)雜的工作。我們必須對基本建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)的分析、分解，找到便于精確計(jì)算活勞動(dòng)和物化勞動(dòng)消耗的各種基本構(gòu)造要素，先求出每一基本構(gòu)造要素的工料消耗量及其價(jià)值，然后層層匯總，才能求出建筑以及設(shè)備安裝費(fèi)用。為了編制基本建設(shè)預(yù)算和進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，需要將基本建設(shè)工程項(xiàng)目劃分成建設(shè)項(xiàng)目、單項(xiàng)工程、單位工程、分部工程和分項(xiàng)工程。（1） 建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目亦稱基本建設(shè)項(xiàng)目，是指具有獨(dú)立的設(shè)計(jì)任務(wù)書，按照一個(gè)建設(shè)單位的總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，在經(jīng)濟(jì)上實(shí)行獨(dú)立核算，在行政上具有獨(dú)立組織形式的項(xiàng)目，是基本建設(shè)活動(dòng)的具體體現(xiàn)。其中，每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目又可以分為單項(xiàng)工程、單位工程、分部工程和分項(xiàng)工程4個(gè)層次。（2） 單項(xiàng)工程單項(xiàng)工程也稱作工程項(xiàng)目，是指在一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目中具有獨(dú)立的設(shè)計(jì)文件，竣工后可以獨(dú)立的發(fā)揮生產(chǎn)能力或者使用效益的工程。在基本建設(shè)中，工程項(xiàng)目按照它建成后所起的作用劃分為許多種類，例如工業(yè)建設(shè)中有主要建設(shè)項(xiàng)目，附屬生產(chǎn)以及服務(wù)項(xiàng)目，等等。工程項(xiàng)目是具有獨(dú)立存在意義的一個(gè)完整工程，也是一個(gè)極為復(fù)雜的綜合體，他是由若干極為復(fù)雜的單位工程構(gòu)成的。（3） 單位工程單位工程一般是指在單項(xiàng)工程中具有獨(dú)立的施工圖紙和施工條件，建設(shè)單位可以獨(dú)立的與施工企業(yè)簽訂合同，將其發(fā)包給施工企業(yè)進(jìn)行施工的工程。每個(gè)單位工程都由若干分部工程組成。單位工程按照其構(gòu)成一般可以劃分為單位建筑工程、單位建筑安裝過程、單位設(shè)備及其安裝工程。（4） 分部工程分部工程一般是對各單位工程按照不同的工程部位、結(jié)構(gòu)、材料、設(shè)備器材和種類型號(hào)、安裝方式等具體條件進(jìn)行的再劃分，由于每一部分都是有不同工種的工人，利用不同的工具和材料完成的，在編制基本建設(shè)預(yù)算時(shí)，為了計(jì)算供料等方便，做出了一定的劃分。在分部工程中，影響工程消耗量大小的因素仍然很多。例如土石方工程中的挖土，由于土壤類別不同，挖土深度不同，施工方法不同，每一單位土方工程消耗的工料就有差別，這說明分部工程依然是一個(gè)極其復(fù)雜的綜合體，每一個(gè)分部工程都由若干個(gè)分項(xiàng)工程組成。（5） 分項(xiàng)工程分項(xiàng)工程是用適當(dāng)?shù)挠?jì)算量單位表示假定的單位合格建筑安裝產(chǎn)品，它是按照不同的材料規(guī)定、不同的構(gòu)造方式、不同的施工方法等具體條件對哥哥分部工程進(jìn)行的劃分。由于每一項(xiàng)分項(xiàng)工程對于工程價(jià)格計(jì)算所必需的各種條件因素的劃分已經(jīng)達(dá)到非常明確和詳盡的程度，因此，分項(xiàng)工程是確定建設(shè)工程造價(jià)最基本的計(jì)算單位。2. 基建項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn)（1）工程項(xiàng)目的一次性項(xiàng)目建設(shè)必須遵循一定的建設(shè)程序，經(jīng)過特定的建設(shè)過程，而且個(gè)個(gè)階段、各個(gè)環(huán)節(jié)都由=有一定的先后順序，必須循序漸進(jìn)。工程項(xiàng)目的進(jìn)程是不可逆轉(zhuǎn)的，如果出現(xiàn)質(zhì)量問題，或者是項(xiàng)目不可行，則不可能重新回到原始狀態(tài)，最終可能導(dǎo)致工程的報(bào)廢，造成的經(jīng)濟(jì)損失十分巨大。所以工程項(xiàng)目的建設(shè)只能一次成功，不能失敗。（2）生產(chǎn)的單件性這是基本建設(shè)產(chǎn)品的主要特點(diǎn)，不同于一般的工藝生產(chǎn)，建筑產(chǎn)品的多樣性要求工程項(xiàng)目單獨(dú)設(shè)計(jì)，一句每個(gè)工程不同的建設(shè)地點(diǎn)、時(shí)間、規(guī)模、結(jié)構(gòu)、造型和裝飾，去組織施工或者選用不同的材料或者設(shè)備，式建筑生產(chǎn)最終表現(xiàn)為單件性的特點(diǎn)。