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竣工資料編制指南第一章 編 制 依 據(jù)編制公路工程竣工文件涉及到許多方面，其法律、法規(guī)文件較多。公路工程項目的提出、立項、招投標、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等各方面的資料均應有序地編入竣工文件中，竣工文件的歸檔、移交又將涉及到檔案方面的問題。因此，編制依據(jù)較多，以下為截止至2000年7月的現(xiàn)有編制依據(jù)。1、中華人民共和國檔案法2、中華人民共和國檔案法實施辦法3、中華人民共和國保守國家秘密法4、 國家標準GB/T11822-89科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 5、國家標準GB/T11821-89照片檔案管理規(guī)范6、交通部辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國家計委關(guān)于印發(fā)建設(shè)項目（工程）竣工驗收辦法的通知的通知（1990廳工字67號）7、交通部辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局關(guān)于印發(fā)建設(shè)項目（工程）檔案驗收辦法的通知的通知（廳檔案字199221號）8、交通部、國家檔案局關(guān)于發(fā)布交通檔案管理辦法的通知（1992年1月9日交辦發(fā)199289號）9、交通部關(guān)于發(fā)布交通文件材料立卷歸檔辦法的通知（1992年1月9日交辦發(fā)1992120號）10、交通部關(guān)于印發(fā)交通檔案管理和交通文件材料立卷歸檔統(tǒng)一表格式樣的通知（交辦發(fā)1992121號）11、交通部關(guān)于發(fā)布公路工程竣工驗收辦法的通知（1995年11月15日交通部交公路發(fā)19951081號）12、交通部關(guān)于加強公路工程項目驗收工作的通知（1998年2月11日交公路發(fā)199861號）13、建設(shè)工程質(zhì)量管理條例（2000年1月30日國務(wù)院第279號令）14、交通部關(guān)于印發(fā)交通基本建設(shè)項目竣工決算報告編制辦法的通知（交財發(fā) 2000 207號）15、湖南省交通廳關(guān)于發(fā)布湖南省交通基建工程質(zhì)量監(jiān)督實施辦法（試行）的通知（1995年2月10日湘交計基字199548號）16、湖南省交通廳文件：湖南省公路工程竣工文件編制及檔案管理辦法（2000年） 17、現(xiàn)行公路工程標準、規(guī)范、規(guī)程（不一一列舉）第二章 范 本 說 明湖南省高速公路工程竣工文件編制范本是根據(jù)第一章所述的“編制依據(jù)”進行編寫的。然而，法規(guī)文件在不斷地更新，如果有新的法規(guī)文件（或原有法規(guī)文件作了修改），而“范本”中的內(nèi)容與新的法規(guī)文件有沖突的話，應以新的法規(guī)文件的規(guī)定或要求為準。范本由五大部分組成，這五大部分是：A.“目錄清單”；B.“編制指南”；C.“竣工文件編制范本及附件”；D.“規(guī)范化表格及使用說明”； E.“竣工文件編制依據(jù)的重要文件”。范本有兩種不同的載體：其一是紙張（A、B、C、D、E部分），其二為軟盤（F部分）。2.1 “竣工文件編制范本及附件（C）” “竣工文件編制范本”將竣工文件劃分成5部分（簡稱部）32冊48分冊，部、冊、分冊內(nèi)容固定不變。