百卓優(yōu)采采購管理軟件(個人版)用戶使用手冊.docx

百卓優(yōu)采采購管理軟件（個人版）用戶使用手冊日期版本修訂原因作者2014-03-04V0.1創(chuàng)建文檔Jiangnannan2014-03-31V0.23.19.版本：增加供應商關聯物品Jiangnannan2014-04-11V0.33.2.6版本：增加訂單導入、報表中心表單等Jiangnannan2014-06-18V0.43.3.3版本：換膚、增加合約管理等Jiangnannan2014-08-25V0.53.4.5版本：增加庫存管理、合并收退貨管理等Jiangnannan目錄PART I基礎業(yè)務3一、系統設置31.系統設置32.數據備份33.數據恢復44.消息更新設置4二、基礎資料設置51.下拉選項管理52.請購人管理63.公司信息管理7三、幫助介紹7四、在線客服8五、首頁主要功能91.消息中心92.采購業(yè)務流程9六、物品管理101.物品信息管理102.物品類目管理12七、供應商管理141.供應商信息管理142.供應商分組管理16八、合約管理181.合約信息管理182.合約單據流轉20PART II采購業(yè)務22九、請購管理201.請購單信息管理202.請購單流轉223.請購單頁面具體功能22十、詢報價管理231.詢價單信息管理232.詢價單流轉253.詢價單頁面具體功能254.報價單信息管理275.報價單流轉296.報價單頁面具體功能29十一、訂購管理301.訂購單信息管理302.訂購單流轉333.訂購單頁面具體功能34十二、收退貨管理351.收貨單信息管理352.收貨單流轉373.收貨單頁面具體功能374.退貨單信息管理385.退貨單頁面具體功能40十三、庫存管理411.采購入庫單信息管理412.采購入庫單頁面具體功能433.出庫單信息管理444.出庫單頁面具體功能465.庫存信息47十四、報表中心481.報表中心首頁482.報表介紹48一、系統設置點擊主界面右上方的“系統”按鈕，顯示下拉菜單，如下圖：1.系統設置：選擇修改軟件啟動及關閉的默認設置，如下圖：2.數據備份：選擇備份路徑并修改文件名，點擊“保存”按鈕，如下圖：3.數據恢復：點擊“瀏覽”選擇對應路徑下的數據庫文件，點擊“導入”按鈕，如下圖：4.消息更新設置：設置更新報價信息的間隔時間，如下圖：二、基礎資料設置點擊主界面右上方的“基礎資料”，在下拉菜單選擇點擊“下拉選項管理/管理請購人/采購商基礎信息管理”菜單，如下圖：1.下拉選項管理：可對下拉選項的信息執(zhí)行新增、修改或刪除的操作，如下圖：新增類別：點擊“新增選項”，完善具體類別信息；修改/刪除類別：點擊“修改”/“刪除”按鈕，進行修改/刪除類別。2.請購人管理：可對請購人信息執(zhí)行新增、修改或刪除的操作，如下圖：3.公司信息管理：可對公司信息執(zhí)行添加、修改操作，如下圖：三、幫助介紹點擊主界面右上方的“幫助”菜單，顯示下拉菜單，如下圖：可以分別點擊各個菜單，進入軟件下載頁面、查看幫助中心內容、查看客服電話、郵件聯系我們或查看軟件版本信息。四、在線客服點擊主界面上方的“在線客服”和“采購協助”進行咨詢，如下圖：在線客服為您提供及時有效的應答服務，工作時間為:周一至周四9:00-17:30,周五9:00-16:15。其他時間請您先提交留言，我們會盡快與您聯系！五、首頁主要功能點擊主界面上方的“首頁”，查看頁面中部的“消息中心”，具體如下：1.消息中心：具備訂單及報價單提醒功能，可點擊數量具體查看，如下圖：2.采購業(yè)務流程采購準備工作:為便于采購工作的開展，請先完成采購準備工作，含公司信息、物品信息與供應商信息錄入。如下圖：業(yè)務流程：請根據采購業(yè)務流程圖完成采購工作，如下圖：六、物品管理1.物品信息管理1.1新建物品：點擊主界面上方的“物品管理”菜單，點擊左側第一行”新建物品“菜單，彈出如下窗口：完善物品信息，點擊“保存”按鈕。