恒大地產集團檔案管理制度.doc

恒大地產集團檔案管理制度恒地司檔字2008第004號一、總 則1、為加強對本公司各類檔案的規(guī)范管理，確保檔案保管和使用的安全，提高利用效率，更好地為集團經營管理服務，為適應公司發(fā)展要求，特修訂本辦法。2、本制度所稱的檔案是指公司成立以來，在建司、經營、管理工作和活動中形成的，具有備用、備查價值的各類資質證照，文書、公文、公函，合同、圖紙，影像、實物等不同形式的歷史記錄。3、檔案工作的基本原則：集中統一地管理集團系統檔案，維護檔案的完整與安全，便于各項工作的利用。4、根據公司現階段管理特點制定本制度，管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案，須由公司相應職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法，檔案中心具有監(jiān)督和指導的責任。二、檔案管理機構及主要職責1、管理模式：檔案中心是集團系統檔案工作的主要管理部門，采取集團總部直管模式，即集團總部檔案室和下屬公司、地區(qū)公司檔案室人員的聘任、獎懲、職務晉升、業(yè)務管理和考核等工作均由集團總部檔案中心直線管理。2、檔案室管理檔案范圍：主要有綜合類檔案和技術類檔案。綜合類檔案主要包括：行政文書、管理監(jiān)察、經營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產、聲像、實物等檔案。技術類檔案主要包括：各工程項目的開發(fā)報建、招投標和預決算檔案，以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術文件材料和竣工技術文件等檔案。3、重要檔案基本管理要求：預決算、招投標、總工室、工程口和品牌宣傳等專業(yè)性很強的部門必須設置專門的檔案室或檔案柜，并設專職人員保管，其它部門根據管理需要設兼職檔案管理員。4、檔案中心主要職責：（1）貫徹執(zhí)行檔案法等有關法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度，確定集團系統全宗編號原則和檔案分類體系。（2）統籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作，加強檔案工作規(guī)范化、標準化建設。（3）監(jiān)督落實同步歸檔制度，指導各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作。（4）維護檔案的完整和安全，做好安全防范、修復和保護工作。（5）推行集團系統檔案管理系統信息化建設。三、檔案的歸檔、立卷和移交（一）檔案歸檔范圍及歸檔時間1、綜合檔案和部分技術類檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔責任部門見附件一，工程建設檔案歸檔范圍參照建設工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T 50328-2001）及各地方規(guī)定。2、對于公司規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，向本公司檔案室移交，集中管理，任何個人不得據為己、拒絕移交。3、必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者，扣罰歸檔經辦人或部門專兼職資料員100元/天，該部門負責人50元/天。連續(xù)延遲時間超過3天者，對相關人員進行失職問責。（二）歸檔要求1、歸檔專業(yè)技術要求：（1）歸檔的文件原則上一律為原件，凡有原件的文件，不能以復印件歸檔。熱敏傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處。（2）歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統收集，工程技術類檔案應符合國家有關規(guī)定。歸檔的文件材料種數、份數及每份文件的頁數均應齊全完整。（3）文件書寫和載體材料應能耐久保存，文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。（4）聲像類、實物類檔案要清晰完整，符合有關規(guī)范和標準，并按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等信息。2、相關工作要求：（1）如因工作需要不能及時歸檔，應主動向檔案中心備案，并安排專人妥善保存，待使用完畢后立即歸檔。（2）原則上，檔案取得后未存檔之前，部門人員不得先行使用，否則，如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等，一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理。（3）集團下屬新成立的公司，取得公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、公司章程和印章印模后3個工作日以內，必須將上述內容的掃描件回傳集團檔案中心備案。（三）檔案立卷1、立卷原則：綜合檔案按性質、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，當年立前一年的卷，并預立當年的卷。技術檔案立竣工工程卷，在建工程資料要整理成冊。2、立卷時間：綜合檔案室立卷時間為每年年末或次年年初。技術檔案在該項目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷，該工程項目完工后45天內完成組卷工作。3、各部門專兼職資料管理員應注重日常收集和整理，按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔，并做好檔案預立卷工作。（四）檔案移交1、檔案對外移交要求：按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時，須上報董事局領導審批。凡政府部門批復的文件及附圖，在政府有關部門需回收時，檔案中心須留存復印件備查。2、本公司內部檔案移交流程見附件二。移交要求：（1）檔案室接收檔案時，應根據移交目錄，與移交人共同逐頁清點，雙方在每一頁都要簽名確認。對重要、機密類的案卷，更需要仔細核對，經查驗無誤方可辦理簽收手續(xù)。（2）全部移交手續(xù)辦理完畢后，移交部門和檔案中心負責人均簽署“同意”意見，并加蓋部門印章，檔案移交工作視為完成，移交中的所有記錄均須存檔。3、對調出、離職等人員，在辦理調離手續(xù)前，必須清還檔案。沒有檔案室簽字，人事部門不得辦理調離手續(xù)。（五）電子檔案管理歸檔范圍及相關要求詳見恒地司檔字【2007】第008號文恒大地產集團電子文件歸檔及管理暫行辦法。四、檔案的利用（一）檔案借閱基本程序1、僅在檔案室查閱一般數據和信息，辦理普通登記手續(xù)即可，查閱重要密級資料，須按借閱管理權限呈相關領導簽字同意，且必須在檔案室當場查閱后歸還，不得私自帶出復印。