也就是說當某一部內(nèi)無某一冊時，其它冊的冊號不變；當某一冊內(nèi)無某一分冊時，其它分冊的分冊號也不變。而某冊（或某分冊）超過規(guī)定的裝訂厚度（見第四章）時，可以劃分成若干本（請注意：某冊內(nèi)規(guī)定沒有分冊號，且該冊厚度超過規(guī)定的裝訂厚度而劃分成若干本時，“本”不能稱為“分冊”）。因此竣工文件中一部分是以部、冊、本的形式出現(xiàn)，另一部分是部、冊、分冊、本的形式。 公路工程竣工驗收辦法（交通部交公路發(fā)19951081號文件）中附錄A將竣工文件劃分成四部分，并分甲、乙組兩種文件。甲種文件包括第一、二部分，乙種文件包括第一、二、三、四部分。也就是說，乙種文件包括甲種文件。而“竣工文件編制范本”中第一、二、三、四部分與公路工程竣工驗收辦法中竣工文件的第一、二、三、四部分是基本上一一對應的；第五部分是工程監(jiān)理文件，是將公路工程竣工驗收辦法中竣工文件內(nèi)部分有關(guān)監(jiān)理方面的文件抽出來，再增加一些相關(guān)資料而單獨成一部的，相當于（交通部規(guī)定的）乙種文件中增加第五部分。2.1.1 綜合文件（第一部分）綜合文件是甲種文件（當然也是乙種文件的一部分），共有6冊，規(guī)定無分冊號。它與交通部規(guī)定的竣工文件目錄中第一部分對應，只是去掉了“竣工文件縮圖”；因為“竣工文件縮圖”與第三部（竣工圖表）中第一冊（路線平面、縱斷面竣工圖表，比例12000）基本上相同。綜合文件不按合同號分開來裝訂。某冊分成幾本時，請注意，同類文件不能跨“本”裝訂，但一本裝訂不下時可以分成幾本。也就是說，幾種不同類型的文件（每類文件較少時）可以合在一本中，一種類型的文件（較多時）可占一本或幾本，但同類文件不能一部分在一本上與另一種類文件合訂。例如：第二冊（工程總結(jié)）中“監(jiān)理工作總結(jié)”不能一部分與“施工總結(jié)”合在一本中，而另一部分“監(jiān)理工作總結(jié)”與“設(shè)計總結(jié)”合在一本中。其它部中的冊與分冊內(nèi)同類文件的裝訂同理。2.1.2 竣工決算（第二部分） 竣工決算是甲種文件（也是乙種文件的一部分），共2冊，規(guī)定無分冊號。同第一部一樣，不按合同號分開來裝訂。2.1.3 竣工圖表（第三部分） 竣工圖表屬乙種文件，共有8冊17分冊。一般情況下，高速公路工程項目的承包合同段較長(1020公里)，故原則上應按承包合同段分開來裝訂(即每個合同段均有8冊17分冊)；若承包合同段較短，則宜按監(jiān)理合同段分開來裝訂；若項目規(guī)模小(比如小于30公里)，可不按合同段分開來裝訂。具體情況可由項目管理者在開工之前決定。 冊（或分冊）內(nèi)文件材料總的排序是文字說明（或概況）、竣工工程匯總表、工程竣工圖。匯總表內(nèi)項目及竣工圖按里程先后順序排列。 竣工圖號可由原設(shè)計圖號后面加“竣”字構(gòu)成；也可以是“竣工文件范本”中設(shè)置的分類代號、承包合同號、合同段內(nèi)同一類工程按里程的排序號、流水號構(gòu)成。如11合同內(nèi)第3座大中橋中第5張竣工圖，其竣工圖號按后者可以編為“TQ-11-3-5”。第二冊中第一分冊“路基橫斷面竣工圖”的比例可同原設(shè)計圖的比例。2.1.4 設(shè)計、施工文件（第四部分） 設(shè)計、施工文件屬乙種文件，共有12冊24分冊。 第一冊中第一分冊不按合同號分開來裝訂，其它均按合同號分開來裝訂。第十二冊中照片、錄音、錄像材料與本冊內(nèi)其它文字圖表材料不能混裝。 第四、五、六、七、八、九冊中開工報告的附件資料，如果與第三冊中的編制內(nèi)容有重復的話，應去掉重復部分。