（3）產(chǎn)品的固定性、生產(chǎn)的流動(dòng)性項(xiàng)目的選址和設(shè)計(jì)方案確定以后，其位置就固定下來了。建造項(xiàng)目的建造需要大量的勞動(dòng)力。機(jī)械和建造活動(dòng)必須圍繞其固定的產(chǎn)品開展活動(dòng)。這正好與工業(yè)的流水生產(chǎn)相反，工程項(xiàng)目全部施工完成，施工單位將原產(chǎn)品原地交付給施工單位。產(chǎn)品固定的特點(diǎn)，決定了工程項(xiàng)目對基地的特殊要求。（4）產(chǎn)品的形體龐大工程項(xiàng)目是由大量的工程材料、設(shè)備以及制品構(gòu)成的實(shí)體，體積龐大，無論是房屋或是鐵路、橋梁、碼頭，都占有很大的外部空間。因此只能進(jìn)行露天生產(chǎn)，其質(zhì)量受氣候和環(huán)境的影響較大。同時(shí)，資源消耗大、生產(chǎn)周期長、占用資源多。（5）產(chǎn)品的社會(huì)性建筑產(chǎn)品受當(dāng)?shù)禺?dāng)時(shí)的社會(huì)、政治、文化、風(fēng)俗、歷史以及傳統(tǒng)等多種因素的影響。工程項(xiàng)目建成后，就成為了社會(huì)環(huán)境的一部分，對自然環(huán)境和生態(tài)環(huán)境也有影響，另外建筑產(chǎn)品具有很強(qiáng)的排他性，不論是房屋建筑還是構(gòu)筑物、市政工程以及任何建筑產(chǎn)品都占據(jù)一定的地上或者地下空間，某一空間一旦被建筑產(chǎn)品占用，就不能建造其他建筑產(chǎn)品或者另作他用。（6）建筑生產(chǎn)一般是先確定買賣再進(jìn)行生產(chǎn)建筑生產(chǎn)是先訂貨后生產(chǎn)，同時(shí)由于工程產(chǎn)品一般為隱蔽工程，建成后不能拆檢，一般建筑生產(chǎn)單位也應(yīng)該參與到建筑施工生產(chǎn)中來，對施工進(jìn)度予以管理和確認(rèn)。（7）具有一定的約束條件這種約束一般表現(xiàn)為時(shí)間上的約束、資源的約束以及質(zhì)量的約束。3. 基建項(xiàng)目的分類建設(shè)項(xiàng)目的分類繁多，我們一般按照其性質(zhì)進(jìn)行分類。（1）新建項(xiàng)目是指從無到有，“平地起家”，新開始建設(shè)的項(xiàng)目，有的建設(shè)項(xiàng)目原有基礎(chǔ)薄弱，經(jīng)擴(kuò)大建設(shè)規(guī)模后，其新增的固定資產(chǎn)價(jià)值超過原有固定資產(chǎn)價(jià)值的三倍以上的，也屬于新建項(xiàng)目。（2）擴(kuò)建項(xiàng)目是指原有的企業(yè)、事業(yè)單位在原有的場地內(nèi)或者其他地點(diǎn)，為擴(kuò)大原有的產(chǎn)品的生產(chǎn)能力或者生產(chǎn)效益，何為增加新品種生產(chǎn)能力而增建的主要生產(chǎn)車間或者主要工程、獨(dú)立的生產(chǎn)線或者總廠下設(shè)的分廠等建設(shè)項(xiàng)目或者工程。（3）改建項(xiàng)目指擁有企業(yè)、事業(yè)單位對原有工程項(xiàng)目或者固定資產(chǎn)改造建設(shè)的項(xiàng)目；為提高綜合生產(chǎn)能力，增減一些附屬或者輔助車間和非生產(chǎn)性工程，也屬于改建項(xiàng)目。（4）恢復(fù)項(xiàng)目指企業(yè)、事業(yè)、行政單位的原有固定資產(chǎn)因自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭或者人為災(zāi)害等原因，已經(jīng)全部或者部分報(bào)廢，又重新投資恢復(fù)建設(shè)的項(xiàng)目。（5）遷建項(xiàng)目指現(xiàn)有的企業(yè)、事業(yè)單位由于改變生產(chǎn)布局、環(huán)境保護(hù)、安全生產(chǎn)或者其他需要，移動(dòng)、搬遷到另外的地方進(jìn)行建設(shè)的項(xiàng)目。如三峽工程建設(shè)中的移民工程。 2.2 檔案管理概論2.2.1 檔案的定義 1.檔案的定義人們在長期的社會(huì)實(shí)踐中，對于經(jīng)常使用的檔案不斷的加深了意識(shí)，形成了檔案的定義。對于檔案概念的內(nèi)延和外含的理性認(rèn)識(shí)和專門闡述，則是隨著現(xiàn)代檔案學(xué)的產(chǎn)生和發(fā)展而演進(jìn)的。20世紀(jì)以來，特別是近幾年來，關(guān)于檔案的定義很多，對檔案內(nèi)涵的揭示也日益深入，但是由于所處的歷史條件不同，人們認(rèn)識(shí)檔案的角度和強(qiáng)調(diào)的方面也有所不同。中華人民共和國檔案法第一章“總則”第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！