工程技術(shù)部資料管理規(guī)定

XXXX公司規(guī)章制度級(jí)別： 簽發(fā): 工程技術(shù)部資料管理規(guī)定目 錄一. 目的二. 適用范圍三. 資料管理流程四. 資料編號(hào)及歸檔五. 資料作廢流程六. 其他注意事項(xiàng)出 自工程技術(shù)部編 號(hào)生效日期版 次1.目的為了加強(qiáng)部門資料管理及與相關(guān)部門資料對(duì)接，完善部門制度建設(shè)，減少因資料管理流程不清晰帶來(lái)的工作效率降低及耽誤工作進(jìn)度等問(wèn)題。2.適用范圍適用于途居露營(yíng)地投資管理股份有限公司工程技術(shù)部資料管理工作相關(guān)事宜。3.資料管理流程工程技術(shù)部所涉及到的資料種類繁多，為方便梳理，根據(jù)發(fā)文流程不同可以分為兩大類：一、需相關(guān)部門會(huì)簽意見(jiàn)文件；二不需相關(guān)部門會(huì)簽意見(jiàn)文件。3.1需相關(guān)部門會(huì)簽文件：3.1.1.內(nèi)部信息傳遞單，指公司內(nèi)部各部門之間，通過(guò)內(nèi)部聯(lián)系單形式傳遞交流各部門之間需溝通解決問(wèn)題的過(guò)程。資料傳遞流程詳見(jiàn)附圖1。3.1.1.1內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要；聯(lián)系事宜中明確具體解決時(shí)間；3.1.1.2涉及部門會(huì)簽欄以上內(nèi)容全部打?。ǔ块T領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)手簽外）。3.1.2工程聯(lián)系單，一般用于聯(lián)系工程技術(shù)手段處理，工程質(zhì)量問(wèn)題處理，設(shè)計(jì)變更等的函件，一般多見(jiàn)于施工單位出具聯(lián)系單給建設(shè)單位，或建設(shè)單位出具聯(lián)系單給設(shè)計(jì)單位，收件單位均要依據(jù)具體情況予以答復(fù)。資料傳遞流程詳見(jiàn)附圖2。3.1.3技術(shù)核定單，是記錄施工圖設(shè)計(jì)責(zé)任之外，對(duì)完成施工承包義務(wù)，采取合理的施工措施等技術(shù)事宜，提出的具體方案、方法、工藝、措施等，經(jīng)發(fā)包方和有關(guān)單位共同核定的憑證之一。資料傳遞流程詳見(jiàn)附圖3。3.2無(wú)需相關(guān)部門會(huì)簽文件：3.2.1設(shè)計(jì)變更單，設(shè)計(jì)變更是指項(xiàng)目自初步設(shè)計(jì)批準(zhǔn)之日起至通過(guò)竣工驗(yàn)收正式交付使用之日止，對(duì)已批準(zhǔn)的初步設(shè)計(jì)文件、技術(shù)設(shè)計(jì)文件或施工圖設(shè)計(jì)文件所進(jìn)行的修改、完善、優(yōu)化等活動(dòng)。設(shè)計(jì)變更應(yīng)以圖紙或設(shè)計(jì)變更通知單的形式發(fā)出。3.2.1.1設(shè)計(jì)變更應(yīng)立足于確保結(jié)構(gòu)安全、改善使用功能、合理控制造價(jià)和方便施工、安全施工，保證施工質(zhì)量和工期。3.2.1.2設(shè)計(jì)變更應(yīng)本著節(jié)約原則，實(shí)事求是，嚴(yán)禁弄虛作假，嚴(yán)禁迎合承包人利益而變更。3.2.1.3因圖紙自身原因或設(shè)計(jì)不合理造成現(xiàn)場(chǎng)無(wú)法施工應(yīng)由施工單位提出設(shè)計(jì)核定單，或由工程技術(shù)部填寫工程聯(lián)系單，經(jīng)工程技術(shù)部部長(zhǎng)簽字后通知設(shè)計(jì)單位，由設(shè)計(jì)單位依此出設(shè)計(jì)變更（或變更通知）。3.2.1.4設(shè)計(jì)變更單一般由設(shè)計(jì)單位發(fā)文，經(jīng)由工程技術(shù)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與專業(yè)負(fù)責(zé)人及部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，由工程技術(shù)部資料員蓋章發(fā)往采購(gòu)管理部與各營(yíng)地項(xiàng)目部。3.2.2項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)方案（即規(guī)劃文本），由設(shè)計(jì)單位按項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)完成并提交，經(jīng)規(guī)劃局審批蓋章的一般至少有1份，需交行政中心存檔，如其他部門需要借用，需向行政中心申請(qǐng)，辦理資料借閱申請(qǐng)手續(xù)。