會議策劃流程書

會議流程流程圖：主辦科室提出申請成立會務(wù)組確認會議基本信息制訂會務(wù)方案并上報領(lǐng)導(dǎo)會前準備工作召開會議，會議過程會務(wù)服務(wù)會議結(jié)束費用結(jié)算、填寫各類申報材料整理資料、歸檔清掃會場保持會場呈備用狀態(tài)一、會議前準備工作1、會前所需準備的文件：會議通知、回執(zhí)、會務(wù)手冊、主持詞、參會人員表、會議議程、桌簽、座次表、餐卷、代表證、會議橫幅（一般由會議承辦賓館制作）、會議背景PPT、房間號碼表、會務(wù)資料領(lǐng)取表、會議資料、報到處。各文件具體形式如附件。2、會前準備工作流程2.1、會議的計劃：（1）確定會議的目的，試圖達到的效果，會議預(yù)期取得的成果等。（2）確定會議的名稱，初步擬訂出席對象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時間、需用時間、地點、議程等。（3）決定會議的工作人員和服務(wù)人員，必要時成立籌備組、臨時秘書處或籌備委員會。2.2、 確定會議日程。編排會議日程表，并與會前發(fā)給各參會人員。（1）議程表。將會議議題按照內(nèi)在聯(lián)系、主次和先后排列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會前發(fā)給與會人員。 （2）日程表與作息時間表。 會期超過一天的會議，還應(yīng)訂出日程表和作息時間表。 2.3、 會議成本預(yù)算。會議的成本=場地租借費+文件資料費+交通費+食宿費+活動費+服務(wù)人員的工資+咨詢勞務(wù)費。2.4、 準備會議資料。（1）開幕詞、工作報告、發(fā)言稿等（2）會議所用的技術(shù)性、程序性文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表等。2.5、 發(fā)送會議通知及接受回執(zhí)。（1）會議通知：本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會議必須寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請信。會議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達等方式，對重要的邀請對象可用發(fā)送書面通知或邀請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。（2）回執(zhí)：為準確統(tǒng)計與會人數(shù)，做好相應(yīng)準備，通知時應(yīng)提前7天以上并附回執(zhí)。 回執(zhí)的通知應(yīng)計算郵途的來回時間，受邀請者考慮和準備時間，相應(yīng)提前發(fā)送，但又不可提前過多，以免對方遺忘。2.6、 會場布置，會場根據(jù)與會人數(shù)選擇適當場所，具體要求如下：(1) 會場要整潔、安靜、明亮、通風、安全，大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)。按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。(2) 主席臺席位。第一排的正中為首席其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座。(3)會場設(shè)施。會場的所有設(shè)施必須在開會前準備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試(如擴音器的音量大小)，以免臨時發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯。2.7、 其他準備 會期較長的會議應(yīng)準備與會人員的就餐、住宿。會場外應(yīng)有醫(yī)護人員值班。同時應(yīng)準備接送車輛。會議要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準備宣傳提綱。重要會議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會議計劃中如安排參觀、考察、游覽等活動，或贈送資料、紀念品等，必須提前做好準備。二、會議期間工作1、會議期間需準備的文件：簽到表、會務(wù)發(fā)放表、考勤表。2、會議期間的工作流程2.1、 在機場、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時段按要求接站。2.2、 做好來客接待工作，確認和分發(fā)房間，確認重要與會人員用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。2.3、 會場桌椅擺設(shè)確認：燈光音響麥克風銀幕/講臺幻燈機投影機一一檢視無誤。檢查會議所需資料是否完備。2.4、 會議現(xiàn)場：專人負責參會人員的引領(lǐng)，簽到，分發(fā)會議資料。2.5、專人負責會場的協(xié)調(diào)事務(wù)工作（包括投影儀的準備、飲水的準備、禮金的發(fā)放以及會場溫度控制等）。2.6、 確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。2.7、 協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。2.8、會議接待人員應(yīng)全程跟蹤會議，以便及時和與會者保持聯(lián)系，出現(xiàn)突發(fā)事件能以最短的時間解決。三、會議后續(xù)工作1、會議后需準備的文件：參會人員通訊錄、簡報、會議總結(jié)、會議證明、會議紀要、新聞稿、返程票登記表。2、會議后的工作流程2.1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。2.2、會議的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。2.3、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總，總結(jié)工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。2.4、代辦與會人員返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。2.5、歡送代表工作。2.6、會議費用的結(jié)算工作。四、人員職責1、會務(wù)負責人 1) 聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào) 對內(nèi)負責與所領(lǐng)導(dǎo)及各科室負責人的溝通，制定會議計劃書及工作進度表，確保會議順利完成； 對外負責與各參會領(lǐng)導(dǎo)及參會人員之間的聯(lián)絡(luò)，確認人員名單及行程安排； 協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動。2) 制定會議方案并實施 負責擬定和調(diào)整會議方案，會議組織程序，并上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核； 負責協(xié)調(diào)各職能組分工，并確認工作安排和進程。3) 會場及住宿安排 負責會議酒店（場地）接洽、預(yù)訂及協(xié)議簽訂； 負責會議期間與會人員的食宿等問題的安排。4) 負責審核會議對外的文本資料內(nèi)容及相關(guān)合作協(xié)議 各類資料內(nèi)容的確認審核； 確定印刷地點； 會場布置的審核。5) 制定可行性預(yù)算6) 同會議發(fā)言人及各位貴賓聯(lián)系2、 會務(wù)助理 1) 各類文本的起草、修改，資料的編排、制作 根據(jù)會議的要求，負責會議通知書的設(shè)計、制作及印刷； 負責會場背景效果圖的設(shè)計與制作； 代表證、餐券的設(shè)計與制作。2) 負責重要人員的聯(lián)絡(luò)事宜 負責重要人員的行程安排的聯(lián)系、確認； 負責重要人員的機（車）票的預(yù)訂； 負責重要人員的專人接、送及陪同安排； 負責重要人員在會議期間的用車安排。3) 負責與會代表聯(lián)絡(luò)事宜 負責會議通知書的寄發(fā)及確認回執(zhí)工作； 負責會務(wù)資料的收集、確認并輸入數(shù)據(jù)庫； 如會議信息有變，負責與與會代表聯(lián)系，及時告知。4) 負責會場的管理工作 負責會場及儀器設(shè)備的管理； 提前做好儀器設(shè)備的調(diào)試工作； 負責會場影像/通訊的管理(計算機、PPT資料收集匯總、同傳設(shè)備等)； 確保會議期間演講嘉賓PPT的收集、正常播放及保密工作。5) 負責交通管理及安全措施 負責用車計劃； 負責確定車輛行走路線和確保路線的暢通及用車安全。6) 負責會場安全保障工作 負責對可能存在和未知的安全隱患進行檢查并制定解決方案7) 會務(wù)帳務(wù)管理 會前負責制定收入、支出預(yù)算表 會后負責制作收入、支出明細表 負責會務(wù)費用分配方案的制定、上報及落實3、 應(yīng)急人員1) 負責資料袋或者禮品袋物品的裝放與分發(fā)。2) 負責參會人員的引領(lǐng)、接待。3）負責就餐秩序的控制。4）負責會中其他應(yīng)急工作。附：會議所需準備的所有文件的形式見附表（以第一次會議的各文件形式為例）。文件明細會議通知 附表1回執(zhí) 附表2會務(wù)手冊 附表3主