倍梃b中外許多檔案定義的優(yōu)點(diǎn)，結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際需要，筆者將檔案的定義作如下表述：檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。也可簡便表述為：檔案是人們在社會(huì)活動(dòng)中形成的保存起來以備查考的文件。或者可以表述為：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。2.檔案的基本含義第一，檔案是各種機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在特定的社會(huì)活動(dòng)中形成的。檔案的重要特點(diǎn)之一，就是在這種歷史記錄材料的產(chǎn)生和積累始終根源于特定的形成單位以及它自身所進(jìn)行的職能活動(dòng)，由此而形成的記錄材料之間有著十分密切的歷史聯(lián)系。第二，檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史記錄。各機(jī)關(guān)單位和某些個(gè)人在自身活動(dòng)中，為了相互交往和記錄事務(wù)，總要產(chǎn)生和使用許多文件材料，又稱歷史記錄材料。由于工作的持續(xù)、事業(yè)的發(fā)展以及流傳后世等各種需要，人們把日后仍需查考的材料有意識(shí)的留存下來，這就成為檔案。但是并非一切歷史記錄都需要和成為檔案。檔案是由作為原始記錄的文件有條件的轉(zhuǎn)化而來的。文件轉(zhuǎn)化為檔案一般需要三個(gè)條件：（1）辦理完畢的文件才能成為檔案.這其中又包括以下三種情況：文件內(nèi)容要求馬上辦理完畢，并且已經(jīng)辦理完畢；文件內(nèi)容要求長期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書處理程序；不需要具體辦理，只需完成文書處理程序也算辦理完畢。從這個(gè)角度來看，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。（2）具有一定查考利用價(jià)值的文件，才能成為檔案。從這個(gè)角度來看，文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。（3）按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。第三，檔案的形式是多種多樣的。檔案的形式是豐富多彩，有是不斷變化發(fā)展的。檔案的形式在檔案的形成和檔案工作的發(fā)展中起著重要的作用。檔案信息的表達(dá)方式和裁體的革新，標(biāo)志著檔案和檔案工作發(fā)展的不同階段，也反映了社會(huì)文明的發(fā)展水平。檔案工作者必須明確檔案的范圍，把應(yīng)該保存的各種形式的歷史記錄收集齊全。第四，檔案是直接的歷史記錄。檔案是直接的歷史記錄，或者說檔案是歷史的原始記錄。檔案不同于一般的歷史遺物，它是以具體內(nèi)容反應(yīng)其形成機(jī)關(guān)或者人物特定活動(dòng)的歷史記錄，具有很強(qiáng)的記錄性，因而具有很高的查考價(jià)值。檔案又不同于一般的信息資料，它是特定形成者在當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)刂苯邮褂玫脑嘉募霓D(zhuǎn)化物，不是事后編寫或者隨意收集的材料，因而具有原始性的特點(diǎn)。所以檔案具有集原始性與記錄性于一體的特點(diǎn)，以此鮮明的特點(diǎn)而區(qū)別于其他材料。2.2.2 檔案的價(jià)值與作用 1. 檔案價(jià)值的含義及其決定因素 在人類的社會(huì)文明中，檔案需要保存并且世代流傳，其生命力的根基，就在于它具備特有的價(jià)值和作用。關(guān)于什么是檔案的價(jià)值和作用，我們一般做如下敘述：檔案的價(jià)值就是檔案在人們認(rèn)識(shí)世界和改造世界之中的意義或者對實(shí)踐的作用。 決定檔案價(jià)值的因素有很多，歸納起來一共有兩個(gè)方面：客體因素和主體因素。所謂客體因素，是指檔案本身的有用性（價(jià)值性），所謂主體因素，是指檔案利用者的需求。承載知識(shí)、信息的檔案材料可以滿足人們的各種需求，這種客體對主體需要的滿足表現(xiàn)出檔案價(jià)值的屬性。檔案價(jià)值的實(shí)質(zhì)，是檔案對社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的作用，即人們在認(rèn)識(shí)世界和改造世界中的意義。 2. 檔案的一般作用 上面講到的檔案的價(jià)值是由檔案自身的價(jià)值屬性和利用者的需要體現(xiàn)出來的，而利用者的需求則是由人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)決定的。