1.2修改/刪除物品：點擊主界面上方的“物品管理”菜單，點擊左側第二行”全部類目“菜單，彈出如下窗口：點擊“修改”/“刪除”按鈕，進行修改或刪除物品操作。如果該物品已發(fā)生業(yè)務操作，建議您不要修改，新增其他物品即可。1.3刪除物品還原：點擊主界面上方的“物品管理”菜單，點擊左側第三行”已刪除物品“菜單，如下圖：點擊“還原“按鈕，即可還原已刪除的物品。1.4關聯供應商：點擊主界面上方的“物品管理”菜單，點擊左側第二行“全部類目”菜單，彈出如下窗口：點擊“關聯供應商”，將該物品與指定的供應商關聯，表示該供應商可供應該物品；點擊“取消關聯”，取消該物品與指定的供應商的關聯關系。2.物品類目管理2.1新增物品類目:點擊主界面上方的“物品管理”，選擇左側“新增類目”菜單，彈出如下窗口：編輯物品類目名稱，點擊“保存”按鈕。2.2修改物品類目:點擊主界面上方的“物品管理”，選擇左側“全部類目”菜單，在列表頁點擊“修改”，具體如下：修改為合適的類目，點擊“保存”按鈕。2.3物品導入與導出：點擊主界面上方的“物品管理”，選擇左側第二行”全部類目“/具體類目菜單，如下圖：物品導入：新增物品類目后，點擊主頁面上方“下載EXCEL模板并導入“，下載并完善物品模板，進行物品導入操作；物品導出：點擊主頁面上方“導出EXCEL“進行物品導出操作；七、供應商管理1.供應商信息管理1.1新建供應商：點擊主界面上方的“供應商管理”，點擊左側第一行”新建供應商“菜單，彈出如下窗口：完善供應商信息，點擊“保存”按鈕。1.2修改/刪除供應商：點擊主界面上方的“供應商管理”，點擊左側第二行”全部供應商“菜單，彈出如下窗口：如果該供應商已發(fā)生業(yè)務操作，建議您不要修改，新增其他供應商即可。1.3刪除供應商還原：點擊主界面上方的“供應商管理”，點擊左側第四行”全部供應商“菜單，如下圖：1.4關聯物品：點擊主界面上方的“供應商管理”，點擊左側第二行”全部供應商“菜單，彈出如下窗口：點擊“關聯物品”，將該供應商與指定的物品關聯，即表示該供應商可供對應的物品。點擊“取消關聯”，將取消該供應商與物品的關聯。2.供應商分組管理2.1新建分組：點擊主界面上方的“供應商管理”，點擊左側列表的“新增分組”菜單，如下圖：添加分組名稱，點擊“保存”按鈕。2.2調整分組：點擊主界面上方的“供應商管理”菜單，點擊左側“全部供應商”/“我的分組”菜單，點擊主列表的“修改”進入修改頁面，具體如下：選擇合適的分組名稱，點擊“保存”按鈕。2.3供應商導入與導出：點擊主界面上方的“供應商管理”，點擊左側”全部供應商/我的分組“菜單，如下圖：供應商導入：新增供應商分組后，點擊主頁面上方“下載EXCEL模板并導入“，下載并完善供應商模板，進行供應商導入操作；供應商導出：點擊主頁面上方“導出EXCEL“進行供應商導出操作；八、合約管理1.合約信息管理1.1新建合約：點擊主界面上方的“合約管理”菜單，選擇左側第一行”新建合約“，如下圖：完善合約信息，點擊“保存”按鈕。1.2查看合約：點擊主界面上方的“合約管理”菜單，選擇左側第二行”管理合約“，點擊合約編號，即可查看合約詳情，如下圖： 1.3修改/刪除合約：點擊主界面上方的“合約管理”菜單，選擇左側第二行”管理合約“，點擊“修改/刪除”按鈕，即可進行修改/刪除操作，如下圖：2.合約單據流轉點擊主界面上方的“合約管理”菜單，選擇左側第二行”管理合約“，點擊“訂購”，即可將該合約流轉為訂購單。如下圖：九、請購管理1.請購單信息管理1.1新建請購單：點擊主界面上方的“請購管理”菜單，選擇左側第一行”新建請購單“，如下圖：完善請購單信息，點擊“保存”按鈕。1.2查看請購單：點擊主界面上方的“請購管理”菜單，選擇左側第二行”管理請購單“菜單，點擊請購單號，即可查看請購單信息，如下圖：1.3修改/刪除請購單：點擊主界面上方的“請購管理”菜單，選擇左側第二行”管理請購單“，點擊“修改/刪除”按鈕，即可進行修改/刪除操作，如下圖：2.請購單流轉點擊主界面上方的“請購管理”菜單，選擇左側第二行”管理請購單“菜單，如下圖：詢價單轉化：點擊“詢價”按鈕，請購單自動轉化為新建的詢價單；訂購單轉化：點擊“訂購”按鈕，請購單自動轉化為新建的訂購單。