2.1.5 工程監(jiān)理文件（第五部分） 工程監(jiān)理文件屬乙種文件，共4冊7分冊。全部按監(jiān)理合同號分開來裝訂，即每個監(jiān)理單位均有4冊7分冊（若總監(jiān)辦與高級駐地辦是分開來招標的，則總監(jiān)辦可無第一冊中第七分冊及第四冊）。2.1.6 “范本”的附件 “范本”的附件對竣工文件的封面、副頁、總目錄、冊與分冊目錄、竣工圖標準圖框、工程交接表等格式作了統(tǒng)一規(guī)定。同時，對工程交工驗收、竣工驗收和工程質(zhì)量鑒定證書、各類總結(jié)的格式與內(nèi)容作出了規(guī)定或提示，可以避免上述文件中遺漏重要的內(nèi)容。 附件中“監(jiān)理單位”是指與業(yè)主簽訂監(jiān)理委托合同的單位，填寫時應填其營業(yè)執(zhí)照上的單位全稱。2.2 “規(guī)范化表格及使用說明（D）” 使用表格前，首先應認真閱讀“表格使用說明”，且應從頭至尾全面閱讀。因為許多表格具有共同性，有時前面的作了解釋或說明，后面的也就省略了。絕大部分表格是要編入竣工文件中的，所以，其填表、簽述意見及簽名應符合檔案管理的要求。 “規(guī)范化表格”共分為十二大類，分別是：施工監(jiān)理用表（SJ）；計量支付用表（ZF）；質(zhì)量檢驗用表（ZJ）；測量與試驗用表（CS）；監(jiān)理測試抽驗用表（CY）；交工驗收質(zhì)量評分表（JY）；竣工驗收質(zhì)量評定表（JP）；工程監(jiān)理月報（YB）；附屬房建用表（FJ）；竣工工程匯總表（JH）；竣工決算用表（JS）；工程質(zhì)量責任備查用表（ZR）。匯編的表格雖然已能滿足一般的高速公路編制竣工文件及工程施工監(jiān)理的需要，但并不十分齊全，尤其是試驗方面的表格。公路工程中有些試驗（或檢測），承包人工地試驗室和監(jiān)理單位駐地試驗室無法做（或者沒有資質(zhì)去做），這些試驗（或檢測）一般需要委托有能力、有資質(zhì)的單位去做，而被委托的單位一般有自已固有（或特有）的專用試驗檢測報告單，所以相應的表格沒有收集（或編制）；有些表格不常用，故也未收集；有些則因為習慣性使用紅頭文件（如總開工令），所以不便統(tǒng)一規(guī)定；對于政府派出監(jiān)督機關(guān)所使用的表格，也不便統(tǒng)一規(guī)定?？傊?，“規(guī)范化表格”只是公路工程施工和監(jiān)理過程中及編制竣工文件時所常用的一些表格。 “表格使用說明”是通用說明，項目管理者可根據(jù)實際情況編寫項目表格專用說明，作為必要的補充。 因項目管理組織（包括監(jiān)理組織）機構(gòu)不盡相同，為方便操作，管理者可對表格（主要是指SJ類、ZF類表格）的簽字檔次作適當?shù)恼{(diào)整，并加以詳細規(guī)定。第三章 編 制 指 導 公路工程竣工文件并非工程竣工后編造的文件，而是公路項目的提出、立項、招投標、勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理、交工驗收、竣工驗收全過程中形成的文字材料、圖紙、表格、照片、音像等資料，應能正確地反映工程建設(shè)全過程的真實情況。有了范本后，編制竣工文件是將公路建設(shè)項目全過程中形成的資料按“竣工文件編制范本”的具體規(guī)定（或方法）組卷成冊（或分冊或本）。3.1 竣工圖編制指導 竣工圖是公路項目建設(shè)最終情況的真實反映,是公路工程建成后投入使用及維修時必不可少的憑證和依據(jù)。