人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)主要表現(xiàn)在機(jī)關(guān)工作、生產(chǎn)建設(shè)、政治斗爭、科學(xué)研究、宣傳教育等方面，所以檔案的具體作用也就體現(xiàn)在以下方面：第一， 機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)檔案記錄了各機(jī)關(guān)、單位過去活動(dòng)的狀況，其中包括行使職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過程與結(jié)果以及管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，它是任何一個(gè)政府、任何一個(gè)機(jī)關(guān)單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。否則只靠記憶處理工作則有時(shí)無以為憑，往往有失準(zhǔn)確，對時(shí)隔日久的事務(wù)難免被人遺忘。許多機(jī)關(guān)在建立和健全工作制度、進(jìn)行改革、落實(shí)各項(xiàng)政策和制定規(guī)則等活動(dòng)中，大量地查考檔案，順利推動(dòng)了工作。假若檔案散失，無案可查的話會(huì)給工作造成許多困難。事實(shí)證明大到制定黨和國家的方針政策，小至處理機(jī)關(guān)單位的具體事務(wù)，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發(fā)揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。第二， 生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)檔案中記載了各種生產(chǎn)活動(dòng)的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)。從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)程序以及計(jì)劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息，可以作為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)管理的科學(xué)依據(jù)和參考資料。第三， 政治斗爭的必要工具檔案中記載了社會(huì)、階級、經(jīng)濟(jì)、政治、法律等各方面的狀況。這些原始資料，歷來都是成為統(tǒng)治階級進(jìn)行各種政治斗爭的工具。如我國現(xiàn)存的大量檔案，記載國內(nèi)外敵對勢力在中國所進(jìn)行的許多罪惡活動(dòng)以及中國人民進(jìn)行革命斗爭的情況和有關(guān)的歷史事實(shí)。第四，科學(xué)研究可靠的資料無論是自然科學(xué)還是社會(huì)科學(xué)、思維科學(xué)的研究都必須詳細(xì)的占有材料，才能據(jù)以潛心鉆研，探索事物發(fā)展的規(guī)律。檔案可以從兩個(gè)方面為科學(xué)研究提供豐富的歷史資料：一方面：專門進(jìn)行科學(xué)研究的原始記錄，可供現(xiàn)實(shí)的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實(shí)和經(jīng)驗(yàn)中，為各項(xiàng)研究活動(dòng)提供大量的實(shí)驗(yàn)、觀察和理論概括的基礎(chǔ)材料?？傊?，檔案是科學(xué)研究的必要條件。第五，宣傳教育的生動(dòng)素材檔案翔實(shí)的記載了人們創(chuàng)造歷史的曲折歷程和奮斗足跡。利用檔案寫回憶錄、著書立說、進(jìn)行文藝創(chuàng)作、舉辦各種展覽等宣傳教育活動(dòng)，都具有極強(qiáng)的說服力和感染力。第六，檔案能夠以其內(nèi)容、涵義和外形特征如實(shí)地說明歷史上的某些事實(shí)，作為證實(shí)國家、集體和個(gè)人正當(dāng)利益的書面文件因?yàn)闄n案在反映社會(huì)各種具體活動(dòng)的同時(shí)，也反映了當(dāng)事者應(yīng)有的合法權(quán)益。其中包括立法性質(zhì)的文件、證明文件和互相交往的各種材料，例如法律、法規(guī)、協(xié)議、合同、名單、記錄、報(bào)告與批件，書信、賬本、單據(jù)，存根等等。這些原始材料有的規(guī)定了各種社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)關(guān)系和政治關(guān)系，有的記載了有關(guān)事件的過程，各方面承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù)以及當(dāng)事人具有的資歷、待遇和榮譽(yù)。一旦在這些方面發(fā)生疑問、爭執(zhí)和糾紛時(shí)，檔案就是最為有力的證據(jù)證明這些權(quán)益的歸屬 2.2.3 檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、原則1. 檔案工作的內(nèi)容檔案工作的內(nèi)容，從廣義上說，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究和出版工作等；從狹義上說，是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)原則和方法管理檔案，為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。