3.請購單頁面具體功能點擊主界面上方的“請購管理”菜單，選擇左側第二行”管理請購單“菜單，點擊請購單號進入詳情頁，如下圖：修改請購單：點擊“修改”按鈕，即可對當前請購單進行修改；復制請購單：點擊“復制”按鈕，即可生成新建的請購單；詢價單轉化：點擊“詢價”按鈕，請購單自動轉化為新建的詢價單；訂購單轉化：點擊“訂購”按鈕，請購單自動轉化為新建的訂購單；十、詢報價管理1.詢價單信息管理1.1新建詢價單：點擊主界面上方的“詢報價管理”菜單，選擇左側第一行”新建詢價單“菜單，如下圖：由請購單復制：點擊“從請購單復制”，選擇請購單號，即可自動生成新建詢價單且?guī)С稣堎弮热?；直接錄入：直接錄入完善詢價單信息，點擊“保存”按鈕。1.2查看詢價單：點擊主界面上方的“詢報價管理”菜單，選擇左側第二行”管理詢價單“菜單，點擊詢價單號，即可查看詢價單信息，如下圖：1.3修改/刪除詢價單：點擊主界面上方的“詢報價管理”菜單，選擇左側第二行”管理詢價單“菜單，如下圖：備注：已公開發(fā)布的詢價單無法進行修改。2.詢價單流轉點擊主界面上方的“詢報價管理”菜單，選擇左側第二行”管理詢價單“菜單，如下圖：3.詢價單頁面具體功能點擊主界面上方的“詢報價管理”菜單，選擇左側第二行”管理詢價單“菜單，點擊詢價單號進入查看頁面。如下圖：修改詢價單：點擊“修改”按鈕，即可對當前的詢價單進行修改操作；復制詢價單：點擊“復制”按鈕，即可復制為新建的詢價單；詢價單導出：點擊“導出excel”,即可進行詢價單導出操作；報價單轉化：點擊“錄入報價”，詢價單自動轉化為新建報價單；公開發(fā)布：點擊“發(fā)布到百卓采購網”，可將該詢價單發(fā)布到百卓網采購網，坐收供應商報價。添加發(fā)送記錄：點擊“添加發(fā)送記錄”，添加詢價單發(fā)送給相應供應商的具體方式。4.報價單信息管理4.1新建報價單：點擊主界面上方的“詢報價管理”菜單，選擇左側第一行”新建報價單“菜單，選擇相應詢價單后，如下圖：4.2查看報價單：點擊主界面上方的“詢報價管理”菜單，選擇左側第四行”管理報價單“菜單，如下圖：4.3修改/刪除報價單:點擊主界面上方的“詢報價管理”菜單，選擇左側第四行”管理報價單“菜單，如下圖：5.報價單流轉點擊主界面上方的“詢報價管理“菜單，選擇左側第四行”管理報價單“菜單，如下圖：6.報價單頁面具體功能點擊主界面上方的“詢報價管理”菜單，選擇左側第四行”管理報價單“菜單，點擊報價單號進入報價查看頁面。如下圖：復制報價單：點擊“復制”按鈕，即可復制為新建的報價單；報價單導出：點擊“導出excel”,進行報價單導出操作；訂購單轉化：點擊“訂購”，報價單自動轉化為新建的訂購單；相關單據：點擊“相關單據”，查看由此單轉化的其他單據；十一、訂購管理1.訂購單信息管理1.1新建訂購單：點擊主界面上方的“訂購管理”菜單，選擇左側第一行”新建采購訂單“菜單，如下圖：由請購單復制：點擊“從請購單復制”，選擇請購單號，即可自動生成新建訂購單且?guī)С稣堎弮热?；由報價單復制：點擊“從報價單復制”，選擇報價單號，即可自動生成新建訂購單且?guī)С鰣髢r內容；直接錄入：直接錄入完善訂購單信息，點擊“保存”按鈕。1.2查看訂購單：點擊主界面上方的“訂購管理”菜單，選擇左側第二行”管理采購訂單“菜單，如下圖：1.3修改/刪除訂購單：點擊主界面上方的“訂購管理”菜單，選擇左側第二行”管理采購訂單“菜單，如下圖：導入訂購單：點擊主界面上方的“訂購管理”菜單，點擊左側第二行“管理采購訂單”菜單，選擇下載導入模板，彈出下載窗口，如下圖：2.訂購單流轉點擊主界面上方的“訂購管理”菜單，選擇左側第二行”管理采購訂單“菜單，如下圖：點擊“收貨”，訂購單自動轉化為新建的收貨單。3.訂購單頁面具體功能點擊主界面上方的“訂購管理”菜單，選擇左側第二行”管理采購訂單“菜單，點擊訂單編號，進入采購訂單查看頁面。