2、集團本部借閱、各公司之間互調檔案，以及部門之間檔案資料借閱的具體工作流程見附件三。（二）檔案借閱事項規(guī)定1、借閱檔案必須按時歸還，并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續(xù)。無故延遲歸還的，扣罰借用人50元/天，扣罰相關部門負責人30元/天。2、借閱檔案最長應在7個工作日內歸還，一次性借閱時間超過20天以上，須上報董事局領導審批。3、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記。4、嚴格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄密。5、涉及管理監(jiān)察部門根據集團領導指示開展具有查處辦案性質的工作，檔案、資料借閱須上報董事局領導審批，各檔案室即可辦理，無須再請示本公司董事長或本單位（部門）負責人。6、新入職和未轉正的員工，原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要，須報副總裁級以上領導簽字同意。7、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時，必須及時歸還檔案。8、借閱的檔案，一旦發(fā)生損壞、丟失或失密，應立即向檔案中心報備，按公司規(guī)定失職問責處理。9、密級檔案材料和已立卷的文件，原則上不借出，如確因工作需要，須經董事局領導同意方可借出。10、外單位借閱檔案，應持蓋有該單位公章的介紹信，寫明借閱內容，經集團董事局領導批準，由相關部門人員帶領方可借閱。11、實物檔案一般不外借，聲像檔案只能以復制件提供利用。（三）檔案資料借閱審批權限（含原件和復印件），詳見附件四。1、集團公司絕密類的檔案一律不得復制。2、復印完畢須注明用途，根據情況加蓋“再復印無效”印章。（四）檔案密級確定與管理公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類，密級事項劃分表見附件五。密級檔案保管要求如下：1、未經具備相應管理權限的領導批準，不得復制和摘抄。2、查閱機密檔案資料，只能在閱覽室內查閱。3、屬于集團公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，必須由專人負責執(zhí)行，采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負責保密。4、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案，且檔案室內門、柜應做到隨開隨鎖。5、檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發(fā)現失密、竊密情況，應及時報告主管領導，查明情況嚴肅處理。6、不準在私人交往、通信、網絡中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。7、檔案屬下列情況之一者，不與開放利用：（1）涉及公司商業(yè)機密；（2）涉及公司專利或技術秘密；（3）涉及公司員工個人隱私；（4）檔案形成部門規(guī)定限制使用。（五）檔案統計檔案中心應在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況、檔案的利用等情況進行統計。統計工作必須做到實事求是，如實反映情況，務必確保提供的數據準確，符合客觀實際，不得虛報、瞞報、漏報和偽造。五、檔案保管和鑒定（一）檔案庫房設置及管理規(guī)定1、集團本部、下屬公司和地區(qū)公司均應設置獨立的檔案庫房，并保證庫房安全。檔案室由專人管理，無關人員一律不許進入庫房。檔案管理員離開庫房要隨時關好門窗，確保檔案安全。2、檔案室（庫）應按照“十防”進行管理，即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜，盡可能全面妥善保管好各類檔案，并定期檢查、通風。 3、庫房內嚴禁存放與檔案無關的物品，嚴禁吸煙，嚴防火災。4、定期對庫房進行檢查，每半年進行一次全面盤查，對庫房設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現問題及時采取措施。（二）檔案鑒定與銷毀流程檔案一經立卷、歸檔，未經鑒定小組鑒定，未報公司領導批準，任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由檔案中心負責人組織，檔案中心與相關部門負責人組成鑒定小組。1、不屬于歸檔范圍的文件資料鑒定與銷毀流程和已入庫檔案的鑒定銷毀流程見附件六。2、檔案鑒定要求（1）經鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時，應繼續(xù)保存至次年再進行鑒定。（2）技術檔案鑒定時，需附工程口技術部門的專業(yè)意見。（3）鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。3、檔案銷毀規(guī)定（1）經批準銷毀的檔案，由檔案中心負責妥善安排，不得作其它用途或當作廢紙出售。（2）銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應認真復核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字。（3）檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、長久保存。（三）檔案保管期限檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等，本公司各類檔案具體保管期限見相關文件管理規(guī)定。六、獎罰（一）獎勵：集團檔案中心每半年一次對各單位和部門的檔案管理工作進行全面檢查，對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或者進步非常突出的單位、部門或個人，整理相關材料上報集團公司領導，給予相應表彰和獎勵。（二）罰則1、工作不負責任，未認真貫徹執(zhí)行集團公司及檔案中心工作要求，導致檔案管理工作混亂，根據實地檢查情況，對于檔案管理具體工作人員和相關領導給予相應行政和經濟處分。（1）檔案保管期限內，檔案嚴重缺失，或因管理、使用不當，造成檔案材料損壞、遺失等；（2）未根據集團統一制度規(guī)定制定本公司管理細則，導致工作流程不清晰，關鍵環(huán)節(jié)工作失控等；（3）未按規(guī)定嚴格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規(guī)定，未經批準，檔案管理人員擅自外借檔案材料等；（4）未按照集團統一全宗編號規(guī)定編排目錄，立卷歸檔不及時，且目錄與內容嚴重不符等；（5）未組織專兼職檔案資料管理人員培訓學習，導致本公司整體管理水平偏低，各項檢查嚴重不達標等