其規(guī)定如下：（1） 竣工圖一般用計算機繪制，且宜用激光打印機打印，然后曬成藍圖或者用檔案管理部門認可的其它方法進行復制，不宜手工繪制；（2） 竣工圖中文字應使用長仿宋體，字體大小可參考設(shè)計圖；（3） 簽名嚴禁打印，必須手工草簽（即本人的手寫體）；（4） 竣工圖應將設(shè)計通用標準圖中不需要的部分去掉（例如：斜交蓋板鋼筋尺寸數(shù)量通用圖中可能有0、5、10、15等不同角度的尺寸，那么具體某個蓋板涵時則只有一種尺寸，故應去掉不需的部分）；（5） 重新繪制的竣工圖，一律使用“竣工文件編制范本及附件（C）”中的標準圖框；（6） 凡按圖施工沒有變動的（包括圖內(nèi)文字說明及圖中工程數(shù)量表），可在施工設(shè)計圖背面的左下角逐張加蓋竣工圖章（竣工圖章尺寸樣式見附件一）；（7） 竣工圖一般使用A3紙（297420mm），其它規(guī)格的竣工圖應按297420mm折疊。 工程中間交工計量時，承包人應遞交相應的竣工圖供監(jiān)理審查。監(jiān)理單位應加強督促與指導，審查合格（并簽名）后，監(jiān)理單位保留一份原稿（一般情況下，承包單位首先提交一份原稿，監(jiān)理修改或提出意見后退承包單位，然后承包人在計算機上按要求修改好，并認真復查，最后再次向監(jiān)理遞交修正無誤的原稿數(shù)份及原修改稿，監(jiān)理再次核對，無誤后簽名），其余退承包單位。 施工過程中完成的竣工圖，應按“竣工文件編制范本”中規(guī)定的部、冊、分冊要求裝入臨時檔案盒內(nèi)。監(jiān)理應定期檢查承包人的臨時歸檔工作。3.2 竣工文件質(zhì)量要求及編制指導3.2.1 質(zhì)量要求 竣工圖的部分質(zhì)量要求見3.1節(jié)中竣工圖的編制規(guī)定，竣工文件中“規(guī)范化表格”的部分質(zhì)量要求見范本中（D）部分的“表格使用說明”中第四章的內(nèi)容，其它部分的質(zhì)量要求如下：1）字跡清晰、工整，資料齊全、完整，內(nèi)容真實、準確，簽字手續(xù)完備；2）驗收或鑒定證書、各類總結(jié)、工程概況、編制說明等非工地現(xiàn)場填報的文字材料或圖表均要求打印，字體以印刷體為宜，高速公路工程建設(shè)中三大主體（業(yè)主、監(jiān)理、承包商）各自負責的文字材料或圖表宜使用激光打印機打印；3）不允許用涂改液修正；4）簽述意見及簽名時應使用不易褪色的藍黑墨水、黑墨水，嚴禁使用紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆書寫，簽述意見可以打印，但簽名不能打印，復制件不允許使用復寫紙復寫；5）傳真件應及時復印，竣工文件中不能出現(xiàn)傳真件；3.2.2 文件用紙規(guī)格 1）與竣工圖合訂在一起的文字材料及表格一律使用A3紙；2）第一、二、四、五部分（除照片、音像資料及上級紅頭文件外）一般使用A4紙，如使用A3紙，則折疊成A4紙大?。?97210mm）。3.2.3 編制指導1）竣工圖編制指導見3.1節(jié)內(nèi)容。 2）合同、協(xié)議、上級指示、上級批準文件、往來函件、會議紀要、變更令、停工令、復工令、工作指令、進度計劃、月報、開工報告、索賠、事故處理等文件應及時整理并檢查，定期按“竣工文件編制范本”中部、冊、分冊的要求分類裝入臨時檔案盒中，并編寫臨時歸檔文件的臨時流水目錄，以便核對與查閱。各單位負責人應經(jīng)常督促臨時歸檔工作的落實。 3）各類測試資料（CS、CY類表格）、質(zhì)檢記錄（ZJ類表格）、分項工程質(zhì)量評分（JY類表格）應按月臨時歸檔，分類要求見“竣工文件編制范本”，每月計量時監(jiān)理應檢查承包單位的質(zhì)檢及測試資料是否齊全，是否符合要求。 4）凡“范本”中規(guī)定的其它資料可以收集整理或編寫時就應及時整理或編寫。 5）將平時積累的臨時歸檔資料按第四章“檔案組卷”的要求立卷成冊即成了竣工文件。