集團(tuán)公司行政管理規(guī)范.doc

集團(tuán)公司行政管理規(guī)范編制 日期年 月 日審核 日期年 月 日批準(zhǔn) 日期年 月 日修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人目 錄第1章 總則第2章 辦公秩序管理第3章 環(huán)境內(nèi)務(wù)管理第4章 辦公用品管理第5章 文書管理第6章 檔案管理第7章 保密管理第8章 會(huì)議管理第9章 附則第1章 總 則一、目的 為加強(qiáng)公司行政事務(wù)的管理，創(chuàng)造文明的辦公環(huán)境，維護(hù)正常的辦公秩序，樹立良好的職業(yè)形象，提高辦公效率，特制定本規(guī)范。二、范圍 適用于公司總部及各地分公司。三、職責(zé)（一）公司行政人事部負(fù)責(zé)本管理規(guī)范的制定、修改、監(jiān)督、實(shí)施。（二）公司總部及各地分子公司貫徹執(zhí)行本管理規(guī)范。（三）公司行政人事部負(fù)責(zé)監(jiān)督本規(guī)范在各部門、各地分子公司的實(shí)施情況。四、修訂 本規(guī)范公司行政人事部定期（每半年）核查現(xiàn)行實(shí)施流程狀況，不斷更新，以確保符合現(xiàn)行規(guī)范的要求。 第二章 辦公秩序管理一、員工行為規(guī)范（1） 服從領(lǐng)導(dǎo)，不得有陽奉陰違敷衍塞責(zé)的行為。（2） 大公無私，不得私自經(jīng)營(yíng)與本公司類似及職務(wù)上有關(guān)的業(yè)務(wù)，不得兼任本公司以外的職務(wù)。（3） 盡忠職守，不得泄露本公司業(yè)務(wù)或職務(wù)上的機(jī)密。（4） 信譽(yù)第一，不得有任何有損公司信譽(yù)的行為。（5） 嚴(yán)謹(jǐn)操作，不得收受與公司業(yè)務(wù)有關(guān)人士或單位的饋贈(zèng)、賄賂或向其挪借款項(xiàng)。（6） 品德第一，不得假公濟(jì)私，貪污舞弊，不得以本公司名義在外招搖撞騙。（7） 愛護(hù)本公司財(cái)物，不得浪費(fèi)，不得化公為私。（8） 團(tuán)結(jié)友愛，同舟共濟(jì)，不得搬弄是非，結(jié)幫拉派。（9） 互相合作，忠實(shí)勤勉地執(zhí)行其職務(wù)，不得吵鬧推諉，怠慢拖延。2、 員工規(guī)范細(xì)則（1） 員工上班時(shí)須衣著整潔、得體；不準(zhǔn)穿著拖鞋、穿著與工作環(huán)境不相符，不協(xié)調(diào)的服裝以及配戴不協(xié)調(diào)的飾物。（2） 上班時(shí)間，不得在辦公區(qū)域吃早點(diǎn)或其他餐點(diǎn)也不得外出吃早點(diǎn)或辦私事；午餐應(yīng)盡快結(jié)束，避免影響其他員工休息。（3） 辦公時(shí)間不得因私會(huì)客，因私打電話須簡(jiǎn)短；接撥公務(wù)電話言語應(yīng)簡(jiǎn)潔明確，盡量做到長(zhǎng)話短說。（4） 進(jìn)入他人辦公室，必須先敲門，征得許可后方能進(jìn)入；已開門的應(yīng)先打招呼，得到回應(yīng)后再進(jìn)入。（5） 工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，不得閑聊、大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。（6） 愛護(hù)辦公設(shè)備，發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)修，無法修復(fù)的應(yīng)注明原因申請(qǐng)報(bào)廢。因故意或使用不當(dāng)損壞公物者，應(yīng)予以相應(yīng)賠償及處罰。（7） 辦公電腦及網(wǎng)絡(luò)由專人維護(hù)保養(yǎng)，任何個(gè)人不得自行更換系統(tǒng)，上班時(shí)間不得從事與工作無關(guān)之事，如睡覺、炒股、上網(wǎng)玩游戲、看視頻、看電影等等；員工在使用優(yōu)盤前需確保無病毒；專人使用的電腦，應(yīng)設(shè)置密碼，避免集團(tuán)公司文件、相關(guān)信息外流。（8） 下班或辦公室無人時(shí)（超過半小時(shí)的），須關(guān)閉燈及所有電器，公文、票據(jù)及貴重物品、現(xiàn)金等須鎖入保險(xiǎn)柜或抽屜內(nèi)，關(guān)窗、鎖門后方可離開；如發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定執(zhí)行的，責(zé)任人應(yīng)予處罰，丟失財(cái)物的責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠付責(zé)任。（9） 嚴(yán)格按逐級(jí)管理原則執(zhí)行，下級(jí)須認(rèn)真聽從上級(jí)主管的指導(dǎo)及工作布置，逐級(jí)上報(bào)工作。三、工作接待（一）對(duì)公司內(nèi)外人員提出的詢問和要求等，在任何場(chǎng)合均應(yīng)注視對(duì)方，微笑應(yīng)答。與客戶交談應(yīng)態(tài)度和藹，使用禮貌用語，嚴(yán)禁工作時(shí)言語粗魯。解答應(yīng)耐心，自己解答不了的問題，應(yīng)及時(shí)向自己的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)。（二）與客人相遇，要主動(dòng)讓路；與客人同行，應(yīng)禮讓客人先行。（三）在任何場(chǎng)合應(yīng)用語規(guī)范，語氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩。（四）遇有客人進(jìn)入工作場(chǎng)地應(yīng)禮貌勸阻，并引領(lǐng)至?xí)蛥^(qū)；上班時(shí)間各部門內(nèi)應(yīng)保證有留守員工可接待。