如圖所示：收藏編研利用整理歸檔檢索保存鑒定檔案工作圖2 檔案工作的內(nèi)容具體來看：第一，檔案的收集。各機(jī)關(guān)在工作和生產(chǎn)活動(dòng)中形成的文件，是由各單位或單位內(nèi)部的各個(gè)組織機(jī)構(gòu)分散形成的，數(shù)量很多，而查找利用檔案，則要求一定的集中，為了解決文件形成后的分散狀態(tài)和利用要求集中的矛盾，就需要將分散的文件經(jīng)過挑選，按照一定的制度集中保存起來，這就形成了檔案的收集工作。第二，檔案的整理。收集起來的檔案內(nèi)容復(fù)雜，數(shù)量很大，有的還成包成捆。如果原封不動(dòng)，還是處于相對凌亂的狀態(tài)，既不好管理也無法提供利用，這就需要對這些檔案加以系統(tǒng)化。為了解決收集來的檔案的零亂狀態(tài)與條理系統(tǒng)便于查找利用的矛盾，必須把這些檔案分門別類，有條不紊地進(jìn)行系統(tǒng)整理，這就形成了檔案的整理工作。第三，檔案的鑒定。隨著社會(huì)的發(fā)展，時(shí)間的推移，檔案的輸了了不斷增多，檔案的保存交織也在不斷的發(fā)生變化。一定時(shí)間以后，有的檔案還有繼續(xù)保存的必要，有的檔案則已失去了保存的價(jià)值，這就要對檔案進(jìn)行審查、鑒別，去粗取精，將確實(shí)已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案剔除，于是就形成了檔案的鑒定工作。第四， 檔案的保存。由于自然和社會(huì)條件的原因，檔案總是處于漸進(jìn)性的自毀過程中，或者可能遭受突發(fā)性的破壞，而社會(huì)則需要長遠(yuǎn)利益檔案，要求盡可能延長檔案的壽命，為了解決檔案的不斷毀損和長遠(yuǎn)利用要求的矛盾，就需要采取各種保護(hù)措施，防止檔案遭受損失，飽著呢個(gè)檔案的安全與完整，想方設(shè)法采取各種保護(hù)措施，進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地管理使其延年益壽，折舊形成的檔案的保管工作。第五， 檔案的檢索。檔案的數(shù)量很多，類型多樣，文種復(fù)雜，它們都有自身的形成規(guī)律，為了滿足社會(huì)對檔案的多方面的特定要求，就需要通過多種途徑和形式提示檔案的內(nèi)容，給利用者提供檢索檔案的多種手段，這就形成了檔案的編目和檢索工作。第六， 檔案的編研。檔案的編研是對檔案材料進(jìn)行編輯和研究的總稱。是為了解決原始檔案材料孤本多，借閱面窄的限制與社會(huì)對檔案的廣泛利用需求之間的矛盾、對檔案材料進(jìn)行專門的研究、匯集，編寫各類專門材料，并通過公布、出版等方式，積極主動(dòng)地在更大范圍內(nèi)提供服務(wù)。第七， 檔案的利用。保存檔案的目的就是為了提供檔案為黨和國家各項(xiàng)工作服務(wù)，而收集、整理、鑒定、保管、檢索等工作，只是為提供利用奠定了基礎(chǔ)和可能性，為了把可能性變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)性，滿足社會(huì)利用檔案的需要，更好地開發(fā)檔案情報(bào)資源，就需要通過各種方式介紹和實(shí)際地提供檔案，這就形成了檔案的提供利用服務(wù)。2.檔案工作的性質(zhì)第一，檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作。檔案管理工作不能為社會(huì)直接產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一項(xiàng)特殊業(yè)務(wù)。目的是在科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，以提供原始檔案材料的方式為黨和國家的各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)服務(wù)。 人們在工作實(shí)踐中要形成檔案，這些檔案對今后的工作具有重要的查考價(jià)值，管理者要想搞好本單位的管理，都必須建立檔案工作，并運(yùn)用科學(xué)的理論原則和技術(shù)方法，通過收集整理堅(jiān)定、檢選、技術(shù)保護(hù)等一系列具體措施建立起科學(xué)的管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)、利用服務(wù)系統(tǒng)。第二，檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)，是檔案工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門雖然也研究檔案，進(jìn)行編著、統(tǒng)計(jì)、分析等活動(dòng)，但最終目的是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要。