3.3 竣工文件的編制、歸檔、接收單位竣工文件的成文、編制單位見表3.3-1。這里的“成文單位”是指文件、材料的原形成單位或主要責任者；其“編制單位”是指公路工程建設(shè)中“三大主體”中的某一主體，是將竣工文件、材料按“范本”要求組卷成冊的主要責任者。編制好的竣工文件由項目業(yè)主統(tǒng)一歸檔，歸檔后其接收單位如下：（1）第一、第二部分，一式五份，接收單位有交通部（需要時）、省交通廳、省高速管理局、管養(yǎng)單位、城建檔案館（需要時）；（2）第三部分，一式三份，接收單位有省高速公路管理局、管養(yǎng)單位、城建檔案館（需要時）；（3）第四、五部分，一式二份，接收單位有省高速公路管理局、管養(yǎng)單位。以上不包括編制單位自存的份數(shù)（需要時）?？⒐の募男纬?、編制單位一覽表 表3.3-1組 名部冊分冊文 件 名成 文 單 位編制單位甲、乙11竣工驗收鑒定證書交工驗收報告竣工交工驗收組（或驗收委員會）業(yè) 主交工驗收申請承包商交工驗收批準監(jiān)理、業(yè)主竣工驗收申請業(yè)主竣工驗收批準交通部或交通廳12各類總結(jié)各自編寫業(yè) 主13征地拆遷資料業(yè) 主業(yè) 主14上級批準文件及有關(guān)指標業(yè) 主15承發(fā)包合同或協(xié)議業(yè) 主16工程交接及有關(guān)資料業(yè) 主21竣工決算報告業(yè) 主業(yè) 主22橋梁、隧道、互通工程竣工決算承包商承包商或監(jiān)理乙3竣工圖表承包商承包商或監(jiān)理411技術(shù)設(shè)計綜合文件業(yè) 主412變更文件監(jiān) 理監(jiān) 理42工程質(zhì)量文件承包商、監(jiān)理監(jiān) 理4其它承包商承包商5工程監(jiān)理文件監(jiān) 理監(jiān) 理第四章 檔 案 組 卷高速公路竣工驗收時，按建設(shè)項目（工程）檔案驗收辦法（交通部廳檔字 1992 21號，轉(zhuǎn)發(fā)“國檔發(fā) 1992 8號文件”）的規(guī)定，“檔案部門派員參加驗收委員會或驗收組”，“著重抽查項目檔案的歸檔情況”，“評價檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)性情況以后，寫出初驗意見，對存在問題提出改進要求，限期解決”。因此，竣工文件必須符合科技檔案的歸檔要求。各單位應重視資料管理，平時加強歸檔的指導與檢查工作。工程開工之前，應認真組織學習竣工文件的編制與歸檔要求。4.1 名詞解釋考慮到編制竣工文件的人在檔案方面不一定十分熟悉，因此，將部分名詞作必要的解釋或說明。 （1）案卷：由互相聯(lián)系的若干文件材料組合而成的一種檔案保管單位。當竣工文件的冊中無分冊且只有一本時，該冊即為一案卷；某分冊只有一本時，該分冊為一案卷；冊或分冊中的某一本為一案卷。 （2）卷內(nèi)目錄：案卷內(nèi)登記文件材料及其排列次序的目錄。 （3）卷內(nèi)備考表：說明案卷內(nèi)文件材料狀況的表。 （4）檔號：由分類號、案卷號等組成，是存取檔案的標記。 （5）保管期限：分為永久、長期（十六至五十年左右）和短期（十五年以下，含十五年）三種。4.2 案卷的組成內(nèi)容、順序及要求 案卷（冊或分冊或本）各部分的排列格式是：案卷封面卷內(nèi)文件目錄文件材料備考表封底。4.2.1 卷皮1）卷皮為本案卷（冊或分冊或本）的封面 、封底，是一張寬297mm的紙，長度為2210（420）mm+案卷厚度+富余值（最后內(nèi)折或切除）。同一公路項目內(nèi)的卷皮應使用同一品牌、名稱及顏色的紙。封面內(nèi)容見“范本（C）”的附件1與附件7。