如下圖：修改訂購單：點擊“修改”按鈕，即可修改當前訂購單；復制訂購單：點擊“復制”按鈕，即可復制為新建的訂購單；訂購單導出：點擊“導出excel”,進行訂購單導出操作；收貨單轉化：點擊“收貨”，訂購單自動轉化為新建的收貨單；相關單據：點擊“相關單據”，查看由此單流轉的其他單據。十二、收退貨管理1.收貨單信息管理1.1新建收貨單：點擊主界面上方的“收退貨管理”菜單，選擇左側第一行”新建收貨單“菜單，如下圖：由訂購單復制：點擊“從訂購單復制”，選擇訂購單號，即可自動生成新建收貨單且?guī)С鲇嗁弮热?；直接錄入：直接錄入完善收貨單信息，點擊“保存”按鈕。1.2查看收貨單：點擊主界面上方的“收退貨管理”菜單，選擇左側第二行”管理收貨單“菜單，如下圖：1.3修改/刪除收貨單：點擊主界面上方的“收退貨管理”菜單，選擇左側第二行”管理收貨單“菜單，如下圖：2.收貨單流轉點擊主界面上方的“收退貨管理”菜單，選擇左側第二行”管理收貨單“菜單，如下圖：點擊“退貨”，收貨單自動轉化為新建的退貨單。3.收貨單頁面具體功能點擊主界面上方的“收退貨管理”菜單，選擇左側第二行”管理收貨單“菜單，點擊收貨單號進入收貨單查看頁面。如下圖：修改收貨單：點擊“修改”按鈕，即可對當前收貨單進行修改；復制收貨單：點擊“復制”按鈕，即可復制為新建的收貨單；收貨單導出：點擊“導出excel”，進行收貨單導出操作；退貨單轉化：點擊“退貨”，收貨單自動轉化為新建的退貨單；相關單據：點擊“相關單據”，查看由此單流轉的其他單據。4.退貨單信息管理4.1新建退貨單：點擊主界面上方的“收退貨管理”菜單，選擇左側第三行”新建退貨單“菜單，如下圖：由收貨單復制：點擊“從收貨單復制”，選擇收貨單號，即可自動生成新建退貨單且?guī)С鍪肇泝热?；直接錄入：直接錄入完善退貨單信息，點擊“保存”按鈕。4.2查看退貨單：點擊主界面上方的“收退貨管理”菜單，選擇左側第四行”管理退貨單“菜單，如下圖：4.3修改/刪除退貨單：點擊主界面上方的“收退貨管理”菜單，選擇左側第四行“管理退貨單“菜單，如下圖：5.退貨單頁面具體功能點擊主界面上方的“收退貨管理”菜單，選擇左側第四行”管理退貨單“菜單，點擊退貨單號進入退貨單查看頁面。如下圖:修改退貨單：點擊“修改”按鈕，即可對當前退貨單進行修改;復制退貨單：點擊“復制”按鈕，即可復制為新建的退貨單;退貨單導出：點擊“導出excel”,進行退貨單導出操作;相關單據：點擊“相關單據”，查看流轉到此單的相關單據。十三、庫存管理1.采購入庫單信息管理1.1新建采購入庫單：點擊主界面上方的“庫存管理”菜單，選擇左側第一行”新建采購入庫單“菜單，如下圖：由訂購單復制：點擊“從訂購單復制”，選擇訂購單號，即可自動生成新建采購入庫單且?guī)С鋈霂靸热?；由收貨單復制：點擊“從收貨單復制”，選擇收貨單號，即可自動生成新建采購入庫單且?guī)С鋈霂靸热?；直接錄入：直接錄入完善采購入庫單信息，點擊“保存”按鈕。1.2查看采購入庫單：點擊主界面上方的“庫存管理”菜單，選擇左側第二行”管理采購入庫單“菜單，如下圖：1.3修改/刪除采購入庫單：點擊主界面上方的“庫存管理”菜單，選擇左側第二行”管理采購入庫單“菜單，如下圖：2.采購入庫單頁面具體功能點擊主界面上方的“庫存管理”菜單，選擇左側第二行”管理采購入庫單“菜單，點擊采購入庫單號進入采購入庫單查看頁面。如下圖:修改采購入庫單：點擊“修改”按鈕，即可對當前采購入庫單進行修改;復制采購入庫單：點擊“復制”按鈕，即可復制為新建的采購入庫單;采購入庫單導出：點擊“導出excel”,進行采購入庫單導出操作;相關單據：點擊“相關單據”，查看流轉到此單的相關單據。3.出庫單信息管理3.1新建出庫單：點擊主界面上方的“庫存管理”菜單，選擇左側第三行“新建出庫單“菜單，如下圖：直接錄入：直接錄入完善出庫單信息，點擊“保存”按鈕。3.2查看出庫單：點擊主界面上方的“庫存管理”菜單，選擇左側第四行”管理出庫單“菜單，如下圖：3.3修改/刪除出庫單：點擊主界面上方的“庫存管理”菜單，選擇左側第四行”管理出庫單“菜單，如下