第三，檔案工作是一項(xiàng)政治性工作。在階級社會(huì)里，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為其經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分方案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿才能開放，這種機(jī)要性也是檔案工作 政治性的具體表現(xiàn)。3.檔案工作的原則1996年9月5日公布的中華人民共和國檔案法規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與完全，便于社會(huì)各方面的利用。這便是檔案工作的基本原則。第一，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。所謂統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就是對全國檔案工作實(shí)行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，實(shí)行統(tǒng)一的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；所謂分級管理，是指全國檔案工作由各級檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行管理；所謂行政機(jī)構(gòu)分層負(fù)責(zé)管理，是指中央和地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)，可按照國家關(guān)于檔案工作統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本專業(yè)系統(tǒng)情況，制定本專業(yè)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本系統(tǒng)各單位的檔案工作。第二，維護(hù)檔案的完整與安全。這是檔案管理最起碼的基本要求。只有保證檔案的完整與安全，才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。其中維護(hù)檔案的安全包括數(shù)量上，保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不致殘缺短少；質(zhì)量上，維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為的割裂分散，或者零散的堆砌。而維護(hù)檔案的完整包括物質(zhì)安全（力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案壽命）、政治安全（保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊、失密）。維護(hù)檔案的完整與安全是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。只有維護(hù)檔案的完整，才能有效地保證檔案的安全；散亂和丟失，則會(huì)造成檔案的損壞和政治上的不安全。同時(shí)，只有維護(hù)檔案的安全，才能保證檔案的完整；檔案遭受損失和破壞，則會(huì)影響檔案的完整。第三，便于社會(huì)各方面對檔案的利用。便于社會(huì)各方面對檔案的利用，體現(xiàn)著檔案工作的服務(wù)性質(zhì)。檔案工作必須不斷地提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，為檔案利用者盡可能地創(chuàng)造方便條件；便于社會(huì)各方面對檔案的利用，是檔案工作系統(tǒng)的總目標(biāo)。全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，都表現(xiàn)在提供檔案信息為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)這個(gè)集中點(diǎn)上。作為一個(gè)系統(tǒng)，它的目的性必須明確；便于社會(huì)各方面對檔案的利用，是檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的出發(fā)點(diǎn)，支配著檔案工作的全過程。檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項(xiàng)工作，都應(yīng)以便于利用著眼，不能脫離系統(tǒng)總目標(biāo)；便于社會(huì)各方面對檔案的利用，是檢驗(yàn)檔案工作效果的主要標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能為國家和社會(huì)作出貢獻(xiàn)，能否創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。