3.2.3開(kāi)工通知單，項(xiàng)目已具備開(kāi)工條件，而施工單位并未施工，或設(shè)計(jì)工作尚未啟動(dòng)，因而發(fā)出的帶有告知性質(zhì)的開(kāi)工通知。每個(gè)項(xiàng)目合同簽訂后，由工程技術(shù)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交開(kāi)工通知單進(jìn)行相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。會(huì)簽流程完畢后方可開(kāi)始實(shí)施合同。3.2.4設(shè)計(jì)任務(wù)書是指建設(shè)單位對(duì)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)提出的要求，是工程設(shè)計(jì)的主要依據(jù)。是作為工程項(xiàng)目進(jìn)行方案設(shè)計(jì)具體要求提交給建筑設(shè)計(jì)單位的技術(shù)文件，是進(jìn)行方案設(shè)計(jì)的重要依據(jù)，也是評(píng)判設(shè)計(jì)方案的重要依據(jù)。設(shè)計(jì)任務(wù)書的主要內(nèi)容應(yīng)包含以下幾點(diǎn)：工程概況及服務(wù)內(nèi)容；設(shè)計(jì)要求；設(shè)計(jì)文件和圖紙要求。3.2.5圖紙會(huì)審紀(jì)要。圖紙會(huì)審是指工程各參建單位（建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位等相關(guān)單位）在收到施工圖審查機(jī)構(gòu)審查合格的施工圖設(shè)計(jì)文件后，在設(shè)計(jì)交底前進(jìn)行全面細(xì)致的熟悉和審查施工圖紙的活動(dòng)。各單位相關(guān)人員應(yīng)熟悉工程設(shè)計(jì)文件，并應(yīng)參加建設(shè)單位主持的圖紙會(huì)審會(huì)議，并整理成會(huì)審問(wèn)題清單，由設(shè)計(jì)單位針對(duì)問(wèn)題清單一一進(jìn)行答疑。圖紙會(huì)審內(nèi)容須整理會(huì)議紀(jì)要，與會(huì)各方會(huì)簽。3.2.6施工圖審查相關(guān)文件。3.2.6.1各營(yíng)地項(xiàng)目中的建筑單體設(shè)計(jì)施工圖完成出圖后，必須交由建設(shè)主管部門認(rèn)定的施工圖審查機(jī)構(gòu)按照國(guó)家現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范，強(qiáng)條對(duì)圖紙進(jìn)行審查并出具審圖意見(jiàn)，整改完成通過(guò)后由審查機(jī)構(gòu)下發(fā)施工圖設(shè)計(jì)文件審查合格書。3.2.6.2施工圖審查完成后，所有相關(guān)文件（施工圖設(shè)計(jì)文件審查合格書，施工圖審查意見(jiàn)書，施工圖審查意見(jiàn)答復(fù)），由工程技術(shù)部資料員發(fā)放所有相關(guān)部門。3.2.7合同會(huì)簽審批表，發(fā)票是項(xiàng)目完成后的付款資料，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)起，工程技術(shù)部部長(zhǎng)簽字后轉(zhuǎn)發(fā)采購(gòu)管理部，進(jìn)行下一步付款流程。3.2.8合同。一般由采購(gòu)部發(fā)起，工程技術(shù)部為實(shí)施部門，收到后及時(shí)編號(hào)歸檔至專門的合同文件檔案中，以備后期付款時(shí)使用。3.2.9函告，政府紅頭文件，各營(yíng)地日常工作會(huì)議紀(jì)要等外部單方面通知性質(zhì)的資料，資料員確認(rèn)專業(yè)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、工程技術(shù)部部長(zhǎng)都已知曉后直接歸檔即可。4. 資料編號(hào)及歸檔 4.1資料編號(hào)規(guī)則根據(jù)行政中心檔案管理規(guī)定，公司所有類型文件由起草人簽批后到公司檔案員處統(tǒng)一編號(hào)（無(wú)編號(hào)文件下發(fā)視為無(wú)效文件），編號(hào)由公司代碼、項(xiàng)目名稱代碼、文件類別代碼、年度、順序號(hào)組成，彼此之間用“”連接，一個(gè)類別一個(gè)年度一個(gè)流水號(hào)。