（五）接聽電話應(yīng)及時(shí)，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的員工應(yīng)主動(dòng)接聽；重要電話做好接聽記錄，并及時(shí)傳達(dá)或匯報(bào)。第三章 環(huán)境內(nèi)務(wù)管理一、每天下班后十分鐘為各部門打掃衛(wèi)生時(shí)間。二、辦公衛(wèi)生區(qū)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)：(一) 地面：不得有紙屑、煙頭、污水、明顯腳印以及其它雜物；(二) 辦公桌：必須擦拭干凈，桌面辦公用品擺放整齊，辦公用品之外的東西不能亂擺亂放，下班后桌面要收拾干凈、整潔；(三) 墻面：墻角不得有蜘蛛網(wǎng)，墻壁四周及天花板一律要打掃干凈，不得有臟?。?四) 窗臺(tái)：不得有沙石、蟲子以及其它雜物；(五) 玻璃：不能附有灰塵和污漬；(六) 文件柜、書架：保持清潔，文件、書刊排列整齊，不得亂堆亂放；(七) 其它：辦公室內(nèi)電腦、電燈、空調(diào)、飲水機(jī)等，要保持清潔，不染灰塵、油漬、污印等； （八） 垃圾袋每天要及時(shí)清理和更換，室內(nèi)物品各歸各位，并保持室內(nèi)清潔、空氣清新。三、辦公電腦管理規(guī)定(一) 本公司電腦由專人使用及保管；(二) 使用人應(yīng)按有關(guān)電腦保養(yǎng)、維護(hù)要求，做好電腦的保養(yǎng)和維護(hù)工作；(三) 除公司指定的電腦維護(hù)人員外，任何人不得隨意拆卸所用的電腦及相關(guān)設(shè)備；(四) 發(fā)現(xiàn)電腦出現(xiàn)故障，應(yīng)立即報(bào)告維護(hù)人員請(qǐng)求維修，不得強(qiáng)行讓電腦帶病工作；(五) 有關(guān)電腦配件應(yīng)妥善保管，如果丟失，使用人如數(shù)賠償；(六) 辦公電腦為辦公專用，嚴(yán)禁私用或玩游戲。第4章 辦公用品管理一、辦公用品管理規(guī)定(一) 辦公用品由辦公室根據(jù)各部門的人員及辦公情況制定使用指標(biāo)，各部門按額領(lǐng)取，超額自負(fù)；(二) 辦公用品由行政人事部統(tǒng)一采購；(三) 凡領(lǐng)取的辦公用品，各部門要妥善保管，節(jié)約使用，避免不必要的浪費(fèi)；(四) 辦公用品嚴(yán)禁取回家私用。二、辦公用品管理細(xì)則（一）本制度所稱辦公用品分為常用品、控制品、特批品、日常生活用品四種： 1、常用品：圓珠筆（芯）、碳素筆（芯）、鉛筆、橡皮、墨水、膠水、回形針、大頭針、稿紙等； 2、控制品：文件夾、壓桿夾、計(jì)算器、釘書機(jī)、筆記本、筆筒、水彩筆、檔案盒、檔案袋、票夾、印臺(tái)、量具、刀具、軟盤、刻錄機(jī)、復(fù)印紙等；3、特批品：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、相機(jī)、傳真機(jī)、U盤、墨盒等；4、日常生活用品：卷筒紙、垃圾袋、洗衣粉、洗手液等。（二） 辦公用品的使用實(shí)行定額管理，并按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：1、總裁、公司總經(jīng)理：按需配置和領(lǐng)用（大額特殊用品須經(jīng)董事長(zhǎng)簽字同意）；2、副總裁、總監(jiān)、副總經(jīng)理：30元/月（不包括上崗一次性配置）；3、部門正（副）經(jīng)理、主任：20元/月（不包括上崗一次性配置）；4、一般員工：10元/月（不包括上崗一次性配置）。5、員工日常辦公用品領(lǐng)用不包括特批品。（三） 辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)： 1、一般員工： （1）上崗基本配備：稿紙、簽字筆、筆記本、單頁文件夾，其他辦公用品可視其崗位需求配備； （2）日常配置：根據(jù)工作需要，按計(jì)劃申領(lǐng)辦公文具。2、部門正（副）經(jīng)理、主任： （1）上崗基本配備：計(jì)算器、釘書機(jī)、剪刀、稿紙、簽字筆、直尺、軟皮筆記本、單頁文件夾、多頁文件夾等，并可視其工作需要配備其它有關(guān)物品；（2）日常配置：根據(jù)工作需要領(lǐng)取辦公用品。3、副總裁、總監(jiān)、副總經(jīng)理：（1）上崗基本配備：計(jì)算器、釘書機(jī)、剪刀、稿紙、簽字筆、直尺、軟皮筆記本、單頁文件夾、多頁文件夾等，并可視其工作需要配備其它有關(guān)物品；（2）日常配置：根據(jù)工作需要領(lǐng)取辦公用品。（四） 辦公用品的采購： 1、行政人事部負(fù)責(zé)辦公用品的采購工作。行政人事部按季根據(jù)各部門辦公用品的使用申請(qǐng)?zhí)釄?bào)采購計(jì)劃，在經(jīng)過按程序評(píng)審批準(zhǔn)后進(jìn)行采購。 2、特批品由使用部門（人）提出申購，并填寫辦公用品申購單，按程序批準(zhǔn)后方可采購。3、公司按照公司通用物品采購評(píng)審流程審批后按要求進(jìn)行相關(guān)物品的采購。4、印制和訂做稿紙、便箋、信封、檔案袋、名片等辦公用品，需事先請(qǐng)專業(yè)公司設(shè)計(jì)圖樣，做出預(yù)算經(jīng)辦公室主任審核，并報(bào)公司董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）批準(zhǔn)后，簽訂制作合同方可制作。 5、采購員每次采購辦公用品要建立采購臺(tái)帳，詳細(xì)記錄每次采購商品、數(shù)量、價(jià)格、用途等情況。財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)每月和年末審查賬目一次。（五） 辦公用品的領(lǐng)用： 1、各部門按季領(lǐng)用辦公用品時(shí)，需提交領(lǐng)用申請(qǐng)單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，向集團(tuán)辦公室按規(guī)定手續(xù)領(lǐng)用辦公用品。 