2）封面填寫： a）部、冊、分冊號按“范本”的目錄填寫，冊（或分冊）有幾本時，“冊”字后加“本”的流水號（例如，第四分冊有三本，第二本可如此填寫：“第四分冊（二）：（文件名）”）； b）部的“文件名稱”、有分冊時冊的“文件名稱”按“范本”的目錄填寫； c）無分冊時冊的“文件名稱”、分冊的“文件名稱”、本的“文件名稱”即是該案卷的題名，因此，要求以短語形式簡明、準確、全面揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，不應超過50個字，字多時可分幾行； d）編制單位：見3.3節(jié)內(nèi)容； e）編制日期：填寫完成組卷的日期，可以省略“年、月、日”字樣，在表示年、月的數(shù)字右下角加“.”號； f）封面的填寫要求打印。3）封面右上角加檔號，封面舉例見附件二。4.2.2 卷內(nèi)目錄1）卷內(nèi)目錄不編頁號，放在案卷內(nèi)文件材料之前，目錄要求打印，字號、字體前后要統(tǒng)一。樣式見附件四。2）序號：用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注。 3）文件編號（或文號）：發(fā)文機關(guān)文書部門的發(fā)文號或圖樣的圖號。竣工文件中的施工文件幾乎每頁都有編號，所以，文件編號可不填寫。4）責任者：填寫科技文件材料的直接編制（編寫）部門或主要責任者，一般填單位。5）文件題名： a）原文上有標題的，可以照錄下來； b）原文上的標題太簡單或者沒有，應重新擬寫一個符合文件材料內(nèi)容的標題，外加“ ”號； c）幾乎每頁都是一個文件的情況下，且案卷內(nèi)頁數(shù)很多，那么，若干個有聯(lián)系的文件而與別的文件相比相對獨立時可以考慮合起來題名（例如：壓實度檢測報告，可以將某一段的下路堤的壓實度試驗報告合起來題名為：“起止樁號段下路堤壓實度檢測報告”）,合并應以簡明、清晰及便于借卷者查閱為度（合并單位太細則卷內(nèi)目錄過長，太粗，則查閱不便）； d）一橫欄內(nèi)題名書寫不下，可將該處橫欄加寬，書寫成兩行或三行。6）日期：填寫文件的形成時間，同4.2.1小節(jié)中的“編制日期”的填寫方法、方式。7）備注：留待對卷內(nèi)文件變化時作說明用等。另外如果有與該科技文件材料內(nèi)容相關(guān)的特殊載體的檔案（比例照片、音像材料），要求在此欄標注具體載體的檔號（或編號、代號）。 8）頁次：填寫每份文件首頁上的頁號，最終件填寫起止頁號。4.2.3 備考表 1）卷內(nèi)備考表要標明案卷內(nèi)科技文件的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。頁數(shù)要求填寫卷內(nèi)每件頁數(shù)相加之總和。 2）立卷人：負責整理、檢查、裝訂的人，負責立卷者應簽名，并填寫完成立卷的日期。 3）備考表格式見附件五，要求打?。ǔ灻猓?.2.4 文件內(nèi)容文件材料放在卷內(nèi)目錄之后，每冊（或分冊）內(nèi)容見“范本”。要求編寫頁號，從文件內(nèi)容的每一頁開始，用鉛筆在右下角編寫頁號，雙面書寫的文件內(nèi)容，正面在右下角、背面在左下角編寫頁號。4.3 照片與聲像檔案 照片與聲像屬乙種文件，歸入“范本”中第四、五部分內(nèi)，所以，應為一式二套，其接收單位有省高速公路管理局、管養(yǎng)單位。照片檔案應符合GB/T11821-89照片檔案管理規(guī)范的要求。4.3.1 照片檔案 1）照片不能貼在紙上與其它文字材料混合裝訂，應直接裝在符合GB/T11821-89要求的相冊中。 2）照片檔案分照片和底片。照片和底片的案卷頁號，正面編在右上角，背面編在左上角。 3）照片應題名，題名不宜超過50個字。