我國檔案工作基本原則的三個(gè)組成部分，是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理是核心，沒有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理就不能維護(hù)檔案的安全與完整和全社會(huì)各方面的利用；離開維護(hù)檔案的完整與安全和便于社會(huì)各方面的利用，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理就失去了它的意義。2.3 基建項(xiàng)目檔案的信息化管理基建項(xiàng)目的檔案資料，是指在整個(gè)工程建設(shè)過程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文件資料，包括從建設(shè)項(xiàng)目的提出到竣工投產(chǎn)，交付使用全過程之中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算、照片、影片、磁帶等。建設(shè)項(xiàng)目檔案既是建設(shè)項(xiàng)目的歷史記錄，也是工程建設(shè)及竣工投產(chǎn)、交付使用的必備條件，更是項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、維修、管理、擴(kuò)建和技改的重要依據(jù)。為了做好國家重點(diǎn)基建項(xiàng)目的檔案工作，確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，從1997年開始，我們國家的國家檔案局建立國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的信息化等級制度。 2.3.1 登記工作的組織第一，國家檔案局每年轉(zhuǎn)發(fā)國家發(fā)改委發(fā)布的國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目名單，并統(tǒng)一對國家重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案管理工作進(jìn)行部署；各個(gè)項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目所在地的省級檔案行政管理部門應(yīng)做好對本部門和本地區(qū)國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記工作的組織、指導(dǎo)和監(jiān)督工作。第二，凡新建、再建、收尾、竣工試生產(chǎn)的國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，按隸屬關(guān)系組織登記。屬于國務(wù)院行業(yè)主管部門的，由項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織、填寫“國家重點(diǎn)建設(shè)檔案管理登記表”，同時(shí)抄送項(xiàng)目所在地省級檔案行政管理部門，便于互相配合，監(jiān)督指導(dǎo)。屬于地方的，由項(xiàng)目所在地省級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)組織、填寫“國家重點(diǎn)建設(shè)檔案管理登記表”。第三，登記表共分三種，分別與項(xiàng)目開工后6個(gè)月內(nèi)、項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收1個(gè)月內(nèi)和項(xiàng)目正式竣工驗(yàn)收1個(gè)月內(nèi)填寫，并逐級報(bào)至國家檔案局經(jīng)濟(jì)科技業(yè)務(wù)指導(dǎo)公司。第四，國家檔案局于每年12月底匯總國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記情況，并及時(shí)向全國公布。對未按照規(guī)定進(jìn)行登記的單位予以通報(bào)，并限期登記。 2.3.2 登記工作的要求第一，項(xiàng)目主管部門的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該和地方檔案行政管理部門互通情況、互相合作，以保證做好國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理登記工作。第二，項(xiàng)目主管部門的檔案管理機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目所在地省級檔案行政管理部門對于新建項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)組織和監(jiān)督建設(shè)單位做好檔案管理登記，建立檔案工作。對于未進(jìn)行竣工驗(yàn)收的國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，每年填寫報(bào)送項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案工作的進(jìn)展和變化情況。