2、員工個(gè)人日常領(lǐng)用按自己領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用，并僅限于低值易耗品；特批用品和清潔用品需經(jīng)行政人事部經(jīng)理簽字同意后方可領(lǐng)用。 3、辦公室文員要做好辦公用品領(lǐng)用登記，領(lǐng)用人履行簽字手續(xù)。 4、如果個(gè)人或部門領(lǐng)用需求超出規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，又確系工作急需，可報(bào)請(qǐng)行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)后領(lǐng)用。5、員工領(lǐng)用折舊范圍內(nèi)物品，超過折舊期可替換領(lǐng)用，領(lǐng)用時(shí)應(yīng)將折舊物品退庫；未超過折舊期不能替換的可重新領(lǐng)用同一物品。6、領(lǐng)用辦公用品發(fā)生質(zhì)量問題影響使用，領(lǐng)用人可要求退還和更換；發(fā)生故障可要求修理，無法修理可辦理退庫，重新領(lǐng)用。（六） 各部門費(fèi)用核定及有關(guān)規(guī)定：1、核定的費(fèi)用實(shí)行增人增費(fèi)，減人減費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)。2、辦公室文員每月負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)各部門的領(lǐng)用情況，嚴(yán)禁超標(biāo)領(lǐng)用。3、對(duì)于各公司領(lǐng)用的物品，行政人事部按季將領(lǐng)用情況列出清單（品名、數(shù)量、價(jià)格）報(bào)財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部按季向領(lǐng)用物品的公司劃賬收取相關(guān)費(fèi)用。（七） 其他規(guī)定：1、各部門要嚴(yán)格控制和合理使用辦公用品，提倡節(jié)約，反對(duì)浪費(fèi)。2、各部門要留存使用過的信箋、信封、打印紙等，非重要文件應(yīng)做二次使用。 3、未遵守采購程序進(jìn)行采購或賬目不清，采購視為無效，由個(gè)人承擔(dān)采購費(fèi)用。 4、如發(fā)現(xiàn)采購員行私舞弊，受賄索賄，收取回扣，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即開除，并扣除當(dāng)月績(jī)效工資及補(bǔ)助，情節(jié)嚴(yán)重者按法律追究責(zé)任并要求賠償損失。 5、凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交換手續(xù)時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價(jià)賠償，否則不予以辦理有關(guān)手續(xù)。第五章 文書管理1、 本規(guī)定所稱文書是指公司來往的公文及信件、報(bào)刊、雜志等；2、 成立收、發(fā)文登記簿，由行政人事部指定專人負(fù)責(zé)管理；3、 負(fù)責(zé)人必須按規(guī)定的收、發(fā)文處理程序及時(shí)處理收、發(fā)文件，如有怠慢、延誤事情發(fā)生，追究負(fù)責(zé)人責(zé)任；4、 文件處理完畢，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔保存；5、 各部門的文件應(yīng)妥善保存，不得隨便堆放在辦公桌上；6、 文件的撰擬、簽發(fā)必須嚴(yán)格按規(guī)定程序辦理，任何單位、個(gè)人不得盜用公司名義進(jìn)行發(fā)文；7、 報(bào)刊、雜志的征訂統(tǒng)一由辦公室辦理；8、 信件、報(bào)刊、雜志等由辦公室負(fù)責(zé)接收、分發(fā)、如有丟失或分發(fā)錯(cuò)誤，追究分發(fā)人員的責(zé)任。第6章 檔案管理一、 歸檔的各種文件材料必須按年度立卷，本公司各部門在工作中形成的各種有保存價(jià)值的材料，都要按本規(guī)定分別立卷歸檔。二、 公文在承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整，公文處理完畢后，應(yīng)及時(shí)交文書人員歸檔。三、 工作變動(dòng)或因故離職就將經(jīng)辦的文件材料向接辦人交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。四、 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度，各部門均應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料。五、 凡公司文件或有關(guān)國(guó)家管理部門的文件，一律由行政人事部統(tǒng)一收集歸檔。六、 由幾個(gè)部門參與的工作活動(dòng)，其中所形成的材料，由牽頭部門收集歸檔，會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸檔。七、 本公司召開的各種大型會(huì)議，一律由辦公室辦理文件歸檔手續(xù)。