樣式如下：QRDC OOO LX OOOOOOO順序號(hào) 年度代碼 文件類別代碼 項(xiàng)目名稱代碼 公司代碼各類別文件代碼如下：文件名稱代碼工作聯(lián)系單LX內(nèi)部傳遞單NC技術(shù)核定單HD設(shè)計(jì)變更BG會(huì)議紀(jì)要JY其他QT4.2資料歸檔根據(jù)本部門工作內(nèi)容，在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、施工等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件都屬于歸檔范圍。4.2.1歸檔要求4.2.1.1歸檔的文件必須為原件，簽字、蓋章要齊全（因特殊情況需要?dú)w檔復(fù)印件的應(yīng)當(dāng)注明原因及原件來(lái)源或存放處）；4.2.1.2歸檔的文件不缺張少頁(yè)，每份文件附件要齊全，保持文件的成套性。對(duì)于非紙質(zhì)載體文件,載體應(yīng)與其文件說(shuō)明一并歸檔；4.2.1.3歸檔文件要求字跡清晰工整、無(wú)三筆（鉛筆、圓珠筆、非黑色墨水筆 ）現(xiàn)象。對(duì)字跡模糊、易褪變的、破損的、局部殘缺的文件或傳真件以及形成三筆現(xiàn)象的文件應(yīng)予復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔，復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行；4.2.1.4歸檔的文件宜為A4幅面。大于A4幅面的文件、圖紙，用手風(fēng)琴式折疊方法折成 A4大小，標(biāo)題欄露在右下角。小于A4幅面的文件應(yīng)粘貼在A4紙上；4.2.1.5每份文件內(nèi)紙張版式應(yīng)統(tǒng)一順序、同一方向排放，不可顛倒擺放。若單份即有橫向和縱向內(nèi)容時(shí)，橫向文件應(yīng)將標(biāo)題欄放置左側(cè)，同時(shí)每份文件左側(cè)為裝訂區(qū)域，應(yīng)預(yù)留部分位置；4.2.1.6歸檔電子文件必須為最終版，內(nèi)容與形式上與紙質(zhì)文件一定要保持一致，保持原格式不變，清單目錄齊全完整。4.2.2歸檔時(shí)間部門檔案在次年3月底，由檔案管理員將上年度形成的檔案收集整理后，填寫歸檔文件盒內(nèi)目錄和檔案移交接收登記單移交歸檔到行政中心,并提供電子版。5.資料作廢流程5.1對(duì)于未發(fā)放的資料，收到作廢通知后3個(gè)工作日內(nèi)用黑色記號(hào)筆標(biāo)記“作廢”，碎紙?zhí)幚怼?.2對(duì)于已發(fā)放的資料，公司本部各部門于收到作廢通知后3個(gè)工作日內(nèi)全數(shù)收回，參照4.1.1執(zhí)行，對(duì)于外地公司及部門，2個(gè)工作日內(nèi)通知到資料員處，請(qǐng)對(duì)方及時(shí)作廢處理。注：設(shè)定3個(gè)工作日的緩沖期，是為了防止作廢之后又通知重新啟用6.其他注意事項(xiàng)6.1控制資料發(fā)放時(shí)間原則上接收到發(fā)放資料要求時(shí)，應(yīng)當(dāng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成資料發(fā)放工作，如遇特殊情況未能完成，需在收發(fā)文跟蹤記錄表上注明情況。6.2發(fā)往外地項(xiàng)目資料為提高效率，節(jié)約成本，原則上發(fā)往外地項(xiàng)目資料以電子版為主，如必須郵寄，為防止資料丟失，需在郵寄出之后立刻在資料跟蹤表上注明郵寄時(shí)間與單號(hào)，并及時(shí)與對(duì)方資料員確認(rèn)是否收到。6.3設(shè)立每周自查因資料工作日漸繁雜，為防止出現(xiàn)丟失、漏發(fā)等情況，資料員每周五應(yīng)檢查并及時(shí)完善上周的收發(fā)文跟蹤記錄表。6.4接收資料要求6.4.1原則上資料發(fā)放按資料管理流程制度執(zhí)行，且應(yīng)當(dāng)面交給資料員。如有特殊情況，需向資料員說(shuō)明，禁止出現(xiàn)將資料丟在資料員桌上，且不注明發(fā)放要求的情況。6.4.2如有資料作廢，請(qǐng)及時(shí)告知資料員，及時(shí)進(jìn)行處理（收回或直接通知作廢）。6.4.3如需重新發(fā)起一個(gè)新的工作 聯(lián)系單作為對(duì)上一個(gè)聯(lián)系單的回復(fù)，請(qǐng)及時(shí)告知資料員，防止資料跟蹤情況出現(xiàn)問(wèn)題。6.5其它6.5