第三，要保證項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，特別要做好項(xiàng)目檔案的預(yù)驗(yàn)收工作。國務(wù)院各行業(yè)的主管部門檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)主動(dòng)與建設(shè)部門加強(qiáng)聯(lián)系，根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃工期和進(jìn)度，及時(shí)對登記的項(xiàng)目提出檔案驗(yàn)收要求，并會(huì)同委托項(xiàng)目所在地的省級檔案行政管理部門組織預(yù)驗(yàn)收。隸屬于地方的項(xiàng)目，省級檔案行政管理部門及時(shí)對登記的項(xiàng)目組織預(yù)驗(yàn)收。第四，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，應(yīng)將項(xiàng)目檔案驗(yàn)收情況填表并且報(bào)送。國家檔案局根據(jù)填表情況不定期對項(xiàng)目檔案進(jìn)行抽查。 2.3.3 建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的收集從建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評價(jià)、決策、計(jì)劃安排，到勘測、設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工投產(chǎn)交付使用的全過程中，有關(guān)的上級主管機(jī)關(guān)、建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、設(shè)備制造單位以及有關(guān)的環(huán)保、市政、銀行等部門，都應(yīng)該注意建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理、歸檔和保存工作，尤其要管理好建筑物、構(gòu)筑物和各種管線、設(shè)備的檔案資料。對于有引進(jìn)設(shè)備、技術(shù)的基建項(xiàng)目，還要做好引進(jìn)設(shè)備、技術(shù)的各種圖紙、文件的收藏工作?？⒐D是基建項(xiàng)目的實(shí)際反應(yīng)，是工程重要的檔案資料，在施工協(xié)議中，要對竣工圖的編制審核、交接、驗(yàn)收工作做好規(guī)定。施工單位在施工中，要做好施工記錄、檢驗(yàn)記錄，整理好變更文件，并及時(shí)作出竣工圖，保證竣工圖質(zhì)量。對竣工圖以及竣工文件的驗(yàn)收，是工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容之一。（注意，圖案引用自劉越南經(jīng)典論著檔案管理理論）圖3 基本建設(shè)項(xiàng)目建議書和項(xiàng)目可行性研究報(bào)告定制、審批流程示意圖2.3.4 建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的管理在工程建設(shè)中，工程建設(shè)的現(xiàn)場指揮機(jī)構(gòu)要有一位負(fù)責(zé)人分管檔案的資料工作，并建立于檔案工作相適應(yīng)的管理部門，配備勝任工作的人員，制定嚴(yán)格的管理制度，集中統(tǒng)一管理工程項(xiàng)目的檔案資料。在竣工生產(chǎn)、交付使用前，工程建設(shè)的現(xiàn)場指揮機(jī)構(gòu)要將完整的工程檔案資料向建設(shè)單位移交。凡屬于新建的大中型基建項(xiàng)目，在設(shè)計(jì)建設(shè)時(shí)應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)和建造符合要求的檔案資料室，并配置檔案資料保管和提供利用所必需的設(shè)備，其投資應(yīng)該列入基建總投資中。第3章 國內(nèi)外基建項(xiàng)目檔案的信息化管理論述3.1 美國政府基建項(xiàng)目檔案信息化管理經(jīng)驗(yàn)介紹 美國是成熟的市場經(jīng)濟(jì)國家，又是世界目前最打的經(jīng)濟(jì)強(qiáng)國，其政府投資項(xiàng)目的規(guī)模比較大、涉及面也十分廣，主要包括教育、文化、醫(yī)療、社保、養(yǎng)老、農(nóng)林、水利、交通運(yùn)輸、住宅及城市規(guī)劃、軍事和國防設(shè)施、政府辦公用房等方面。政府對于這些基建項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理的方法、制度、體制經(jīng)過多次改革，已經(jīng)變得日臻完善。美國政府在基建項(xiàng)目的檔案的信息化管理方面的許多經(jīng)驗(yàn)值得我們借鑒學(xué)習(xí)。 美國政府關(guān)于檔案管理的機(jī)制，基本如下所示：聯(lián)邦政府設(shè)有住宅與城市建設(shè)部、交通部、拓管局、國家公園