在盡量保證基本要素內(nèi)容完整的前提下將下面述及到的“照片文字說明”改寫成照片名稱。 4）應填寫本張照片內(nèi)容相關(guān)的紙質(zhì)文字（圖表）材料檔案的檔號（即相冊內(nèi)應有“參見號”一欄）。 5）照片文字說明：文字說明的內(nèi)容應具有事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素。要求文字簡練，一般不超過200個字。6）分組說明：由若干張聯(lián)系密切的照片組成的一組的總體說明。 7）案卷題名：一個相冊要擬寫一個案卷題名，寫在封面上。案卷題名應概括本冊內(nèi)全部照片的基本主題。 8）底片號：底片號應用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面的邊處。底片要裝入袋內(nèi)，底片裝右上方標明底片號，然后按底片順序號插入底片冊中。 9）要求編寫案卷目錄。4.3.2 音像檔案 1）聲像資料要有文字說明（包括錄制說明、錄制單位、錄制人及年、月、日等）聲音清楚，圖像清晰，不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵、霉菌及其他有害物質(zhì)。宜將磁帶、錄像帶改制成光盤，以延長保質(zhì)期。保管期限，可根據(jù)科技文件材料中相關(guān)的內(nèi)容來確定。 2）音像材料檔案，要按形成順序排列，分別編寫流水編號。3）要求編寫案卷目錄。4.4 檔號（臨時） （1）每冊（或分冊或本）均要求編制檔號，由于存在不同的接收單位，所以每冊（或分冊或本）只編制一個臨時檔號，用鉛筆（B型）書寫。正式檔號由項目業(yè)主根據(jù)檔案部門的要求統(tǒng)一填寫。 （2）臨時檔號根據(jù)高速公路工程的特點用字母或數(shù)字的形式表示該案卷所代表的工程類別、項目名、合同段、部、冊、分冊、本。 （3）工程類別為公路（GL）；項目名取兩個漢語拼音，當不同的兩個項目的兩個漢語拼音字母完全相同時，其中一個項目可取三個字母，三個字母中一個字母小寫；合同段取合同代號；部、冊、分冊、本用阿拉伯數(shù)字表示。不按合同段分開來裝訂時，合同號用“0”代替。工程類別、項目名、合同段、部、冊、分冊（如果有分冊）的代號之間用“ ”隔開，冊（或分冊）與本（如果有幾本時）之間用“”隔開，本的阿拉伯數(shù)字順序號外加圓括號。 （4）舉例說明： a）臨長路第一部第二冊（只有一本時），臨時檔號為：“GLLC012”； b）潭邵路05合同段第三部第二冊第四分冊第三本，臨時檔號為：“GLTS05324（3）”； c）衡棗路11合同段第四部第十二冊第二本，臨時檔號為：“GLHZ11412（2）”; d）臨長路第五監(jiān)理處（監(jiān)理合同代號為“E”）第五部第一冊第四分冊（只有一本時），其臨時檔號為：GLLCE514。4.5 文件裝訂4.5.1 裝訂準備 1）分兩種卷面規(guī)格裝訂（照片、音像材料除外，照片、音像檔案見4.3節(jié)內(nèi)容），即A4、A3規(guī)格（見3.2.2小節(jié)要求）。A4（297210）為豎式，A3（297420）為橫式。 2）對于破損資料，應進行托裱。對批語、簽注意見寫在文件裝訂線上的，應予以粘貼補寬。 3）去掉文件上的金屬物，以免銹蝕文件。 4）取案卷底邊、裝訂邊整齊，以免文件散失。5）每本厚度不宜超過2.5cm。6）原件與復制件不宜混裝，一式幾套的竣工文件中應有一套原件。4.5.2 裝訂 1）該裝訂的文件采用線裝訂，裝訂線與左側(cè)邊緣的距離為10mm。 2）薄本采用縫紉機裝訂。超過縫紉機的裝訂厚度時采用三孔一線的方法手工裝訂（孔距為8cm），裝訂線采用財務(wù)專用打臘線