八、 需歸檔的文件范圍：(一) 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料；(二) 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書；(三) 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；(四) 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)；(五) 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；(六) 本公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；(七) 本公司經(jīng)理級(jí)以上人員的任免文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料；(八) 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料；(九) 本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。九、 案卷質(zhì)量要求：遵循文件的形成規(guī)律特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于提取和使用。 十、 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)應(yīng)齊全完整。十一、 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿等各種分類歸檔，保持文件的區(qū)別和聯(lián)系。十二、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，請(qǐng)示批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與原件，分別立在一起，不得分開，少數(shù)普通文電如果與文電有密切聯(lián)系也可隨同絕密文電立卷。十三、 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料可依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，保持文件之間的密切聯(lián)系，并進(jìn)行系統(tǒng)排列。十四、 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號(hào)，裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在文件的每頁材料正面的右上角打印頁號(hào)。十五、 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，填寫字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷首。十六、 案卷封面應(yīng)用工整鋼筆字注上立卷人、檢查人的姓名和立卷日期以示負(fù)責(zé)。十七、 每日進(jìn)行文件整理歸檔、每年進(jìn)行綜合立卷歸檔，以案卷號(hào)排列好，裝訂后，裝入檔案盒中，置檔案柜中保存。第7章 保密管理1、 為保守公司的秘密，維護(hù)公司權(quán)益，特制定本制度。2、 公司秘密是關(guān)系公司權(quán)益和利益，依照特定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。3、 公司附屬組織和分支機(jī)構(gòu)以及職員都有保守秘密的義務(wù)。4、 公司保密工作，實(shí)行既確保秘密又便于工作的方針。5、 公司的秘密包括下列事項(xiàng)：(一) 公司重大決策中的秘密事項(xiàng)；(二) 公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)決策；(三) 公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記錄；(四) 公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告有各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；(五) 公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息；(六) 公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料；(七) 其它經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。六、 公司秘密的密級(jí)確定：(一) 公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級(jí)；印料室(二) 公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況為機(jī)密級(jí)；(三) 公司人事檔案、合同、協(xié)議、職工工資性收入、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息為秘密級(jí)。七、 屬于公司的秘密文件、資料，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定標(biāo)明密級(jí)及保密期限，保密期滿自行解密。八、 對(duì)于密級(jí)文件、資料和其它物品，必須采取以下保密措施：(一) 非總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄；(二) 收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔(dān)任，并采取必要的安全措施；(三) 在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存。九、 在對(duì)外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。十、 不準(zhǔn)在私人交往或通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛埽粶?zhǔn)通過其它方式傳遞公司秘密。十一、 出現(xiàn)以下情況之一者，按有關(guān)規(guī)定給予處罰：(